Согласие на КЭДО работник подписывает в одном из двух мест: на бумажном бланке собственноручно либо в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью. ПЭП и УНЭП для самого согласия не подходят: статья 22.2 ТК РФ требует письменной формы, а равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью закон признаёт только документ, подписанный УКЭП. Роструд отвечает жёстче и указывает на бумагу. Порядок действий определяет одно различие: у работника, принятого после 31 декабря 2021 года и не имевшего трудового стажа на эту дату, согласие не берут вообще, а с дистанционным работником вместо согласия работает локальный нормативный акт о дистанционной работе.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по 63-ФЗ и почему две первые подписи не закрывают согласие. Покажем, какими документами фиксируется факт подписания, чтобы при проверке ГИТ не пришлось доказывать его на словах, и что делать с работником, который не ответил на уведомление. Сценарная таблица по типам работников, размеры штрафов по КоАП, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где работник подписывает согласие на КЭДО: два законных места и одна спорная зона
Статья 22.2 ТК РФ называет форму согласия, но не называет носитель. Отсюда и расхождение в практике. Часть 5 статьи 22.2 говорит о письменном согласии работника на взаимодействие посредством электронного документооборота, а часть 1 статьи 6 63-ФЗ признаёт электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Из сложения этих двух норм получается два рабочих варианта.
Вариант первый — бумага. Работник получает бланк заявления о согласии, ставит собственноручную подпись и дату, оригинал уходит в личное дело. Этот вариант закрывает вопрос при любой проверке, потому что не требует доказывать равнозначность.
Вариант второй — электронный документ с УКЭП работника. Работник выпускает квалифицированную подпись (чаще всего через приложение Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг) и подписывает файл согласия ею. Такой документ соответствует разъяснениям Минтруда 2025 года: письменное согласие оформляется либо на бумаге с личной подписью, либо электронно с УКЭП.
Спорная зона начинается там, где работодатель пытается собрать согласия внутри самой системы КЭДО простой или неквалифицированной подписью. Это выглядит логично: работник уже в личном кабинете, подпись у него есть. Но на портале Роструда Онлайнинспекция.рф на прямой вопрос о подписании согласия неквалифицированной подписью, выданной работодателем, дан ответ инспектора о том, что согласие оформляется на бумаге в письменной форме, и электронная подпись для него недопустима. Позиция Минтруда мягче, позиция Роструда строже, а спорить с инспектором вы будете уже по факту проверки.
Логическая ловушка тут в порядке событий. Чтобы работник подписал согласие внутри системы КЭДО, он должен сначала в эту систему войти и получить подпись, то есть начать электронное взаимодействие до того, как дал на него согласие. Именно поэтому мы в практике Добыто разводим два шага: сбор согласий идёт отдельным контуром (бумага или УКЭП в Госключе), и только после него работник попадает в маршруты подписания кадровых документов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «По умолчанию берите письменное согласие на бумаге. Минтруд последовательно придерживается этой позиции, и с точки зрения доказательной базы в возможном споре бумажный оригинал с датой и подписью работает лучше любой конструкции. УКЭП тоже допустима, но только если вы готовы объяснять инспектору логику равнозначности по 63-ФЗ.»
Факт: выпуск УНЭП в Госключе занимает около 2 минут и делается дистанционно, число подписей на компанию не ограничено и не тарифицируется. Правила формирования и использования этой подписи установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются и почему первые две не закрывают согласие
Три вида электронной подписи определены 63-ФЗ от 06.04.2011. Разница между ними не в удобстве, а в том, что именно подпись доказывает и требуется ли отдельное соглашение сторон, чтобы её признавать.
ПЭП — простая электронная подпись. Это коды, пароли и другие средства, которые подтверждают факт формирования подписи определённым лицом. ПЭП не показывает, менялся ли документ после подписания. УНЭП — усиленная неквалифицированная: она создаётся криптографическим преобразованием, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания, но сертификат для неё выпускает не обязательно аккредитованный удостоверяющий центр. УКЭП — усиленная квалифицированная: та же криптография плюс квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи.
