Кадровик онлайн ведёт кадровые процессы маршрутами: система собирает комплект документов по должности, проводит его через согласование, фиксирует подпись и кладёт файл в электронный архив. В КЭДО уходят приём и перевод сотрудника, график отпусков и заявления, командировки, ознакомление с локальными нормативными актами, расчётные листки и справки. За специалистом по кадрам остаются методология, настройка маршрутов и разбор исключений. Главное различие, от которого зависит порядок работы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий работодатель подписывает только УКЭП, а работник подписывает их УКЭП или УНЭП. Для остальных документов работодателю достаточно УНЭП, а работнику доступна ещё и ПЭП.
Разберём по каждой задаче, что забирает система и что остаётся человеку, покажем таблицу допустимости подписей по статье 22.3 ТК РФ и порядок выпуска УНЭП через Госключ. Отдельно рассмотрим четыре документа, которые закон оставляет на бумаге, и согласие на переход, которое электронно не подписывается. Сценарная таблица по типам компаний, цена ошибки в рублях по КоАП, тарифы на 2026 год и ответы про ЕИО, МЧД и единицу измерения УКЭП — во второй половине статьи.
Какие задачи административного кадровика уходят в систему
В систему уходит весь цикл вокруг документа. Приказ об отпуске — это верхушка: до него идут сбор заявки, проверка остатка дней, согласование с руководителем, а после него уведомление бухгалтерии о начислении отпускных. Когда в электронный вид переводят только подписание, кадровое делопроизводство остаётся ручным, меняется лишь способ поставить подпись.
Ниже перечень задач в том виде, в котором они распределяются между системой и человеком после запуска КЭДО.
| Задача | Что делает система | Что остаётся кадровику |
|---|---|---|
| Приём сотрудника | Анкета кандидата с загрузкой сканов и распознаванием паспорта и СНИЛС, автозаполнение карточки, сбор комплекта документов, передача данных в учётную систему | Проверка распознанных данных, решение по спорным документам, контроль последовательности ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора |
| Ознакомление с ЛНА и инструкциями | Подбор комплекта по должности и подразделению, рассылка, напоминания о просрочке, повторная рассылка новой редакции всем, на кого документ распространяется | Разовая настройка привязки документов к должностям, актуализация редакций, выгрузка листов ознакомления по запросу проверяющих |
| График отпусков | Сбор заявок с проверкой правил, подсветка пересечений в подразделении, сведение в общий график, деление утверждённого графика на индивидуальные выписки и массовая рассылка | Утверждение графика, работа с исключениями по льготным категориям, согласование переносов |
| Отпуска и заявления | Уведомление о предстоящем отпуске, формирование приказа, маршрут подписания, отражение остатка дней в личном кабинете работника | Контроль исполнительской дисциплины, разбор отзывов из отпуска и досрочных прерываний |
| Командировки | Маршрут согласования служебной записки, подтягивание данных о поездке из интеграции, сбор авансового отчёта | Проверка комплекта перед передачей в бухгалтерию |
| Расчётные листки и справки | Публикация расчётных листков в личный кабинет, приём заказов на справку 2-НДФЛ, справку с места работы и справку об остатке отпуска | Обработка нестандартных запросов, назначение ответственных по видам заявок |
| Выпуск и учёт электронных подписей | Приглашение сотрудника в личный кабинет, заявка на сертификат, отображение тех, у кого подписи нет или срок действия заканчивается | Работа с теми, кто не активировал кабинет, и выбор вида подписи под тип документа |
| Хранение и поиск | Электронный архив с поиском по типу документа, сотруднику, статусу и дате, выгрузка документа вместе с файлами подписей | Ведение номенклатуры дел и контроль сроков хранения |
Из таблицы видно распределение ролей: система держит правила и последовательность, человек отвечает за то, чтобы правила были заданы верно. Специалист по кадрам перестаёт быть исполнителем внутри процесса и становится тем, кто этот процесс настраивает и наблюдает за отклонениями.
