Документы вне КЭДО: 4 исключения ТК РФ и виды подписи

Документы вне кадрового электронного документооборота перечислены в части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и перечень закрытый: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда. К ним не применяются ни статья 22.1, ни статья 22.2, ни статья 22.3, поэтому электронная подпись любого вида здесь юридической силы документу не даёт, а письменное согласие работника ситуацию не меняет. Различие, от которого зависит порядок действий кадровика: у приказа об увольнении, акта Н-1 и документов по инструктажам бумажной остаётся вся цепочка, включая ознакомление под роспись; у сведений о трудовой деятельности электронными остаются учёт и отчётность в СФР по форме ЕФС-1, а вне контура КЭДО оказывается только выдача работнику формы СТД-Р.

Разберём каждое исключение вместе с нормой, которая держит его на бумаге, и покажем, где проходит граница между формированием документа и подписью под ним. Отдельно разложим ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем они отличаются юридически, какую подпись статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя и какую разрешает работнику. Таблица соответствия документов и видов подписи, пограничные случаи вроде приказа о приёме и договоров ГПХ, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, шаблоны ЛНА и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Четыре исключения из КЭДО по части 3 статьи 22.1 ТК РФ

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре группы документов: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Формулировка «не применяются» означает не рекомендацию, а запрет на распространение всего механизма КЭДО на эти документы.

У каждого исключения есть вторая норма, которая задаёт форму документа и порядок его подписания. Именно она объясняет, почему кадровик не может закрыть вопрос локальным актом.

Три позиции из пяти привязаны не только к Трудовому кодексу, но и к подзаконному акту с утверждённой формой. Пока форма живёт в приказе Минтруда или постановлении Правительства, перевести документ в электронный вид решением работодателя невозможно.

Почему закон не пускает эти документы в электронный вид

Общий признак всех четырёх исключений — документ адресован не только работнику и работодателю. Акт Н-1 уходит в Социальный фонд России и в государственную инспекцию труда, трудовая книжка предъявляется следующему работодателю, приказ об увольнении становится основным доказательством в споре о восстановлении, журнал инструктажа проверяют при расследовании несчастного случая. Пока третья сторона принимает документ, законодатель оставляет ему форму, которая читается без специального программного обеспечения и не зависит от того, работает ли информационная система работодателя.

Вторая причина — функция личной подписи. Статья 84.1 ТК РФ требует ознакомить работника с приказом об увольнении под роспись, а при отказе или невозможности довести приказ до работника — сделать на нём соответствующую запись. Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 не устанавливает единой формы журнала инструктажа, работодатель определяет её сам, но подтверждение прохождения инструктажа выведено из КЭДО прямой нормой части 3 статьи 22.1 ТК РФ, поэтому подпись работника здесь остаётся собственноручной. Действующие редакции норм и разъяснения по спорным кадровым ситуациям публикует Роструд, там же удобно сверять формулировки перед проверкой.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о восстановлении на работе суд первым делом смотрит приказ об увольнении и отметку об ознакомлении. Электронный приказ, подписанный УКЭП, эту функцию не закрывает: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит его из электронного оборота целиком. Если работник отказался расписаться, оформляйте акт об отказе от подписания и делайте запись прямо на приказе — это тот документ, который вы предъявите инспектору и суду.»

ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем виды подписи отличаются

Закон 63-ФЗ от 06.04.2011 делит электронные подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Разница не в формате файла и не в тарифе, а в том, что подпись подтверждает и при каком условии документ считается подписанным. Именно поэтому один вид подписи нельзя механически заменить другим: у ПЭП, УНЭП и УКЭП разный объём доказательственной силы.

Практическое следствие для кадровика: если у работодателя нет УКЭП, электронный трудовой договор подписать нечем, каким бы удобным ни был сервис. Если у работника только ПЭП, он не подпишет ни трудовой договор, ни заявление об увольнении.

Проверьте, какой подписью подписан кадровый документ

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Какая подпись нужна для каждого кадрового документа по статье 22.3 ТК РФ

Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам и по сторонам отдельно: требования к работодателю строже, чем к работнику. Работодатель обязан использовать УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. В остальных случаях ему достаточно УНЭП.

