Электронная подпись физического лица выглядит по-разному не потому, что подписей несколько, а потому, что программа складывает результат подписания в разную упаковку. Подписывается всегда одно и то же: хеш файла, зашифрованный закрытым ключом, плюс сертификат владельца. Дальше это либо ложится рядом с документом отдельным файлом с расширением .sig, .p7s, .sgn, .sign или .bin, либо встраивается внутрь PDF и показывается штампом, либо остаётся в панели «Подписи» внутри файла Word. Главное различие определяет, что вы передаёте другой стороне: откреплённая подпись хранится отдельным файлом и уходит только в паре с оригиналом, присоединённая и встроенная лежат внутри одного файла, и без криптопрограммы или онлайн-проверки такой файл не открывается.
Разберём каждый вариант: как устроен комплект из двух файлов, что означают расширения, чем встроенная подпись PDF отличается от картинки со штампом, где искать подпись в Word и в письме, как выглядит комплект с машиночитаемой доверенностью. Покажем, что делать, если пришёл файл, который не открывается, и как проверить подпись без установки криптопровайдера. Уровни подписи со штампом времени и архивным форматом, сценарная таблица по ситуациям, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите свой документ и файл подписи в форму ниже: она покажет, кто подписал, каким сертификатом и действительна ли подпись на момент проверки.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Почему одна и та же подпись выглядит по-разному
Усиленная электронная подпись состоит из трёх частей: сертификата, открытого ключа и закрытого ключа. В сертификате записано, кому выдана подпись, кто её выдал и в какой период она действует. Открытый ключ нужен принимающей стороне, чтобы проверить, что документ не изменился после подписания. Закрытый ключ хранится у владельца: на токене, в реестре компьютера, в облаке удостоверяющего центра или в мобильном приложении. Само подписание во всех случаях одинаково: считается хеш документа и шифруется закрытым ключом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Различается только то, куда программа положит получившуюся структуру. Один и тот же сертификат физического лица даст файл .sig в Инструментах КриптоПро, файл .p7s при отправке письма, встроенную подпись PAdES внутри PDF и запись в панели «Подписи» в Word. Формат задаёт не подпись, а программа и требования принимающей стороны: площадка, ведомственная система, оператор ЭДО или регламент обмена с контрагентом.
Ниже сведены форматы, с которыми сталкивается обычный человек, и то, что нужно, чтобы такую подпись прочитать.
| Формат | Что видит человек | Чем проверить |
|---|---|---|
| Откреплённая CAdES | Два файла рядом: договор.pdf и договор.pdf.sig | Загрузить оба файла парой в программу или онлайн-сервис проверки |
| Присоединённая CAdES | Один файл, документ внутри контейнера подписи | Криптопрограмма или сервис проверки, который извлекает вложенный документ |
| Встроенная PAdES в PDF | Обычный PDF, штамп на странице и панель подписей в просмотрщике | Программа для PDF с поддержкой ГОСТ или онлайн-проверка |
| Подпись в Word и Excel | Полоса «Помечен как окончательный» и панель «Подписи» сбоку | Сам Word с установленным криптопровайдером, пункт «Состав подписи» |
| Подпись в письме | Вложение .p7s или контейнер, который почта не открывает | Почтовый клиент с поддержкой российских алгоритмов либо отдельная программа |
| ПЭП на портале «Работа в России» | Документ и штамп Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата | Выгрузка архива документов из личного кабинета |
| УНЭП или УКЭП в Госключе | Документ приходит в приложение, подписанный экземпляр возвращается на Госуслуги | Проверка подписи на портале Госуслуг или в стороннем сервисе |
| Комплект с МЧД | Документ, файл подписи, XML доверенности и подпись доверенности | Проверка подписи плюс сверка сведений МЧД с сертификатом подписанта |
Из таблицы видно практическое следствие: количество файлов в комплекте зависит от формата, и потеря одного из них делает проверку невозможной. Дальше разберём каждый вариант по отдельности.
Откреплённая и присоединённая подпись: один файл или два
Откреплённая подпись создаётся отдельным файлом. В папке лежит оригинал, например договор.pdf, и рядом договор.pdf.sig того же имени. Оригинал открывается любым просмотрщиком и выглядит так, будто его никто не подписывал: никакой отметки внутри документа нет. Именно из-за этого сотрудники чаще всего решают, что подписание не прошло.
Присоединённая подпись работает иначе: документ упаковывается внутрь контейнера подписи, и на выходе остаётся один файл. Открыть его двойным щелчком не получится, нужна программа, которая умеет извлекать вложение. Если следом подписывает второй человек, его подпись накладывается на уже сформированный контейнер.
