Электронный документооборот в Трудовом кодексе описан тремя статьями: 22.1 задаёт понятие и закрытый перечень исключений, 22.2 — порядок введения, 22.3 — допустимые виды электронной подписи. Все три введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Чтобы перейти на КЭДО, работодатель принимает локальный нормативный акт, письменно уведомляет каждого работника и получает письменное согласие от тех, у кого по 31 декабря 2021 года включительно есть трудовой стаж. Главное различие в статье 22.3 проходит по каналу: в собственной информационной системе трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП; на платформе «Работа в России» работодателю доступна ещё и УНЭП через ЕСИА, а работнику — простая подпись Госуслуг.
Разберём каждую статью по частям: что обязательно попадает в ЛНА, чьё согласие не нужно, какая подпись закрывает какой документ и почему для дистанционных работников статьи 312.1-312.3 действуют независимо от главы о КЭДО. Покажем формулировки приказа, из-за которых инспектор считает переход несостоявшимся, и то, как передать данные оператору КЭДО без нарушения 152-ФЗ. Таблица допустимых подписей, сценарная таблица по типам штата, цена ошибки по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Карта норм: какие статьи ТК РФ и смежные акты закрывают электронный документооборот
Три статьи главы 2 ТК РФ дают только каркас. Рабочий комплект норм шире: часть требований к подписи лежит в 63-ФЗ, требования к формату документа — в приказе Минтруда, сроки хранения — в архивном законодательстве. Ниже собраны нормы, к которым юрист возвращается при настройке маршрутов и при проверке.
| Норма | О чём | Действие работодателя |
|---|---|---|
| Статья 22.1 ТК РФ | Понятие электронного документооборота и перечень документов, на которые он не распространяется | Разделить кадровый архив на электронную и бумажную часть до запуска |
| Статья 22.2 ТК РФ | Порядок введения: ЛНА, уведомление, письменное согласие, расходы | Принять положение и приказ, собрать согласия, зафиксировать отказы |
| Статья 22.3 ТК РФ | Каналы взаимодействия и виды электронной подписи для каждой группы документов | Закрепить в ЛНА, какой подписью подписывается каждый вид документа |
| Статья 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ | Приём оформляется трудовым договором, приказ о приёме — право работодателя | Убрать приказ Т-1 из обязательного маршрута или оставить осознанно |
| Статьи 312.1-312.3 ТК РФ | Обмен документами с дистанционными работниками | Описать порядок подтверждения получения в трудовом договоре или ЛНА |
| Статья 372 ТК РФ | Учёт мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии ЛНА | Провести процедуру до утверждения положения о КЭДО |
| Закон 63-ФЗ, статьи 5, 6 и 9 | Виды электронной подписи и условия признания документа равнозначным бумажному | Оформить соглашение о ПЭП с правилами определения подписанта |
| Закон 152-ФЗ, часть 3 статьи 6 | Поручение обработки персональных данных другому лицу | Включить поручение в договор с оператором КЭДО, а не заменять его согласием |
| Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н | Единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов, действуют с 1 марта 2023 года | Проверить, что система формирует PDF/A-1A, описание в XML и подпись как единый комплект |
| Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 | Положение о единой цифровой платформе «Работа в России» | Изучить, если выбран бесплатный государственный канал вместо своей системы |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся цепочка: компания принимает ЛНА по статье 22.2, но не приводит систему к форматам приказа 578н и не переоформляет отношения с оператором по 152-ФЗ. Для инспектора и для суда это три разных нарушения, а не одно.
Статья 22.1 ТК РФ: что закон называет КЭДО и что оставляет на бумаге
Электронный документооборот по статье 22.1 — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе. Ключевое слово здесь «без дублирования»: если компания печатает и подписывает бумажный оригинал, а в системе хранит скан, режим статей 22.1-22.3 не возникает и подпись в системе юридической силы кадрового документа не даёт.
Перечень исключений закрытый. Под КЭДО не попадают трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично.
Внимание: исключений четыре, и каждое имеет свою причину: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Маршрут увольнения в системе можно строить до приказа, но сам приказ подписывается на бумаге.
