Должностная инструкция является локальным нормативным актом что из этого следует

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, если работодатель утверждает её приказом для должности, а не для конкретного человека. Из этого следует несколько правил. Работодатель принимает и меняет такую инструкцию сам, без согласия работника, пока не меняется трудовая функция из трудового договора. Работника знакомят под подпись: при приёме на работу это нужно сделать до подписания договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ), а с новой редакцией — после её утверждения (статья 22 ТК РФ). Инструкция не может ухудшать положение работника по сравнению с законом (часть 4 статьи 8 ТК РФ). Если же инструкция оформлена приложением к трудовому договору, она становится его частью, и менять её можно только дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ.

Материал поможет определить статус инструкции в вашей компании, выбрать законный способ её изменить и не лишиться права применить взыскание из-за того, что работник не был ознакомлен. Отдельно разобраны инструкции директора, исполняющего обязанности директора и работников школы. Во второй половине статьи — порядок ознакомления на бумаге и в КЭДО, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, образцы документов, стоимость электронного ознакомления на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Какой правовой статус у должностной инструкции

В Трудовом кодексе РФ нет понятия «должностная инструкция»: закон не определяет, как её разрабатывать, утверждать и должна ли она быть приложением к трудовому договору. Роструд делает из этого вывод, что форму и порядок оформления работодатель выбирает сам, а отсутствие инструкции само по себе нарушением не считается (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0). На практике используются две формы, и от выбора зависит порядок всех дальнейших действий.

Первая форма — инструкция по должности. Её утверждают приказом, она распространяется на всех, кто занимает эту должность по штатному расписанию, и применяется многократно. По этим признакам она отвечает понятию локального нормативного акта из статьи 8 ТК РФ. Вторая форма — персональная инструкция, подписанная работодателем и работником как приложение к трудовому договору. Это уже не акт работодателя, а часть соглашения сторон.

Для компании с десятками одинаковых должностей удобнее первая форма: одна новая редакция инструкции обновляет обязанности сразу у всех специалистов, и подписывать допсоглашение с каждым не нужно. Вторая форма надёжнее для работника и уместна для уникальных должностей, где обязанности обсуждают при найме. Проверить свой случай можно по двум документам: если в трудовом договоре написано «приложение № 1 — должностная инструкция» и на инструкции стоит подпись работника как стороны, перед вами часть договора; если инструкцию утвердил приказ, а работник расписался в листе ознакомления, это ЛНА.

Что следует из того, что инструкция — локальный нормативный акт

Статус ЛНА подчиняет инструкцию общим правилам для всех локальных актов. Их пять, и каждое влияет на то, сможет ли работодатель сослаться на инструкцию при проверке ГИТ или в суде.

1. Работодатель принимает инструкцию в пределах своей компетенции. Работодатель — физическое лицо без статуса ИП локальные нормативные акты не принимает вовсе (часть 1 статьи 8 ТК РФ): обязанности его работников описываются в трудовом договоре.
2. Инструкция не может ухудшать положение работника. Норма, которая хуже закона, коллективного договора или соглашения, не подлежит применению (часть 4 статьи 8 ТК РФ). Пункт о «ненормированном дне без ограничений» или об удержании из зарплаты за невыполненный план суд просто не применит.
3. Инструкция действует с даты принятия. Она применяется к отношениям, возникшим после её введения в действие (статья 12 ТК РФ). Наказать работника за нарушение пункта, которого на дату проступка не было, нельзя.
4. С инструкцией знакомят под подпись. Работодатель обязан знакомить работников с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (статья 22 ТК РФ), а при приёме — до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ).
5. Мнение представительного органа учитывается, только если это предусмотрено. ТК РФ не называет должностную инструкцию среди актов, которые принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Такая обязанность возникает, если её устанавливает коллективный договор. Тогда инструкция, принятая без процедуры статьи 372 ТК РФ, тоже не подлежит применению.

