Согласие на КЭДО — это письменный документ работника, без которого работодатель не вправе перевести его на электронные кадровые документы. Порядок задан статьёй 22.2 ТК РФ: сначала принимается локальный нормативный акт о введении электронного документооборота, затем каждый работник уведомляется о переходе и о праве дать согласие, и только после этого собираются сами согласия. Обратный порядок ломает цепочку: согласие, подписанное до принятия ЛНА и до уведомления, не подтверждает ни осведомлённость работника, ни дату перехода. Главное различие проходит по дате начала работы: у принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих стажа на эту дату согласие не берётся вовсе, у всех остальных оно обязательно.
Разберём, кто попадает в каждую категорию, чем письменное согласие отличается от нажатия кнопки в личном кабинете и как ПЭП, УНЭП и УКЭП распределяются по видам кадровых документов в статье 22.3 ТК РФ. Покажем формулировки, из-за которых инспектор считает переход несостоявшимся, и порядок действий, если часть согласий уже собрана с нарушением. Сценарная таблица по категориям работников, реальные сроки сбора, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда согласие на КЭДО обязательно, а когда его не берут
Обязанность собрать письменное согласие возникает не у всех работодателей и не в отношении всех работников. Часть 6 статьи 22.2 ТК РФ говорит о переходе на взаимодействие через электронный документооборот: он производится с письменного согласия работника, а отсутствие согласия признаётся отказом, при этом право дать согласие позже за работником сохраняется. Часть 7 той же статьи выводит из-под этого правила лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Для них КЭДО применяется по факту введения, отдельная бумага с подписью не требуется.
Отсюда первая практическая задача юриста: не собрать согласия со всех подряд, а разделить штат на категории и понять, где документ обязателен, где избыточен, а где работает другой правовой режим. Ошибка чаще всего противоположная той, которую ожидают: компании массово берут согласия у всех, включая тех, у кого их брать не нужно, и одновременно пропускают работников, принятых до 2022 года и находящихся в длительных отпусках.
| Категория работника | Нужно ли согласие на КЭДО | Чем оформляется взаимодействие |
|---|---|---|
| Работает в компании, есть стаж по состоянию на 31.12.2021 | Да, письменно | Уведомление по ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ и письменное согласие работника |
| Принят после 31.12.2021, стажа на 31.12.2021 нет | Нет | ЛНА о введении КЭДО и ознакомление с ним до подписания трудового договора |
| Кандидат при приёме, стаж на 31.12.2021 есть | Вправе дать | Согласие оформляется до подписания комплекта документов о приёме |
| Дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ | Режим отдельный | Обмен электронными документами по ст. 312.1-312.3 ТК РФ, условия закрепляются в трудовом договоре и ЛНА о дистанционной работе |
| Работник отказался или промолчал | Считается отказом | Кадровые документы оформляются на бумаге, право дать согласие позже сохраняется |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | КЭДО не применяется | Соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ, нормы главы 3.1 ТК РФ на них не распространяются |
Из таблицы следует практический вывод для приказа о введении КЭДО: перечень категорий работников в ЛНА должен совпадать с тем, у кого вы фактически берёте согласия. Расхождение между перечнем в акте и списком собранных согласий инспектор видит за одну сверку.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первым делом мы выгружаем штат по дате приёма и отмечаем тех, у кого на 31 декабря 2021 года был стаж. С остальными согласие не оформляется по части 7 статьи 22.2 ТК РФ, и лишний документ здесь не нейтрален: он создаёт впечатление, что работодатель сам не понимает, кого и на каком основании переводит. Сверьте два списка до того, как рассылать уведомления.»
Факт: по разъяснениям Минтруда согласие на переход к электронному взаимодействию собирается в письменном виде на бумаге. Сбор согласий через анкету в почте или кнопку в личном кабинете такими разъяснениями пока не подтверждён.
Что работодатель обязан сделать до сбора согласий
Согласие работника юридически опирается на два предшествующих документа. Первый — локальный нормативный акт о введении электронного документооборота по части 3 статьи 22.2 ТК РФ. В нём фиксируются сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления и дата введения КЭДО, которая не может наступить раньше окончания срока уведомления. Второй — ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота: сроки подписания и ознакомления, периодичность, порядок инструктажа работников, исключительные случаи оформления документов на бумаге. Оба акта принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть.
Раздел об исключительных случаях бумажного оформления обычно пишут в одну строку, а он закрывает реальный риск. Если у вас пропал интернет, встал сервис или работник физически не может подписать документ, ЛНА позволяет оформить документ на бумаге без нарушения собственного регламента. Формулировку стоит писать широко: сбой связи, отказ оборудования, отсутствие у работника доступа к системе.
