Должностная инструкция делопроизводителя закрепляет за специалистом работу с документами организации: приём, регистрацию и отправку корреспонденции, контроль исполнения, текущее хранение, формирование дел по номенклатуре и их передачу в архив. Перечень обязанностей собирают из профстандарта 07.002 (приказ Минтруда № 333н, обобщённая трудовая функция B, уровень 5) и характеристики «Делопроизводитель» из квалификационного справочника, утверждённого постановлением Минтруда № 37. Отдельным документом инструкция не обязательна, обязанности можно записать в трудовой договор, но знакомят с ней под роспись до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ. Если инструкция утверждена отдельно, новую редакцию без изменения трудовой функции вводят приказом с ознакомлением, если она приложение к трудовому договору — дополнительным соглашением.
Покажем, какие участки документооборота закрепить формулировками из профстандарта, что оставить специалисту по кадрам и как прописать номенклатуру, сроки хранения по Перечню № 236 и доступ к персональным данным. Разберём судебное дело 2025 года, где за поручение регистрации и архивирования без письменного согласия работнице взыскали 56 676,71 рубля. Таблица ответственности по ТК РФ и КоАП, сценарии изменения инструкции, порядок утверждения, стоимость электронного ознакомления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательна ли должностная инструкция делопроизводителя и где закрепить обязанности
Трудовой кодекс не требует утверждать должностную инструкцию отдельным документом. Минтруд разъясняет, что должностные обязанности можно закрепить в трудовом договоре либо в должностной инструкции, оформленной как самостоятельный документ или как приложение к договору. Выбор способа определяет, как потом будут меняться обязанности делопроизводителя.
Позиция трудовой инспекции совпадает с позицией министерства. В материале для кадровых работников, который опубликовала государственная инспекция труда на сайте Роструда, прямо сказано: должностная инструкция не является обязательным для принятия документом, её можно утвердить отдельно или приложением к трудовому договору. Там же описан порядок внесения изменений для каждого варианта.
| Где закреплены обязанности | Как вводятся | Как меняются |
|---|---|---|
| В тексте трудового договора | Подписанием трудового договора | Только по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) |
| Должностная инструкция — приложение к трудовому договору | Подписанием договора с приложением | Дополнительным соглашением, которым меняют договор и инструкцию |
| Должностная инструкция — отдельный документ | Приказом об утверждении и ознакомлением под роспись | Новой редакцией, если изменения не затрагивают обязательные условия трудового договора |
Для делопроизводителя, обязанности которого меняются вместе с системой документооборота, удобнее отдельная инструкция: смена журнала регистрации на электронную базу или новая номенклатура не требуют каждый раз переподписывать договор. Ограничение одно — новая редакция не может менять трудовую функцию, об этом ниже в разделе про изменения.
Записанный перечень обязанностей работает в обе стороны. Статья 21 ТК РФ обязывает работника добросовестно исполнять обязанности, возложенные на него трудовым договором, статья 22 обязывает работодателя предоставлять работу, обусловленную договором, и знакомить под роспись с локальными актами, связанными с трудовой деятельностью. Дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ применяется только за неисполнение возложенных обязанностей, поэтому работу, которой нет ни в договоре, ни в инструкции, делопроизводителю в вину не поставить.
Когда отдельная инструкция делопроизводителя не нужна
Отдельный документ избыточен, если обязанностей немного и они полностью перечислены в трудовом договоре: при небольшом штате это законный вариант. Второй случай — делопроизводство поручают работнику другой должности, например секретарю или библиотекарю. Здесь новая инструкция ничего не решает: дополнительную работу наряду с основной статья 60.2 ТК РФ допускает только с письменного согласия работника, где указывают срок, содержание и объём, а размер доплаты по статье 151 ТК РФ устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма работы.
Кейс из практики: работнице на должности библиографа поручили регистрацию, рассылку и архивирование документов, письменного согласия и доплаты не оформили. 3 марта 2025 года Северо-Енисейский районный суд частично удовлетворил её иск и взыскал 56 676,71 рубля задолженности по заработной плате за дополнительную работу по делопроизводству. Если функции делопроизводителя распределены между сотрудниками других должностей, проверьте, есть ли у каждого подписанное согласие с объёмом работы и размером доплаты.
