УКЭП по ТК РФ обязательна для узкого перечня кадровых документов: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к любому из них, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Перечень закрыт статьёй 22.3 ТК РФ и относится к работодателю, который ведёт КЭДО в собственной информационной системе. Остальные кадровые документы работодатель подписывает УКЭП или УНЭП на выбор. Главное различие проходит по стороне подписания: работодателю в этом перечне нужна именно квалифицированная подпись, а работник те же документы подписывает УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенной оператором КЭДО по соглашению сторон трудового договора.
Разберём перечень построчно и сведём документы, стороны и виды подписи в таблицу, по которой можно свериться при настройке маршрутов. Покажем, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП по 63-ФЗ, и закроем вопросы, которые чаще всего задают юристы: что подписывает единоличный исполнительный орган, почему у УКЭП нет ни единицы измерения, ни типа подписки, и как канал взаимодействия меняет допустимый набор подписей. Сценарная таблица по каналам, чек-лист проверки перед выбором подписи, цена ошибки в рублях и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Для каких кадровых документов ТК РФ требует УКЭП работодателя
Статья 22.3 ТК РФ разделяет кадровые документы на две группы, и различие между ними определяет всю настройку маршрутов подписания. В первую группу входят четыре договора, изменения к ним и два односторонних документа работодателя. Здесь работодатель подписывает только усиленной квалифицированной электронной подписью. Во вторую группу попадает всё остальное: приказы о приёме, переводе и отпуске, ЛНА, график отпусков, табель учёта рабочего времени, заявления, служебные записки, уведомления. Для них работодателю достаточно УНЭП.
Нормы о кадровом электронном документообороте появились в Трудовом кодексе с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ: он ввёл статьи 22.1, 22.2 и 22.3 и снял обязанность дублировать электронные кадровые документы на бумаге. До этого электронный обмен без бумажного оригинала работал только для дистанционных работников.
Таблица ниже сводит документ, подпись работодателя и подпись работника в одну строку. Она построена по тексту статьи 22.3 ТК РФ и относится к взаимодействию через информационную систему работодателя.
| Кадровый документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о полной материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| ЛНА, график отпусков, табель, заявления и согласия | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует практический вывод для настройки системы: маршрут подписания привязывается не к типу процесса, а к виду документа. Приказ об отпуске и приказ о выговоре идут по разным маршрутам, хотя оба выпускает один кадровик.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень из статьи 22.3 закрытый, расширять его по аналогии нельзя. Соглашение о полной материальной ответственности требует УКЭП работодателя, а приказ о приёме на ту же должность — уже нет. Когда юрист проектирует шаблоны, я советую пройти по перечню документов организации и отметить каждый из шести пунктов отдельным маршрутом в системе, а не одним общим правилом на все приказы.»
Внимание: четыре документа закон оставляет на бумаге независимо от вида подписи — приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме и бумажная трудовая книжка.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: в чём разница по 63-ФЗ
Три вида электронной подписи установлены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Различие между ними не в интерфейсе и не в цене, а в том, что подпись доказывает и при каком условии закон приравнивает её к собственноручной. ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли. УНЭП создаётся средствами криптографии, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и определить подписанта. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи.
Юридическая сила отличается принципом признания. Документ, подписанный УКЭП, по 63-ФЗ равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительных условий. Документ с УНЭП или ПЭП равнозначен бумажному только тогда, когда это прямо предусмотрено законом или соглашением участников электронного взаимодействия. Для кадровых документов роль такого соглашения выполняет связка из ЛНА о КЭДО и соглашения об использовании ПЭП и УНЭП с работником.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | подписанта и неизменность документа | подписанта и неизменность документа |
| Криптография и сертификат | не применяются | криптография есть, сертификат необязателен | квалифицированный сертификат обязателен |
| Кто выдаёт | информационная система работодателя | оператор КЭДО или Госключ | аккредитованный удостоверяющий центр |
| Равнозначность собственноручной подписи | по закону или соглашению сторон | по закону или соглашению сторон | в силу 63-ФЗ, без дополнительных условий |
| Где применяется в КЭДО | только работник и только вне перечня статьи 22.3 | обе стороны, кроме подписи работодателя в перечне | любые кадровые документы, доступные для КЭДО |
Строка про равнозначность объясняет, почему УКЭП вынесена в перечень статьи 22.3: по документам, которые чаще всего становятся предметом трудового спора, законодатель убрал зависимость от соглашения сторон.