Нижняя строка таблицы — та самая граница, о которой спорят чаще всего. Даже когда у обеих сторон выпущена УКЭП, четыре исключения остаются вне электронного оборота: вид подписи здесь не имеет значения, потому что не применяется сама статья 22.3.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП работает только тогда, когда стороны договорились о порядке её проверки. Это отдельный документ — соглашение об использовании ПЭП и НЭП, и без него подписанный УНЭП документ легко оспорить. Проверьте, подписано ли такое соглашение с каждым работником, которого вы завели в систему, и совпадает ли в нём вид подписи с тем, что реально настроен в маршруте.»

Пограничные случаи: что кажется исключением, но им не является

Половина ошибок при переводе на КЭДО возникает не на четырёх исключениях, а рядом с ними: кадровик по аналогии оставляет на бумаге то, что закон разрешает вести электронно, либо наоборот заводит в систему документ, который туда не помещается.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что можно вести электронно, хотя кажется, что нельзя

• Приказ о приёме на работу. В перечне исключений его нет. Приказ формируется и подписывается в системе, работник знакомится с ним электронно.
• Заявление об увольнении и отзыв заявления. Само заявление работник подаёт через КЭДО, подписав УКЭП или УНЭП. На бумагу выходит только приказ об увольнении.
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания. Ведётся электронно, но работодатель подписывает его исключительно УКЭП.
• Локальные нормативные акты и листы ознакомления. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о ведении КЭДО ознакомляются через систему.
• Согласия на обработку персональных данных. Оформляются электронно, подпись работника — ПЭП или выше.
• График отпусков, табель учёта рабочего времени, расчётный листок. Электронная форма допустима, для расчётного листка потребуется отдельное согласие работника.

Что в КЭДО не помещается, хотя выглядит обычным кадровым документом

• Форма СТД-Р при увольнении. Сведения о трудовой деятельности выведены из КЭДО, поэтому выдаются на бумаге с заверением или отдельным электронным документом с УКЭП работодателя, а не через личный кабинет системы.
• Договоры ГПХ и документы самозанятых. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют трудовые отношения. С исполнителем по гражданско-правовому договору вы работаете по правилам 63-ФЗ и Гражданского кодекса, и запреты части 3 статьи 22.1 на него не распространяются.
• Документы воинского учёта. Порядок ведения задан отдельными правилами, и режим КЭДО его не отменяет.
• Кадровые документы работника, отказавшегося от КЭДО. Отказ по статье 22.2 ТК РФ переводит на бумагу весь его комплект, а не отдельные документы.

В практике Добыто именно эта вторая группа даёт больше всего вопросов на этапе настройки: в системе создаётся тип документа, для которого нет ни законного маршрута, ни подписи. Такой тип проще не заводить вовсе, чем потом объяснять инспектору, почему электронный документ не имеет силы.

Шаблоны ЛНА и бумажных форм для гибридного кадрового процесса

Комплект закрывает обе стороны процесса: сначала посмотрите положение о ведении КЭДО, в нём фиксируется перечень документов, которые остаются на бумаге.

Как встроить бумажные исключения в электронный процесс

Гибридный процесс — нормальный режим работы КЭДО: электронным становится всё, кроме перечня из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Проблема появляется тогда, когда бумажные шаги не описаны и каждый кадровик решает их по-своему.

Важный нюанс из практики: в проектах Добыто мы разводим бумажный и электронный контуры на уровне маршрутов, а не инструкций. Пока приказ об увольнении остаётся доступным типом документа в системе, кто-нибудь обязательно отправит его на подпись: закрытый список типов работает надёжнее памятки для кадровой службы.