После принятия актов работодатель уведомляет каждого работника о переходе и о праве дать согласие. Срок уведомления берётся из ЛНА, и именно от него отсчитывается дата введения КЭДО. Уведомление вручается под подпись, а факт вручения хранится: без него согласие повисает в воздухе, поскольку нельзя доказать, что работник знал, на что соглашается.
Соберите приказ о введении КЭДО под свои даты и виды подписи
Полезно знать: КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью. Закон не запрещает вводить электронный документооборот частями: по отдельным подразделениям, категориям работников или видам документов. Перечень достаточно закрепить в ЛНА.
Что проверить до рассылки уведомлений
Проверка занимает один рабочий день и снимает большую часть последующих переделок.
- Дата введения КЭДО в приказе позже окончания срока уведомления, указанного в том же приказе.
- Перечень видов документов в ЛНА не содержит трудовых книжек, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов об инструктажах по охране труда: они остаются на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Виды электронной подписи для каждого вида документа названы прямо, а не общей фразой про электронную подпись.
- Список работников со стажем на 31.12.2021 выгружен и сверен со штатным расписанием, включая тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком и в длительной командировке.
- Порядок оформления на бумаге при сбоях описан отдельным пунктом.
- Ответственный за КЭДО назначен приказом, право подписи делегировано, если документы подписывает не руководитель.
В практике Добыто мы сверяем перечень документов из ЛНА с фактическими маршрутами согласования в системе до старта пилота: расхождение между тем, что написано в акте, и тем, что реально ходит по маршруту, обнаруживается почти всегда.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница и допустимость по видам документов
Три вида электронной подписи различаются не силой убеждения, а способом формирования и объёмом того, что подпись подтверждает. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и другие средства. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся средствами криптографического преобразования, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная (УКЭП) добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу закона, без отдельного соглашения сторон.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Именно из этого различия вырастает практическое требование 63-ФЗ: при использовании ПЭП или УНЭП стороны заключают соглашение, в котором прописан порядок проверки подписи. При УКЭП такое соглашение не требуется, документ признаётся подписанным по умолчанию. Для КЭДО это означает, что соглашение об использовании ПЭП и УНЭП становится отдельным документом комплекта, а не приложением к согласию.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, приказы об отпуске, ознакомление с ЛНА, служебные записки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документы через цифровую платформу «Работа в России» | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке |
Ключевое ограничение таблицы: ПЭП работника допустима не везде, и подмена ею УНЭП в трудовом договоре превращает договор в документ, который в споре придётся доказывать отдельно. Обратная подмена безопаснее: подписать УКЭП там, где достаточно ПЭП, нарушением не будет.
Работник получает УНЭП двумя путями. Первый — инфраструктура электронного правительства: приложение Госключ формирует УНЭП на смартфоне после подтверждённой учётной записи, правила её формирования и использования установлены постановлением Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. Второй — выпуск подписи в информационной системе работодателя, если система позволяет проверить принадлежность подписи работнику. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП нужно ровно потому, что эти подписи признаются по договорённости сторон, а не в силу закона. В нём должен быть описан порядок проверки подписи, иначе документ придётся защищать в споре без опоры. При УКЭП такое соглашение не требуется, и это единственный случай, когда комплект можно сократить.»
Почему спрашивают про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП»
У электронной подписи нет тарифных подписок и единиц измерения. Есть вид подписи по 63-ФЗ, срок действия сертификата и носитель ключа. Формулировки вроде «тип подписки УКЭП» появляются, когда в договоре с оператором смешивают стоимость лицензии на рабочее место и стоимость сертификата: лицензия действительно тарифицируется помесячно или за пакет документов, а подпись работника выпускается на срок сертификата.
Отдельная путаница возникает вокруг подписи руководителя. Единоличный исполнительный орган подписывает кадровые документы от имени юридического лица квалифицированной подписью, выданной ему как руководителю. ПЭП в этой роли не работает: для трудового договора и приказа о взыскании статья 22.3 ТК РФ прямо требует УКЭП со стороны работодателя.
Внимание: подписать документ в системе КЭДО задним числом невозможно: дата и время подписания фиксируются автоматически. Пропущенное согласие нельзя закрыть ретроспективно, документ придётся оформлять на бумаге текущей датой.