Образцы локальных актов для утверждения инструкции и ознакомления
Комплект нужен для утверждения инструкции, ознакомления под роспись или в электронном виде и разграничения обязанностей с кадровой службой; начните с приказа об утверждении локального нормативного акта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству (для разграничения обязанностей) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Профстандарт 07.002 и квалификационный справочник: из чего собрать трудовую функцию
Для должности «Делопроизводитель» есть два официальных источника формулировок, и они описывают её по-разному. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, относит делопроизводителя к техническим исполнителям. Профстандарт 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» называет эту должность в обобщённой трудовой функции B «Документационное обеспечение деятельности организации» пятого уровня квалификации.
Профстандарт утверждён приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н, зарегистрирован в Минюсте 15.07.2020 под № 58957 и применяется с 27 июля 2020 года. Текст приказа доступен на официальном портале правовой информации. Прежний стандарт, утверждённый приказом № 276н, отменён, а в части скачиваемых образцов инструкции делопроизводителя ссылка на него до сих пор стоит в разделе «Общие положения». Если вы берёте за основу готовый образец, первым делом замените в нём реквизиты профстандарта.
| Параметр | Квалификационный справочник (постановление № 37) | Профстандарт 07.002 (приказ № 333н) |
|---|---|---|
| Место должности | Раздел 3, другие служащие (технические исполнители) | ОТФ B «Документационное обеспечение деятельности организации», уровень 5 |
| Образование | Начальное профессиональное либо среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе | Среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена либо непрофильное СПО и профессиональная переподготовка по профилю |
| Стаж | Без требований к стажу | Требования к опыту не установлены |
| Состав работы | Единый перечень должностных обязанностей | Три трудовые функции: B/01.5 организация работы с документами, B/02.5 организация текущего хранения, B/03.5 обработка дел для последующего хранения |
Обязателен ли профстандарт, решает статья 195.3 ТК РФ: его применяют в обязательном порядке только в части квалификационных требований, установленных ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным правовым актом. Для делопроизводителя коммерческой организации такого требования нет, поэтому характеристики профстандарта используются как основа. Работодатель вправе взять перечень обязанностей из справочника, а образование указать по своему усмотрению, но формулировки трудовых функций B/01.5-B/03.5 точнее описывают современный документооборот, включая электронный.
Обобщённые функции C и D профстандарта относятся к обеспечению деятельности руководителя организации и имеют шестой уровень квалификации. В инструкцию делопроизводителя пятого уровня их не переносят: если делопроизводителю поручают, например, информационно-аналитическую поддержку руководителя, это уже другая трудовая функция.
Какие документы и участки работы закрепить за делопроизводителем
Раздел «Должностные обязанности» удобнее строить по участкам документооборота, а внутри каждого участка перечислять операции и виды документов. Таблица сводит формулировки трудовых функций профстандарта и характеристики из справочника: обе можно переносить в инструкцию почти дословно, привязав к вашим журналам и системе.
| Участок | Документы и операции, которые закрепляют за делопроизводителем | Основа формулировки |
|---|---|---|
| Входящие документы | Приём и первичная обработка, сортировка, регистрация, доставка исполнителям; передача на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя | B/01.5; справочник |
| Исходящие документы | Отправка исполненной документации адресатам, учёт отправляемой корреспонденции | B/01.5; справочник |
| Регистрационные данные и справочная работа | Регистрационные карточки или банк данных, картотека учёта прохождения документов, справки по зарегистрированным документам, справочный аппарат для поиска | B/01.5; справочник |
| Контроль исполнения | Контроль за исполнением документов и прохождением служебных материалов | B/01.5; справочник |
| Номенклатура и текущее хранение | Разработка номенклатуры дел, проверка оформления и отметок об исполнении, заголовки дел и сроки хранения, формирование дел, контроль распределения и подшивки | B/02.5 |
| Подготовка дел к архиву | Проверка сроков хранения, документы для экспертной комиссии и акты на уничтожение, описи и оформление дел постоянного и долговременного хранения, передача в архив организации | B/03.5; справочник |
| Сохранность | Обеспечение сохранности проходящей служебной документации, хранение документов текущего архива | Справочник |
Таблица закрывает типовой объём должности. Каждую строку стоит конкретизировать под организацию: назвать журнал или систему регистрации, круг подразделений, которым делопроизводитель передаёт документы, и срок, в который входящий документ должен попасть к исполнителю. Формулировка «ведёт делопроизводство» без такой детализации при споре не показывает, что именно работник должен был сделать.
