Управление знаниями в компании – это сбор, обработка и систематизация информации, использование ее для развития персонала. Указанные процессы могут включать оформление документов, создание и ведение баз знаний, теоретические и практически занятия с сотрудниками. Основные полномочия по управлению знаниями есть у руководителя, специалистов кадровой службы. Организовать все процессы можно в системе «Добыто. Знания».
Читайте, какие направления включает процесс управления знаниями, как ведется эта работа, в чем заключается сбор и передача сведений внутри компании.
- Что такое управление знаниями
- Что входит в понятие база знаний для организации
- Как работает процесс управления знаниями
- Сбор, поиск и систематизация знаний
- Разработка документов, ведение электронных баз знаний
- Обучение и развитие персонала
- Как обеспечить внедрение процессов управления знаниями
- Какие преимущества дает испоьзование сервиса «Добыто. Знания»
- Выводы
- FAQ
- Список источников
Что такое управление знаниями
Знания – это определенная информация, полученная из разных источников. Компания может собирать, обрабатывать, систематизировать и применять сведения, которые содержатся:
- в нормативных актах, руководящих документах вышестоящих и государственных органов;
- в собственных базах данных, локальных актах;
- в теоретических и практических навыках конкретных сотрудников.
Управление знаниями (в английской терминологии – knowledge management) представляет собой совокупность процессов, которые осуществляются внутри компании. Общее руководство всеми процессами входит в полномочия главы организации. Также управлением могут заниматься специалисты кадровой службы или иных подразделений фирмы, сторонние компании.
Можно выделить следующие цели управления знаниями, которые распространяются на все виды организаций:
- повышение эффективность работы компании в целом, отдельных служб и сотрудников;
- закрепление и защита информации, подпадающей под коммерческую, служебную и иную тайну;
- мотивация персонала к профессиональному развитию;
- внедрение передовых процессов, технологий, методик и программ;
- передача опыта, знаний и навыков между сотрудниками.
Даже в компании с небольшим количеством сотрудников работают процессы управления знаниями. Они могут включать подготовку типовых правил, инструкций и положений, основанных на нормативных требованиях, опыте деятельности. На крупных предприятиях система управления знаниями намного сложнее, так как включает большое количество процессов.
Комментарий эксперта. Полноценное управление знаниями невозможно без использования современных программ, приложений и сервисов. Это упрощает все процессы, позволяет обеспечить защиту информации, быстрое и удобное получение сведений. Система «Добыто. Знания» идеально подходит для таких задач. Работать с ней могут не только специалиста кадровой службы, но и рядовые сотрудники компании.
Что входит в понятие база знаний для организации
Знание представляет собой нематериальный актив. Самой простой формой передачи знания является устное общение при личном взаимодействии людей. Например, это могут быть советы стажеру, которые дает опытный наставник. Знания, которые есть у определенного сотрудника, называют неявными. Их тоже можно закрепить в материальной форме, в каких-либо документах.
Чтобы организовать полноценное управление знаниями, их необходимо собрать и систематизировать в материальной форме. Для этого компания может:
- приобретать или создавать различные базы данных (например, большой массив информации внедрен в систему «Добыто. Знания»);
- вести документацию, где содержится информация для текущей деятельности, развития персонала (например, инструкции или положения);
- подключаться к государственным и коммерческим информационным системам (это особенно актуально для получения профильных профессиональных знаний);
- изучать, анализировать и применять современные практики, методики.
Состав и структура знаний, с которыми работает компания, зависит от профиля ее деятельности. Например, для организаций в сфере услуг вряд ли понадобятся знания о технологии производства определенной продукции. Поэтому внедряя систему управления нужно сразу определиться с целями, политикой сбора и использования информации.
