Ведение КЭДО распределяется между тремя ролями: администратор системы отвечает за учётные записи, права и интеграцию с учётной программой, кадровик — за типы документов, маршруты согласования и сроки, юрист — за локальные нормативные акты, согласия работников и выбор вида подписи под каждый документ. Письменно это распределение закрепляет приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Главное различие, от которого зависит зона юриста: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, а работник — любой усиленной подписью; для остальных кадровых документов работодателю достаточно УНЭП, а работник вправе подписывать ПЭП.
Разберём каждую роль по составу задач, покажем стыки, на которых процесс чаще всего останавливается, и дадим критерии, по которым роли можно совмещать без нарушения статей 22.1-22.3 ТК РФ. Отдельно сравним ПЭП, УНЭП и УКЭП по допустимости для конкретных документов и объясним, когда нужно соглашение об использовании подписи, а когда нет. Сценарная таблица совмещения ролей по численности, чек-лист запуска, стоимость подключения и тарифы на 2026 год, а также образцы приказа и матрицы прав — во второй половине статьи.
Три роли в КЭДО и их зоны ответственности
Кадровый электронный документооборот ломается не на подписании, а на стыке зон ответственности: система настроена администратором, маршрут придуман кадровиком, а вид подписи выбран без юриста. В результате приказ о дисциплинарном взыскании уходит работнику под УНЭП работодателя, и при проверке ГИТ такой документ не подтверждает соблюдение процедуры. Поэтому распределение начинается не с настроек, а с письменной фиксации: кто принимает решение, кто исполняет, кто отвечает за юридическую чистоту.
| Роль | Что закрывает | Документы на выходе | Что происходит, если роль не назначена |
|---|---|---|---|
| Администратор системы | Учётные записи и личные кабинеты, права и роли, привязка к штатному расписанию, интеграция, каналы уведомлений, нагрузка при массовом ознакомлении | Матрица прав и ролей, чек-лист настройки, регламент передачи прав при увольнении | Кабинеты не публикуются из-за незаполненных контактов, документ уходит не тому кадровику |
| Кадровик | Типы документов и шаблоны, маршруты согласования и подписания, сроки, обработка заявок работников, комплектность личного дела | Шаблоны документов, карта маршрутов, лист ознакомления с ЛНА | Маршрут собирается вручную под каждый документ, сроки согласования не контролируются |
| Юрист | ЛНА о ведении КЭДО, уведомления и согласия, вид подписи под каждый тип документа, обработка персональных данных, актуализация ЛНА | Положение о ведении КЭДО, приказ о введении, уведомление, согласие, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Документы подписаны подписью, которая для них не предусмотрена; согласия собраны с нарушением формы |
Роли не равны по объёму работы во времени. Юрист загружен на старте и при каждом изменении ЛНА, администратор — на старте и при кадровых перестановках, кадровик работает с системой ежедневно. Из этого следует практический порядок запуска: сначала юрист, затем администратор, затем кадровик.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы просим клиента издать приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи до того, как заводим первую учётную запись. Приказ снимает вопрос, кто вправе подписывать за работодателя и к кому идти кадровику, когда маршрут надо изменить. Без этого документа роль администратора обычно достаётся тому, у кого нашлось время, а через полгода этот человек увольняется вместе с правами доступа.»
Факт: на дату публикации КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью. Нормативных актов, которые делали бы электронный кадровый документооборот обязательным для отдельных категорий компаний, не принято.
Юрист: ЛНА, согласия и выбор вида подписи
Зона юриста начинается с трёх статей Трудового кодекса, которые ввёл 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. Статья 22.1 разрешает создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Статья 22.2 задаёт порядок перехода: локальный нормативный акт, уведомление работников, письменное согласие. Статья 22.3 определяет, какая подпись допустима для какого документа. Разграничение по видам подписи — самая частая точка ошибок, потому что интуиция здесь не работает.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем они различаются юридически
Различие между тремя видами подписи задаёт 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года, а не система КЭДО. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и другие средства: она не защищает документ от изменений после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить внесённые в документ изменения, но её сертификат выпускает не аккредитованный удостоверяющий центр. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) отличается от УНЭП именно квалифицированным сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и подтверждёнными средствами подписи.
