УНЭП и ПЭП различаются криптографией и объёмом того, что подпись доказывает. Простая электронная подпись — это связка логина, пароля и одноразового кода плюс запись в протоколе системы: она подтверждает только факт, что действие совершил конкретный пользователь. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием на ключе владельца, имеет сертификат и показывает, менялся ли файл после подписания. Для кадровика разница сводится к перечню документов: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП работник применяет только к остальным документам и только при наличии соглашения сторон.
Разберём каждый вид подписи по 63-ФЗ, распределение документов по статье 22.3 ТК РФ и формулировки, без которых ПЭП не имеет юридической силы. Покажем, где взять УНЭП сотруднику: информационная система работодателя, Госключ, аккредитованный удостоверяющий центр. Во второй половине статьи — сценарная таблица по типам компаний, чек-лист перед выбором подписи, тарифы на 2026 год и ответы на вопросы про сроки сертификатов и подпись руководителя.
ПЭП и УНЭП: чем эти подписи различаются по 63-ФЗ
Часть 2 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описывает ПЭП как подпись, которая через использование кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом. Внутри ПЭП нет ни ключа, ни сертификата. Система фиксирует, что под учётной записью работника введён код из СМС, и записывает событие в журнал. Целостность файла такая подпись не защищает: если после подписания в документ добавили абзац, ПЭП об этом не сообщит, и доказывать придётся через протоколы информационной системы.
УНЭП по части 3 статьи 5 63-ФЗ получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений после момента подписания. У неё есть сертификат ключа проверки с владельцем, издателем и сроком действия. Именно поэтому проверка УНЭП даёт результат «подпись верна» или «документ изменён после подписания» без обращения к логам той системы, где документ подписывали.
УКЭП отличается от УНЭП двумя признаками из части 4 статьи 5: ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, а средства подписи имеют подтверждение соответствия требованиям закона. Квалифицированный сертификат выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр. Отсюда разное основание юридической силы: документ с УКЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью по общему правилу, а документ с ПЭП или УНЭП — в случаях, установленных нормативными актами или соглашением сторон.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт формирования подписи определённым лицом | Подписанта и неизменность документа после подписания | То же, плюс личность владельца подтверждена аккредитованным УЦ |
| Криптография и ключ подписи | Нет | Есть, с сертификатом ключа проверки | Есть, средства подписи с подтверждением соответствия |
| Покажет правку документа | Нет | Да | Да |
| Кто выпускает | Работодатель в своей информационной системе | Информационная система работодателя, Госключ, удостоверяющий центр | Только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Основание юридической силы | Нормативный акт или соглашение сторон, статья 9 63-ФЗ | Нормативный акт или соглашение сторон, статья 6 63-ФЗ | Равнозначна собственноручной по общему правилу статьи 6 63-ФЗ |
| Роль в КЭДО | Только работник и только по части документов | Работник по всем документам, работодатель по документам вне перечня | Работник и работодатель без ограничений по перечню |
Из таблицы следует практический критерий: ПЭП живёт внутри одной системы и вместе с ней, УНЭП существует отдельно от системы в виде файла подписи и сертификата. Выгрузите подписанный УНЭП приказ на флешку — его проверит любой сторонний сервис. Выгрузите документ, подписанный ПЭП, и проверять будет нечего, кроме выписки из журнала событий.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровики часто считают ПЭП урезанной версией УНЭП, хотя это разные механизмы доказывания. У УНЭП доказательство лежит в самом файле подписи: сертификат, владелец, срок действия, отпечаток. У ПЭП доказательство лежит в системе работодателя, и без выгрузки журнала событий подтвердить подписание нечем. Отсюда простое правило проверки: если по документу возможен спор в суде, смотрите, останется ли доказательство при выгрузке файла из системы.»
Какой подписью подписывают кадровые документы по статье 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первой — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. По этой группе работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП здесь не применяется ни одной из сторон. Во второй группе — все остальные документы, и там появляется ПЭП работника.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и отзыв заявления | Не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, служебные записки, графики, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
Отдельный режим действует для цифровой платформы «Работа в России»: там работодатель вправе использовать УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. В собственной информационной системе такой замены нет, поэтому компания, которая ведёт КЭДО у себя, обязана держать УКЭП для подписания документов первой группы.