Кадровые документы в этот перечень не входят. Характеристика «Делопроизводитель» в справочнике не включает оформление трудовых договоров, приказов по личному составу и личных карточек: это работа специалиста по кадровому делопроизводству, и её закрепляют в его инструкции. Если в небольшой компании оба участка ведёт один человек, обязанности по кадровым документам записывают в его инструкцию явно, отдельным подразделом, а не формулой «и иные документы».
Раздел «Должен знать» в старых образцах переписан из справочника 1998 года и ссылается на Единую государственную систему делопроизводства и стандарты унифицированной системы документации. На дату публикации оформление документов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2025, который действует с 18 августа 2025 года, утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ссылку в инструкции обновите, тем более что стандарт распространяется и на сами инструкции, и на документы на бумажном и электронном носителях.
Отдельной строкой в инструкцию входит работа с электронными документами: сканирование входящей бумаги, регистрация в системе, проверка подписи. Делопроизводитель должен различать электронный образ и электронный документ. Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 определил образ как электронную копию документа, изготовленного на бумаге, а электронный документ — как изначально созданный в электронной форме.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В спорах о подписи мы сначала выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ.»
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
В системе электронного документооборота часть операций из таблицы выполняет программа: маршрут согласования, напоминания о сроках, перенос в архив. В Добыто раздел «Документы» разбит на вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», а подписание, согласование и отправку в архив можно выполнить массово. Для инструкции это значит, что обязанность «вести журнал регистрации» заменяется обязанностью вносить и проверять реквизиты документов в конкретной системе и контролировать статусы.
Номенклатура дел, сроки хранения и архив: что записать в инструкцию
Статья 13 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. На практике это годовой цикл: в конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив. Делопроизводитель отвечает за этот цикл на всех этапах, от разработки номенклатуры до описи, поэтому в инструкции его нужно описать с привязкой к нормативной базе.
Сроки хранения определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449, действует с 18.02.2020). Срок хранения каждого дела устанавливают по конкретной статье Перечня, и в номенклатуре указывают номер этой статьи. Формулировка в инструкции «хранит документы в течение установленного срока» без ссылки на номенклатуру ничего не закрепляет.
Порядок хранения, экспертизы ценности, описей, передачи и уничтожения задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. С 17 сентября 2023 года они заменили правила, утверждённые приказом Минкультуры № 526, на который до сих пор ссылаются многие инструкции и методички. Текст действующих правил опубликован на сайте Росархива в разделе документов. По этим правилам электронные архивные документы хранят в системе хранения электронных документов и (или) на физически обособленных носителях, а локальные правила организации должны обеспечивать разграничение доступа и юридическую значимость документов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечень № 236 — основной, но не единственный. Для отдельных сфер действуют ведомственные перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет: в здравоохранении это приказы Минздрава о медицинской документации, в образовании — перечни со сроками для личных дел обучающихся, учебных планов и журналов, в финансовом секторе — указания Банка России.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок проверки простой: сначала ищем отраслевой перечень и только потом открываем общий. Ошибка обычно возникает в обратной последовательности: специалист открывает Перечень № 236, находит похожую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Пропишите в инструкции делопроизводителя, какие перечни применяет ваша организация, и сверьте с ними номенклатуру.»
Форма хранения определяется формой создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его тоже не заменяет. Для делопроизводителя это прямая обязанность: при регистрации зафиксировать, в какой форме создан документ, и сформировать дело в той же форме.
