Документы на иностранного работника: список и сроки 2026

Документы на иностранного работника собираются в три слоя: общий комплект по статье 65 ТК РФ, миграционные документы по статье 327.3 ТК РФ и подтверждение того, что компания вправе привлекать этого человека к труду. Состав второго слоя определяет миграционный статус: временно пребывающий предъявляет патент или разрешение на работу и полис ДМС, временно проживающий — разрешение на временное проживание, постоянно проживающий — вид на жительство. Гражданин государства ЕАЭС работает без разрешительного документа, но уведомление в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД подаётся и на него: в течение 3 рабочих дней после заключения и после прекращения договора.

Разберём каждый слой: что проверяют в патенте до подписания договора, зачем работодателю реестр контролируемых лиц, какие сведения статья 327.2 ТК РФ требует внести в текст трудового договора и почему должность в договоре и в патенте должна совпадать дословно. Покажем, какие копии хранить нельзя и за что при этом штрафует Роскомнадзор. Таблица комплекта по статусам, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП РФ, порядок отстранения при истечении патента, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три слоя документов: что именно обязан собрать работодатель

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании при работе, требующей квалификации, медицинская книжка для отдельных отраслей. Для иностранного работника этот перечень не отменяется, а дополняется статьёй 327.3 ТК РФ. Трудовая книжка и документы воинского учёта — позиции, по которым чаще всего возникает путаница: иностранец без стажа в России книжку не предъявляет, а на воинском учёте состоит только в статусе гражданина РФ.

Третий слой отличает миграционное оформление от обычного приёма. Помимо документов работника компания собирает и хранит доказательства того, что привлечение законно: разрешение на привлечение и использование иностранных работников, если оно требуется, подтверждение уплаты фиксированного авансового платежа по патенту, копии уведомлений в МВД с отметкой о приёме. Эти документы предъявляет не работник — их формирует сам работодатель, и при проверке спрашивают именно их.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме расширяется только федеральным законом, указом Президента и постановлением Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании этого не делают. Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»

Что проверить до того, как вы позвали кандидата подписывать договор

Половина нарушений по миграции возникает не из-за отсутствия документа, а из-за того, что документ есть, но не подходит под конкретную работу или конкретный регион. Проверка занимает 20-30 минут и делается до оффера.

1. Статус. Определите, кто перед вами: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, гражданин государства ЕАЭС, высококвалифицированный специалист. От этого зависит весь комплект.
2. Субъект РФ. Сверьте регион выдачи патента с регионом фактической работы. Патент действует в том субъекте, где выдан. Исключение работает только для пар Москва — Московская область и Санкт-Петербург — Ленинградская область.
3. Профессия. Сверьте профессию в патенте с должностью, на которую вы принимаете человека, и с наименованием в штатном расписании.
4. Платежи по патенту. Запросите квитанции о фиксированных авансовых платежах по НДФЛ и проверьте, закрыт ли период, в котором человек начнёт работать.
5. Доля иностранных работников. Посчитайте, укладывается ли приём в допустимую долю по вашему виду деятельности на текущий год.
6. Реестр контролируемых лиц. Проверьте кандидата по базе МВД до подписания договора, а не после.

Комплект документов по миграционному статусу

Статус определяет три вещи: нужен ли разрешительный документ, нужен ли полис ДМС и попадает ли работник под ограничения по допустимой доле. Таблица собрана по статьям 327.2 и 327.3 ТК РФ и постановлению Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995.

Строка про ЕАЭС — та, на которой чаще всего расслабляются. Отсутствие патента не означает отсутствие обязанностей: уведомление в МВД подаётся на гражданина Армении, Белоруссии, Казахстана и Киргизии в те же 3 рабочих дня, что и на всех остальных. Для ВКС к комплекту добавляется ежеквартальная отчётность о выплаченной зарплате.

