Номенклатура дел для КЭДО: сроки хранения и структура 2026

Номенклатура дел для КЭДО — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, который кадровая служба составляет в конце года и вводит в действие с 1 января следующего. Без неё электронный кадровый архив превращается в свалку файлов, где ни найти трудовой договор уволенного семь лет назад, ни доказать ГИТ, что вы храните документы положенные 50 лет. Здесь разберём, какие документы заводить в дела, как проставить сроки по приказу Росархива № 236, чем электронная номенклатура отличается от бумажной и как передавать закрытые дела в электронный архив. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до массового подключения сотрудников.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна при переходе на КЭДО

Номенклатура дел фиксирует, какие дела заводятся в организации, как они называются, под каким индексом лежат и сколько хранятся. Это учётный регистр, по сути карта вашего архива. Когда документы были бумажными, кадровик и так понимал, в какой папке на полке лежит дело с приказами за прошлый год. С переходом в электронный вид эта интуиция ломается: файлы выглядят одинаково, лежат вперемешку, и без заданной заранее структуры вы получаете тот самый ворох документов, только цифровой.

Логика тут простая. 125-ФЗ «Об архивном деле», статья 13, наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Это означает, что в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их на хранение. Перевели кадровый документооборот в цифру — требование никуда не делось. Хранение документов остаётся самой регламентированной сферой в управлении документами, и требования к бумаге переносятся на электронные дела почти один в один.

Зачем это HR, а не только делопроизводителю? Потому что штрафы по статье 5.27 КоАП за нарушения в кадровом учёте доходят до 50 000 рублей на юрлицо, и при выездной проверке инспектор первым делом просит номенклатуру дел, акты приёма-передачи и внутренние регламенты. Нет номенклатуры — нечем доказать, что вы вообще понимаете, что и сколько храните. В практике Добыто мы видим это в каждом втором проекте: компания внедрила КЭДО, документы летят в систему скопом, структуры хранения нет. Через год кадровая служба тонет в поиске.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Номенклатуру многие воспринимают как пережиток бумажной эпохи. Мол, в КЭДО же поиск по фамилии работает, зачем мне индексы дел. А потом приходит проверка, и выясняется, что система-то ищет, а вот сроки хранения никто не проставил, и часть документов, которые должны лежать 50 лет, висят в общей куче с пятилетними. Это головняк, которого можно было избежать за один день нормальной подготовки.»

Нормативная база: на какие документы опираться в 2026 году

Тут придётся держать в голове сразу несколько актов, и они не противоречат друг другу, а дополняют. Базовый закон — 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 17 обязывает хранить документы по установленным перечням, статья 21.1 определяет, что сроки хранения считаются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по делу было закончено.

Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это основной перечень. К нему идёт Инструкция по применению, приказ Росархива от 20.12.2019 № 237. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 — они заменили старый приказ Минкультуры № 526 с 17 сентября 2023 года. И вот важный нюанс, про который забывают: коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования Правил № 77. Абзац 3 пункта 2 этих Правил прямо разрешает компании разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих ЛНА — например, в положении об архиве.

Для электронной части есть отдельный пласт. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Этот документ описывает, что должна уметь СЭД или СХЭД, чтобы поддерживать юридическую значимость электронного документа. А ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» задаёт стратегию: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Восемь свойств, которые ваш электронный архив должен обеспечивать на протяжении всех 50 лет хранения. Терминологию, кстати, в 2025 году обновили — действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 по делопроизводству и архивному делу.

Сам КЭДО регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса, введённые 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, а требования к электронной подписи — 63-ФЗ от 06.04.2011, та самая тройка. Подробности про режимы проверок и обращения в инспекцию труда есть на сайте Роструда rostrud.gov.ru.

Какие кадровые документы попадают в номенклатуру и какие нельзя перевести в КЭДО

Сначала про ограничения, потому что это критично. Не всё, что есть в кадровой службе, можно вести в электронном виде. Статья 22.1 ТК оставляет на бумаге четыре позиции: трудовую книжку (если работник не перешёл на электронную), акт о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении, и документы об инструктаже по охране труда, которые работник получает или с которыми знакомится под подпись. Эти четыре исключения одинаковы для любого сервиса, какой бы вы ни выбрали. Всё остальное — трудовые договоры, допники, приказы, заявления, графики отпусков, ознакомления с ЛНА — в КЭДО можно и нужно.

