Положение о КЭДО: какие подписи прописать в 2026 году

Положение о КЭДО задает три обязательных блока: информационную систему, категории работников и перечень документов, которые ведутся электронно без дублирования на бумаге. Раздел о подписи в этом локальном нормативном акте устаревает первым. Статья 22.3 ТК РФ дает работнику три варианта — УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, а работодателю по закрытому перечню документов оставляет только УКЭП. Различие, которое определяет формулировки: под УНЭП информационной системы работодателя нужно отдельное соглашение с работником, под УНЭП Госключа соглашение не требуется. Это два разных пункта положения, и подменять один другим нельзя.

Разберем, какие пункты переписываются под каждый вид подписи, где ПЭП допустима, а где она обесценивает документ, и как описать поведение системы при истекшем сертификате и недоступной инфраструктуре. Покажем формулировки, из-за которых инспектор и суд читают документ иначе, чем задумывал работодатель. Сравнительная таблица подписей со стоимостью владения, сценарная таблица бумажных исключений, чек-лист аудита положения, образцы приказов и соглашений, тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Готовый текст положения о ведении КЭДО в формате .docx — основа, в которую останется внести разделы о видах подписи под вашу конфигурацию.

Какие разделы положения о КЭДО отвечают за электронную подпись

Часть 3 статьи 22.2 ТК РФ задает минимальный состав локального нормативного акта: сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категории работников, срок уведомления работников и дата введения электронного документооборота. Отдельным абзацем закон разрешает работодателю утвердить исключительные случаи, при которых документы все же оформляются на бумаге. Подпись прямо в этом перечне не названа, но она проходит через четыре пункта из шести: без указания видов подписи невозможно описать ни порядок доступа, ни перечень документов, ни бумажные исключения.

Требования к самой системе сформулированы функционально. Она должна обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами. Первые два пункта закрываются практически любым сервисом. Третий проверяют реже всего, а именно он всплывает в споре: в маршруте должно быть видно, что работник открыл документ, и когда именно. Если положение описывает подписание, но молчит о фиксации получения, ЛНА не подтверждает то, что происходит в системе.

Локальных актов может быть один или два. Допустимо принять отдельный акт о введении КЭДО и отдельный регламент порядка ведения, а можно свести все в один комплексный документ. Противоречия здесь нет, важно только, чтобы по содержанию оба варианта закрывали требования Трудового кодекса. В практике Добыто чаще работает связка из одного положения и приложений к нему: приложение с перечнем документов и приложение с матрицей подписей по ролям меняются без переутверждения основного текста.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая частая правка, которую мы просим внести в готовое положение, — вынести перечень документов и виды подписи в приложения. Основной текст ЛНА тогда живет годами, а меняется только приложение, которое утверждается отдельным приказом. Проверьте, как это устроено у вас: если вид подписи вшит в тело положения, каждая смена подписи потребует нового ознакомления всего штата.»

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая попадает в текст положения

Три вида подписи различаются не уровнем надежности в бытовом смысле, а тем, что именно они доказывают и что требуется для их признания. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определенным лицом через коды и пароли: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП. УНЭП дополнительно фиксирует, что документ не изменялся после подписания, и создается средствами криптографического преобразования. УКЭП отличается от УНЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром на сертифицированных средствах и по умолчанию равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений.

Чем ПЭП отличается от УНЭП в кадровых документах

Практическая граница проходит по доказуемости на длительном сроке. ПЭП не содержит криптографической привязки к содержанию файла, поэтому через три года подтвердить неизменность подписанного ей документа нечем, кроме логов системы. Для документов из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ ПЭП не подходит вовсе. Отдельная сложность возникает у схемы с подписанием ПЭП на портале «Работа в России»: работник уходит из личного кабинета КЭДО в чужой интерфейс, вспоминает отдельный пароль, а компания получает лишнюю точку интеграции. Обязанности использовать этот портал для подписания нет.