Разрешение на работу и патент: зачем они нужны работодателю

Разрешение на работу и патент подтверждают право иностранного гражданина временно работать в России. Для компании это документ не работника, а её собственной защиты: без него привлечение к труду квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ независимо от того, знал работодатель о проблеме или нет. Патент оформляется самим иностранцем через многофункциональный миграционный центр или подразделение по вопросам миграции, разрешение на работу для визового персонала получает работодатель, предварительно оформив разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Государственная пошлина за такое разрешение в 2026 году — 12 000 рублей за каждого работника.

Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев и продлевается внесением фиксированного авансового платежа по НДФЛ. Пропущенный или неполный платёж прекращает действие патента, и работник в этот момент теряет право работать. Договор при этом не прекращается автоматически: работодатель обязан отстранить человека от работы, и порядок этого разобран ниже.

Смена наименования должности по новому классификатору создаёт для миграционного оформления отдельный узел. Профессия в патенте фиксируется на дату его выдачи, а должность в штатном расписании компания может переименовать в любой момент. Если после переименования они разошлись, формально работник трудится не по той профессии, которая указана в разрешительном документе. Способ закрыть расхождение один: работник переоформляет патент с новой профессией, а до этого момента должность в трудовом договоре остаётся прежней.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень для иностранца — это два разных списка, и их постоянно смешивают: общий по статье 65 и миграционный по статье 327.3. Первый одинаков для всех, второй меняется от статуса к статусу. Начинайте не с папки документов, а с вопроса о статусе: пока он не определён, вы не знаете, какой комплект собираете, и рискуете потребовать лишнее.»

Соберите каркас трудового договора, чтобы вписать в него реквизиты патента

Миграционная карта и миграционный учёт: где у работодателя своя роль

Миграционная карта заполняется при въезде и фиксирует дату въезда и цель визита. Для кадровика это не просто копия в дело: от даты въезда отсчитывается срок постановки на миграционный учёт, а цель визита должна допускать работу. Карта с целью въезда, не связанной с работой, — основание для отказа в оформлении патента, и узнать об этом лучше до выхода человека на смену.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Постановка на учёт по месту пребывания — обязанность принимающей стороны. Если компания предоставляет работнику жильё, общежитие или использует свой адрес как место пребывания, принимающая сторона — она, и уведомление о прибытии подаётся в подразделение по вопросам миграции. Для большинства иностранцев срок составляет 7 рабочих дней со дня прибытия, для граждан отдельных государств действуют льготные сроки до 30 календарных дней. Нарушение порядка уведомления принимающей стороной образует состав по статье 18.9 КоАП РФ.

Важный нюанс из практики: если компания жильё не предоставляет и её адрес в уведомлении о прибытии не фигурирует, она принимающей стороной не является и на учёт работника не ставит. Но отрывную часть уведомления о прибытии всё равно надо увидеть и проверить срок — именно им подтверждается законность пребывания на момент приёма.

Реестр контролируемых лиц: проверка до подписания договора

С 5 февраля 2025 года МВД ведёт реестр контролируемых лиц — базу иностранных граждан, находящихся в России без законных оснований. Правовая основа — Федеральный закон от 08.08.2024 № 260-ФЗ и постановление Правительства РФ от 26.12.2024 № 1899. Попадание в реестр запускает режим высылки: ограничиваются банковские операции, сделки с недвижимостью, смена места жительства. Работать такой человек права не имеет, а работодатель, принявший его, отвечает по статье 18.15 КоАП РФ.

Проверка бесплатная и не требует согласия кандидата: это не обработка персональных данных в интересах работодателя, а сверка публичных сведений о правовом статусе. В интерактивную форму вносятся фамилия, имя, отчество при наличии, дата рождения, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность. Сведения обновляются каждые четыре часа, поэтому справка недельной давности ничего не подтверждает — смотреть реестр контролируемых лиц на сайте МВД России нужно в день подписания трудового договора и повторять проверку ежемесячно по всему штату иностранных работников.

Если действующий работник оказался в реестре, увольнять его в тот же день не требуется. Пока проверка не завершена и нарушение не подтверждено, трудовые отношения сохраняются, а работодатель вправе подать в территориальный орган МВД ходатайство об исключении человека из реестра, приложив документы о законной занятости. Исключение из реестра рассылается в банки и иные организации в течение суток.