Практическое следствие для кадровика формулируется в одну строку: УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, а ПЭП и УНЭП — только при наличии соглашения сторон или прямого указания закона. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП обязано содержать порядок проверки такой подписи. Без этого пункта соглашение формально есть, а механизма проверки нет, и в споре подпись повисает.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | Коды, пароли, иные средства | Криптографическое преобразование, ключ подписи | Криптография плюс сертифицированные средства подписи |
| Кто выдаёт сертификат | Сертификат не требуется | Информационная система работодателя, УЦ, Госключ | Аккредитованный удостоверяющий центр, Госключ |
| Видно ли изменение документа после подписания | Нет | Да | Да |
| Нужно ли отдельное соглашение сторон | Да, с порядком проверки подписи | Да, если признание не предусмотрено законом | Нет, признаётся по умолчанию |
| Годится для согласия на переход на КЭДО | Нет | Нет | Да, как альтернатива бумаге |
| Типовое применение в КЭДО | Ознакомление с ЛНА, внутренние заявления | Трудовой договор и допсоглашения со стороны работника | Подпись работодателя, документы с прямым требованием закона |
Из таблицы следует практическое правило распределения подписей: работодатель почти всегда подписывает УКЭП, работник в повседневных документах обходится УНЭП, а УКЭП работнику нужна ровно в двух точках — при подписании согласия на КЭДО в электронном виде и там, где вид подписи прямо назван нормой. Запросы вида «единица измерения УКЭП» или «тип подписки УКЭП» встречаются часто, но у подписи нет ни единицы измерения, ни подписки: есть сертификат с ограниченным сроком действия, обычно на 12 или 15 месяцев в зависимости от удостоверяющего центра.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если вы используете УКЭП, отдельное соглашение о признании подписи заключать не нужно — она признаётся по умолчанию. Соглашение обязательно там, где применяются ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Проверьте свой шаблон: чаще всего именно этот пункт и пропущен.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Кому согласие на КЭДО не нужно и где вместо него другой документ
Сбор согласий — самая долгая часть перехода, поэтому имеет смысл сразу вычесть тех, у кого их брать не надо.
Новички без стажа. Часть 7 статьи 22.2 ТК РФ снимает требование согласия с лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Проверять это вы будете по сведениям о трудовой деятельности: если до 2022 года записей нет, согласие не требуется. Работника всё равно нужно ознакомить с ЛНА о КЭДО до подписания трудового договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дистанционные работники. Электронное взаимодействие с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ, а не статьями 22.1-22.3. Порядок обмена электронными документами закрепляется в трудовом договоре или в ЛНА о дистанционной работе, отдельное согласие на КЭДО в этой конструкции не собирается. Смешивать два потока не стоит: у дистанционных работников свой перечень документов, которые подписываются УКЭП обеих сторон, и свои правила подтверждения получения.
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Они не работники, статья 22.2 ТК РФ на них не распространяется. С ними заключается соглашение об электронном документообороте — гражданско-правовой документ, а не кадровое согласие. Требования к нему другие: если стороны подписывают документы ПЭП или УНЭП, соглашение обязано описывать порядок проверки подписи.
Внимание: четыре документа остаются на бумаге независимо от того, собрали вы согласия или нет: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документ об инструктаже по охране труда и бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил.
Отдельная категория — работники, которые согласие давать не хотят. Отсутствие согласия признаётся отказом от электронного взаимодействия, и на этом всё: ни отказ в приёме на работу, ни увольнение по этому основанию невозможны, это прямо закреплено в статье 22.2 ТК РФ. С такими работниками кадровая служба продолжает работать на бумаге. Параллельная работа части штата в электронном виде и части на бумаге нарушением не является.
Как зафиксировать факт подписания согласия и что показывать при проверке
Само согласие — только один из четырёх элементов доказательной цепочки. Инспектор проверяет не наличие бланка, а последовательность: был ли принят ЛНА, был ли работник уведомлен, дал ли он ответ и в какой срок. Разрыв в любом звене превращает пачку согласий в набор бумаг без юридической привязки.