Для дистанционных работников действует отдельная норма: по статье 312.2 ТК РФ при заключении трудового договора о дистанционной работе в электронном виде применяются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Это тот же расклад, что и в статье 22.3, но он работает даже у компании, которая КЭДО в целом не вводила.
Полезно знать: типовой маршрут двустороннего подписания в КЭДО выглядит так: кадровик создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП серверным способом, работник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП в формате CAdES-T с меткой времени. Итоговый статус документа — подписан обеими сторонами, с отметками времени по каждому шагу.
Как узаконить ПЭП в компании: соглашение, ЛНА и идентификация
ПЭП работника не действует сама по себе. Статья 9 63-ФЗ признаёт её равнозначной собственноручной подписи, если это установлено нормативным актом или соглашением сторон, а в соглашении прописаны правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Статья 22.3 ТК РФ повторяет это условие для трудовых отношений: ПЭП работника допускается, если соглашением сторон установлены правила определения подписанта.
Комплект, который делает ПЭП рабочей, состоит из четырёх документов: положение о ведении КЭДО как локальный нормативный акт, приказ о введении КЭДО, уведомление работника о переходе и его письменное согласие, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. В соглашении нужны конкретика по идентификации (логин плюс одноразовый код на личный номер телефона, указанный работником), запрет передавать доступ, порядок блокировки учётной записи при увольнении и порядок фиксации спорных ситуаций. Формулировка «работник использует простую электронную подпись» без описания способа идентификации не закрывает требование статьи 9.
Согласие на переход требуется не от всех. По статье 22.2 ТК РФ его не спрашивают у тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа по состоянию на эту дату. Остальные вправе отказаться, и отказ не влечёт негативных последствий: такому работнику документы оформляют на бумаге за счёт работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Проверка ГИТ по электронным документам начинается не с подписи, а с ЛНА. Инспектор смотрит положение о ведении КЭДО, приказ о введении, уведомления и согласия, и только потом переходит к тому, чем подписан конкретный приказ. Если в положении не указаны виды подписи по категориям документов, вопрос о ПЭП возникнет по каждому документу сразу. Сверьте свой ЛНА с перечнем из статьи 22.3 до того, как запустите первый маршрут подписания.»
Лайфхак: прежде чем переподписывать документ, откройте информацию о сертификате. Статус «сертификат недействителен, сертификат отозван» и истёкший срок действия ключа дают тот же итог проверки, что и повреждённый файл подписи, но лечатся по-разному.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка отвечает на три вопроса кадровика: кто подписал документ, когда и действует ли сертификат на момент подписания. Если файла подписи нет вовсе, а есть только отметка в системе, перед вами ПЭП, и хранить придётся не файл, а выгрузку журнала. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются внутри системы, а протоколы подписания хранятся вместе с документом, чтобы выгрузка для проверки собиралась одним действием.
Шаблоны ЛНА, соглашений и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран по порядку внедрения, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
Цена ошибки с видом подписи для работодателя
Трудовой договор, подписанный работником через ПЭП, нарушает требование статьи 22.3 ТК РФ к виду подписи. Для ГИТ это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Если инспектор квалифицирует ситуацию как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, штраф на юридическое лицо составит от 50 000 до 100 000 рублей.
Штраф здесь не единственная статья расходов. Документ с неверным видом подписи не исправляется задним числом: подписать его заново можно только текущей датой, а между фактической датой приёма и датой корректного подписания остаётся разрыв, который видно в системе. По спорам о взыскании ущерба с материально ответственного лица договор, подписанный ПЭП вместо УНЭП, теряет доказательственную ценность, и работодатель остаётся с одним журналом событий против позиции работника.
Важный нюанс из практики: в 1С:ЗУП вид подписи задаётся не в карточке конкретного документа, а в настройках обмена и в матрице прав и ролей. Мы проверяем эту матрицу до старта: если роль кадровика позволяет отправить трудовой договор по маршруту с ПЭП работника, ошибка повторится на всём потоке приёмов, а не в одном документе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор редко начинается с вида подписи. Работник оспаривает увольнение или взыскание, а вид подписи всплывает уже в процессе, когда суд просит подтвердить, что подписан именно тот текст, который лежит в деле. С УНЭП это закрывается проверкой файла подписи, с ПЭП — объяснением, как устроена ваша информационная система. Соберите заранее протоколы подписания по всем документам, где работник ставил ПЭП, и храните их вместе с самими документами.»