В практике Добыто основная часть обращений сотрудников после перехода на электронное подписание сводится к одной фразе: «файл не открывается». В половине случаев человеку прислали присоединённый контейнер вместо пары файлов, во второй половине потеряли по дороге файл .sig и оставили только документ.
Лайфхак: когда документ подписан открепленной подписью и глазами подпись не видна, делают точную копию документа и добавляют в неё штамп визуализации. Целостность оригинала при этом не меняется, а копия годится для просмотра и печати.
Расширения .sig, .p7s, .sgn, .sign и .bin: что означает имя файла
Расширение файла подписи выбирает программа, а не закон. В настройках Инструментов КриптоПро и КриптоАРМ ГОСТ доступны пять вариантов: sig, p7s, sgn, sign и bin. Внутри при этом лежит одна и та же структура CAdES. Файл с расширением .p7s чаще приходит из почтовых и зарубежных систем, .sgn отдают отдельные российские программы, .sig стал привычным для площадок и ведомственных систем.
Имя файла читается справа налево: последнее расширение говорит о подписи, предыдущее — о том, что именно подписано. Файл акт.xlsx.sig означает подпись к таблице, а не подписанную таблицу.
Практическое следствие: если приёмная сторона требует .sig, а ваша программа сохранила .p7s, менять расширение вручную бессмысленно и опасно. Переподпишите документ, выставив нужное расширение в настройках, или уточните, принимает ли площадка контейнер как есть.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штамп на PDF: что он значит и чего не значит
Прямоугольник с надписью «Подписано цифровой подписью», номером сертификата и датой может появиться в документе двумя разными способами. Первый: это встроенная подпись формата PAdES, она проверяется программой и подтверждает целостность файла. Второй: это картинка, добавленная поверх страницы при печати или визуализации, и никакой криптографии за ней нет.
Факт: штампы визуализации сами по себе юридической силы не несут. В спорной ситуации суд запрашивает первичный документ и файлы подписи, которые были сформированы при подписании, а не распечатку со штампом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп на странице нужен человеку, а не проверяющей системе. Организации он удобен: сотрудник открывает PDF и сразу видит, что документ подписан. Но если дело дойдёт до спора, предъявлять придётся исходный файл и файл подписи целиком, поэтому храните комплект, а не красивую распечатку».
Word, письмо и машиночитаемая доверенность
В документах Word и Excel подпись живёт внутри файла. Сверху появляется полоса «Помечен как окончательный», сбоку открывается панель «Подписи», а через пункт «Состав подписи» видно, кто подписал и каким сертификатом. Отдельного файла при этом не создаётся, и увидеть подпись без установленного криптопровайдера не получится: на чужом компьютере документ откроется, но панель будет пустой либо подпись отметится как непроверенная.
В письме подпись приходит вложением. Обычно это файл с расширением .p7s рядом с текстом сообщения. Если отправитель ещё и зашифровал письмо, во вложении окажется контейнер, который почтовый клиент не откроет без поддержки российских алгоритмов. Программы вроде КриптоАРМ ГОСТ 3 со встроенным почтовым клиентом решают задачу целиком: письмо и вложения подписываются и шифруются в одном окне.
Машиночитаемая доверенность добавляет к комплекту ещё два файла. Сама МЧД — это XML со сведениями о доверителе, представителе и перечнем полномочий, а к ней прикладывается отдельная подпись доверенности, созданная руководителем организации. Сотрудник филиала подписывает документы сертификатом физического лица: филиал не является юридическим лицом по статье 55 ГК РФ, отдельный сертификат на филиал не выпускают, а полномочия подтверждает МЧД от головной организации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон допускает МЧД на физическое лицо без указания должности. После увольнения такая доверенность формально продолжает действовать, пока её не отозвали, и сертификат в реестре компьютера тоже никуда не исчезает. Перед последним рабочим днём проверьте, отозван ли ваш сертификат в удостоверяющем центре и прекращена ли доверенность».
Образцы и формы для работы с электронной подписью
Комплект закрывает разбор входящего файла и фиксацию результата проверки: начните с памятки о двух файлах, если получатель не понимает, что ему прислали.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Памятка получателю: почему пришло два файла | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Шаблон МЧД: образец и структура XML | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (журнал учёта) | Скачать |
Как выглядит подпись работника в КЭДО, на «Работе в России» и в Госключе
Работник почти никогда не видит файл подписи. В сервисе КЭДО он открывает документ, нажимает кнопку и получает отметку о подписании в интерфейсе; файлы формируются на стороне системы и лежат в электронном архиве работодателя. Виды подписи для кадровых документов закреплены статьёй 22.3 ТК РФ: часть документов работник вправе подписывать ПЭП, часть требует усиленной подписи.
