Сроки хранения документов в КЭДО не отличаются от бумажных: их задают 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. График отпусков хранится 3 года, табель учёта рабочего времени — 5 лет, трудовой договор и приказы по личному составу — 50 лет, если дело закрыто делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Статья 22.3 ТК РФ добавляет к этому прямую обязанность работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных архивным законодательством. Срок привязан не к файлу, а к типу документа: в системе КЭДО его задают через справочник типов и номенклатуру дел, а не руками на каждом документе.
Разберём, какой срок ставить каждой группе кадровых документов, почему сертификат электронной подписи заканчивается раньше срока хранения и что делает документ проверяемым через 20 лет. Покажем, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются с точки зрения долгого хранения, и какие формулировки лицензионного договора решают судьбу архива при расторжении. Требования приказа Росархива № 77 к контейнеру электронного документа, сценарная таблица по способам размещения системы, чек-лист подготовки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие сроки хранения ставить кадровым документам в КЭДО
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без скидок на формат. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому кадровая служба работает с теми же перечнями, что и раньше, а система КЭДО становится местом исполнения этих сроков. Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов, и именно на этом праве строится электронный архив внутри системы.
Ниже — сроки по группам кадровых документов, которые чаще всего заводят в справочник типов при настройке.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения, личное дело | 50 лет (75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003) | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет (75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003) | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Табель учёта рабочего времени (обычные условия труда) | 5 лет | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Табель при вредных, тяжёлых и опасных условиях труда | 50 лет (75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003) | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| График отпусков | 3 года | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Штатное расписание и локальные нормативные акты по месту утверждения | Постоянно | Перечень, приказ Росархива № 236 |
Разброс от 3 лет до постоянного хранения означает, что единая настройка «хранить всё 50 лет» не работает: она сохранит график отпусков лишний 47 лет и заодно сохранит персональные данные, которые по 152-ФЗ подлежат уничтожению по достижении цели обработки. Сверьте справочник типов документов в системе с номенклатурой дел, утверждённой в организации на текущий год, — это и есть рабочая карта сроков.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение — самая зарегулированная часть работы с документами, и электронный документооборот от этого не освобождает. Понятия электронного документа в законе об архивном деле нет, поэтому мы берём те же перечни, что и для бумаги, и переносим их в справочник типов. Проверьте, что каждому типу документа в системе соответствует строка вашей номенклатуры дел: если типа нет, документ повиснет без срока».
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» перечисляет 8 элементов стратегии сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Срок хранения в системе закрывает только доступность, остальные семь настраиваются отдельно.
Почему подпись перестаёт проверяться раньше, чем истечёт срок хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время. Раньше квалифицированные сертификаты выдавались на 15 месяцев, сейчас срок может доходить до 12 лет, но даже это меньше 50 лет хранения трудового договора. Когда срок действия сертификата истёк, проверка обычной подписи даёт отрицательный результат: проверяющий не может подтвердить, что на момент подписания сертификат был действителен.
Решение — усовершенствованная подпись. Поверх базовой подписи в контейнер добавляются доказательства подлинности: штамп времени от службы TSA, ответ службы актуальных статусов сертификатов о том, что на момент подписания сертификат действовал, и архивная метка, которая заверяет обе предыдущие. Форматы наращиваются последовательно: CAdES-BES, затем CAdES-T со штампом времени, затем CAdES-X Long Type 1 и CAdES-A с архивной меткой и периодическим переподписанием. Именно такой контейнер переживает смену криптоалгоритмов.
Важный нюанс из практики: усовершенствование подписи ставится не разово, а как регламентная операция: система периодически обходит электронный архив, находит документы, у которых нужно обновить архивную метку, и переподписывает их. Если такой процедуры нет, документ формально хранится, но перестаёт быть доказательством.
Лайфхак: усовершенствовать подпись можно и постфактум, если исходный контейнер сохранён в формате CAdES-BES. Проверьте на выборке из 10 старых документов, до какого уровня доводится подпись в вашей системе: если только до CAdES-T, архивная метка через несколько лет не добавится.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Выгрузите из системы любой документ трёхлетней давности вместе с файлом подписи и прогоните через проверку. Результат покажет владельца сертификата, время подписания и статус сертификата на этот момент. Если статус подтверждается, а время подписания зафиксировано штампом, архив хранит доказательства, а не просто файлы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Срок действия ключа подписи и срок действия ключа проверки — разные вещи. Подписывать документ можно, пока действует ключ подписи, а проверять — пока действует ключ проверки, и для длительного хранения этого не хватает. Чтобы юридическая значимость сохранилась на 50 лет, в контейнер нужно добавить штамп времени и подтверждение статуса сертификата на момент подписания».
