Должности в отделе документооборота после запуска КЭДО перестраиваются в первые же недели: печать, разнос документов на подпись, подшивка в дело и поиск оригинала в архиве уходят, а взамен появляются функции, которых в бумажном отделе не было, — владелец маршрутов и шаблонов, ответственный за электронные подписи, владелец локальных нормативных актов и хранитель электронного архива. Ставки при этом автоматически не сокращаются: обязательного норматива численности кадровой службы нет, статьи 160 и 161 ТК РФ отдают нормирование труда работодателю. От чего зависит вся конструкция: при работе через собственную информационную систему работодатель подписывает документы из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ только УКЭП, а при работе через портал «Работа России» работник вправе обойтись ПЭП, полученной в ЕСИА.
Разберём, какие операции исчезают, какие роли обязан кто-то принять и каким документом это закрепляется. Покажем таблицу распределения функций, разницу ПЭП, УНЭП и УКЭП по кругу подписантов и порядок расчёта ставок с поправкой на уровень автоматизации. Пошаговая инструкция по проектированию штата, разбор ошибок с ценой каждой, тарифы на 2026 год и ответы про сертификаты уволенных и МЧД кадровика — во второй половине статьи.
Какие операции в отделе исчезают в первый месяц после запуска
Отдел документооборота теряет не должности, а операции. Первым уходит физическое перемещение бумаги: сотрудник подписывает документ с телефона, и обход кабинетов с папкой перестаёт занимать рабочий день. Вторым уходит ручной контроль: система сама шлёт уведомление участнику маршрута и показывает, на ком документ завис. Третьим уходит поиск: реестр документов фильтруется по типу, сотруднику, дате и статусу, и найти подписанный два года назад оригинал можно за минуты, без выезда в архивное помещение.
На бумаге остаётся закрытый набор: приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил. Эти четыре позиции удерживают в отделе минимум одну ставку, которая работает со сканами, оригиналами и номенклатурой дел.
Таблица ниже показывает, что происходит с каждой функцией и кому она достаётся после запуска.
| Функция до КЭДО | Что с ней происходит | Чья зона после запуска |
|---|---|---|
| Печать и разнос документов на подпись | Остаётся для приказа об увольнении, журнала инструктажа, акта о несчастном случае и бумажной трудовой книжки | Специалист по КДП |
| Обзвон и напоминания по неподписанным документам | Заменяется пуш-уведомлением в мобильном приложении и SMS, которое доходит и на кнопочный телефон | Администратор системы |
| Ручное распределение заявлений между кадровиками | Система определяет исполнителя по роли и подразделению, а не по решению того, кто запустил заявление | Администратор ролей и маршрутов |
| Регистрация в журнале и подшивка в дело | Переходит в модуль делопроизводства; если его нет, появляется отдельная интеграция и отдельный исполнитель | Делопроизводитель |
| Ознакомление с ЛНА под роспись | Рассылка на ознакомление плюс новая работа: согласование, утверждение и контроль срока актуальности акта | Владелец ЛНА |
| Хранение и поиск оригинала | Электронный архив со сроками хранения от 5 лет для табелей и графиков до 50 лет для приказов по личному составу | Хранитель архива |
| Не существовала | Выпуск, замена и аннулирование сертификатов электронной подписи, сбор согласий на обработку ПДн для выпуска | Ответственный за ЭП |
Из семи строк только две сокращают трудозатраты напрямую. Остальные функции перемещаются, а две последние добавляют работу, которой в бумажном отделе не было вовсе. Поэтому расчёт штата после запуска начинается с распределения этих строк по людям, а не с вычитания ставок.
Пять ролей, которые нужно назначить до запуска
Роль в КЭДО — это не должность в штатном расписании, а набор прав в системе и зона ответственности за конкретный участок. Одна должность может держать две роли, но ни одна роль не может остаться без владельца: документ, за который никто не отвечает, останавливается в маршруте.
- Администратор системы. Заводит сотрудников, организации и отделы, назначает роли и права. В Добыто КЭДО добавить сотрудника и выбрать ему роль может только пользователь с правами администратора, поэтому эту роль закрывают до старта, а не в день первого подписания.
