УНЭП и УКЭП: разница и какой подписью оформлять приём

УНЭП и УКЭП различаются кругом кадровых документов, которые ими можно закрыть, и тем, кто выпускает сертификат. Трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работник подписывает только УКЭП либо УНЭП: полученной через инфраструктуру электронного правительства в приложении Госключ или выпущенной по соглашению сторон трудового договора. ПЭП для этих документов статья 22.3 ТК РФ не допускает, она остаётся для приказа о приёме, ознакомления с ЛНА и согласий. Работодатель по договорам приёма подписывает УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства. Различие, от которого зависит срок выхода новичка: УНЭП в Госключе человек выпускает сам со смартфона, а УНЭП в системе работодателя работает только после подписанного соглашения об использовании подписи.

Разберём, какой подписью закрывается каждый документ приёма, какие четыре документа закон запрещает переводить в электронный вид и что настроить в маршруте, чтобы новичок подписал весь пакет одним сеансом. Отдельно покажем, чем УНЭП в информационной системе отличается от УНЭП Госключа и почему кадровики путают вид подписи со сроком действия сертификата. Сценарные таблицы для офисного, дистанционного и линейного персонала, цена ошибки в выборе подписи, тарифы на 2026 год и шаблоны кадровых документов — во второй половине статьи.

Какие документы приёма чем подписываются

Пакет приёма распадается на две неравные группы. В первую входят договоры: трудовой, о материальной ответственности, ученический и договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы. По ним статья 22.3 ТК РФ жёстко ограничивает выбор подписи с обеих сторон. Во вторую группу попадает всё остальное: приказ о приёме, лист ознакомления с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных, заявление о перечислении зарплаты. Здесь работнику разрешена и ПЭП, если стороны договорились о правилах определения подписанта.

Из таблицы следует практический вывод для маршрута: если новичок получил УНЭП через Госключ, ею закрывается весь пакет целиком, включая вторую группу. Обратное неверно. ПЭП, которой человек ознакомился с ПВТР, не подойдёт для трудового договора, и подписание придётся разрывать на два разных инструмента.

Статья 22.2 ТК РФ снимает ещё одно ограничение, о котором в статьях по теме обычно не пишут: документы, перечисленные в статье 65 ТК РФ, поступающий на работу вправе предъявить в форме электронных документов, если работодатель на такую форму согласился. Ознакомление с ЛНА по части третьей статьи 68 ТК РФ там же прямо разрешено проводить в электронной форме. Именно эти две нормы делают приём без явки в кабинет законным, а не только удобным.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход приёма

Три вида подписи различаются не «уровнем защиты» в маркетинговом смысле, а тем, кто и как подтверждает личность подписанта и кто отвечает за сертификат. ПЭП подтверждает лицо связкой логина, пароля или разового кода, а её юридическая сила держится на соглашении сторон. УНЭП строится на криптографическом преобразовании, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и уже требует сертификата ключа проверки. УКЭП дополнительно опирается на аккредитованный удостоверяющий центр и сертифицированные ФСБ России средства подписи, поэтому по умолчанию равнозначна собственноручной подписи без всяких дополнительных соглашений.

Вид подписи, а не «тип подписки»

В законодательстве нет ни «типа подписки УКЭП», ни единицы измерения подписи. Есть вид подписи по 63-ФЗ и срок действия сертификата ключа проверки. Тарифицируется обычно сертификат на одного человека на год: коммерческая УКЭП для сотрудника обходится от 2 до 5 тыс. руб. в год, УНЭП в информационной системе работодателя — около 500 руб. в год, а УНЭП и УКЭП, выпущенные в Госключе, бесплатны и для гражданина, и для работодателя, который платит только разовые затраты на интеграцию. Количество подписанных файлов на цену сертификата не влияет.

Вторая частая путаница касается руководителя. Единоличный исполнительный орган — директор, генеральный директор, президент — подписывает кадровые документы от имени работодателя, и статья 22.3 ТК РФ не оставляет ему варианта с ПЭП. Простой электронной подписи для работодателя в кадровом электронном документообороте не предусмотрено вовсе: допустимы только УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Стандартная схема приёма выглядит так: со стороны кадровой службы документ подписывается усиленной квалифицированной подписью, со стороны сотрудника — усиленной неквалифицированной, которую он выпускает сам и сам задаёт к ней пароль. Проверьте до старта, кому в компании выдана УКЭП и оформлено ли делегирование права подписи: если кадровик подписывает договоры сертификатом директора, вопросы возникнут не к подписи, а к полномочиям.»

