Номенклатура дел для КЭДО: сроки хранения и структура 2026

Номенклатура дел для КЭДО — это перечень заголовков дел со сроками хранения, который кадровая служба составляет в конце года и вводит в действие с 1 января следующего. Без неё электронный архив превращается в свалку файлов: ни найти трудовой договор уволенного семь лет назад, ни доказать ГИТ, что документы по личному составу лежат положенные 50 лет. Разберём, какие документы заводить в дела, как проставить сроки по приказу Росархива № 236, чем электронная номенклатура отличается от бумажной и как передавать закрытые дела в архив. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до массового подключения сотрудников.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна при переходе на КЭДО

Номенклатура фиксирует, какие дела заводятся в организации, как называются, под каким индексом лежат и сколько хранятся. Это учётный регистр, карта вашего архива. С бумагой кадровик и так понимал, в какой папке на полке дело с приказами за прошлый год. В цифре эта интуиция ломается: файлы выглядят одинаково, лежат вперемешку, и без заданной заранее структуры вы получаете тот же ворох документов, только электронный.

125-ФЗ «Об архивном деле», статья 13, наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Значит, в конце каждого года подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт на хранение. Перевели документооборот в цифру — требование никуда не делось. Хранение остаётся самой регламентированной сферой в управлении документами, и правила для бумаги переносятся на электронные дела почти один в один.

Зачем это HR, а не только делопроизводителю? Штрафы по статье 5.27 КоАП за нарушения в кадровом учёте доходят до 50 000 рублей на юрлицо, и при выездной проверке инспектор первым делом просит номенклатуру, акты приёма-передачи и внутренние регламенты. Нет номенклатуры — нечем доказать, что вы понимаете, что и сколько храните. В практике Добыто это видно в каждом втором проекте: компания внедрила КЭДО, документы летят в систему скопом, структуры хранения нет. Через год кадровая служба тонет в поиске.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Номенклатуру многие воспринимают как пережиток бумажной эпохи. Мол, в КЭДО поиск по фамилии работает, зачем мне индексы дел. А потом приходит проверка, и выясняется, что система-то ищет, а сроки хранения никто не проставил, и часть документов, которые должны лежать 50 лет, висят в общей куче с пятилетними. Это головняк, которого можно избежать за один день нормальной подготовки.»

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Держать в голове придётся несколько актов, они не противоречат, а дополняют друг друга. Базовый — 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле». Статья 17 обязывает хранить документы по установленным перечням, статья 21.1 определяет, что срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу.

Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, к нему идёт Инструкция по применению, приказ № 237. Правила организации хранения утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 — они заменили старый приказ Минкультуры № 526 с 17 сентября 2023 года. Важный нюанс: коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования Правил № 77. Абзац 3 пункта 2 прямо разрешает разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в ЛНА, например в положении об архиве.

Для электронной части — типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения электронных документов, приказ Росархива от 15 июня 2020 года. А ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» задаёт восемь свойств, которые архив держит все 50 лет: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Терминологию в 2025 году обновили — действует ГОСТ Р 7.0.8-2025. Сам КЭДО регулируют статьи 22.1-22.3 ТК, введённые 377-ФЗ от 22.11.2021, требования к подписи — 63-ФЗ, та самая тройка. Про режимы проверок и обращения в инспекцию труда есть на rostrud.gov.ru.

Какие документы попадают в номенклатуру и что нельзя перевести в КЭДО

Сначала про ограничения, это критично. Статья 22.1 ТК оставляет на бумаге четыре позиции: трудовую книжку (если работник не перешёл на электронную), акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда, которые работник получает под подпись. Эти исключения одинаковы для любого сервиса. Всё остальное — трудовые договоры, допники, приказы, заявления, графики отпусков, ознакомления с ЛНА — в КЭДО можно и нужно.

Отсюда первое следствие для номенклатуры: у вас будут смешанные дела. Приказы по личному составу электронные, а приказы об увольнении бумажные. Журнал инструктажа бумажный, согласие на обработку персональных данных электронное. Значит, в номенклатуре нужно прямо помечать форму хранения, иначе через два года никто не вспомнит, где оригинал. Мы в Добыто на этапе настройки сразу разводим эти потоки, чтобы кадровик не бегал между системой и сейфом с бумагами.

