Внедрение КЭДО раскладывается на шесть управляемых шагов: аудит кадровых документов и оценка рисков перевода, выбор системы и видов электронной подписи, принятие локальных нормативных актов и приказа, уведомление работников и сбор письменных согласий, интеграция с учётной системой, пилотная группа и первый подписанный приказ. Порядок задан статьями 22.1-22.3 ТК РФ, которые ввёл 377-ФЗ от 22.11.2021, и переход остаётся правом работодателя: нормативного акта об обязательности КЭДО на дату публикации нет. Главное различие, которое определяет объём работы: для дистанционных работников обмен электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и письменное согласие на КЭДО не собирается, для остальных согласие обязательно, и растягивает проект именно сбор согласий, а не настройка системы.
Разберём, какие требования к системе реально влияют на результат, а какие вендоры и заказчики зря вписывают в техническое задание. Покажем таблицу допустимости ПЭП, УНЭП и УКЭП по видам кадровых документов и цену ошибки в выборе подписи. Сценарная таблица по численности, сроки интеграции с 1С, стоимость по тарифам на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Шаг 0. Аудит кадровых документов и матрица рисков
Проект начинается не с выбора вендора, а с инвентаризации того, что вообще подписывается в компании. На входе нужен полный перечень кадровых документов с ответами по каждому: обязателен ли он по трудовому законодательству, сколько подписей на нём стоит, какая часть полей дублируется из других документов, какова массовость. Часть форм на этом этапе исчезает: избыточные ячейки удаляются, лишние согласующие снимаются, а несколько ознакомлений сводятся в один лист.
Дальше по каждому документу оценивается уровень риска перевода в электронный вид. Параметры простые: конфликтность документа, вероятность спора в суде, массовость, стоимость перевода, принимают ли документ сторонние организации. По итогам получается матрица, где большая часть документов попадает в низкий и умеренный риск, и по каждой строке сразу видно, каким видом подписи документ можно подписывать. Это упражнение даёт готовую очередь: с чем идти в электронный вид первым, а что оставить на бумаге до появления разъяснений.
Четыре документа закон оставляет на бумаге в любом случае: акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил. Всё остальное КЭДО закрывает без дублирования на бумаге.
Полезно знать: КЭДО на дату публикации остаётся правом работодателя. Утверждения о том, что для отдельных категорий компаний электронный кадровый документооборот уже стал обязательным, нормативными актами не подтверждаются.
Когда переход на КЭДО стоит отложить
Есть ситуации, в которых проект не даст эффекта. Первая: компания до 20-30 человек в одном офисе, где кадровик и сотрудник сидят в соседних кабинетах, а документооборот сводится к десятку приказов в месяц. Вторая: штат, где основная часть работников не пользуется смартфоном и не имеет подтверждённой учётной записи на Госуслугах; таких сотрудников придётся оставить на бумаге, и параллельный контур съест экономию. Третья: идущая реорганизация или смена учётной системы, когда штатное расписание и оргструктура меняются каждый месяц, а маршруты согласования настраивать не на чем. Четвёртая: отсутствие ответственного за проект со стороны кадровой службы, потому что КЭДО не внедряется силами одного IT-отдела.
Шаг 1. ПЭП, УНЭП и УКЭП: кто и чем подписывает
Три вида подписи различаются механизмом и юридической силой. ПЭП — простая электронная подпись — подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль и код подтверждения, но не гарантирует неизменность документа. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием и уже позволяет обнаружить изменение документа после подписания. УКЭП — усиленная квалифицированная — выпускается аккредитованным удостоверяющим центром и по 63-ФЗ признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительного соглашения.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет их по документам жёстко. При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель обязан использовать УКЭП. Работник по этим же документам подписывает УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, сертификат которой создан с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП для этой группы документов не подходит.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА (Госключ) |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ЕСИА |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
| Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журнал инструктажей по охране труда, бумажная трудовая книжка | только бумага | только собственноручная подпись |
Из таблицы следует практический вывод для проекта: минимально работоспособная конфигурация — УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника. Она закрывает все группы документов, включая трудовые договоры, и не требует выпускать квалифицированные сертификаты на каждого сотрудника.