Что проверить до запуска системы

1. Перечень бумажных документов закреплён в ЛНА. В положении о ведении КЭДО отдельным пунктом перечислены четыре исключения, иначе сотрудники будут искать приказ об увольнении в личном кабинете.
2. Ответственный за бумажный контур назначен. Приказом определён тот, кто хранит трудовые книжки, ведёт книгу учёта движения и журналы инструктажей.
3. Вид подписи сверен с типом документа. Для трудового договора у работодателя выпущена УКЭП, для остальных документов настроена УНЭП.
4. Соглашение о порядке проверки УНЭП подписано с каждым работником, которому выдана неквалифицированная подпись.
5. Согласия на КЭДО собраны. По статье 22.2 ТК РФ согласие не требуется только от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа по 31 декабря 2021 года включительно.
6. Продуманы сроки хранения. Электронный архив не отменяет сроков: они одинаковы для бумаги и для электронных документов.

Как оформить увольнение при действующем КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите заявление работника через систему КЭДО. Работник подписывает его УКЭП или УНЭП, ПЭП здесь недопустима.
2. Шаг 2. Сформируйте приказ об увольнении на бумаге по форме, принятой в организации, и подпишите его собственноручно.
3. Шаг 3. Ознакомьте работника с приказом под роспись в день прекращения трудового договора. При отказе или невозможности ознакомления сделайте запись на приказе и составьте акт об отказе от подписания.
4. Шаг 4. Выдайте бумажную трудовую книжку под расписку либо форму СТД-Р, если работник перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности.
5. Шаг 5. Направьте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
6. Шаг 6. Закройте электронный контур: разместите в системе расчётный листок, справки и иные документы, которые работник запросил, и переведите его карточку в архив.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Положение о ведении КЭДО — это не формальность для инспектора, а рабочая инструкция. Мы закладываем в него отдельный раздел с перечнем бумажных документов и указанием ответственного за них. После этого вопрос «а где приказ об увольнении в системе» закрывается ссылкой на пункт положения, а не устным объяснением.»

Цена ошибки: если подписать исключение электронной подписью

Электронный приказ об увольнении не становится недействительным сам по себе, но перестаёт выполнять функцию доказательства. В споре о восстановлении работодателю нечем подтвердить факт ознакомления работника с приказом, а нарушение порядка увольнения — типичное основание для восстановления с оплатой вынужденного прогула.

Административная сторона считается проще. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи стоит дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. При повторном нарушении по части 5 юридическому лицу грозит штраф от 100 000 до 200 000 рублей, а должностному лицу — дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Кейс из практики: производственная компания на 900 сотрудников перевела в электронный вид журналы инструктажей вместе с остальным кадровым блоком. При расследовании несчастного случая комиссия запросила подтверждение инструктажа с личной подписью пострадавшего, электронная отметка в системе такой подписью не является. Пришлось восстанавливать бумажный контур по охране труда за 3 недели и заново проводить инструктажи по подразделению.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие работника не легализует электронный приказ об увольнении. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ сформулирована как изъятие из механизма, а не как диспозитивная норма, поэтому договориться об обратном стороны не могут. Если сомневаетесь по конкретному документу, проверяйте не по названию, а по перечню в норме: попал в перечень — оформляйте на бумаге.»

Когда переводить документ в КЭДО не нужно

Не каждый бумажный документ стоит тащить в систему. Электронный маршрут не нужен для документов, которые оформляются раз в год в единственном экземпляре и не требуют подписи работника: номенклатура дел, отдельные внутренние регламенты кадровой службы. Не имеет смысла заводить в КЭДО и документы работников, которые письменно отказались от электронного взаимодействия: по статье 22.2 ТК РФ отказ действует до тех пор, пока работник не даст согласие, а обязанность работодателя оформлять его документы на бумаге сохраняется. Отдельная ситуация — организация численностью до 10 человек с одним офисом: выигрыш от автоматизации там меньше стоимости настройки маршрутов и обучения.

В сервисе Добыто права и маршруты настраиваются по типу документа, поэтому бумажные исключения просто не появляются в списке доступных к подписанию — кадровик физически не может отправить приказ об увольнении на электронную подпись.

Стоимость подключения КЭДО и что входит в тарифы

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и требований к интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности штата, выбранного набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, при какой численности выгоднее годовая оплата.