В дела по личному составу заводят стандартный набор: трудовые договоры и допники, личные карточки, приказы о приёме и переводе, заявления, согласия на КЭДО и на обработку персональных данных, уведомления о переходе. Отдельно — дела с ЛНА: положение о КЭДО, ПВТР, положение об оплате труда. И организационные: штатное расписание, графики отпусков, табели.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Перед тем как заводить номенклатуру, проинвентаризируйте кадровые процессы. У меня был клиент, ритейл, который полгода вёл в КЭДО дело, которого по факту не должно было существовать — дублировали данные из личной карточки. Типичная грабля. Сначала смотрите, какие документы реально рождаются в процессах, выкидываете дубли, и только потом раскладываете по делам.»

Сроки хранения кадровых документов для номенклатуры

Срок хранения — сердцевина каждой строки. Ошиблись, и либо уничтожили то, что нужно было держать полвека, либо забили хранилище мусором, который списывался через пять лет. По Перечню № 236 ключевые позиции такие.

Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Уволили работника в марте 2026, дело закрыто — отсчёт 50 лет пойдёт с 1 января 2027. Перечень № 236 обратной силы не имеет, но его сроки применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления приказа в силу. Дела со сроком до 10 лет включительно можно не передавать в архив, храните в подразделении. Всё свыше 10 лет и документы по личному составу — в архив обязательно.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов и шаблоны для КЭДО

Как составить номенклатуру дел для КЭДО: структура и индексация

Технология не зависит от того, бумага у вас или цифра. Меняется одно: вместо физических папок вы оперируете виртуальными делами в системе. Первое — перечень всех дел: проанализируйте документооборот, какие документы рождаются, кто их создаёт, в какие группы собираются. Второе — группировка по подразделениям: индекс подразделения плюс порядковый номер дела. Третье — проставление сроков по Перечню № 236 и отраслевым перечням. Четвёртое — оформление и утверждение.

Номенклатура составляется на бланке организации, согласуется с экспертной комиссией и архивом, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января. Экспертная комиссия не формальность: по Правилам № 77 на неё возложены ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, согласование описей и актов о выделении документов к уничтожению. Без ЭК вы не имеете права ничего списывать из архива.

В электронной системе есть бонус, которого не было на бумаге: номенклатуру можно зашить прямо в КЭДО. Тогда при подписании документ сам уходит в нужное дело — кадровику не надо раскладывать файлы вручную. В Добыто мы настраиваем номенклатурное хранение фоном: указываешь вид дела при создании документа, а количество листов и экземпляров система подтягивает скриптами. При массовых потоках документы отправляют на подпись скопом, а раскладку отдаёт автоматика. Если прикидываете, хватит ли рук на ведение архива, посмотрите расчёт численности HR-службы по нормативам.

Как составить номенклатуру дел для КЭДО: пошаговая инструкция

Экспертиза ценности, описи и передача электронных дел в архив

В конце года дела закрываются, и начинается то, что многих ставит в тупик в электронном формате: экспертиза ценности, описи, передача в архив. По бумаге привычно — сшить, пронумеровать, оформить обложку, не более 250 листов в одно дело. С электронными делами физических листов нет, но логика та же.

Электронный архив должен обеспечивать не просто сохранность файлов, а возможность их найти, идентифицировать и восстановить. Любой сотрудник обязан в кратчайшие сроки достать нужный документ, проверить подлинность и актуальность. Для этого пять опорных точек: чёткая структура архива, правила индексирования, система поиска, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Без них выгрузить архив через 30 лет будет нечем.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«С электронным хранением есть тонкость, про которую забывают на старте. Подпись под документом тоже стареет. Криптоалгоритмы меняются, серт перевыпускается, и через десяток лет надо думать про ухаживание за подписью — продлевать метками времени, чтобы документ оставался юридически значимым. Нормальная система КЭДО держит это из коробки. Просто закладывайте момент, когда выбираете, где хранить дела по личному составу на 50 лет.»

