Порядок в кадровых документах перед КЭДО: аудит 2026

Порядок в кадровых документах перед КЭДО — это инвентаризация, проверка комплектности и приведение бумажного архива к виду, в котором его можно оцифровать без потери юридической силы. Если зайти в электронный документооборот с хаосом в личных делах и просроченной номенклатурой дел, систему придётся перенастраивать на ходу, а инспектор ГИТ при проверке смотрит не на красивый интерфейс, а на то, всё ли подписано и в срок ли хранится. Здесь разберём, что именно проверяет делопроизводитель до старта, какие документы переводятся в электронный вид, а какие закон оставляет на бумаге, и как не потерять сроки хранения по приказу Росархива. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Зачем наводить порядок в кадровых документах до перехода на КЭДО

Оцифровка не лечит бардак. Она его консервирует. Загрузили в систему личное дело без половины приказов — получили электронное личное дело без половины приказов, только теперь его ещё и сложнее восстановить, потому что бумажные оригиналы кто-то уже отправил в макулатуру. Вот, по сути, главная причина, по которой подготовительный этап нельзя пропускать.

Виновник почти всегда один и тот же. Накопленная за годы первичка, которую вели разные люди, по разным правилам, иногда вообще без правил. Один кадровик подшивал заявления на отпуск в личное дело, другой складывал в отдельную папку, третий — в стол. Приказы нумеровались сквозняком, потом с буквенными индексами, потом снова сквозняком. Когда такой массив пытаются залить в систему, всплывает всё: недостающие подписи, документы задним числом, дела, которые давно пора было уничтожить по акту, но они лежат и пухнут.

Цена вопроса измеряется штрафами. По части 1 статьи 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства должностное лицо штрафуют на 1000-5000 руб., а юридическое — на 30 000-50 000 руб. Повторное нарушение по части 2 поднимает планку для компании до 50 000-100 000 руб., а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от года до трёх лет. И это за каждый выявленный эпизод, не за всё скопом. Когда у вас сотня личных дел с типовой ошибкой, арифметика становится неприятной.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самые дорогие грабли при подготовке к КЭДО — это документы задним числом. На бумаге ещё можно было что-то дооформить, подложить, переподписать. В электронной системе сотрудник физически не подпишет документ вчерашней датой, она фиксируется с меткой времени. Поэтому весь хвост недоподписанного нужно закрыть до старта, иначе он так и повиснет в воздухе.»

В практике Добыто мы видим это в каждом втором проекте. Заказчик приходит с задачей «запустите нам КЭДО за две недели», а на аудите выясняется, что у трети сотрудников нет листов ознакомления с ЛНА, согласия на обработку персональных данных собраны не у всех, а график отпусков последний раз утверждали позапрошлой зимой. Сначала порядок, потом цифра. Иначе никак.

Аудит кадровых документов: с чего начать делопроизводителю

Аудит начинается с инвентаризации. Не с покупки системы, не с выбора подписи, а с честного списка того, что у вас вообще есть. Делопроизводитель проходит по всем категориям документов и фиксирует фактическое состояние: что подписано, что нет, где оригинал, где копия, какие дела сформированы, а какие валяются россыпью.

Базовый набор, который проверяют всегда: трудовые договоры и допники к ним, приказы по личному составу, личные карточки (форма Т-2), штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени, согласия на обработку персональных данных, листы ознакомления с локальными нормативными актами. Это костяк. По каждому документу — три вопроса. Он есть? Он подписан обеими сторонами? Он лежит там, где должен лежать по номенклатуре дел?

Номенклатура дел — отдельная история, которую многие забрасывают. А зря. Это перечень всех дел организации с указанием сроков хранения, утверждённый на текущий год. Без актуальной номенклатуры вы не сможете корректно разнести документы по срокам хранения, а значит, и в электронный архив зальёте их вперемешку. Перед КЭДО номенклатуру надо актуализировать обязательно: сверить с приказом Росархива, добавить новые категории, убрать то, чего давно нет.

Как провести аудит кадровых документов перед КЭДО: пошаговая инструкция

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Делопроизводителю я всегда советую начинать с самых старых дел. Там самый густой завал: уволенные десять лет назад, документы без сроков, дубли. Если разгрести хвост, текущая первичка обычно в более-менее живом состоянии. А вот когда начинают с новеньких и оставляют архив на потом, проект встаёт ровно на этом архиве.»