- Владелец маршрутов и шаблонов. Проектирует последовательные и параллельные маршруты, ведёт справочник типов документов и библиотеку шаблонов. В Добыто КЭДО шаблоны, типы и маршруты настраиваются в разделе «Настройки документов», и от качества этой настройки зависит, сколько документов пойдёт по готовой цепочке без ручного вмешательства.
- Ответственный за электронные подписи. Организует выпуск сертификатов, собирает согласия на обработку персональных данных для выпуска, оформляет доверенности на получение сертификата и подаёт заявления на аннулирование. Отдельно ведёт реестр: кто, какой подписью и с какого срока подписывает.
- Владелец ЛНА. Ведёт локальные нормативные акты по полному циклу: согласование, утверждение, ознакомление работников, контроль срока актуальности и запуск переиздания. Рассылка на ознакомление — лишь один шаг этого цикла.
- Хранитель электронного архива. Отвечает за сроки хранения, за формат подписи, пригодный для длительного хранения, и за выгрузку комплекта по запросу ГИТ или суда. В Добыто КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив», и доступ к ним открыт только сотрудникам с соответствующим правом.
Проверить распределение просто: возьмите пять ролей и впишите напротив каждой фамилию и документ, которым полномочие закреплено. Пустая строка означает, что при проверке отвечать за участок будет руководитель организации.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Роль в системе имеет смысл привязывать к подразделению, а не к конкретному человеку. Когда за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система сама определяет, кому уйдёт заявление, и сотрудник, который его запускает, не выбирает исполнителя вручную. При отпуске или увольнении кадровика вы меняете привязку роли, а не переделываете десятки маршрутов.»
Лайфхак: обучение рядовых сотрудников выпуску подписи, подаче заявлений и подписанию документов обычно укладывается в один-два вебинара. Отдельная программа нужна только специалистам отдела: им показывают работу с маршрутами, шаблонами и поиском подписанных документов.
Документы, которыми закрепляют роли и полномочия в отделе
Комплект собран под задачу распределения функций; начинать удобнее с приказа об ответственном за КЭДО, он задаёт рамку для остальных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
Кто чем подписывает: ПЭП, УНЭП и УКЭП в кадровых документах
Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи», и различаются они не удобством, а тем, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает, что действие совершило определённое лицо: это логин с паролем, код из SMS, учётные данные в информационной системе. Неизменность документа после подписания и точный момент подписания ПЭП не подтверждает. УНЭП и УКЭП построены на криптографическом преобразовании, поэтому обе показывают, что документ после подписания не меняли.
Разница между УНЭП и УКЭП лежит в юридической плоскости, а не в технике подписания. УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель в своей системе, поэтому по общему правилу такую подпись стороны признают отдельным соглашением. УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию ФСБ России и Минцифры, и она признаётся аналогом собственноручной подписи по умолчанию, без дополнительных соглашений. Отдельный случай — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства: её выпускают в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг, и соглашение о признании для неё не требуется.
| Вид подписи | Кто выпускает | Нужно ли соглашение о признании | Кто применяет в КЭДО |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Работодатель в своей системе; ПЭП в ЕСИА для портала «Работа России» | Да, с порядком проверки подписи | Работник по документам вне закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ |
| УНЭП корпоративная | Удостоверяющий центр или сам работодатель | Да | Работодатель и работник по документам вне закрытого перечня |
| УНЭП через Госключ | Инфраструктура электронного правительства, приложение Госключ | Нет | Работник, в том числе по документам закрытого перечня |
| УКЭП | Удостоверяющий центр, аккредитованный ФСБ России и Минцифры; выпуск возможен и в Госключе | Нет | Работодатель по всем документам, работник по любым документам |
Для отдела это означает конкретное разделение труда. Трудовой договор и допсоглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор о получении образования, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении определённых сторонами условий работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП либо УНЭП из Госключа. Корпоративная УНЭП работника для этого перечня не подходит. Остальные документы через информационную систему работодателя проходят мягче: работодателю достаточно УКЭП или УНЭП, работнику — любой из трёх видов. Порядок взаимодействия и статус документов подробно описан в разделе Минтруда про электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе перед отправкой в архив
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Как считать подписи и при чём здесь ЕИО
Единица учёта в электронной подписи — сертификат, выданный конкретному человеку, а не лицензия на организацию. Сертификат имеет срок действия, в основном год, и после его окончания подпись нужно перевыпускать. Отсюда простое правило проектирования: количество подписей в отделе равно количеству людей, которым вы даёте право подписывать, плюс сертификаты руководителей, участвующих в маршрутах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ЕИО, единоличный исполнительный орган, — это руководитель организации, который подписывает от её имени. Для документов закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ ПЭП руководителю не подойдёт: работодателю там разрешена только УКЭП. Если фактически подписывает кадровик, а не директор, полномочие оформляют приказом о делегировании права подписи, а при подписании собственной подписью физического лица — машиночитаемой доверенностью.