Почему у УКЭП нет ни единицы измерения, ни типа подписки
Формулировки вида «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» приходят из закупочных документов и тарифных сеток, а не из 63-ФЗ. Считаемая единица здесь одна — квалифицированный сертификат, выпущенный на конкретного владельца и действующий ограниченный срок. У большинства аккредитованных удостоверяющих центров это 12 месяцев. Подписок у самой УКЭП не бывает: подпиской тарифицируется доступ к сервису КЭДО, где число оплачиваемых сотрудников и период оплаты действительно измеряются. Смешение этих двух вещей в закупке приводит к тому, что организация оплачивает лицензии на систему и остаётся без сертификатов на подписантов.
Факт: в тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. Отдельной строкой в подписке на сервис квалифицированная подпись не продаётся.
Какую подпись ставит работник и когда достаточно УНЭП
Работник в перечне статьи 22.3 подписывает документ либо УКЭП, либо УНЭП. Неквалифицированная подпись при этом бывает двух происхождений: выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, то есть через мобильное приложение Госключ, или выпущенная в информационной системе работодателя, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора. Оба варианта закон допускает для трудового договора. За пределами перечня работник вправе использовать ещё и ПЭП: заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, служебная записка простой подписи достаточно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП — это не формальность и не приложение к трудовому договору для галочки. Без него неквалифицированная подпись работника юридически не приравнена к собственноручной, и любой подписанный ею документ в споре придётся доказывать через совокупность косвенных признаков. Мы выпускаем УНЭП работника внутри системы после того, как соглашение подписано, а не параллельно с ним: обратный порядок создаёт разрыв между датой выпуска ключа и датой, с которой подпись признаётся сторонами.
Полезно знать: работник может получить подпись бесплатно через Госключ, включая квалифицированную. Работодателю это закрывает вопрос с сотрудниками, которым нужна именно УКЭП, без закупки токенов.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает подписанта, издателя сертификата и алгоритм, а по издателю видно, аккредитованный это удостоверяющий центр или система оператора. Для юриста это самый быстрый способ отличить УКЭП от УНЭП в спорной ситуации, не разбирая файл вручную.
Канал взаимодействия меняет допустимый набор подписей
Один и тот же трудовой договор подписывается разными наборами подписей в зависимости от того, где идёт обмен. В информационной системе работодателя действует правило из предыдущих разделов. На цифровой платформе «Работа в России» набор другой: работодатель применяет УКЭП или УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, а работник дополнительно может подписывать простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке для получения государственных услуг. Организация вправе пользоваться обоими каналами одновременно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Своя система КЭДО, документы из перечня статьи 22.3 | УКЭП на подписанте от работодателя, соглашение о проверке УНЭП работника | происхождение УНЭП работника: Госключ или оператор |
| Своя система КЭДО, приказы и ЛНА | правила идентификации работника в ЛНА о КЭДО | вид подписи работника: подойдёт и ПЭП |
| Платформа «Работа в России» | подтверждённая учётная запись работника и способ получения ключа ПЭП | наличие у работника токена и криптопровайдера |
| Документы из исключений статьи 22.1 | бумажный оригинал с собственноручной подписью | любые настройки электронных маршрутов |
Строка про исключения важна при аудите: электронная копия приказа об увольнении в системе не нарушает закон сама по себе, но бумажный оригинал с подписью работника всё равно должен существовать.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Юристы часто проектируют регламент под один канал, а кадровая служба потом заводит вторую площадку для массового найма. В итоге по одному и тому же трудовому договору в компании оказываются два разных набора подписей. Проверяйте регламент на оба канала сразу: в положении о КЭДО должно быть написано, какие документы идут через свою систему, а какие через государственную платформу.»
Документы, которые нельзя перевести в электронный вид
Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично. Никакая подпись, включая УКЭП, эти документы в электронную форму не переводит.
Практическое следствие для юриста: при увольнении работника, оформленного полностью в КЭДО, часть комплекта возвращается на бумагу. Приказ об увольнении подписывается собственноручно, а трудовая книжка, если работник её не перевёл в электронный формат, выдаётся на руки. Это единственная точка, где сквозной электронный процесс в компании штатно разрывается.
Важный нюанс из практики: в матрице прав и ролей КЭДО для 1С:ЗУП мы отдельной строкой фиксируем, кто в компании имеет право выпустить бумажный приказ об увольнении. Без этой строки право подписи расходится по нескольким руководителям, и при проверке ГИТ приходится восстанавливать, кто именно подписывал каждый документ.