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем различаются и какая подпись переживёт срок хранения
Все три вида подписи по 63-ФЗ объединяет одно свойство: каждая должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, которые прямо влияют на архив. Простая электронная подпись фиксирует только факт подписания: никаких криптографических преобразований с текстом документа не происходит, поэтому проверить неизменность документа после подписания невозможно. Усиленные подписи, неквалифицированная и квалифицированная, получаются криптографическим преобразованием с использованием ключа: сначала вычисляется хеш документа, затем хеш подписывается. Совпадение хешей при проверке и означает, что в документ не вносили изменений.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Проверка неизменности документа | Невозможна | Да, по хешу | Да, по хешу |
| Кто выдаёт сертификат | Сертификат не нужен | Удостоверяющий центр, в том числе внутренний | Только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Средства подписи | Не регламентированы | Любые, оценка соответствия не обязательна | Только сертифицированные ФСБ России |
| Нужно ли соглашение сторон | Да, с порядком проверки подписи | Да, если применение не предусмотрено федеральным законом | Нет, признаётся по закону |
| Пригодность для хранения десятилетиями | Юридическую значимость на длительном сроке подтвердить нечем | Да, при усовершенствовании контейнера | Да, при усовершенствовании контейнера |
Для кадрового архива вывод практический: чем длиннее срок хранения документа, тем меньше поводов подписывать его простой электронной подписью. Типовое рабочее сочетание — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника, выпущенная внутри сервиса. Работник задаёт ей пароль сам, выпуск занимает пару кликов, а работодатель получает квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре.
Кейс из практики: у части клиентов бумажный архив вынесен в отдельное здание в нескольких километрах от офиса. Чтобы поднять один оригинал трудового договора десятилетней давности, специалист по кадрам тратил рабочий день на дорогу и поиск. После перевода документов в КЭДО поиск того же оригинала занимает 2 минуты через фильтр по сотруднику и типу документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос про виды подписи почти всегда звучит как просьба упростить: нельзя ли одну на всех. По Трудовому кодексу в разных документах и с разных сторон могут применяться разные виды подписи, поэтому система должна поддерживать все три. Если нужно универсальное решение, берите УНЭП для работника и УКЭП для работодателя и закрепите это в положении о КЭДО».
Где в системе задаётся срок хранения и что настраивается вместе с ним
Срок хранения в КЭДО не поле у отдельного файла, а свойство типа документа. В сервисе Добыто КЭДО справочники типов, шаблонов и маршрутов вынесены в настройки модуля документов: тип определяет, к какой группе относится документ, шаблон — как он формируется, маршрут — кто и в каком порядке его подписывает. После исполнения документ уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступен сотрудникам с правами на электронный архив.
Требования к самой системе хранения описаны в Типовых функциональных требованиях, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Формально они адресованы государственным органам, но как инструкция по выбору системы работают и для коммерческих компаний: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов опубликованы Федеральным архивным агентством и прямо описывают, что система обязана уметь для поддержания юридической значимости документа.
С 16 сентября 2023 года правила Минкультуры № 526 утратили силу, вместо них действует приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Для электронного архива это принципиально по трём позициям. Пункт 141 требует, чтобы электронный архивный документ состоял из структурных элементов, где файл основной части передаётся в формате PDF/A. Пункт 145 определяет число экземпляров на физически обособленных носителях: один экземпляр при наличии системы хранения электронных документов и два при её отсутствии. Пункты 152 и 154 обязывают выборочно проверять воспроизводимость документов и проводить миграцию или конвертацию на новые носители с сохранением аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования.
Как настроить сроки хранения кадровых документов в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите номенклатуру дел организации на текущий год и выпишите из неё группы кадровых документов со сроками и статьями перечня. Это исходные данные, без них настройка превращается в угадывание.
- Шаг 2. Сверьте справочник типов документов в системе с этими группами. Один тип — одна строка номенклатуры со своим сроком: трудовой договор и дополнительное соглашение к нему разводятся по разным типам, если по номенклатуре они попадают в разные дела.
- Шаг 3. Проставьте срок каждому типу и отдельно отметьте документы постоянного хранения: штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения не подлежат уничтожению по истечении срока.
- Шаг 4. Задайте по каждому типу вид подписи со стороны работника и со стороны работодателя. Для документов со сроком 50 лет и выше закрепите усиленную подпись и уровень усовершенствования контейнера.