Внимание: при увольнении сотрудника сертификат УКЭП не перестаёт действовать сам по себе. Удаление сертификата из реестра на рабочем компьютере ничего не отзывает: заявление на отзыв подаёт владелец подписи в тот удостоверяющий центр, который её выдал.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В споре суд смотрит не на штамп на распечатке, а на файлы: сам документ, файл подписи и подтверждение того, что документ передавался на подписание в неизменном виде. Визуальный штамп юридической силы не несёт. Поэтому храните выгрузку целиком и заранее решите, кто в отделе за неё отвечает.»
Сколько ставок нужно после КЭДО и как их считать
Обязательного норматива численности кадровой службы для коммерческих организаций нет. Статьи 160 и 161 ТК РФ относят нормирование труда к компетенции работодателя, а рекомендации и нормативы Минтруда коммерческие компании применяют по своему решению. Практический вывод: расчёт нужен не для проверяющего, а для защиты бюджета отдела перед собственником.
Простой ориентир «один HR-специалист на 100 сотрудников» не учитывает ни текучести, ни отрасли, ни числа филиалов, ни уровня автоматизации. Расчёт с поправочными коэффициентами по этим параметрам даёт другой результат: для производства с численностью 250 человек он приводит к 3,34 ставки. Разрыв между простым нормативом и расчётом растёт вместе с масштабом: на 50, 350 и 1200 сотрудников цифры расходятся тем сильнее, чем больше подразделений и чем выше текучесть.
Коэффициент автоматизации применяется к нормативной численности только после того, как КЭДО реально работает. До запуска отдел живёт по бумажным трудозатратам, во время перехода нагрузка временно выше обычной: параллельно идут сбор согласий, выпуск подписей и обучение. Планировать сокращение на этот период не стоит.
Как спроектировать штат отдела документооборота под КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разнесите текущие операции отдела по трём корзинам: уходит совсем, перемещается в систему, добавляется впервые. Третья корзина — источник новых ролей.
- Шаг 2. Разделите работников по статусу. Штатным собирают письменное согласие на переход на КЭДО, дистанционным порядок электронного взаимодействия закрепляют ЛНА о дистанционной работе, с самозанятыми и исполнителями по ГПХ заключают отдельное соглашение об электронном документообороте.
- Шаг 3. Закрепите пять ролей приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи; в матрице прав отметьте, кто и что видит в системе.
- Шаг 4. Определите вид подписи для каждого типа документа и для каждой стороны, отдельно выделив закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ.
- Шаг 5. Посчитайте нормативную численность с коэффициентами по текучести, отрасли, филиалам и уровню автоматизации, а полученную цифру сверьте с фактической загрузкой в пиковые месяцы.
- Шаг 6. Заложите переходный период: пока идут сбор согласий, выпуск подписей и обучение, отдел работает в двух режимах сразу.
- Шаг 7. Через квартал после полного перевода пересчитайте нагрузку и перераспределите функции, а не сокращайте ставки по плану, составленному до запуска.
