Электронный приказ об увольнении Трудовой кодекс не допускает: приказ об увольнении и акт ознакомления с ним исключены из кадрового электронного документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ, и эту позицию Минтруд подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. В день окончательного расчёта кадровик распечатывает форму Т-8, работник расписывается на бумаге, а работодатель выдаёт трудовую книжку или сведения по форме СТД-Р и рассчитывается с работником по статьям 84.1 и 140 ТК РФ. Остальной пакет идёт электронно: заявление, уведомления, дополнительные соглашения, расчётный листок. Различие, от которого зависит порядок подписания: заявление об увольнении работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а уведомления и ознакомления с локальными актами — в том числе ПЭП.
Дальше разбираем, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по 63-ФЗ и какой вид подписи закон закрепляет за каждым документом увольнения, кто со стороны работодателя вправе подписать Т-8 и почему передача ключа руководителя кадровику считается компрометацией. Показываем два сценария, на которых спотыкаются чаще всего: дистанционный работник по статье 312.8 ТК РФ и работник, не явившийся в последний день. Пошаговый порядок дня расчёта, сроки отзыва сертификата, разбор дела о восстановлении на работе, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает приказ по форме Т-8 с основанием увольнения и документом-основанием: заполните поля, скачайте файл .docx и распечатайте его для собственноручных подписей.
Почему приказ об увольнении остаётся на бумаге даже при работающем КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под правил электронного документооборота четыре группы документов: трудовые книжки в бумажном виде, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Логика законодателя утилитарная: при споре об увольнении работнику нужен бумажный документ, который он предъявит в суд в пределах месячного срока по статье 392 ТК РФ. Изменений в этой части на сентябрь 2026 года нет.
Полное увольнение внутри системы КЭДО поэтому невозможно. Заявление работник подаёт электронно, уведомления и дополнительные соглашения проходят по маршруту согласования, а приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу. На внедрениях это почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из процесса увольнения целиком, а получает гибридную схему, где один документ печатается и хранится физически.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Отдельный порядок действует для дистанционных работников. Если трудовой договор расторгается путём обмена электронными документами, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную копию приказа на бумажном носителе. Норма закреплена статьёй 312.8 ТК РФ и не отменяется ни согласием работника на КЭДО, ни наличием у него УКЭП.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет, чем подписывают документы увольнения
Три вида подписи разведены статьёй 5 63-ФЗ. Простая электронная подпись формируется кодами, паролями и иными средствами, которые подтверждают факт формирования подписи определённым лицом: логин с паролем в личном кабинете, код из SMS. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения, внесённые в документ после подписания, и выпускается в информационной системе работодателя или через инфраструктуру электронного правительства. Усиленная квалифицированная подпись отличается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированными средствами подписи.
Практическое следствие для кадровика лежит в статье 6 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных документов не требуется. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только из соглашения между участниками электронного взаимодействия. В трудовых отношениях таким основанием служит связка из положения о КЭДО, соглашения с работником об использовании неквалифицированной подписи и порядка проверки подписи. Без соглашения документ, подписанный УНЭП, юридически висит в воздухе, и суд разбирает не подпись, а отсутствие правового основания для электронного взаимодействия.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам и отдельно по сторонам. Работодатель применяет УКЭП при оформлении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений; для остальных документов ему достаточно УКЭП или УНЭП. Работник в тех же случаях подписывает УКЭП или УНЭП, а по прочим документам вправе использовать ещё и ПЭП. Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв стоят в перечне, где простая подпись работника не допускается.
