Электронный документооборот шире КЭДО: ЭДО — это любой обмен юридически значимыми документами в электронном виде, а КЭДО — только его кадровая часть, которую описывают статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Обычный ЭДО с контрагентами держится на 63-ФЗ и соглашении сторон. Кадровый контур добавляет три условия: локальный нормативный акт о переходе, письменное согласие работника и оплату электронной подписи за счёт работодателя. Четыре документа закон не разрешает переводить в электронный вид ни в одной системе: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажную трудовую книжку. Различие, от которого зависит выбор системы, — кто вторая сторона: контрагент подписывает УКЭП, и она признаётся по закону, работник чаще подписывает УНЭП, и под неё нужен документ о признании подписи.
Разберём, где проходит граница между ЭДО, СЭД и КЭДО, какая подпись допустима для каждого типа кадрового документа и почему ПЭП закрывает лишь узкий круг задач. Покажем, какие требования в техническом задании удорожают проект без пользы и какие пункты в нём чаще всего пропускают. Сценарная таблица по численности и форме занятости, чек-лист подготовки, образцы приказов и положений, действующие тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где заканчивается ЭДО и начинается КЭДО
ЭДО описывает сам способ работы с документом: файл создаётся, подписывается электронной подписью и передаётся второй стороне через интернет, без бумажного оригинала. Под это определение попадает и обмен договорами с поставщиком, и внутреннее согласование служебной записки, и подписание трудового договора. Дальше начинаются различия, и они проходят не по технологии, а по тому, чьи отношения оформляет документ.
Кадровый электронный документооборот — это часть ЭДО, ограниченная трудовыми отношениями между работодателем и работником. Ограничение даёт КЭДО собственный набор требований: перечень документов, которые нельзя оцифровать, обязанность собрать согласия, право работника отказаться и остаться на бумаге, запрет перекладывать стоимость подписи на работника. В обычном ЭДО с контрагентом ничего из этого нет: стороны договариваются между собой и фиксируют правила в соглашении.
Отдельно стоит СЭД — система электронного документооборота организации, вокруг которой живёт классическое делопроизводство: регистрация в журнале, отнесение в дело по номенклатуре, контроль сроков, передача на архивное хранение. Требования к таким системам и к системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях. Для делопроизводителя это рабочая инструкция: документ описывает, что система обязана уметь, чтобы электронный документ сохранил юридическую силу.
Три контура удобно держать в голове одной таблицей: она показывает, чем отличаются предмет, регулирование и правила подписания.
| Параметр | ЭДО с контрагентами | СЭД (внутреннее делопроизводство) | КЭДО |
|---|---|---|---|
| Что оформляет | Договоры, заявки, акты, отчёты | Внутренние приказы, служебные записки, регистрацию и дела | Трудовые отношения: договоры, ЛНА, заявления, графики |
| Кто вторая сторона | Юрлицо, ИП, самозанятый, исполнитель по ГПХ | Подразделения и должностные лица организации | Работник по трудовому договору |
| Основное регулирование | 63-ФЗ и соглашение сторон | 63-ФЗ, приказ Росархива от 15.06.2020, 125-ФЗ об архивном деле | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ плюс 63-ФЗ |
| Согласие второй стороны | Соглашение об ЭДО, при УКЭП формально не требуется | Не требуется, порядок задаёт ЛНА | Письменное согласие работника, отказ не влечёт санкций |
| Кто платит за подпись | Каждая сторона за себя | Организация | Работодатель, расходы на работника не перекладываются |
| Исключения по документам | Определяются отраслевыми требованиями | Определяются номенклатурой и перечнями сроков хранения | Закрытый перечень из четырёх видов документов только на бумаге |
Из таблицы видно, что технологически контуры совпадают, а расходятся в юридической обвязке. Поэтому вопрос «одна система или три» решается не сравнением интерфейсов, а тем, какой из контуров у вас самый требовательный по составу документов и подписей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Делопроизводители часто приходят с формулировкой «у нас уже есть ЭДО, добавим туда кадры». Проверять надо не наличие системы, а три вещи: умеет ли она хранить документы весь срок по перечням, умеет ли выдавать подпись работнику и умеет ли фиксировать отказ работника от перехода. Если хотя бы один пункт не закрыт, кадровый контур в этой системе не живёт.»
