Уведомление об осуществлении трудовой деятельности: кто подаёт

Уведомление об осуществлении трудовой деятельности — это два разных документа с почти одинаковым названием. Иностранный гражданин, получивший патент, подаёт его в то подразделение МВД, которое выдало патент, в течение 2 месяцев со дня выдачи и прилагает копию трудового или гражданско-правового договора: форма установлена приказом МВД России от 05.09.2023 № 655, а за непредставление патент аннулируется. Работодатель подаёт другое уведомление — о заключении и о прекращении договора с иностранцем, не позднее 3 рабочих дней с даты события, по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, которые действуют с 1 сентября 2026 года. Обязанность работника не закрывает обязанность работодателя, и наоборот: это две независимые процедуры с разными сроками и разными последствиями.

Разбираем каждое уведомление по составу: куда подавать, что прилагать, чем подтверждается приём и как считать срок, чтобы не потерять день. Показываем пять ошибок, которые приводят к протоколу по статье 18.15 КоАП РФ, и то, что стоит сверить в патенте заранее — регион, профессию и наименование должности по новому классификатору. Сценарная таблица по категориям иностранных работников, чек-лист проверки перед подачей, размеры штрафов по регионам и стоимость перевода кадрового комплекта в электронный вид — во второй половине статьи.

Два уведомления с похожим названием: кто подаёт какое

Путаница возникает из-за формулировок самих нормативных актов. Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 называется приказом о формах уведомления МВД «об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности» — и это про документы работодателя. А приказ МВД России от 05.09.2023 № 655 установил форму уведомления об осуществлении трудовой деятельности иностранным гражданином, получившим патент, — и это документ самого работника. Дальше в таблице разведены обе процедуры.

Практический вывод из таблицы: работник рискует разрешительным документом, работодатель — деньгами и приостановлением деятельности. Поэтому контролировать оба срока приходится работодателю, хотя вторая обязанность юридически не его: аннулированный патент означает, что работника надо отстранять и прекращать договор по статье 327.6 ТК РФ.

Уведомление иностранца с патентом: 2 месяца и копия договора

Отсчёт идёт от даты выдачи патента, а не от даты трудоустройства. Если человек получил патент 3 марта, а договор подписал 20 апреля, крайний срок всё равно привязан к 3 мая. Работа без договора в эти два месяца не нарушение сама по себе, но подать уведомление без приложенной копии договора невозможно: приложение — обязательная часть комплекта.

Подать можно тремя способами: на бумаге непосредственно в территориальный орган МВД, почтовым отправлением с уведомлением о вручении и в электронной форме через единый портал государственных услуг. При личной подаче уполномоченное должностное лицо вносит запись в журнал учёта, проставляет на уведомлении регистрационный номер и дату и выдаёт справку о приёме. При электронной подаче сообщение о приёме направляется в срок не более одного рабочего дня. Эта справка или электронное сообщение — единственное, чем работник потом подтверждает, что обязанность исполнена.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронную подачу мы планируем заранее, а не в последнюю неделю срока. Иностранный работник с действующими разрешительными документами, СНИЛС и ИНН регистрируется на портале государственных услуг и получает неквалифицированную подпись, а вот квалифицированная через государственный сервис подписи требует биометрического загранпаспорта, которого у него обычно нет. Проверьте статус учётной записи работника до того, как рассчитывать на электронный канал: если подтверждённой записи нет, остаются личная подача и заказное письмо.»

Как иностранцу подать уведомление об осуществлении трудовой деятельности: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Посмотрите дату выдачи в патенте и отметьте крайний день: два месяца со дня выдачи. Эта дата не сдвигается ни при более позднем трудоустройстве, ни при смене работодателя.
2. Шаг 2. Получите от работодателя экземпляр подписанного трудового договора или договора ГПХ и снимите с него копию. Без копии договора комплект неполный.
3. Шаг 3. Заполните форму по приложению 1 к приказу МВД России от 05.09.2023 № 655 на русском языке, сверяя данные с патентом и паспортом посимвольно.
4. Шаг 4. Проверьте, что профессия в договоре совпадает с профессией в патенте, а место работы находится в том субъекте РФ, где патент выдан. Расхождение видно проверяющему сразу из приложенной копии.
5. Шаг 5. Подайте комплект в то подразделение МВД, которое выдало патент: лично, заказным письмом с уведомлением о вручении либо электронно через портал государственных услуг.
6. Шаг 6. Сохраните справку о приёме, квитанцию об отправке или электронное сообщение о приёме. При проверке разрешительных документов это единственное доказательство своевременной подачи.

