Приказ о переходе на КЭДО: что учесть и образец 2026

Приказ о переходе на КЭДО — это локальный нормативный акт о введении электронного документооборота, и статья 22.2 ТК РФ задаёт для него закрытый минимум сведений: информационная система, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников, срок уведомления работников и дата введения КЭДО не ранее дня истечения этого срока. Принимается акт с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ. Второй документ, ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота, оформляют отдельным приказом или утверждают им положение о КЭДО. Главное различие, от которого зависит объём работы: для дистанционных работников письменное согласие не собирают и порядок обмена берут из главы 49.1 ТК РФ, для остальных приказ работает только в связке с уведомлением и письменным согласием каждого.

Разберём каждый обязательный пункт приказа, покажем формулировки, из-за которых электронные документы приходится переоформлять, и объясним, чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП применительно к конкретным кадровым документам. Отдельно рассмотрим, кого приказ не касается вовсе: исполнителей по договорам ГПХ, самозанятых и работников без трудового стажа на 31 декабря 2021 года. Сценарная таблица по категориям персонала, чек-лист подготовки, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите приказ о введении КЭДО под свою организацию: конструктор подставит ссылки на статьи 22.1-22.3 ТК РФ, выбранные виды подписи и ответственного, и отдаст готовый файл в формате .docx.

Приказ о введении КЭДО и положение о КЭДО: почему документов два

Статья 22.2 ТК РФ описывает не один, а два локальных нормативных акта. Первый вводит электронный документооборот и отвечает на вопрос «где и с кем». Второй описывает процедуру и отвечает на вопрос «как именно». Их можно свести в один документ, если содержательно он закрывает оба перечня сведений, но на практике удобнее разделить: приказ о введении КЭДО получается коротким и издаётся один раз, а положение о КЭДО меняется чаще, потому что в нём живут сроки подписания, маршруты и исключительные случаи работы на бумаге.

Оба акта принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ. Если профсоюза в организации нет, процедура учёта мнения не проводится, но в преамбулу приказа это лучше вынести отдельной строкой: проверяющему будет видно, почему в деле нет мотивированного мнения.

Третья строка таблицы формально в статье 22.2 не названа, но без неё приказ о переходе на КЭДО повисает: система требует конкретного подписанта, а сертификат электронной подписи выпущен на конкретное физическое лицо.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разделять два акта или сводить их в один — вопрос удобства, а не законности. Важно, чтобы содержательно были закрыты оба перечня сведений и чтобы это было зафиксировано в документе, который можно предъявить. Проверьте свой проект приказа по шести пунктам статьи 22.2 буквально по строкам: чаще всего теряется порядок доступа к информационной системе и дата введения КЭДО».

Шаблоны приказа, положения и согласий для перехода на КЭДО

Комплект собран в той последовательности, в которой документы подписываются; начинать имеет смысл с приказа о введении КЭДО.

Обязательные пункты приказа о переходе на КЭДО

Шесть сведений из статьи 22.2 ТК РФ выглядят простым списком, но каждое из них делопроизводитель заполняет по-разному в зависимости от того, как устроена компания.

1. Информационная система. Указывается точное наименование системы и её оператор. Работодатель вправе выбрать коммерческий сервис или вести КЭДО на портале «Работа России». Если систем две, например учётная система и сервис подписания, в приказе называют обе и разграничивают, что происходит в каждой.
2. Порядок доступа к информационной системе работодателя. Пункт заполняется при необходимости: если вход идёт через корпоративную учётную запись, через единую систему идентификации и аутентификации или по логину и паролю, это описывается здесь. Тут же указывают, кто заводит и блокирует учётные записи.
3. Перечень электронных документов. Либо закрытый список в тексте приказа, либо приложение к нему. Четыре группы документов в перечень не попадают никогда: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
4. Перечень категорий работников. КЭДО можно ввести не для всех сразу: по подразделению, по должностям, по географии. Ограничение перечня категорий — легальный способ запустить пилот, не переписывая приказ через месяц.
5. Срок уведомления работников. Считается от даты издания приказа. Срок задаёт работодатель, но он должен быть реальным для рассылки и сбора подписей на уведомлениях.
6. Дата введения КЭДО. Она не может быть раньше дня истечения срока уведомления. Это единственная жёсткая арифметика в приказе, и именно на ней чаще всего спотыкаются, когда дату ставят «с 1 числа» по привычке.