Маршрут собирается из блоков и может быть последовательным или параллельным. В маршруте указывают не фамилии, а роли: руководитель подразделения, кадровый специалист филиала, бухгалтер по расчёту зарплаты. Система сама подставляет конкретного человека по оргструктуре, поэтому при переводе руководителя маршруты не переписывают. Полезная настройка — автозакрытие этапа: если сотрудник не подписал документ за отведённое время, этап закрывается и документ возвращается кадровику, а не зависает в очереди.
В практике Добыто первым узким местом оказывается привязка ЛНА к должностям. Пока в системе нет актуального штатного расписания и оргструктуры, комплект документов собирать не из чего, и первые недели уходят на приведение штатки в порядок.
Внимание: подписать документ задним числом в КЭДО нельзя, отметка времени фиксируется системой. Ошибочно подписанный электронный документ не изымают из архива: выпускают отменяющий приказ или новую редакцию и подписывают заново.
Кейс из практики: в компании с распределёнными командами сдача отчёта по командировке занимала около 30 минут: печать документов, ручное заполнение полей, поездка в офис. После настройки интеграции с учётной системой данные о поездке подтягиваются автоматически, сотрудник дописывает результат командировки и подписывает документ, на это уходит около 15 секунд.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и где какая нужна
Три вида подписи различаются механизмом формирования и тем, что они доказывают. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пары логин-пароль, изменения в файле она не выявляет. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием: она определяет подписанта и показывает, вносились ли изменения в документ после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи, поэтому признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.
Статья 22.3 ТК РФ жёстко распределяет виды подписей по видам документов. Таблица собрана для случая, когда обмен идёт через информационную систему работодателя, а не через платформу «Работа в России»: там набор правил свой.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | Подписывает работник | УКЭП или УНЭП |
| Приказы на отпуск и командировку, заявления, служебные записки, ЛНА, табели, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
ПЭП работника закрывает только нижнюю строку таблицы, а УНЭП покрывает весь перечень. Поэтому массовая связка для КЭДО выглядит так: УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника. При этом УНЭП работодателя допускается в двух вариантах: выданная в информационной системе работодателя, когда порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора, и выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
УНЭП через инфраструктуру электронного правительства выпускается по правилам, установленным постановлением Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. Практически это Госключ: работник скачивает приложение или пользуется встроенной функциональностью Госуслуг, входит по подтверждённой учётной записи, задаёт пароль и выпускает сертификат. Подробности выпуска и способы идентификации описаны на странице Госключа на портале Госуслуг. Сертификат УНЭП физического лица выдаётся бесплатно, отдельного соглашения о признании такой подписи заключать не требуется, поскольку её использование прямо предусмотрено федеральным законом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Масштаб решения на 15 апреля 2026 года: более 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами, около 50,4 млн подписанных документов, из них примерно 37,3 млн подписаны УНЭП и около 13 млн УКЭП. С технологией работают более 3200 компаний, из них более 1000 применяют её именно в КЭДО. Подписаний УНЭП в кадровом документообороте: 60 203 за 2023 год, 272 853 за 2024 год и 688 605 за 2025 год.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Не пытайтесь дать сотруднику выбор из трёх подписей: чем больше вариантов, тем больше вопросов в поддержку. Самая рабочая схема — одна подпись на всех документах со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя. Перечень допустимых видов подписи по типам документов зафиксируйте в положении о КЭДО, иначе при проверке придётся доказывать порядок на словах.»
Проверьте, какой подписью подписан кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка показывает тип сертификата и удостоверяющий центр, который его выпустил, а также целостность файла после подписания. Это самый быстрый способ понять, что у вас на руках: УНЭП из инфраструктуры электронного правительства, УНЭП информационной системы или УКЭП.
Что такое тип подписки на УКЭП и в чём подпись измеряется
Подпись не покупается штуками и не измеряется количеством подписаний. Единица учёта — квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный на одно физическое или юридическое лицо и действующий ограниченный срок. Отсюда типовая модель тарификации: плата считается за сотрудника за период, а не за документ.