Шаблоны документов для перехода на КЭДО и работы с подписями
Комплект закрывает основание для КЭДО и правовой статус подписей, начинать стоит с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: без него УНЭП работника не приравнена к собственноручной подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Что проверить до того, как выбирать вид подписи
Выбор подписи — последний шаг, а не первый. До него закрывается основание для КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: работодатель принимает ЛНА о переходе на электронный документооборот, знакомит с ним работников и получает письменное согласие. Согласие не требуется только от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату нет трудового стажа, но уведомить о переходе нужно и их. Отказ работника от КЭДО не влечёт для него негативных последствий, и с таким сотрудником организация продолжает работать на бумаге.
Как определить, какая подпись нужна конкретному документу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте документ по перечню исключений статьи 22.1 ТК РФ. Приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и трудовая книжка остаются на бумаге, и дальше идти не нужно.
- Шаг 2. Определите канал: своя информационная система или цифровая платформа «Работа в России». От канала зависит допустимый набор подписей для обеих сторон.
- Шаг 3. Сверьтесь с перечнем статьи 22.3 ТК РФ. Если документ в перечне, работодатель подписывает УКЭП, и других вариантов нет.
- Шаг 4. Определите подпись работника. В перечне — УКЭП или УНЭП, вне перечня допустима и ПЭП при условии, что правила идентификации закреплены в ЛНА.
- Шаг 5. Проверьте документальное основание: подписано ли с работником соглашение об использовании ПЭП и УНЭП и действует ли сертификат подписанта от работодателя на дату подписания.
- Шаг 6. Закрепите результат в маршруте системы и в положении о КЭДО, чтобы вид подписи не зависел от решения конкретного кадровика.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед раскаткой на всю компанию мы обкатываем маршруты на пилотной группе. На пилоте почти всегда всплывает один и тот же дефект: приказ о дисциплинарном взыскании настроен по общему шаблону приказов и уходит на подпись с неквалифицированной подписью работодателя. Проверьте этот документ отдельно, до массового запуска.»
Ошибки в выборе подписи и цена ошибки
Первая ошибка — подписать документ из перечня статьи 22.3 неквалифицированной подписью работодателя. Так делают, когда экономят на сертификатах или когда шаблон трудового договора попал в общий маршрут приказов. Цена ошибки считается не стоимостью сертификата: трудовой договор, оформленный с нарушением требований к подписи, ГИТ квалифицирует как ненадлежащее оформление, а это штраф на юридическое лицо по статье 5.27 КоАП РФ в размере от 50 000 до 100 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства по части 1 той же статьи стоят юридическому лицу от 30 000 до 50 000 рублей.
Вторая ошибка — выпустить работникам УНЭП и не подписать соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. Формально подписи есть, фактически они не приравнены к собственноручным, и вся электронная кадровая история компании перестаёт работать как доказательство. Восстановление идёт через сбор бумажных экземпляров задним числом, что в трудовом споре выглядит хуже, чем изначальное отсутствие электронного документа.
Третья ошибка — не отследить срок действия квалифицированного сертификата подписанта. Документы, подписанные до истечения срока, остаются действительными, но приказы, ушедшие в маршрут после этой даты, зависают неподписанными, и кадровая служба узнаёт об этом от работников.
Лайфхак: если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, маршруты подписания можно не строить с нуля: готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, а документы и статусы подписания синхронизируются автоматически.
Кейс из практики: при настройке КЭДО в 1С:ЗУП мы проходим по чек-листу настройки и матрице прав и ролей до подключения сотрудников. Проверка вида подписи по каждому типу документа стоит в чек-листе отдельным пунктом, потому что после переноса шаблонов из бумажного делопроизводства ошибки в маршрутах повторяются от проекта к проекту.
Когда УКЭП не нужна
Квалифицированная подпись избыточна в трёх ситуациях. Первая — организация ведёт в электронном виде только приказы, ЛНА, графики и заявления, а трудовые договоры подписывает на бумаге. В этом случае работодателю хватает УНЭП, а работникам ПЭП, и расходы на сертификаты не возникают вовсе.
Вторая — весь обмен идёт через цифровую платформу «Работа в России», где работодатель вправе использовать УНЭП из инфраструктуры электронного правительства. Третья — компания до 25 сотрудников, где документооборот небольшой и трудовые договоры подписываются лично при приёме: содержать квалифицированные сертификаты на подписантов ради нескольких документов в год нерационально.