- Шаг 5. Настройте права доступа к электронному архиву: кто просматривает, кто выгружает, кто инициирует уничтожение по истечении срока. Матрица прав фиксируется приказом, а не устной договорённостью.
- Шаг 6. Проверьте выгрузку: возьмите по одному документу каждого типа и убедитесь, что скачивается электронный оригинал с файлом подписи, а не изображение со штампом.
- Шаг 7. Опишите порядок хранения, выгрузки и уничтожения в положении о ведении КЭДО и утвердите его приказом. Настройка системы без локального нормативного акта при проверке не подтверждается.
Образцы ЛНА и рабочих файлов для настройки хранения в КЭДО
Комплект закрывает нормативную часть настройки: начните с положения о ведении КЭДО, остальное подстраивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Что проверить в договоре с вендором, пока архив не стал заложником
Документ со сроком хранения 50 лет переживёт любой действующий лицензионный договор. Поэтому вопрос «что будет с архивом, если мы уйдём от вендора» задаётся не на пятом году эксплуатации, а на этапе выбора. Как правило, лицензионный договор предусматривает, что даже при расторжении у заказчика остаётся доступ к архивной версии, и разработчики продолжают поддерживать электронный архив. Формулировку нужно найти глазами в тексте договора, а не принять на слово.
Второй вопрос — способ размещения системы. От него зависит, кто физически отвечает за носители, резервные копии и миграцию.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Облако вендора | Условие о доступе к архивной версии после расторжения, порядок и формат выгрузки, поручение на обработку персональных данных по 152-ФЗ | Собственная инфраструктура хранения и требования к серверной части |
| Установка в контур компании | Свои носители для долговременного хранения, резервный экземпляр, регламент миграции и проверки воспроизводимости | Условия выгрузки при расторжении: данные и так внутри контура |
| Гибридная схема | Чёткая граница: какие типы документов хранятся у вендора, какие в контуре, и кто отвечает за переподписание каждой части | Единый интерфейс для обеих частей архива |
| Компания до 25 сотрудников | Возможность выгрузить весь архив разом и хранить копию самостоятельно | Нагрузочные характеристики и работа под пиковой нагрузкой |
Отдельно оцените выдерживаемую нагрузку, если планируете рассылать локальные нормативные акты на ознакомление всей компании. При переходе на КЭДО подключают до 100% сотрудников, и в момент рассылки в систему одномоментно заходят тысячи человек. Промышленные решения подтверждают работу под нагрузкой 50 000 одновременно работающих пользователей нагрузочным тестированием, и этот показатель имеет смысл запросить документально.
Полезно знать: при выборе облачного размещения инфраструктуру хранения и её безопасность обеспечивает разработчик сервиса. При поставке в контур компании электронный архив и его сопровождение переходят на вашу сторону вместе с обязанностью по миграции носителей.
Когда отдельная система хранения электронных документов не нужна
Если в компании до 25 сотрудников, документооборот ограничен приёмом, отпусками и приказами, а архив за всё время укладывается в несколько тысяч файлов, отдельная СХЭД избыточна. Достаточно электронного архива внутри системы КЭДО плюс регулярной выгрузки резервной копии. Экономически это разница между базовым тарифом и проектом внедрения, который окупается на объёмах от нескольких сотен сотрудников. Учитывайте только, что в линейке Добыто КЭДО электронный архив входит в тариф «Бизнес», а не в стартовый: если архив нужен с первого дня, стартовый тариф эту задачу не закрывает.
Ошибки при настройке сроков хранения и во что они обходятся
Первая ошибка — возврат подписанных документов обратно в учётную систему «для порядка». Большинство кадровых документов создаётся в учётной системе, передаётся в КЭДО, там подписывается и хранится. Если подписанный документ возвращают назад, база задваивается, нагрузка на учётную систему растёт, а дальнейшая судьба копии неясна: процедуры переподписания и архивного хранения учётные системы не поддерживают. Открытие документа из учётной системы по гиперссылке решает задачу без дублирования.
Вторая ошибка — хранить вместо электронного оригинала распечатку или PDF со штампом «документ подписан электронной подписью». Такой штамп нарисован: подпись под ним проверить нельзя, и юридической значимости он не несёт. При выездной проверке предъявлять нужно электронный оригинал с файлом подписи, чтобы проверяющий мог самостоятельно проверить подпись.
Третья ошибка — настроить сроки в системе и не отразить порядок в локальном нормативном акте. Цена считается не стоимостью переделки. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт штраф от 5 000 до 10 000 рублей на юридическое лицо и от 3 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, а редакция статьи действует с 5 января 2024 года. Дороже другое: документ, который нельзя проверить, не работает как доказательство в трудовом споре, и восстановить его через 15 лет неоткуда.