Практическое следствие для юриста: перечень исключений нельзя расширять локальным актом «на всякий случай», но и сокращать его нельзя. Если положение о КЭДО разрешает подписывать приказ об увольнении электронной подписью, документ противоречит статье 22.1 в этой части, а увольнение придётся защищать по бумажному экземпляру, которого нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений в статье 22.1 читают невнимательно и переносят в положение о КЭДО одной строкой про трудовые книжки. Дальше выясняется, что журнал инструктажей по охране труда компания уже год ведёт только в системе. Проверьте свой перечень по четырём позициям закона и сверьте его с фактическими маршрутами в системе, а не с текстом положения.»
Важный нюанс из практики: правительственный законопроект о сокращении перечня исключений внесён в Государственную Думу, но на дату публикации не принят. Пока он не принят, работать нужно по действующей редакции статьи 22.1: проверять актуальность нормы перед каждым пересмотром положения о КЭДО имеет смысл по официальным публикациям, а не по обзорам.
Статья 22.2 ТК РФ: порядок введения, ЛНА, уведомление и согласие
Статья 22.2 описывает четыре обязательных элемента перехода: локальный нормативный акт, письменное уведомление каждого работника, письменное согласие и расходы работодателя. Пропуск любого из них означает, что режим КЭДО у компании формально не введён.
В локальный нормативный акт закон требует включить сведения об информационной системе, порядок доступа к ней при необходимости, перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО, срок уведомления работников и дату введения электронного документооборота. Дата введения не может быть раньше истечения срока уведомления. Отдельным ЛНА или разделом того же документа описывают сроки подписания и рассмотрения документов, периодичность, порядок проведения инструктажа по работе с системой, исключительные случаи подписания на бумаге и взаимодействие с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
Согласие работника даётся в письменной форме. Отсутствие согласия признаётся отказом, но за работником сохраняется право дать согласие позже. Отказ не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения, а документы такому работнику работодатель обязан предоставлять на бумажном носителе. Согласие не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату отсутствует трудовой стаж.
Как ввести КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Провести инвентаризацию кадровых документов и разделить их на три группы: переводимые в электронный вид, остающиеся на бумаге по статье 22.1, спорные — те, что оформляются одновременно для нескольких целей.
- Шаг 2. Выбрать канал: собственная информационная система, коммерческий сервис КЭДО или платформа «Работа в России». От канала зависит набор допустимых подписей по статье 22.3.
- Шаг 3. Разработать положение о ведении КЭДО со всеми обязательными сведениями из статьи 22.2 и провести процедуру учёта мнения профсоюзного органа по статье 372 ТК РФ, если он создан.
- Шаг 4. Издать приказ о введении КЭДО с датой введения, ссылками на статьи 22.1-22.3 ТК РФ, перечнем видов подписи и назначением ответственного за ведение документооборота.
- Шаг 5. Письменно уведомить каждого работника о переходе и о праве дать или не дать согласие. Уведомление фиксируется под подпись или иным способом, доказывающим вручение.
- Шаг 6. Собрать письменные согласия и заявления об отказе, вести реестр: кто согласился, кто отказался, кому согласие не требуется по дате приёма.
- Шаг 7. Выдать работникам электронные подписи за счёт работодателя, провести инструктаж по системе и запустить пилотную группу до перевода всего штата.
Соберите приказ о введении КЭДО со ссылками на статьи 22.1-22.3
Что проверить до даты введения КЭДО
Подготовка влияет на результат сильнее, чем выбор платформы. Шесть позиций, которые стоит закрыть до даты, указанной в приказе:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Перечень документов в положении совпадает с фактическими маршрутами в системе, а не с идеальным планом.
- Срок уведомления в ЛНА реально соблюдён: дата введения позже даты окончания уведомления.
- Реестр работников размечен по трём статусам: согласие получено, отказ, согласие не требуется.
- Договор с оператором КЭДО содержит поручение на обработку персональных данных с перечнем действий и требованиями к защите.
- В системе назначен ответственный за КЭДО, а делегирование права подписи оформлено приказом.
- Проверена выгрузка документов для инспекции: комплект из файла, подписи и описания открывается вне системы.
Лайфхак: пилотная группа ставится между сбором согласий и переводом всего штата. На ней видно, какие маршруты согласования собраны неверно, до того как ошибка размножится на весь штат.