Полезно знать: на портале «Работа в России» документ, подписанный простой электронной подписью работника, дополнительно получает штамп Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата и сроком его действия. В выгруженном архиве рядом с документом лежит текстовый файл подтверждения и файл, подтверждающий неизменность документа после подписания.
В Госключе картина другая. Закрытый ключ хранится на самом смартфоне, поэтому доступ к подписи привязан к устройству и паролю приложения. УНЭП выпускается по подтверждённой учётной записи на Госуслугах, включая иностранцев с подтверждённой записью. Для УКЭП нужны биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон, который умеет его считать.
Внимание: если удалить приложение Госключ или забыть пароль от него, восстановить прежнюю подпись нельзя: другого доступа к закрытому ключу не существует. Подпись выпускается заново, и это уже другая подпись со своим сроком действия.
Мы в Добыто закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и отдельно проговариваем, где сотрудник увидит подтверждение подписания. Этот шаг снимает основную часть обращений вида «я нажал, но ничего не появилось».
Уровни подписи: базовая, со штампом времени и архивная
Сертификат действует ограниченный срок. Когда он истечёт, проверить документ по базовому формату уже нельзя: система не подтвердит, что сертификат был действителен в момент подписания. Для этого в подпись добавляют доказательства подлинности.
Первое доказательство — штамп времени от доверенной службы: в момент подписания ей передаётся хеш документа, а в ответ приходит метка с точным временем. Свои службы штампов времени есть у ФНС и у аккредитованных удостоверяющих центров. Второе — ответ службы проверки статуса сертификата, который подтверждает, что сертификат не был отозван на момент подписания. Третье — архивная метка, которая заверяет обе предыдущие.
Из этого складывается лестница форматов: базовый CAdES-BES без доказательств, CAdES-T со штампом времени, CAdES-X Long Type 1 со ссылками на сертификаты и ответами службы статусов, CAdES-A с архивной меткой. Подпись базового уровня можно усовершенствовать позже, не переподписывая документ заново.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Кадровые и финансовые документы живут дольше сертификата: сроки хранения измеряются десятилетиями. Если подпись осталась на базовом уровне, через несколько лет вы получите документ, целостность которого подтверждается, а момент подписания — нет. Проверьте у своего работодателя или оператора, до какого уровня доводятся подписи в архиве».
Как понять, чем подписан ваш документ
Порядок действий одинаков и для сотрудника, который получил файлы от работодателя, и для человека, которому прислал документы контрагент.
Как определить формат подписи и проверить её: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посмотрите на состав папки. Два файла с одинаковым именем и разными расширениями означают откреплённую подпись, один непонятный файл — присоединённую, обычный PDF — встроенную подпись или отсутствие подписи вовсе.
- Шаг 2. Прочитайте имя файла справа налево. Предпоследнее расширение указывает на исходный документ: договор.pdf.sig подписывает PDF, реестр.xml.sig — файл XML.
- Шаг 3. Откройте PDF в просмотрщике и найдите панель подписей. Если панели нет, а штамп на странице есть, перед вами изображение, а не встроенная подпись.
- Шаг 4. Загрузите комплект в сервис проверки: для откреплённой подписи нужны оба файла, для присоединённой достаточно одного. Пакет файлов можно загрузить архивом.
- Шаг 5. Прочитайте карточку результата: подписант, издатель сертификата, срок действия, алгоритм и статус проверки. Отдельно проверьте, есть ли штамп времени.
- Шаг 6. Сохраните протокол проверки в PDF и приложите его к своему экземпляру документа. Позже он подтвердит, что подпись проверялась и была действительна.
Отдельная проверка квалифицированной подписи доступна на портале Госуслуг в сервисе проверки электронной подписи: туда загружают документ и файл подписи и получают официальный результат по сертификату. Для неквалифицированной подписи и для подписей тестовых удостоверяющих центров результат будет отрицательным, даже если математически подпись верна.
Когда формат ломает процесс, а когда не имеет значения
Внутри одной системы формат читателя не касается: сервис КЭДО, банковское приложение или портал сами упаковывают подпись и сами её проверяют. Разбираться в расширениях приходится там, где файл покидает систему: при отправке контрагенту, выгрузке архива, подаче документов в ведомство или передаче спора в суд.
Отказ обычно вызывают четыре причины. Первая: площадка ждёт откреплённую подпись, а ей отдали присоединённый контейнер. Вторая: требуется встроенная подпись PDF, а прислали пару файлов. Третья: расширение не входит в список, который принимает система. Четвёртая: подпись базового уровня там, где регламент требует штамп времени.