Чем УНЭП отличается от УКЭП

УНЭП признается равнозначной собственноручной подписи только при выполнении условия: стороны согласовали порядок ее проверки. Для УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя, таким условием служит соглашение с работником. Для УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, условие закрыто нормой части 2 статьи 22.3 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152 — отдельное соглашение с работником подписывать не нужно. УКЭП работает без соглашений в любом сценарии, но стоит дороже и требует ежегодного перевыпуска.

Столбец применимости объясняет, почему массовое КЭДО на ПЭП не собирается: две трети кадрового документооборота такой подписью просто не закрываются. Столбец платы объясняет второй перекос — компании годами платят за коммерческую УНЭП там, где государственная инфраструктура доступна бесплатно. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому строка расходов на подписи в бюджете проекта чаще всего сводится к УКЭП руководителя.

Закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ: где УКЭП обязательна

Статья 22.3 ТК РФ называет конкретные документы, при работе с которыми выбор подписи ограничен. Это трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания. По этому перечню работодатель подписывает только УКЭП. Работник вправе выбрать УКЭП, УНЭП с согласованным порядком проверки или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства.

Все, что за пределами перечня, работодатель и работник могут подписывать УНЭП. Положение о КЭДО должно разделять эти два режима явно, а не общей фразой «документы подписываются усиленной электронной подписью». Формулировка без разделения читается инспектором как допущение подписать трудовой договор со стороны компании неквалифицированной подписью, чего закон не позволяет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Последняя строка таблицы обычно и вызывает спор при согласовании ЛНА: перечень документов в положении нередко пишут через формулу «все кадровые документы», а четыре исключения остаются за скобками и всплывают на проверке.

Образцы кадровых документов для актуализации ЛНА о КЭДО

Комплект собран под задачу обновления положения: начните с приказа об утверждении новой редакции, дальше идут документы, на которые положение ссылается.

УНЭП информационной системы и УНЭП Госключа: две разные формулировки

Разница в тексте положения выглядит так. Для УНЭП, выпускаемой в системе работодателя, ЛНА описывает порядок проверки подписи и отсылает к соглашению с работником, а само соглашение подписывается отдельно и хранится в личном деле. Для УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, положение фиксирует сам факт применения такой подписи и ссылается на норму, а соглашение не оформляется. Если компания использует оба канала, в положении нужны оба пункта, и работник должен понимать, какой из них применяется к его документам.

Государственная инфраструктура за последние два года сняла часть барьеров, из-за которых ее раньше не закладывали в ЛНА. Госключ встроен в приложение Госуслуг с 6 августа 2025 года, поэтому ставить отдельное приложение не обязательно. С февраля 2026 года в Госключе работает вход по отпечатку пальца или изображению лица. Подписание доступно и через национальный мессенджер МАХ — с 26 февраля 2026 года. На 15 апреля 2026 года через Госключ подписано около 50,4 млн документов против 24,0 млн годом ранее, из них примерно 37,3 млн приходится на УНЭП.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП из инфраструктуры электронного правительства снимает с юриста целый пласт работы: не нужно готовить, подписывать и хранить соглашение об использовании подписи по каждому работнику. Но это не значит, что раздел положения становится короче. В нем должно быть написано, что подпись выдается в инфраструктуре электронного правительства, а не в системе работодателя, иначе логика проверки подписи описана неверно.»

Кейс из практики: компания на 1100 сотрудников с распределенными подразделениями перевела кадровые документы на подписание через Госключ. Документооборот по одному процессу занимает 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год. Основная правка в ЛНА при таком переходе — исключение пунктов про соглашение об использовании УНЭП, которое перестает быть нужным.

