Архив в КЭДО хранит кадровые документы ровно столько, сколько предписывает архивное законодательство: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, табели учёта рабочего времени — 5 лет, графики отпусков — 3 года, штатные расписания — постоянно. Перевод в электронный вид сроки не меняет: статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить хранение электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Порядок действий определяет вид электронной подписи под документом. Под УКЭП документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью по закону, под УНЭП и ПЭП — только пока действует соглашение с работником и локальный нормативный акт, которым эти подписи введены.
Разберём сроки по каждой группе кадровых документов, различия ПЭП, УНЭП и УКЭП применительно к длительному хранению и то, что происходит с подписью после окончания срока действия сертификата. Покажем, какие четыре документа нельзя оставить только в электронном виде и во что обходятся типовые ошибки при организации архива. Требования Росархива к системе хранения, чек-лист запуска архива, шаблоны Положения о КЭДО и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Что закон требует от электронного архива кадровых документов
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без скидок на формат. Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет: правила организации хранения, учёта и использования документов утверждены отдельно, приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Статья 22.3 ТК РФ описывает, что должна делать информационная система работодателя. Функций три: подписание документов по требованиям ТК РФ и 63-ФЗ, хранение с соблюдением архивных сроков, фиксация факта получения документа каждой стороной. Норма про хранение самая неудобная в исполнении, потому что она работает не в момент внедрения, а через десятилетия, когда система, вендор и формат файлов уже могут быть другими.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с кадрами, и электронный формат её не упрощает. В конце каждого календарного года подразделение формирует дела по номенклатуре и передаёт их в архив. Для электронных документов это означает не папку на сетевом диске, а описи, индексы и правила доступа. Начните с номенклатуры дел на текущий год: без неё непонятно, что и сколько хранит система».
Сколько лет хранить: сроки по видам кадровых документов
Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и статьёй 22.1 закона об архивном деле. Ключевая развилка по документам о личном составе — дата создания: 50 лет для созданных начиная с 2003 года, 75 лет для более ранних.
| Документ | Срок хранения | Что это значит для архива в КЭДО |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему | 50 лет (75 лет, если создан до 2003 года) | Подпись переживёт несколько поколений криптоалгоритмов, нужна метка времени и переподписание |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет (75 лет, если созданы до 2003 года) | Приказ об увольнении оформляется на бумаге, в архиве он не электронный |
| Приказы о предоставлении ежегодного и учебного отпуска | 5 лет | Срок укладывается в жизненный цикл одного сертификата, достаточно базовой подписи с меткой времени |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет | При работе во вредных и опасных условиях срок увеличивается до 50 или 75 лет |
| График отпусков | 3 года | Самый короткий срок в кадровой номенклатуре, документ можно удалять по акту |
| Штатное расписание | Постоянно | Хранение не ограничено сроком, поэтому нужна процедура миграции формата |
| Локальные нормативные акты и листы ознакомления с ними | Постоянно | Система должна хранить версии ЛНА и отметку, с какой редакцией знакомился работник |
Из таблицы следует практический критерий: документы со сроком до 5 лет закрываются обычной усиленной подписью, а всё, что уходит за 50 лет и в постоянное хранение, требует отдельной технологии сохранения проверяемости подписи. Официальный текст приказа опубликован в разделе официального опубликования правовых актов на портале правовой информации, там же видны реквизиты регистрации в Минюсте.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает судьбу документа в архиве
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Объединяет их одно свойство: каждая должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Различает их криптография. ПЭП фиксирует только факт подписания: никаких преобразований с текстом документа не происходит, и проверить, что документ после подписания не изменился, невозможно. УНЭП и УКЭП получаются в результате криптографического преобразования, поэтому обе показывают, что содержимое не правили.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Контроль неизменности документа | Нет | Да, через хэш и ключ подписи | Да, через хэш и ключ подписи |
| Основание юридической силы | Соглашение сторон и правила информационной системы | Соглашение сторон либо прямая норма закона | Прямо по 63-ФЗ, соглашение не требуется |
| Кто выдаёт | Оператор информационной системы или работодатель | Удостоверяющий центр, в том числе внутренний или на стороне сервиса КЭДО | Только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Требования к средству подписи | Не установлены | Любое, включая несертифицированное | Только средство, прошедшее оценку соответствия ФСБ |
| Пригодность для хранения 50 лет | Спорная: доказательством служит журнал системы, а не сам документ | Да, при метке времени и усовершенствованном формате | Да, при метке времени и усовершенствованном формате |
| Что нужно хранить вместе с документом | Соглашение о ПЭП, ЛНА, журналы идентификации | Соглашение, сертификат, файл подписи | Сертификат, файл подписи, доказательства момента подписания |
Выбор для архива сводится к одному вопросу: чем вы будете доказывать подлинность документа, когда система КЭДО будет уже другой. У УКЭП и УНЭП доказательство лежит внутри самого файла подписи. У ПЭП оно лежит в журналах информационной системы, а журналы к моменту спора могут не сохраниться в том виде, который убедит суд.