Что меняется в штате в зависимости от того, кого вы оформляете
Форма занятости определяет и основание для электронного обмена, и объём подготовительной работы отдела.
| Категория | Основание для электронного обмена | Что критично для отдела |
|---|---|---|
| Штатные работники | Письменное согласие на взаимодействие в электронном виде | Сбор и хранение согласий, учёт отказавшихся, для которых сохраняется бумажный обмен |
| Дистанционные работники | Правила главы о дистанционной работе и ЛНА о дистанционной работе; отдельное письменное согласие на КЭДО не требуется | Отдельный поток документов и отдельный ЛНА, который ведёт владелец ЛНА |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | Соглашение об электронном документообороте; при использовании УКЭП оно формально не требуется | Проверка, умеет ли система подписывать документы с внештатными исполнителями и откуда берутся их договоры |
Компании, которые заранее развели эти три потока, не переделывают маршруты после первой же проверки комплекта документов.
Полезно знать: с дистанционным работником порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась в ТК РФ раньше норм о КЭДО. Распространять на таких работников общие правила КЭДО по умолчанию не нужно: для них действует более мягкий режим.
Ошибки при проектировании штата и цена каждой
Роли остались на словах. Отдел договорился «на планёрке», кто за что отвечает, приказа нет, в матрице прав пусто. Мотив понятный: приказ кажется формальностью на фоне живой настройки системы. Цена проявляется в трудовом споре: суд проверяет документы, которые вводят КЭДО в компании, действие сертификата на момент подписания и факт передачи именно этого документа на подписание. В известных спорах, где работодатель не смог подтвердить эти обстоятельства, увольнение признавали незаконным, работника восстанавливали и взыскивали средний заработок плюс компенсацию морального вреда.
Один человек совмещает всё. Администратор системы, подписант и хранитель архива в одном лице выглядят экономией на старте. При его отпуске отдел встаёт: некому выдать доступ, некому перевыпустить сертификат, некому выгрузить архив по запросу ГИТ. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу штрафом от 30 000 до 50 000 рублей, и это только прямые расходы, без стоимости повторного оформления документов.
Никто не отзывает сертификаты уволенных. Функция не назначена, потому что до КЭДО её не существовало. Пока сертификат не отозван в удостоверяющем центре, он остаётся действующим, а машиночитаемая доверенность, выданная без указания должности, продолжает подтверждать полномочия бывшего сотрудника.
Штат считают по бумажным нормативам. Расчёт делают до запуска, коэффициент автоматизации не применяют, а через год удивляются, что ставки заняты не тем. Обратная ошибка того же корня: сократить ставки сразу после подписания договора с вендором, до того как собраны согласия и выпущены подписи.
Факт: установка готового коннектора к учётной системе занимает около часа и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API с самописной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации разработчиков на вашей стороне.
Важный нюанс из практики: массовое ознакомление с ЛНА даёт пик обращений, когда в систему одновременно заходят тысячи сотрудников. Владелец ЛНА планирует рассылку волнами по подразделениям, а не одним нажатием на всю компанию: это снимает и нагрузку на систему, и очередь вопросов в кадровую службу в первый день.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отзыв сертификата при увольнении стоит вписать в обходной лист наравне с пропуском и учётной записью. Заявление подаёт владелец подписи в тот удостоверяющий центр, где она выдавалась, и делать это удобнее до последнего рабочего дня, пока человек ещё на связи.»
Когда перестраивать штат не нужно
Компании до 25 сотрудников, где кадровый учёт ведёт бухгалтер или офис-менеджер, отдельный отдел не создают. Роли назначают тому же человеку, а объём новой работы сводится к выпуску подписей и ведению одного положения о КЭДО.
Пилот на одной группе тоже не повод менять штатное расписание. Пока в системе работает одно подразделение, функции распределяют внутри действующих должностных инструкций, а решение о ставках принимают после раскатки на всю компанию.
Не нужна перестройка и там, где большинство документов относится к исключениям. Если производство живёт журналами инструктажей, актами о несчастных случаях и приказами об увольнении на бумаге, доля электронного потока останется низкой, а бумажный участок сохранит прежнюю трудоёмкость.