Первое звено — ЛНА. Работодателю нужны два документа: акт о введении электронного документооборота (в нём указываются информационная система, категории работников и категории документов, а также срок уведомления) и порядок осуществления электронного документооборота (регламент: когда документ считается полученным, в какой срок его подписывают, в каких случаях процесс возвращается на бумагу). Оба утверждаются приказом.
Второе звено — уведомление. Работодатель уведомляет каждого работника о переходе на КЭДО и о праве дать согласие, в срок, установленный локальным нормативным актом. Факт вручения фиксируется подписью работника на втором экземпляре либо в журнале учёта уведомлений с датой.
Третье звено — само согласие или письменный отказ. Молчание работника юридически трактуется как отказ, но в деле у вас останется дыра: непонятно, получил ли он уведомление вообще. Поэтому отказ лучше оформлять отдельным заявлением, а по неответившим составлять акт с двумя свидетелями.
Четвёртое звено — хранение. Оригинал согласия кладётся в личное дело и хранится вместе с документами по личному составу. Согласие на обработку персональных данных живёт по своему сроку: три года со дня истечения срока его действия или отзыва, по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Электронные согласия хранятся вместе с файлами подписей, иначе через год вы не докажете действительность сертификата на момент подписания.
В Добыто реестр собирается автоматически: по каждому документу видно маршрут, дату отправки, дату подписания и вид подписи каждого участника, а отдельный фильтр показывает, кто не принял приглашение и у кого истекает сертификат. Кадровой службе остаётся выгрузить срез, а не сверять списки руками.
Как собрать и зафиксировать согласия на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом акт о введении КЭДО и порядок осуществления электронного документооборота. В акте перечислите систему, категории работников и категории документов, которые переводятся в электронный вид.
- Шаг 2. Выгрузите из учётной системы список работников и отметьте тех, у кого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, и тех, кто оформлен как дистанционный. С этими группами согласие не собирается.
- Шаг 3. Вручите каждому оставшемуся работнику уведомление о переходе на КЭДО под подпись. Дату вручения внесите в журнал учёта уведомлений.
- Шаг 4. Соберите согласия: бумажные бланки с собственноручной подписью либо электронные файлы, подписанные УКЭП работника. Отказы примите отдельными заявлениями, по неответившим составьте акт.
- Шаг 5. Ознакомьте работников с ЛНА о КЭДО по листу ознакомления и подшейте его вместе с уведомлением и согласием.
- Шаг 6. Заведите реестр: работник, дата уведомления, дата и форма согласия, вид выданной подписи, дата выпуска сертификата. Этот реестр вы и покажете инспектору первым.
- Шаг 7. Разложите оригиналы по личным делам, а электронные документы выгрузите в архив вместе с файлами подписей и штампами времени.
Важный нюанс из практики: подписать документ задним числом в системе КЭДО невозможно — отметка времени фиксируется автоматически. Если работник просрочил подписание, есть два выхода: настроить автозакрытие этапа, чтобы документ вернулся кадровику в конце рабочего дня, либо оформить конкретный документ на бумаге. Ретроспективно исправить дату в электронном виде нельзя.
Лайфхак: заранее проверьте, умеет ли ваша система выгружать юридически значимый архив — документ плюс файлы подписей плюс сведения о сертификате. Именно эту выгрузку запрашивает инспектор, а собрать её вручную по подписанным файлам после проверки уже не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: 20-30 человек, обычно кадровая служба и одно линейное подразделение. На пилоте вылезают не юридические, а бытовые сбои — работник не установил приложение, не подтвердил учётную запись на Госуслугах, потерял телефон. Отработайте эти сценарии до массовой рассылки уведомлений, иначе получите очередь в кадровую службу.»