Три условия, которые кадровый контур добавляет к обычному ЭДО
Первое условие — документальная база перехода. До первого электронного кадрового документа в организации появляются локальный нормативный акт о ведении КЭДО, приказ о его введении и уведомление работникам. В ЛНА фиксируются система, виды подписи по типам документов, порядок доступа и сроки подписания. Без этого набора отдельные подписанные файлы существуют, а процедура перехода — нет.
Второе условие — согласие работника. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают письменное согласие на взаимодействие в электронном виде. Тем, у кого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, согласие не требуется. Отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций: для него сохраняется бумажный порядок, и кадровая служба ведёт два режима параллельно. Отдельно стоят дистанционные работники: обмен электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, поэтому порядок закрепляют в трудовом договоре или в отдельном ЛНА о дистанционной работе, не смешивая с общим положением о КЭДО.
Факт: на дату публикации КЭДО остаётся добровольным. Нормативных актов, которые обязывали бы какие-либо категории компаний перейти на кадровый электронный документооборот, не принято, несмотря на регулярные публикации об обратном.
В практике Добыто проект чаще всего останавливается именно здесь: система настроена, маршруты собраны, а согласия у работников, принятых до 31 декабря 2021 года, не собраны, и подписывать документы электронно с ними нельзя.
Третье условие — подпись за счёт работодателя. Работник не оплачивает выпуск и использование электронной подписи для кадровых документов, и это отличает КЭДО от ЭДО с исполнителем по ГПХ, где каждая сторона обеспечивает себя подписью самостоятельно. Практический вывод для бюджета: чем больше численность, тем сильнее на смету влияет выбранный вид подписи, а не лицензия на систему.
Исключения касаются приказа об увольнении, акта о несчастном случае на производстве, документов о прохождении инструктажей по охране труда и трудовой книжки в бумажной форме. Всё остальное — трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы по личному составу, заявления, графики отпусков, табели, уведомления и согласия — переводится в электронный вид без дублирования на бумаге. Разъяснения по спорным ситуациям с кадровыми документами и порядок обращения в инспекцию труда публикует Роструд на своём официальном сайте, там же работает сервис для вопросов инспекторам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и какая подпись куда допустима
63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи, и все три объединяет одно свойство: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, и они технические.
Простая электронная подпись подтверждает факт подписания через коды, пароли и логины. Никакого криптографического преобразования текста при этом не происходит, поэтому проверить, что документ после подписания не менялся, невозможно. Отсюда прямое ограничение: ПЭП годится там, где риск спора низкий и стороны заранее описали правила определения лица, подписавшего документ.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся криптографическим преобразованием с использованием ключа подписи. Сначала вычисляется хеш — число, однозначно соответствующее содержимому файла, затем этот хеш подписывается ключом. При проверке хеш считается заново: совпадение означает, что документ не менялся. УНЭП подтверждает и авторство, и целостность.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) включает всё то же самое и добавляет требования: квалифицированный сертификат по составу должен соответствовать приказу ФСБ России № 795, средства подписи проходят оценку соответствия по приказу ФСБ России № 796, а сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр. За счёт этих требований УКЭП по закону равнозначна собственноручной подписи на бумаге, и никакого соглашения между сторонами не нужно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Разница между ПЭП и УНЭП сводится к одному вопросу: можно ли доказать, что текст документа не правили после подписания. У простой подписи такого механизма нет, у неквалифицированной он встроен в саму технологию. Разница между УНЭП и УКЭП — в источнике доверия: квалифицированную признают по закону, неквалифицированную по соглашению сторон или по прямому указанию федерального закона.»
В запросах регулярно встречается «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Подписка тут ни при чём: в удостоверяющем центре выдают не подпись, а сертификат ключа проверки электронной подписи, и у него есть срок действия. Считают такие сертификаты штуками на человека, а не подписками на организацию. Сама подпись — это число, вычисленное на основе документа и ключа, поэтому измерять её нечем.
Для кадрового контура распределение подписей выглядит так.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Что нужно оформить дополнительно |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительное соглашение | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Для УНЭП — соглашение или ЛНА с порядком проверки подписи |
| Приказы по личному составу, кроме приказа об увольнении | УКЭП | УНЭП при ознакомлении | Фиксация факта и даты ознакомления в системе |
| Заявления работника, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УНЭП, в отдельных случаях ПЭП | Правила применения ПЭП и определения подписанта в ЛНА |
| Договор ГПХ, акт с самозанятым | УКЭП | УКЭП или УНЭП исполнителя | Соглашение об ЭДО с исполнителем |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктажи | Не применяется | Не применяется | Бумажный оригинал с собственноручной подписью |
Универсальная связка для компаний, которые не хотят усложнять: УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. Она закрывает почти все кадровые процессы и не требует от работника личного визита в удостоверяющий центр.
