Электронные книги по делопроизводству готовят к КЭДО только наполовину: они объясняют реквизиты, номенклатуру дел и сроки хранения, но порядок перехода на электронные кадровые документы задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Рабочий комплект делопроизводителя на 2026 год собирается из четырёх слоёв: действующие редакции ТК РФ, 63-ФЗ, 152-ФЗ и 125-ФЗ; перечень сроков хранения из приказа Росархива № 236 от 20.12.2019; типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД из приказа Росархива № 69 от 15.06.2020; ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов. Главное различие в источниках: учебник по классическому делопроизводству отвечает за оформление и хранение дела, а вид электронной подписи для каждого кадрового документа определяет статья 22.2 ТК РФ.
Ниже разобрано, какие источники закрывают какие задачи, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются при подписании кадровых документов и почему запросы вида «тип подписки УКЭП» указывают на путаницу в терминах. Показано, какие четыре документа остаются на бумаге после перехода и какие формулировки в локальных актах суды читают против работодателя. Во второй половине статьи: чек-лист аудита делопроизводства перед покупкой системы, сценарная таблица по типам компаний, образцы приказа и положения о КЭДО, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Что должно быть в электронной библиотеке делопроизводителя перед переходом на КЭДО
Учебники по делопроизводству устаревают быстрее, чем переиздаются: правила оформления реквизитов живут годами, а нормы о видах подписи и составе исключений менялись дважды за последние пять лет. Поэтому рабочая библиотека строится вокруг связок «нормативный акт плюс методический источник, который объясняет, как применять этот акт к конкретному делу».
Комплект ниже закрывает весь цикл документа: создание, подписание, регистрацию, формирование дела, хранение и выдачу по запросу проверяющего.
| Источник | Что закрывает | Действие делопроизводителя |
|---|---|---|
| Статьи 22.1-22.3 ТК РФ (введены 377-ФЗ от 22.11.2021) | Перечень исключений, виды подписи сторон, порядок согласия работника | Сверить свой перечень кадровых документов с перечнем исключений |
| 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» | Определения ПЭП, УНЭП и УКЭП, условия признания документа равнозначным бумажному | Закрепить в положении, какой подписью подписывается каждый вид документа |
| 152-ФЗ «О персональных данных» | Основания обработки данных работников в информационной системе | Обновить перечень обрабатываемых данных и согласия под новую систему |
| 125-ФЗ «Об архивном деле», статья 13 | Право организации создавать архив и хранить документы самостоятельно | Описать порядок формирования дел по итогам календарного года |
| Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 | Правила организации хранения, учёта и использования документов | Зафиксировать, на каких носителях хранятся электронные дела |
| Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 | Сроки хранения типовых управленческих документов | Пересобрать номенклатуру дел с указанием сроков по каждой позиции |
| Приказ Росархива № 69 от 15.06.2020 | Типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения электронных документов | Использовать как чек-лист при сравнении систем КЭДО |
| ГОСТ Р 57762-2017 | Стратегия долговременной сохранности электронных документов | Внести конвертацию и миграцию форматов в регламент архива |
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Состав и оформление реквизитов документов | Привести шаблоны приказов и уведомлений к единому виду до загрузки в систему |
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 | Термины делопроизводства и архивного дела | Согласовать терминологию в положении о КЭДО с терминами стандарта |
Из десяти позиций пять относятся к хранению, а не к подписанию. Это соотношение объясняет, почему проект КЭДО, который ведёт только служба персонала, спотыкается на архивной части: сроки, номенклатура и порядок выдачи дела остаются зоной делопроизводителя независимо от того, на бумаге документ или в системе.
Полезно знать: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без послаблений. По правилам, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранятся на материальных носителях с присвоением шифра и соблюдением режима хранения.
В практике Добыто делопроизводители чаще всего приходят с двумя вопросами: чем подписывать конкретный приказ и что делать с делом, часть которого уже на бумаге. Первый вопрос закрывается разбором видов подписи, второй разбирается в разделе про архив.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем виды подписи различаются в кадровых документах
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ уровнем подтверждения авторства и целостности документа. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли или иные средства и не защищает документ криптографически. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами и позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная подпись дополнительно опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, поэтому её юридическая сила признаётся без отдельного соглашения сторон.