Документы, которые оформляет сама компания

Статья 327.2 ТК РФ добавляет к обязательным условиям трудового договора то, чего нет в договоре с гражданином РФ: сведения о разрешении на работу или патенте для временно пребывающих, о разрешении на временное проживание для временно проживающих, о виде на жительство для постоянно проживающих. Для временно пребывающих добавляется условие об основаниях оказания медицинской помощи с реквизитами полиса ДМС либо договора компании с медицинской организацией. Срок действия полиса не может быть короче срока трудового договора.

Остальной комплект совпадает с обычным приёмом: приказ о приёме, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами под подпись, согласие на обработку персональных данных, опись документов личного дела. Ознакомление с ЛНА для иностранного работника имеет один практический нюанс: подпись подтверждает факт ознакомления, а не понимание текста, и при споре работник ссылается на языковой барьер. Мы закладываем в проекты с иностранным персоналом отдельный шаг — краткую памятку по ключевым правилам на понятном работнику языке, которая прикладывается к листу ознакомления.

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект под приём на работу, в котором сведения по статье 327.2 ТК РФ дописываются в трудовой договор: начните с него, остальное оформляется по его данным.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронным кадровым документам доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли документ. Порядок здесь важнее аккуратности: если рассыпается первое, до подписи конкретного документа дело не доходит. Поэтому согласия и лист ознакомления собираются раньше, чем в систему загружается первый договор.»

Уведомления в МВД: сроки, формы и порядок подачи

Уведомление о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ подаётся на каждого иностранного гражданина независимо от статуса, включая граждан ЕАЭС, обладателей РВП и ВНЖ. Срок — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения. С 1 сентября 2026 года применяются формы, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290, зарегистрированным Минюстом 2 июня 2026 года; до 31 августа 2026 года включительно действовали формы приказа МВД России от 30.07.2020 № 536. Для высококвалифицированных специалистов тем же приказом обновлена форма квартального уведомления о выплате зарплаты — оно подаётся не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом.

Как уведомить МВД о приёме иностранного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите территориальный орган: уведомление подаётся в подразделение по вопросам миграции по месту осуществления работником трудовой деятельности, а не по месту регистрации компании.
2. Шаг 2. Возьмите действующую форму приложения к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290. Форма отдельная для заключения и отдельная для прекращения договора.
3. Шаг 3. Заполните бланк без сокращений и исправлений: сведения о работодателе, данные работника и документа, удостоверяющего личность, реквизиты патента или разрешения на работу, профессия, вид и дата договора, адрес места работы.
4. Шаг 4. Выберите способ подачи: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с описью вложения или в электронном виде через портал госуслуг с подписанием УКЭП.
5. Шаг 5. Получите и сохраните подтверждение приёма — отрывную часть бланка с отметкой либо электронную квитанцию. При проверке доказательством служит она, а не копия самого уведомления.
6. Шаг 6. Поставьте в календаре кадровика контрольную дату по прекращению договора: те же 3 рабочих дня отсчитываются и от даты увольнения.

Лайфхак: храните подтверждения подачи уведомлений отдельной папкой по каждому работнику вместе с описью личного дела. При выездной проверке запрашивают именно отметку о приёме, а не текст уведомления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто по клиентам с иностранным персоналом отдельной задачей ставится не подача уведомления, а его срок: 3 рабочих дня — самый короткий кадровый дедлайн, и он легко теряется, когда договор подписан в пятницу вечером. В сервисе дата подписания фиксируется системой, и от неё автоматически считается контрольный срок.

Хранение комплекта: что хранить обязательно и что хранить нельзя

Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает: электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный.

Обратная сторона обязанности хранить — запрет хранить лишнее. Роскомнадзор считает хранение в личном деле копий паспорта, ИНН и СНИЛС обработкой персональных данных, избыточной по отношению к целям обработки, то есть нарушением части 5 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ; ответственность наступает по статье 13.11 КоАП РФ. С миграционными документами ситуация иная: копия патента, разрешения на работу, полиса ДМС и отрывной части уведомления о прибытии имеет самостоятельную цель — подтверждение законности привлечения по 115-ФЗ, и эта цель фиксируется в положении об обработке персональных данных. Разграничение простое: копия миграционного документа обоснована целью, копия паспорта целиком — нет.

