Электронный документооборот в кадровой службе — это создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге; порядок задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ. Рабочий день кадровика после перехода строится вокруг трёх операций: собрать комплект, запустить маршрут, проконтролировать неподписанное. Само подписание перестаёт занимать время: путь от уведомления сотрудника до двух подписей на приказе укладывается в минуту, если приложение подписи у работника уже установлено. Ключевое различие в подготовке: штатного работника переводят через ЛНА, уведомление и письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ, а дистанционного — через главу 49.1 и ЛНА о дистанционной работе, и вокруг второго варианта позиции практикующих юристов и Роструда расходятся.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются друг от друга и какой документ какой подписью закрывается со стороны работника и со стороны работодателя. Покажем, что стоит за запросами про «тип подписки» и «единицу измерения» УКЭП, как проверить подпись на пришедшем файле и какие четыре группы документов закон оставляет на бумаге. Сценарная таблица по категориям работников, разбор цены ошибки, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что меняется в рабочем дне кадровой службы после перехода на КЭДО
Из дня кадровика уходят не документы, а перемещения: печать, доставка, ожидание подписи, поиск оригинала. Оформление приёма на бумаге занимает от двух дней и больше — за это время кандидат успевает сходить на другие собеседования. В электронном виде тот же комплект уходит по маршруту сразу после согласования, а подписание сводится к одному действию работника в приложении. На типового сотрудника приходится от 3 до 15 кадровых документов в год, и именно эта масса определяет реальную нагрузку кадровой службы, а не сложность отдельных случаев.
| Операция кадровика | На бумаге | В КЭДО |
|---|---|---|
| Оформление приёма | От 2 дней и больше: печать комплекта, явка в офис, подписи | Комплект уходит маршрутом, подписание работника — около минуты |
| Поиск подписанного оригинала | Выезд в архив или подъём папок с верхних полок | Поиск по реестру и фильтрам, около двух минут |
| Ознакомление с ЛНА | Ручная сборка пачки инструкций под конкретную должность | Система собирает комплект по должности и отделу автоматически |
| Новая редакция ЛНА | Повторный обход всех, кого документ касается | Публикация редакции, повторное ознакомление уходит само |
| Контроль неподписанного | Сверка листов ознакомления вручную | Отдельная вкладка документов, требующих действия |
| Хранение | Помещение под архив, аренда и содержание | Электронный архив, сроки хранения остаются прежними |
Из таблицы видно, где именно освобождается время: не на подписании, а на подготовке комплекта и на контроле. Кадровая служба перестаёт быть точкой физической передачи бумаги и становится точкой настройки правил, по которым документ движется сам. В сервисе Добыто это выражено прямо в интерфейсе: реестр документов разделён на вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», и утренний просмотр сводится к вкладке с просроченными действиями.
Факт: на демонстрации подписания приказа на отпуск через Госключ весь путь от уведомления работника до двух подписей на документе занял 52 секунды. Это время справедливо только для случая, когда приложение подписи у работника уже установлено.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписывает работник и чем работодатель
Три вида электронной подписи закреплены в 63-ФЗ, и разница между ними не в удобстве, а в том, кто отвечает за выпуск и что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: это логин с паролем или код из SMS. УНЭП и УКЭП создаются криптографическим преобразованием и дополнительно подтверждают, что документ не менялся после подписания. Технически механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый, различается юридическая обвязка.
Чем УНЭП отличается от УКЭП
УНЭП может выпустить сам работодатель или любой удостоверяющий центр, в том числе неаккредитованный. УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры и работающий на сертифицированных ФСБ средствах, и она признаётся аналогом собственноручной подписи по умолчанию, без отдельного соглашения сторон. Отсюда практическое следствие для кадровика: под УКЭП соглашение с работником об использовании подписи не требуется, а под ПЭП и УНЭП по соглашению сторон — требуется, причём в соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи.
Проверить принадлежность подписи к УКЭП можно по цепочке сертификатов. У квалифицированной подписи в вершине цепочки всегда стоит головной удостоверяющий центр Минцифры, ниже — аккредитованный УЦ, ниже — сертификат владельца. У неквалифицированной подписи такой цепочки нет: в вершине стоит сам удостоверяющий центр или Госуслуги. Если на рабочем месте не установлены промежуточные сертификаты, подписание УНЭП оборвётся ошибкой о недоверенном корневом сертификате — это техническая, а не юридическая проблема.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровики чаще всего спотыкаются не на выборе между УНЭП и УКЭП, а на том, что забывают про соглашение. Под квалифицированную подпись соглашение не нужно, она признаётся по умолчанию. А вот если работник подписывает неквалифицированной подписью по соглашению сторон или простой подписью, соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Проверьте свой шаблон: если раздела о проверке нет, соглашение работает не так, как вы рассчитываете.»