Какие кадровые документы переводят в КЭДО, а какие остаются на бумаге

Закон разрешает вести в электронном виде почти всё. Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса, и по умолчанию через КЭДО можно создавать, подписывать и хранить большинство документов: трудовые договоры, допсоглашения, приказы о приёме и переводе, заявления на отпуск, служебные записки, согласия, листы ознакомления. То есть всю ту тонну бумажек, которую человек подписывает в первый рабочий день, спокойно переводят в цифру.

Но есть закрытый список исключений. Эти документы оформляют и хранят только на бумаге, в электронный вид их переводить нельзя:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (если книжка не переведена в электронный формат);
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Логику в этом перечне искать необязательно, его нужно просто соблюдать. Вот эти четыре вида делопроизводитель сразу откладывает в отдельную стопку и продолжает вести по-старому. Всё остальное — кандидаты на оцифровку.

Отдельный нюанс с сотрудниками, принятыми после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа. От них согласие на КЭДО получать не нужно, документооборот применяется к ним по умолчанию. А вот всех остальных переводить на электронный формат без письменного согласия нельзя, это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ. Мы в Добыто закладываем сбор согласий в самый первый этап проекта, потому что без него юридически значимый обмен просто не стартует.

Сроки хранения кадровых документов: что проверить перед оцифровкой

Сроки хранения — то место, где аудит чаще всего буксует. Организация не определяет их сама. Они закреплены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и статьёй 22.1 закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Бумажный документ или электронный — срок один и тот же, формат на это не влияет.

Ключевые ориентиры, которые делопроизводитель держит в голове при сортировке:

• приказы по личному составу (приём, перевод, перемещение) — 50/75 лет;
• трудовые договоры — 50 лет (или 75, если оформлены до 1 января 2003 года);
• штатное расписание — 75 лет;
• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках — 5 лет;
• приказы о премировании — 10 лет;
• личные дела и карточки Т-2 — 50/75 лет.

Формула 50/75 означает простую вещь: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Срок считают с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Звучит как мелочь, но именно на этой мелочи строится решение, что можно уничтожить по акту, а что обязано доехать до электронного архива и пролежать там полвека.

Электронный архив накладывает дополнительное требование — сохранить юридическую силу подписи на весь срок хранения. Подпись имеет срок действия сертификата, а документ нужно хранить 50 лет. Здесь работает усовершенствованная подпись с меткой времени, то самое «ухаживание за подписью», когда поверх старой подписи накладывают метки, продлевая её действие. Делопроизводителю в детали криптографии вникать не обязательно, но знать, что архивное хранение требует не просто файла, а файла с актуальной подписью, надо. Иначе через десять лет вы откроете дело, а подпись на нём уже не проверяется.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Многие думают, что КЭДО — это просто сложить сканы в папку на сервере. Это верхушка айсберга. Настоящая работа начинается там, где документ должен пролежать полвека и при этом остаться юридически значимым. Поэтому мы сразу затачиваем систему под архивное хранение с продлением подписи, чтобы потом не переделывать.»

Образцы документов для наведения порядка перед КЭДО

Типичные ошибки при подготовке кадровых документов к КЭДО

Ошибки повторяются из проекта в проект, и почти все они растут из попытки сэкономить время на подготовке. Разберу четыре самые частые.

Первая — заливать документы в систему как есть, без проверки подписей. Делают так, потому что кажется: оцифруем, а недочёты потом подчистим. Не подчистите. Документ без подписи второй стороны в электронном архиве остаётся документом без подписи, только теперь у вас ещё и нет бумажного оригинала, чтобы дооформить. Цена ошибки — юридически ничтожные документы, которые не помогут в трудовом споре и всплывут на проверке ГИТ.

Вторая — игнорировать сроки хранения. Мотив простой: разбираться с приказом Росархива долго и скучно, проще залить всё подряд. В итоге в архиве вперемешку лежат дела на 5 лет и на 50, без описей, без сортировки. Когда придёт время уничтожать просроченное, отделить одно от другого будет стоить отдельного проекта. Цена — повторная разборка архива и риск уничтожить то, что хранить ещё надо было.

Третья — забыть про согласия на КЭДО и на обработку персональных данных. Тут экономят на сборе бумаг с действующих сотрудников. А без согласия по статье 22.2 ТК РФ перевести человека на электронный документооборот нельзя, точка. Цена — либо стоп проекта на полпути, либо незаконный перевод, который оспорит первый же недовольный работник.

Четвёртая — не выделить документы-исключения. Кажется, мелочь: ну попадёт приказ об увольнении или акт о несчастном случае в общую стопку на оцифровку. А это прямое нарушение, эти документы по закону живут только на бумаге. Цена — переделка и объяснения инспектору, почему документ, который нельзя было переводить, оказался в электронной системе.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Мы закладываем на пилотную группу две-три недели до того, как раскатать КЭДО на всю компанию. Берём один отдел, проходим с ним весь цикл, ловим все косяки на маленькой выборке. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель, которые иначе вылезли бы сразу на тысяче человек. Откатать на пилоте дешевле, чем чинить промку.»