Внимание: личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если они завершены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов. Если делопроизводитель передаёт в архив и кадровые дела, этот срок указывают в номенклатуре отдельно.
Для дел длительного хранения опись удобнее составлять по работникам, а не только по годам. При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания ищут документы конкретного человека за весь период работы, а не журнал за определённый год. Эту обязанность можно прямо записать в подраздел об архиве.
В подраздел «Архивное хранение» инструкции делопроизводителя переносят пять обязанностей:
- ежегодно разрабатывать номенклатуру дел с указанием сроков хранения и статей применяемого перечня;
- формировать дела в течение года в той форме, в которой созданы документы;
- проверять сроки хранения и готовить документы для экспертной комиссии, включая акты на уничтожение;
- составлять описи дел постоянного и долговременного хранения и передавать дела в архив организации;
- соблюдать правила хранения, утверждённые приказом Росархива № 77, и локальный порядок доступа к архиву.
Если в организации ведётся электронный архив, в инструкции дополнительно указывают систему, в которой он ведётся, и права делопроизводителя в ней. В Добыто подписанный кадровый документ автоматически уходит в электронный архив, поэтому делопроизводителю закрепляют проверку комплектности и выгрузку дел для проверок, а не ручной перенос файлов.
Доступ к персональным данным и ответственность делопроизводителя
Через делопроизводителя проходят обращения граждан, договоры, служебные записки с данными работников, поэтому он почти всегда получает доступ к персональным данным. Статья 7 закона № 152-ФЗ запрещает лицам, получившим такой доступ, раскрывать персональные данные третьим лицам без согласия субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом. В инструкции этот запрет конкретизируют: перечисляют категории документов с персональными данными, с которыми работает делопроизводитель, и указывают, что доступ к ним ограничен целями его должностных обязанностей.
Раздел «Ответственность» в образцах обычно сведён к фразе «несёт ответственность в соответствии с законодательством». Для делопроизводителя полезнее показать конкретные основания: они различаются и по субъекту, и по условиям применения.
| Вид ответственности | Основание | Условие и размер |
|---|---|---|
| Дисциплинарная | Статья 192 ТК РФ | Неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него обязанностей; замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям |
| Материальная, полная | Статья 243 ТК РФ | Только в перечисленных случаях, в том числе умышленный ущерб, ущерб в результате административного правонарушения, разглашение охраняемой законом тайны |
| Административная за разглашение информации ограниченного доступа | Статья 13.14 КоАП РФ | Если доступ ограничен федеральным законом и сведения разглашены лицом, получившим их по службе: гражданин — 5 000-10 000 руб., должностное лицо — 40 000-50 000 руб. или дисквалификация до 3 лет, юрлицо — 100 000-200 000 руб. |
| Административная за нарушения при обработке персональных данных | Статья 13.11 КоАП РФ, части 1 и 2 | Обработка вне законных случаев или несовместимо с целями: должностное лицо — 50 000-100 000 руб., юрлицо — 150 000-300 000 руб.; без требуемого письменного согласия: 100 000-300 000 руб. и 300 000-700 000 руб. |
| Административная работодателя | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Нарушение трудового законодательства, например неознакомление с локальными актами при приёме: предупреждение или штраф для должностных лиц 1 000-5 000 руб., для юрлиц 30 000-50 000 руб. |
Штрафы по статьям 13.11 и 13.14 КоАП РФ зависят от конкретного состава. С изменениями, внесёнными законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ, в статье 13.11 появились отдельные составы за утечки: например, за неправомерную передачу данных от 1 000 до 10 000 субъектов по части 12 должностному лицу грозит штраф 200 000-400 000 рублей, юрлицу — от 3 до 5 млн рублей. Ответственность за такие нарушения несёт прежде всего организация как оператор персональных данных, поэтому в инструкции делопроизводителя достаточно перечислить обязанности по защите данных и сослаться на локальные акты о персональных данных, а санкции КоАП переписывать не нужно.