Отдельный вопрос делопроизводителя — что делать с работниками, которые согласие не дали. Отсутствие согласия признаётся отказом от взаимодействия через КЭДО и не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. При этом право дать согласие позже за работником сохраняется, поэтому в приказе полезно сразу описать, как оформляется присоединение к КЭДО в течение года. Порядок перехода и позицию ведомства удобно сверять по материалам об электронном документообороте в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда России.

Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах со штатом из одного специалиста по кадрам и ростом численности примерно на 30% за год перешла на КЭДО за 3 месяца. Больше всего времени заняли не приказ и не положение, а сбор согласий и отработка возражений: сотрудники опасались платности подписи и потери документов при закрытии подрядчика. Приказ и положение были готовы за первые две недели проекта.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: какой вид подписи вписать в приказ

Виды электронной подписи в приказе называют прямо, потому что статья 22.3 ТК РФ разводит их по конкретным документам, а не оставляет на усмотрение работодателя. Разница между ними не в «типе подписки» и не в единицах измерения: у электронной подписи нет ни того, ни другого. Есть вид подписи, определённый 63-ФЗ, и срок действия сертификата, по истечении которого подпись перевыпускают.

ПЭП — простая электронная подпись. Она подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и учётные записи, но сама по себе не гарантирует неизменность документа. В КЭДО работник использует ПЭП либо в информационной системе работодателя, если система позволяет достоверно определить подписанта, либо через единую систему идентификации и аутентификации на Госуслугах.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она создаётся криптографическим преобразованием и уже позволяет обнаружить изменение документа после подписания. Для работника УНЭП можно бесплатно выпустить в мобильном приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг: правила формирования и использования такой подписи установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.

УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Отличается тем, что сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, и она признаётся по умолчанию, без отдельного соглашения сторон. Именно поэтому УКЭП обязательна для работодателя на самых значимых документах.

Таблица ниже собрана по статье 22.3 ТК РФ и показывает, какие сочетания подписей допустимы для конкретных документов.

Работодателю в любом случае нужна УКЭП, а работнику для полного покрытия процессов достаточно УНЭП. Связка «УКЭП у работодателя плюс УНЭП у работника» закрывает весь перечень допустимых документов и снимает вопрос о соглашении про признание ПЭП.

Если вы всё же оставляете работникам ПЭП или УНЭП, отдельным документом оформляется соглашение об их использовании. Такое соглашение обязано описывать порядок проверки электронной подписи. При работе только на УКЭП соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся в силу закона.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, это прямо записано в главе об электронном документообороте. Поэтому фраза «сотрудник приобретает подпись самостоятельно» в приказе недопустима. Проверьте формулировку по своему проекту: если она там есть, её нужно убрать до подписания приказа, а не после первой жалобы».

Формулировки, из-за которых приказ приходится переписывать

Шесть ошибок повторяются в проектах приказов чаще остального. Каждая из них выглядит безобидно на этапе согласования и всплывает через несколько месяцев.

• Дата введения КЭДО раньше окончания срока уведомления. Так делают, чтобы стартовать с начала месяца. В результате документы, подписанные в промежутке, оформлены до законной даты введения электронного документооборота.
• Перечень документов через формулировку «все кадровые документы». Мотив понятен: не хочется переписывать приложение. Но четыре исключения такая формулировка не снимает, а перечень категорий работников становится неопределённым.
• Информационная система названа обобщённо, «сервис электронного документооборота». При смене подрядчика кажется удобным. При споре невозможно установить, в какой именно системе сформирован документ и кто её оператор.
• Виды подписи не разведены по документам. Приказ разрешает подписывать «электронной подписью», а система по умолчанию выдаёт работникам ПЭП. Трудовой договор, подписанный ПЭП со стороны работника, статье 22.3 ТК РФ не соответствует.
• Нет ответственного за КЭДО и делегирования права подписи. Экономия на отдельном приказе оборачивается тем, что кадровые документы подписаны сертификатом руководителя, которым фактически пользуется другой сотрудник.
• Не описаны исключительные случаи оформления на бумаге. Их относят ко второму ЛНА и забывают. При сбое связи или отсутствии подписи у работника оформлять документ становится нечем.