Есть и шестое следствие, которое вытекает не из статьи 8, а из статей 57 и 60 ТК РФ. Трудовую функцию, то есть работу по должности в соответствии со штатным расписанием, определяет трудовой договор. Инструкция её раскрывает и детализирует, но расширить не может: требовать работу, не обусловленную трудовым договором, запрещено. Если инструкция бухгалтера поручает ему вести кадровый учёт, это другая трудовая функция, и оформляется она совмещением или переводом, а не новой редакцией инструкции.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон задаёт для локальных актов только рамку, а порядок внутри неё работодатель определяет сам. Если не прописать его под свои процессы, в компании будет действовать чужой типовой порядок из шаблона, и работать по нему придётся годами. Прежде чем утверждать инструкцию, сверьте каждый пункт с тем, что работник реально делает, и с трудовой функцией в его договоре.»

Проверить действующие инструкции на эти признаки можно за один проход: дата утверждения раньше дат спорных поручений, в тексте нет пунктов хуже закона, обязанности не выходят за должность из трудового договора, в листе ознакомления стоят подписи всех, кто занимает должность.

Лайфхак: описывайте порядок оценки работы, например результатов испытания, в локальном акте заранее. Так видно, что процедура существовала до конфликта, а не придумана под него.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как изменить должностную инструкцию без нарушения статей 72 и 74 ТК РФ

Порядок изменения зависит от двух вопросов: инструкция — ЛНА или приложение к договору, и меняется ли трудовая функция. Сочетание ответов даёт три сценария.

Инструкция утверждена как ЛНА, а изменения уточняют обязанности в пределах той же должности: добавлен отчёт в новой форме, изменён порядок согласования заявок, закреплена работа в новой учётной системе. Работодатель утверждает новую редакцию приказом и знакомит с ней работников под подпись. Согласие работника не требуется. Роструд в ответе на портале «Онлайнинспекция.РФ» о внесении изменений в должностную инструкцию подтверждает: работодатель вправе утвердить инструкцию по должности и вносить в неё изменения, а работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Что об этом думает ГИТ: в том же ответе Роструд разбирает ситуацию, когда работник отказался расписаться в изменённой инструкции, а работодатель составил акт об отказе и хотел уволить. Вывод однозначный: отказ от ознакомления с изменениями не может быть основанием для увольнения, такого основания в ТК РФ нет. Акт об отказе подтверждает, что работодатель выполнил обязанность довести документ, но не превращается в дисциплинарное основание.

Второй сценарий — инструкция является приложением к трудовому договору. Любая правка в ней меняет условия договора, поэтому оформляется дополнительным соглашением в письменной форме по статье 72 ТК РФ. Если работник не согласен, а изменения вызваны организационными или технологическими причинами, работодатель может применить статью 74 ТК РФ: уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. Но часть 1 статьи 74 прямо запрещает менять в этом порядке трудовую функцию.

Третий сценарий — меняется сама трудовая функция, независимо от формы инструкции. Это перевод, и без письменного согласия работника он невозможен (статья 72.1 ТК РФ). Исключения — временные переводы по статье 72.2 ТК РФ в случаях, прямо перечисленных в законе.

Изменения лучше вносить до того, как по спорному участку работы возникли претензии. Новая редакция, утверждённая после проступка, на этот проступок не распространяется (статья 12 ТК РФ), а суд оценит, не подогнан ли документ под конкретный конфликт.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда порядок заранее описан в локальном акте, это усиливает позицию работодателя: видно, что процедура существовала до конфликта, а не придумана под него. Служебная записка руководителя сама по себе остаётся формой фиксации, доказательством её делает то, что к ней приложено: переписка, выгрузки из систем, документы. Перед тем как ссылаться на нарушение инструкции, проверьте, чем вы подтвердите конкретное неисполнение.»