Отдельная развилка — откуда работник берёт УНЭП. Вариант первый: сертификат выпускается в информационной системе работодателя, тогда с каждым работником подписывается соглашение об использовании подписи с обязательным порядком её проверки. Вариант второй: УНЭП ЕСИА через мобильное приложение Госключ на портале Госуслуг, где подпись выпускается бесплатно по подтверждённой учётной записи и для работника, и для работодателя. По практике вендоров КЭДО около 70% клиентов выбирают Госключ.
Факт: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП ЕСИА. Порядок её создания установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 г. № 2152. Такая подпись снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если планируете удалённый приём, сразу закладывайте Госключ на стороне работника. Он выпускается бесплатно, работает со смартфона и снимает отдельное соглашение об использовании УНЭП. Но проверьте один момент до старта: при самостоятельном подключении обезличенный сертификат выпускает лично руководитель организации и перевыпускает его каждый год. Поставьте эту дату в календарь сразу, иначе подписание встанет в самый неудобный момент.»
Сколько стоит ошибка в выборе подписи
Ошибка стоит не переоформления одного документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не УКЭП, а простой или неквалифицированной подписью, не отвечает требованиям части 1 статьи 22.3 ТК РФ, и в споре доказывать факт заключения договора придётся по косвенным признакам. Нарушение порядка оформления трудовых отношений идёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: до 20 000 рублей на должностное лицо и до 100 000 рублей на юридическое лицо, при повторном нарушении суммы выше. Прочие нарушения трудового законодательства квалифицируются по части 1 той же статьи: до 5 000 рублей на должностное лицо и до 50 000 рублей на организацию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй источник потерь — формулировки ЛНА. Суды в спорах по электронным заявлениям смотрят, было ли в локальных актах прописано, что работник обязан хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам. Если такой обязанности в документах нет, суд склоняется к позиции работника, и электронное заявление об увольнении перестаёт работать как доказательство.
Внимание: проверьте, что в положении о КЭДО есть раздел об ответственности работника за сохранность средств доступа и подписи. Без этого пункта электронные заявления работников теряют доказательную силу в трудовом споре.
Шаг 2. Локальные нормативные акты, приказ и уведомление
Юридическая обвязка перехода строится по статье 22.2 ТК РФ. Электронный документооборот вводится локальным нормативным актом, который принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ. В этом ЛНА обязательны пять блоков: сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления работников о переходе и дата введения КЭДО, которая не может быть раньше дня истечения срока уведомления.
Второй акт — порядок осуществления электронного документооборота. В него входят сроки подписания документов и ознакомления с ними, порядок проведения инструктажа работников, исключительные случаи, когда документ всё-таки оформляется на бумаге, и процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам. Формально их можно свести в один документ: контролирующим органам важно наличие всех обязательных разделов, а не количество файлов.
Приказом руководителя утверждаются оба акта, назначается ответственный за КЭДО и фиксируется дата введения. В Добыто КЭДО положение, приказ и лист ознакомления заводятся как отдельные типы документов со своими шаблонами и маршрутами, поэтому новая редакция акта запускается по тому же маршруту и не затрагивает уже подписанные версии. Ниже — конструктор, который собирает приказ со ссылками на статьи 22.1-22.3 ТК РФ, выбранными видами подписи и назначенным ответственным.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою компанию
Шаблоны документов для юридической обвязки перехода
Комплект закрывает всю обязательную часть по статье 22.2 ТК РФ; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы собираются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Шаг 3. Уведомление работников и сбор согласий
Каждый работник уведомляется персонально в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие. Переход происходит с письменного согласия работника. Минтруд по этому вопросу занимает буквальную позицию: согласие письменное, и попытки собрать его формой на корпоративном портале или письмом по электронной почте создают риск в будущем споре.
Три категории обрабатываются по-разному. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа по состоянию на эту дату, считаются согласными по умолчанию: с них достаточно уведомления. Дистанционные работники взаимодействуют с работодателем в электронном виде по правилам главы 49.1 ТК РФ, порядок обмена закрепляется трудовым договором или отдельным ЛНА о дистанционной работе, и отдельное согласие на КЭДО не требуется. Все остальные подписывают согласие на бумаге.
Отказ работника не имеет для него последствий. По статье 22.2 ТК РФ отсутствие согласия не может быть основанием для отказа в приёме на работу, для увольнения или иных санкций, а бумажный документооборот с таким работником работодатель обеспечивает за свой счёт. Право дать согласие позже сохраняется, поэтому в системе нужен механизм добавления работника в контур КЭДО в любой момент.