Как собрать согласия и не начинать переход заново
Порядок сбора описан в статье 22.2 ТК РФ схематично, поэтому большая часть ошибок появляется на стыке шагов. Наиболее частый сбой: уведомления разослали, согласия собрали, а ЛНА утвердили задним числом, потому что не успели согласовать с профсоюзом. В этом случае все собранные согласия относятся к акту, который на момент их подписания не существовал, и процедуру приходится проходить заново.
Как собрать согласия на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА о введении КЭДО и порядок осуществления электронного документооборота, при наличии профсоюза — с учётом его мнения по статье 372 ТК РФ.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО с датой перехода и назначьте ответственного за ведение электронного документооборота.
- Шаг 3. Ознакомьте работников с обоими актами под подпись и зафиксируйте дату ознакомления в листе ознакомления.
- Шаг 4. Уведомите каждого работника о переходе и о праве дать согласие, соблюдая срок из ЛНА. Уведомление вручается под подпись или направляется способом, позволяющим подтвердить получение.
- Шаг 5. Соберите письменные согласия у работников, имеющих стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. Отсутствие ответа фиксируйте как отказ, не пытаясь дособрать подписи задним числом.
- Шаг 6. Выпустите работникам электронные подписи за счёт работодателя и внесите отметку о выдаче в личное дело.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу, проверьте маршруты и штампы подписи на готовых документах, затем разворачивайте систему на остальные подразделения.
Важный нюанс из практики: расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель. Это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ, и попытка удержать стоимость подписи из зарплаты превращает добровольное согласие в вынужденное.
Образцы документов для перехода на КЭДО и сбора согласий
Комплект собран в порядке подписания, начинать стоит с приказа о введении КЭДО и положения, а не с бланка согласия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Сколько времени занимает сбор согласий
Техническая часть перехода короче организационной. Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за день, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от подготовки команды разработки. Сбор согласий живёт по другим законам: он упирается в отпуска, больничные, командировки и в готовность людей ставить подпись под незнакомой процедурой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Реалистичный горизонт полного перехода в компании среднего размера — от трёх месяцев. Ускорить его за счёт давления не получается: согласие по статье 22.2 ТК РФ добровольное, а отказ не может быть основанием ни для отказа в приёме на работу, ни для увольнения.
Кейс из практики: распределённая IT-компания, 300 человек в 12 городах, гибкий график и постоянные командировки. Переход выстроили за три месяца: сначала списки документов и участников, затем порядок подписания по каждому виду документа, потом хранение и интеграция с учётной системой. Дольше всего шёл последний этап — обучение и отработка возражений сотрудников, а не техническая настройка.
Лайфхак: не переводите всю компанию одним днём. Сначала пилотная группа из тех, кто охотно осваивает новое, затем основная масса, консервативная часть — последней. При таком порядке возражения снимаются примерами коллег, а не приказом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и проводим клиента через первые подписания вручную. Основная часть ошибок настройки видна именно на этом объёме: неверный вид подписи в маршруте, лишний согласующий, документ из перечня, который по закону остаётся на бумаге. После пилота правки стоят одного дня, после массового запуска — переподписания сотен документов.»
Когда КЭДО не подходит и что остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Ни согласие работника, ни запись в ЛНА этот перечень не расширяют.
Есть и ситуации, когда переход технически возможен, но экономически преждевременен. Компания с численностью до 20 человек, работающая в одном офисе, редко получает выигрыш во времени: подписать бумагу у соседнего стола быстрее, чем выпустить подпись и обучить людей. Производственные площадки с большой долей документов по охране труда переводят в КЭДО меньшую часть оборота, потому что журналы инструктажей остаются бумажными. Работники без смартфона и стабильного интернета остаются на бумаге, и это не проблема, а прямо предусмотренный законом сценарий.
Отдельно стоит режим дистанционной работы. Глава 49.1 ТК РФ появилась раньше правил о КЭДО и описывает собственный порядок обмена электронными документами. Смешивать два режима в одном акте не стоит: у дистанционных работников обмен опирается на трудовой договор и ЛНА о дистанционной работе, а не на процедуру уведомления и согласия по статье 22.2 ТК РФ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников мы выносим в отдельный локальный акт о дистанционной работе и там же описываем электронное взаимодействие. Это снимает спор о том, какой режим применяется, когда работник переходит с дистанционного формата на офисный. Проверьте, чтобы условие об обмене электронными документами стояло и в трудовом договоре, а не только в акте.»