Что об этом думает суд: в спорах по электронным кадровым документам решает не техническая исправность подписи, а описанный порядок идентификации. В одном из дел работодатель имел и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, но кассация вернула дело, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации подписанта. Если копии договоров и уведомлений вы храните в информационной системе, порядок идентификации должен быть описан в локальном акте, а не подразумеваться.

Уведомления работодателя: 3 рабочих дня и новые формы с 1 сентября 2026 года

Срок считается в рабочих днях, и день самого события в него не входит. Договор подписан в пятницу — отсчёт начинается с понедельника. Уведомление о прекращении договора работает по той же схеме: три рабочих дня с даты прекращения, независимо от того, кто инициатор и по какому основанию расторгнут договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Формы обновились. До 31 августа 2026 года включительно применялись бланки приказа МВД России от 30.07.2020 № 536, с 1 сентября 2026 года — формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, который зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 под номером 86820 и действует до 1 сентября 2032 года. Уведомление о заключении договора — приложение 7, о прекращении — приложение 8, квартальное уведомление о выплатах высококвалифицированному специалисту — приложение 5. Подача возможна лично в территориальный орган МВД, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и через портал государственных услуг с электронной подписью; условия и состав электронной подачи описаны в справке о том, когда нужно подавать уведомления о трудовой деятельности иностранцев на Госуслугах.

Отдельное изменение касается персональных данных: с 1 сентября 2026 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом и прикладывается к уведомлению о заключении договора, рекомендуемые образцы приведены в самом приказе № 290. Строку внутри бланка это больше не заменяет. В Добыто КЭДО такое согласие собирается по шаблону отдельным документом, подписывается работником и остаётся в его комплекте рядом с трудовым договором.

Соберите согласие работника на обработку персональных данных

Конструктор собирает базовый текст согласия по 152-ФЗ с целями, сроком и оговоркой об отзыве. Для комплекта к уведомлению сверяйте его с рекомендуемым образцом из приказа № 290 и добавляйте цели, связанные с подачей сведений в МВД.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Копия трудового договора, которую вы прикладываете к уведомлению, — это электронный образ, а не электронный документ: образ создан из бумажного подлинника, документ изначально рождён в электронной форме, и требования к подписи у них разные. Путаница здесь стоит дороже всего: человек сканирует подписанный от руки договор и начинает искать квалифицированную подпись для самого скана. Посмотрите на файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и заверяется он по правилам заверения копий.»

Кто что подаёт по категориям иностранных работников

Правило двух месяцев касается только тех, кто работает по патенту. Для остальных категорий остаётся обязанность работодателя, и она одинаковая по сроку, но разная по составу комплекта.

Строка про ГПХ за границей выглядит самой безопасной и чаще всего оказывается самой затратной. Признаки трудовых отношений не исчезают от того, что исполнитель находится за пределами страны.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Формулировка «человек работает удалённо из другой страны, значит это гражданско-правовой договор» звучит просто, а на практике это зона риска: вопрос переквалификации никуда не уходит. Выбор конструкции определяется существом отношений, а не местом нахождения исполнителя. Проверьте свой договор на признаки трудовых отношений до того, как считать, что уведомлять МВД не нужно.»

Когда уведомление подавать не нужно

Обязанность работника по пункту 7 статьи 13.3 115-ФЗ адресована тем, кто работает по патенту у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, нотариусов и адвокатов. При работе у физического лица для личных и домашних нужд представлять копию договора в подразделение МВД не требуется. Уведомления работодателя в этом случае тоже не подаются: физическое лицо, привлекающее помощника по патенту для личных нужд, работодателем в смысле пункта 8 статьи 13 не становится.

Электронный канал подходит не всем и не всегда. Работодателю для подачи через портал нужна усиленная квалифицированная подпись организации, работнику — подтверждённая учётная запись на портале государственных услуг. Если ни того, ни другого нет, вариант один: личная подача или заказное письмо с уведомлением о вручении, и тогда срок планируется с запасом на доставку, а не на последний день.

Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой первого подписанного документа суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Для иностранного работника это означает: подпись и доступ в систему настраиваются в день оформления, а не в день, когда срочно понадобилось подписать комплект.

Образцы документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под задачу подачи уведомлений: начните с трудового договора, копия которого прикладывается к уведомлению работника.

