Бумажная трудовая книжка остаётся вне кадрового электронного документооборота: статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Запись в бумажном бланке заверяет работодатель или назначенный приказом ответственный работник, обычно начальник отдела кадров, собственноручной подписью и печатью при её наличии. Ни ПЭП, ни УНЭП, ни УКЭП к бумажному бланку не применяются. Главное различие при планировании: у сотрудника, который сохранил бумажную книжку по 439-ФЗ, вы обязаны её вести дальше, а тому, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вовсе.
Разберём, какой подписью подписывается каждый кадровый документ, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП и почему трудовая книжка выпадает из этой логики. Покажем законный порядок, при котором бумажных книжек в компании становится меньше, и ошибки, из-за которых электронные документы перестают работать как доказательство. Сценарная таблица по видам подписи, чек-лист подготовки, формы приказа об ответственном и книги учёта, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему бумажная трудовая книжка не попадает в КЭДО и кто в ней расписывается
Перечень исключений из кадрового электронного документооборота закрытый и состоит из четырёх позиций: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Всё остальное 377-ФЗ разрешает вести электронно без дублирования на бумаге. Расширить этот список локальным нормативным актом нельзя, сократить тоже: он задан федеральным законом.
Отсюда практическое следствие для кадровой службы. Система КЭДО закрывает приём, переводы, отпуска, ознакомление с ЛНА, командировки, справки. Бумажный участок при этом не исчезает: сохраняется бланк книжки, книга учёта движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учёту бланков и приказ о назначении ответственного. Записи вносит и заверяет тот, кого работодатель назначил приказом, чаще всего это руководитель отдела кадров. Его собственноручная подпись в графе заверения не заменяется электронной ни в каком виде, потому что подписывается физический бланк, а не электронный документ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровики часто читают исключения из КЭДО как временную оговорку, которую скоро уберут. Пока перечень действует, он означает конкретную вещь: в компании одновременно работают два контура, электронный и бумажный, и у каждого свой порядок заверения. Проверьте по своему регламенту, кто именно вносит записи в книжки и есть ли на это действующий приказ: чаще всего электронный контур описан подробно, а бумажный остался в редакции трёхлетней давности.»
Факт: работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имеющий трудового стажа по эту дату, согласие на КЭДО не даёт, его достаточно уведомить. Все, кто принят раньше, дают письменное согласие, и отказ от него не основание для санкций или увольнения.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: в чём разница и почему её путают
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ не удобством, а тем, что именно подпись подтверждает и на каком основании приравнивается к собственноручной. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды, логин и пароль или SMS. УНЭП создаётся криптографическими средствами: она подтверждает авторство и показывает, что документ после подписания не менялся. УКЭП делает то же самое, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и юридическая сила такой подписи следует прямо из закона, без отдельного соглашения сторон.
Отличие УНЭП от ПЭП в кадровом контуре измеряется не защищённостью в абстрактном смысле, а перечнем документов. ПЭП работник не может подписать трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв этого заявления. Для этих документов ему нужна УКЭП или УНЭП. Работодателю ПЭП в кадровом ЭДО не даёт ничего: он подписывает документы УКЭП или УНЭП, а для ключевых договоров и приказа о дисциплинарном взыскании — только УКЭП.
Формулировки вида «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» появляются из-за того, что подпись путают с лицензией на сервис. Электронная подпись не продаётся подписками и не измеряется штуками: у неё есть сертификат ключа проверки с ограниченным сроком действия, по окончании которого подпись перевыпускается. Подпиской тарифицируется сам сервис КЭДО, и там единица другая — сотрудник в месяц. В практике Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри сервиса и входят в тариф, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Важный нюанс из практики: самая частая путаница в кадровых регламентах — смешение УНЭП, созданной в информационной системе работодателя, и УНЭП, полученной работником через государственные сервисы. Это разные способы выпуска одной и той же по силе подписи, и в положении о КЭДО нужно описать оба, если в компании применяются оба. Работник, у которого уже есть подпись через государственный сервис, не обязан выпускать вторую в системе работодателя.
