ПЭП, УНЭП и УКЭП разводит между собой не удобство, а закрытый перечень документов в статье 22.3 ТК РФ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании работник в информационной системе работодателя подписывает только УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства. ПЭП в этом перечне отсутствует, работодатель по тем же документам подписывает УКЭП. Главное различие: документ из перечня статьи 22.3 требует усиленной подписи работника, документ вне перечня в системе работодателя закрывается простой подписью.
Разберём каждую границу отдельно: где ПЭП ещё работает, чем корпоративная УНЭП отличается от УНЭП Госключа и какая подпись остаётся у компании и её единоличного исполнительного органа. Покажем, в какой единице считается подпись, сколько живёт сертификат и что делать, когда он истёк. Сценарная таблица по типам документов, разбор технических сбоев при проверке, стоимость ошибки в выборе подписи и тарифы КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Три вида подписи по 63-ФЗ: что закон реально разграничивает
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» задаёт три вида подписи, и различает он их по двум признакам: как подтверждается личность подписанта и можно ли доказать неизменность документа после подписания. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды, логины и пароли. Усиленные подписи создаются криптографическими средствами, поэтому по ним видно, что документ после подписания не менялся.
Механика подписания у УНЭП и УКЭП идентична. Разница юридическая: УНЭП может выпустить сам работодатель или любой удостоверяющий центр, а УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, средствами, сертифицированными ФСБ России. Из этого следует и разное доверие по умолчанию: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а корпоративная УНЭП становится равнозначной только по письменному соглашению сторон.
Сведём границу в таблицу. Она отвечает на вопрос, который в поиске звучит как «унэп и пэп отличия» и «подпись унэп и укэп разница», а на практике формулируется иначе: можно ли этой подписью закрыть конкретный кадровый документ.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Кто выпускает | Информационная система работодателя, ЕСИА | Работодатель, любой УЦ либо инфраструктура электронного правительства (Госключ) | Только УЦ с аккредитацией Минцифры, УЦ ФНС, УЦ Федерального казначейства |
| Подтверждает неизменность документа | Нет | Да | Да |
| Нужно соглашение сторон | Да, порядок использования закрепляется в ЛНА и соглашении | Корпоративная УНЭП — да; УНЭП инфраструктуры электронного правительства — нет | Нет, равнозначность установлена законом |
| Документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ | Не подходит | Подходит для работника | Подходит для работника и обязательна для работодателя |
| Носитель ключа | Логин, пароль, код из SMS | Токен, облако УЦ или мобильное устройство работника | Токен, облако УЦ, мобильное устройство при выпуске через Госключ |
Из таблицы следует практический вывод: ПЭП перестаёт работать ровно там, где нужно доказать, что подписан именно этот текст, а не другая его версия. Для внутренних заявок, ознакомлений с расчётным листком и служебных записок этого доказательства не требуется, для трудового договора требуется всегда.
Где заканчивается ПЭП: перечень статьи 22.3 ТК РФ
Закрытый перечень из статьи 22.3 ТК РФ — главный рабочий инструмент кадровика при настройке маршрутов. В него входят: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения в любой из этих договоров, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора, ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания. По любому из этих документов работник подписывает УКЭП, корпоративной УНЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства.
Отдельная развилка — портал «Работа в России». Там работник подписывает кадровые документы ПЭП, полученной через подтверждённую учётную запись на Госуслугах, и это законный сценарий, потому что портал дополнительно накладывает на документ усиленную подпись Федеральной службы по труду и занятости. В выгруженном архиве видно и файл подписи работника, и штамп с номером сертификата и сроком его действия. В информационной системе работодателя такого механизма нет, поэтому там ПЭП по перечню статьи 22.3 не проходит.