Кстати, про обновление кадровой службы под новый формат. Когда документооборот уходит в цифру, меняется и нагрузка на людей, и иногда сама структура отдела. Если думаете, хватит ли текущего штата кадровиков на проект перехода, есть калькулятор расчёта численности HR-службы с нормативами, он помогает прикинуть, не перегрузите ли вы делопроизводителя задачей на ровном месте.

Нормативная база для запуска КЭДО: приказ, положение, согласия

Когда массив документов приведён в порядок, остаётся подготовить нормативную обвязку самого КЭДО. Это четыре опорных действия, без которых система юридически не работает.

Сначала издают локальный нормативный акт о введении КЭДО — приказ, которым работодатель фиксирует сам факт перехода на электронный документооборот. Затем утверждают Положение о ведении КЭДО: здесь прописывают, какие документы переводятся в электронный вид, какие виды подписи применяются, как устроены маршруты согласования, в какие сроки сотрудник обязан подписать. Третьим шагом уведомляют работников и собирают письменные согласия (кроме тех, кто принят после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату). И последнее — обеспечивают сотрудников электронными подписями.

По видам подписи коротко. Сотрудник в большинстве кадровых процессов подписывает документы простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной (УНЭП), а со стороны работодателя приказы и договоры подписывают усиленной квалифицированной (УКЭП) — её ставят генеральный директор или уполномоченный по доверенности сотрудник, например руководитель отдела кадров. Не везде нужна УКЭП, и это важный момент: для внутренних кадровых документов часто хватает УНЭП, а это совсем другие денюжки для работодателя. В сервисе Добыто мы поддерживаем все три вида подписи, чтобы под каждый процесс подобрать тот, который и закону соответствует, и бюджет не раздувает.

Образцы приказа о введении КЭДО, Положения и формы согласия мы уже приложили в блоке документов выше — их можно скачать и адаптировать под свою организацию. Наши специалисты при внедрении дают эту юридическую обвязку из коробки, чтобы делопроизводителю не пришлось собирать шаблоны по чужим сайтам.

Стоимость наведения порядка и внедрения КЭДО в компании

Стоимость складывается из двух частей: трудозатраты на сам аудит документов (их обычно несёт кадровая служба внутри компании) и абонентская плата за сервис КЭДО. На цену сервиса влияют численность персонала, выбранный тариф и набор подключаемых функций — подписи, интеграция с 1С, электронный архив.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, нужен ли вам электронный архив с долговременным хранением и интеграция с учётной системой. Для среднего бизнеса с полноценным архивом и подключением к 1С обычно берут тариф Бизнес, для пилота на одном отделе — Старт. Чтобы посчитать точнее под свою численность, посмотрите актуальные тарифы сервиса Добыто, там разложено, что входит в каждый пакет.

Выводы: подготовка кадровых документов к КЭДО

Порядок в документах — обязательное условие запуска КЭДО, а не опциональный этап. Делопроизводитель начинает с инвентаризации и актуализации номенклатуры дел, проверяет комплектность и наличие подписей, разносит документы по срокам хранения согласно приказу Росархива № 236 и статье 22.1 закона 125-ФЗ. Четыре вида документов — трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда — остаются только на бумаге, их выделяют сразу. Перевод остальных регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, а согласие работника по статье 22.2 обязательно для всех, кроме принятых после 31 декабря 2021 года без стажа.

На практике рекомендую закрыть весь хвост недоподписанных документов до старта системы, потому что задним числом в электронном виде подписать не получится. Сроки хранения сверяйте до уничтожения чего бы то ни было: ошибка здесь стоит либо потери доказательств в споре, либо штрафа по статье 5.27 КоАП от 30 000 руб. для юрлица. Нормативную обвязку — приказ о введении КЭДО, Положение, согласия — готовьте параллельно с аудитом, тогда к моменту окончания разбора архива система готова к запуску.

Электронный архив требует не просто хранения файлов, а сохранения юридической силы подписи на весь срок, до 50 лет. Это значит метку времени и продление подписи, которые закладывают в систему сразу, а не дорабатывают спустя годы. Компании, которые проходят подготовительный этап аккуратно, запускают КЭДО без замечаний и переделок. Те, кто пропускает аудит, возвращаются к нему всё равно, только уже с включённой системой и удвоенными трудозатратами.

Часто задаваемые вопросы