Кто и чем подписывает конкретные кадровые документы
Таблица ниже сводит требования статьи 22.3 ТК РФ и перечень исключений статьи 22.1 в один рабочий справочник. Строки с бумажной формой — это те документы, где вопрос о виде электронной подписи не возникает вообще.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Форма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Договор о полной материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении | Электронная |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Заявление об увольнении и отзыв заявления, согласие на перевод | Не требуется | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, служебная записка, табель | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Электронная |
| Приказ об увольнении | Собственноручная | Собственноручная при ознакомлении | Только бумага |
| Запись в бумажной трудовой книжке | Собственноручная подпись ответственного лица | Собственноручная при получении книжки на руки | Только бумага |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | Собственноручная | Собственноручная | Только бумага |
| Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме | Собственноручная | Не требуется | Только бумага |
Три нижние строки объясняют, почему у компании с полностью настроенным КЭДО всё равно остаётся кадровик с ручкой и сейфом. Логика распределения простая: чем сильнее документ влияет на объём прав работника, тем строже требование к подписи, а там, где закон вообще не допустил электронную форму, вопрос вида подписи не стоит.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника обычно достаточно УНЭП, которая создаётся прямо в сервисе за пару действий: работник сам задаёт пароль к ключу. Спор чаще всего начинается не с выпуска подписи, а с того, что в положении о КЭДО не расписано, какой вид подписи применяется к какому типу документа. Сверьте свой перечень типов документов в системе со статьёй 22.3 до запуска, а не после первой проверки.»
Полезно знать: переход в КЭДО не меняет сроки хранения. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и ЛНА хранятся постоянно. В электронном архиве действуют те же сроки, что и в бумажном.
Как законно уменьшить число бумажных трудовых книжек в компании
Работодатель не вправе в одностороннем порядке прекратить ведение бумажной книжки у сотрудника, который в своё время выбрал бумажный формат. Переход на сведения о трудовой деятельности — это решение работника: он подаёт письменное заявление по статье 66.1 ТК РФ, после чего работодатель вносит в книжку запись о поданном заявлении, выдаёт книжку на руки и дальше её не ведёт и за её сохранность не отвечает. Срок подачи такого заявления не ограничен, обратный переход не предусмотрен: книжку, выданную на руки, обратно не принимают.
Отсюда управленческий вывод: количество бумажных книжек в компании сокращается только за счёт информирования и естественной ротации. Тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вообще, и с каждым годом их доля растёт. Проверить, какие сведения о нём уже есть в электронном виде, работник может самостоятельно: выписка формируется в разделе электронная трудовая книжка на сайте Социального фонда России, и это самый быстрый аргумент в разговоре с сотрудником, который боится «потерять стаж».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как совместить КЭДО и бумажные трудовые книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: сколько сотрудников сохранили бумажные книжки, сколько перешли на сведения о трудовой деятельности, у скольких книжки нет по закону. Разделение по этим трём группам определит объём бумажного участка на год вперёд.
- Шаг 2. Издайте или переиздайте приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Если ответственный уволился или сменилась должность, приказ трёхлетней давности силы не имеет.
- Шаг 3. Приведите в порядок книгу учёта движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учёту бланков. Это первое, что запрашивает инспектор, и первое, что теряется при переходе на электронный контур.
- Шаг 4. Примите ЛНА о переходе на КЭДО с учётом мнения профсоюзного органа при его наличии, перечислите в нём виды документов, переводимых в электронную форму, и прямо оговорите четыре исключения, которые остаются на бумаге.
- Шаг 5. Уведомите работников и соберите письменные согласия у тех, кто принят до 1 января 2022 года. Отказ фиксируйте и продолжайте вести документы этих сотрудников на бумаге.
- Шаг 6. Выпустите подписи: УКЭП для подписантов со стороны работодателя, УНЭП или ПЭП для работников в зависимости от типов документов из таблицы выше. Настройте маршруты подписания от штатного расписания, а не списком фамилий.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, прогоните через неё полный цикл от заявления до архива и только после этого разворачивайте систему на всю компанию.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и начинаем с головного офиса и руководителей подразделений. Сложнее всего идут распределённые площадки и линейный персонал: там объяснение, что документ нельзя подержать в руках, занимает больше времени, чем сама настройка системы. Возьмите одно подразделение, проведите через него приём, отпуск и ознакомление с ЛНА полностью, и после этого пересчитайте план обучения на остальные площадки.»