Внимание: согласие работника на переход на КЭДО на дату публикации собирается на бумаге. Подписать его в электронном виде не позволяет даже УКЭП: сначала нужно получить согласие, и только потом обмениваться документами в цифре. Вопрос прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень статьи 22.3 стоит один раз выписать и повесить рядом с настройками маршрутов в системе. Все споры про подпись начинаются одинаково: документ из перечня ушёл на подписание тем же способом, что и заявка на справку, потому что маршрут собирали по удобству, а не по виду документа. Проверьте, какие типы документов у вас настроены на простую подпись, и уберите оттуда всё, что попадает в перечень.»
Две разные УНЭП, которые нельзя путать
Формулировка «УНЭП» в кадровой практике покрывает два разных объекта. Первый — корпоративная УНЭП, выпущенная работодателем или коммерческим удостоверяющим центром. Она законна, но требует соглашения сторон трудового договора, в котором определён порядок её проверки. Второй — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Такая подпись создаётся только через технологию «Госключ» и соглашения об использовании не требует: доверие к ней вытекает из подтверждённой учётной записи на Госуслугах и сертифицированных ФСБ России средств подписи.
Ещё одна частая путаница касается связки ЕСИА и подписи. Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА. Под УНЭП ЕСИА понимают УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, то есть УНЭП Госключа. Это разные сущности, и при описании порядка подписания в положении о КЭДО их нельзя называть одним термином. Условия выпуска и виды подписи подробно расписаны на странице Госключа на портале Госуслуг, включая требования к учётной записи и способам идентификации.
Масштаб технологии на 15 апреля 2026 года: более 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами, около 50,4 млн подписанных документов, из них примерно 37,3 млн приходится на УНЭП и около 13,0 млн на УКЭП. С КЭДО интегрировано более 1000 организаций из более чем 3200 подключённых компаний.
Полезно знать: иностранный работник может получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и указан СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Как определить, какая подпись нужна под конкретный кадровый документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, можно ли этот документ вообще вести в электронном виде. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, остаются на бумаге по части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
- Шаг 2. Сверьте документ с перечнем статьи 22.3 ТК РФ. Попал в перечень — подпись работника только усиленная.
- Шаг 3. Определите сторону. Работодатель по документам из перечня подписывает УКЭП, работник выбирает между УКЭП, корпоративной УНЭП и УНЭП Госключа.
- Шаг 4. Если выбрана корпоративная УНЭП, проверьте, что с этим работником подписано соглашение об использовании подписи с описанным порядком проверки. Без соглашения такая подпись в споре не работает.
- Шаг 5. Для документов вне перечня решите, достаточно ли ПЭП. Заявки на справки, ознакомления с расчётными листками, служебные записки закрываются простой подписью в информационной системе работодателя.
- Шаг 6. Зафиксируйте принятое решение в положении о ведении КЭДО и в маршрутах согласования, а не в устной договорённости кадровой службы с ИТ.
Подпись работодателя: УКЭП, ЕИО и обезличенный сертификат
Со стороны компании подпись под кадровым документом ставит УКЭП. Единоличный исполнительный орган получает квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС России, и именно этот сертификат становится корнем всех дальнейших полномочий. Дальше есть два рабочих сценария. Первый — делегирование права подписи приказом ответственному сотруднику с его собственной УКЭП. Второй — машиночитаемая доверенность, которую руководитель подписывает своей УКЭП, а сотрудник затем подписывает документы от лица компании в пределах указанных полномочий и срока.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для подписания в информационной системе применяется обезличенный квалифицированный сертификат организации: он же используется при интеграции с Госключом по API. Получить или перевыпустить обезличенный сертификат можно только при личном посещении УЦ ФНС России, дистанционного порядка на дату публикации нет. Группа компаний, работающая в одной информационной системе, вправе использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат на несколько юридических лиц.
В практике Добыто настройка начинается именно с этого узла: пока не решён вопрос, чьей УКЭП подписывается сторона работодателя и как оформлено делегирование, запускать сбор согласий работников бессмысленно.