Почему ПЭП не закрывает трудовой договор

Причина не в надёжности алгоритма, а в перечне статьи 22.3 ТК РФ. Для договоров законодатель оставил работнику три варианта: УКЭП, УНЭП по соглашению сторон трудового договора и УНЭП, полученную через инфраструктуру электронного правительства. ПЭП в этом перечне отсутствует. Отдельная сложность с долгосрочной юридической значимостью: доказывать через пять лет, что разовый код из СМС ввёл именно этот человек, работодателю придётся самому, и суд будет смотреть на соглашение и на журналы системы.

Две разные УНЭП: в системе работодателя и через Госключ

Формулировка «УНЭП» в вакансии сервиса и в статье 22.3 ТК РФ может означать две разные вещи. УНЭП в информационной системе работодателя выпускается силами компании или её партнёра, и её порядок проверки стороны обязаны закрепить соглашением: без подписанного соглашения такая подпись для трудового договора не годится. УНЭП через инфраструктуру электронного правительства работник получает сам в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи и российскому номеру телефона, отдельного соглашения для неё не требуется. Порядок выпуска описан на странице Госключа на портале Госуслуг, там же перечислены способы идентификации для квалифицированной подписи.

Баланс между применимостью и стоимостью даёт УНЭП Госключ: она закрывает все документы приёма, не требует соглашения о порядке проверки и не создаёт операционных затрат на сотрудника. Проверить свой вариант проще всего по двум вопросам: подписано ли соглашение об использовании подписи и есть ли у кандидата подтверждённая учётная запись на Госуслугах.

Полезно знать: с августа 2025 года функциональность Госключа встроена в мобильное приложение «Госуслуги», отдельное приложение ставить не обязательно. Для кандидата это снимает главный барьер первого дня — установку незнакомой программы ради одной подписи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что настроить до первого электронного приёма

До того как первый кандидат получит ссылку на подписание, в компании должны появиться четыре вещи: решение о введении КЭДО, локальный нормативный акт с порядком, перечень документов в электронном виде и понятная схема выдачи подписей. Проверьте по списку, что закрыто, а что придётся доделать.

1. Приказ о введении КЭДО. Фиксирует дату старта, сведения об информационной системе, перечень документов и категории работников, на которых распространяется электронный документооборот.
2. Положение о ведении КЭДО как ЛНА. Описывает порядок доступа, сроки подписания, порядок действий при сбое и хранение. Принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть.
3. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. Нужно, если вы выпускаете подписи в собственной системе: без него УНЭП работника не закроет трудовой договор, а ПЭП не закроет вообще ничего.
4. Проверка стажа кандидатов. Согласие на взаимодействие через КЭДО не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж. Для остальных согласие обязательно, а отказ не может быть основанием для отказа в приёме.
5. Настройка маршрутов и шаблонов. Пакет приёма собирается из шаблонов с автоподстановкой данных сотрудника, иначе выигрыш во времени съедается ручным заполнением.
6. Пилотная группа. В практике Добыто мы закладываем одно подразделение до раскатки на всю компанию: на нём вылезают ошибки в маршруте, права ролей и устройства, на которых подпись не выпускается.

Отдельно стоит проверить права доступа. В Добыто нового сотрудника в организацию добавляет пользователь с правами администратора, он же назначает роль, а маршруты, типы документов и шаблоны настраиваются в разделе документов до первого приёма. Если роли не розданы, пакет окажется некому подписать со стороны работодателя, и остановка произойдёт уже после того, как кандидат всё подписал.

Соберите приказ о введении КЭДО под свою схему подписей

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Технологические сложности при переходе почти всегда одни и те же, и они не про закон. В компании на 250 человек 10-12 сотрудников не смогли выпустить подпись из-за старых моделей телефонов, которые никто не собирался менять. Заранее соберите с руководителей подразделений список тех, у кого смартфона нет или он не поддерживается: для этих людей нужен либо веб-вариант подписания, либо бумажный маршрут.»