Кейс из практики: в производственной компании на 4 200 человек сбор согласий занял 11 недель вместо запланированных четырёх. Причина: подписные листы возили между шестью площадками курьером, а вахтовиков ловили по графику заездов. После смены схемы на подписание согласий в день выдачи расчётного листка на площадке охват вырос с 38% до 91% за три недели.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сбор согласий — самый недооценённый этап. Настройка системы занимает дни, а согласия по компании со сложной географией идут неделями. Разделите потоки заранее: дистанционные работники подключаются через ЛНА о дистанционной работе без согласия, принятые после 31 декабря 2021 года без стажа — по уведомлению, и только по остальным нужны подписные листы. Это сразу снимает с проекта треть бумажной работы.»
Шаг 4. Выбор провайдера: что проверять и что вычеркнуть
Требования к системе КЭДО делятся на те, что определяют судьбу проекта, и те, что просто удорожают внедрение. Заказчики регулярно вписывают в техническое задание вторые и пропускают первые.
| Требование | Что проверять на демонстрации | Оценка |
|---|---|---|
| Гибкость маршрутов | можно ли добавить в маршрут блок-задачу, а не только согласование и подписание: подготовка рабочего места при приёме, закрытие учётной записи при увольнении | критично |
| Ролевая маршрутизация | система сама определяет кадровика подразделения по роли или выбор ложится на инициатора заявления | критично |
| Работа под нагрузкой | результаты нагрузочного тестирования на численность выше вашей: массовое ознакомление с ЛНА поднимает тысячи одновременных сессий | критично, чаще всего пропускают |
| Жизненный цикл ЛНА и делопроизводство | регистрация в журнале, отнесение к делу, контроль срока действия акта и повторный запуск согласования | критично для компаний с классическим делопроизводством |
| Интеграция с учётной системой | есть ли готовый коннектор под вашу версию 1С:ЗУП и открытая документация API для самописных систем | критично |
| Возврат подписанных документов в учётную систему | достаточно открытия документа по гиперссылке из карточки сотрудника | спорное: даёт задвоение базы и рост нагрузки |
| Подписание на портале «Работа в России» | второй интерфейс для работника и вторая точка интеграции, обязанности использовать портал нет | спорное |
| Уведомления через мессенджеры | пуш-уведомления в мобильном приложении и SMS доходят даже на кнопочный телефон без интернета | спорное: мессенджер могут заблокировать, процесс встанет |
Проверка на демонстрации важнее строки в коммерческом предложении: словом «гибкая» описывает себя любая система, а различие видно только на конкретном маршруте вашего процесса приёма или увольнения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На демонстрации просите собрать не абстрактный маршрут, а ваш реальный: заявление на отпуск с двумя согласующими и разными кадровиками по подразделениям. Отдельно спрашивайте про нагрузку — что произойдёт, когда вы отправите новое положение на ознакомление всей компании одновременно. Мы встречали проекты, где систему настроили и протестировали на группе, а на массовом ознакомлении она перестала отвечать, и масштабировать платформу оказалось нечем.»
Второй фильтр — модель поставки. Облачная поставка снимает с вас инфраструктуру и электронный архив, локальная (in-house) размещает систему в вашем контуре, гибридная делит функции. В 2025 году запросов на локальное развёртывание у среднего и крупного бизнеса стало заметно больше: часть компаний целенаправленно уходит из облака обратно в свой контур из-за требований информационной безопасности. Для органов власти и подведомственных учреждений выбора практически нет: меры защиты предписаны, облака допускаются только государственные.
Лайфхак: спросите у вендора, есть ли готовый коннектор к вашей учётной системе. Установка готового модуля занимает около часа и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от вашего IT-отдела, а не от вендора.