Отдельная строка бюджета — УКЭП руководителя, без которой электронный трудовой договор не подписать. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а квалифицированная подпись оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Выводы

Из электронного кадрового документооборота выведены четыре группы документов, и перечень в части 3 статьи 22.1 ТК РФ закрыт: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для них не работает ни один вид электронной подписи, потому что не применяется сам механизм статей 22.1-22.3. Всё остальное закон разрешает вести электронно, но с разными требованиями к подписи: работодателю нужна УКЭП для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления по статье 74 ТК РФ, работнику в этих случаях достаточно усиленной подписи любого вида.

Мы каждый день собираем такие гибридные процессы: электронный маршрут для основной массы документов и описанный бумажный контур для исключений, закреплённый в положении о ведении КЭДО. Настройка прав по типам документов снимает основную часть ошибок ещё до того, как они попадут в поле зрения инспектора.

Частые вопросы о документах вне КЭДО

Можно ли подписать приказ об увольнении УКЭП, если работник сам просит электронный вариант

Нет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит приказ об увольнении из-под действия статей 22.1-22.3, поэтому вид подписи роли не играет: ни УКЭП, ни УНЭП не делают такой приказ надлежаще оформленным. Просьба работника или пункт в локальном акте норму не отменяют. Приказ оформляется на бумаге, ознакомление проводится под роспись в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ.

Как уволить дистанционного работника, если он физически не может расписаться на приказе

Бумажный приказ издаётся в общем порядке, а копия приказа направляется работнику по почте заказным письмом с уведомлением — для дистанционных работников такой порядок предусмотрен главой 49.1 ТК РФ. Если ознакомить работника под роспись невозможно, на приказе делается соответствующая запись. Сведения об увольнении в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, независимо от того, получил ли работник копию.

Действуют ли исключения части 3 статьи 22.1 на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых

Нет. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору. Договор возмездного оказания услуг, акты и счета с исполнителем подписываются по правилам 63-ФЗ и Гражданского кодекса, обычно УКЭП или УНЭП по соглашению сторон. Приравнивать исполнителя к работнику опасно с другой стороны: систематическое использование кадровых формулировок в договоре ГПХ даёт основание для переквалификации отношений в трудовые.

Можно ли вести журнал инструктажа по охране труда в электронной системе

Единой обязательной формы журнала постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 не устанавливает, работодатель определяет её сам. Но документы, подтверждающие прохождение работником инструктажа, прямо названы в части 3 статьи 22.1 ТК РФ, поэтому подпись инструктируемого остаётся собственноручной. Электронный реестр допустимо вести как вспомогательный учёт, при расследовании несчастного случая комиссия запросит документ с личными подписями.

Нужно ли распечатывать электронные кадровые документы для проверки инспекции труда

Нет. Документы, оформленные по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, предъявляются в электронном виде: по запросу инспектора формируется выгрузка с файлами и сведениями о подписях. Дублирование на бумаге создаёт риск расхождения версий. Распечатать нужно только те четыре группы документов, которые в КЭДО не входят, — они и так существуют только на бумаге.

Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО

Отказ оформляется письменным заявлением, негативных последствий для работника он не влечёт по статье 22.2 ТК РФ. Весь его кадровый комплект ведётся на бумаге, включая ознакомление с ЛНА и приказами, при этом расходы на бумажное взаимодействие несёт работодатель. Работник вправе дать согласие позже в любой момент, повторно уведомлять его о такой возможности закон не обязывает, но на практике это делают при пересмотре ЛНА.

Обязательно ли соглашение об использовании УНЭП, если подпись выпущена в Госключе

Порядок проверки УНЭП определяется соглашением сторон трудового договора, и это требование статьи 22.3 ТК РФ не снимается местом выпуска ключа. Для подписи, полученной через инфраструктуру электронного правительства, порядок проверки задан на уровне самой инфраструктуры, но зафиксировать в соглашении, какой вид подписи стороны используют и как проверяется её принадлежность работнику, всё равно правильнее: это первое, что запросят при оспаривании подписанного документа.