Шаблоны кадровых документов для электронного приёма

Комплект собран под первый электронный приём; начните с положения о ведении КЭДО, остальное подтягивается под уже утверждённый порядок.

Как выглядит приём в один заход

Один заход означает один сеанс подписания, в котором человек видит весь пакет и закрывает его последовательно, не переключаясь между кабинетами и не приезжая в офис. Технически это обеспечивается маршрутом: документы уходят на подписание пачкой в заданном порядке, а система удерживает пакет до тех пор, пока не подписан последний документ.

Как перевести приём сотрудника в электронный вид: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте статус кандидата: есть ли у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и требуется ли от него согласие на КЭДО. Если стаж на 31 декабря 2021 года отсутствовал, согласие не запрашивается.
2. Шаг 2. Заведите карточку сотрудника в системе и соберите пакет из шаблонов: трудовой договор, приказ о приёме, лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных, при необходимости договор о материальной ответственности.
3. Шаг 3. Назначьте маршрут: сначала ознакомление с ЛНА, затем трудовой договор, затем приказ. Порядок ознакомления до подписания договора закреплён частью третьей статьи 68 ТК РФ.
4. Шаг 4. Подпишите документы со стороны работодателя УКЭП, после чего система отправит новичку уведомление со ссылкой на подписание.
5. Шаг 5. Проконтролируйте статус пакета и заберите подписанные файлы в электронный архив. Если пакет висит без движения, свяжитесь с кандидатом до дня выхода, а не после.

В сервисе Добыто маршруты сохраняются как шаблоны: последовательность подписантов задаётся один раз и дальше применяется к каждому новому приёму, а вкладка «Требуют действия» показывает, где пакет застрял. Кадровик видит цепочку прохождения и статус каждого участника, не обзванивая руководителей.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Электронный пакет приёма ломается не на подписи, а на ролях. Если в компании много подразделений и за каждым закреплён свой кадровый специалист, система должна сама определять, кому уйдёт документ, а не оставлять этот выбор тому, кто запускает процесс. Пропишите роли до запуска: иначе через месяц вы будете вручную переназначать половину маршрутов.»

Кейс из практики: IT-компания с 250 сотрудниками и 50 открытыми вакансиями держала подписание бумажных документов на курьерской доставке по всей стране. После перевода приёма и заявлений в электронный вид документы перестали лежать на столе у руководителя, а сотрудник, срочно уехавший в другой регион, подписал пакет дистанционно за несколько часов вместо доставки в обе стороны.

Что нельзя перевести в электронный вид

Четыре позиции закон выводит из-под действия статей 22.1-22.3 ТК РФ полностью: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые. При приёме это означает конкретное: инструктаж по охране труда новичок подписывает на бумаге, даже если весь остальной пакет закрыт электронной подписью.

Практический вывод для маршрута: приём в один заход не отменяет очного касания там, где оно требуется по охране труда. Для офисного сотрудника это касание совпадает с первым рабочим днём, и никакой потери времени не возникает. Для дистанционного — придётся организовать инструктаж отдельно и учесть это в графике выхода.

Когда электронный приём не даёт выигрыша

Есть три ситуации, в которых перевод приёма в электронный вид создаёт больше работы, чем экономит. Первая: компания принимает 2-3 человека в год и все выходят в офис. Затраты на ЛНА, соглашения и обучение кадровика не окупятся ни по времени, ни по деньгам. Вторая: линейный персонал без смартфонов и без подтверждённых учётных записей на Госуслугах. Здесь выпуск подписей растянется дольше, чем сам приём, и параллельно придётся вести бумажный контур. Третья: должность требует оригиналов документов об образовании с очной сверкой, и явка всё равно неизбежна.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сценарии приёма: что критично для разных категорий

Универсального маршрута приёма не существует: набор критичных требований меняется в зависимости от того, где физически находится человек и какую должность занимает.

Важный нюанс из практики: организации, отработавшие на КЭДО около года, фиксируют снижение временных затрат на кадровые операции минимум в три раза. Основная экономия приходится не на подписание, а на исчезновение доставки, повторных распечаток и поиска потерянных документов.