Что критично в зависимости от вашей ситуации
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | готовые шаблоны, стоимость за сотрудника, простое подписание с телефона | интеграция, нагрузочное тестирование, кастомные маршруты |
| 100-500 человек, есть дистанционные | коннектор к 1С:ЗУП, маршруты по подразделениям, Госключ для удалённого приёма | журналы регистрации, выделенный сервер |
| Свыше 5 000 человек, филиалы в регионах | нагрузка при массовом ознакомлении, ролевая маршрутизация, электронный архив и перештамповка | количество готовых шаблонов из коробки |
| Орган власти или подведомственное учреждение | локальное развёртывание, соответствие предписанным мерам защиты информации | облачные тарифы, скорость подключения |
| Много исполнителей по ГПХ и самозанятых | работа с внештатными в том же контуре, соглашение об ЭДО с исполнителем | процедуры статьи 22.2 ТК РФ, они на ГПХ не распространяются |
Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ и самозанятых не переносятся: с ними оформляется соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ, а при использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, потому что квалифицированная подпись признаётся по умолчанию.
Шаг 5. Интеграция, маршруты и пилотная группа
Техническая часть внедрения сводится к трём задачам: связать КЭДО с учётной системой, перенести оргструктуру и настроить маршруты, обучить людей. Большинство кадровых документов создаётся в учётной системе, передаётся в КЭДО на подписание и хранится там; возвращать подписанный файл обратно в 1С не нужно, достаточно открытия по гиперссылке из карточки сотрудника.
До запуска маршрутов проверьте пять позиций. Первая: штатное расписание и оргструктура выгружаются корректно, руководители подразделений определены. Вторая: у каждого работника заполнен хотя бы один канал связи — телефон или электронная почта, иначе личный кабинет не активируется. Третья: перечень типов документов и шаблонов покрывает ваши массовые процессы. Четвёртая: для каждого типа документа выбран вид подписи по таблице из шага 1. Пятая: назначены ответственные за обработку заявок по видам — отпуска, справки, расчётные листки.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: одно подразделение, где сотрудники работают за компьютером, полный цикл от заявления до архива и две-три недели наблюдения. Пилот вскрывает то, что не видно на демонстрации: незаполненные контакты, дубли в оргструктуре, маршруты с несуществующими согласующими.
Очередь работы кадровой службы в Добыто КЭДО разложена по вкладкам «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» со счётчиками, а маршрут каждого документа виден в списке вместе со сроком и статусом каждого участника. На пилоте это удобно тем, что зависший документ находится без ручного перебора и сразу понятно, на ком именно остановился маршрут.
Как дойти до первого подписанного приказа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпустите УКЭП на руководителя или уполномоченное лицо в аккредитованном удостоверяющем центре и проверьте, что право подписи кадровых приказов закреплено приказом или доверенностью.
- Шаг 2. Заведите организацию и отделы в системе, загрузите сотрудников пилотной группы с телефонами и адресами электронной почты, разошлите приглашения в личные кабинеты.
- Шаг 3. Убедитесь, что работники пилотной группы выпустили подпись: УНЭП в системе работодателя после подписания соглашения либо УНЭП в Госключе по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
- Шаг 4. Создайте тип документа «Приказ о предоставлении отпуска», привяжите к нему шаблон и подставьте переменные из карточки сотрудника.
- Шаг 5. Настройте маршрут: инициатор, руководитель подразделения на согласование, кадровик на оформление, руководитель на подписание УКЭП, работник на ознакомление и подписание.
- Шаг 6. Проведите документ по маршруту целиком на одном сотруднике и проверьте журнал подписей: должны стоять обе подписи, отметка времени и результат проверки сертификата.
- Шаг 7. Выгрузите готовый документ в PDF со штампами электронной подписи и убедитесь, что он читается вне системы. Это ваш эталон для проверки любым контролирующим органом.
Важный нюанс из практики: обучение занимает меньше, чем принято закладывать. Одного-двух вебинаров хватает, чтобы рядовые сотрудники освоили выпуск подписи, подачу заявления и подписание. Отдельного разбора требует только кадровая служба: где искать подписанный документ, как делегировать задачу коллеге и как выгрузить комплект для проверки.
Кейс из практики: компания на 1 100 сотрудников перевела кадровый документооборот в электронный вид с подписанием через Госключ. Цикл по одному процессу сократился с нескольких недель до 15-30 минут, годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей. В другом проекте, на 40 000 сотрудников с интеграцией в контур 1С, трудозатраты на кадровый документооборот снизились в 6,5 раза.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Не запускайте всю компанию одним днём. Возьмите одно подразделение, доведите до конца полный цикл — заявление, согласование, приказ, подписание, архив — и посмотрите первые полсотни подписаний вручную. На этом объёме вылезают все ошибки настройки: пустые контакты, руководитель не тот, шаблон подставляет не те данные. Дальше раскатка идёт уже без сюрпризов.»