Практическое следствие различия: УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи, а ПЭП и УНЭП признаются равнозначными только при наличии соглашения между сторонами либо когда их применение прямо предусмотрено законом. Для кадровых отношений случаи применения УНЭП прямо названы в статье 22.3 ТК РФ, поэтому отдельное соглашение с работником по этой подписи юристы толкуют по-разному. С ПЭП такой опоры нет, и соглашение об использовании подписи обязательно: в нём прописывается порядок проверки подписи и правила определения подписанта.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании подписи формально не требуется только там, где применяется квалифицированная подпись: она признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Как только в схеме появляется простая или неквалифицированная подпись, соглашение нужно, и в нём обязательно должен быть порядок проверки такой подписи. Проверьте свой комплект: если соглашение есть, а раздела о проверке подписи в нём нет, документ не выполняет свою функцию.»
Какая подпись допустима для конкретного кадрового документа
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и от того, в какую группу попал документ, зависит комплект подписей.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Что проверяет юрист |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Действующий квалифицированный сертификат подписанта и его полномочия по приказу |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Совпадение перечня должностей в договоре и в штатном расписании |
| Ученический договор и договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Наличие подписи работника до начала обучения, а не после |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Фиксация даты ознакомления работника в системе |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Соблюдение срока уведомления, отсчёт от даты подписания в системе |
| Заявления, приказы на отпуск, ЛНА, графики, табели, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Наличие соглашения об использовании ПЭП и порядка её проверки |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктаже по охране труда, бумажная трудовая книжка | Только бумага | Только бумага | Отдельный бумажный контур и порядок его хранения |
Из таблицы следует организационный вывод для кадровика: УКЭП нужна не всем, а тому, кто подписывает документы первой группы от имени работодателя. Обычно это руководитель и один-два уполномоченных приказом сотрудника кадровой службы, а не весь отдел. На платформе «Работа в России» правила мягче: там для любых документов допускаются все варианты подписей, включая простую электронную подпись через ЕСИА. Разграничение подробно разобрано в разъяснении Государственной инспекции труда о кадровом электронном документообороте, где отдельно указано, чем требования коммерческой системы отличаются от требований государственной платформы.
Проверьте, какой подписью подписан документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: согласие на переход на КЭДО берётся в письменной форме. Сбор согласий по электронной почте или через форму опроса пока не признаётся равноценным, а отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций.
Согласие не требуется от работников, которые приняты после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж: их достаточно уведомить. Отдельный контур — дистанционные работники: порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, поэтому корректнее оформить отдельный ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии и не распространять на них общие правила КЭДО. Смешивать два потока в одном положении юристу не стоит: у них разные основания и разный состав документов.
Кадровик: маршруты, ознакомление и сроки
Кадровик отвечает за то, что происходит с документом между созданием и архивом. Практически это три настройки: тип документа, шаблон и маршрут. Маршрут задаёт последовательность и правила обмена: кому уходит документ, в каком порядке, с каким видом подписи и в какой срок. Последовательный маршрут проводит документ по цепочке кадровик — руководитель — бухгалтерия — работник, параллельный отправляет его юристу, в бухгалтерию и руководителю одновременно.
Вторая обязанность кадровика — распределение входящих заявок. В системе настраивается, кто отвечает за заявления на отпуск, кто за справки, кто за налоговые вычеты; заявка из личного кабинета работника попадает в задачи назначенного специалиста. В компании с несколькими подразделениями за каждым закрепляется свой кадровик, и система сама вычисляет адресата по роли, а не спрашивает об этом работника. Это требование к системе стоит проверять до покупки: гибкость маршрутов без работы с ролями закрывает только простые сценарии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На обучение рядовых сотрудников выпуску подписи и подписанию документов обычно хватает одного-двух вебинаров. Обучение кадровой службы шире: там разбирается поиск подписанных документов, работа с маршрутами и выгрузка комплекта для проверки. В практике Добыто мы сопровождаем клиента до первых 50 подписаний и только потом передаём процесс полностью на его сторону.»
Третья зона — ознакомление с ЛНА. Кадровик формирует лист ознакомления и контролирует, чтобы отметка о прочтении фиксировалась в системе. При массовой рассылке нового положения в систему одномоментно обращаются тысячи сотрудников, и это нагрузочный сценарий, а не рядовая операция. Если платформа не рассчитана на такую нагрузку архитектурно, ознакомление растягивается на несколько дней и срок вступления акта в силу приходится сдвигать.