Как переписать раздел о подписи в положении о КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите из действующего положения все упоминания подписи и отметьте, где стоит родовая формулировка «усиленная электронная подпись» без указания вида.
2. Шаг 2. Разнесите перечень документов на две группы: закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ с обязательной УКЭП работодателя и остальные документы, где допустима УНЭП.
3. Шаг 3. Определите источник подписи работника отдельно для каждой группы: УНЭП информационной системы работодателя, УНЭП Госключа или УКЭП. Для первого варианта в ЛНА остается пункт про соглашение о порядке проверки, для второго он удаляется.
4. Шаг 4. Опишите порядок выдачи, замены и отзыва сертификата, назначьте ответственного за ведение реестра сертификатов и делегирование права подписи со стороны работодателя.
5. Шаг 5. Пропишите поведение сторон при истекшем сертификате, отзыве сертификата и недоступности инфраструктуры, опираясь на абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ об исключительных случаях оформления документов на бумаге.
6. Шаг 6. Утвердите новую редакцию приказом и ознакомьте работников тем способом, который положение само и предусматривает: электронно для тех, кто уже перешел на КЭДО, на бумаге для остальных.

Срок действия сертификата, сбои и бумажные исключения

Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об окончании срока приходит трижды: за 30 календарных дней пуш-уведомлением, если они включены, за 14 календарных дней на Госуслуги и за 7 календарных дней в приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП после истечения занимает несколько минут, поэтому вести отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы обычно избыточно: работник увидит статус в момент подписания. Положению достаточно зафиксировать, что перевыпуск сертификата — обязанность работника, а расходы на получение подписи несет работодатель.

Обезличенный сертификат УКЭП, который организация использует для серверного подписания, ведет себя иначе. Он выпускается только при личном визите в ФНС и перевыпускается ежегодно. Несколько организаций одной группы компаний, работающих в общей информационной системе, вправе использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат. Этот сценарий стоит описать в положении каждой компании группы, иначе внутренний аудит будет каждый раз задавать вопрос об основании.

Отдельный параметр, который редко попадает в ЛНА, — срок ответа работника. Документ, направленный в Госключ, может быть подписан не позднее 24 часов. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока, дальше сценарий выбирает компания: автоматическая повторная отправка, звонок специалиста по кадрам или комбинация. Если этот сценарий не описан, кадровая служба каждый раз действует по обстоятельствам, а работник считает, что документ до него не дошел. Мы закладываем этот пункт в положение на этапе пилотной группы: за первые две недели становится видно, какая доля работников не укладывается в сутки, и повторная отправка настраивается под реальную цифру, а не под предположение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Строка про дистанционных работников закрывает частый спор при согласовании ЛНА. Обмен электронными документами с дистанционными работниками регулируется отдельной главой Трудового кодекса, порядок может быть закреплен в трудовом договоре или отдельном локальном акте и не обязан повторять общий порядок КЭДО.

Форматы, метки времени и хранение подписанных документов

С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов, утвержденные приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н. Электронный кадровый документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений, файлов электронной подписи и описания документа по установленной XML-схеме. Актуальные схемы, эталонный пример описания и рекомендации по его формированию Минтруд публикует в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, там же работает сервис проверки готовых документов. Положение о КЭДО должно ссылаться на этот приказ, а не описывать форматы своими словами.

Подпись возвращается отдельным файлом. Госключ не вносит изменений в направленные документы: он формирует открепленный файл подписи для каждого файла пакета, а в одном пакете можно отправить до 50 файлов, включая PDF и XML. Штамп визуализации подписи Госключ не добавляет. Система КЭДО вправе сформировать печатную версию со штампом, но проверку целостности проходит именно версия без штампа, и подменять одно другим в положении нельзя.

Обязанность обеспечить архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Сроки те же, что и для бумаги: пять лет для графиков отпусков и табелей, 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, постоянное хранение для штатных расписаний и ЛНА. Инструмент подписания архивом не является, поэтому раздел о хранении в положении описывает вашу систему, а не приложение, которым работник подписал документ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о подлинности электронного кадрового документа выигрывает не тот, у кого красивее штамп на печатной версии, а тот, кто может предъявить исходный файл, открепленную подпись и метку времени. Проверьте, выгружает ли ваша система эту тройку одним комплектом: если выгружается только PDF со штампом, доказательства у вас нет.»