Полезные шаблоны для разграничения подписей в компании
Комплект закрывает административную часть перехода; начинать стоит с соглашения об использовании ПЭП и УНЭП, потому что именно оно определяет порядок проверки корпоративной подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
В чём измеряется подпись: сертификат, человек, срок
Единица учёта усиленной подписи — сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный на конкретное физическое лицо. Не документ, не рабочее место и не подразделение. Отсюда и логика тарификации КЭДО: сервис считается за сотрудника в месяц, а подпись привязана к человеку и переезжает вместе с ним в другую систему. Один человек может одновременно владеть несколькими действующими сертификатами, например токеном от УЦ ФНС и подписью в мобильном приложении. Закон этого не запрещает, но подписывать документ нужно тем сертификатом, который указан в машиночитаемой доверенности, если она применяется.
Срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании срока приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 календарных дней на Госуслуги и за 7 календарных дней в само приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП после истечения занимает несколько минут, поэтому вести отдельный реестр сроков по каждому работнику работодателю не требуется: система при отправке документа получит статус, а работник увидит в приложении, что сертификат истёк. В сервисе Добыто такой статус возвращается в карточку документа, и кадровик видит причину остановки маршрута, а не пустой список подписанных.
Факт: в одном пакете на подписание можно направить до 50 файлов, включая PDF и XML. Подписанный документ не изменяется, на каждый файл возвращается отдельный файл откреплённой подписи с расширением .sig.
Важный нюанс из практики: направленный на подписание документ ждёт работника ограниченное время, в Госключе это не более 24 часов. Дальше информационная система работодателя получает статус об истечении срока, и процесс нужно обрабатывать: либо автоматически переотправлять пакет, либо подключать HR-специалиста, который свяжется с работником. Если этот сценарий не заложен при внедрении, документы начинают зависать на первой же неделе.
Что ломается на практике: цепочка сертификатов и метка времени
Первый типовой сбой относится только к корпоративной УНЭП. У УКЭП цепочка доверия выстроена от Минцифры вниз через аккредитованные удостоверяющие центры и устанавливается на рабочее место при выпуске сертификата. У корпоративной УНЭП корневые сертификаты автоматически не устанавливаются, поэтому криптопровайдер при подписании сообщает, что корневой сертификат не найден. Лечится установкой сертификата цепочки как доверенного, но перед установкой его содержимое нужно прочитать: после этого система будет доверять всему, что выпущено этим центром.
Второй сбой универсален и проявляется позже. Сертификат действует ограниченный срок, а трудовой договор живёт годами. Через год после подписания доказать, что документ подписан в момент действия сертификата, нечем, если подпись не усовершенствована. Задачу закрывает служба доверенных штампов времени: она возвращает метку с точным временем и хеш-функцией документа, а ответы OCSP подтверждают, что сертификат не был отозван на момент подписания. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, и информационная система работодателя может расширить формат до CAdES-A для долгосрочного хранения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Метка времени — это то, о чём вспоминают на третий год после внедрения, когда сертификат подписанта давно истёк, а документ нужно предъявить. Проверьте на своих архивных файлах, в каком формате хранится подпись: если это обычная CAdES-BES без метки, момент подписания вы не докажете. Формат подписи и порядок архивного хранения фиксируются в положении о КЭДО, а не настраиваются задним числом.»
Кейс из практики: работник крупного работодателя оспорил увольнение, заявив, что соглашение сторон он не подписывал, хотя формально документ был закрыт усиленной неквалифицированной подписью с токена. Суд проверял не сам факт наличия подписи, а комплект: локальные акты о введении КЭДО, действие сертификата на момент подписания и то, что на сторону удостоверяющего центра был передан именно тот документ, который работник видел. Результат — увольнение признано незаконным, работник восстановлен в должности, в его пользу взыскан средний заработок и компенсация морального вреда.
Второе известное дело устроено похоже: работник подписал документ, будучи уверенным, что это заявление на оплату больничного, а по факту подписал заявление об увольнении по собственному желанию. Суд снова встал на сторону работника. Общий знаменатель обоих дел — работодатель не смог показать связку между конкретным текстом, конкретной подписью и конкретным моментом времени.