Две разные УНЭП: по соглашению сторон и через Госключ
Формулировка «УНЭП» в кадровых документах скрывает два разных инструмента. Первый — неквалифицированная подпись, выпущенная удостоверяющим центром или самим работодателем, применяется по соглашению сторон. Второй — УНЭП, сформированная с использованием инфраструктуры электронного правительства; её правила задаёт постановление Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, а выпускается она в мобильном приложении Госключ. Такая подпись не требует отдельного соглашения о признании: доверие к ней следует из самой процедуры выдачи по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
В Госключе выпускается и УКЭП, но условия жёстче: нужен биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон с модулем NFC. Для массового кадрового документооборота это ограничение существенное, поэтому со стороны работников чаще применяется связка «УНЭП работника плюс УКЭП работодателя».
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | Подпись работодателя не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Прочие кадровые документы в информационной системе работодателя: приказы, заявления, графики, табели, ЛНА, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документы, подписываемые на портале «Работа в России» | УКЭП | УКЭП или ПЭП через ЕСИА |
Практический вывод из таблицы один: со стороны работодателя универсальным решением остаётся УКЭП, потому что она закрывает все строки без исключения. Со стороны работника универсальной подписью оказывается УНЭП, а ПЭП работает только на части документов и только при наличии соглашения.
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения»: разбор терминологической путаницы
В поисковых запросах регулярно встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Ни того, ни другого в 63-ФЗ нет. УКЭП — это вид электронной подписи, а не тарифный план и не подписка на сервис. Путаница возникает из-за того, что в договоре с оператором КЭДО рядом стоят две разные позиции: тариф на пользование системой, который считается за сотрудника в месяц, и выпуск сертификата подписи, который считается за сертификат и за срок его действия. Сертификат обычно выпускается на год, после чего перевыпускается.
Похожая путаница с формулировкой «ЕИО с наличием ПЭП». Единоличный исполнительный орган — директор — в кадровом документообороте простой электронной подписью не подписывает: по статье 22.3 ТК РФ работодатель применяет УКЭП, а по отдельным категориям документов допускается УНЭП. ПЭП со стороны работодателя в кадровом ЭДО не используется вовсе, это подпись работника и только в ограниченном перечне случаев.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: закрытый ключ подписи Госключа хранится в приложении на смартфоне работника. Если он удалит приложение или забудет пароль, доступа к прежней подписи нет ни у него, ни у Минцифры — придётся выпускать новую подпись с новым сроком действия.
Как кадровику проверить подпись на пришедшем документе
Подписанный документ приходит в двух форматах, и от формата зависит, что делать дальше. Присоединённая подпись упакована внутрь файла вместе с документом: потерять части комплекта нельзя, но и открыть исходный документ без специальной программы не получится. Открепленная подпись формируется отдельным файлом, обычно с расширением .sig: сам документ открывается любым просмотрщиком, а для проверки нужны оба файла — и документ, и подпись.
Штамп с надписью «Подписано цифровой подписью», который видно на PDF, юридической силы не несёт. Это визуализация для человека. Доказательством служат файл документа и файл подписи, и именно их запрашивает суд при споре. По этой же причине выгрузку из системы делают комплектом, а не распечаткой. В Добыто подписанный документ вместе с подписью скачивается из карточки в любой момент, а исполненные документы уходят во вкладку «Архив» и остаются доступными тем, у кого есть права на электронный архив.
Отдельный узел — момент подписания. Сертификат действует ограниченный срок, чаще всего год, и после его окончания без дополнительных доказательств нельзя утверждать, когда именно документ подписали. Эту задачу закрывает усовершенствованный формат подписи: в него добавляются метка доверенной службы штампов времени и ответы службы проверки статуса сертификата, подтверждающие, что на момент подписания сертификат не был отозван. При выборе оператора КЭДО вопрос о штампах времени стоит задавать до подписания договора, а не после первого спора.
Проверьте электронную подпись на своём кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: запрос на подписание кадровых документов простой подписью на портале «Работа в России» выглядит экономным решением, но добавляет работнику отдельный вход с отдельным паролем, отдельный интерфейс и требует компьютера — мобильного приложения у портала нет. Для кадровой службы это ещё одна точка интеграции, отказ которой останавливает подписание. Обязанности использовать портал у работодателя нет.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В известных спорах по электронным кадровым документам суды разбирали не саму подпись, а обвязку вокруг неё: были ли приняты локальные акты о КЭДО, действовал ли сертификат в момент подписания, тот ли документ ушёл на подписание. В двух делах, которые дошли до публикации, увольнения признали незаконными, работников восстановили и взыскали средний заработок и компенсацию морального вреда. Проверьте у себя одну вещь: сможете ли вы выгрузить документ и файл подписи по любому работнику за прошлый год.»