Экспертиза ценности проводится ежегодно силами ЭК. По её итогам дела с истёкшим сроком выделяются к уничтожению по акту, а дела постоянного и долговременного хранения, включая личный состав, описываются и передаются в архив. Описи дел по личному составу — отдельный документ, который ЭК тоже согласует. Документы, которые подписываются электронной подписью и хранятся массово, при передаче удобно обрабатывать пакетно — о том, как организовать массовое подписание документов ЭЦП, есть отдельный разбор.

Типичные ошибки при подготовке номенклатуры для КЭДО

Ошибка первая — вести КЭДО без номенклатуры вообще. Так делают ради скорости: запустили систему, документы пошли, разберёмся потом. Цена — при проверке инспектор ГИТ требует номенклатуру и акты приёма-передачи, а их нет. Прямой риск штрафа по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей плюс предписание привести архив в порядок в сжатые сроки.

Ошибка вторая — копировать чужую номенклатуру. Берут шаблон из интернета или у соседней компании. Но состав дел зависит от ваших процессов, а сроки — от того, какие отраслевые перечни на вас распространяются. Чужая номенклатура их не учитывает, и часть документов окажется либо без срока, либо с неверным.

Читайте нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибка третья — не разводить электронные и бумажные дела. Четыре исключения по статье 22.1 ТК остаются на бумаге, но в номенклатуре про это забывают. Через два года кадровик ищет приказ об увольнении в системе, а он в папке на полке. Если документ нужен срочно для суда — это уже не просто неудобство.

Ошибка четвёртая — игнорировать долговременную сохранность подписи. Заложили хранение на 50 лет, а про продление меток времени не подумали. Через 10-15 лет подпись формально невалидна. Кэдошники, которые делают это давно, закладывают переподписание архивных документов поверх старой подписи при смене криптоалгоритмов.

Мария Ж, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая дорогая ошибка — думать, что КЭДО сам всё разложит. Система раскладывает то, что вы в неё заложили. Нет номенклатуры — она честно свалит все файлы в одну кучу и формально будет права. Поэтому я всегда говорю: сначала номенклатура и положение об архиве, потом раскатываем на всю компанию. Не наоборот.»

Стоимость внедрения КЭДО и ведения электронного архива в 2026 году

Отдельной строки «номенклатура дел» в прайсе нет — это часть работы по внедрению и ведению КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора модулей, включая электронный архив. Базовые тарифы сервиса Добыто такие.

По тарифу Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Электронный архив, где живут закрытые дела с проставленными сроками, входит в тарифы Бизнес и Корпорация. Цена за рабочее место фиксированная, без скрытых позиций. Точную сумму под численность штата и нужный набор модулей удобнее свести по таблице — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться.

Выводы: что важно запомнить о номенклатуре дел для КЭДО

Номенклатура остаётся обязательной при любом формате документооборота. Электронный кадровый архив строится на той же базе, что и бумажный: 125-ФЗ, Перечень № 236 со сроками хранения, Правила № 77 и Инструкция № 237. Коммерческие организации вправе закрепить собственный порядок архивного хранения в положении об архиве. Сроки по личному составу доходят до 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и отсчитываются с 1 января следующего года. Штатное расписание хранится постоянно, графики отпусков — 3 года, приказы об отпусках — 5 лет.

На практике начинайте с инвентаризации процессов и удаления дублей, затем группируйте документы в дела по подразделениям, проставляйте сроки и помечайте форму хранения. Четыре документа по статье 22.1 ТК — трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда — остаются на бумаге, и эти дела ведутся параллельно. Номенклатуру согласует экспертная комиссия и утверждает руководитель, вводится она с 1 января. В электронной системе структуру дел стоит завести один раз, чтобы документы раскладывались автоматически.

Архивная сфера продолжит цифровизироваться: терминологию обновил ГОСТ Р 7.0.8-2025, требования к сохранности опираются на ГОСТ Р 57762-2017. Закладывайте сразу продление подписи метками времени для дел с длительным сроком, контроль доступа и проверку целостности данных — это отличает рабочий архив от папки с файлами, которую не открыть через 30 лет.

Часто задаваемые вопросы