Когда УНЭП избыточна, а когда ПЭП точно не подойдёт
ПЭП закрывает массовый поток внутренних документов: ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск и на выдачу справок, служебные записки, графики, расчётные листки. Для компании с высокой текучкой и большим числом линейного персонала это разница между выпуском сертификата на каждого нового сотрудника и выдачей учётной записи в первый день работы. Выпускать УНЭП всем, чтобы работник подписал ей заявление на отгул, не нужно: закон этого не требует, а нагрузка на кадровую службу вырастает.
ПЭП не подойдёт там, где работает перечень из статьи 22.3: приём, изменение условий, материальная ответственность, ученический договор, дисциплинарное взыскание, увольнение по инициативе работника. Отдельная зона — дистанционные работники по статье 312.2 ТК РФ. Если у компании весь наём удалённый, поток документов с обязательной УНЭП становится основным, и экономия на ПЭП теряет смысл.
Что вообще не переводится в электронный вид
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре группы документов, и вид подписи здесь роли не играет: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Эти документы остаются на бумаге даже у компании, которая полностью перешла на электронный документооборот.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розница и общепит с текучкой линейного персонала | Скорость выдачи подписи новичку в день выхода, УНЭП на приём и материальную ответственность | Расширенный набор видов подписи для всех документов |
| Полностью удалённая команда | УКЭП работодателя и УНЭП работника по статье 312.2, выпуск подписи без визита в офис | ПЭП: доля документов вне перечня невелика |
| Производство со сменным графиком | ПЭП для ознакомления с графиками и ЛНА, бумажный контур по инструктажам охраны труда | Мобильный сценарий подписания для всех категорий |
| Компания с материально ответственными сотрудниками | УНЭП на договоры о материальной ответственности, хранение файлов подписи для суда | Единый вид подписи для всего документооборота |
| Штат до 25 человек, один кадровик | УКЭП руководителя и УНЭП сотрудников, минимум настроек | Интеграции и разграничение ролей |
Таблица показывает разрыв между сценариями: в рознице узкое место — скорость выдачи подписи, у удалённой команды — способ выпуска без визита, на производстве — бумажный контур охраны труда, который остаётся при любом виде подписи.
Где взять УНЭП сотрудникам: три источника
Первый источник — информационная система работодателя. Сертификат выпускается внутри сервиса КЭДО, обычно в день выхода сотрудника, и работает только в этой системе. Второй — приложение Госключ: работник входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг и выпускает УНЭП бесплатно, а УКЭП оформляется при подтверждении личности с биометрическим загранпаспортом. Условия выпуска и перечень документов, которые можно подписать, описаны на странице приложения Госключ на портале Госуслуг. Третий — аккредитованный удостоверяющий центр, откуда берётся УКЭП; сертификат руководителя в удостоверяющем центре ФНС выдаётся на 15 месяцев.
Факт: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах Добыто и входят в стоимость подключения. УКЭП оформляется отдельно, через партнёров-удостоверяющих центров.
Как выдать сотруднику УНЭП для подписания кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по перечню статьи 22.3 ТК РФ, какие документы сотрудник будет подписывать: если в списке есть трудовой договор, договор о материальной ответственности или ученический договор, УНЭП обязательна.
- Шаг 2. Проверьте, что положение о ведении КЭДО утверждено приказом, а работник уведомлён и дал письменное согласие на электронное взаимодействие.
- Шаг 3. Выберите источник подписи: сертификат в информационной системе работодателя или УНЭП через Госключ. Для второго варианта работнику нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах.
- Шаг 4. Соберите согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата: в заявку удостоверяющего центра или системы передаются паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
- Шаг 5. Выпустите сертификат и внесите его в реестр сертификатов сотрудников: владелец, издатель, серийный номер, срок действия, дата выдачи.
- Шаг 6. Проведите тестовое подписание одним документом вне перечня статьи 22.3 и проверьте результат: подпись валидна, документ не изменён, отметка времени проставлена.
Чек-лист перед выбором вида подписи
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота.
- Собраны ли уведомления и письменные согласия работников, принятых до 2022 года и имеющих трудовой стаж.
- Есть ли соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с описанием способа идентификации подписанта.
- Разнесены ли документы по видам подписи в соответствии с перечнем статьи 22.3 ТК РФ.