Лайфхак: настраивайте маршруты подписания не по фамилиям, а по подразделениям и филиалам из штатного расписания. Тогда при кадровых перестановках маршрут не переписывается вручную, а документ автоматически уходит непосредственному и вышестоящему руководителю нужной площадки.
Формы и образцы для работы с бумажными трудовыми книжками
Комплект закрывает бумажный участок, который остаётся после внедрения КЭДО; начните с приказа об ответственном — без него остальные формы не имеют подписанта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибки, из-за которых бумажный участок ломает электронный контур
Первая ошибка — записать в положении о КЭДО, что «все кадровые документы ведутся в электронном виде». Формулировка противоречит статье 22.1, и при проверке инспектор читает её как отказ работодателя от ведения трудовых книжек. Делают так ради простоты текста, а получают спор о том, велись ли книжки вообще. Правильная формулировка перечисляет исключения прямо в ЛНА.
Вторая ошибка — подписать электронный документ не тем видом подписи. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, формально существует, но требование статьи 22.3 нарушено. Это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф на юрлицо составляет от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. К этому добавляется цена спора: документ, подписанный ненадлежащей подписью, приходится доказывать иными средствами.
Третья ошибка дороже двух первых. Приказ об увольнении оформили в системе КЭДО, потому что «он же кадровый документ», а бумажный экземпляр не издали. Приказ входит в перечень исключений, значит, электронной формы для него закон не предусмотрел. Дальше цепочка: нет надлежащего приказа — спорна дата прекращения трудового договора; книжку в день увольнения не выдали — применяется статья 234 ТК РФ, и работодатель возмещает работнику не полученный за период задержки заработок. Стоимость такой ошибки считается не в штрафе, а в среднем заработке за месяцы разбирательства.
Внимание: сотрудник вправе отказаться от электронного взаимодействия, и это не повод для санкций. Для таких работников кадровый учёт продолжается на бумаге в полном объёме, включая ознакомление с ЛНА и приказами. Заложите такой сценарий в регламент до запуска, иначе система упрётся в первого отказавшегося.
Кейс из практики: сеть розничных магазинов, около 10 000 сотрудников и порядка 1 500 приёмов в месяц. До внедрения комплект документов на подписание возили курьером, одна отправка по городу обходилась примерно в 400 рублей, а на одного сотрудника за год приходилось около 30 кадровых документов. После перевода приёма, отпусков и ознакомлений в электронный вид курьерская логистика осталась только на бумажных исключениях: приказ об увольнении, трудовая книжка и инструктажи по охране труда. По оценке кадровой службы, временные затраты на администрирование сократились в три раза.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На одного сотрудника в год приходится порядка 30 кадровых документов — это заявления, приказы, ознакомления с ЛНА, командировочные и авансовые. При тысяче человек это уже 30 000 листов ежегодно, и каждый год объём накапливается. Прежде чем считать экономию на сервисе, посчитайте свои текущие затраты на печать, курьера и аренду места под архив: обычно эта цифра и становится аргументом для финансового директора.»
Когда закрывать бумажную трудовую книжку не нужно
Перевод сотрудника на сведения о трудовой деятельности не всегда решает задачу компании. Если работник сохранил бумажную книжку и не готов от неё отказываться, давление на него бессмысленно: заявление по статье 66.1 ТК РФ подаётся добровольно, и понуждение к его подаче само по себе становится предметом жалобы в ГИТ.
Внедрять КЭДО ради избавления от бумажных книжек тоже не стоит: перечень исключений от этого не изменится, и книжки останутся. Электронный документооборот оправдан там, где есть распределённость подразделений, высокая текучесть и большой поток типовых документов. В компании из десяти человек в одном офисе экономия на курьере и печати будет меньше стоимости самого сервиса, а бумажный участок с книжками сохранится в прежнем объёме.
Отдельный случай — сотрудники, которым по закону бумажная книжка не заводится. Впервые устроившимся после 31 декабря 2020 года никакого перехода оформлять не нужно, у них сведения о трудовой деятельности ведутся изначально. В практике Добыто эту группу считают отдельной строкой ещё на этапе инвентаризации: она задаёт реальный объём бумажного участка на год. Проверьте её в кадровой базе до старта любых кампаний по переходу: часто выясняется, что бумажных книжек в компании уже меньше, чем предполагала кадровая служба.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора функций и способа выпуска подписей. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и необходимости выпускать УКЭП сотрудникам. Актуальный состав функций по каждому пакету и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Бумажный участок в эти суммы не входит и остаётся расходом компании: бланки трудовых книжек, сейф, книги учёта и время ответственного сотрудника. Считайте его отдельной строкой бюджета — он не исчезнет ни на одном тарифе.