В практике Добыто дольше всего идёт не настройка системы, а сбор согласий: срок зависит от численности и от того, как быстро линейные руководители доводят уведомление до сотрудников на местах.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Три вещи в положении о КЭДО закрывают большую часть будущих споров: право работника отказаться, обязанность работодателя нести расходы на подпись и прямое указание, какой вид подписи применяется к какому документу. Если хотя бы одна из трёх оговорок отсутствует, положение придётся переутверждать, а уведомления рассылать заново.»
Статья 22.3 ТК РФ: какая подпись допустима для какого документа
Статья 22.3 разводит два канала и две роли. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменений к ним, а также для приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель в своей информационной системе использует только усиленную квалифицированную электронную подпись. Простой подписи у работодателя не бывает ни в одном сценарии: закон её для этой роли не предусматривает.
| Группа документов | Канал | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | Информационная система работодателя | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП через ЕСИА |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Информационная система работодателя | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП через ЕСИА |
| Остальные документы: заявления, приказы по личному составу, ЛНА, графики, уведомления, согласия | Информационная система работодателя | УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП через ЕСИА | Те же варианты плюс ПЭП, если ЛНА или соглашением установлены правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа |
| Документы, оформляемые через государственный канал | Цифровая платформа «Работа в России» | УКЭП или УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства | УКЭП, УНЭП через ЕСИА или ПЭП, ключ которой получен при личной явке для получения государственных услуг |
Перед настройкой маршрутов сверьте части 1-7 статьи 22.3 в действующей редакции: перечень документов первой группы менялся вместе с редакциями ТК РФ, и именно эта строка определяет, можно ли выдать линейным сотрудникам подпись подешевле.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и от ПЭП
Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, логины и пароли. Она не защищает документ от изменений после подписания и работает только при наличии соглашения или ЛНА, где описаны правила определения подписанта и обязанность хранить ключ в тайне. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся средствами криптографии, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания, но её сертификат не обязан выдаваться аккредитованным удостоверяющим центром. Усиленная квалифицированная подпись отличается от УНЭП тем, что сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, а средства подписи сертифицированы: документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью в силу закона, без дополнительного соглашения сторон.
Отсюда практическое различие, которое чаще всего ищут: УНЭП и УКЭП обе усиленные и обе фиксируют изменения документа, но УНЭП требует соглашения сторон о признании, а УКЭП не требует. Разница между УНЭП и ПЭП глубже: ПЭП не связана с содержанием документа и не показывает, менялся ли файл после подписания.
Считать электронные подписи «подписками» или единицами не получается: работник получает сертификат ключа проверки подписи с ограниченным сроком действия, который устанавливает удостоверяющий центр. Тарификация сервисов КЭДО при этом идёт за сотрудника в месяц, а не за подпись, и это два разных счёта.
Факт: техническая реализация КЭДО строится на четырёх опорах: аутентификация через ЕСИА, Госуслуги или Госключ, обмен персональными данными по зашифрованному каналу, подписание усиленной электронной подписью и хранение документов. Отсутствие любой из них ломает доказательственную ценность документа.
Мы в Добыто выдаём ПЭП и УНЭП работникам внутри сервиса, а УКЭП руководителя оформляется отдельно через аккредитованный удостоверяющий центр: это два разных процесса с разными сроками.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Запрос «какая подпись сильнее» уводит в сторону. Сильнее УКЭП, но трудовой договор в информационной системе работодателя работник вправе подписать и УНЭП, а работодатель обязан подписать именно УКЭП. Возьмите свой перечень кадровых документов и проставьте напротив каждого две подписи — работодателя и работника: несовпадения с таблицей статьи 22.3 всплывут сразу.»
Дистанционные работники: почему статьи 312.1-312.3 работают отдельно
Обмен электронными документами с дистанционным работником не требует введения режима КЭДО по статьям 22.1-22.3. Статья 312.1 прямо предусматривает взаимодействие путём обмена электронными документами, и при заключении в электронном виде трудового договора, дополнительного соглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора применяются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель направляет ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе. В остальных случаях стороны вправе взаимодействовать в иной форме, предусмотренной трудовым договором или локальным нормативным актом, при условии подтверждения факта получения документа.