Что проверить до подачи уведомления

Подача сама по себе занимает меньше времени, чем сверка данных. Ошибка в серии патента или в наименовании должности превращает поданное уведомление в поданное с нарушением порядка, а это тот же состав по статье 18.15 КоАП РФ.

1. Действительность патента. Сервис проверки патентов и разрешений на работу на портале главного управления по вопросам миграции принимает серию, номер и дату выдачи. Результат справочный, юридически значимые сведения даёт подразделение МВД.
2. Субъект РФ. Патент действует только в том субъекте, где выдан. Работа за его пределами не превращается в нарушение оформления уведомления, но делает бессмысленным весь комплект.
3. Профессия. Если в патенте указана профессия, работать можно только по ней. Сверьте её с должностью в трудовом договоре и в штатном расписании по классификатору ОК 016-2025.
4. Согласие на обработку персональных данных. С 1 сентября 2026 года это отдельный документ в комплекте к уведомлению о заключении договора.
5. Реестр контролируемых лиц. Наличие сведений о человеке в реестре проверяется через открытую форму реестра контролируемых лиц на сайте МВД и на портале государственных услуг.
6. Миграционный учёт. Постановка на учёт по месту пребывания — обязанность принимающей стороны, общий срок 7 рабочих дней с даты прибытия, для граждан отдельных стран действует льготный срок 30 календарных дней.

В Москве и Московской области с 1 сентября 2025 года идёт эксперимент, в рамках которого безвизовые иностранцы, приезжающие работать, ставятся на учёт и сообщают о месте проживания через мобильное приложение, без визита в МФЦ или подразделение МВД; с 1 сентября 2026 года к эксперименту присоединились иностранцы, въехавшие более чем на 90 календарных дней и не планирующие работать. На порядок подачи уведомлений в МВД это не влияет: миграционный учёт и трудовые уведомления — разные контуры с разными сроками.

В Добыто КЭДО документ идёт по заранее собранному маршруту, срок подписания виден в таблице документов, а ответственный получает уведомление, пока срок не истёк. Реестр сотрудников с датами патентов ведётся там же, где хранится комплект, — это снимает ситуацию, когда даты живут в отдельной таблице у одного человека.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Пять ошибок и цена каждой

Ошибки по этой процедуре однотипны и почти всегда связаны не с незнанием нормы, а с арифметикой и версиями бланков.

• Старый бланк после 1 сентября 2026 года. Формы приказа № 536 применялись до 31 августа 2026 года включительно. Уведомление на устаревшем бланке — нарушение порядка подачи, а не формальность.
• День события включили в три дня. Отсчёт начинается со следующего рабочего дня. Ошибка на один день даёт тот же состав, что и полное неуведомление.
• Согласие на обработку персональных данных не оформили отдельно. С 1 сентября 2026 года оно прикладывается как самостоятельный документ.
• Решили, что уведомление работника закрывает обязанность работодателя. Два разных документа, две разные нормы, два разных срока.
• Один пропущенный срок посчитали одним нарушением. Пропуск срока уведомления образует самостоятельный состав отдельно от санкции за отсутствие разрешительных документов: одна ситуация даёт два протокола и два штрафа, а считаются они по каждому работнику.

С 3 ноября 2026 года штрафы для граждан повышаются: по части 3 — до 4 000-7 000 рублей, по части 4 — до 7 000-9 000 рублей. Размеры для должностных лиц и организаций при этом сохраняются, и именно они формируют основную сумму при проверке с несколькими работниками.

Если вы читаете это как работодатель и держите даты патентов в файле у одного специалиста, штатный миграционный отдел для контроля не нужен: нужен один список с датами и напоминаниями, привязанный к комплекту документов работника.

Где хранить копии и подтверждения приёма

Комплект по иностранному работнику живёт дольше, чем сам договор. Справка о приёме уведомления, квитанция об отправке, копия договора и согласие на обработку персональных данных нужны при любой миграционной проверке, а часть документов хранится по срокам, которые задаёт Росархив.

Важный нюанс из практики: по процессам, которые вы перевели в электронный вид и на которые работник согласился, оформить документ на бумаге уже нельзя. Это не добавление второго канала, а замена способа. Поэтому порядок работы с копиями договоров, согласиями и подтверждениями приёма описывается в локальном акте до перевода процесса, а не после первой проверки.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сначала процессы, потом система. Локальный акт, который вы берёте шаблоном у вендора, описывает чужой порядок, а работать по нему придётся годами. Выпишите все кадровые процессы по иностранным работникам, по каждому определите документы, подписантов и вид подписи, и только после этого выбирайте решение: откатиться по уже переведённому процессу обратно в бумагу не получится.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в системе окажется весь штат. Для компаний с иностранным персоналом пилот обычно собирают на одном процессе — ознакомлении с локальными актами, где работнику достаточно простой электронной подписи.