Стоимость внедрения КЭДО и тарифы на 2026 год
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и способа получения подписей. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Стоимость меняется от численности и набора модулей, поэтому считать бюджет проще от конкретной конфигурации: тариф, число подключаемых сотрудников, нужен ли выделенный сервер и интеграция. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с «Старта» на пилотной группе и переходить на «Бизнес» при раскатке на весь штат экономически безопасно.
Выводы
Порядок перехода на электронный кадровый документооборот определён статьями 22.1-22.3 ТК РФ и не допускает вольностей в двух местах: перечень документов, которые работодатель подписывает только УКЭП, и письменное согласие работников, не относящихся к дистанционным и к принятым после 31 декабря 2021 года без стажа. Всё остальное — управленческие решения: какие документы переводить первыми, где выпускать подпись работника, разворачивать систему в облаке или в своём контуре. Реальный срок проекта задаёт не настройка платформы, а аудит документов на входе и сбор согласий в середине.
Мы в Добыто ведём внедрение от аудита перечня документов до первого подписанного приказа: собираем комплект ЛНА, настраиваем маршруты под оргструктуру, подключаем интеграцию с 1С и сопровождаем пилотную группу до момента, когда кадровая служба работает в системе самостоятельно.
Частые вопросы о внедрении КЭДО
Можно ли перевести на КЭДО только часть подразделений?
Да. Перечень категорий работников, переводимых на электронный документооборот, — обязательный элемент локального нормативного акта по статье 22.2 ТК РФ. Вы вправе указать в нём отдельные подразделения, филиалы или должности и расширять список последующими редакциями акта. При каждом расширении цикл повторяется: изменение ЛНА, уведомление новых категорий работников, сбор согласий и только затем дата подключения.
Кто оплачивает электронную подпись работника?
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель — это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ. Удержать стоимость сертификата из зарплаты или потребовать от кандидата принести подпись «свою» нельзя. Бесплатный путь — УНЭП в Госключе: она выпускается по подтверждённой учётной записи на Госуслугах без затрат и для работника, и для работодателя.
Нужно ли переводить в электронный вид документы, подписанные ранее на бумаге?
Нет. Бумажный архив остаётся бумажным и хранится по своим срокам: 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, 5 лет для графиков отпусков и табелей, постоянно для штатных расписаний и локальных нормативных актов. Сканирование старых дел — отдельный проект, к запуску КЭДО он отношения не имеет и в обязательные условия перехода не входит.
Можно ли вести электронный документооборот с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Можно, но по другим правилам. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения с работниками по трудовому договору и на гражданско-правовые отношения не распространяются. С исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ с обязательным порядком проверки подписи. Если обе стороны используют УКЭП, отдельное соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Что показывать при проверке, если все кадровые документы электронные?
Выгрузку документа в PDF со штампами электронной подписи и журнал подписей, где видны подписант, дата, метка времени и результат проверки сертификата. Проверьте на пилоте, что выгруженный файл читается вне системы и штампы отображаются корректно: именно в этом виде документ уходит проверяющему. Доступ к электронным документам должен сохраняться в течение всего срока их хранения, поэтому в договоре с провайдером фиксируется, что происходит с архивом после расторжения.
Обязательно ли принимать два отдельных локальных акта или можно обойтись одним?
Статья 22.2 ТК РФ описывает два набора требований: акт о введении электронного документооборота и порядок его осуществления. Количество файлов закон не фиксирует, значение имеет наличие всех обязательных разделов. Свести их в одно положение допустимо, но тогда проверьте по списку: информационная система, порядок доступа, перечень документов и категорий работников, срок уведомления, дата введения, сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа, исключительные бумажные случаи, взаимодействие с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
Что делать, если работник дал согласие, а потом перестал пользоваться системой?
Согласие на КЭДО не лишает работника права получать документы на бумаге, если он об этом заявил. По статье 22.2 ТК РФ отказ от электронного взаимодействия не влечёт санкций, поэтому по такому работнику восстанавливается бумажный контур за счёт работодателя. Технически это означает, что в системе нужен статус «на бумажном документообороте» и отчёт по таким сотрудникам, иначе кадровая служба обнаружит неподписанные документы уже при проверке.
