Кадровые документы в КЭДО: что можно, а что только на бумаге

Кадровые документы в КЭДО можно вести почти все: статья 22.1 ТК РФ разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Закрытых исключений четыре: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное — трудовой договор и допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия — переводится в электронный вид, если КЭДО введён по статье 22.2 ТК РФ. Главное различие внутри перечня — вид подписи: для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора работодатель применяет только УКЭП, для остальных документов — УКЭП или УНЭП.

Разберём перечень по группам документов: какой подписью подписывает работодатель, какой работник и на какой норме это держится. Покажем, где расчётный листок и журнал инструктажей выпадают из общей логики и какие формулировки в положении о КЭДО суд читает не в пользу работодателя. Отдельно — режимы для дистанционных работников и исполнителей по ГПХ: перечень для них строится иначе. Сценарная таблица по категориям работников, разбор ошибок с ценой по статье 5.27 КоАП, сроки хранения электронных документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Общее правило: что закон относит к документам, которые можно вести в КЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений по статье 22.1 ТК РФ — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, без дублирования на бумаге. Норма распространяется на те документы, для которых трудовое законодательство требует бумажной формы или ознакомления работника в письменной форме, в том числе под роспись. То есть отправной точкой служит не список разрешённых документов, а обратная логика: разрешено всё, кроме прямо исключённого частью 3 той же статьи.

Из этого следует практический вывод для составления перечня. Кадровику не нужно искать норму, которая разрешает вести конкретный приказ электронно: достаточно проверить, что документ не попал в закрытый перечень исключений и что в компании выполнены условия статьи 22.2 ТК РФ — принят локальный акт о КЭДО, утверждён перечень документов и категорий работников, описан порядок создания личного кабинета и подписания, собраны согласия. Без этой обвязки электронная форма не спасает: в споре сначала доказывают право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом что конкретный документ подписан.

Четыре документа, которые нельзя перевести в электронный вид

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного контура четыре позиции. Список закрытый: расширять его локальным актом смысла нет, сокращать нельзя.

1. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. У них собственное регулирование по статье 66.1 ТК РФ. Бумажная книжка остаётся бумажной у тех, кто её сохранил, а электронные сведения формирует Социальный фонд России по данным ЕФС-1, а не система КЭДО работодателя.
2. Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме. Форма акта и порядок расследования живут в отдельном регулировании по главе 36.1 ТК РФ, и электронная версия акта его не заменяет.
3. Приказ (распоряжение) об увольнении. Приказ оформляется на бумаге, и акт об ознакомлении с ним тоже.
4. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Журнал регистрации инструктажа остаётся бумажным, даже если сама инструкция по охране труда лежит в системе и работник знакомится с ней электронно.

Полное увольнение внутри КЭДО поэтому невозможно. Заявление работник подаёт электронно, резолюцию руководитель ставит электронно, а приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу. Компания, которая планировала убрать бумагу из процесса увольнения целиком, получает гибридный процесс, и это первое, что мы объясняем на внедрении.

Спорные зоны, которые в закрытый список не входят

Расчётный листок в перечне исключений отсутствует, но отправлять его электронно можно не всегда. Минтруд разъяснял, что извещать работника о составных частях заработной платы электронно нельзя, за исключением случая введения КЭДО по правилам ТК РФ. В 2026 году позиция та же: электронные кадровые документы применяются только при введённом КЭДО. Документ один и тот же, а результат разный, потому что появляется правовое основание для электронного взаимодействия в целом.

Важный нюанс из практики: компании регулярно включают расчётный листок в перечень документов для КЭДО раньше, чем издают приказ о введении КЭДО и собирают согласия. Формально листки уже уходят в личные кабинеты, а основания для этого ещё нет. Порядок обратный: сначала локальный акт и согласия, потом электронная рассылка листков.