Типичные ошибки в положениях о КЭДО и во что они обходятся

Первая ошибка — родовая формулировка вида подписи. Компания пишет «документы подписываются усиленной электронной подписью», считая, что так текст переживет любые изменения. На практике из такого положения нельзя понять, какая подпись применяется к трудовому договору со стороны работодателя, и подписание неквалифицированной подписью формально не запрещено самим ЛНА. Цена ошибки складывается не из штрафа, а из переоформления: договор, подписанный не той подписью, придется перезаключать, а работник за это время может уволиться или отказаться подписывать документ задним числом.

Вторая ошибка — молчание о бумажных исключениях. Положение описывает только электронный контур, а при недоступности инфраструктуры кадровая служба оформляет документы на бумаге без основания в ЛНА. Расхождение фактического порядка с локальным актом инспектор фиксирует быстрее, чем любую техническую деталь.

Третья ошибка — перенос коммерческой УНЭП на все категории работников без пересчета стоимости. При тарифе около 500 рублей в год за сотрудника штат в 2000 человек стоит миллион рублей ежегодно за то, что государственная инфраструктура дает бесплатно. Пересмотр этого пункта окупает всю работу по актуализации положения.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Локальный акт проверяют не на красоту формулировок, а на совпадение с реальностью. Возьмите одно подписанное дело из системы и пройдите по нему пункт за пунктом: тот ли вид подписи, тот ли ответственный, тот ли срок уведомления. Если хотя бы один пункт не совпал, правится не система, а положение, и наоборот, но расхождение не оставляют.»

Важный нюанс из практики: отдельная категория работников, которую забывают в положении, — руководитель организации. Он подписывает документы квалифицированной подписью юридического лица и не выступает работником в отношениях с собственной компанией, поэтому его сценарий подписания описывается через делегирование права подписи и приказ об ответственном за КЭДО, а не через общий раздел о подписи работника.

Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов, и в них электронный кадровый документ прямо приравнен к бумажному. Само по себе ведение документов в электронном виде нарушением не считается, вопросы возникают к расхождению между тем, что написано в положении, и тем, что происходит в системе.

Когда актуализировать положение о КЭДО не нужно

Смена вендора системы при сохранении видов подписи и перечня документов правки в положение не требует, если ЛНА описывает систему через ее функции, а не через торговое наименование. Не требует переутверждения и переход работников на новые сертификаты в рамках того же вида подписи. Если компания вообще не перешла на КЭДО и ведет кадровый учет на бумаге, положение писать преждевременно: на 2026 год КЭДО остается правом, а не обязанностью работодателя, и нормативных актов, вводящих обязательность, не принято.

Чек-лист аудита положения перед утверждением новой редакции

1. Названа ли информационная система и описан ли порядок доступа к ней.
2. Разделен ли перечень документов на закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ и остальные документы.
3. Указан ли вид подписи отдельно для работодателя и для работника по каждой группе документов.
4. Есть ли пункт про соглашение о порядке проверки УНЭП — и нужен ли он вам вообще при использовании Госключа.
5. Перечислены ли четыре документа, которые остаются на бумаге, и названа ли бумажная форма согласия на КЭДО.
6. Описаны ли исключительные случаи оформления на бумаге по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
7. Есть ли раздел о выдаче, перевыпуске и отзыве сертификатов и назначен ли ответственный.
8. Отражены ли форматы по приказу Минтруда № 578н и порядок архивного хранения по части 8 статьи 22.1 ТК РФ.
9. Выделен ли отдельный порядок обмена документами с дистанционными работниками.
10. Совпадает ли текст положения с тем, что фактически настроено в системе.

Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей

Итоговая цена складывается из численности подключенных сотрудников, выбранного тарифа и способа получения подписей: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнеров-удостоверяющих центров.