В кадровых документах эти различия превращаются в жёсткое распределение. Статья 22.2 ТК РФ требует УКЭП работодателя при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора о получении образования, при внесении в них изменений, а также при оформлении приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник по этим же документам подписывает УКЭП или УНЭП. По остальным кадровым документам допускается ПЭП работника, если порядок её применения закреплён в локальном нормативном акте.
| Вид подписи | Что подтверждает | Где получают | Что подписывает работник |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Факт подписания конкретным лицом через логин, пароль или код | Формируется в информационной системе работодателя | Заявления, ознакомления, служебные записки, если это закреплено в ЛНА |
| УНЭП в системе работодателя | Авторство и неизменность документа после подписания | Выпускается средствами системы, отдельная оплата работником не требуется | Весь массив кадровых документов, включая трудовой договор |
| УНЭП через Госключ | То же, что и УНЭП в системе, но сертификат выпускается через государственный сервис | Мобильное приложение при подтверждённой учётной записи Госуслуг с указанным номером телефона | Кадровые документы, включая те, где ПЭП недопустима |
| УКЭП | Авторство и целостность с признанием юридической силы без соглашения сторон | Аккредитованный удостоверяющий центр; в Госключе дополнительно нужны загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC | Любые кадровые документы, для работодателя обязательна по перечню статьи 22.2 ТК РФ |
Порядок получения сертификата УНЭП и требования к учётной записи описаны в инструкции по выпуску подписи в приложении Госключ на портале госуслуг: там же указано, чем условия выпуска УНЭП отличаются от условий выпуска УКЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП для рядового сотрудника выпускается в системе буквально в два действия, пароль работник задаёт сам. Отдельного визита в удостоверяющий центр это не требует, поэтому массовое подписание кадровых документов строят именно на УНЭП, а УКЭП оставляют руководителю, который подписывает ещё и отчётность. Перед запуском проверьте, что порядок выдачи и отзыва подписи описан в положении о КЭДО.»
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Это снимает у делопроизводителя вопрос, за чей счёт работник получает подпись: расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель по статье 22.2 ТК РФ.
Проверьте электронную подпись на своём документе онлайн
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа в России» выглядит экономно на бумаге, но добавляет сотруднику отдельную авторизацию во внешнем сервисе без мобильного приложения. К этому добавляется вторая точка интеграции: сбой на стороне портала останавливает подписание во всей компании. Обязанности использовать этот портал для подписания у работодателя нет.
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»: что стоит за этими формулировками
Запросы про подписку и единицы измерения УКЭП появляются из смешения двух разных вещей: тарифа на систему КЭДО и сертификата ключа проверки электронной подписи. Подписка бывает у сервиса и считается в рублях за сотрудника в месяц. У самой УКЭП нет ни тарифного плана, ни единиц измерения: есть сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром на конкретное физическое или юридическое лицо, со сроком действия, указанным в самом сертификате.
Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» из той же серии. Единоличный исполнительный орган подписывает документы от имени организации усиленной квалифицированной подписью, а ПЭП относится к работникам и только к тем документам, где её применение допускает статья 22.2 ТК РФ. Если в договоре или регламенте встречается формулировка о ПЭП руководителя, это повод пересобрать раздел о подписях: в кадровых документах, перечисленных в статье 22.2, работодатель подписывает только УКЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие кадровые документы КЭДО не принимает
Четыре группы документов остаются на бумаге независимо от того, какую систему выбрала компания: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге.
Для делопроизводителя это означает гибридную номенклатуру: часть дел ведётся в системе, часть остаётся физической, и обе части должны совпадать по индексам и срокам хранения. Инструктажи по охране труда подписываются очно, поэтому журнал инструктажа остаётся бумажным даже в компании, полностью перешедшей на электронное подписание.
Внимание: письменное согласие на переход требуется от работников, принятых до 31 декабря 2021 года. От тех, кто принят позже и не имел трудового стажа на эту дату, согласие не запрашивается. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций: такому сотруднику документы оформляются на бумаге.
Аудит делопроизводства перед переходом: что проверить до покупки системы
Аудит кадровых процессов даёт эффект ещё до внедрения системы. На этом этапе видно, какие типовые формы дублируют друг друга, где в бланке остались поля с данными, которые уже есть в других документах, и сколько подписей на документе реально нужно. Сокращение количества подписантов и полей уменьшает объём работ по настройке маршрутов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед выбором системы мы проходим по перечню кадровых документов и по каждому определяем уровень риска перевода в электронный вид: конфликтность документа, вероятность спора, массовость. Уже по итогам такой разметки большая часть документов оказывается в зоне низкого риска, и по каждому виден допустимый вид подписи. Начинать проект без этой таблицы означает настраивать маршруты вслепую.»
Вторая часть аудита относится к архиву. Номенклатура дел проверяется на соответствие действующему перечню сроков хранения, а не тому, который был скопирован из методички прошлых лет. Дела, срок хранения которых истёк, выделяются к уничтожению до переноса, иначе система получит на вход мусор, который придётся хранить по регламенту.