Цена ошибки считается не стоимостью переподписания. Если работодатель подписал кадровый документ подписью, которая не допускается статьёй 22.3 ТК РФ для этого вида документа, инспектор ГИТ такой документ не признаёт: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а в трудовом споре документ не работает как доказательство. Для работника цена другая: документ, который не удалось проверить, приходится подписывать заново, а сроки при этом сдвигаются.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас в компании форматы подписи никто не контролирует, штатный криптограф для этого не нужен: в сервисе Добыто формат задаётся маршрутом документа один раз и дальше применяется ко всем подписаниям.
Что критично в разных ситуациях, видно из таблицы.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Подписываете кадровые документы в КЭДО | Вид подписи по статье 22.3 ТК РФ и доступ к архиву | Расширение файла подписи |
| Получили файлы от контрагента | Полный комплект: документ, подпись, при необходимости МЧД | Наличие штампа на странице |
| Готовите документ для суда | Исходный файл, файлы подписи, протокол проверки | Распечатка с визуализацией |
| Документ уходит в архив на десятилетия | Штамп времени и архивный уровень подписи | Программа, в которой подписывали |
| Подписываете как представитель филиала | Действующая МЧД от юридического лица и совпадение данных с сертификатом | Тип ключевого носителя |
| Отправляете подписанный документ письмом | Передать все файлы комплекта одним отправлением | Формат архива вложения |
Отсюда простое правило подготовки: перед отправкой уточните у принимающей стороны две вещи — откреплённая подпись или встроенная и какое расширение файла она принимает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Носитель ключа на формат подписи не влияет. Рутокен, JaCarta или ESMART Token определяют, где лежит закрытый ключ и как вы вводите PIN-код, но файл на выходе будет одинаковым. Если площадка отказывает, ищите причину в настройках программы и в цепочке сертификатов, а не в токене».
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно их покупать не нужно. Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Форма файла ничего не говорит о силе подписи: и два файла рядом, и один контейнер, и штамп внутри PDF могут содержать одну и ту же квалифицированную подпись физического лица. Значение имеет другое: полный ли у вас комплект, какой вид подписи применён, есть ли доказательства момента подписания и принимает ли ваш формат та сторона, которой документ адресован. Проверка занимает минуту и даёт протокол, который можно приложить к документу.
Мы в Добыто настраиваем подписание кадровых документов так, чтобы сотруднику не приходилось разбираться в расширениях: формат задаётся маршрутом, подписи выпускаются в составе тарифа, а комплект файлов хранится в электронном архиве вместе с документом.
Частые вопросы
Можно ли распечатать электронный документ и подать распечатку в суд?
Распечатка со штампом визуализации не заменяет комплект файлов. Суд исследует первичный документ и файлы подписи, сформированные при подписании, а также условия, при которых стороны договорились использовать электронную подпись. Готовьте выгрузку архива: документ, файл подписи, при наличии МЧД и её подпись, а также протокол проверки.
Почему у меня документ открывается, а у коллеги нет?
Присоединённая подпись требует программы, которая извлекает вложенный документ, а подпись внутри Word проверяется только при установленном криптопровайдере. Если файл нужно передать человеку без такого программного обеспечения, подписывайте открепленной подписью и отправляйте оба файла либо используйте встроенную подпись PDF.
Файл подписи потерялся, документ остался. Что делать?
Восстановить подпись из документа невозможно: это отдельный файл со своими данными. Запросите комплект у отправителя повторно. Если отправитель не может его предоставить, документ переподписывают заново, а факт невозможности переподписания фиксируют актом.
Может ли у одного человека быть две действующие подписи?
Да, это не запрещено. Сертификат на токене и сертификат в реестре компьютера существуют параллельно, и выпуск второй подписи не отменяет первую. Отсюда практическое требование: ведите учёт своих сертификатов и отзывайте те, которыми больше не пользуетесь.
Что происходит с подписанными документами после окончания срока сертификата?
Документ остаётся подписанным, но подтвердить момент подписания становится сложнее. Если в подпись включён штамп времени и ответ службы статусов, проверка проходит и после истечения срока. Без них приходится опираться на косвенные доказательства: журналы входов и действий в системе подписания.
Как отозвать подпись при увольнении?
Отзыв делается не в организации, а в том удостоверяющем центре, который выдал сертификат: владелец подписи подаёт заявление на аннулирование. Удаление сертификата из реестра компьютера отзывом не является. Отдельно проверьте, прекращена ли машиночитаемая доверенность, выданная на вас.
Можно ли подписать документ, не устанавливая криптопровайдер?
Да. Мобильное приложение Госключ выпускает УНЭП по подтверждённой учётной записи на Госуслугах и подписывает документы без установки программ на компьютер. Закрытый ключ при этом хранится на самом смартфоне, поэтому доступ к подписи зависит от устройства и пароля приложения.