Внимание: подписание кадровых документов простой электронной подписью через сторонний портал добавляет в цепочку ещё одну точку интеграции. При перебоях на стороне портала сотрудники не смогут подписать документы, а вопрос юридической значимости такой подписи на длительном сроке остаётся открытым.
Что подготовить до настройки сроков хранения
Проверьте пять позиций до того, как открыть справочник типов документов:
- Утверждённая номенклатура дел на текущий год со сроками и статьями перечня.
- Положение о ведении КЭДО и приказ о его утверждении: в них закрепляется порядок хранения и уничтожения.
- Штатное расписание и оргструктура, выгруженные в систему: маршруты подписания и права доступа строятся из них.
- Перечень документов, которые по закону нельзя перевести в электронный вид, чтобы не заводить под них типы.
- Список сотрудников с видами выданных подписей и сроками действия сертификатов.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Настройку сроков хранения удобно делать не на всей компании сразу, а на одном подразделении. Берём филиал или отдел, прогоняем через него полный цикл: создание, маршрут, подписание, уход в архив, выгрузка оригинала с подписью. Ошибки в типах и правах доступа вылезают именно на выгрузке, и лучше поймать их на 30 документах, чем на 3000».
Стоимость подключения КЭДО с электронным архивом
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | в тарифе «Бизнес» | 1 день |
| Переход на другой тариф | пересчёт пропорционально остатку периода | в любое время |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников, состава функций и необходимости интеграции с учётной системой. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО и обновляются вместе с изменением линейки.
Для задачи с длительным хранением ориентируйтесь на тариф с электронным архивом: именно он определяет, где будут лежать документы со сроком 50 лет и кто отвечает за их сохранность.
Выводы
Электронный кадровый документ подчиняется тем же архивным срокам, что и бумажный: от 3 лет для графика отпусков до 50 и 75 лет для документов по личному составу и постоянного хранения для штатных расписаний. Настройка сводится к тому, чтобы справочник типов документов в системе повторял номенклатуру дел, а каждому длинному сроку соответствовала усиленная подпись с усовершенствованным контейнером. Отдельно проверяются требования приказа Росархива № 77 к формату и числу экземпляров, условия лицензионного договора о доступе к архиву и порядок выгрузки электронного оригинала.
Мы в Добыто настраиваем типы документов, маршруты и права доступа к электронному архиву так, чтобы срок хранения задавался один раз на уровне типа и дальше применялся автоматически. Это снимает ручную разметку файлов и оставляет кадровой службе работу с содержанием документов, а не с их сортировкой.
Частые вопросы о хранении документов в КЭДО
Нужно ли дублировать электронный кадровый документ на бумаге?
Нет, документы, оформленные в КЭДО, на бумаге не дублируются. Исключения перечислены отдельно: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Эти документы остаются в бумажной форме и хранятся по своим срокам, поэтому под них в системе типы заводить не нужно.
Что делать с бумажным архивом, накопленным до перехода на КЭДО?
Оставить как есть и продолжать хранить по срокам, установленным на момент оформления. Перевод в КЭДО не сокращает срок хранения бумажных оригиналов и не отменяет их. Сканирование старого архива — отдельный проект, который решает задачу поиска, но не заменяет бумажные подлинники: юридической значимости у скана без электронной подписи нет.
Как предъявить электронные документы при проверке?
Передавать нужно электронный оригинал вместе с файлом подписи, чтобы проверяющий мог проверить её самостоятельно. Распечатка с визуальным штампом о подписании электронной подписью знакомит с содержанием документа, но подтвердить подлинность по ней нельзя. Проверьте заранее, что система выгружает именно контейнер с подписью, а не PDF с картинкой штампа.
Кто оплачивает хранение электронных документов и выпуск подписей?
Расходы на создание и эксплуатацию информационной системы работодателя, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель. Перекладывать на работника стоимость подписи или хранения нельзя, и это не зависит от того, размещена система в облаке или в собственном контуре.
Сколько экземпляров электронного документа хранить на обособленных носителях?
По пункту 145 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре при наличии системы хранения электронных документов и в двух экземплярах при её отсутствии. Файл основной части документа передаётся в формате PDF/A по пункту 141.
Можно ли удалить документ сразу после истечения срока хранения?
Истечение срока само по себе не даёт права удалить файл. Сначала проводится экспертиза ценности документов, результат оформляется актом о выделении к уничтожению, и только после утверждения акта документы удаляются из системы. Документы постоянного хранения, в том числе штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения, в такой акт не попадают никогда.