В практике Добыто мы разводим эти две задачи по разным хранилищам: миграционные документы и подтверждения уведомлений живут в карточке сотрудника с указанием цели обработки и срока хранения, а сканы паспорта в системе не хранятся вовсе — в кадровые документы подтягиваются только те реквизиты, которые в них должны быть по закону.

Когда документы заканчиваются: отстранение и увольнение

Истечение срока разрешительного документа не прекращает трудовой договор само по себе. Статья 327.5 ТК РФ обязывает работодателя отстранить работника от работы при окончании срока действия разрешения на привлечение и использование иностранных работников, разрешения на работу или патента, разрешения на временное проживание, вида на жительство, а также полиса ДМС. Отстранение оформляется приказом, заработная плата за этот период не начисляется.

Если обстоятельство не устранено в течение одного месяца со дня его наступления, трудовой договор прекращается по соответствующему основанию пунктов 5-8 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Месяц — это предельный срок отстранения, а не срок предупреждения: за него работник должен продлить патент, оформить новый полис или подтвердить иной законный статус.

Ежегодные ограничения по допустимой доле иностранных работников приводят к тому же результату. На 2026 год постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 доля в строительстве снижена с 80 до 50 процентов, в выращивании овощей и в лесоводстве с лесозаготовками — с 50 до 40 процентов. Численность приводят в соответствие до начала календарного года, ограничения не распространяются на обладателей РВП и ВНЖ, граждан государств ЕАЭС и высококвалифицированных специалистов с членами их семей.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Срок патента, срок полиса ДМС и срок уведомления живут в разных местах: один у работника, второй у страховой, третий в календаре кадровика. Когда их ведут в отдельных файлах, теряется всегда самый близкий. Мы выносим все три даты в карточку сотрудника и ставим напоминание не на день истечения, а на 30 дней раньше: этого хватает, чтобы человек успел внести платёж по патенту и не попасть под отстранение.»

Цена ошибки: штрафы и потери сверх штрафа

Санкции по миграционным нарушениям считаются отдельно по каждому иностранному работнику. Компания на 20 человек, у которых не подано уведомление, получает не один штраф, а двадцать.

Из таблицы видно, чего в ней нет: остановки бизнеса и запрета на наём. Приостановление деятельности до 90 суток для производства или стройки дороже любого штрафа, а выплата ВКС меньше установленного минимума лишает компанию права привлекать высококвалифицированных специалистов на 2 года. К этому добавляется кадровый блок: нарушение трудового законодательства при оформлении договора — отдельный состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо до 50 000 рублей.

Когда часть требований к вам не относится

Разрешительные документы и допустимая доля не применяются к четырём категориям: обладателям вида на жительство, обладателям разрешения на временное проживание, гражданам государств ЕАЭС и высококвалифицированным специалистам. Если весь ваш иностранный персонал — граждане Армении, Белоруссии, Казахстана или Киргизии, вам не нужны ни патенты, ни разрешение на привлечение, ни расчёт доли: остаются уведомления в МВД и обычный кадровый комплект.

Отдельно стоит статус беженца и лица, получившего временное убежище: разрешительный документ не требуется, подтверждением служит удостоверение беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища. Выстраивать под такой штат полноценный миграционный контур с ежемесячными сверками патентов преждевременно — достаточно контроля сроков действия самих удостоверений.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Для иностранного работника, который одновременно разбирается с новым интерфейсом и с новым языком интерфейса, это правило работает вдвойне.

Стоимость подключения КЭДО для оформления иностранного персонала

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С:ЗУП. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: минимальная оплата по тарифу «Бизнес» рассчитана на 50 сотрудников, поэтому компаниям с меньшим штатом выгоднее «Старт». Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в поддержку и электронный архив.