Цена ошибки складывается из штрафа и восстановления документооборота. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Если инспекция квалифицирует ситуацию как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи, диапазон для юридического лица составляет от 50 000 до 100 000 рублей. К этому добавляется восстановление документооборота: переподписать пачку приказов за прошлый период задним числом нельзя, система фиксирует фактическую дату и время подписания.

В практике Добыто чаще всего правится именно четвёртый пункт: HR-специалисты и делопроизводители пишут «электронная подпись» одной строкой, а разводить виды подписи по документам приходится уже после первой партии подписанных договоров.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что об этом думает ГИТ: Роструд утвердил формы проверочных листов, в которых трудовой договор, заключённый в электронной форме, и трудовой договор на бумаге приравнены. Нарушением считается не сам электронный формат, а несоблюдение процедуры перехода: отсутствие ЛНА, уведомления или согласия.

Что проверить до подписания приказа о переходе на КЭДО

Приказ издаётся не первым действием. До его подписания закрываются пять вопросов, каждый из которых меняет текст документа.

1. Выбрана ли информационная система и известен ли её оператор. Название и реквизиты оператора идут в приказ дословно.
2. Есть ли у организации УКЭП и на кого выпущен сертификат. От этого зависит, нужен ли отдельный приказ о делегировании права подписи.
3. Какие документы реально массовые. Отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА дают основной объём, и именно с них имеет смысл начинать перечень.
4. Какие подразделения входят в первую волну. Перечень категорий работников в приказе формулируется под пилот, а не под всю компанию.
5. Как устроена учётная система и есть ли для неё готовый коннектор. Готовый модуль интеграции устанавливается примерно за час, разработка через API занимает от 2 дней до 2 месяцев, и этот срок влияет на дату введения КЭДО в приказе.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Настраиваться стоит минимум на три месяца работы, и основное время уходит не на документы, а на людей: уведомления, согласия, объяснения. Приказ и положение готовятся за пару недель, а сбор согласий по большому штату идёт дольше и зависит от численности. Поставьте в приказе срок уведомления с запасом, чтобы не переносить дату введения КЭДО».

Как издать приказ о переходе на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте решение о введении КЭДО и определите информационную систему, перечень документов, перечень категорий работников и предполагаемую дату старта.
2. Шаг 2. Подготовьте проект приказа о введении электронного документооборота с шестью обязательными сведениями статьи 22.2 ТК РФ и приложением-перечнем документов.
3. Шаг 3. Подготовьте положение о КЭДО: сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени, периодичность, порядок инструктажа, исключительные случаи оформления на бумаге.
4. Шаг 4. Направьте проекты в выборный орган первичной профсоюзной организации и получите мотивированное мнение по статье 372 ТК РФ. Если профсоюза нет, зафиксируйте это в преамбуле приказа.
5. Шаг 5. Подпишите приказ, зарегистрируйте его и издайте отдельный приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
6. Шаг 6. Уведомите каждого работника в срок, установленный приказом, и соберите письменные согласия. Отказ фиксируйте письменно и храните вместе с уведомлением.
7. Шаг 7. С даты введения КЭДО выпустите работникам подписи, ознакомьте их с положением о КЭДО через систему и запустите первую группу документов.

В практике Добыто перечень категорий работников в приказе почти всегда сначала описывают через одно подразделение: пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки маршрутов до того, как в систему заходит весь штат.

Кого приказ о переходе на КЭДО не касается

Приказ не универсальный документ, и часть персонала он не покрывает по разным основаниям. Разводить эти категории нужно до подписания, иначе кадровая служба собирает согласия там, где они не требуются, и не собирает там, где они обязательны.

Дистанционных работников чаще всего пытаются загнать в общий приказ, и это лишняя работа. Порядок обмена электронными документами с ними появился в ТК РФ раньше, чем статьи 22.1-22.3, и живёт по своим правилам: режим мягче, отдельного согласия на КЭДО не требуется, а условия обмена закрепляются в ЛНА о дистанционной работе или прямо в трудовом договоре.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Два потока лучше не смешивать: правила КЭДО не распространяются на дистанционных работников автоматически, а для исполнителей по ГПХ и самозанятых нормы трудового законодательства об электронном документообороте вообще не применяются, там нужно соглашение об ЭДО с контрагентом. Перед подписанием приказа выпишите три списка сотрудников по этим основаниям и сверьте их со штатным расписанием».

