Пункты должностной инструкции какие формулировки работают а какие спорны

Пункты должностной инструкции работают, когда каждый из них описывает конкретное действие в пределах трудовой функции из трудового договора: глагол, объект, срок или периодичность, результат и документ, которым этот результат фиксируется. Трудовой кодекс РФ инструкцию прямо не требует. Но именно по ней суд и ГИТ проверяют, какое обязательство работник нарушил, когда работодатель применяет взыскание по статье 192 ТК РФ. Спорными чаще всего оказываются пункты «выполнять иные поручения руководителя», «обеспечивать», «знать», штрафы и полная материальная ответственность. Порядок изменений зависит от статуса документа: если инструкция — приложение к трудовому договору, новые обязанности вводятся только соглашением сторон по статье 72 ТК РФ; если это отдельный документ, утверждённый приказом, работодатель переутверждает его сам, но расширить трудовую функцию без письменного согласия работника не может.

Дальше — таблица спорных и рабочих формулировок с нормой под каждой заменой, правила для раздела об ответственности, разбор пунктов об исполнении обязанностей директора и отсутствующих коллег, особенности инструкций педагогов после изменения статьи 47 закона об образовании. Во второй половине статьи — порядок утверждения и ознакомления, в том числе электронного, чек-лист проверки инструкции перед подписанием, стоимость электронного ознакомления на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Что должностная инструкция может и не может по ТК РФ

Слов «должностная инструкция» в Трудовом кодексе РФ нет, штрафа за её отсутствие тоже нет. Роструд в ответах на портале «Онлайнинспекция» называет инструкцию рекомендуемым документом: порядок её составления нормативными актами не урегулирован, работодатель решает сам, оформить её приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Юридический вес инструкции берётся из другого места. По абзацу 3 части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция — обязательное условие трудового договора: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы. Статья 15 ТК РФ определяет трудовую функцию теми же словами. Договор обычно ограничивается названием должности, а конкретный вид работы раскрывает инструкция. Поэтому содержание трудовой функции определяется либо трудовым договором, либо инструкцией, и дублировать обязанности в договоре не обязательно.

Из этой связки следуют четыре нормы, которые ограничивают любой пункт инструкции:

• Статья 60 ТК РФ. Запрещено требовать работу, не обусловленную трудовым договором, кроме случаев, прямо предусмотренных ТК РФ и федеральными законами. Пункт инструкции, который выходит за пределы должности, работника не обязывает.
• Статья 72 ТК РФ. Условия трудового договора меняются только письменным соглашением сторон. Новая редакция инструкции, утверждённая приказом, не расширяет трудовую функцию без письменного согласия работника.
• Статья 8 ТК РФ. Нормы локальных актов, ухудшающие положение работника по сравнению с законом, не применяются. Штраф, неоплачиваемая переработка или отказ от отпуска, записанные в инструкцию, недействительны независимо от подписи работника.
• Абзац 3 части 2 статьи 57 и статья 195.3 ТК РФ. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения либо федеральный закон устанавливает квалификационные требования, наименование должности и требования к работнику берутся из квалификационных справочников или профстандартов. В остальных случаях профстандарт — ориентир, а не обязательный шаблон.

Практический вывод для составителя: до того как писать обязанности, сверьте наименование должности со штатным расписанием и трудовым договором и решите, будет ли инструкция приложением к договору. От этого зависит, как вы будете её менять через год.

Образцы должностных инструкций и приказов для оформления

В комплекте два образца должностных инструкций для сравнения формулировок и документы, которыми инструкцию утверждают и доводят до работников; начните с инструкции специалиста по КДП, она ближе всего к типовой структуре.

Как сформулировать должностные обязанности, чтобы пункт можно было проверить

Рабочий пункт отвечает на вопрос «что именно работник делает и как проверить, что он это сделал». Если по тексту пункта нельзя установить момент нарушения, работодатель не докажет дисциплинарный проступок, а работник не поймёт, чего от него ждут. Проверенная формула из пяти элементов:

1. Действие. Глагол, который описывает операцию: «готовит», «проверяет», «вносит», «согласовывает», «направляет». Глаголы «обеспечивает», «участвует», «содействует» описывают состояние, а не действие.
2. Объект. Документ, процесс или участок работы: «приказы о приёме, переводе и увольнении», «табель учёта рабочего времени».
3. Срок или периодичность. «В день издания приказа», «ежемесячно до 5-го числа», «по мере поступления». Слово «своевременно» без срока спор не решает.
4. Результат. Документ, запись или статус, по которым видно исполнение: «проект приказа в системе», «запись в журнале».
5. Адресат. Кому работник передаёт результат или с кем согласует.