Как собрать рабочую библиотеку и подготовить делопроизводство к КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите перечень кадровых документов, которые проходят через ваше рабочее место за год, с указанием количества за месяц и числа подписантов.
- Шаг 2. Отметьте в перечне четыре исключения из статьи 22.1 ТК РФ и отделите их в бумажную часть номенклатуры.
- Шаг 3. По каждому оставшемуся документу проставьте допустимый вид подписи работника и работодателя со ссылкой на статью 22.2 ТК РФ.
- Шаг 4. Сверьте сроки хранения по каждой позиции с приказом Росархива № 236 и обновите номенклатуру дел на следующий год.
- Шаг 5. Проверьте систему по типовым функциональным требованиям Росархива: регистрация документа, ведение дела, поиск, проверка подписи, выгрузка для проверяющего.
- Шаг 6. Подготовьте комплект локальных актов: положение о КЭДО, приказ о введении, уведомление работникам, форму согласия, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении и проверьте, что документ доходит до архива с корректными отметками о подписании.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие поля шаблонов заполняются некорректно и где маршрут согласования уходит не к тому кадровому специалисту. Исправлять это на десяти сотрудниках дешевле, чем на тысяче.
Образцы локальных актов и форм для перехода на КЭДО
Комплект закрывает подготовительную часть проекта; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (xlsx) | Скачать |
Хранение и архив: как требования из книг переносятся на электронные дела
Статья 13 125-ФЗ даёт организации право создавать архив и хранить документы самостоятельно. Порядок при этом не меняется от смены носителя: в конце календарного года структурные подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому электронные дела ведутся по общим правилам хранения, учёта и использования документов.
ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию долговременной сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Два последних свойства чаще всего выпадают из регламентов: документ, подписанный в текущем формате, через десять лет должен открываться и проверяться, а значит, регламент архива описывает порядок конвертации и переноса на новые форматы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система КЭДО, которая умеет только ознакомить сотрудника с приказом, закрывает верхушку задачи. Локальный акт проходит согласование, утверждение, ознакомление, а затем контроль актуальности и повторный запуск на пересмотр по окончании срока действия. Если этих операций в системе нет, делопроизводитель ведёт вторую, теневую картотеку в таблице. При выборе системы проверьте, поддерживает ли она регистрацию документа в журнале и отнесение к делу.»
Электронный архив в сервисе Добыто входит в тариф «Бизнес» вместе с интеграцией с 1С. Для делопроизводителя это означает, что подписанный документ попадает в архив по маршруту, а не выгружается вручную в папку на сетевом диске.
Факт: приказ Росархива № 69 от 15.06.2020 утверждает типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Коммерческая компания применять его не обязана, но как готовый перечень проверочных вопросов к вендору он работает.
Ошибки, которые появляются из-за устаревших источников, и цена этих ошибок
Первая ошибка: шаблоны, собранные по отменённому стандарту оформления. Реквизиты в приказе перестают совпадать с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016, а расхождения тиражируются автоматически, потому что шаблон в системе один на всю компанию. Шаблоны перерабатываются до загрузки в систему.
Вторая ошибка: положение о КЭДО, переписанное из книги без раздела об обязанностях работника. Цена такой ошибки проявляется в трудовом споре.
Важный нюанс из практики: в спорах о том, подавал ли работник заявление, суды смотрят на локальные нормативные акты работодателя. Если в них не закреплена обязанность работника хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам, суд встаёт на сторону работника. Работодатель, который описал порядок доступа, ответственность сторон и уровни прав, эту позицию защищает.
Третья ошибка: нарушение порядка уведомления и сбора согласий. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. К прямым расходам добавляется повторный сбор согласий по всему штату, а это недели работы кадровой службы при численности от нескольких сотен человек.
Когда переход на КЭДО не решает задачу делопроизводителя
Проект не даёт эффекта, если поток кадровых документов небольшой и сосредоточен в одном офисе: при численности до 25 человек без удалённых сотрудников выигрыш от электронного подписания сопоставим с трудозатратами на подготовку локальных актов и обучение. Второй случай: значительная доля работников без смартфона и подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Таким сотрудникам документы оформляются на бумаге, и параллельные потоки съедают экономию.
Третий случай: неупорядоченная номенклатура дел и незакрытые сроки хранения. Пока архив не разобран, система переносит беспорядок в электронный вид и добавляет к нему требования по проверке подписи.