Лайфхак: для доставки уведомлений надёжнее использовать пуш-уведомления в мобильном приложении и SMS, а не интеграцию с мессенджерами. SMS доходит даже на кнопочный телефон без интернета, а мессенджер может быть заблокирован, и процесс подписания встанет.
Администратор: учётные записи, права и интеграция
Администратором КЭДО не обязан быть сотрудник кадровой службы, а в ряде систем — даже сотрудник организации: назначается ответственное лицо, через контакты которого выполняется вход в администрирование. На практике роль чаще закрывает системный администратор или специалист, который уже ведёт учётную систему. Его первая задача — опубликовать личные кабинеты по штатному расписанию с отбором по подразделениям и филиалам.
Самая частая техническая остановка на старте выглядит буднично: кабинет не публикуется, потому что у работника не заполнен ни адрес электронной почты, ни номер телефона. Достаточно одного из двух контактов, но пока его нет, сотрудник остаётся в списке ошибок заполнения и не получает приглашение. Поэтому выгрузка контактов из учётной системы и их вычитка делаются до запуска, а не в день рассылки приглашений.
Вторая задача администратора — интеграция с учётной системой. Готовый коннектор к 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день и не требует привлечения команды разработки. Интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации разработчиков на стороне работодателя, поэтому их подключают на этапе выбора системы, а не после подписания договора. Возврат уже подписанных документов обратно в учётную систему выглядит удобным требованием, но приводит к задвоению базы: открывать подписанный документ проще по гиперссылке из системы КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Гибкость системы стоит проверять не по маркетинговому описанию, а по работе с ролями. Спросите поставщика, умеет ли система сама определять, какому кадровому специалисту направить заявление, если за каждым подразделением закреплён свой сотрудник. Если этот выбор перекладывается на работника, который создаёт заявление, гибкости в системе нет.»
Важный нюанс из практики: в проектах Добыто мы разводим две сущности, которые заказчики регулярно объединяют, — права в системе и право подписи. Администратор может заводить пользователей, менять маршруты и видеть архив, но подписывать документы за работодателя вправе только тот, кто назван в приказе и получил УКЭП. Когда обе функции сходятся на одном человеке без приказа, при проверке восстановить полномочия подписанта не по чему.
Третья задача, о которой вспоминают поздно, — передача прав. Учётная запись администратора привязана к конкретному человеку, и при его увольнении нужен регламент: кто принимает права, что происходит с сертификатом подписи, кто аннулирует его в удостоверяющем центре. В комплект документов по этой процедуре входят заявление на аннулирование сертификата и доверенность на получение нового.
Комплект документов для распределения ролей в КЭДО
Начните с приказа об ответственном за КЭДО: он определяет, кто подписывает за работодателя, и на нём строится всё остальное распределение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Стыки между ролями: где процесс останавливается чаще всего
Отдельно каждая роль работает предсказуемо. Проблемы возникают там, где решение одной роли меняет работу другой, а уведомить об этом никто не обязан.
- Юрист изменил ЛНА, администратор не обновил шаблон. Работники знакомятся с редакцией, которой уже нет. Локальный акт живёт дольше момента утверждения: у него есть срок актуальности, и по его истечении процедуру согласования нужно запускать заново.
- Кадровик построил маршрут, штатное расписание не ведётся в системе. Роли вычисляются по оргструктуре, поэтому при неактуальной штатке документ уходит уволенному руководителю или в закрытое подразделение.
- Работник переведён в другое подразделение, права не пересмотрены. Доступ к документам прежней команды остаётся, и это уже вопрос обработки персональных данных, а не удобства.
- Появились самозанятые и исполнители по договорам ГПХ. На них правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ не распространяются: с ними оформляется отдельное соглашение об электронном документообороте. Это зона юриста, но обнаруживает проблему обычно кадровик, когда пытается отправить договор по трудовому маршруту.
- Уволился администратор. Права, доступы к интеграции и сертификат подписи остаются на его учётной записи, пока кто-то не поднимет вопрос.