Проверьте, какая подпись стоит на вашем документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: распечатка электронного документа со штампом «подписано электронной подписью» юридической силы не имеет. Её невозможно проверить, поэтому проверяющему передаётся электронный оригинал вместе с файлом подписи.
Что выбрать: один контур, два или три
Решение зависит от того, кто подписывает документы с другой стороны и сколько таких людей. Ниже сценарии, которые встречаются чаще всего.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис, кадры ведёт бухгалтер | Бесплатный выпуск подписи работникам, готовые шаблоны ЛНА | Интеграция с учётной системой, кастомные маршруты |
| Штат в нескольких городах, кадровая служба централизована | Маршруты согласования с ролями, подписание с телефона, электронный архив | Интеграция с мессенджерами |
| Много исполнителей по ГПХ и самозанятых | Подписание с внештатными лицами, соглашение об ЭДО, выпуск подписи без визита в УЦ | Разделение на две системы для штата и внештата |
| Развитое делопроизводство: номенклатура, журналы, дела | Регистрация и отнесение в дело внутри системы, жизненный цикл ЛНА, сроки хранения | Возврат подписанных файлов в учётную систему |
| Требования службы информационной безопасности | Вариант локальной поставки, работа под пиковой нагрузкой, защита персональных данных | Подписание через сторонние внешние порталы |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Требование «система должна быть гибкой» в техническом задании не значит ничего, пока вы его не расшифровали. Пишите конкретно: маршрут любой сложности, блоки не только согласования и подписания, но и задачи смежным службам, работа с ролями, чтобы система сама определяла ответственного кадровика по подразделению. С такой формулировкой сравнение вендоров превращается в проверяемую процедуру.»
Последняя строка объясняет, почему за 2025 год выросло число запросов на локальное развёртывание: облачные площадки с усиленными требованиями по безопасности сравнялись по стоимости с содержанием собственной инфраструктуры, и часть компаний вернулась в свой контур.
Важный нюанс из практики: в технические задания регулярно попадает требование возвращать подписанные кадровые документы обратно в учётную систему. Документы задваиваются, база растёт, нагрузка на учётную систему увеличивается, а процедуры архивного хранения и перештамповки учётная система не выполняет. Открытие документа по гиперссылке из карточки решает ту же задачу без дублирования.
Полезно знать: интеграция готовым коннектором с 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API с самописной учётной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков на стороне заказчика.
В практике Добыто мы разделяем эти два маршрута на первой же встрече: если учётная система типовая, проект идёт по коннектору и сроки считаются днями, если самописная — в план сразу закладывается спринт разработки на стороне клиента.
Что подготовить до запуска КЭДО
Подготовка занимает больше времени, чем настройка системы, и именно на ней проекты уезжают по срокам. Проверьте семь позиций до того, как подписывать договор с вендором.
- Штатное расписание и оргструктура актуальны: маршруты согласования строятся из них.
- У каждого работника заполнен хотя бы один канал связи — электронная почта или номер телефона. Без этого личный кабинет не активируется.
- Определено, кто со стороны работодателя подписывает кадровые документы и на кого выпускается УКЭП. Это может быть не только руководитель, но и уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.
- Составлен перечень документов, которые уходят в электронный вид, с указанием вида подписи для каждого.
- Выделены категории работников: принятые после 31 декабря 2021 года без стажа, принятые ранее, дистанционные, исполнители по ГПХ и самозанятые.
- Решён вопрос с персональными данными: кто оператор, кто обработчик, какие согласия собираются и в каком порядке передаются данные в сервис.
- Проверено, как система отдаёт документы при проверке и как обеспечивает хранение весь срок по перечням.
Как перевести кадровый документооборот в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разработайте и утвердите положение о ведении КЭДО: система, виды подписи по типам документов, сроки подписания, порядок доступа и действий при технических сбоях.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и приказ об ответственном за кадровый электронный документооборот с указанием делегирования права подписи.
- Шаг 3. Уведомите работников письменно и соберите согласия у тех, кто принят до 31 декабря 2021 года. Отказ фиксируйте отдельным заявлением и оставляйте для этих работников бумажный порядок.