| Документ пакета увольнения | Форма | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв | электронная, в системе КЭДО | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается | не требуется |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору перед увольнением | электронная | УКЭП или УНЭП | УКЭП |
| Уведомления: о сокращении, об истечении срочного договора, об изменении условий | электронная | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ об увольнении по форме Т-8 и акт ознакомления с ним | только бумага, часть 3 статьи 22.1 ТК РФ | собственноручная | собственноручная |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | бумага или электронный документ по выбору работника | не подписывает | УКЭП, если сведения выдаются электронно |
| Расчётный листок | электронная рассылка допустима только при введённом КЭДО | не подписывает | по порядку, закреплённому в ЛНА |
| Бумажная трудовая книжка и книга учёта её движения | только бумага | собственноручная роспись при получении | собственноручная |
Из таблицы видно, где проходит граница ответственности кадровика: два документа из семи невозможно закрыть электронной подписью любого уровня, и по ним планируется физическая явка либо почтовая отправка. В Добыто КЭДО вид документа и допустимая подпись задаются в настройках типов и маршрутов, поэтому заявление об увольнении не уходит на подписание простой подписью технически, а не по памяти кадровика.
Кто со стороны работодателя подписывает Т-8 и как передать это право
Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Полномочие оформляется приказом о делегировании права подписи кадровых документов с указанием перечня документов и срока действия; в доверенности имеет смысл дублировать этот перечень. Формулировка «исполняющий обязанности» без документа-основания в приказе об увольнении — типовая уязвимость: работник оспаривает не содержание приказа, а полномочия подписанта.
Отдельный запрет касается электронной подписи. Передача носителя и пин-кода другому сотруднику входит в перечень событий компрометации ключа наравне с хищением носителя и утечкой пароля. Схема, при которой кадровик подписывает документы ключом директора, разрушает всю доказательственную конструкцию: подпись юридически приравнена к собственноручной, и всё подписанное этим ключом считается подписанным его владельцем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: совпадение даты выдачи электронной подписи работнику и даты подписания им заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте по своей системе, что дата выдачи ключа и дата заявления об увольнении у вас не совпадают.»
День окончательного расчёта: что подписывают и что вручают
День прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ — последний день работы. В этот день работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а по письменному заявлению работника — заверенные копии документов, связанных с работой. Статья 140 ТК РФ привязывает к этому же дню полный расчёт: если работник в день увольнения не работал, суммы выплачиваются не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте. Задержка выплаты включает статью 236 ТК РФ — компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки.
Сведения об увольнении подаются в Социальный фонд России подразделом 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Этот срок отсчитывается от даты приказа, а не от даты расчёта, и при увольнении задним числом он сгорает первым. В Добыто КЭДО электронная часть пакета собирается одним маршрутом, а подписанные документы выгружаются из архива вместе с журналом действий по каждому подписанту.
Как оформить увольнение в день окончательного расчёта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание в системе КЭДО: заявление работника подписано УКЭП или УНЭП, дата подписания не совпадает с датой выдачи ему ключа, срок предупреждения по статье 80 ТК РФ соблюдён.
- Шаг 2. Издайте приказ по форме Т-8 на бумаге, подпишите его у руководителя или у лица, которому делегировано право подписи приказом.
- Шаг 3. Ознакомьте работника с приказом под роспись. При отказе или невозможности вручения сделайте на приказе соответствующую запись — порядок закреплён статьёй 84.1 ТК РФ.
- Шаг 4. Выдайте трудовую книжку под роспись в книге учёта движения либо сформируйте СТД-Р в выбранной работником форме; электронный вариант подписывается УКЭП работодателя.
- Шаг 5. Передайте в бухгалтерию записку-расчёт, проконтролируйте выплату заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия в день увольнения.
- Шаг 6. Отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Шаг 7. Инициируйте отзыв сертификата электронной подписи работника и закройте его доступ в систему КЭДО, сохранив выгрузку журнала подписания по документам увольнения.
