График отпусков при отказе сотрудника от КЭДО оформляется на бумаге, и организует это работодатель за свой счёт: по статье 22.2 ТК РФ работникам, которые не дали согласие на электронное взаимодействие, документы предоставляются на бумажном носителе безвозмездно. При этом Трудовой кодекс вообще не требует подписи работника на самом графике: обязательна только роспись в извещении о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (часть 3 статьи 123 ТК РФ). Главное различие, от которого зависит порядок действий кадровика: сотрудник с трудовым стажем по состоянию на 31 декабря 2021 года переходит в КЭДО только с письменного согласия и при отказе получает бумагу, а принятый после этой даты без стажа на 31.12.2021 остаётся в электронном контуре без согласия — его достаточно уведомить.
Разберём четыре рабочие схемы бумажного оформления графика для отказавшихся, покажем, какая подпись нужна для графика в КЭДО и почему УКЭП здесь избыточна, и покажем, что проверить в локальных актах до утверждения графика. Отдельно посчитаем цену ошибки по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП и разберём, что именно инспектор просит показать при проверке. Чек-лист подготовки, пошаговая инструкция, шаблоны документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что обязан работодатель, когда работник отказался от КЭДО
Отказ от электронного документооборота не выводит работника из кадровых процессов и не даёт работодателю права применить к нему санкции. Статья 22.2 ТК РФ прямо говорит: отсутствие согласия признаётся отказом, но не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения, а за работником сохраняется право дать согласие позже. Отсюда обязанность работодателя: вести для такого сотрудника параллельный бумажный контур и выдавать документы бесплатно, без просьб и заявлений с его стороны по каждому случаю.
График отпусков попадает в этот контур автоматически. Он относится к документам, которые закон разрешает вести электронно, но не обязывает: в КЭДО спокойно переводятся приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, а четыре вида документов остаются на бумаге для всех работников без исключения. Значит, у кадровика возникает не выбор «бумага или электронка», а задача синхронизировать две формы одного документа.
Внимание: четыре документа остаются бумажными независимо от того, подключён ли работник к КЭДО: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Их не переводят в электронный вид даже для сотрудников, давших согласие.
Подпись работника на графике отпусков законом не требуется
Статья 123 ТК РФ устанавливает два обязательных факта: график утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, и о времени начала отпуска работник извещается под роспись не позднее чем за две недели. Требования собирать подписи всех сотрудников на самом графике в кодексе нет. Унифицированная форма Т-7, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, граф для подписи работника не содержит — там подписываются руководитель кадровой службы и руководитель организации, а также фиксируется мнение профсоюза.
С 1 января 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации применять необязательно, поэтому работодатель вправе утвердить собственную форму графика и дополнить её графами для подписи и даты ознакомления. Такая доработка — управленческое решение, а не требование закона. Практический вывод для смешанного контура: если в вашей форме графика графы подписи нет, отказ сотрудника от КЭДО не создаёт нарушения сам по себе. Проблема возникает там, где локальный нормативный акт компании ввёл обязательное ознакомление под подпись, а исполнить его для бумажной группы забыли.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что я прошу показать при разборе спора по отпускам, — не график, а внутреннее положение. Если компания сама записала в ЛНА, что работник знакомится с графиком под подпись, инспектор будет проверять исполнение этого пункта, хотя в ТК РФ такой обязанности нет. Проверьте свой локальный акт до того, как начнёте собирать подписи: возможно, вы создаёте себе работу, которой закон не требует.»
Четыре схемы, где отказавшийся сотрудник подписывает график отпусков
Выбор схемы зависит от того, сколько человек отказалось, где они физически находятся и что записано в вашем ЛНА. Ниже четыре варианта, которые работают в кадровой практике, с их ограничениями.
| Сценарий | Где подписывает работник | Что критично | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Отказались 1-5 человек, работают в офисе | Бумажный лист ознакомления, приложенный к утверждённому графику | Лист содержит реквизиты приказа об утверждении графика и дату подписи | Лист хранится вместе с графиком, отдельно его не подшивают |
| Отказалось подразделение целиком | Бумажная выписка из графика по подразделению | В выписке только свои сотрудники: чужие даты отпусков — персональные данные | Выписку заверяет уполномоченное лицо, иначе она не имеет силы |
| Работник в другом городе или на удалёнке | Персональное извещение о времени начала отпуска, направленное почтой с описью | Срок: вручение не позднее чем за две недели до начала отпуска | Дата извещения считается по дате вручения, а не отправки |
| Работник отказался подписывать что-либо | Акт об отказе от ознакомления, составленный при двух свидетелях | В акте фиксируются дата, место, содержание документа и факт зачитывания вслух | Акт не отменяет обязанность известить о начале отпуска, а подтверждает её исполнение |
Из таблицы видно, что бумажный контур строится не вокруг графика, а вокруг извещения: именно оно даёт срок, нарушение которого видно инспектору. Лист ознакомления и выписка — способы закрыть требование собственного ЛНА, а акт нужен только в конфликтной ситуации.