Как утвердить, изменить инструкцию и ознакомить с ней делопроизводителя
При приёме на работу статья 68 ТК РФ требует до подписания трудового договора ознакомить работника под роспись с локальными актами, непосредственно связанными с его работой. Если должностная инструкция утверждена отдельным документом, её подписывают в этот же момент, а не после первой рабочей недели. Дата ознакомления в листе не должна быть позже даты трудового договора.
Перед утверждением инструкцию проверяют по шести пунктам:
- наименование должности совпадает со штатным расписанием и трудовым договором;
- в общих положениях указан действующий профстандарт 07.002 по приказу № 333н, а не отменённый № 276н;
- обязанности разбиты по участкам документооборота и привязаны к журналам или системе, которые реально используются;
- кадровые документы либо исключены, либо выделены отдельным подразделом;
- в подразделе об архиве названы применяемые перечни и указана ссылка на номенклатуру дел;
- ссылки на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и приказ Минкультуры № 526 заменены на ГОСТ Р 7.0.97-2025 и приказ Росархива № 77.
Как составить и утвердить должностную инструкцию делопроизводителя: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите способ закрепления обязанностей: текст трудового договора, приложение к нему или отдельный локальный акт. От этого зависит порядок будущих изменений.
- Шаг 2. Выпишите участки документооборота, которые ведёт делопроизводитель: входящие, исходящие, справочная работа, контроль исполнения, номенклатура и текущее хранение, подготовка дел к архиву. Формулировки возьмите из трудовых функций B/01.5, B/02.5 и B/03.5 профстандарта 07.002.
- Шаг 3. Конкретизируйте каждую обязанность: журнал или система регистрации, подразделения-адресаты, сроки передачи документов исполнителям, перечни сроков хранения.
- Шаг 4. Заполните разделы о требованиях к квалификации, правах, доступе к персональным данным и ответственности со ссылками на статьи ТК РФ и локальные акты.
- Шаг 5. Оформите документ по ГОСТ Р 7.0.97-2025 и утвердите приказом руководителя или грифом утверждения.
- Шаг 6. Ознакомьте делопроизводителя под роспись в листе ознакомления или электронной подписью в КЭДО до подписания трудового договора, если речь о новом работнике.
Изменения в уже действующую инструкцию оформляют по-разному в зависимости от того, что меняется. Статья 74 ТК РФ позволяет работодателю при организационных или технологических изменениях менять условия трудового договора с письменным уведомлением не позднее чем за 2 месяца, но прямо исключает изменение трудовой функции. Сценарная таблица показывает, какой документ нужен в каждом случае.
| Ситуация | Как оформить | Норма |
|---|---|---|
| Инструкция утверждена отдельно, изменения не затрагивают обязательные условия трудового договора (новая система регистрации, обновлённые ссылки на ГОСТ) | Новая редакция инструкции, приказ, ознакомление под роспись | Разъяснение ГИТ, статья 22 ТК РФ |
| Инструкция — приложение к трудовому договору | Дополнительное соглашение, которым меняют договор и инструкцию | Статья 72 ТК РФ |
| Новые обязанности меняют трудовую функцию (например, делопроизводителю передают кадровое делопроизводство) | Перевод с письменного согласия работника, дополнительное соглашение | Статьи 72 и 72.1 ТК РФ |
| Работнику другой должности поручают делопроизводство наряду с основной работой | Письменное согласие со сроком, содержанием и объёмом работы, соглашение о доплате | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ |
Новая редакция отдельной инструкции не заменяет согласия работника, если меняется трудовая функция: в этом случае приказ об утверждении инструкции без дополнительного соглашения не порождает у делопроизводителя новых обязанностей.
Ознакомление с должностной инструкцией в КЭДО
Должностную инструкцию можно включить в кадровый электронный документооборот, если работодатель ввёл его локальным актом и перечислил в нём виды электронных документов и категории работников. Статья 22.1 ТК РФ выводит из этого режима отдельные документы, в частности приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда, но инструкция к ним не относится. Вид подписи для каждого документа определяет положение о КЭДО: по статьям 22.1-22.3 ТК РФ простая электронная подпись допустима не для всех кадровых документов.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решения в его пользу: в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл, потому что подпись выдали в день подписания заявления, а за работника, не умевшего пользоваться системой, подписывал другой человек. Проверьте, описан ли в вашем положении о КЭДО порядок идентификации работника при подписании.