Для юриста это означает две независимые конструкции в одной компании. Дистанционные работники обмениваются документами по статьям 312.1-312.3 на основании условий трудового договора, офисные — по статьям 22.1-22.3 на основании ЛНА и письменного согласия. Смешивать основания опасно: согласие на КЭДО не заменяет условия договора о дистанционной работе, а условие договора не заменяет положение о КЭДО для остального штата.
Полезно знать: перевод документов в электронный вид не меняет сроки хранения. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты, штатные расписания и ЛНА — постоянно.
Шаблоны локальных актов и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран под последовательность статьи 22.2; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, потому что приказ и уведомление ссылаются на его редакцию.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Формат документа и персональные данные: две нормы вне Трудового кодекса
Кадровый электронный документ соответствует закону не только по подписи, но и по составу. Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н действует с 1 марта 2023 года и задаёт единые требования: основная часть документа формируется в формате PDF/A-1A, описание документа передаётся в XML, а подписи сторон и метаданные входят в состав комплекта. Разъяснения, XML-схемы описания и эталонный пример опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же выложен сервис проверки корректности документов.
Вторая норма касается оператора КЭДО. Передача персональных данных работников в стороннюю систему — это поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ. Поручение оформляется договором, в котором указаны перечень действий с данными, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Заменять поручение согласием работника не нужно и юридически неверно: согласие даётся на КЭДО по статье 22.2, а не на передачу данных подрядчику.
В договорах Добыто поручение на обработку персональных данных вынесено отдельным разделом с перечнем действий и требованиями к защите, чтобы юристу заказчика не пришлось дописывать его допсоглашением после запуска.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о законности электронного документа суд смотрит не на скриншот из системы, а на комплект: файл, подпись, описание документа и подтверждение, что работник его получил. Выгрузите один трудовой договор из своей системы и попробуйте открыть его вне интерфейса — если без входа в личный кабинет комплект не читается, доказательство в суде будет слабым.»
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор запрашивает положение о КЭДО, приказ о введении, уведомления, реестр согласий и выгрузку конкретных документов. Компании, у которых ЛНА принят, а фиксация ознакомления работников в системе не настроена, получают предписание по формальным основаниям, хотя фактически документы подписаны.
Цена ошибки: что грозит при нарушении статей 22.1-22.3
Ошибка в режиме КЭДО стоит дороже переоформления документа, потому что бьёт сразу по трём направлениям. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП обходится организации от 50 000 до 100 000 рублей.
Второе направление — персональные данные. Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ влечёт штраф на юридическое лицо от 300 000 до 700 000 рублей. Размеры действуют в редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ, вступившей в силу 30 мая 2025 года.
Третье направление денежно не измеряется, но обходится дороже всего: документ, подписанный подписью не того вида, теряет силу доказательства. Дисциплинарное взыскание, оформленное приказом с УНЭП работодателя вместо УКЭП, в споре о законности увольнения по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ снимается вместе со всей цепочкой взысканий.
Когда режим статей 22.1-22.3 вводить не нужно
Формальное введение КЭДО избыточно как минимум в четырёх ситуациях. Компания из нескольких человек, работающих в одном помещении, тратит на ЛНА, уведомления и сбор согласий больше времени, чем экономит на подписании. Штат целиком дистанционный — тогда обмен закрывается статьями 312.1-312.3 через условия трудовых договоров. Компания планирует реорганизацию или смену юридического лица в ближайшие месяцы: уведомления и согласия придётся собирать заново. Наконец, если бизнес-процесс сводится к трём документам в квартал, электронный архив не окупает подписки.
Сценарии различаются не «нужен или не нужен», а тем, что в каждом критично. Ниже разбивка по типам штата.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, все в офисе | Стоимость подписи и простота ЛНА; хватает ПЭП и УНЭП для документов вне перечня статьи 22.3 | Интеграция с учётной системой, электронный архив |
| Смешанный штат: офис плюс дистанционные | Разделение оснований: ЛНА и согласия по статье 22.2 для офиса, условия договора по статьям 312.1-312.3 для дистанционных | Выбор между своей системой и платформой «Работа в России» |
| Розничная сеть, тысячи линейных сотрудников | Скорость выдачи подписей и обучение линейных руководителей, пилотная группа до раскатки | Кастомные шаблоны документов |
| Холдинг из нескольких юридических лиц | Отдельный ЛНА и отдельная УКЭП по каждому работодателю, приказ о делегировании права подписи | Единый интерфейс для всех компаний группы |
| Проектные команды с высокой текучестью | Скорость оформления приёма и аннулирование сертификатов при уходе | Долгосрочный электронный архив |
Таблица показывает, где ЛНА пишется один раз, а где придётся вести отдельный комплект по каждому юридическому лицу: холдингам это добавляет столько же работы, сколько первое внедрение.