- Шаг 4. Оформите УКЭП на подписантов со стороны работодателя и организуйте выпуск подписей работникам. Расходы несёт работодатель.
- Шаг 5. Запустите пилотную группу на одном подразделении и одном виде документа, например на заявлениях на отпуск. Проверьте маршруты, уведомления и выгрузку.
- Шаг 6. Разверните систему на весь штат, подключите интеграцию с учётной системой и настройте электронный архив со сроками хранения по перечням.
Лайфхак: начните перевод с одного документа, через который проходят все, — с заявления на отпуск. В компании численностью более 250 человек такой подход дал полный переход за 3-4 недели: работники сами устанавливали приложение и выпускали подпись, чтобы уйти в отпуск.
Образцы ЛНА и заявлений для перехода на электронный документооборот
Комплект закрывает подготовительный этап, начинать удобно с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО с контрагентом | Скачать |
Ошибки при разграничении контуров и цена каждой
Первая ошибка — подписывать кадровые документы простой электронной подписью, потому что так дешевле и быстрее. ПЭП не подтверждает неизменность документа, поэтому в споре о содержании трудового договора или приказа сторона, которая на неё опирается, доказывает свою позицию другими средствами. Стоимость такой экономии измеряется не переоформлением файла, а результатом трудового спора и претензиями инспекции к порядку оформления.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда в положении о КЭДО написано «работник подписывает документы электронной подписью» без указания вида подписи и порядка её проверки, вы теряете половину доказательственной ценности документа. Формулировку надо детализировать: какой вид подписи для какого типа документа, как определяется подписант и как проверяется подпись.»
Вторая ошибка — считать, что вопрос хранения решается сам собой, раз документы лежат в облаке вендора. Сроки хранения кадровых документов не меняются от перехода в электронный вид: графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА хранятся постоянно. Стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Если система не поддерживает конвертацию форматов и подтверждение подписи по истечении срока сертификата, через несколько лет вы получите файлы, подлинность которых не подтверждается.
Третья ошибка — вынести подписание на внешний портал, отдельный от личного кабинета работника. Работник переходит в незнакомый интерфейс, вспоминает второй пароль, а компания получает дополнительную точку интеграции: сбой на стороне внешнего сервиса останавливает подписание кадровых документов. Обязанности использовать сторонний портал для подписания у работодателя нет.
Мы в Добыто запрашиваем перечень документов с указанием вида подписи для каждого до настройки маршрутов: без такого перечня маршруты приходится перенастраивать после первой же выгрузки для проверки.
Четвёртая ошибка — выбирать систему без проверки поведения под нагрузкой. Ознакомление с локальным нормативным актом одномоментно приводит в систему весь штат. Если архитектура к этому не готова, компания сначала настраивает процессы, а потом упирается в невозможность масштабирования и меняет систему заново, потеряв время на настройку. У зрелых платформ есть результаты нагрузочного тестирования, например подтверждение работы при 50 000 одновременно работающих пользователей: этот документ запрашивается на этапе выбора.
Пятая ошибка — оставить открытым вопрос персональных данных. Если работодатель сам передаёт данные работников в сервис, например при массовой регистрации через интеграцию, сервис действует как обработчик по поручению, а собирать согласие обязан оператор, то есть работодатель. Штрафы за нарушения при обработке персональных данных с 2025 года стали оборотными, и служба информационной безопасности заказчика проверяет этот блок раньше бизнес-требований.
Когда КЭДО не нужен и достаточно обычного ЭДО
Отдельная кадровая система избыточна, если у вас нет работников по трудовым договорам и весь оборот идёт с исполнителями по ГПХ и самозанятыми. Такие отношения обслуживает обычный ЭДО: договор, заявка, акт, отчёт, подписи сторон и соглашение об электронном взаимодействии. Требования статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, согласие в кадровом смысле не собирается, ЛНА о КЭДО не нужен.
Второй случай — компания до 10-15 человек, работающая в одном помещении, где кадровые документы подписываются в день оформления. Экономия времени здесь минимальна, а подготовка ЛНА, сбор согласий и обучение отнимут больше ресурсов, чем сэкономят. Переход имеет смысл при появлении первого удалённого или разъездного сотрудника.
Третий случай — организация, где значительная часть работников отказалась от перехода. Право отказаться закон сохраняет, санкции за отказ запрещены. Если бумажный контур всё равно приходится вести для половины штата, выигрыш от электронного контура для второй половины считается отдельно, с учётом двойного администрирования.