Подготовьте дополнительное соглашение к новой редакции инструкции

Соглашение нужно во втором и третьем сценариях: когда инструкция входит в трудовой договор и когда меняется трудовая функция. В сервисе Добыто такое соглашение уходит на двустороннее подписание: работодатель подписывает УКЭП, работник получает уведомление и подписывает со своей стороны, статус документа видно обеим сторонам.

Образцы должностной инструкции, приказа и дополнительного соглашения

Начните с образца инструкции специалиста: по нему видна структура разделов, а приказ и соглашение понадобятся, чтобы утвердить или изменить документ.

Ознакомление с должностной инструкцией под подпись: на бумаге и в КЭДО

Без подписи работника об ознакомлении инструкция существует для работодателя, но не для работника. При приёме на работу срок жёсткий: до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ). С новой редакцией знакомят после её утверждения и до того, как требовать исполнения новых пунктов. Форма ознакомления законом не установлена. На бумаге используют лист ознакомления, приложенный к инструкции, или журнал ознакомления с ЛНА: фамилия, дата, подпись. Подпись без даты не показывает, действовала ли инструкция для работника на день спорного поручения.

Если в компании введён кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, ознакомление идёт в электронной форме. Ознакомление с ЛНА относится к процессам, где работнику достаточно простой электронной подписи: подписать можно учётной записью в кадровой системе или учётной записью на портале госуслуг. Со стороны работодателя документ, как правило, подписывается УКЭП. Работники, чей трудовой стаж начался до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО: с ними ознакомление остаётся бумажным.

Важный нюанс из практики: в одном из трудовых споров работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и доказывал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме работник заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об электронном документообороте, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Электронные кадровые документы суды признают доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи.

Какая электронная подпись нужна для ознакомления с инструкцией

ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, и вид подписи определяется видом документа. Для ознакомления работника с ЛНА достаточно ПЭП. Для дополнительного соглашения об изменении обязанностей, которое подписывают обе стороны, работник использует усиленную подпись, а работодатель — УКЭП. Для ПЭП и УНЭП равнозначность собственноручной подписи возникает только при наличии соглашения между участниками обмена, УКЭП равнозначна в силу закона.

Полезно знать: ознакомление с локальными актами, заявления на отпуск и на командировку — процессы, с которых чаще всего начинают КЭДО. Работнику здесь достаточно простой электронной подписи, без выдачи ключей и носителей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто электронные ПЭП и УНЭП выпускаются для сотрудников бесплатно на всех тарифах, а подпись работнику мы выдаём заранее, а не в день первого кадрового действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд оценивает не в пользу работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и проверяем, что каждый работник действительно умеет подписывать сам.»

Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте наименование должности со штатным расписанием, трудовым договором и классификатором ОК 016-2025, а требования к квалификации — с профессиональным стандартом или квалификационным справочником.
2. Шаг 2. Опишите обязанности в пределах трудовой функции из трудового договора и уберите пункты, которые ухудшают положение работника по сравнению с ТК РФ и коллективным договором.
3. Шаг 3. Проверьте, требует ли коллективный договор учитывать мнение выборного органа при утверждении инструкций. Если требует, направьте проект по процедуре статьи 372 ТК РФ.
4. Шаг 4. Утвердите инструкцию приказом и укажите в нём дату введения в действие.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись с датой: нового работника — до подписания трудового договора, действующих — до начала исполнения новых пунктов. В КЭДО ознакомление подписывается электронной подписью по положению о КЭДО.
6. Шаг 6. Если работник отказался расписаться, составьте акт об отказе с подписями двух-трёх свидетелей и зачитайте текст инструкции вслух или вручите копию.
7. Шаг 7. Храните лист ознакомления вместе с инструкцией, а в КЭДО — в электронном архиве, откуда документ выгружается для проверки ГИТ или суда.