Факт: практика по кадровому электронному документообороту складывается на уровне районных и кассационных судов общей юрисдикции. Разъяснений Верховного Суда РФ именно по трудовым спорам с электронной подписью нет.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для победы в споре мало установить, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, спор можно проиграть даже при технически исправной подписи, поэтому начните с проверки положения о КЭДО.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не отметку в журнале ознакомления, поэтому ознакомление с должностной инструкцией нового делопроизводителя лучше проводить после того, как он один раз подписал тестовый документ.
Стоимость КЭДО для ознакомления с должностными инструкциями и электронного архива
Стоимость электронного ознакомления с инструкциями зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которых подключают к системе, и набора функций: для организации, где делопроизводитель работает с электронным архивом и документы синхронизируются с 1С, нужен тариф с этими опциями. Актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Инструкция делопроизводителя работает, когда обязанности в ней разложены по участкам документооборота и привязаны к реальным журналам, системе и номенклатуре. Основу формулировок дают трудовые функции профстандарта 07.002 и характеристика из справочника 1998 года, а ссылки на устаревшие ГОСТ, профстандарт № 276н и правила Минкультуры нужно заменить. Новая редакция без изменения трудовой функции вводится приказом с ознакомлением, всё остальное, включая поручение делопроизводства сотрудникам других должностей, требует письменного согласия и доплаты.
В Добыто инструкции, приказы и листы ознакомления проходят по электронному маршруту с подписью работника и уходят в архив, поэтому кадровая служба видит, кто и когда ознакомлен с актуальной редакцией. Этот же порядок мы настраиваем при подключении компании к кадровому электронному документообороту.
Частые вопросы о должностной инструкции делопроизводителя
Можно ли отказаться от дополнительной работы по делопроизводству?
Да, если она поручена как дополнительная работа по статье 60.2 ТК РФ. Работник вправе досрочно отказаться от её выполнения, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Работодатель, в свою очередь, может досрочно отменить поручение с таким же предупреждением. Если же обязанности делопроизводителя включены в трудовую функцию по договору или переводу, отказ от них будет неисполнением трудовых обязанностей.
Нужно ли переутверждать инструкцию после замены ГОСТ Р 7.0.97-2016?
ГОСТ Р 7.0.97-2025 действует с 18 августа 2025 года, поэтому ссылки на стандарт 2016 года в инструкции устарели. Если инструкция утверждена отдельным документом и обновление не меняет трудовую функцию, достаточно утвердить новую редакцию приказом и ознакомить работника под роспись. Если инструкция является приложением к трудовому договору, изменения вносят дополнительным соглашением.
Можно ли заключить с делопроизводителем договор о полной материальной ответственности?
С 1 сентября 2025 года перечни работ и должностей для таких договоров утверждены приказом Минтруда № 251н вместо постановления Минтруда № 85, и делопроизводитель в перечне отдельной должностью не назван. Полная материальная ответственность для него возможна только в случаях статьи 243 ТК РФ: например, при умышленном причинении ущерба, ущербе в результате административного правонарушения или разглашении охраняемой законом тайны.
Как определить срок хранения документа, которого нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне не разрешает его уничтожить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется документально и фиксируется в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать обоснованный выбор, а не предположение.
Какие сроки хранения применять делопроизводителю в школе или колледже?
Для документов, специфичных для образования, действуют ведомственные перечни: в них установлены сроки хранения личных дел обучающихся, учебных планов и журналов, и они имеют приоритет над общим Перечнем № 236. Для управленческих документов, общих для любых организаций, применяют Перечень № 236. Оба источника указывают в номенклатуре дел со ссылкой на конкретную статью.
Можно ли включить согласие на обработку персональных данных в лист ознакомления с инструкцией?
Нет. С 1 сентября 2025 года часть 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ требует оформлять согласие на обработку персональных данных отдельно от иных информации и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Согласие оформляют самостоятельным документом, а лист ознакомления с должностной инструкцией подтверждает только факт ознакомления.