Разделение по владельцу сертификата выглядит так. УКЭП юридического лица выдаётся удостоверяющим центром ФНС России на единоличный исполнительный орган, то есть на руководителя. УКЭП физического лица работник может выпустить сам, в том числе через Госключ, пройдя дополнительную идентификацию по загранпаспорту с электронным носителем, по биометрии, по действующему сертификату или очно в банке либо МФЦ. УНЭП физического лица выпускается по подтверждённой учётной записи и номеру телефона, без визита куда-либо.
В тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Что закон оставляет на бумаге и когда включать систему рано
Четыре группы документов в электронный вид не переводятся ни при каких настройках системы. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное, включая трудовой договор, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, ведётся электронно без дублирования на бумаге.
Отдельная бумага — согласие работника на переход на КЭДО. Электронно его подписать нельзя, регулятор трактует требование о письменном согласии буквально. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату не было трудового стажа: таких сотрудников достаточно уведомить. Отказ работника или молчание в ответ на уведомление не даёт оснований для санкций, при этом работник вправе дать согласие позже.
Дистанционные работники живут по отдельным правилам. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, поэтому письменное согласие на КЭДО с них не собирают, а условия электронного взаимодействия закрепляют в трудовом договоре или в локальном нормативном акте о дистанционной работе. Два потока разумно развести и не распространять на дистанционных общий порядок КЭДО.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Согласие на переход собирайте на бумаге, даже если вся остальная кадровая работа уже в системе. Электронное согласие на КЭДО — это ровно та деталь, которую проверяющий смотрит первой, а спор по ней разворачивает всю доказательную базу по остальным документам. С дистанционными проще: у них режим обмена задаётся отдельным ЛНА и трудовым договором.»
Полезно знать: сроки хранения в КЭДО те же, что и на бумаге: графики отпусков и табели — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно.
Когда КЭДО не нужен
Есть ситуации, в которых переход даёт минимум эффекта и его разумно отложить.
- Штат до 10-15 человек в одном офисе без удалённых сотрудников и без текучести: документооборот измеряется десятками листов в год, а согласия собирать всё равно придётся.
- В компании нет ни одного актуального ЛНА и некому вести методологию: система зафиксирует беспорядок, а не устранит его.
- В ближайшие месяцы планируется смена учётной системы: интеграцию придётся переделывать вместе с ней.
- Большая часть персонала работает без смартфонов и не имеет подтверждённой учётной записи: для этой части сотрудников кадровые документы останутся бумажными, и вы получите два параллельных контура вместо одного.
Проверить применимость просто: посчитайте, сколько документов в год приходится на одного сотрудника и сколько из них требует его личной явки. Если явка нужна реже двух раз в год, эффект от перехода будет небольшим.
Подготовка: что настроить до того, как задачи уйдут в систему
Готовность к запуску проверяется по шести пунктам. Каждый из них закрывается до того, как первый документ уходит сотруднику на подпись.
- Штатное расписание и оргструктура. Из них система берёт роли для маршрутов и определяет, какому кадровому специалисту передать заявление.
- Контактные данные сотрудников. У каждого должен быть заполнен либо адрес электронной почты, либо номер телефона: без этого личный кабинет не активируется.
- Комплект ЛНА. Положение о ведении КЭДО с перечнем документов и видов подписи, приказ о введении КЭДО, приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
- Реестр подписей. Кто подписывает УКЭП со стороны работодателя, у кого сертификат уже есть, когда он заканчивается.
- Привязка документов к должностям. Какие инструкции и ЛНА получает конкретная должность при приёме и при переводе.
- Способ выгрузки. Как выгружается подписанный документ вместе с файлами подписи для передачи проверяющим или в суд.
Как перевести кадровые задачи в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите перечень документов и категорий работников, которых переводите. Зафиксируйте его в положении о ведении КЭДО вместе с видами подписи по каждому типу документа.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и назначьте ответственного за систему и за делегирование права подписи.
- Шаг 3. Уведомите работников в срок, установленный локальным нормативным актом, и соберите письменные согласия у тех, кто работал до 31 декабря 2021 года. От принятых позже согласие не требуется.
- Шаг 4. Получите УКЭП для подписания со стороны работодателя и организуйте выпуск подписей работникам. Запрос на сертификат инициирует сам работник из личного кабинета.