Из этого вытекает первое практическое следствие для номенклатуры. У вас будут смешанные дела. Приказы по личному составу — электронные, а приказы об увольнении — бумажные. Журнал инструктажа — бумажный, согласие на обработку персональных данных — электронное. Значит, в номенклатуре нужно прямо помечать форму хранения дела, иначе через два года никто не вспомнит, где искать оригинал. Мы в Добыто на этапе настройки сразу разводим эти потоки, чтобы кадровик не бегал между системой и сейфом с бумагами.

Что заводить в дела по личному составу. Стандартный набор: трудовые договоры и допники, личные карточки, приказы о приёме и переводе, заявления, согласия на КЭДО и на обработку персональных данных, уведомления о переходе. Отдельно — дела с ЛНА: положение о КЭДО, ПВТР, положение об оплате труда. И организационные: штатное расписание, графики отпусков, табели.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Перед тем как заводить номенклатуру, проинвентаризируйте кадровые процессы. У меня был клиент, ритейл, который полгода вёл в КЭДО дело, которого по факту не должно было существовать — дублировали данные, уже лежавшие в личной карточке. Это типичная грабля. Сначала смотрите, какие документы реально рождаются в процессах, выкидываете дубли, и только потом раскладываете по делам.»

Сроки хранения кадровых документов: ориентир для номенклатуры

Срок хранения — сердцевина каждой строки номенклатуры. Ошиблись со сроком, и либо уничтожили то, что нужно было держать полвека, либо забили хранилище мусором, который можно было списать через пять лет. По Перечню № 236 ключевые кадровые позиции выглядят так.

Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Уволили работника в марте 2026, дело закрыто, отсчёт 50 лет пойдёт с 1 января 2027. Перечень № 236, кстати, обратной силы не имеет, но его сроки применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления приказа в силу. Дела со сроком до 10 лет включительно можно вообще не передавать в архив — храните их в подразделении. А вот всё, что свыше 10 лет, и тем более документы по личному составу — в архив обязательно.

Образцы кадровых документов и шаблоны для КЭДО

Как составить номенклатуру дел для КЭДО: структура и индексация

Сама технология составления не зависит от того, бумага у вас или цифра. Меняется только то, что вместо физических папок вы оперируете виртуальными делами в системе. Порядок такой.

Первое — перечень всех дел. Проанализируйте весь кадровый документооборот: какие документы рождаются, кто их создаёт, в какие группы они логично собираются. Второе — группировка по структурным подразделениям. Классическая схема: индекс подразделения плюс порядковый номер дела. Отдел кадров получает свой индекс, бухгалтерия свой, и внутри каждого дела нумеруются по порядку. Третье — проставление сроков по Перечню № 236 и отраслевым перечням, если они для вас действуют. Четвёртое — оформление и утверждение.

Номенклатура составляется на бланке организации, согласуется с экспертной комиссией и архивом, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Экспертная комиссия — это не формальность. На неё по Правилам № 77 возложены ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, согласование описей и актов о выделении документов к уничтожению. Без ЭК вы не имеете права ничего списывать из архива.

В электронной системе появляется бонус, которого не было на бумаге. Номенклатуру можно зашить прямо в КЭДО. Тогда при подписании документ сам уходит в нужное дело — кадровику не надо вручную раскладывать файлы. В Добыто мы настраиваем номенклатурное хранение фоном: указываешь вид дела при создании документа, а количество листов и экземпляров система подтягивает скриптами. Когда документов идёт массово, удобно отправлять их на подпись скопом, а раскладку отдаёт автоматика. Если прикидываете, хватит ли рук на ведение архива, посмотрите расчёт численности HR-службы по нормативам.

Как составить номенклатуру дел для КЭДО: пошаговая инструкция

Экспертиза ценности, описи и передача электронных дел в архив

В конце года дела закрываются. Дальше начинается то, что многих ставит в тупик в электронном формате: экспертиза ценности, составление описей, передача в архив. По бумаге всё привычно — сшить, пронумеровать, оформить обложку. В одно дело, кстати, по правилам кладут не более 250 листов. С электронными делами физических листов нет, но логика та же.

Электронный архив должен обеспечивать не просто сохранность файлов, а возможность их найти, идентифицировать и восстановить. Любой сотрудник обязан в кратчайшие сроки достать нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Для этого нужно: чётко определить структуру архива, установить правила индексирования, наладить систему поиска, обеспечить контроль доступа и регулярно проверять целостность данных. Это пять опорных точек, без которых выгрузить архив через 30 лет будет нечем.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«С электронным хранением есть тонкость, про которую забывают на старте. Подпись под документом тоже стареет. Криптоалгоритмы меняются, серт перевыпускается, и через десяток лет надо думать про ухаживание за подписью — продлевать метками времени, чтобы документ оставался юридически значимым. Нормальная система КЭДО держит это из коробки. Просто закладывайте момент, когда выбираете, где хранить дела по личному составу на 50 лет.»