Стоимость КЭДО для кадрового комплекта: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и виды подписи разведены по тарифам.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и способа получения квалифицированной подписи: ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Выводы

За одним названием скрыты две процедуры. Работник с патентом отвечает за своё уведомление и за копию договора в срок 2 месяца со дня выдачи патента, иначе патент аннулируют. Работодатель отвечает за уведомления о заключении и прекращении договора в трёхдневный срок по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, и с 1 сентября 2026 года прикладывает согласие на обработку персональных данных отдельным документом. Контроль здесь строится не вокруг приёма на работу, а вокруг дат: выдачи патента, подписания договора, его прекращения.

В практике Добыто кадровый комплект иностранного работника собирается в одном месте: договор, согласия, копии подтверждений приёма и даты разрешительных документов с напоминаниями по срокам. Это та часть работы, где ошибка стоит дороже подписки, а не дороже времени кадровика.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД о договоре с гражданином Армении, Беларуси, Казахстана или Киргизии

Да. Патент и разрешение на работу гражданам государств ЕАЭС не требуются, а обязанность работодателя по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ действует на всех иностранных граждан: уведомления о заключении и о прекращении договора подаются в те же 3 рабочих дня по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Уведомление об осуществлении трудовой деятельности по пункту 7 статьи 13.3 такие работники не подают, потому что оно привязано к патенту.

Можно ли подать уведомление за иностранного работника или поручить это работодателю

Обязанность по пункту 7 статьи 13.3 115-ФЗ лежит на самом иностранном гражданине: уведомление представляется лично, направляется почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо подаётся электронно через портал государственных услуг. Работодатель не может исполнить её вместо работника, но может выдать экземпляр договора сразу при подписании и напомнить о крайней дате, потому что аннулированный патент останавливает работу именно у работодателя.

Что делать, если патент аннулировали за непредставление уведомления

Работать по аннулированному патенту нельзя, а допуск такого человека к работе — основание для протокола по статье 18.15 КоАП РФ. Работодатель прекращает трудовой договор по статье 327.6 ТК РФ и в течение 3 рабочих дней подаёт уведомление о прекращении договора по приложению 8 к приказу № 290. Дальнейшее трудоустройство возможно после получения нового патента, и отсчёт двух месяцев начнётся от даты выдачи нового документа.

Нужно ли подавать уведомление при переводе иностранца на другую должность

Отдельного уведомления о переводе закон не устанавливает: формы приказа № 290 предусмотрены для заключения и прекращения договора. Ограничение в другом: если в патенте указана профессия, работа возможна только по ней, а патент действует в пределах субъекта РФ, где он выдан. Смена должности на профессию, которой нет в патенте, требует переоформления разрешительного документа, а не нового уведомления.

Чем подтверждается, что уведомление подано в срок

При личной подаче должностное лицо вносит запись в журнал учёта, проставляет на уведомлении регистрационный номер и дату и выдаёт справку о приёме. При отправке почтой подтверждением служит квитанция о заказном отправлении с уведомлением о вручении. При электронной подаче через портал сообщение о приёме направляется в срок не более одного рабочего дня. Храните подтверждение вместе с копией уведомления: при проверке восстановить факт подачи иначе нечем.

Сколько действуют новые формы уведомлений и что с прежними бланками

Формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290 применяются с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Бланки приказа МВД России от 30.07.2020 № 536 использовались до 31 августа 2026 года включительно, и уведомления, поданные на них позже, считаются поданными с нарушением порядка. Форма уведомления работника по патенту установлена отдельным приказом МВД России от 05.09.2023 № 655 и от смены бланков работодателя не зависит.

Влияет ли эксперимент с мобильным приложением в Московском регионе на уведомления в МВД

Нет. Эксперимент, который идёт в Москве и Московской области с 1 сентября 2025 года, касается миграционного учёта: постановки на учёт и сообщений о месте проживания без визита в МФЦ или подразделение МВД. Трудовые уведомления по статьям 13 и 13.3 115-ФЗ подаются по своим правилам и в свои сроки. С 1 сентября 2026 года к эксперименту присоединились иностранцы, въехавшие более чем на 90 календарных дней и не планирующие работать в стране.