Гибридный график: один документ, две формы подтверждения
При смешанном контуре график остаётся единым: его не делят на электронный и бумажный. Утверждается один документ приказом руководителя, а дальше расходятся способы доведения до работников. Для тех, кто в КЭДО, документ уходит по маршруту согласования и подписывается электронной подписью, а факт ознакомления фиксирует система с датой и временем. Для отказавшихся печатается выписка или лист ознакомления, подпись ставится ручкой, лист подшивается к оригиналу графика.
В практике Добыто такой контур настраивают в первый же месяц внедрения: в реестре документов видно, кто подписал электронно, а кто отмечен как бумажная группа, и кадровик не собирает статусы вручную по почте. Это же снимает типичную ошибку — когда бумажная группа выпадает из отчёта и о ней вспоминают за три дня до начала отпуска.
Полезно знать: подписанный в системе документ уходит в электронный архив со сроком хранения до 50 лет. Для бумажной группы тот же срок хранения обеспечивает кадровая служба, поэтому листы ознакомления подшивают сразу, а не накапливают до конца года.
Какая подпись нужна для графика отпусков: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Виды электронной подписи различаются не «уровнем защиты» в бытовом смысле, а тем, кто и как подтверждает личность подписанта. ПЭП — простая электронная подпись: логин, пароль, код из СМС, то есть комбинация, которая по правилам информационной системы указывает на конкретного человека. УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись: криптографический ключ, который фиксирует авторство и неизменность документа, но выпускается по правилам системы или через инфраструктуру электронного правительства. УКЭП — усиленная квалифицированная: тот же криптографический механизм плюс сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, который приравнивает подпись к собственноручной по умолчанию, без отдельного соглашения сторон.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первую входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв. Здесь работодатель в своей информационной системе подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Всё остальное, включая график отпусков, относится ко второй группе с более мягкими требованиями.
| Вид подписи | Чем подтверждается личность | Годится для графика отпусков | Что нужно оформить дополнительно |
|---|---|---|---|
| ПЭП работника | Правила информационной системы работодателя: логин, пароль, одноразовый код | Да, для ознакомления и подписания графика в системе работодателя | Соглашение сторон о правилах определения лица по его простой подписи |
| УНЭП работника | Криптографический ключ; порядок проверки определяется соглашением сторон | Да, включая документы первой группы по статье 22.3 ТК РФ | Соглашение о порядке проверки подписи либо выпуск через инфраструктуру электронного правительства |
| УКЭП работника | Квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра | Да, но для графика избыточна | Ничего: подпись равнозначна собственноручной без отдельного соглашения |
| УКЭП работодателя | Квалифицированный сертификат организации или её руководителя | Да; обязательна для документов первой группы | Приказ об ответственном за КЭДО и о делегировании права подписи |
Для графика отпусков достаточно ПЭП работника при наличии соглашения о правилах её применения. Требовать от сотрудников УКЭП ради графика — лишние расходы и лишний повод для отказа от КЭДО: получение квалифицированного сертификата означает визит в удостоверяющий центр и работу с носителем ключа.
Факт: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах ДОБЫТО КЭДО и входят в стоимость подписки. УКЭП оформляется отдельно через партнёров-удостоверяющих центров.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Разница между УНЭП и УКЭП для кадровика сводится к одному вопросу: нужно ли вам отдельное соглашение с работником. УНЭП работает только тогда, когда стороны договорились о порядке её проверки, а УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи сама по себе. Поэтому соглашение об использовании ПЭП и НЭП мы подписываем до первого документа, а не после — иначе подписанные графики придётся переподтверждать.»
Как оформить бумажный контур графика отпусков
Работа делится на два этапа: подготовка до утверждения графика и сбор подтверждений после. Пропуск подготовки даёт самую частую ошибку — график утверждён, а половина бумажной группы узнаёт о своих датах в декабре, когда переносить уже поздно.
Что проверить до утверждения графика
- Список отказавшихся. Сверьте письменные отказы и отсутствие согласий: по статье 22.2 ТК РФ несданное согласие приравнивается к отказу, поэтому «молчуны» тоже попадают в бумажную группу.
- Статус по дате 31.12.2021. Работники, принятые после этой даты и не имевшие стажа на 31.12.2021, работают в КЭДО без согласия, их достаточно уведомить.