Вторая спорная зона — охрана труда. Инструкции, положение о системе управления охраной труда, положение об обучении по охране труда, положение по учёту микротравм и положение о взаимодействии с подрядными организациями ведутся электронно как обычные ЛНА, и ознакомление с ними тоже. А вот подтверждение самого инструктажа — вводного, на рабочем месте, повторного — остаётся на бумаге. Разделительная линия проходит между документом, который описывает требования, и документом, который фиксирует факт проведения инструктажа.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Перечень документов для положения о КЭДО и подпись по каждой группе

Перечень документов и категорий работников — обязательное приложение к локальному акту о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, и именно его суд смотрит первым. Вид подписи при этом определяется не названием документа, а тем, входит ли он в группу из части 4 статьи 22.3 ТК РФ.

Последняя строка ломает логику остальных, и на ней спотыкаются чаще всего: сам документ о переходе на электронное взаимодействие электронным быть не может, потому что на момент его подписания режим КЭДО для этого работника ещё не действует. Минтруд по этому вопросу придерживается буквального чтения: согласие письменное.

Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как собрать перечень документов для положения о КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите из учётной системы все виды кадровых документов, которые компания оформляла за последние 12 месяцев, вместе с количеством за период. Перечень строится по факту документооборота, а не по образцу из интернета.
2. Шаг 2. Вычеркните четыре позиции из части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда.
3. Шаг 3. Разделите оставшееся на две группы: документы из части 4 статьи 22.3 ТК РФ, где работодателю нужна только УКЭП, и все прочие, где допустима УНЭП.
4. Шаг 4. Проставьте по каждой группе вид подписи работника и проверьте, что выбранный вид реально выдан людям. Перечень, в котором для трудового договора указана УНЭП, а сотрудникам выдана только ПЭП, не работает.
5. Шаг 5. Опишите категории работников отдельной колонкой: дистанционные, принятые после 31.12.2021, остальные. Для каждой категории основание перехода разное.
6. Шаг 6. Добавьте в положение порядок идентификации работника при подписании и порядок выдачи ключа подписи с фиксацией даты. Это то, что суд ищет, когда спор доходит до конкретного документа.
7. Шаг 7. Проверьте перечень на пилотной группе одного подразделения до раскатки на всю компанию и допишите документы, которые всплыли на практике.

В практике Добыто перечень чаще всего рассыпается на шаге 4: документы описаны корректно, а вид выданной подписи под них не подходит. Мы сверяем перечень с фактически выпущенными сертификатами до запуска, а не после первой проверки.

Проверьте, какой подписью подписан ваш электронный приказ

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подписать документ

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, от которой зависит состав перечня

Три вида подписи различаются не степенью надёжности в общем смысле, а тем, чем подтверждается их равнозначность собственноручной подписи. УКЭП равнозначна в силу закона, дополнительно ничего не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает из соглашения между участниками электронного взаимодействия либо из прямого указания федерального закона, и именно это теряют чаще всего.

Для массового КЭДО выбор обычно сводится к УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя: такая пара закрывает весь перечень, включая трудовые договоры. Порядок формирования и использования УНЭП в Госключе установлен постановлением Правительства от 01.12.2021 № 2152, поэтому отдельное соглашение с работником о признании такой подписи не требуется. Проверить, какие сертификаты доступны и как выпускается УНЭП, можно на странице Госключа на портале Госуслуг.

Масштаб уже не пилотный: на 15.04.2026 в Госключе более 41,2 млн активаций приложений с выпущенными сертификатами и около 50,4 млн подписанных документов, к КЭДО подключено более 3 200 компаний. При этом из 75 млн работающих граждан на КЭДО согласились 6 млн, а годовой объём электронных кадровых документов оценивается в 70 млн.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Практика по займам и лизингу, где документы подписывают кодом из SMS, на кадровые документы не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Когда в компании звучит аргумент «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем», проверьте перечень: чаще всего виды подписи в нём не разведены по документам.»

Шаблоны документов для запуска КЭДО и перечня

Комплект закрывает обвязку перечня, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: перечень документов и категорий работников оформляется приложением к нему.

Дистанционные работники, ГПХ и самозанятые: три разных режима

Требования статей 22.1-22.3 ТК РФ не переносятся на всех, с кем компания обменивается документами. У дистанционных работников электронное взаимодействие регулируется главой 49.1 ТК РФ, которая появилась раньше норм о КЭДО, поэтому режим у них мягче: порядок обмена закрепляется трудовым договором или локальным актом о дистанционной работе, а письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ не собирается. С исполнителями по ГПХ и самозанятыми трудовое законодательство вообще не работает: основанием служит соглашение об электронном документообороте, и перечень кадровых документов к ним не применяется.