Кейс из практики: логистический оператор с филиалами в 7 городах и примерно 5000 рейсов в месяц требовал от перевозчиков полный пакет документов день в день. Схема с УКЭП не работала: за подписью нужно было приехать в удостоверяющий центр, выдача занимала не меньше дня, перевозчики отказывались тратить на это время. Переход на мобильную неквалифицированную подпись сократил цикл до 5-10 минут на выпуск подписи и подписание первого документа со смартфона. Кадровый контур здесь не задействован вовсе: это отношения с исполнителями, а не с работниками.
Стоимость подключения КЭДО и от чего зависит цена
Цена складывается из численности подключаемых работников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период оплаты — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для подписантов работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилот на одном подразделении можно запустить на «Старте» и перейти на «Бизнес» при раскатке на весь штат.
Выводы
ЭДО описывает способ работы с документом, КЭДО — его кадровую часть с отдельным набором обязанностей работодателя, а СЭД отвечает за делопроизводственный цикл и хранение. Границу между контурами задают вторая сторона документа, применимая подпись и требования к архиву. Выбор системы сводится к трём проверкам: закрывает ли она нужные виды подписи, выдерживает ли одномоментное обращение всего штата и обеспечивает ли хранение весь срок по перечням. Экономия на виде подписи и на подготовке ЛНА оборачивается потерей доказательственной силы документов, а не разовым переоформлением файла.
Мы в Добыто ведём кадровый контур и работу с внештатными исполнителями в одной системе, а перед раскаткой на весь штат закладываем пилотную группу: на ней проверяются маршруты согласования, виды подписи по типам документов и выгрузка для проверки. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки до того, как в систему приходят тысячи работников.
Частые вопросы про ЭДО и КЭДО
Можно ли вести кадровые документы в той же системе, где идёт обмен с контрагентами?
Технически да, юридически нужно проверить три момента. Система должна выдавать электронную подпись работнику за счёт работодателя, фиксировать факт и дату ознакомления с ЛНА и обеспечивать хранение кадровых документов сроком до 50 или 75 лет. Большинство систем обмена с контрагентами рассчитаны на договорный документооборот со сроком хранения 5 лет и не решают задачу долговременного архива. Если система не закрывает эти пункты, кадровый контур выделяют отдельно.
Нужно ли соглашение об использовании УНЭП, если подпись выпускает сам работодатель?
По 63-ФЗ неквалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной либо по соглашению участников, либо когда её применение предусмотрено федеральным законом. Для кадрового документооборота такое указание содержится в ТК РФ, поэтому отдельное соглашение с работником формально не требуется. Порядок применения подписи, определения подписанта и проверки подписи всё равно фиксируется в положении о КЭДО: без этого блока сложно доказать, кто именно подписал документ.
Что делать с бумажным архивом после перехода на КЭДО?
Бумажный архив остаётся в том виде, в каком сформирован: ранее подписанные документы не переоформляются и не оцифровываются задним числом. Дела формируются по номенклатуре и передаются на хранение по действующим правилам, а электронные документы с даты перехода живут в электронном архиве системы. Два архива ведутся параллельно до истечения сроков хранения бумажных дел.
Как передать электронные кадровые документы при проверке?
Проверяющему передаётся электронный оригинал вместе с файлом электронной подписи, чтобы подпись можно было проверить. Распечатка со штампом об электронном подписании работает только как способ ознакомить человека с содержанием документа: проверить подпись по такой бумаге невозможно. Возможность выгрузить оригинал с подписью проверяется до запуска системы, а не в момент запроса от инспекции.
Работает ли электронный документооборот с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Да, и это отдельный от КЭДО контур. С исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте, где описан порядок создания и проверки подписи. Подписи каждая сторона обеспечивает себе сама, требования статей 22.1-22.3 ТК РФ на такие отношения не распространяются. При этом договор с самозанятым и трудовой договор с работником оформляются по разным правилам, и смешивать их в одном ЛНА не стоит.
Что произойдёт с электронными документами, если расторгнуть договор с сервисом?
Условие о доступе к архивной версии после расторжения фиксируется в лицензионном договоре: как правило, доступ к архиву сохраняется, поскольку сроки хранения кадровых документов доходят до 50 лет. Этот пункт проверяется до подписания договора вместе с порядком выгрузки документов в машиночитаемом виде и форматом, в котором отдаются файлы подписи.