Ответственность за нарушение и за отсутствие должностной инструкции

Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (статья 192 ТК РФ). Пленум Верховного Суда РФ в пункте 35 постановления от 17.03.2004 № 2 прямо относит к таким нарушениям несоблюдение должностных инструкций. Условие одно: работник должен знать, какие обязанности на него возложены. Если подписи об ознакомлении нет, работодателю нечем доказать вину, и взыскание суд отменит. Порядок применения взыскания статья 193 ТК РФ не меняет: письменное объяснение, 2 рабочих дня на его представление, не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции разобрал увольнение по итогам испытания. Комиссия оценивала работницу по должностной инструкции, с которой её не ознакомили при трудоустройстве, а в трудовом договоре и других ЛНА обязанности определены не были. Работодатель не опроверг, что поручал задачи, не входившие в обязанности по должности. Увольнение признано незаконным. В похожем деле Девятого кассационного суда работнику не сообщили задачи на период испытания, обязанностей в договоре не было, доступа к удалённому рабочему столу он не имел, и суды с увольнением тоже не согласились.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы, нельзя. Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а она определяется трудовой функцией и должностной инструкцией: если инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Перед установлением испытания проверьте четыре вещи: обязанности закреплены в договоре или инструкции, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам обеспечен.»

Во что обходится ошибка с инструкцией

Неознакомление работника с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, — нарушение статьи 22 ТК РФ. За него ГИТ штрафует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет.

Штраф — не самая крупная статья расходов. Если суд отменит увольнение из-за того, что работник не был ознакомлен с инструкцией, работодатель выплатит средний заработок за всё время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда и судебные расходы, а работника восстановят в должности. Отсутствие самой инструкции штрафом не наказывается: письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 прямо не считает это нарушением. Но тогда обязанности должны быть описаны в трудовом договоре, иначе спор об испытании или о взыскании проигрывается по той же логике.

Должностные инструкции директора, исполняющего обязанности директора и работников школы

Для руководителя организации инструкция вторична: права и обязанности директора в трудовых отношениях определяют ТК РФ, федеральные законы, учредительные документы, ЛНА и трудовой договор (статья 274 ТК РФ). Если инструкция директора всё же нужна, её, как правило, утверждает не сам директор, а орган, который по уставу заключает с ним трудовой договор. Инструкция, подписанная директором для самого себя, в споре с учредителями мало что доказывает.

Исполняющий обязанности директора — это оформление, а не должность. Если заместитель временно исполняет обязанности отсутствующего руководителя без освобождения от своей работы, нужны его письменное согласие и доплата по соглашению сторон (статьи 60.2 и 151 ТК РФ). Если он на время полностью переходит на должность руководителя, это временный перевод по статье 72.2 ТК РФ. Когда обязанность замещать руководителя прямо записана в трудовом договоре заместителя, работодатель возлагает её приказом в пределах уже согласованной трудовой функции. Когда такого пункта нет, одной строки в новой редакции инструкции недостаточно: это расширение функции, и без согласия работника оно не работает.

В школе и другом образовательном учреждении требования к квалификации педагога установлены законом: право на педагогическую деятельность имеют лица, отвечающие квалификационным требованиям квалификационных справочников и (или) профессиональных стандартов (часть 1 статьи 331 ТК РФ). Профстандарт в этой части обязателен (статья 195.3 ТК РФ). Квалификационные характеристики должностей работников образования утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н. Должностные инструкции учреждения составляют на их основе, но обязанности конкретного учителя, воспитателя или заместителя директора по учебной работе всё равно берутся из его трудового договора и реальной нагрузки.

Когда отдельная должностная инструкция не нужна

Инструкция — удобный, но не обязательный документ. Обойтись без неё законно в трёх ситуациях.

• Работодатель — физическое лицо без статуса ИП. Он не принимает ЛНА (часть 1 статьи 8 ТК РФ), поэтому обязанности домашнего работника, водителя или няни описываются в трудовом договоре.
• Работодатель — микропредприятие. Статья 309.2 ТК РФ разрешает ему полностью или частично отказаться от ЛНА и включить соответствующие условия в трудовые договоры, заключённые по типовой форме.
• Обязанности подробно описаны в трудовом договоре. Тогда инструкция дублирует договор, и при каждом изменении придётся править оба документа.