Сколько стоит ошибка в выборе подписи

Неверный вид подписи стоит не переоформления одного файла. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, оформлен с нарушением статьи 22.3 ТК РФ. Ненадлежащее оформление трудового договора образует состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 той же статьи: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Вторая часть цены — восстановление комплекта. При фактическом допущении к работе трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме не позднее трёх рабочих дней (статья 67 ТК РФ). Если выяснится, что подпись выбрана неверно, договор придётся переподписывать задним числом уже допустимым видом подписи, а вместе с ним приказ и лист ознакомления. Третья часть — доказательства в споре: работник, оспаривающий условия договора, заявляет, что кода из СМС не вводил, и бремя доказывания ложится на работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Крупных судебных дел, в которых оспаривалась бы сама конструкция кадрового электронного документооборота, за последние годы не появилось. Практика идёт ровно: электронные подписи признаются равнозначными собственноручным, если соблюдён вид подписи и порядок его применения. Спорят не о технологии, а о том, было ли соглашение и совпадает ли вид подписи с перечнем статьи 22.3.»

Стоимость перевода приёма на КЭДО и электронных подписей

Итоговая цена складывается из численности сотрудников, набора нужных подписей и того, требуется ли интеграция с учётной системой.

УКЭП в тариф не входит: её получают через партнёров-удостоверяющих центров, и это отдельная статья расходов, если вы решили выдавать квалифицированные подписи сотрудникам, а не ограничиваться УНЭП. Перейти на другой тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; действующие условия и состав тарифов приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Приём переводится в электронный вид целиком, если заранее решён вопрос подписи работника: для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора подходят только УКЭП и два вида УНЭП, а ПЭП остаётся для приказа, ознакомления с ЛНА и согласий. Четыре документа закон в электронный вид не пускает, и инструктаж по охране труда при приёме всё равно останется бумажным. Расходы на получение и использование подписи работника несёт работодатель, а согласие на КЭДО не требуется от тех, у кого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа.

Мы в Добыто собираем маршрут приёма как шаблон: пакет уходит новичку одной цепочкой, статусы видны кадровику в одном окне, подписанные документы складываются в электронный архив. Разбор конкретной схемы подписей под вашу численность и учётную систему занимает меньше времени, чем переоформление одного неверно подписанного договора.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника, если у него нет учётной записи на Госуслугах?

Можно, но пакет придётся закрывать другой подписью. Без подтверждённой учётной записи УНЭП через инфраструктуру электронного правительства не выпускается, остаются УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра или УНЭП в информационной системе работодателя по соглашению сторон. Если кандидат готов подтвердить учётную запись, идентификацию проводят очно в отделении банка или МФЦ, и на это нужно заложить время до дня выхода.

Что делать, если кандидат отказался от КЭДО?

Оформлять приём на бумаге. Отсутствие согласия на взаимодействие через электронный документооборот не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. Отказ фиксируется заявлением, а для этого работника ведётся параллельный бумажный контур: договор, приказ и ознакомление с ЛНА в привычной форме.

Обязан ли работодатель оплачивать электронную подпись работника?

Да. По статье 22.2 ТК РФ расходы на получение работником электронной подписи, если её у него нет, и на её использование несёт работодатель. Практический эффект зависит от вида подписи: УНЭП и УКЭП в Госключе бесплатны, УНЭП в информационной системе обходится около 500 рублей в год на человека, коммерческая УКЭП — от 2 до 5 тысяч рублей в год.

Нужен ли приказ о приёме на работу, если есть подписанный трудовой договор?

По статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издавать вправе, но не обязан. Если приказ издаётся, его содержание должно соответствовать условиям заключённого договора. В электронном маршруте приказ удобно оставить: он попадает в группу документов, где работнику разрешена ПЭП, и не усложняет схему подписей.

Как проверить, что подпись на трудовом договоре действительна?

Смотрят три вещи: вид подписи и его соответствие перечню статьи 22.3 ТК РФ, действительность сертификата ключа проверки на момент подписания и целостность файла после подписания. Для откреплённой подписи проверяются два файла — сам документ и файл с расширением .sig. Если сертификат к моменту проверки истёк, помогает метка времени, зафиксированная в момент подписания.

Можно ли принимать по электронному документообороту исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору и на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются. Подписание актов и договоров с самозанятыми идёт по правилам 63-ФЗ и условиям самого договора, а требования к видам подписи для трудового договора на эти отношения переносить нельзя.