- Шаг 5. Настройте маршруты по ролям, сроки этапов и автозакрытие, привяжите ЛНА к должностям, подключите интеграцию с учётной системой.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу из одного подразделения, проведите обучение и проверьте выгрузку подписанного документа с файлом подписи.
- Шаг 7. Разверните систему на остальные подразделения и включите контроль исполнительской дисциплины: кто не активировал кабинет, у кого нет подписи, кто просрочил ознакомление.
Лайфхак: запрос на выпуск подписи должен нажимать сам работник, а не кадровая служба за него. Тогда инициатором выпуска сертификата выступает владелец подписи, и порядок выдачи легко объяснить проверяющему.
Важный нюанс из практики: сроки интеграции различаются на порядок. Готовый коннектор для распространённой учётной системы устанавливается примерно за час и не требует участия собственных разработчиков. Интеграция через открытый API занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от загрузки вашей команды разработки.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На 20-30 сотрудниках видно, где маршрут упирается в отсутствующего согласующего и какие поля в карточке заполнены не так, как ожидает учётная система.
Шаблоны ЛНА и согласий для перехода на КЭДО
Комплект для запуска: начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы собираются вокруг него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Сценарии: что критично для вашей компании, а что вторично
Набор требований к системе зависит от того, кто и как в ней будет работать. Универсальный список функций даёт мало: одна и та же возможность в одном сценарии критична, в другом не используется ни разу.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников в одном офисе | Готовые шаблоны документов, простой личный кабинет, бесплатный выпуск подписей работникам | Сложные параллельные маршруты, кастомные интеграции, выделенный сервер |
| Распределённая команда и дистанционные работники | Приём без визита в офис, загрузка сканов с распознаванием, УНЭП из инфраструктуры электронного правительства | Сбор письменных согласий на КЭДО: с дистанционными режим задаётся ЛНА и договором |
| Производство и розница, персонал без стационарных рабочих мест | Мобильное приложение, СМС-уведомления для кнопочных телефонов, массовое ознакомление с инструкциями | Веб-интерфейс с большим количеством настроек для рядового сотрудника |
| Холдинг с несколькими юридическими лицами | Работа с несколькими организациями в одном аккаунте, согласование между юрлицами, роли вместо фамилий | Единый шаблон маршрута на все компании группы |
| Учёт ведётся в 1С:ЗУП | Готовый модуль интеграции, работа кадровика в привычном интерфейсе учётной системы, возврат статусов подписания | Возврат самих подписанных файлов в учётную систему: он задваивает базу и увеличивает нагрузку |
| Штат от нескольких тысяч человек | Работа под одновременной нагрузкой при массовом ознакомлении, электронный архив, гибкая настройка процессов без разработки | Интеграция с мессенджерами: пуш-уведомления и СМС покрывают доставку надёжнее |
Строка про нагрузку выглядит второстепенной ровно до первой массовой рассылки ЛНА. Когда локальный акт уходит на ознакомление всему штату, в систему одномоментно заходят тысячи человек, и архитектура либо это выдерживает, либо нет.
Важный нюанс из практики: требование подписывать кадровые документы ПЭП на портале «Работа в России» регулярно попадает в технические задания и так же регулярно из них убирается. Сотруднику приходится уходить из личного кабинета КЭДО на отдельный портал, вспоминать пароль и подписывать в незнакомом интерфейсе, а компания получает лишнюю точку интеграции. Обязанности использовать этот канал у работодателя нет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Автоматизация отпусков окупается быстрее остальных процессов просто потому, что это самый массовый документ. Система считает остатки по всем видам отпуска, проверяет обязательный период не менее 14 дней и показывает пересечения в подразделении до того, как руководитель что-то согласует. Кадровик перестаёт сидеть с калькулятором и разбирает только исключения.»
Цена ошибки: согласия, подпись и архив
Нарушение порядка ведения кадровых документов квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Штраф начисляется за нарушение; при проверке обычно всплывает не один документ.