Образцы документов для сбора и фиксации согласий на КЭДО
Комплект собран в порядке процедуры, начинать стоит с уведомления: без него согласие повисает без основания.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Что критично в разных сценариях сбора согласий
Универсального порядка нет: у офисного работника со стажем, вахтовика и подрядчика по ГПХ разные документы и разные точки риска. Сценарная таблица показывает, что в каждом случае обязательно, а что второстепенно.
| Сценарий | Нужно ли согласие | Чем подписывается | Чем фиксируется факт |
|---|---|---|---|
| Офисный работник со стажем до 2022 года | Да | Собственноручно на бумаге либо УКЭП | Оригинал в личном деле, отметка в реестре |
| Принят после 31.12.2021, стажа на эту дату нет | Нет, по части 7 статьи 22.2 ТК РФ | Согласие не подписывается | Сведения о трудовой деятельности плюс лист ознакомления с ЛНА |
| Дистанционный работник | Нет, действует глава 49.1 ТК РФ | Условия в трудовом договоре или допсоглашении | Допсоглашение о дистанционной работе, ЛНА о дистанционной работе |
| Вахтовик, водитель, работник без офиса | Да, если есть стаж до 2022 года | УКЭП в Госключе, бумага только при заезде на вахту | Электронный файл согласия с файлом подписи в архиве |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | Нет, вместо него соглашение об ЭДО | УКЭП без соглашения, ПЭП и УНЭП только по соглашению | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи |
| Работник в отпуске по уходу за ребёнком или длительном больничном | Да, если есть стаж до 2022 года | Бумага при явке либо УКЭП дистанционно | Уведомление заказным письмом с описью, акт при отсутствии ответа |
Две строки таблицы объясняют, почему массовый переход растягивается: работники без офиса и работники в длительном отсутствии не собираются в одном помещении, и на них уходит больше времени, чем на весь остальной штат. Их выносят в отдельную волну и закрывают через Госключ или почтовую рассылку.
Полезно знать: закон не запрещает вести часть документов по одному и тому же работнику электронно, а часть на бумаге. Если у работника пропал доступ в интернет и приказ на отпуск подписали бумажным экземпляром, нарушения нет.
Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах с одним кадровиком в штате. Подготовка ЛНА, уведомление и сбор согласий заняли около 3 месяцев, при этом дольше всего шли не юридические документы, а работа с возражениями: люди не хотели ставить ещё одно приложение и опасались, что подпись выпустят за их счёт. Помогли записанный вебинар, короткие инструкции и индивидуальные консультации по каждому обращению.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если работник оформлен как дистанционный, письменное согласие на КЭДО с него не берут: порядок обмена электронными документами закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе и трудовым договором. Разделите два потока на старте проекта, иначе кадровая служба будет собирать лишние бумаги и всё равно оформит их не по той норме.»
Сколько стоит ошибка в оформлении согласия
Цена ошибки складывается не из переоформления бланка, а из двух составов КоАП и из процессуального риска в суде.
Первый состав — часть 1 статьи 5.27 КоАП: нарушение трудового законодательства. Штраф на юридическое лицо 30 000-50 000 рублей, при повторном нарушении 50 000-70 000 рублей. Под него попадает ситуация, когда согласия собраны не в письменной форме, а кадровые документы уже подписываются электронно.
Второй состав тяжелее. Регистрация работников в системе КЭДО — это обработка их персональных данных. Часть 2 статьи 13.11 КоАП за обработку персональных данных без письменного согласия там, где оно обязательно, предусматривает штраф на должностных лиц 100 000-300 000 рублей и на юридических лиц 300 000-700 000 рублей. Если работодатель массово выгрузил данные работников в сервис и не оформил согласие на обработку и на передачу данных обработчику, вопрос переходит из компетенции ГИТ в компетенцию Роскомнадзора.
Третий риск не измеряется штрафом. Если согласие на КЭДО оформлено с нарушением, под сомнение попадает вся цепочка подписанных после него документов: дополнительные соглашения об изменении оплаты, приказы о переводах, ознакомления с ЛНА. В трудовом споре работник заявляет, что электронное взаимодействие не было согласовано, и работодателю приходится доказывать каждое подписание отдельно. Разбирать это за два дня до заседания дороже, чем изначально собрать бумажные оригиналы.
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска
Итоговая цена зависит от численности штата, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при регистрации |
| УКЭП для работника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно покупать их не нужно. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Сроки в таблице относятся к подключению сервиса, а не к сбору согласий: сама процедура уведомления и сбора согласий на штат в несколько сотен человек занимает недели и зависит от того, сколько работников вы можете собрать очно.