Из таблицы видно, где возникает типовая ошибка: единый перечень документов и единый шаблон согласия применяют ко всем сразу. Дистанционному работнику при этом присылают бумажное согласие на КЭДО, которого от него не требуется, а самозанятому — положение о КЭДО, которое на него не распространяется.

Ошибки в перечне и цена ошибки

Проигрывают не из-за электронной формы, а из-за дефектов процедуры. Из разобранной практики складывается перечень того, что суд проверяет: положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением, порядок и дата выдачи подписи, идентификация работника при подписании, кто контролировал систему и что она фиксирует, фактическая способность работника пользоваться системой.

Четыре ошибки в перечне, которые стоят дороже остальных.

• В перечень включён документ из закрытого списка исключений. Приказ об увольнении подписан только электронно, бумажного нет. В споре об увольнении такой приказ не подтверждает процедуру, а при проверке инспектор фиксирует нарушение порядка оформления. По части 1 статьи 5.27 КоАП это предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей.
• Журнал инструктажей переведён в электронный вид вместе с инструкциями. Подтверждения инструктажа на бумаге нет, и инспектор читает это как допуск работника без инструктажа. Штраф по этому основанию на юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей, то есть дороже всей годовой подписки на сервис для средней компании.
• Вид подписи в перечне не соответствует документу. Трудовой договор подписан работодателем УНЭП вместо УКЭП. Документ формально есть, но обязательное требование части 4 статьи 22.3 ТК РФ не выполнено, и в споре о заключении договора он не работает как доказательство.
• Ключ подписи выдан работнику в день первого кадрового действия. Самое дорогое нарушение, потому что оно не про документ, а про обстоятельства.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя были и положение о КЭДО, и перечень документов и категорий работников, и порядок создания личного кабинета, апелляция жалобу отклонила. Кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя это зафиксировала.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию по той же причине: на пилоте видно, какие документы попали в перечень зря и кто из работников физически не справляется с подписанием. Судом оценивается фактическая способность работать в системе, а не подпись в журнале ознакомления.

Хранение и предъявление: что вы покажете при проверке

Сроки хранения от перевода в электронный вид не меняются. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от года завершения делопроизводством, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов организации даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона об архивном деле.

Требования к самой системе хранения задают типовые функциональные требования Росархива к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом от 15.06.2020, а стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Для кадровика это означает конкретную проверку: сможете ли вы через 10 лет открыть файл, показать подпись и подтвердить, что документ не менялся.

Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника: тогда при споре работодатель подтверждает факты отправки и доставки документа и работы с ним конкретного пользователя. Обратная сторона та же: журнал покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. В сервисе Добыто журнал действий по документу и маршрут согласования выгружаются отдельно от самого файла, поэтому сверку удобно делать до начала спора, а не после.

Что об этом думает ГИТ: инспектор спрашивает не только документы, но и самих работников — как проводился инструктаж, что рассказывали, знакомили ли с локальными актами. Если работники говорят, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство фиктивности документов. Электронная форма этот механизм не отменяет: она лишь ускоряет получение самих файлов.

Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Когда документ лучше оставить на бумаге, даже если закон разрешает

Перечень не обязан включать всё, что закон позволяет. Есть четыре ситуации, где перевод документа в КЭДО не даёт выигрыша.

• Документ оформляется реже двух-трёх раз в год. Настройка шаблона, маршрута и типа документа займёт больше времени, чем ручное оформление за весь срок.
• Работник физически не может работать в системе. Если у человека нет смартфона и подтверждённой учётной записи Госуслуг, документы по нему продолжают вести на бумаге. Отказ работника от КЭДО не основание для увольнения или санкций.
• Документ с высокой вероятностью попадёт в суд, а подтверждение подлинности не выстроено. Пока в положении нет порядка идентификации, а в системе нет фиксации выдачи ключа, бумажный оригинал спорного документа надёжнее.
• Обмен исторически шёл по электронной почте и нигде не описан. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но порядок не закреплён локальным актом, самое уязвимое. Такой обмен нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в КЭДО целиком.