Разница между тарифами упирается в состав подписей и интеграции: «Старт» закрывает ПЭП и УНЭП, УКЭП появляется на тарифе «Бизнес» вместе с интеграцией с 1С и электронным архивом. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф тоже можно в любое время. Это важно, когда положение о КЭДО актуализируется раньше, чем компания определилась с итоговым перечнем категорий работников.

Выводы

Раздел о подписи в положении о КЭДО перестает работать, когда вид подписи назван родовым словом. Закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП со стороны работодателя, остальные документы допускают УНЭП, а выбор между УНЭП информационной системы и УНЭП из инфраструктуры электронного правительства меняет состав ЛНА: в первом случае нужно соглашение о порядке проверки, во втором нет. Дополнительно положение должно называть форматы по приказу Минтруда № 578н, порядок архивного хранения и исключительные случаи оформления на бумаге.

Мы в Добыто разбираем действующие положения клиентов до перечня пунктов, которые придется переписать, и сопоставляем их с фактическими настройками системы: чаще всего расхождение обнаруживается не в юридической части, а между текстом ЛНА и реальными маршрутами подписания.

Частые вопросы

Можно ли собрать согласие на КЭДО в электронном виде?

На дату публикации согласие работника на переход на КЭДО собирается на бумажном носителе. Логика нормы такая: работник еще не выразил согласия на электронное взаимодействие, поэтому не может выразить его электронно. УКЭП Госключа этот документ подписать не позволяет. Вопрос прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно, но до изменения Трудового кодекса безопаснее оставить бумажную форму и прямо назвать ее в положении.

Нужно ли переутверждать положение при смене вендора системы КЭДО?

Если положение описывает систему через функции — подписание, хранение, фиксация факта получения сторонами — и не содержит торгового наименования продукта, смена вендора правок не требует. Переутверждение понадобится, когда меняется вид подписи, перечень документов, категории работников или порядок доступа к системе. Проверьте формулировку раздела о системе: именно там чаще всего оказывается название конкретного продукта.

Может ли иностранный работник подписывать документы через Госключ?

Иностранное физическое лицо может получить УНЭП из инфраструктуры электронного правительства при двух условиях: подтвержденная учетная запись на Госуслугах и указанные в личном кабинете данные СНИЛС. УКЭП из этой инфраструктуры доступна только гражданам РФ. В положении такие работники выделяются отдельной категорией с указанием доступного им вида подписи.

Что делать, если сертификат работника истек в момент подписания?

Документ останется неподписанным, а работник увидит в приложении сообщение об истечении сертификата. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, после чего документ подписывается повторно. Напоминания приходят заранее: за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 календарных дней на Госуслуги и за 7 календарных дней в приложение. Отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы при таком механизме избыточен.

Обязательно ли интегрировать систему КЭДО с порталом Госуслуг?

Обязательной интеграции с порталом Госуслуг для каждой системы КЭДО нет. Требование возникает в одном сценарии: документы подписывались простой электронной подписью и работник подал заявление о размещении его документов на портале. Обязанности перенаправлять все документы работников в их личные кабинеты на Госуслугах законодательство не устанавливает.

Может ли группа компаний использовать один обезличенный сертификат?

Да. Несколько организаций одной группы, работающих в общей информационной системе, вправе использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат. Обезличенный сертификат получают только при личном визите в ФНС, перевыпуск ежегодный и тоже очный. Основание для такой схемы стоит отразить в положении каждой организации группы.

Нужно ли упоминать машиночитаемую доверенность в положении о КЭДО?

МЧД нужна, когда документы от имени юридического лица подписывает не руководитель, а уполномоченный работник своей квалифицированной подписью физического лица. Единые требования к составу кадровых электронных документов прямо предусматривают файл МЧД в составе пакета. Если право подписи делегируется, положение должно называть и МЧД, и приказ, которым делегирование оформлено.