Отдельный случай — массовый отказ работников от перехода. Переход на КЭДО для действующих сотрудников идёт через согласие, и отказ не влечёт последствий для работника. Пока согласий мало, отдел ведёт два потока сразу, и это увеличивает нагрузку, а не снижает её.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Считать экономию отдела имеет смысл не раньше, чем через квартал после полного перевода. До этого момента вы видите не эффект от КЭДО, а стоимость перехода: сбор согласий, выпуск подписей, обучение и параллельная работа с бумагой.»
Стоимость КЭДО и тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой, электронный архив и выделенная инфраструктура.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и требований к инфраструктуре: минимальный платёж на тарифе «Бизнес» рассчитан на 50 сотрудников, а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав пакетов и условия смены тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Запуск КЭДО перераспределяет работу отдела документооборота: физическое перемещение бумаги и ручной контроль сроков уходят, а администрирование системы, ведение подписей, сопровождение ЛНА и электронный архив становятся постоянными участками. Пока эти участки не закреплены за конкретными людьми приказом и матрицей прав, сокращать ставки рано. Порядок подписания задаёт границы ролей: по закрытому перечню статьи 22.3 ТК РФ работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП из Госключа, а по остальным документам круг допустимых подписей шире.
Мы в Добыто ежедневно разбираем такие схемы: помогаем развести потоки штатных, дистанционных и внештатных исполнителей, настроить роли и маршруты под структуру компании и подобрать вид подписи под каждый тип документа, чтобы проектирование штата опиралось на реальную нагрузку, а не на ожидания от автоматизации.
Частые вопросы
Можно ли поручить КЭДО бухгалтеру по зарплате, если кадровой службы нет?
Да. Закон не требует, чтобы электронные кадровые документы вёл именно специалист по кадрам: это может быть бухгалтер по зарплате или другой уполномоченный сотрудник. Полномочие оформляют приказом об ответственном за КЭДО, а в системе такому сотруднику выдают права администратора и право подписи по нужным типам документов. Отдельно проверьте, кто будет замещать его в отпуске: без второго администратора отдел теряет возможность выдавать доступы.
Нужна ли машиночитаемая доверенность кадровику, который подписывает от имени работодателя?
МЧД нужна, если сотрудник подписывает собственной подписью физического лица, а действует от имени организации. В доверенности указывают данные сотрудника и перечень полномочий. Если МЧД выдана без указания должности, она не прекращается автоматически при увольнении, поэтому её отзывают отдельным действием, вместе с отзывом сертификата.
Что делать с сертификатом электронной подписи уволенного сотрудника?
Подать заявление на аннулирование в удостоверяющий центр, который выдал сертификат. Владельцем подписи считается сам сотрудник, поэтому заявление подаёт он, а работодатель включает это действие в обходной лист. Удаление сертификата из хранилища на рабочем компьютере не отзывает его в реестре удостоверяющего центра.
Кто отвечает за персональные данные работников в сервисе КЭДО?
Если работодатель организует регистрацию сотрудников и передаёт их данные в сервис, оператором персональных данных остаётся работодатель, а сервис обрабатывает данные по его поручению по 152-ФЗ. Согласие в этом случае собирает оператор, то есть работодатель. Если сотрудник регистрируется в сервисе сам, согласие берёт сервис. Схему стоит зафиксировать до массовой регистрации, особенно при интеграции с учётной системой.
Нужен ли отдельный сотрудник под портал «Работа России»?
Обязанности использовать портал для подписания кадровых документов нет. Если вы его подключаете, учтите, что это дополнительная точка интеграции и отдельный вход для работника: мобильного приложения у портала нет, сотруднику придётся авторизоваться с компьютера в новом для него интерфейсе. Сопровождение этого канала обычно ложится на администратора системы.
Сохраняется ли должность табельщика после запуска КЭДО?
Табель учёта рабочего времени остаётся обязательным документом со сроком хранения 5 лет, поэтому функция никуда не уходит. Меняется способ: сотрудник видит и согласовывает своё рабочее время в личном кабинете, а табельщик работает с отклонениями и закрытием периода. В компаниях со сменным графиком эта ставка чаще всего сохраняется полностью.