Ошибка в выборе вида подписи бьёт по доказательной базе. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, не соответствует требованиям части 4 статьи 22.3 ТК РФ: в перечне для этого документа ПЭП отсутствует. В споре такой договор придётся доказывать другими способами, а весь массив документов, подписанных по той же схеме, попадает под сомнение. Переподписать задним числом не выйдет, отметки времени зафиксированы.
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Заложить эту статью нужно до старта: попытка переложить стоимость сертификата на сотрудника противоречит статье 22.2 ТК РФ.
Третья статья потерь — архив. Кадровые документы хранятся десятилетиями, и при смене системы важно, что происходит с архивной версией после расторжения договора с вендором. В практике Добыто перед стартом мы просим показать, как выгружается подписанный документ вместе с файлом подписи и в каком виде архив передаётся при переходе: этот вопрос обычно задают через несколько лет, когда решать его дороже.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед запуском мы прогоняем через маршрут один живой документ на каждый тип: приём, отпуск, командировку, ознакомление с ЛНА. На этом прогоне вылезают все расхождения между настройкой и реальным порядком согласования в компании. Это дешевле, чем обнаружить их на трёхсотом сотруднике.»
Стоимость перевода кадровых задач в КЭДО: тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности подключаемых сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA рассчитываются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в обе стороны в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
В систему уходит не подписание, а цикл целиком: сбор данных, согласование, подпись, уведомление смежных служб и хранение. Специалист по кадрам меняет роль, он задаёт правила и разбирает исключения, а рутинный пересчёт дней отпуска и сбор комплектов документов выполняет система. Границы очерчены законом: четыре документа остаются на бумаге, согласие на переход подписывается письменно, а вид подписи для каждого типа документа определяет статья 22.3 ТК РФ.
Добыто закрывает эту связку в одном контуре: маршруты по ролям, выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам, интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив с выгрузкой документа вместе с файлом подписи. Разбор текущего порядка обычно начинается с двух вещей — актуальной оргструктуры и перечня документов, которые вы готовы перевести первыми.
Частые вопросы
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий работодатель применяет только УКЭП. ПЭП со стороны работодателя допускается лишь для остальных документов и только в связке с УКЭП или УНЭП по перечню. УКЭП юридического лица выдаётся удостоверяющим центром ФНС России на руководителя как на единоличный исполнительный орган.
В чём измеряется УКЭП и как считать её количество при закупке?
Единица — квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный на одно лицо с ограниченным сроком действия. Количество подписаний на стоимость не влияет. Поэтому при планировании бюджета считают не документы, а людей: сколько сотрудников подписывают документы от имени организации и сколько работников подключается к системе. В тарифах КЭДО единица тарификации та же — один сотрудник за период.
Нужна ли машиночитаемая доверенность, если приказы подписывает не директор?
Внутри информационной системы работодателя полномочия подтверждаются приказом о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи, поэтому кадровый специалист подписывает документы в рамках выданных ему прав. Машиночитаемая доверенность нужна там, где сотрудник действует от имени организации своей УКЭП физического лица за пределами внутреннего контура. Требования к МЧД установлены в рамках 63-ФЗ.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ или отсутствие ответа на уведомление считается несогласием, и с этим сотрудником документооборот продолжается на бумаге. Увольнять, наказывать или менять условия труда на этом основании нельзя. Право дать согласие сохраняется за работником и позже, поэтому в системе оставляют возможность подключить его в любой момент. Согласие не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату.
Можно ли вести электронный документооборот с самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ?
Можно, но по другим правилам: нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, потому что это не трудовые отношения. С исполнителем заключают соглашение об электронном документообороте, в котором прописывают порядок проверки электронной подписи. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, поскольку квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
УНЭП, выпущенная в Госключе, работает только в одной системе?
Нет. Сертификат выпускается на физическое лицо, и одной подписью человек подписывает документы в разных системах, интегрированных с сервисом: кадровые документы у работодателя, договоры с оператором связи, документы на портале госуслуг. Доля многократного использования технологии превысила 32 %, а число интегрированных организаций — 1000. Для работодателя это снимает задачу выпускать и обслуживать собственные сертификаты для каждого сотрудника.