Во всех остальных случаях отказ от инструкции переносит риск в суд: без неё и без подробного раздела в договоре работодателю нечем доказать, что работник знал о конкретной обязанности. Если обязанности уже прописаны в договоре, проверьте, совпадают ли они с тем, что работник фактически делает.

Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в КЭДО Добыто

Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников, которых подключают к электронному документообороту.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и набора функций: для ознакомления с инструкциями достаточно ПЭП, а для дополнительных соглашений нужны УНЭП работника и УКЭП работодателя. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющих центров. Цены указаны на дату публикации.

Выводы

Инструкция, утверждённая приказом для должности, живёт по правилам локальных актов: работодатель принимает и обновляет её сам, но она действует только с даты утверждения, не может быть хуже закона и не расширяет трудовую функцию из договора. Инструкция-приложение к договору меняется лишь по соглашению сторон. В обоих случаях всё решает подпись работника об ознакомлении: без неё не работают ни взыскание, ни увольнение по итогам испытания, а ГИТ вправе оштрафовать компанию.

В Добыто ознакомление с должностными инструкциями и другими ЛНА идёт в электронном виде с простой подписью работника, а дата и факт ознакомления сохраняются в архиве и выгружаются для проверки или суда.

Частые вопросы о должностных инструкциях

Можно ли через должностную инструкцию установить полную материальную ответственность?

Нет. Полная материальная ответственность возникает только в случаях, перечисленных в статье 243 ТК РФ, в том числе по письменному договору о полной материальной ответственности (статья 244 ТК РФ). Такой договор заключают только с работниками, чьи должности есть в перечне, утверждённом постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Пункт инструкции о «полной ответственности за вверенное имущество» без такого договора ограничивает ответственность средним месячным заработком (статья 241 ТК РФ).

Нужно ли заново утверждать инструкции после смены директора или собственника?

Нет. ЛНА прекращает действие по основаниям статьи 12 ТК РФ: истечение срока, отмена другим ЛНА, вступление в силу закона или коллективного договора с более высоким уровнем гарантий. Смены руководителя или собственника среди них нет, поэтому утверждённые прежним директором инструкции продолжают действовать, и повторно знакомить с ними работников не нужно.

Нужна ли отдельная инструкция для внутреннего совместителя?

Да, если совместительство идёт по другой должности. Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором (статья 282 ТК РФ), и работник знакомится с инструкцией по второй должности под подпись так же, как при приёме. Если же дополнительную работу поручают без отдельного договора, это совмещение по статье 60.2 ТК РФ: объём и содержание обязанностей фиксируют в письменном согласии работника и приказе.

Может ли работник отказаться от поручения, которого нет в инструкции?

Может, если поручение выходит за трудовую функцию из трудового договора: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную договором. Если поручение укладывается в трудовую функцию, но в инструкции прямо не названо, отказ рискован: суд оценивает содержание работы по должности, а не только перечень пунктов. Спорное поручение лучше получить в письменной форме и уточнить, на какую обязанность оно опирается.

Обязательно ли приводить инструкцию в соответствие с профессиональным стандартом?

Только в части требований к квалификации и только если они установлены ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами (статья 195.3 ТК РФ). Так обстоит дело у педагогов, у ряда должностей в финансовой сфере и в госучреждениях. В остальных случаях профстандарт служит основой для описания обязанностей, и работодатель адаптирует его под свою штатную структуру.

Как знакомить с инструкцией дистанционного работника?

Глава 49.1 ТК РФ допускает ознакомление дистанционного работника с ЛНА путём обмена электронными документами, а при введённом КЭДО ознакомление идёт по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Бумажный лист ознакомления пересылать почтой не нужно, но способ ознакомления должен быть закреплён в трудовом договоре или ЛНА, чтобы при споре подтвердить дату, с которой работник знал о своих обязанностях.