- Текст ЛНА. Проверьте Положение о ведении КЭДО и Положение об отпусках: есть ли там обязанность знакомить с графиком под подпись и описан ли порядок для бумажной группы.
- Форма графика. Решите, используете ли Т-7 без изменений или свою форму с графами подписи и даты ознакомления.
- Мнение профсоюза. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации учтите его мнение до утверждения, а не после.
- Каналы доставки. Для удалённых и разъездных работников заранее определите адрес для почтовых отправлений и ответственного за вручение.
Как организовать подписание графика отпусков вне КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформируйте график на всю компанию в единой форме, без деления на электронную и бумажную версии.
- Шаг 2. Утвердите график приказом руководителя не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
- Шаг 3. Разошлите документ по маршруту согласования тем, кто работает в КЭДО, и зафиксируйте статусы подписания в реестре.
- Шаг 4. Распечатайте для бумажной группы выписки по подразделениям или лист ознакомления с реквизитами приказа об утверждении графика.
- Шаг 5. Соберите подписи с указанием даты; при отказе от подписи составьте акт при двух свидетелях.
- Шаг 6. За две недели до начала каждого отпуска вручите работнику извещение о времени начала отпуска под роспись и сохраните экземпляр с датой вручения.
- Шаг 7. Подшейте бумажные подтверждения к оригиналу графика и сверьте состав бумажной группы с реестром системы.
Спорные ситуации по срокам извещения и переносам отпуска разбираются в сервисе «Дежурный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф: там опубликованы ответы государственных инспекторов труда по конкретным ситуациям, а на новый вопрос отвечают в течение 3 рабочих дней.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: 20-30 человек из разных подразделений проходят полный цикл подписания, и на них видно, какие вопросы вызовут отказы. Отказываются чаще не из принципа, а из-за непонятной процедуры входа. Покажите сотруднику один подписанный документ, и половина возражений снимается ещё до сбора согласий.»
Шаблоны для бумажного контура графика отпусков
Комплект закрывает обе ветки смешанного контура; начните с формы Т-7, если своя форма графика в компании ещё не утверждена.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| График отпусков, форма Т-7 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного графика отпусков | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Ошибки в смешанном контуре и цена каждой
Ошибка первая: график ведут в двух версиях. Кадровик заводит электронный график для КЭДО и отдельный файл для бумажной группы, чтобы «не путаться». Через квартал версии расходятся: перенос отпуска внесли в одну, а извещение печатают из другой. Цена — спор о дате отпуска, в котором у работника на руках подписанный документ с одними датами, а у работодателя в системе другие.
Ошибка вторая: подписи собрали, а извещения не вручили. Лист ознакомления с графиком закрывает требование внутреннего ЛНА, но не заменяет извещение по части 3 статьи 123 ТК РФ. Нарушение срока в две недели квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, от 10 000 до 20 000 рублей на ИП и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Ошибка третья: выписку заменяют полным графиком. Сотруднику из бумажной группы дают на подпись общий график по всей компании, где видны даты отпусков коллег. Это распространение персональных данных без правового основания, и претензия здесь уже не от ГИТ, а от Роскомнадзора. Правильный вариант — выписка по подразделению или персональное извещение.
Ошибка четвёртая: бумажный контур не отражён в ЛНА. В Положении о ведении КЭДО описан только электронный маршрут, а бумажная группа существует по устной договорённости. При проверке кадровик не может показать порядок, по которому работает половина процедуры.
Кейс из практики: производственная компания на 480 сотрудников, из них 62 отказались от КЭДО. График вели в двух файлах, за год накопилось 9 расхождений по датам, два из них закончились переносом отпуска задним числом. После перевода на единый график с печатью выписок расхождения исчезли, а время кадровика на сбор подтверждений сократилось с 3 рабочих дней до 4 часов на цикл.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смешанный контур ломается не на подписях, а на переносах. Работник из бумажной группы договорился с руководителем о переносе отпуска, изменения внесли в электронный график, а бумажную выписку никто не переиздал. Заведите правило: любой перенос оформляется приказом и сразу порождает новую выписку с подписью. Проверить себя просто — количество приказов о переносе должно совпадать с количеством переизданных выписок.»
Когда бумажный контур не нужен
Не каждый отказ требует отдельной процедуры. Если в компании до 20 человек и все они ежедневно бывают в офисе, бумажный график с листом ознакомления обходится дешевле любой автоматизации: расходы на подписку не окупаются экономией времени. КЭДО начинает давать эффект там, где сотрудники распределены по площадкам или работают дистанционно, и курьерская логистика документов становится отдельной статьёй затрат.