Согласия, ЛНА и уведомления: что кадровик готовит до старта
Юридическая часть перехода делится по категориям людей, с которыми компания обменивается документами. Со штатным работником, не имеющим статуса дистанционного, порядок прямой: локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление каждого работника в срок, установленный этим актом, и письменное согласие работника на взаимодействие в электронном виде. Отсутствие согласия считается отказом, при этом за работником сохраняется право дать согласие позже, а сам отказ не может стать основанием для отказа в приёме на работу или увольнения.
С дистанционными работниками сложнее. Обмен электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ, которая появилась раньше статей 22.1-22.3, и на практике порядок взаимодействия закрепляют в отдельном ЛНА о дистанционной работе или прямо в трудовом договоре. Позиции при этом расходятся: часть практикующих юристов считает, что отдельное письменное согласие на КЭДО с дистанционным работником не требуется в силу его статуса, тогда как в разъяснении Роструда о переходе дистанционного работника на ЭДО прямо указано, что установленный порядок электронного документооборота не распространяется на дистанционных работников до момента их уведомления и получения согласия. Разногласие не снято, поэтому безопаснее собрать согласия и с дистанционных тоже.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на КЭДО по умолчанию письменное и на бумаге — именно так читает норму Роструд, и именно так вы будете доказывать переход в случае спора. Собирать согласия анкетой по электронной почте до появления однозначной позиции ведомства не стоит. Разделите поток на две части: штатные работники идут через уведомление и письменное согласие, дистанционные — через ЛНА о дистанционной работе, и по ним всё равно возьмите согласие, пока трактовки расходятся.»
Как перестроить работу кадровой службы под КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов компании и отметьте те, которые закон оставляет на бумаге. Именно этот перечень ляжет в основу положения о КЭДО.
- Шаг 2. Утвердите ЛНА: положение о ведении КЭДО и приказ о его введении. В положении зафиксируйте систему, перечень электронных документов, виды подписи по каждому виду документа и срок уведомления работников.
- Шаг 3. Определите вид подписи для каждой стороны. Работодателю — УКЭП, работникам — УНЭП или ПЭП там, где она допустима. Если применяются ПЭП или УНЭП по соглашению сторон, подготовьте соглашение с порядком проверки подписи.
- Шаг 4. Уведомите работников в срок, установленный ЛНА, и соберите письменные согласия. Тем, кто отказался, оставьте бумажный поток и зафиксируйте отказ.
- Шаг 5. Настройте маршруты согласования и роли, а не конкретные фамилии: при смене руководителя подразделения маршрут не придётся переделывать.
- Шаг 6. Загрузите базу ЛНА и привяжите документы к должностям и отделам, чтобы комплект для ознакомления собирался без участия кадровика.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, отработайте на ней выпуск подписей и типовые заявления, и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
Порядок действий отличается для разных категорий работников. Сценарная таблица ниже показывает, что критично на старте, а что второстепенно и не должно тормозить проект.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Штатный работник, уже работающий в компании | ЛНА о КЭДО, уведомление в установленный срок, письменное согласие | Канал уведомлений: пуш, SMS или письмо |
| Дистанционный работник | Раздел об электронном взаимодействии в ЛНА о дистанционной работе или в договоре; согласие с учётом позиции Роструда | Наличие курьерской доставки и офисного присутствия |
| Кандидат, принимаемый удалённо | Ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора, выпуск подписи работника | Скорость печати и комплектования бумажного пакета |
| Самозанятый или исполнитель по договору ГПХ | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи, если применяется не УКЭП | Нормы ТК РФ о согласии: на отношения по ГПХ они не распространяются |
| Работник, отказавшийся от КЭДО | Параллельный бумажный поток и фиксация отказа; право дать согласие позже сохраняется | Плановые сроки полного отказа от бумаги |
Шаблоны ЛНА, уведомлений и согласий для перехода на КЭДО
Комплект закрывает подготовительный этап целиком; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, потому что на него ссылаются остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО, шаблон для HR | Скачать |
Маршруты и массовое ознакомление: где кадровик перестаёт быть курьером
Маршрут — это последовательность и правила движения документа между участниками. Последовательный маршрут прогоняет документ по цепочке кадровик — руководитель — бухгалтерия — работник, параллельный отправляет его юристу, в бухгалтерию и руководителю одновременно. Выбор между ними определяется не удобством, а тем, влияет ли мнение одного согласующего на решение другого: если влияет, цепочка остаётся последовательной.