Что критично для разных типов компаний
Одинаковые требования к системе для компании на 20 и на 5000 человек приводят к переплате в одном случае и к остановке проекта в другом.
| Сценарий | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Готовые шаблоны локальных актов, бесплатный выпуск ПЭП и УНЭП | Интеграция с учётной системой, ролевая маршрутизация |
| Средняя компания с филиалами | Роли вместо конкретных фамилий в маршруте: система сама определяет кадрового специалиста подразделения | Возврат подписанных документов обратно в учётную систему |
| Крупный штат, массовое ознакомление с ЛНА | Работа под нагрузкой: одновременное обращение тысяч сотрудников подтверждается нагрузочным тестированием вендора | Интеграция с мессенджерами для уведомлений |
| Линейный персонал, кнопочные телефоны | SMS-уведомления и веб-версия личного кабинета | Мобильное приложение как единственный канал |
| Большой бумажный архив за прошлые годы | Ведение дела, регистрация в журнале, поиск и выгрузка по запросу | Массовая ретро-оцифровка закрытых дел |
Возврат подписанных документов обратно в учётную систему выглядит удобным требованием, но приводит к задвоению базы: документ хранится и в системе КЭДО, и в учётной, а процедуры перештамповки и архивного хранения учётная система не выполняет. Открытие документа по ссылке из карточки сотрудника закрывает ту же задачу без дублирования.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в старший тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | выпускается при подключении |
| УКЭП для подписания по перечню статьи 22.2 ТК РФ | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен сразу после подключения |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на малом штате разница между тарифами измеряется десятками рублей на человека, на большом решающими становятся интеграция и архив. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами доступен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Готовая книга по делопроизводству закрывает оформление реквизитов, ведение дел и логику архива, но перечень исключений, виды подписи и порядок сбора согласий читаются в действующих редакциях ТК РФ и 63-ФЗ. Рабочая библиотека делопроизводителя перед КЭДО состоит из десяти источников, половина из которых относится к хранению. Перед выбором системы имеет смысл пройти перечень кадровых документов, разметить допустимый вид подписи по каждому и пересобрать номенклатуру дел под действующие сроки хранения.
Мы в Добыто ведём этот путь вместе с кадровой службой и делопроизводителем: от разметки документов и комплекта локальных актов до пилотной группы и электронного архива, в котором подписанный документ лежит с проверяемой подписью и отметками маршрута.
Частые вопросы о переходе на КЭДО для делопроизводителя
Что делать, если методичка ссылается на ГОСТ Р 6.30-2003?
Этот стандарт оформления организационно-распорядительных документов заменён ГОСТ Р 7.0.97-2016. Шаблоны, собранные по старому стандарту, переоформляются по составу и расположению реквизитов действующего стандарта до загрузки в систему, иначе ошибка тиражируется на каждый документ, созданный по шаблону.
Можно ли вести номенклатуру дел только в электронном виде?
Номенклатура ведётся в том виде, который закреплён в локальных актах организации, и остаётся общей для бумажной и электронной частей документооборота. Поскольку четыре группы кадровых документов по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге, в номенклатуре одновременно живут дела обоих типов, и индексы для них присваиваются по единой схеме.
Как оформить дело, часть которого на бумаге, а часть в системе?
Дело остаётся одно, а к описи добавляется указание, где хранится каждая часть. Практически это выглядит как опись документов личного дела с отметкой о месте хранения электронной части и о том, какой подписью подписан каждый документ. Такая опись понадобится при выдаче дела по запросу проверяющего.
Заменяет ли электронный архив системы КЭДО архив организации?
Электронный архив системы хранит подписанные документы и обеспечивает поиск, но не отменяет требований 125-ФЗ и правил организации хранения. Организация по-прежнему определяет структуру архива, правила индексирования, порядок доступа и регулярную проверку целостности данных.
Нужна ли работнику УКЭП, если компания не подключена к Госключу?
По документам из перечня статьи 22.2 ТК РФ работник подписывает УКЭП или УНЭП. Если компания не использует государственный сервис, УНЭП выпускается средствами информационной системы работодателя, и этого достаточно для трудового договора и допсоглашений.
Кто оплачивает электронную подпись работника?
Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель: это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ. Удержание этих расходов из заработной платы или предложение работнику купить подпись самостоятельно нарушает норму.
Что делать с сотрудниками без смартфона и электронной почты?
Для них кадровые документы оформляются на бумаге, при этом отказ от КЭДО не влечёт для работника последствий. Если у сотрудника есть телефон с возможностью получать SMS, подключение к личному кабинету возможно через веб-версию: доступ к учётной системе кадров при этом ему не требуется.