Важный нюанс из практики: разбивка внедрения по неделям, которую показывают в дорожных картах, — типовой план проекта, а не нормативный срок. Закон задаёт только одно временное требование: дата введения КЭДО не раньше окончания срока уведомления работников, указанного в ЛНА.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы сервиса
Цена складывается из численности штата, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: тариф пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду при переходе на другой уровень. Полные условия по каждому уровню собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы и статусы подписания автоматически.
Выводы
Режим электронного документооборота держится на трёх статьях главы 2 ТК РФ: 22.1 определяет границы и четыре исключения, 22.2 задаёт последовательность из ЛНА, уведомления и письменного согласия, 22.3 распределяет виды подписи по каналам и группам документов. К ним добавляются приказ Минтруда № 578н по форматам, 63-ФЗ по подписям, 152-ФЗ по поручению обработки и архивные сроки хранения. Дистанционные работники живут по статьям 312.1-312.3 и в этот режим не входят.
Мы в Добыто проходим этот маршрут вместе с кадровой и юридической службой: собираем перечень документов, разводим их по видам подписи, готовим комплект локальных актов и запускаем пилотную группу до перевода всего штата.
Частые вопросы
Нужно ли собирать согласие заново, если компания меняет систему КЭДО
Согласие по статье 22.2 даётся на взаимодействие посредством электронного документооборота, а сведения об информационной системе входят в обязательное содержание ЛНА. При смене системы меняется локальный акт, работников уведомляют о новой редакции, и дата начала работы в новой системе не может быть раньше окончания срока уведомления. Повторный сбор согласий обычно не требуется, если сам режим КЭДО не прекращался, но реестр согласий стоит актуализировать вместе с приказом.
Можно ли подписать документ электронной подписью задним числом
Нет. Усиленная подпись фиксирует момент подписания, а при использовании метки времени — ещё и точное время из доверенного источника. Попытка датировать документ прошедшим числом при электронном подписании даёт расхождение между реквизитом даты в документе и данными подписи, и это расхождение видно любому проверяющему при выгрузке комплекта.
Что делать, если работник дал согласие, а потом передумал
Закон прямо предусматривает право дать согласие позже, но обратной процедуры отзыва в статье 22.2 нет. На практике вопрос закрывают в положении о КЭДО: описывают порядок подачи заявления о прекращении электронного взаимодействия и срок, после которого работник получает документы на бумаге. Отказ не может быть основанием для увольнения независимо от того, когда он заявлен.
Обязан ли работодатель выдавать бумажные копии электронных документов
Да. Статья 22.3 обязывает работодателя безвозмездно выдать работнику по его заявлению заверенные надлежащим образом документы, связанные с работой, на бумажном носителе в течение трёх рабочих дней. Требование действует и для тех, кто работает в системе КЭДО, и для тех, кто от неё отказался.
Считается ли обмен сканами по электронной почте электронным документооборотом
Нет. Статья 22.1 говорит о документах, которые создаются, подписываются и хранятся без дублирования на бумаге. Скан подписанного от руки документа — копия бумажного оригинала, а не электронный документ; юридическая сила остаётся у бумаги, и хранить придётся именно её.
Кто оплачивает электронную подпись работника
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. Работник вправе использовать ранее полученную им квалифицированную подпись, если она у него есть, но требовать её приобретения за свой счёт работодатель не может.
Можно ли вести КЭДО без своей информационной системы
Да, для этого предусмотрена единая цифровая платформа «Работа в России», порядок работы которой утверждён постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192. Набор допустимых подписей на платформе отличается от набора в собственной системе работодателя, поэтому выбор канала делается до утверждения положения о КЭДО, а не после.