Настраивать маршрут стоит на роли, а не на конкретных людей. Когда за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система определяет адресата по структуре и отправляет заявление тому, кто ведёт это подразделение. При смене руководителя или кадровика маршрут переделывать не нужно. В Добыто КЭДО маршрут либо выбирается из готовых шаблонов, либо собирается заново, а цепочку прохождения и статус каждого участника видно прямо в карточке документа.
Внимание: подписать документ задним числом в системе КЭДО нельзя. Если работник не закрыл этап подписания за отведённое время — например, за 8 часов текущего рабочего дня, — настроенное автозакрытие вернёт документ кадровому специалисту. Дальше остаётся два варианта: подписать на бумаге или переоформить документ новой датой.
Массовое ознакомление с ЛНА — вторая операция, которая съедает время кадровой службы и хуже всего поддаётся частичной автоматизации. Перевод в электронный вид только подписания не помогает: сборка пачки инструкций под конкретную должность всё равно остаётся ручной. Работает другой порядок: администратор один раз загружает базу документов, привязывает каждый акт к должностям и отделам и выставляет срок ознакомления. Дальше система сама комплектует пакет при приёме или переводе, напоминает о просрочке и при публикации новой редакции отправляет документ на повторное ознакомление всем, кого он касается.
Лайфхак: лист ознакомления с ЛНА выгружается из системы за пару кликов — с составом работников, датами и подписями. Держите эту выгрузку в списке подготовки к проверке: собирать её вручную по бумажным журналам дольше, чем отвечать на сам запрос.
Кейс из практики: сроки интеграции с учётной системой зависят от способа. Готовый коннектор для 1С устанавливается примерно за час и не требует привлечения команды разработки. Интеграция через API, когда учётная система самописная или редкая, занимает от 2 дней до 2 месяцев и упирается в загрузку разработчиков заказчика, а не оператора КЭДО. Планируя дату старта, разносите эти два сценария по разным строкам плана.
Важный нюанс из практики: обучение линейных сотрудников выпуску подписи и подписанию укладывается в один-два вебинара, а вот кадровым специалистам нужен отдельный блок — работа в связке «учётная система плюс КЭДО». На проектах внедрения новую службу ведут до первых пятидесяти подписаний, после которых компания работает самостоятельно.
Когда КЭДО не перестраивает рабочий день
Часть кадрового потока остаётся бумажной по закону, и это не настраивается ни в одной системе. Статья 22.1 ТК РФ исключает из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично. Если ваша служба ждёт полного отказа от бумаги, эти четыре позиции нужно учесть в плане заранее: бумажный оборот сокращается, но не исчезает.
Есть и ситуации, когда переход стоит отложить. Первая — когда в компании не решён вопрос с учётной системой: если кадровый учёт ведётся в нескольких несвязанных базах, КЭДО зафиксирует этот беспорядок, а не устранит его. Вторая — когда работники массово не готовы к электронному взаимодействию: отказ работника нельзя обойти, а параллельный бумажный поток на большую долю штата съедает экономию. Третья — когда в кадровой службе нет владельца проекта. Успех внедрения зависит от двух сторон, и со стороны компании нужен человек, который отвечает за процессы, а не только присутствует на встречах.
Отдельная проверка перед выбором системы — работа под нагрузкой. Рассылка одного ЛНА на весь штат означает, что в систему одновременно приходят тысячи работников. Спрашивайте у оператора результаты нагрузочного тестирования: у зрелых решений подтверждена работа при десятках тысяч одновременно работающих пользователей. Требование редко попадает в технические задания, а обнаруживается уже после запуска.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение, реальные заявления, реальные подписи. На пилоте вылезает почти всё, что потом стоило бы дорого — неверно собранный комплект ЛНА, маршрут, замкнутый на уволившегося руководителя, работники без подтверждённой учётной записи Госуслуг. Возьмите подразделение с самым разным составом сотрудников, а не самое лояльное: пилот нужен для поиска проблем, а не для отчёта.»
Цена ошибки при переходе на электронный кадровый документооборот
Ошибка в кадровом ЭДО стоит не переоформления документа. Самая дорогая — несобранное письменное согласие работника: без него электронное взаимодействие построено на основании, которого нет, и любой подписанный документ придётся защищать отдельно. Вторая по цене — неверный вид подписи. Документ из первой части таблицы выше, подписанный работодателем не УКЭП, в споре работает не так, как рассчитывала кадровая служба.