Выводы
Согласие на переход на КЭДО работник подписывает либо собственноручно на бумаге, либо усиленной квалифицированной подписью в электронном виде. Простая и неквалифицированная подписи для этого документа не годятся, хотя дальше именно УНЭП закрывает большую часть кадровых подписаний. От согласия освобождены новички без стажа на 31 декабря 2021 года и дистанционные работники, а с исполнителями по ГПХ вместо него оформляется соглашение об электронном документообороте. Факт подписания доказывает не бланк сам по себе, а связка из ЛНА, уведомления, согласия и листа ознакомления, сведённая в реестр.
В Добыто мы разводим сбор согласий и запуск маршрутов подписания на два отдельных этапа и начинаем с пилотной группы, чтобы бытовые сбои вылезли до массовой рассылки уведомлений. Электронные согласия и файлы подписей выгружаются из архива одним пакетом — в том виде, в котором их запрашивает инспектор.
Частые вопросы
Можно ли отозвать согласие на КЭДО после подписания
Прямого механизма отзыва статья 22.2 ТК РФ не описывает, но работник вправе в любой момент письменно заявить о переходе обратно на бумажное взаимодействие. Отказ не влечёт увольнения и не может быть основанием для дисциплинарного взыскания. На практике заявление регистрируется как входящий документ, кадровая служба фиксирует дату, с которой работник выводится из электронных маршрутов, и дальше оформляет его документы на бумаге. Ранее подписанные электронные документы при этом сохраняют силу и остаются в архиве.
Нужно ли брать новое согласие, если компания меняет систему КЭДО
Согласие даётся на взаимодействие посредством электронного документооборота, а не на конкретный программный продукт. Но информационная система указывается в локальном нормативном акте о введении КЭДО, поэтому при смене вендора акт придётся изменить и повторно ознакомить с ним работников под подпись. Повторный сбор согласий обычно не требуется, если в тексте согласия не назван конкретный сервис. Проверьте формулировку своего бланка: если в нём фигурирует название системы, согласия нужно пересобрать.
Считается ли согласием галочка в личном кабинете сотрудника
Нет. Проставление отметки в интерфейсе — это действие в информационной системе, а не письменная форма. Для согласия на КЭДО закон требует письменного документа, равнозначным которому признаётся только электронный документ с УКЭП. Отметка в чекбоксе подходит для подтверждения ознакомления с пользовательским соглашением сервиса, но не заменяет согласие по статье 22.2 ТК РФ и не защитит при проверке.
Как собрать согласие с работника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком
Уведомление направляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу, указанному работником. Если ответа нет, составляется акт с датой отправки, номером почтового отправления и подписями двух свидетелей. Отсутствие ответа признаётся отказом от электронного взаимодействия, и работник продолжает получать документы на бумаге. Собрать согласие можно позже, при выходе на работу, или дистанционно, если работник готов выпустить УКЭП.
Обязан ли работодатель оплачивать работнику получение электронной подписи
Расходы на получение и использование работником электронной подписи для целей КЭДО несёт работодатель, это следует из статьи 22.2 ТК РФ. На практике вопрос закрывается двумя способами: сервис выпускает работникам ПЭП и УНЭП в составе тарифа либо работник получает подпись в Госключе, где выпуск бесплатен для граждан РФ. Требовать от работника купить подпись за свой счёт работодатель не вправе.
Что делать, если работник подписал согласие, но не может выпустить подпись
Согласие и наличие подписи — разные вещи. Статья 22.2 ТК РФ прямо указывает, что отсутствие у работника электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. До момента выпуска подписи документы этого работника оформляются на бумаге. Типовые причины задержки — неподтверждённая учётная запись на Госуслугах, старая версия операционной системы на телефоне, отсутствие смартфона. Первые две решаются за один визит в МФЦ или обновление приложения, третья — выдачей подписи на съёмном носителе.
Сколько хранить уведомление и реестр выданных подписей
Уведомление о переходе на КЭДО и заявление работника хранятся в его личном деле по правилам документов по личному составу. Реестр выданных подписей нормативного срока хранения не имеет, но его стоит вести весь период действия КЭДО и минимум три года после увольнения работника: именно по нему восстанавливается, каким сертификатом был подписан конкретный документ, если срок действия сертификата уже истёк.