Внимание: распечатка электронного документа со штампом «подписано электронной подписью» не обладает юридической значимостью. Значимость несёт электронный оригинал вместе с подписью, которую можно проверить, а штамп на бумаге проверить нельзя.
«Тип подписи» в карточке документа: что там написано и что это значит
В интерфейсах систем КЭДО у документа есть поле с типом подписи, и его формулировки часто читают как характеристики тарифа. Тип подписи — это вид ЭП по 63-ФЗ (ПЭП, УНЭП или УКЭП) плюс технический формат файла: присоединённая подпись включена внутрь документа, откреплённая лежит рядом отдельным файлом. Никакой единицы измерения у подписи нет: подпись не измеряется в штуках, мегабайтах или уровнях, а сертификат имеет срок действия и владельца.
Отдельная путаница касается подписи единоличного исполнительного органа. Директор как ЕИО подписывает кадровые документы работодателя усиленной квалифицированной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром на юридическое лицо. Простая подпись руководителя в кадровых процессах не заменяет УКЭП: без квалифицированного сертификата документ не будет равнозначен бумажному по закону, и обосновывать его силу придётся соглашением и ЛНА. В типовой схеме работодатель подписывает УКЭП, а работник — УНЭП. В сервисе Добыто УНЭП работника выпускается внутри системы за два действия и защищается паролем, который задаёт сам работник.
Проверьте подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Почему через несколько лет подпись перестаёт проверяться
У ключа подписи и у сертификата ключа проверки есть срок действия, и он ограничен. Подписывать можно до истечения срока действия ключа подписи, а проверять подпись — пока действует сертификат и пока доступны списки отозванных сертификатов. При проверке строится цепочка: сертификат работника, сертификат удостоверяющего центра, сертификат головного удостоверяющего центра. Когда через 7 лет вы открываете трудовой договор, а сертификат давно истёк, программа проверки не может ответить на главный вопрос: был ли сертификат действителен в момент подписания.
Отвечают на этот вопрос дополнительные доказательства внутри подписи. Штамп времени фиксирует момент подписания у независимой службы. Ответ службы актуальных статусов подтверждает, что на этот момент сертификат не был отозван. Архивная метка заверяет обе предыдущие и позволяет наращивать защиту дальше, когда меняются криптоалгоритмы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сертификаты выдаются на ограниченный срок, а трудовой договор лежит в архиве 50 лет. Поэтому подпись под документом с длинным сроком хранения нужно достраивать: штамп времени, актуальный статус сертификата, архивная метка. Проверьте по своей номенклатуре, какие дела уходят за пределы 5 лет, и убедитесь, что система добавляет к ним метку времени автоматически, а не по кнопке кадровика».
Форматы усовершенствованной подписи: BES, T и A
Базовый уровень CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш документа. CAdES-T добавляет штамп времени от службы TSA. CAdES-A добавляет архивную метку и предполагает периодическое переподписание, за счёт чего документ остаётся проверяемым десятилетиями. Сервисы автоматической обработки подписи умеют периодически проходить по электронному архиву, находить документы, которым пора нарастить уровень, и выполнять это без участия кадровика.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: если документы подписаны откреплённой подписью, при открытии исходного файла подпись не видна. Практика для гибридных архивов — формировать точную копию документа с визуальным штампом для просмотра и печати, сохраняя исходный файл и файл подписи неизменными.
Что должен уметь архив в системе КЭДО
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Документ читается как техническое задание: в нём перечислено, что система обязана уметь, и вся функциональность направлена на поддержание юридической силы электронного документа. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» задаёт восемь элементов стратегии: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
На уровне ежедневной работы это сводится к пяти вещам, которые кадровик проверяет на своей системе: чётко определённая структура архива, правила индексирования, работающий поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Любой сотрудник должен в короткий срок найти нужный документ, проверить его подлинность и убедиться, что перед ним актуальная версия. В интерфейсе Добыто архив вынесен отдельной вкладкой рядом с рабочими статусами документов, поэтому переданное в архив дело не смешивается с тем, что ещё находится на согласовании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Архивное хранение и перештамповка подписи — это функция системы КЭДО, а не учётной системы: 1С и подобные ей продукты на такие процедуры не рассчитаны. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и на ней же проверяем выгрузку архивного контейнера. Запросите тестовую выгрузку до подписания договора с вендором: это единственный способ убедиться, что документы уйдут с вами, а не останутся в чужой системе».