Мы закладываем в положение о КЭДО отдельный пункт о том, что часть документов по конкретным сотрудникам может оформляться на бумаге. Это снимает вопрос при проверке и не заставляет кадровую службу останавливать процесс из-за одного работника без подписи.

Стоимость перехода на КЭДО и сроки подключения в 2026 году

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Тарифы ДОБЫТО КЭДО на дату публикации выглядят так.

На итоговую сумму влияет численность и то, какой вид подписи вы закрепили в приказе: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры и считается отдельно. Действующие условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому запуск пилотной группы не заставляет сразу оплачивать весь штат.

Выводы

Приказ о переходе на КЭДО держится на шести сведениях статьи 22.2 ТК РФ, и три из них проверяются арифметически: срок уведомления, дата введения и перечень категорий работников. Виды подписи разводятся по документам заранее, иначе трудовой договор рискует оказаться подписанным не тем видом подписи. Дистанционные работники, исполнители по ГПХ и сотрудники без стажа на 31 декабря 2021 года выводятся из общего порядка отдельными списками ещё до подписания приказа.

Мы в Добыто ведём переход целиком: от проекта приказа и положения о КЭДО до выпуска подписей сотрудникам и настройки маршрутов согласования под конкретную оргструктуру. Пилотная группа перед раскаткой на всю компанию остаётся тем шагом, который экономит кадровой службе больше всего времени.

Частые вопросы о приказе о переходе на КЭДО

Нужно ли учитывать мнение профсоюза, если его в организации нет

Процедура по статье 372 ТК РФ проводится только при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации. Если такого органа нет, приказ принимается без мотивированного мнения, но факт отсутствия профсоюза стоит зафиксировать в преамбуле приказа или в отдельной служебной записке. Иначе при проверке инспектор увидит ссылку на статью 372 без приложенного мнения и запросит пояснения.

Можно ли ввести КЭДО только в одном филиале или подразделении

Да. Статья 22.2 ТК РФ прямо требует указывать перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, и не ограничивает работодателя в том, как этот перечень сформирован: по подразделению, по должностям или по географии. Расширение перечня оформляется изменением приказа с повторным уведомлением новых категорий и сбором согласий.

Нужно ли переиздавать приказ при смене информационной системы

Да, потому что сведения об информационной системе входят в обязательный состав локального акта. Смена оператора или переход с портала «Работа России» на коммерческий сервис оформляется изменением приказа. Работников уведомляют повторно, а ранее подписанные документы остаются действительными: они сформированы в системе, которая была указана на дату подписания.

Обязан ли работодатель выдать бумажный экземпляр документа после перехода на КЭДО

По письменному заявлению работника работодатель безвозмездно выдаёт заверенный надлежащим образом документ, связанный с работой, на бумажном носителе. Общий срок выдачи таких документов — три рабочих дня со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ. Отказ со ссылкой на то, что компания перешла на электронный документооборот, неправомерен.

Кто оплачивает электронную подпись работника

Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Это относится и к выпуску подписи в системе работодателя, и к её перевыпуску при истечении срока действия сертификата. УНЭП в мобильном приложении Госключ выдаётся гражданам России бесплатно по подтверждённой учётной записи Госуслуг, поэтому этот вариант часто закрывает вопрос расходов на массовый штат.

Что делать, если работник отказался от КЭДО, а через полгода передумал

Отсутствие согласия признаётся отказом, но право дать согласие впоследствии за работником сохраняется. Отдельный приказ для этого не нужен: работник подаёт письменное согласие, кадровая служба подключает его к системе и обеспечивает выпуск подписи. Порядок такого присоединения удобно заранее описать в положении о КЭДО, чтобы не возвращаться к вопросу с каждым сотрудником индивидуально.

Можно ли одновременно вести часть документов в электронном виде, а часть на бумаге

Да. Смешанный порядок нарушением не является, если исключительные случаи оформления на бумаге описаны в локальном акте о порядке осуществления электронного документооборота. Туда обычно включают недоступность информационной системы, отсутствие у работника действующей подписи и ситуации, когда документ по закону оформляется только на бумаге: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда и трудовая книжка.