Система управления знаниями

Под системой управления знаниями понимается комплекс действий, решений и мероприятий по их поиску, сбору, систематизации, применению, хранению и развитию. Для этого организация определяет цели работы с корпоративными знаниями, использует разные источники получения информации, внедряет современное программное обеспечение. В процессах управления задействовано руководство компании, начальники различных подразделений, кадровая служба. Также для внедрения и использования системы можно привлечь сторонних экспертов.

Читайте, что входит в систему управления знаниями, как внедрить ее в организации и использовать в текущей деятельности, чем помогут профильные программы и сервисы.

Что такое система управления знаниями и зачем она нужна организации

Система подразумевает комплексный и упорядоченный подход к чему-либо. В отношении корпоративных знаний она позволяет:

• искать, собирать, систематизировать и закреплять информацию, которая важна для текущей деятельности, выполнения трудовых функций, реализации иных задачи;
• защищать, хранить и распространять знания в соответствии с целями, поставленными руководством фирмы;
• использовать знания в текущей деятельности, в том числе путем передачи их работникам;
• получать прямую выгоду от владения корпоративными знаниями (например, путем продажи или передачи прав на интеллектуальную собственность).

Знание – это определенная информация, которой владеет человек. Соответственно, организация может получить доступ к знаниям своих сотрудников, сторонних экспертов и обычных лиц. Все подряд знания компании не нужны. Сведения собирают, закрепляют и хранят, чтобы применить их в текущей деятельности. Работать с информацией будет персонал предприятия. Для этого необходимо организовать изучение и доступ к знаниям, их постоянное развитие.

Комментарий эксперта. Регулярность процессов в системе управления знаниями позволяет отслеживать их актуальность и достоверность, дополнять новыми данными. Для этого уполномоченные лица компании изучают современные методики и научные материалы, нормативную базу, практику работы других организаций. Корпоративную систему знаний можно разрабатывать на основе готовых баз, которые предлагают сторонние разработчики.

Участники системы управления знаниями

Внедряет и использует систему управления знаниями само предприятие. По итогам систематизации сведений будет создана корпоративная база, доступ к которой получит руководство, специалисты среднего звена и обычные работники. В процессах управления знаниями будут задействованы:

• глава компании и руководители структурных подразделений;
• специалисты профильных служб, которым поручено ведение базы знаний (кадровики, сотрудники IT-отдела и т.д.);
• сторонние эксперты и организации, привлеченные к выполнению определенных работ (например, для защиты информации, обслуживания программного обеспечения и т.д.);
• персонал фирмы (сотрудники не только используют корпоративные знания, но и делятся своим практическим опытом, навыками).

Для развития базы знаний можно организовать обмен опытом и практическими методиками с другими предприятиями. Это выгодно обеим сторонам, так как позволяет пополнять корпоративные базы новой полезной информацией. Важное значение имеют различные обучающие программы, курсы повышения квалификации. Знания, полученные сотрудниками в ходе учебы, также будут пополнять существующую базу.

Какие процессы включает система управления знаниями

Любой вариант управления подразумевает принятие решений. В отношении системы знаний руководство:

• принимает решение о внедрении корпоративной базы знаний;
• определяет структуры и процессы системы, наделяет соответствующими полномочиями сотрудников предприятия;
• планирует работу по управлению знаниями, контролирует выполнение планов и поставленных задач;
• анализирует различные показатели, связанные с внедрением и использованием базы знаний.

Корпоративные знания представляют собой ценный актив. Его можно и нужно защищать от недобросовестных конкурентов, от несанкционированного доступа третьих лиц. Для целей защиты информации можно использовать разные варианты действий, от регистрации интеллектуальных прав до внедрения отдельной системы безопасности данных. Это особенно актуально для крупных компаний, где стоимость интеллектуальных активов может превышать цену основных средств, материальных ресурсов и оборудования.

Поиск, сбор, накопление и систематизация знаний

База знаний должна быть наполнена полезной, достоверной, точной и актуальной информацией. Источниками для поиска и сбора сведений могут быть:

• открытая информация – нормативные акты, книги, научные журналы и труды, общедоступные лекции и курсы;
• сведения из практического опыта – знания и навыки работников предприятия, описание производственных и иных процессов в профильной литературе;
• результаты разработок, испытаний и исследований – это могут быть собственные мероприятия, либо процедуры, которые проводятся по заказу компании;
• методическая литература – может приобретать у сторонних организаций, либо ее получат сотрудники в процессе обучения;
• документы, которые поступают в компанию – это может быть проектная и эксплуатационная документация на оборудование, мануалы на программы и т.д.

Пополнение базы знаний будет осуществляться в ходе текущей деятельности фирмы. Например, можно проанализировать практику по определенным процессам и действиям, выделить самые важные и полезные нюансы, систематизировать их в виде внутренних инструкций и руководств. Это упростит работу остальных сотрудников, адаптацию новых кадров.

Комментарий эксперта. Важно учитывать информацию, которую предоставляют сами работники. Например, это может быть служебная записка о необходимости изменить определенные процессы, рационализаторские предложения. Компании нужно поощрять интеллектуальную деятельность персонала. Любое новое изобретение или иное технологическое новшество может кардинально повысить эффективность работы, принести дополнительную выгоду для работодателя.

Применение и использование знаний

Корпоративные знания нужно собирать не только ради самого процесса. Их обязательно нудно использовать в текущей деятельности. Несколько направлений, по которым собранные знания можно применять на практике:

• обучение и развитие персонала собственными силами;
• изменение в процессах производства и управления, работы с клиентами и контрагентами;
• разработка документов и методических материалов как для своих сотрудников, так и для сторонних организаций, специалистов;
• внедрение новых сведений в систему менеджмента, чтобы повысить эффективность ее функций.