Сколько стоит ошибка в выборе подписи
Цена ошибки не равна стоимости переоформления документа. Трудовой договор, закрытый со стороны работника простой электронной подписью в системе работодателя, не соответствует статье 22.3 ТК РФ, а значит в трудовом споре работодатель остаётся без доказательства волеизъявления работника. Тот же эффект даёт корпоративная УНЭП без подписанного соглашения о порядке её проверки: подпись технически есть, юридического основания считать её равнозначной собственноручной нет. Восстановление работника, взыскание среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда — типовой набор последствий по обоим сценариям. Дополнительно к этому идут предписания по кадровым документам при проверке и переоформление всего массива документов того же типа, а не одного спорного экземпляра.
Сценарии: какая подпись под каким документом
Таблица собирает типовые ситуации кадровой службы. Она отвечает на вопрос, что критично именно в этом сценарии, а не в теории.
| Ситуация | Подпись работника | Подпись работодателя | Что критично |
|---|---|---|---|
| Дистанционный приём нового сотрудника | УКЭП или УНЭП Госключа | УКЭП | Согласие на КЭДО получено до обмена документами |
| Договор о материальной ответственности | Усиленная подпись, ПЭП не подходит | УКЭП | Формат подписи с меткой времени |
| Ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании | Усиленная подпись | УКЭП | Фиксация даты ознакомления |
| Заявление на отпуск, заказ справки, расчётный листок | ПЭП в системе работодателя | УКЭП или подпись ответственного лица по маршруту | Порядок использования ПЭП закреплён в ЛНА |
| Приказ об увольнении, инструктаж по охране труда | Собственноручная подпись | Собственноручная подпись | Документ не переводится в электронный вид |
| Работник без смартфона | Корпоративная УНЭП с токена либо бумага | УКЭП | Исключительные случаи оформления на бумаге утверждены работодателем |
Последняя строка опирается на абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ: работодатель вправе утвердить перечень исключительных случаев, когда документ оформляется на бумаге, в том числе при временной недоступности инфраструктуры.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда в компании 10-15 процентов работников пользуются кнопочными телефонами, сценарий с мобильной подписью не закрывает всю численность. Мы закладываем в проект отдельную ветку для таких сотрудников и утверждаем перечень исключительных случаев оформления на бумаге до старта, а не после первой жалобы из цеха. Версия Госключа для персональных компьютеров анонсирована, но планировать переход на неё как на действующий инструмент рано.»
Когда усиленная подпись избыточна
Разграничение работает в обе стороны. Выпускать УКЭП каждому рядовому сотруднику не нужно: закон допускает для работника корпоративную УНЭП или УНЭП Госключа по всем документам из перечня статьи 22.3, а для остальных документов достаточно ПЭП. Массовый выпуск квалифицированных сертификатов на всю численность добавляет процедуру идентификации по загранпаспорту нового образца или биометрии, а юридический результат по кадровым документам даёт тот же.
Не имеет смысла и обратный крен: переводить в электронный вид документы, которые закон оставил на бумаге. Трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и подтверждение прохождения инструктажей по охране труда остаются бумажными независимо от того, какая подпись есть у сторон. Попытка закрыть их электронной подписью не создаёт юридического факта, а создаёт лишний файл в архиве.
Третий случай — компания без внешнего доступа в интернет из локальной сети. Мобильное приложение подписи в закрытом контуре не работает, а Трудовой кодекс предполагает передачу связанных с работой документов из информационной системы работодателя на портал Госуслуг. Автономный сценарий здесь не выстраивается, и это стоит проверить до выбора платформы.
Лайфхак: визуальный синий штамп на документе юридической силы не несёт, это картинка для человека. Проверку целостности проходит версия документа без штампа, поэтому в архив кладите исходный файл и файл .sig, а версию со штампом храните отдельно.