Шаблоны ЛНА и форм для перевода кадрового архива в электронный вид
Комплект закрывает нормативную часть перехода, смотреть первым стоит Положение о ведении КЭДО: именно в нём фиксируются сроки хранения, порядок доступа и виды подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Как организовать архив в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел на текущий год со сроками из приказа Росархива № 236 и отметьте, какие дела уходят за 5 лет, а какие в постоянное хранение.
- Шаг 2. Разделите документы на три группы: те, что ведутся только электронно, те, что дублируются, и те четыре вида, которые остаются на бумаге по ТК РФ.
- Шаг 3. Закрепите в Положении о ведении КЭДО структуру архива, правила индексирования, сроки хранения по группам и порядок доступа к делам.
- Шаг 4. Определите вид подписи по группам документов: УКЭП со стороны работодателя, УНЭП со стороны работника, ПЭП только там, где срок хранения короткий и есть подписанное соглашение.
- Шаг 5. Включите автоматическое добавление метки времени и проверьте на тестовом документе, что подпись проверяется после смены сертификата подписанта.
- Шаг 6. Запросите пробную выгрузку архивного контейнера с исходными файлами, файлами подписи и описью, а результат проверки зафиксируйте протоколом проверки электронной подписи.
Что нельзя хранить только в электронном виде
Четыре вида документов остаются на бумаге независимо от того, насколько зрелый у вас электронный архив: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы можно вести электронно без дублирования на бумажном носителе.
Гибридный архив сохранится у любой компании. Электронное хранение не отменяет бумажной части: часть дел по-прежнему формируется физически, а система КЭДО должна как минимум содержать отметку о том, что бумажный оригинал существует и лежит в конкретном деле. Если в компании 30 человек, все работают в офисе и весь оборот сводится к отпускам и табелям, отдельный электронный архив можно не строить: срок хранения этих документов 3 и 5 лет, и они закрываются обычным подписанием без наращивания уровня подписи.
Факт: работники, принятые после 31 декабря 2021 года, переводятся на электронные кадровые документы без получения отдельного согласия. От тех, кто принят раньше, согласие обязательно, и отказ работника не является основанием для увольнения или иных санкций.
Ошибки в организации электронного архива и их цена
Первая ошибка — требование возвращать подписанные документы обратно в учётную систему. Мотив понятный: кадровику хочется видеть готовый документ там, где он работает каждый день. Результат — полное задвоение документов, рост базы и нагрузки на учётную систему, а дальнейшая судьба этой копии не определена: процедуры переподписания и архивного хранения в учётной системе не выполняются. Рабочая альтернатива — открывать документ из учётной системы по ссылке, оставляя оригинал в системе КЭДО.
Вторая ошибка — хранить в качестве архивного экземпляра распечатку с визуальным штампом подписи. Такая бумага знакомит человека с содержанием, но подпись под ней проверить нельзя, и юридической силы у неё нет.
Третья ошибка — подписывать ПЭП документы с длинным сроком хранения ради экономии на сертификатах. Простая подпись не фиксирует неизменность документа, и через 10 лет вы будете доказывать подлинность не файлом, а журналами системы.
Кейс из практики: производственная компания на 1800 сотрудников перевела кадровый оборот в электронный вид, но метку времени в маршруте не включила. Через 3 года при трудовом споре часть дополнительных соглашений не прошла проверку: сертификаты подписантов истекли, доказательства момента подписания отсутствовали. Восстанавливать пришлось переподписанием актуальных документов и бумажными экземплярами по 40 сотрудникам, процедура заняла около 2 месяцев.
Прямая цена ошибки складывается из двух частей. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Если из-за проблем с архивом работодатель не может подтвердить оформление трудовых отношений, добавляется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Косвенная цена выше: документ, подлинность которого не подтверждается, в трудовом споре не работает как доказательство.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о кадровом документе почти всегда упирается в то, можно ли проверить подпись сегодня, а не в то, как красиво она выглядела при подписании. Поэтому при проверке ГИТ и в суде мы предоставляем электронный оригинал вместе с файлом подписи, а не распечатку со штампом. Проверьте заранее, умеет ли ваша система отдавать документ именно в таком виде».