Экспертиза ценности проводится ежегодно силами экспертной комиссии. По её итогам дела с истёкшим сроком хранения выделяются к уничтожению по акту, а дела постоянного и долговременного хранения, включая личный состав, описываются и передаются в архив. Описи дел по личному составу — отдельный документ, который ЭК тоже согласует. Документы, которые подписываются электронной подписью и хранятся массово, при передаче удобно обрабатывать пакетно — о том, как организовать массовое подписание документов ЭЦП, есть отдельный разбор.

Типичные ошибки при подготовке номенклатуры для КЭДО

Соберу самые частые грабли. Каждая стоит реальных денег или нервов на проверке.

Ошибка первая — вести КЭДО без номенклатуры вообще. Так делают ради скорости: запустили систему, документы пошли, разберёмся потом. Цена ошибки — при проверке ГИТ инспектор требует номенклатуру и акты приёма-передачи, а их нет. Это прямой риск штрафа по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей плюс предписание привести архив в порядок в сжатые сроки.

Ошибка вторая — копировать чужую номенклатуру. Берут шаблон из интернета или у соседней компании. Мотив понятен: зачем изобретать велосипед. Но состав дел зависит от ваших процессов, а сроки хранения — от того, какие отраслевые перечни на вас распространяются. Чужая номенклатура не учитывает ваши дела, и часть документов окажется либо без срока, либо с неверным.

Ошибка третья — не разводить электронные и бумажные дела. Те самые четыре исключения по статье 22.1 ТК остаются на бумаге, но в номенклатуре про это забывают. Через два года кадровик ищет приказ об увольнении в системе, а он в папке на полке. Время потеряно, а если документ нужен срочно для суда — это уже не неудобство.

Ошибка четвёртая — игнорировать долговременную сохранность подписи. Заложили хранение на 50 лет, а про продление меток времени не подумали. Через 10-15 лет подпись формально невалидна. Кэдошники, которые делают это давно, закладывают переподписание архивных документов поверх старой подписи при смене криптоалгоритмов.

Мария Ж, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая дорогая ошибка — думать, что КЭДО сам всё разложит. Система раскладывает то, что вы в неё заложили. Если номенклатуры нет, она честно свалит все файлы в одну кучу, и формально будет права. Поэтому я всегда говорю: сначала номенклатура и положение об архиве, потом раскатываем на всю компанию. Не наоборот.»

Стоимость внедрения КЭДО и ведения электронного архива в 2026 году

Отдельной строки «номенклатура дел» в прайсе нет — это часть работы по внедрению и ведению КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей, включая электронный архив. Базовые тарифы сервиса Добыто такие.

По тарифу Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Электронный архив, в котором живут закрытые дела с проставленными сроками, входит в тарифы Бизнес и Корпорация. Цена за рабочее место фиксированная, без скрытых позиций. Точную сумму под численность вашего штата и нужный набор модулей удобнее свести по таблице — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться.

Выводы: что важно запомнить о номенклатуре дел для КЭДО

Номенклатура дел остаётся обязательной при любом формате документооборота. Электронный кадровый архив строится на той же нормативной базе, что и бумажный: 125-ФЗ, Перечень Росархива № 236 со сроками хранения, Правила № 77 и Инструкция № 237. Коммерческие организации вправе закрепить собственный порядок архивного хранения в положении об архиве. Сроки хранения по личному составу доходят до 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и отсчитываются с 1 января следующего года. Штатное расписание хранится постоянно, графики отпусков — 3 года, приказы об отпусках — 5 лет.

На практике начинайте с инвентаризации процессов и удаления дублей, затем группируйте документы в дела по подразделениям, проставляйте сроки и обязательно помечайте форму хранения. Четыре документа по статье 22.1 ТК — трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда — остаются на бумаге, и эти дела ведутся параллельно. Номенклатуру согласует экспертная комиссия и утверждает руководитель, она вводится в действие с 1 января. В электронной системе структуру дел стоит завести один раз, чтобы документы раскладывались автоматически.

Архивная сфера продолжит цифровизироваться: терминологию уже обновил ГОСТ Р 7.0.8-2025, требования к сохранности электронных документов опираются на ГОСТ Р 57762-2017. Закладывайте сразу продление подписи метками времени для дел с длительным сроком хранения, контроль доступа и проверку целостности данных — это то, что отличает рабочий электронный архив от папки с файлами, которую не открыть через 30 лет.

Часто задаваемые вопросы