Выводы
Бумажная трудовая книжка живёт по своим правилам и после внедрения КЭДО: закон вывел её из электронного документооборота вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае и документами об инструктажах. Записи заверяет собственноручной подписью ответственный работник, назначенный приказом. Электронные подписи распределяются по документам жёстко: работодателю для ключевых договоров и приказа о взыскании нужна УКЭП, работнику для них же — УКЭП или УНЭП, а ПЭП остаётся для заявлений и ознакомлений. Сократить число бумажных книжек можно только за счёт добровольных заявлений работников и притока тех, кому книжка по закону не заводится.
Мы в Добыто настраиваем электронный контур так, чтобы бумажные исключения были описаны в регламенте до запуска, а не всплывали при первой проверке: типы документов, виды подписи и маршруты согласования собираются от штатного расписания, а пилотная группа проходит полный цикл раньше, чем система разворачивается на всю компанию.
Частые вопросы
Что означают формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»
Подписками и штуками электронная подпись не измеряется. У УКЭП есть квалифицированный сертификат ключа проверки с ограниченным сроком действия: по его окончании подпись перевыпускается, а до окончания её можно применять неограниченное число раз. Подпиской тарифицируется сервис КЭДО, и там единица измерения другая — один сотрудник в месяц. Смешение этих понятий обычно приводит к тому, что в бюджете компании подписи закладывают как расходный материал, а сертификат в итоге истекает в середине года без перевыпуска.
Что такое ЕИО и может ли он подписывать кадровые документы ПЭП
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации: генеральный директор, директор, президент. В кадровом электронном документообороте он выступает на стороне работодателя, и ПЭП ему для этого не подходит: работодатель подписывает документы УКЭП или УНЭП, а трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление по статье 74 ТК РФ — только УКЭП. Если руководитель делегирует подписание кадровых документов, у уполномоченного лица должна быть своя подпись и доверенность или приказ, а не доступ к чужому ключу.
Можно ли хранить скан бумажной трудовой книжки в системе КЭДО
Хранить скан как справочный файл допустимо, но он не заменяет ни оригинал книжки, ни запись в ней. Юридическое значение имеет бумажный бланк с собственноручным заверением ответственного лица. Скан не создаёт и не подтверждает запись, не заменяет книгу учёта движения трудовых книжек и не освобождает от обязанности выдать оригинал в день прекращения трудового договора.
Заводить ли бумажную трудовую книжку сотруднику, впервые устроившемуся в 2026 году
Нет. Тем, у кого не было трудового стажа по 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде и передаются в Социальный фонд России. При увольнении такому сотруднику выдаётся форма СТД-Р со сведениями о работе у данного работодателя. Требовать у него бумажную книжку при приёме тоже не нужно.
Может ли работник вернуться с электронной трудовой книжки обратно на бумажную
Нет. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подаётся один раз, после чего книжка выдаётся на руки с записью о поданном заявлении, а работодатель освобождается от её ведения и хранения. Обратный переход законом не предусмотрен. Работник, который сохранил бумажную книжку, наоборот, вправе подать заявление о переходе в любое время: срок для этого не ограничен.
Чем УНЭП, выпущенная в системе работодателя, отличается от УНЭП через государственные сервисы
По юридической силе для кадровых документов они равнозначны, различается способ выпуска и порядок проверки. Подпись, созданная в информационной системе работодателя, выпускается за несколько минут удалённо, ключ и пароль работник задаёт сам. Подпись, полученная через государственные сервисы, привязана к подтверждённой учётной записи и остаётся у работника при смене места работы. Работник, у которого уже есть такая подпись, не обязан выпускать вторую в системе нового работодателя, если это допускает регламент компании.
Что делать с бумажными книжками уволенных, которые их не забрали
В день прекращения трудового договора книжка выдаётся на руки. Если работник отсутствовал или отказался её получить, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. С даты направления такого уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Невостребованные книжки хранятся у работодателя вместе с книгой учёта движения трудовых книжек, уничтожать их нельзя.