В практике Добыто мы перед запуском отдельно проверяем, какие документы компания хочет перевести и какие из них действительно дают экономию по объёму. Перечень из 40 видов документов, из которых реально оформляется 12, усложняет настройку и увеличивает число расхождений между положением и фактом.

Стоимость КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли вам УКЭП для работников помимо ПЭП и УНЭП. Актуальные условия, состав функций по каждому тарифу и правила пересчёта при смене тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Для сравнения с бюджетом на бумагу: один сотрудник за год участвует в оформлении от 3 до 15 кадровых документов, и прямые расходы на бумагу, печать, курьера и помещение под архив дают от 1 000 рублей и выше на человека в год.

Выводы

Электронно ведётся всё, кроме четырёх позиций из части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности, акта о несчастном случае, приказа об увольнении и документов о прохождении инструктажей по охране труда. Перечень для положения о КЭДО строится не от названий документов, а от двух вопросов: не попал ли документ в закрытый список и нужна ли работодателю по нему именно УКЭП. Отдельными строками идут согласие на переход на КЭДО, которое остаётся письменным, и расчётный листок, который уходит электронно только при введённом КЭДО. Для дистанционных работников, исполнителей по ГПХ и самозанятых перечень и основание обмена другие.

Мы в Добыто собираем перечень документов вместе с матрицей видов подписи и сверяем его с фактически выпущенными сертификатами до запуска, а журнал действий по документу оставляем выгружаемым отдельно от файла. Такая сборка закрывает ровно те обстоятельства, которые суд и инспектор проверяют в первую очередь.

Частые вопросы

Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО

Отказ от использования электронных документов не повод для увольнения или иных санкций. По такому работнику кадровый документооборот продолжают вести на бумаге: приказы, заявления и ознакомление с ЛНА оформляются в обычном порядке. Отказ фиксируется письменным заявлением и хранится в личном деле, чтобы при проверке было видно основание, по которому человек не попал в систему.

Можно ли ознакомить работника с инструкцией по охране труда в КЭДО, если журнал инструктажей остаётся на бумаге

Да, эти документы разведены. Инструкция по охране труда, положение о системе управления охраной труда и положение об обучении по охране труда — обычные ЛНА, ознакомление с ними идёт электронно. На бумаге остаётся только подтверждение проведения инструктажа: вводного, на рабочем месте, повторного. Помните про второе требование: инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, и он должен быть обучен в учебном центре, иначе записи в журнале правового значения не имеют.

Считается ли распечатка электронного приказа оригиналом

Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка что-то значила как доказательство, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. При проверке удобнее отдавать файл вместе с файлом подписи и выгрузкой журнала действий, а не пачку распечаток.

Можно ли подписывать кадровые документы подписью директора, если ключ хранится у кадровика

Нет, это нарушение требований законодательства об электронной подписи: контроль над ключом — обязанность владельца сертификата по статье 10 63-ФЗ. Заявление руководителя о том, что он не контролировал ключ, от ответственности не спасает, а подтверждает нарушение. Право подписи кадровых документов передают приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи, а для представительства перед госорганами используют машиночитаемую доверенность.

Что будет с электронным архивом, если договор с сервисом КЭДО расторгнут

Условие о доступе к архивной версии обычно прописывается в лицензионном договоре, и его нужно проверять до подписания, а не после. Сроки хранения при этом не меняются: под трудовые договоры и приказы по личному составу вам нужен доступ на 50 или 75 лет, а значит, в договоре должны быть описаны порядок выгрузки юридически значимого архива вместе с файлами подписи и формат такой выгрузки.

Заменяет ли переписка по электронной почте ведение документов в КЭДО

Сама по себе нет, но суды признают такой обмен при двух условиях: он системный и устойчивый, а не разовый, и порядок закреплён локальным актом. В одном из дел факт ознакомления работника с приказом и уведомлением об отстранении, направленными по служебной почте, признали доказанным именно потому, что в учреждении действовал локальный акт: электронные сообщения исполняются аналогично документам на бумажном носителе. Без такого акта и без длительной практики обмена та же переписка не сработает.