В практике Добыто разграничение зашивается в маршруты: тип документа определяет допустимые виды подписи, и отправить трудовой договор на подписание простой подписью система не даст. Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию — на пилоте вылезают именно те расхождения между положением о КЭДО и настройками, которые потом дороже всего исправлять.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и того, нужны ли компании квалифицированные сертификаты сверх подписей, которые входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников и должностных лиц | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Цена зависит от численности и от того, нужны ли компании кастомные шаблоны, интеграция с учётной системой и электронный архив. Полный состав функций по каждому пакету и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Граница между видами подписи проходит по типу документа, а не по удобству процесса. Простая электронная подпись закрывает всё, что не входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ, усиленная неквалифицированная закрывает перечень со стороны работника, квалифицированная обязательна для работодателя и для случаев, где закон прямо её требует. Корпоративная УНЭП живёт только вместе с соглашением сторон, УНЭП инфраструктуры электронного правительства соглашения не требует. Отдельно от вида подписи стоит формат: без метки доверенного времени момент подписания через год не доказывается.
Мы в Добыто разводим виды подписи на уровне маршрутов и локальных актов, чтобы кадровой службе не приходилось держать перечень статьи 22.3 в голове при каждой отправке документа. Настройка занимает столько же времени, сколько один разбор спорного увольнения, но делается один раз.
Частые вопросы
Можно ли подписать один документ разными видами подписи с двух сторон
Да, это штатный сценарий двустороннего подписания: работодатель ставит УКЭП через серверное подписание в информационной системе, а работник подписывает УНЭП со своего мобильного устройства. Требования статьи 22.3 ТК РФ при этом соблюдены, потому что для каждой стороны закон устанавливает свой допустимый набор видов подписи, а не общий для обеих.
Что делать, если сертификат работника истёк, а документ уже отправлен на подписание
Информационная система получит статус об ошибке или об истечении срока подписания. Работнику нужно выпустить новый сертификат: для УНЭП это занимает несколько минут в приложении. После этого документ отправляется повторно. Новый сертификат не продлевает старый, а выпускается заново со своим сроком действия в 12 месяцев.
Сохраняет ли силу документ, подписанный сертификатом, который потом отозвали
Сохраняет, если можно доказать, что на момент подписания сертификат действовал и не был отозван. Именно для этого в формате подписи нужны метка доверенного времени и OCSP-ответы: они фиксируют состояние сертификата в момент подписания. Без них отзыв сертификата задним числом превращается в спор, который работодателю нечем закрыть.
Как хранить подписанные документы, чтобы подпись оставалась проверяемой
Обязанность архивного хранения кадровых электронных документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Хранить нужно пару файлов: исходный документ и файл откреплённой подписи .sig. Для долгосрочного хранения формат подписи расширяется до CAdES-A, который добавляет доказательства действительности сертификата на весь период хранения.
Обязательно ли выпускать работнику подпись за счёт работодателя
Расходы на получение и использование работником электронной подписи в рамках кадрового документооборота несёт работодатель. При этом УНЭП и УКЭП, выпускаемые через инфраструктуру электронного правительства, бесплатны и для гражданина, и для работодателя, платное использование этой инфраструктуры не планируется. Затраты остаются только на интеграцию информационной системы.
Может ли работник инициировать документ, а не только подписывать входящие
Может, но документ должен формироваться в информационной системе или приложении работодателя, а мобильное приложение подписи используется только для подписания готового файла. Рабочая схема выглядит так: работник формирует заявление в сервисе работодателя, система подписывает его обезличенным сертификатом организации и направляет работнику на подпись. Такой сценарий уже используется рядом интегрированных организаций.
Чем ПЭП ЕСИА отличается от УНЭП ЕСИА
ПЭП ЕСИА — это логин и пароль от Госуслуг, подтверждающие вход и факт действия пользователя. УНЭП ЕСИА в профессиональном обиходе означает УНЭП инфраструктуры электронного правительства, которая создаётся через технологию «Госключ» и подтверждает целостность документа. Совпадение слова «ЕСИА» в двух названиях не делает эти подписи взаимозаменяемыми: первая не проходит по перечню статьи 22.3 ТК РФ, вторая проходит.