Лайфхак: минимальная оплата по тарифу «Бизнес» — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Если из 200 человек 20 отказались от КЭДО, подписка считается по подключённым, и бумажная группа стоимость не увеличивает.
Второй случай — компания, где весь штат принят после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату. Согласие таких работников не требуется, отказаться от электронного взаимодействия они не могут, поэтому параллельный бумажный контур строить не из-за кого: достаточно уведомления о переходе.
Третий случай — сезонный набор с коротким сроком работы. Пока сотрудник не подключён к системе и не получил подпись, оформление на бумаге выходит быстрее, чем регистрация в системе ради двух документов. Здесь бумажный вариант остаётся рабочим решением, а не временной уступкой.
Стоимость подключения КЭДО и обслуживания смешанного контура
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: подписи для работников уже входят в подписку, отдельно оплачиваются только квалифицированные сертификаты через удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Наличие бумажной группы на стоимость подписки не влияет: оплата считается по численности подключённых сотрудников, а тариф меняется в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Отказ работника от КЭДО не выводит его из графика отпусков и не создаёт для кадровика отдельный документ: график остаётся единым, расходятся только способы доведения и подтверждения. Обязательный элемент здесь один — извещение о времени начала отпуска под роспись за две недели, а подпись на самом графике требуется лишь тогда, когда её ввёл локальный акт компании. Для электронной ветки достаточно ПЭП работника при наличии соглашения о правилах её применения: УКЭП для графика избыточна и лишь усложняет вход сотрудников в систему.
Смешанный контур мы в Добыто настраиваем как штатный режим, а не как исключение: реестр показывает, кто подписал электронно и кто относится к бумажной группе, а шаблоны ЛНА, согласий и отказов готовятся вместе с приказом о введении КЭДО. Это снимает основную часть ошибок на стыке двух форм документа.
Частые вопросы
Может ли работник отозвать отказ от КЭДО в середине года?
Да. Статья 22.2 ТК РФ сохраняет за работником право дать согласие на электронное взаимодействие в любой момент после отказа. Оформляется это отдельным письменным заявлением о согласии; переиздавать график отпусков не нужно, достаточно подключить сотрудника к системе и дальше вести документы по электронному маршруту. Ранее собранные бумажные подтверждения остаются действительными и хранятся вместе с графиком.
Что делать, если работник отказался и от КЭДО, и от подписи на бумаге?
Составляется акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей с указанием даты, места, наименования документа и факта его зачитывания вслух. Акт подтверждает исполнение обязанности работодателя, но не отменяет её: извещение о времени начала отпуска всё равно должно быть направлено не позднее чем за две недели до начала отпуска, а факт направления — зафиксирован.
Сколько хранить график отпусков и подписанные листы ознакомления?
3 года после окончания срока действия графика — по пункту 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства: для графика на 2026 год отсчёт начинается с 1 января 2027 года. Листы ознакомления и извещения хранятся вместе с графиком, отдельным делом их не выделяют.
Кто в организации подписывает график отпусков электронной подписью со стороны работодателя?
Единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, либо уполномоченное им лицо. Полномочие оформляется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Для графика отпусков работодатель вправе использовать УНЭП, для документов из первой группы статьи 22.3 ТК РФ — только УКЭП, поэтому в компаниях с делегированием обычно выпускают квалифицированный сертификат на руководителя кадровой службы.
Чем УНЭП отличается от ПЭП в кадровых документах?
ПЭП подтверждает автора через правила информационной системы: логин, пароль, одноразовый код. Она не фиксирует неизменность файла, поэтому применяется только по соглашению сторон о правилах определения лица по его простой подписи. УНЭП использует криптографический ключ, показывает факт изменения документа после подписания и допускается для трудового договора и других документов первой группы статьи 22.3 ТК РФ, тогда как ПЭП для них не подходит.
Считается ли отказом ситуация, когда работник просто не сдал согласие?
Да. Отсутствие согласия работника на взаимодействие посредством электронного документооборота признаётся отказом по статье 22.2 ТК РФ. Отдельное заявление об отказе для этого не требуется, но кадровой службе удобнее собрать письменные отказы: иначе состав бумажной группы определяется по отсутствию документа, и при проверке это сложнее подтвердить.
Нужно ли выдавать отказавшемуся работнику копию графика отпусков по его заявлению?
Документы, связанные с работой, работодатель предоставляет по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ), а для тех, кто отказался от электронного взаимодействия, — на бумажном носителе и безвозмездно. Выдаётся выписка, касающаяся самого работника: полный график по компании содержит персональные данные других сотрудников и в таком виде не выдаётся.