Как работает процесс управления знаниями
Чтобы эффективно управлять знаниями, руководитель компании должен создать для этого необходимые условия. Сюда входит:
- набор специалистов или обучение действующих сотрудников работе с различными видами знания, базами данных;
- определение компетенций и разграничение полномочий между специалистами разного уровня;
- обеспечение материально-технической и методической базой (например, приобретение и внедрение современных программ, приложений);
- внедрение системы взаимодействия разных служб и сотрудников для обмена информацией, проверки и отработки знаний.
Управление включает постоянный поиск новых знаний. Например, это может быть анализ профильной технической и научной литературы, посещение мероприятий, обмен опытом с другими компаниями, стажировки и командировки. Важна и обратная связь с рядовыми сотрудниками. Они могут представить рекомендации и предложения по улучшению определенных процессов, по снижению издержек и повышению качества работы. Задачей руководства и иных уполномоченных лиц является своевременное реагирование на такие обращения.
Комментарий эксперта. Процессами, описанными в этой статье, может заниматься менеджер знаний. Специальных требований к такой профессии нет. Но на рынке есть учебные программы и курсы, которые можно использовать для подготовки специалиста данного профиля. В процессе работы можно организовать повышение квалификации, чтобы менеджер осваивал современные методики управления знаниями.
Сбор, поиск и систематизация знаний
Для организации процессов управления знаниями нужно руководствоваться стандартом ГОСТ Р 54877-2016. Он разработан на основе исследования и обобщения практического опыта, накопленного в разных странах мира. Стандарт содержит руководство для персонала при работе со знаниями, в том числе:
- количественные и качественные показатели для работы со знаниями, оценки эффективности процессов;
- описание действий и мероприятий, которые может использовать компания;
- рекомендации для обеспечения непрерывного процесса сбора, систематизации и обобщения знаниями;
- методики и модели применения разных процессов.
На основе ГОСТ Р 54877-2016 организация может разработать и утвердить различные локальные акты. Например, это может быть единая политика в области управления знаниями, регламент взаимодействия служб и специалистов.
Сбор, обработка и систематизация знаний сможет осуществляться из следующих источников:
- внешние и внутренние базы знаний;
- информация, полученная службами поддержки, подразделениями по работе с клиентами (контрагентами);
- официальные документы (законодательство, предписания и разъяснения от государственных ведомств);
- эксплуатационная, техническая и иная документация на оборудование, программное обеспечение;
- знания, полученные сотрудниками в ходе работы, при обучении и повышении квалификации;
- научные и методические материалы.
Это только примерный перечень источников, где могут содержаться знания по профилю деятельности предприятия.
Разработка документов, ведение электронных баз знаний
Сюда входят различные процессы по закреплению знаний в материальной форме. Для этого компания может:
- вести собственные или приобретенные базы данных (например, такой функционал есть в системе «Добыто. Знания»);
- осуществлять перевод архивной документации в электронный вид;
- разрабатывать, утверждать и внедрять локальные акты;
- оформлять документы по итогам обучения, инструктажей и проверки знаний;
- внедрять профильные стандарты и иные нормативно-технические акты под разные направления деятельности.
Оформление документов и ведение электронных баз данных является постоянным процессом. Например, если появилась новая методика взаимодействия с клиентами, ее необходимо отразить в локальных актах, программах и приложениях. С обновленными сведениями нужно ознакомить сотрудников, которые работают с людьми. Также желательно провести вводное обучение под обновленную методику, проверить результат программы на практике.
Обучение и развитие персонала
Сам по себе процесс систематизации и закрепления информации не имеет значения, если не применять ее на практике. Поэтому управление знаниями включает обучение и развитие персонала. Компания может использовать следующие направления:
- предоставление сотрудникам доступа к внешним или внутренним базам знаний;
- ознакомление с локальными актами и иными документами, где закреплены определенные знания;
- создание условия для самообучения и развития (например, через модуль Добыто);
- реализация учебных программ и курсов, практических и теоретических занятий для получения новой информации;
- обучение работе с новым оборудованием и программами, технологиями;
- проверка уровня квалификации и знаний на базе сторонних организаций, либо своими силами.