- Кто в компании владеет УКЭП и что происходит с подписанием при его отпуске или увольнении.
- Как организованы хранение файлов подписи и выгрузка комплекта документов по запросу ГИТ.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение, полный цикл от уведомления до подписанного трудового договора. На пилоте видно то, чего не видно в регламенте: сколько сотрудников не имеют подтверждённой учётной записи на Госуслугах и сколько времени уходит на её восстановление. Посчитайте эту долю до старта, иначе срок выдачи подписей сдвинется на этапе массового подключения.»
Важный нюанс из практики: реестр сертификатов и реестр выданных токенов мы ведём с первого дня внедрения. При увольнении сертификат нужно отозвать или заблокировать учётную запись, и без реестра эта задача теряется среди остальных действий по увольнению, а действующий сертификат остаётся у бывшего сотрудника.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и выделенный сервер входят в разные тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП для сотрудников и руководителя | через партнёров-удостоверяющих центров, по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужна ли компании УКЭП сверх бесплатных ПЭП и УНЭП. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это снимает вопрос выбора на старте, когда компания ещё не решила, будет ли подписывать трудовые договоры внутри системы или через Госключ.
Выводы
ПЭП подтверждает, что действие совершил конкретный пользователь, и живёт внутри системы работодателя. УНЭП дополнительно доказывает неизменность документа и существует отдельным файлом с сертификатом. Перечень статьи 22.3 ТК РФ определяет, где допустима ПЭП, а где закон требует УНЭП или УКЭП, и этот перечень не обходится соглашением сторон. ПЭП без соглашения с описанием идентификации подписанта юридической силы не имеет.
Мы подключаем КЭДО с выпуском ПЭП и УНЭП внутри системы, настраиваем маршруты подписания по видам документов и проверяем ЛНА до запуска, чтобы вид подписи в маршруте совпадал с требованием Трудового кодекса.
Частые вопросы о ПЭП и УНЭП
Что означают формулировки «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» в анкетах и заявках?
У электронной подписи нет единиц измерения и нет подписки в привычном смысле. Приобретается сертификат ключа проверки на определённый срок: в удостоверяющем центре ФНС он выдаётся на 15 месяцев, у коммерческих удостоверяющих центров сроки различаются. Если в форме заявки просят указать единицу измерения, обычно имеется в виду количество сертификатов или носителей, а «тип» — вид подписи: ПЭП, УНЭП или УКЭП.
Что значит «ЕИО с наличием ПЭП» и относится ли это к кадровым документам?
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или иной руководитель организации. Формулировка встречается в банковских анкетах и означает, что руководителю выдана простая электронная подпись для входа и подтверждения операций в системе банка. К кадровому документообороту это отношения не имеет: по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает трудовые договоры и приказы о дисциплинарных взысканиях только УКЭП.
Подойдёт ли УНЭП работника из КЭДО для отчётности или договора с контрагентом?
Нет. УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, действует в рамках соглашения сторон и внутри этой системы. Для сдачи отчётности в ФНС и СФР и для внешнего документооборота нужна УКЭП организации. УНЭП из Госключа работает в тех сервисах, которые её принимают, и перечень таких сценариев определяет оператор системы, а не работодатель.
Что делать с сертификатом УНЭП при увольнении работника?
Сертификат отзывается или блокируется вместе с учётной записью в день увольнения. Основание отражается в реестре сертификатов сотрудников, где фиксируются владелец, серийный номер, срок действия и дата прекращения. Приказ об увольнении при этом остаётся бумажным: по части 3 статьи 22.1 ТК РФ он не переводится в электронный вид.
Считается ли электронной подписью скан подписи или инструмент «Заполнить и подписать» в Adobe?
Нет. Вставленное в PDF изображение подписи не относится ни к одному виду подписи по статье 5 63-ФЗ: оно не создаётся ни кодами и паролями с фиксацией в системе, ни криптографическим преобразованием на ключе. Кадровый документ с такой картинкой в электронном документообороте юридической силы не имеет.
Можно ли перевести работника на ПЭП, если он отказался от КЭДО?
Нет. По статье 22.2 ТК РФ отказ от взаимодействия через электронный документооборот не влечёт негативных последствий, и таким работникам документы оформляются на бумаге за счёт работодателя. Исключение — принятые на работу после 31 декабря 2021 года при отсутствии трудового стажа на эту дату: у них согласие не запрашивается.