Цена ошибки: что стоит несобранное согласие
Прямые санкции наступают по статье 5.27 КоАП РФ. Часть 1 за нарушение трудового законодательства даёт предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Часть 4 за ненадлежащее оформление трудового договора строже: должностные лица от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальные предприниматели от 5 000 до 10 000 рублей, юридические лица от 50 000 до 100 000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, а не по проверке целиком.
Косвенные потери обычно больше. Если согласия собраны раньше уведомления или раньше принятия ЛНА, вся процедура повторяется с нуля: новый приказ, новая рассылка, новый сбор подписей. При штате в тысячу человек это два-три месяца работы кадровой службы и повторное подписание документов, которые уже казались закрытыми. Если ошибка в виде подписи, переподписывать придётся сами кадровые документы: трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, в споре придётся доказывать отдельно, и суд оценивает такой документ по общим правилам о доказательствах.
Третий слой — персональные данные. Передача сведений о работниках в информационную систему оператора КЭДО означает обработку по поручению работодателя. Оператор здесь обрабатывает данные только по поручению, а согласие на передачу собирает работодатель как оператор персональных данных по 152-ФЗ. Если регистрация работников в системе идёт массово через интеграцию, этот момент нужно закрывать до выгрузки, а не после.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость складывается из численности подключаемых работников, набора функций и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов, о которой забывают при планировании бюджета, — электронные подписи работников. По статье 22.2 ТК РФ их оплачивает работодатель, поэтому стоимость подписи умножается на численность и закладывается в смету перехода вместе с лицензией.
Выводы
Порядок действий при переходе на КЭДО жёстко последователен: локальные акты, уведомление, согласие, выдача подписей, запуск. Нарушение очерёдности обесценивает уже собранные согласия, и процедуру приходится повторять целиком. Согласие требуется только от работников, имевших стаж на 31 декабря 2021 года, а вид электронной подписи выбирается не по удобству, а по перечню из статьи 22.3 ТК РФ, где для трудового договора и приказа о взыскании со стороны работодателя допустима исключительно УКЭП.
Мы в Добыто ведём переход как проект с пилотной группой и сверкой перечня документов с маршрутами до массового запуска, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаем в рамках тарифа. Такой порядок оставляет ошибки на этапе, где их исправление стоит одного дня.
Частые вопросы про согласие на КЭДО и виды подписи
Можно ли собрать согласие на КЭДО в электронном виде, без бумаги
Минтруд в разъяснениях придерживается письменной бумажной формы. Юридически спорной остаётся ситуация, когда работник ещё не переведён на электронное взаимодействие и подписывает согласие электронной подписью в системе, доступ к которой получил до начала процедуры. Безопасный вариант на дату публикации: бумажное согласие с собственноручной подписью, скан подшивается в личное дело, а оригинал хранится вместе с уведомлением.
Что делать, если работник дал согласие, а потом передумал
Прямого механизма отзыва согласия статья 22.2 ТК РФ не содержит, но принудить работника к электронному взаимодействию нельзя. На практике заявление об отказе принимают, работника возвращают на бумажный документооборот с даты, указанной в заявлении, и фиксируют это отдельным листом в личном деле. Ранее подписанные электронные документы сохраняют силу, переподписывать их не требуется.
Нужно ли новое согласие при смене оператора КЭДО
Согласие даётся на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а не на конкретную программу. При смене системы меняется ЛНА в части сведений об информационной системе и порядка доступа к ней, работников знакомят с новой редакцией под подпись. Повторный сбор согласий не нужен, но нужна выгрузка архива со всеми файлами подписей из прежней системы до расторжения договора.
Требуется ли согласие от совместителей и исполнителей по ГПХ
Внешний и внутренний совместитель — это работник по трудовому договору, поэтому правило о стаже на 31 декабря 2021 года применяется к нему на общих основаниях. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые под главу 3.1 ТК РФ не подпадают: с ними подписывается соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ, где указан вид подписи и порядок её проверки.
Сохраняет ли силу согласие, если работник уволился и вернулся
Новое трудовое правоотношение требует новой процедуры. Если у вернувшегося работника есть стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, согласие оформляется заново при приёме, до подписания комплекта документов. Прежнее согласие относилось к предыдущему трудовому договору и на новый не переносится.
Кто оплачивает электронную подпись работника и можно ли удержать её стоимость
Расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель. Удержание стоимости подписи из заработной платы противоречит статье 22.2 ТК РФ и статье 137 ТК РФ, где перечень оснований для удержаний закрытый. Бесплатный для работника вариант — УНЭП через инфраструктуру электронного правительства, которая выпускается на смартфоне без визита в удостоверяющий центр.