Руководство компании тоже использует корпоративную базу знаний, чтобы изменить подходы к управлению, устранить ошибки и негативные моменты в своей деятельности.

Хранение и распространение знаний

Собранные знания нужно не только зафиксировать в определенных источниках, но и хранить надлежащим образом. Для этого компания может выбрать следующие варианты:

• обычные бумажные библиотеки (документы, книги, методички, инструкции и т.д.);
• электронные базы знаний и другие профильные программы (данные хранятся на собственном или облачном сервере, иным способом);
• переносные источники информации (диски, usb-носители и т.д.).

Корпоративные знания необходимо защищать от несанкционированного доступа. Это позволит сохранить конфиденциальную и служебную информацию, отслеживать попытки ее хищения или изменения. Современные программы имеют достаточно высокий уровень защиты, позволяют настраивать разные уровни доступа к сведениям.

Если вам нужна электронная база, которую можно развивать и пополнять корпоративными сведениями, обратите внимание на модуль «Добыто. Знания». Он содержит множество полезных и эффективных решений, которые подходят для любого предприятия. Модуль можно настраивать под различные задачи, от проверки знаний персонала до его обучения без отрыва от работы.

Комментарий эксперта. Компания может зарабатывать на своих знаниях. Например, она может оформить лицензионное соглашение на использование изобретений или полезных моделей, выпускать и продавать обучающие курсы, методические материалы. Актуальная и полезная информация всегда востребована на рынке, особенно если она касается узкопрофильных нюансов.

Развитие знаний

Информация имеет свойство устаревать, утрачивать актуальность. Поэтому систему управления знаниями должна предусматривать их постоянную проверку, обновление и актуализацию. Для этого компания может:

• отслеживать изменения в нормативной базе, в профильных стандартах и сводах правил, других источниках;
• проводить ревизию знаний, удалять устаревшую и ненужную информацию;
• заказывать независимый аудит документации, чтобы выявить и устранить пробелы в знаниях;
• проводить тестирование персонала, чтобы уточнить соответствие базы знаний практическим задачам.

Чем дольше работает предприятие, чем больше будет объект корпоративной базы. Вовремя обновляя информацию и удаляя устаревшие сведения, компания сможет избежать хаоса в структуре баз и реестров. Это положительно скажется на текущих процессах, так как сотрудники будут оперировать только актуальными и полезными данными.

Как внедрить систему управления знаниями

Чтобы система управления знаниями была эффективной и реализуемой на практике, компании нужно:

• разработать и утвердить соответствующие локальные акты (инструкции, руководства и регламенты по защите информации, и т.д.);
• назначить лиц, которые будут отвечать за все процессы работы со знаниями (важно точно определить полномочия всех участников, чтобы избежать недопонимания и ошибок);
• ввести систему контроля за управлением знаниями;
• подобрать и внедрить профильное программное обеспечение.

Для работы со знаниями можно привлекать сторонние организации. Им можно поручить не только настройку программ и разработку документов, но и поиск информации, ее систематизацию под цели заказчика. Например, эксперт может разработать и обосновать нормы труда под определенный профиль деятельности, с учетом собранных знаний, практических навыков.

Комментарий эксперта. Управление знаниями – это менеджмент. Чтобы обеспечить эффективность всех процессов, можно внедрить систему менеджмента на основе принципов ИСО. Эти стандарты содержат обязательные требования и рекомендации для предприятий разного профиля. Важно, что система менеджмента предусматривает конкретизацию всех задач, методик контроля за их исполнением. Предприятие сможет отслеживать показатели работы с корпоративными знаниями по определенным контрольным точкам.

Преимущества использования базы «Добыто. Знания»

База «Добыто. Знания» станет отличной основой для систематизации и использования корпоративной информации. Изначально, в системе уже есть значительный объем сведений, которые принесет пользу руководству и рядовым сотрудникам. Также при работе с модулем «Добыто. Знания» компания сможет:

• организовать мероприятий по обучению и саморазвития персонала, по проверке из знаний и навыков;
• обеспечить хранение корпоративных знаний в электронной форме, что упрощает работу с ними;
• защитить конфиденциальную информацию современными решениями;
• настроить сервисы под свои требования, быстро обучить персонал работе с системой.

Подробнее о функционале и особенностях базы «Добыто. Знания» вам расскажут специалисты службы поддержки. Также можно заказать демоверсию программы, чтобы оценить ее основные преимущества.

Заключение

• Система управления знаниями — это комплекс действий, процессов и решений для сбора, систематизации, хранения, использования и защиты информации. Для описания всех процессов и регламентов действий компания разрабатывает соответствующие локальные акты.
• Поиск знаний осуществляется за счет собственных и внешних источников. Для работы с информацией необходимо приобрести и внедрить специальное программное обеспечение. Отличным решением станет использование модуля «Добыто. Знания».
• Управление знаниями предусматривает взаимодействие разных участников – главы компании, руководителей структурных подразделений, рядовых сотрудников. Также необходимо организовать постоянную проверку и актуализацию корпоративных данных.

FAQ

Что такое система управления знаниями?

Это комплекс процессов, действий и решений для работы с корпоративными знаниями. Сюда входит поиск и сбор информации, ее систематизация и структурирование, использование и хранение, развитие и распространение данных.

Как организовать систему управления знаниями?

Для описания и обоснования всех процессов компания утверждает локальные акты – инструкции, положения, регламенты защиты данных и т.д. Также необходимо наделить специалистов организации соответствующими полномочиями, контролировать выполнение задач.

Кто возглавляет систему управления знаниями?

Общее руководство системой знаниями осуществляет глава компании. Но основные текущие задачи решают менеджеры среднего звена, отделы кадров и информационных технологий, другие подразделения и специалисты.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)