Обратная граница тоже есть. Если организация принимает дистанционных работников без явки в офис, обойтись без УКЭП работодателя не получится: трудовой договор в перечне статьи 22.3, а бумажный экземпляр подписать некому.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Я вижу два сценария, где компании переплачивают. Первый — закупают квалифицированные сертификаты всем сотрудникам, хотя работнику по закону достаточно неквалифицированной подписи. Второй — берут только лицензии на систему и забывают про сертификат для подписанта со стороны работодателя. Посчитайте по перечню статьи 22.3, сколько документов вы реально подписываете в год, и от этого числа решайте, сколько квалифицированных подписей вам нужно.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов подписи и наличия интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Выпуск УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Разница между тарифами определяется не только численностью: на «Старте» доступны ПЭП и УНЭП, а работа с УКЭП открывается на тарифе «Бизнес» вместе с интеграцией и электронным архивом. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф тоже можно в любое время. Для организации, которая подписывает документы из перечня статьи 22.3, планировать бюджет нужно сразу на тарифе с поддержкой УКЭП.
Выводы
Квалифицированная подпись работодателя обязательна для шести позиций: четырёх договоров, изменений к ним, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора. Всё остальное закрывается неквалифицированной подписью, а работник в большинстве случаев обходится УНЭП или простой подписью. Четыре документа закон вообще не выпускает из бумажной формы, и никакая подпись это не меняет. Юридическая основа всей конструкции — ЛНА о КЭДО, согласия работников и соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
Мы в Добыто настраиваем маршруты по видам документов, а не по подразделениям, и разделяем документы из перечня статьи 22.3 и остальной кадровый поток на этапе пилотной группы. Такой порядок снимает основную часть ошибок с видами подписи ещё до раскатки системы на всю компанию.
Частые вопросы
Что означает формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» и может ли директор подписывать кадровые документы простой подписью
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или другое лицо, действующее от имени организации без доверенности. Формулировка про ПЭП приходит из банковских и корпоративных систем, где руководитель авторизуется простой подписью. К кадровым документам это не переносится: работодатель по статье 22.3 ТК РФ подписывает электронные документы УКЭП или УНЭП, а простая подпись доступна только работнику и только вне перечня из шести позиций.
Чем УНЭП из Госключа отличается от УНЭП, выпущенной оператором КЭДО
Юридическая сила одинакова, различается основание признания. УНЭП из инфраструктуры электронного правительства признаётся в силу порядка, установленного нормативно, и не требует отдельного соглашения о проверке. УНЭП, выпущенная в информационной системе, работает при условии, что порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора. Для работника разница практическая: в первом случае нужен подтверждённый профиль на Госуслугах и приложение, во втором достаточно подписать соглашение с работодателем.
Нужна ли машиночитаемая доверенность кадровику, который подписывает документы за работодателя
Трудовой кодекс требования о машиночитаемой доверенности для внутреннего кадрового документооборота не содержит. Право подписи кадровых документов закрепляется приказом или доверенностью, а квалифицированный сертификат выпускается на конкретное физическое лицо. Если кадровик подписывает своей УКЭП физического лица, полномочие подтверждается доверенностью, в том числе машиночитаемой, а сам факт делегирования фиксируется в положении о КЭДО.
Что происходит с документами, подписанными УКЭП, после истечения срока сертификата
Подпись, поставленная в период действия сертификата, сохраняет силу и после его истечения. Чтобы это можно было доказать, при проверке нужны данные о моменте подписания и статусе сертификата на эту дату: штамп времени от службы TSP и сведения о проверке по спискам отозванных сертификатов. Если штампа времени нет, дату подписания придётся подтверждать журналами информационной системы.
Можно ли принять дистанционного работника, если у него нет ни УКЭП, ни УНЭП
Трудовой договор входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ, поэтому подписать его простой электронной подписью работник не может. Доступны два пути: получить неквалифицированную или квалифицированную подпись бесплатно через Госключ либо выпустить УНЭП в системе работодателя после подписания соглашения об использовании ПЭП и УНЭП. Третий вариант — обмен бумажными экземплярами по почте, но тогда электронный процесс приёма теряет смысл.
Обязательно ли переводить в КЭДО всех сотрудников сразу
Нет. Электронный документооборот вводится в отношении части работников: закон допускает работу с одними сотрудниками в электронном виде, с другими на бумаге. Согласие требуется от тех, кто принят до 31 декабря 2021 года или имел трудовой стаж на эту дату; принятых после и без стажа достаточно уведомить. Отказ работника от КЭДО не влечёт для него негативных последствий, и принудить к переходу нельзя.