Порядок дня расчёта меняется в зависимости от того, где находится работник и введён ли в компании КЭДО. Сценарии ниже собраны по тем ситуациям, в которых кадровики чаще всего теряют сроки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник, КЭДО введён, согласие получено | явка в последний рабочий день, роспись на бумажном Т-8, выдача трудовой книжки или СТД-Р | скорость рассылки электронных уведомлений внутри системы |
| Дистанционный работник, обмен электронными документами | бумажная копия приказа заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа, статья 312.8 ТК РФ | личная явка работника в офис |
| Работник не явился в последний день | запись на приказе о невозможности ознакомления, уведомление явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте | способ доставки расчётного листка |
| КЭДО не введён или работник не давал согласия | весь пакет на бумаге с собственноручными подписями, электронная переписка доказательством ознакомления не является | наличие у работника УКЭП для других целей |
Сценарий с неявкой закрывается только письменным уведомлением: со дня его направления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Разъяснения по спорным ситуациям последнего дня можно уточнить у дежурного инспектора Роструда на портале Онлайнинспекция.рф, где ответы даются по конкретному вопросу заявителя.
Образцы документов для оформления увольнения
Комплект собран под последний рабочий день: начните с заявления работника, дальше идут документы, которые выдаются и оформляются в день расчёта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата электронной подписи | Скачать |
Что делать с электронной подписью увольняемого работника
Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, входит в перечень событий компрометации ключа. Компрометацией считается сам факт ухода человека с доступом, независимо от того, забрал он что-то или нет. Сдача токена ситуацию не закрывает: если работник год пользовался ключом руководителя и знал пин-код, отзывать нужно ключ руководителя.
Единственное юридически значимое действие — отзыв сертификата. По части 7 статьи 14 63-ФЗ информация о прекращении действия сертификата вносится удостоверяющим центром в реестр в течение двенадцати часов с момента наступления обстоятельств либо с момента, когда центру стало известно о них, и действие сертификата прекращается с момента внесения записи. Между заявкой и фактическим прекращением есть окно, в которое подпись формально жива, поэтому доступы в системах закрываются параллельно с отзывом, а не после него.
Полезно знать: при увольнении отзыв сертификата инициирует сам владелец подписи, подав заявку в удостоверяющий центр, после чего сертификат блокируется в течение нескольких минут. Дополнительно отзываются выданные работнику машиночитаемые доверенности.
Важный нюанс из практики: третий пункт чек-листа увольнения — проверить, не знал ли увольняемый пин-кодов от чужих ключей. Он же самый неудобный и самый частый: если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, перевыпускать придётся подпись директора, а не только сдать носитель бухгалтера. В практике Добыто отзыв подписи стоит в чек-листе увольнения на том же уровне, что и закрытие доступов к системам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибки, которые превращают увольнение в восстановление на работе
Первая ошибка — подписать приказ об увольнении электронной подписью и разослать его в системе. Документ, оформленный вопреки части 3 статьи 22.1 ТК РФ, не подтверждает ознакомление работника, а инспектор ГИТ фиксирует нарушение порядка оформления прекращения трудового договора. Санкция по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию; при повторном нарушении суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на организацию.
Вторая ошибка дороже административного штрафа. Восстановление работника на работе означает выплату среднего заработка за всё время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда и судебные расходы, а при бумажной трудовой книжке — ещё и внесение записи о признании увольнения незаконным. Проигрывают при этом не из-за электронной формы: электронный документ признан письменным доказательством, а дефекты обнаруживаются в процедуре.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень документов уже не работают. Если в вашем локальном акте не описан порядок идентификации при подписании, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Лайфхак: журнал подписания смотрят до начала спора, а не после. Сверку выгрузки по конкретному работнику имеет смысл делать перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Когда электронное оформление увольнения не подходит
КЭДО не закрывает задачу, если в компании нет утверждённого положения о кадровом электронном документообороте, перечня документов и категорий работников, порядка создания личного кабинета и порядка подписания. До этого момента любой электронный кадровый документ доказывается не сам по себе, а через отсутствующее основание.
Второй случай — работник не давал письменного согласия на взаимодействие в электронном виде. Статья 22.2 ТК РФ требует такого согласия от каждого; исключение сделано для тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа на эту дату. Без согласия электронные документы и электронная подпись во взаимодействии с конкретным работником не применяются, а перевод его в систему становится самостоятельным нарушением.