Цена ошибки в распределении ролей
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор или приказ о дисциплинарном взыскании, подписанный работодателем не той подписью, при проверке ГИТ не подтверждает соблюдение процедуры: по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это предупреждение либо штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо, а в трудовом споре такой документ теряет доказательную силу. Отдельный слой ответственности — персональные данные: за нарушения при их обработке введены оборотные штрафы, а массовая регистрация работников в системе по поручению работодателя означает, что оператором остаётся работодатель, а сервис выступает обработчиком по его поручению.
Второй тип потерь не штрафной. Если роль администратора не закреплена, а кадровик собирает маршрут вручную под каждый документ, экономия времени, ради которой внедрялся КЭДО, не наступает. В практике Добыто это видно на пилотной группе: если после двух недель работы пилота кадровик по-прежнему создаёт маршруты вручную, раскатывать систему на всю компанию рано.
Кейс из практики: в распределённой компании численностью около 3000 человек с филиалами в нескольких регионах заявления на отпуск приходили в общую очередь, и кадровики разбирали их вручную. После того как за каждым подразделением закрепили своего специалиста и система стала определять адресата по роли из оргструктуры, ручная сортировка заявок из процесса ушла, а срок ответа сотруднику перестал зависеть от того, кто первым откроет очередь.
Как распределить роли при запуске КЭДО
Порядок ниже рассчитан на компанию, которая переходит на КЭДО впервые. Он привязан к последовательности документов, а не к настройкам конкретной системы.
Как распределить роли в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите три фамилии и закрепите их приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. В приказе указывается, кто подписывает документы от имени работодателя и какие типы документов ему делегированы.
- Шаг 2. Поручите юристу подготовить ЛНА о ведении КЭДО, приказ о введении, форму уведомления и форму письменного согласия. Для дистанционных работников готовится отдельный акт о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии.
- Шаг 3. Зафиксируйте в ЛНА вид подписи для каждого типа документа по статье 22.3 ТК РФ и определите, кому нужна УКЭП, а кому достаточно УНЭП. Список получателей УКЭП передайте администратору.
- Шаг 4. Передайте администратору штатное расписание, оргструктуру и выгрузку контактов работников. Проверьте, что у каждого заполнен хотя бы один контакт: адрес электронной почты или номер телефона.
- Шаг 5. Составьте с администратором матрицу прав и ролей: кто создаёт документы, кто согласует, кто подписывает за работодателя, кто видит архив. Отдельной строкой пропишите, кто принимает права при увольнении администратора.
- Шаг 6. Настройте с кадровиком типы документов, шаблоны и маршруты, включая параллельные. Для каждого маршрута задайте срок согласования и вид подписи участников.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу из одного подразделения, соберите согласия, проведите обучение и пройдите полный цикл: создание, согласование, подписание, архив. После пилота вносите правки в ЛНА и маршруты и только затем разворачивайте систему на всю компанию.
Полезно знать: УНЭП и УКЭП в приложении Госключ работник получает бесплатно, и для работодателя это тоже бесплатно. Ограничение практическое: Госключ остаётся отдельным интерфейсом, поэтому работнику приходится переключаться из личного кабинета КЭДО в приложение.
Когда три роли можно совмещать
Разделение на трёх человек не является требованием закона. Закон требует, чтобы у работодателя были принятый ЛНА, собранные согласия и корректный вид подписи под каждым документом, а сколько людей это обеспечивают, компания решает сама. Таблица ниже показывает, что критично, а что вторично для разных сценариев.
| Сценарий | Кто закрывает роли | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Кадровик совмещает три роли, юрист привлекается разово на подготовку ЛНА | Корректный комплект ЛНА и согласий, УКЭП у руководителя | Сложные параллельные маршруты, матрица прав |
| 50-300 сотрудников, одно юрлицо | Кадровик и администратор разделены, юрист сопровождает изменения ЛНА | Интеграция с учётной системой, маршруты по типам документов | Нагрузочные сценарии, выделенный сервер |
| Свыше 300 сотрудников, филиалы | Три роли разделены, за каждым подразделением закреплён свой кадровик | Определение адресата заявки по роли, актуальная оргструктура, работа под нагрузкой | Возврат подписанных документов в учётную систему |
| Много дистанционных работников | Юрист ведёт два контура ЛНА параллельно | Отдельный акт о дистанционной работе, разделение потоков документов | Сбор письменных согласий с дистанционных работников |
| Есть самозанятые и исполнители по ГПХ | Юрист готовит отдельное соглашение об ЭДО, кадровик ведёт отдельный маршрут | Разделение трудового и гражданско-правового контуров в системе | Единый шаблон уведомления для всех категорий |
Совмещение ролей перестаёт работать в двух случаях: когда в компании появляется второе юрлицо или филиал в другом регионе и когда численность подключённых работников проходит отметку, за которой массовое ознакомление становится нагрузочным сценарием. До этих порогов отдельный администратор КЭДО в штате не нужен, и вводить его заранее избыточно.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников и набора видов подписи: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для руководителя и уполномоченных приказом сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых работников и набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Распределение обязанностей в КЭДО сводится к трём зонам: техническая настройка и права, ежедневная работа с документами и маршрутами, юридическая обвязка с ЛНА, согласиями и видами подписи. Разграничение подписей по статье 22.3 ТК РФ определяет, кому в компании нужна УКЭП, а кому достаточно УНЭП, и это решение принимает юрист, а не администратор системы. В небольшой компании роли совмещаются, но зоны ответственности всё равно фиксируются приказом.