Компания напрямую заинтересована, чтобы сотрудник и осваивали новые знания, начали применять их в работе. С этой целью можно создать систему мер поощрения – за внедрение изобретений и новых технологий, за повышение показателей деятельности. Стимулирование может заключаться и в кадровом росте, если специалист постоянно развивается, успешно реализует полученные знания на практике.
Комментарий эксперта. Развитие персонала распространяется и на руководителя. Он должен сам освоить объем знаний, которые относятся к профилю деятельности его предприятия. Вовлеченность руководства в управление и развитие знаний – это залог успешного развития компании.
Как обеспечить внедрение процессов управления знаниями
Чтобы максимально эффективно управлять знаниями, в компании должен быть план мероприятий. Они могут включать:
- определение и утверждение общих целей всех процессов;
- постановка задач и распределение полномочий между сотрудниками разных подразделений (создание системы менеджмента);
- проверка уровня текущих знаний в компании (например, в форме опросов, тестирований и т.д.);
- определение условий для работы системы менеджмента (например, уровень защиты информации и баз данных);
- непосредственные мероприятия по сбору, обработке и систематизации информации;
- объединение всех знаний в единую базу, ее структурирование;
- проверка реализации мероприятий из плана, дополнение и корректировка к нему (если требуется).
Далее базы данных будут регулярно проверяться на предмет актуальность, уточняться по мере получения новой информации. Ответственные лица регулярно отчитываются перед руководством о выполненным мероприятиях, о текущем состоянии дел при управлении знаниями.
Какие преимущества дает испоьзование сервиса «Добыто. Знания»
Система «Добыто. Знания» подходит как для небольших компаний, так и для крупных предприятий. Ключевые особенности модуля, которые помогут организовать процессы управления знаниями:
- большая база знаний, с которыми могут работать сотрудники;
- наличие опций по саморазвитию, тестированию и проверке знаний непосредственно на рабочем месте;
- возможность интеграции с другими системами и программными комплексами;
- использование алгоритмов искусственного интеллекта, что обеспечением постоянное развитие систему управления знаниями;
- возможность работы с шаблонами и образцами документов, которые применяются в текущей деятельности.
Руководство и кадровая служба предприятия могут использовать систему «Добыто. Знания» для проверки квалификации и компетенции всех специалистов. Изучить основные функции модуля можно в бесплатной демоверсии.
Выводы
- Управление знаниями включает их сбор, обработку и систематизацию. Чтобы применять знания на практике, их нужно закрепить в материальной форме (документы, базы данных и т.д.).
- Общее управление знаниями в компании осуществляет ее руководитель. Также эти полномочия распределяются между сотрудниками кадровой службы, иных подразделений предприятия.
- Система менеджмента для управления знаниями внедряется на основе положений ГОСТ Р 54877-2016. Там описаны требования к методикам и процессам управления, показатели эффективности.
- Для внедрения процессов управления знаниями необходимы специальные программы, обеспечение условий для работы с информацией. Оптимальным решением для этого будет использование модуля «Добыто. Знания».
FAQ
Что такое управление знаниями на предприятии?
Сюда входят процессы сбора, обработки и систематизации информации, закрепление ее в материальной форме. Компания может собирать знания из внешних или внутренних источников, непосредственно от сотрудников.
Кто ведет управление знаниями в организации?
Система менеджмента знаний по ГОСТ Р 54877-2016 предусматривает постоянное взаимодействие руководства, специалистов кадровой службы и иных подразделений, рядовых сотрудников. Распределение полномочий и компетенций подтверждает локальными актами, должностными инструкциями.
Что нужно для управления знаниями на предприятии?
Для ведения баз данных компании нужны современные программные комплексы, системы и сервисы. Все необходимые функции для реализации процессов есть в модуле «Добыто. Знания».