Третья ошибка проявляется через год и позже: подписание без штампа времени. Пока сертификат действует, вопросов нет. После окончания срока действия доказать момент подписания нечем, а трудовые споры редко начинаются в тот же месяц. В известных делах по электронным кадровым документам суды разбирали именно обвязку — действовал ли сертификат, тот ли документ ушёл на подписание, — и в обоих случаях увольнения признали незаконными с восстановлением работника и взысканием среднего заработка.
Считать выгоду перехода проще всего по двум слагаемым. Прямые затраты — бумага, картриджи, курьерская доставка, аренда и содержание архивного помещения — складываются и сравниваются со стоимостью сервиса; разница и есть экономия, обычно от одной до нескольких тысяч рублей в год на сотрудника в зависимости от количества документов. Второе слагаемое — время кадровой службы, согласующих руководителей и самих работников, которое уходит на печать, дорогу и ожидание у дверей отдела кадров.
Стоимость КЭДО для кадровой службы: тарифы 2026 года
Стоимость складывается из тарифа за пользование системой, который считается за сотрудника в месяц, и условий по электронным подписям. Ниже — действующие тарифы сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | по мере подключения |
| УКЭП | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли выделенный сервер, SLA и кастомные интеграции. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная статья расходов, которую забывают заложить в бюджет, — выпуск УКЭП для тех, кто подписывает со стороны работодателя. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а квалифицированная подпись оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре и считается за сертификат, а не за сотрудника.
Выводы
После перехода на электронный документооборот работа кадровой службы смещается с исполнения на настройку: маршруты, роли, привязка ЛНА к должностям и контроль просроченных действий заменяют печать, доставку и ручную сверку листов ознакомления. Юридическая часть остаётся за кадровиком целиком — ЛНА, уведомления, письменные согласия и правильный вид подписи под каждым типом документа. Универсальная связка для большинства компаний выглядит так: УКЭП со стороны работодателя, УНЭП со стороны работника. Четыре группы документов закон оставляет на бумаге, и полного отказа от неё не будет.
Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровыми службами: от перечня документов и положения о КЭДО до пилотной группы и интеграции с учётной системой. Практика показывает, что дольше всего идёт не техническая часть, а сбор согласий и обучение линейного персонала, и планировать переход разумнее именно от этих двух сроков.
Частые вопросы о кадровом электронном документообороте
Нужно ли соглашение об электронном документообороте с самозанятым и исполнителем по договору ГПХ?
Да, если стороны применяют ПЭП или УНЭП. Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на отношения по гражданско-правовому договору не распространяются, поэтому основанием служит соглашение об электронном документообороте, в котором обязательно описывается порядок проверки электронной подписи. Если обе стороны подписывают УКЭП, отдельное соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся аналогом собственноручной по умолчанию.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отсутствие согласия считается отказом, и по статье 22.2 ТК РФ он не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. Такому работнику сохраняется бумажный документооборот, а право дать согласие позже за ним остаётся. На практике это означает, что кадровая служба ведёт два потока одновременно, поэтому долю отказников стоит оценить до запуска: она напрямую влияет на экономию от перехода.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы через Госключ?
Может, если у него есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Нюанс в способе подтверждения: нерезиденту в банке в подтверждении учётной записи откажут, подтверждать нужно в МФЦ. После этого он выпускает УНЭП в приложении и подписывает документы наравне с остальными работниками.
Что предъявлять в суде: распечатку документа со штампом о подписании или файлы?
Файлы. Штамп «Подписано цифровой подписью» на PDF — визуализация для человека, юридической силы он не несёт. В суд выгружается комплект: файл самого документа и файлы подписи, а при открепленной подписи — оба файла вместе. Дополнительно суд проверяет, действовал ли сертификат на момент подписания и передавался ли на подписание именно тот документ.
Можно ли выдать одному работнику две электронные подписи?
Можно, это не запрещено. Работник может одновременно иметь подпись на токене и подпись, установленную в реестре компьютера, либо подпись в Госключе и подпись от удостоверяющего центра. Важно другое: подписывать документ нужно той подписью, которая указана в соответствующем документе о полномочиях, иначе связать подпись с полномочиями будет нечем. При увольнении подпись отзывается заявлением в тот удостоверяющий центр, который её выпускал, — удаление сертификата из реестра компьютера отзывом не является.
Обязательно ли использовать портал «Работа в России»?
Нет. Закон даёт работодателю выбор между единой цифровой платформой «Работа в России» и собственной информационной системой, обязанности использовать портал нет. Практический минус портала для кадровой службы — отсутствие мобильного приложения и отдельный вход для работника, а также дополнительная точка интеграции, отказ которой останавливает подписание.