Что критично при разном сроке хранения
| Сценарий | Критично | Вторично |
|---|---|---|
| Графики отпусков, срок 3 года | Поиск по делу и акт на уничтожение по истечении срока | Архивная метка и переподписание |
| Приказы по отпускам и табели, срок 5 лет | Метка времени в момент подписания | Миграция формата файла |
| Трудовые договоры и приказы по личному составу, срок 50 лет | Усовершенствованный формат подписи, переподписание, выгрузка контейнера | Скорость поиска в интерфейсе |
| Штатные расписания и ЛНА, постоянное хранение | Версионность, конвертация и миграция в новые форматы | Вид подписи работника |
| Вредные и опасные условия труда, табели 50 лет | Отдельная номенклатурная группа с длинным сроком | Общая настройка срока для всех табелей |
Настройка сроков одним правилом на все документы ломается там, где в одной номенклатурной группе оказываются дела с разными сроками. В практике Добыто на этом чаще всего спотыкаются производственные компании с вредными условиями труда: табели по одним подразделениям хранятся 5 лет, по другим 50.
Стоимость КЭДО с электронным архивом
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| Интеграция с 1С:ЗУП через готовый модуль | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив и УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес», поэтому компании с документами длительного хранения обычно считают бюджет от него. Точный расчёт под свою численность и набор функций удобнее сверять по актуальным тарифам ДОБЫТО КЭДО: там же видно, что входит в каждый тариф и при какой численности начинает действовать минимальный годовой платёж.
УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров и оплачивается отдельно от тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронный формат не сокращает сроки хранения кадровых документов: 3 года по графикам отпусков, 5 лет по табелям и приказам об отпусках, 50 или 75 лет по личному составу, постоянное хранение по штатным расписаниям и ЛНА. Работоспособность архива определяется не объёмом диска, а тем, проверяется ли подпись после истечения срока действия сертификата, поэтому документы с длинным сроком нуждаются в метке времени и усовершенствованном формате подписи. Четыре вида документов остаются на бумаге, и гибридный архив сохранится у любого работодателя.
Мы в Добыто настраиваем сроки хранения по номенклатуре дел, автоматическое добавление метки времени и выгрузку архивного контейнера на пилотной группе до перевода всей компании, чтобы через 10 лет документ открывался и проверялся так же, как в день подписания.
Частые вопросы
Что делать с бумажным архивом, который накопился до перехода на КЭДО
Бумажный архив остаётся как есть: закон не требует оцифровывать ранее созданные дела. Документы, подписанные на бумаге, продолжают храниться по своим срокам в физическом виде, а в электронном виде начинают вестись документы, созданные после введения КЭДО. Сканы старых дел можно загрузить в систему для удобства поиска, но статуса оригинала у них не появится: оригиналом остаётся бумажный экземпляр из дела.
Можно ли уничтожить электронный документ по истечении срока хранения
Да, порядок тот же, что для бумажных дел: экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, отметка в описи. Для электронного архива добавляется требование удалить все копии, включая резервные, иначе документ формально продолжает храниться. Графики отпусков со сроком 3 года — самая частая группа, по которой оформляют такой акт.
Кто отвечает за сохранность электронного архива, если сервис КЭДО облачный
Обязанность обеспечить хранение лежит на работодателе по статье 22.3 ТК РФ, независимо от того, где физически размещены документы. Провайдер отвечает по договору за доступность сервиса, а перед ГИТ и судом документы предъявляет работодатель. Поэтому в договоре стоит зафиксировать порядок и формат выгрузки архива при расторжении.
Как передать электронные документы проверяющим при выездной проверке
Передавать нужно электронный оригинал вместе с файлом подписи, чтобы проверяющий мог проверить подпись сам. Для наглядности к комплекту прикладывают визуализацию с текстовым штампом и протокол проверки электронной подписи, но заменять оригинал распечаткой нельзя: подпись под бумагой не проверяется.
Что делать, если подпись под архивным документом уже не проверяется
Достроить подпись задним числом невозможно: метка времени добавляется, пока сертификат действует. Если срок истёк, а доказательств момента подписания нет, документ переподписывают заново действующими сертификатами обеих сторон либо оформляют акт о невозможности переподписания и подтверждают факт другими доказательствами: журналами системы, перепиской, бумажным экземпляром.
Нужно ли хранить сертификаты работников после их увольнения
Сам сертификат ключа проверки подписи входит в состав файла подписи, поэтому отдельно хранить его не требуется: он уезжает в архив вместе с документом. Хранить нужно другое — реестр выданных сертификатов и соглашения об использовании ПЭП и УНЭП, потому что именно они обосновывают юридическую силу документов, подписанных неквалифицированными подписями.