Мы в Добыто выстраиваем распределение ролей до первой учётной записи: сначала приказ об ответственном и матрица прав, затем настройка маршрутов, затем пилотная группа. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки ещё до того, как система разворачивается на всю компанию.
Частые вопросы
Может ли администратором КЭДО быть подрядчик, а не сотрудник компании?
Да, ответственным за администрирование сервиса может быть назначено физическое лицо, не состоящее в штате: вход в раздел администрирования выполняется по его контактным данным. При этом такой человек не получает разделы личного кабинета работника. Юридически значимый момент другой: подписывать кадровые документы от имени работодателя вправе только лицо, уполномоченное приказом, поэтому роль администратора и право подписи разводятся по разным документам.
Нужно ли соглашение об использовании электронной подписи с каждым работником?
При использовании УКЭП соглашение формально не требуется: такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Для ПЭП соглашение необходимо, и в нём обязательно прописывается порядок проверки подписи и правила определения подписавшего лица. По УНЭП в кадровых отношениях позиции юристов расходятся, поскольку случаи её применения названы в самом Трудовом кодексе, но при споре наличие соглашения усиливает позицию работодателя.
Кто отвечает за персональные данные работников: работодатель или сервис КЭДО?
Если работодатель сам передаёт данные работников в систему, например при массовой регистрации через интеграцию, оператором персональных данных остаётся работодатель, а сервис обрабатывает данные по его поручению. Согласие в этом случае собирает работодатель. Если работник регистрируется в сервисе самостоятельно, согласие берёт сам сервис и несёт ответственность за эту обработку.
Что делать с работниками, у которых нет смартфона и электронной почты?
Такие работники продолжают работать с бумажными документами: отказ от КЭДО не влечёт санкций. Доступ в учётную программу рядовому сотруднику не нужен ни при каком варианте: он работает через личный кабинет в браузере или мобильном приложении. Доступ в 1С требуется только ответственному за администрирование и кадровой службе, которая обрабатывает заявки.
Кто отвечает за электронный архив и сроки хранения после расторжения договора с сервисом?
Сроки хранения в электронном виде совпадают с бумажными: графики отпусков и табели — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет для документов, созданных после 2003 года, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Зона юриста здесь — проверить, что в лицензионном договоре предусмотрен доступ к архивной версии после расторжения. Как правило, такое условие в договорах есть, но подтверждать его нужно до подписания, а не после.
Нужно ли переводить документы самозанятых и исполнителей по ГПХ в тот же контур?
Требования статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, потому что это не трудовые отношения. С самозанятым или подрядчиком оформляется отдельное соглашение об электронном документообороте, а в системе для таких документов настраивается свой маршрут. При выборе платформы стоит заранее проверить, умеет ли она работать с внештатными исполнителями, а не только со штатными работниками.
Как понять, что систему пора разворачивать на всю компанию после пилота?
Критерий практический: пилотное подразделение прошло полный цикл по каждому типу документа — создание, согласование, подписание, попадание в архив — и кадровик перестал собирать маршруты вручную. Если после двух недель работы пилота маршруты по-прежнему создаются под каждый документ отдельно, сначала дорабатываются шаблоны и типы документов. Массовое ознакомление с ЛНА до раскатки лучше проверить отдельно: одномоментное обращение тысяч сотрудников — нагрузочный сценарий.