Выводы

Комплект на иностранного работника держится на трёх опорах: общий перечень статьи 65 ТК РФ, миграционные документы по статье 327.3 ТК РФ в зависимости от статуса и собственные документы компании, подтверждающие законность привлечения. Самые дорогие ошибки лежат не в составе папки, а в датах: 3 рабочих дня на уведомление МВД, месяц предельного отстранения по статье 327.5 ТК РФ, срок действия патента и полиса ДМС, ежегодный пересчёт допустимой доли. Проверка по реестру контролируемых лиц в день подписания договора закрывает риск, который другими документами не закрывается.

Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы сроки жили в системе, а не в памяти кадровика: карточка сотрудника хранит даты действия миграционных документов, подписание фиксируется журналом, а выгрузка по любому работнику собирается за минуты. Для компаний с сезонным иностранным персоналом это снимает основную часть ручной сверки.

Частые вопросы

Нужно ли переводить документы иностранного работника на русский язык и заверять перевод

Документы, составленные на иностранном языке, представляются с переводом на русский язык, верность которого засвидетельствована нотариально. Это касается паспорта, документа об образовании и свидетельств, которые вы вносите в кадровые документы. Перевод хранится вместе с личным делом, а его реквизиты удобно отражать в описи документов личного дела, чтобы при проверке не искать оригинал перевода отдельно.

Можно ли принять иностранца на работу по совместительству и какие документы добавляются

Можно, если разрешительный документ допускает работу в этом субъекте РФ и по этой профессии, а уведомление в МВД подаётся отдельно по каждому работодателю. Если совместителя принимают на работу с вредными или опасными условиями труда, запрашивается справка о характере и условиях труда по основному месту работы: закон не допускает занятости во вредных условиях одновременно на двух работах. Не запросили справку, приняли, человек отработал два года в двойной вредности — ответственность на работодателе.

Что делать, если патент работника оформлен на другую профессию

Допускать к работе по должности, не совпадающей с профессией в патенте, нельзя: это привлечение к труду с нарушением условий разрешительного документа. Работник переоформляет патент с новой профессией через подразделение по вопросам миграции или миграционный центр, а до получения нового патента работа по новой должности не начинается. Временный перевод иностранного работника ограничен статьёй 327.4 ТК РФ и не заменяет переоформление патента.

Обязан ли работодатель оплачивать патент и авансовые платежи за работника

Обязанности такой нет: фиксированный авансовый платёж по НДФЛ вносит сам иностранный гражданин, патент оформляется на него лично. Работодатель уменьшает исчисленный НДФЛ на суммы уплаченных работником фиксированных платежей при наличии уведомления налогового органа и заявления работника. При этом контроль факта оплаты остаётся практической обязанностью компании: неоплаченный вовремя патент прекращает действие, а последствия наступают у работодателя.

Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ с иностранным гражданином

Да, уведомление подаётся о заключении и о прекращении не только трудового договора, но и гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг, в те же 3 рабочих дня и по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Статус исполнителя по ГПХ и статус работника по трудовому договору при этом не смешиваются: гарантии главы 50.1 ТК РФ на исполнителя по ГПХ не распространяются, а миграционная обязанность уведомить возникает одинаково.

Как оформить дистанционную работу иностранного гражданина, который находится за пределами России

Требования главы 50.1 ТК РФ рассчитаны на труд на территории Российской Федерации, и патент для работы из-за рубежа не нужен. Минтруд последовательно рекомендует оформлять такое сотрудничество гражданско-правовым договором, поскольку работодатель не может обеспечить безопасные условия труда за пределами страны. Решение принимается до найма: переоформить трудовой договор в договор ГПХ задним числом нельзя, а выбор формы определяется существом отношений, а не удобством.

Можно ли подписывать документы с иностранным работником в электронном виде

Да, глава 50.1 ТК РФ не содержит изъятий по электронному взаимодействию: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о приёме и об отстранении, ознакомление с локальными актами переводятся в электронный вид при введённом КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Исключения общие для всех работников: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Согласие работника на КЭДО и ознакомление с локальным актом о нём собираются в письменной форме до начала электронного обмена.