Третий случай специфичен для увольнений. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска: суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. Если работник получил доступ неделю назад, значимое действие подтверждается вне системы: бумажным заявлением, разговором с фиксацией, уточнением причин увольнения.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Проверить готовность к дню расчёта проще всего по короткому списку: утверждено ли положение о КЭДО и приказ о его введении, есть ли письменное согласие конкретного работника и соглашение об использовании УНЭП, зафиксирована ли дата выдачи ему ключа, описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, выгружается ли журнал действий по спорному документу, назначен ли ответственный за трудовые книжки. Шесть позиций закрывают ту доказательную базу, которую суды разбирают в спорах об электронном увольнении.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» лимит в 25 сотрудников закрывает малую компанию, на «Бизнесе» действует минимальный порог оплаты, а перевод между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав функций и условия перехода опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для расчёта под конкретную численность и под сценарий с увольнениями удалённых сотрудников считается не только абонентская плата, но и стоимость выпуска УКЭП у партнёрских удостоверяющих центров: подписи ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются бесплатно на любом тарифе.
Выводы
Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним закон оставляет на бумаге, поэтому день окончательного расчёта всегда остаётся гибридным: электронно проходят заявление, уведомления и дополнительные соглашения, физически — Т-8, трудовая книжка и роспись работника. Вид подписи определяется не привычкой компании, а статьёй 22.3 ТК РФ: заявление об увольнении работник подписывает УКЭП или УНЭП, простая подпись для него закрыта. Проигрывают споры не из-за электронной формы, а из-за момента выдачи ключа, отсутствия порядка идентификации и неотозванного сертификата.
Мы в Добыто настраиваем типы документов и маршруты так, чтобы допустимая подпись была привязана к документу, а журнал действий выгружался по каждому увольнению вместе с пакетом для проверки. Это та часть работы, которую кадровику иначе приходится держать в голове в последний рабочий день сотрудника.
Частые вопросы
Можно ли ознакомить работника с приказом об увольнении по электронной почте?
Нет. Акт об ознакомлении с приказом об увольнении входит в исключения части 3 статьи 22.1 ТК РФ и оформляется на бумаге. Практика, при которой суд принимал направленные по служебной почте документы, строилась на двух условиях: обмен был системным и устойчивым, а порядок такого обмена закреплён локальным актом. Для приказа об увольнении это не работает: запрет установлен прямой нормой, а не толкованием.
В чём измеряется УКЭП и как её считают при тарификации?
Единицей учёта служит сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный конкретному человеку: одна подпись — один владелец, передача носителя другому сотруднику считается компрометацией. В тарифах КЭДО счёт идёт по-другому, за сотрудника в месяц: от 30 ₽ на тарифе «Старт» и от 50 ₽ на тарифе «Бизнес». Подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры.
Нужно ли отдельное соглашение об УНЭП, если у нас утверждено положение о КЭДО?
Да. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу статьи 6 63-ФЗ, а для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает из соглашения между участниками электронного взаимодействия. В спорах суды проверяют именно связку: положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, соглашение с работником об использовании неквалифицированной подписи, порядок её проверки.
Действует ли подпись работника после того, как он уволился?
Сертификат действует до внесения записи о прекращении в реестр удостоверяющего центра, а не до даты увольнения. По части 7 статьи 14 63-ФЗ запись вносится в течение двенадцати часов с момента, когда центру стало известно об обстоятельствах. До этого документы, подписанные ключом бывшего работника, считаются подписанными им.
Что делать, если работник в последний день не пришёл за трудовой книжкой?
Направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте: со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Расчёт при этом выплачивается не позднее следующего дня после предъявления работником требования о расчёте по статье 140 ТК РФ.
Можно ли передать ключ директора кадровику, чтобы он подписывал кадровые документы?
Нет. Передача носителя и пин-кода третьим лицам, включая коллег и руководителя, входит в перечень событий компрометации ключа. Право подписи передаётся приказом о делегировании с перечнем документов и сроком действия, а полномочия представителя вовне подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Подписанное чужим ключом юридически считается подписанным владельцем сертификата.