Пример на участке кадрового делопроизводства: «Готовит проекты приказов о приёме, переводе и увольнении работников и передаёт их на подпись руководителю в день получения согласованного заявления». По такому пункту видно, что должно было произойти, в какой срок и какой документ это подтверждает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Стандартная структура инструкции — общие положения, требования к квалификации, должностные обязанности, права, ответственность, взаимодействие. Обязанности пишутся по участкам работы, каждый участок — отдельной группой пунктов. Такой порядок упрощает изменения: когда участок передают другому работнику, правится одна группа, а не весь раздел.

Спорные формулировки и рабочие замены

Формулировки из таблицы встречаются в типовых образцах чаще всего, и каждая из них либо не создаёт обязанности, либо противоречит норме ТК РФ.

Общий признак спорных пунктов — по ним нельзя назвать дату и документ, которые подтверждают неисполнение. Прежде чем утверждать инструкцию, прочитайте каждый пункт с этим вопросом; пункт, на который ответа нет, переписывается по формуле из пяти элементов или удаляется.

«Иные поручения», совмещение и исполняющий обязанности директора

Работу за пределами трудовой функции законно поручить только отдельным документом. Статья 60.2 ТК РФ описывает четыре варианта дополнительной работы без освобождения от основной: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Для каждого нужно письменное согласие работника, а срок, содержание и объём дополнительной работы работодатель устанавливает в поручении. Доплату по статье 151 ТК РФ стороны определяют соглашением с учётом содержания и объёма работы.

Поручение по статье 60.2 не навсегда: работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Строка в инструкции «замещает коллегу на время отсутствия» этот порядок не заменяет, если замещение не входит в трудовую функцию по должности.

Если обязанность замещать прямо предусмотрена трудовым договором и инструкцией, например у заместителя директора или заместителя главного бухгалтера, замещение становится частью трудовой функции. Статья 60.2 в таком случае, как правило, не применяется, но формулировка должна быть конкретной: кого работник замещает, в каких случаях (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) и в каком объёме полномочий. Пункт «исполняет обязанности руководителя в его отсутствие» без перечня полномочий создаёт спор о том, мог ли заместитель подписать конкретный документ.

Исполняющий обязанности директора: какой документ нужен

Для временного руководителя применяются два механизма. Первый — поручение по статье 60.2 ТК РФ: работник остаётся на своей должности и исполняет обязанности директора на время его отсутствия с доплатой по статье 151 ТК РФ. Второй — временный перевод по статье 72.2 ТК РФ на вакантную должность руководителя до её замещения, на срок до одного года. Полномочия действовать от имени организации перед банком и контрагентами оформляются по уставу: доверенностью или решением органа, который назначает руководителя. Одной строки в инструкции заместителя для этого недостаточно.

В государственных и муниципальных учреждениях, включая школы, руководителя назначает учредитель, поэтому распоряжение об исполнении обязанностей директора обычно издаёт учредитель, если устав не предусматривает иного. Проверьте устав до подписания приказа: приказ, подписанный неуполномоченным лицом, не подтверждает полномочия исполняющего обязанности.

Оформите приказ о совмещении с доплатой и согласием работника

Конструктор Добыто формирует приказ о совмещении в формате .docx с указанием срока и доплаты и с блоком согласия работника: это те реквизиты поручения, без которых дополнительная работа по статье 60.2 ТК РФ не считается согласованной.

Разделы «Права» и «Ответственность»: какие пункты не действуют

Раздел об ответственности не может ввести меру, которой нет в законе. Статья 192 ТК РФ содержит закрытый перечень дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Другие взыскания допускаются только для отдельных категорий работников, если их предусматривают федеральные законы, уставы и положения о дисциплине. Штраф в этот перечень не входит, поэтому пункт «за нарушение инструкции работник штрафуется» не применяется при любой подписи работника.

Пункты, которые чаще всего приходится убирать или переписывать:

• «Несёт полную материальную ответственность». По статье 241 ТК РФ работник отвечает в пределах среднего месячного заработка. Полная ответственность возникает только в случаях статьи 243 ТК РФ, в том числе по договору о полной материальной ответственности (статья 244 ТК РФ) с работником не моложе 18 лет, чья должность есть в перечне, утверждённом постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Руководитель организации отвечает в полном размере прямого действительного ущерба в силу статьи 277 ТК РФ, заместитель руководителя и главный бухгалтер — если это установлено трудовым договором. Инструкция такую ответственность не создаёт.
• «Лишается премии за нарушение инструкции». Лишение премии не дисциплинарное взыскание. Условия премирования и основания для невыплаты описываются в положении об оплате труда или о премировании по статье 135 ТК РФ, инструкция может на него сослаться.
• «Отвечает за результаты работы отдела». Ответственность возникает за неисполнение собственных обязанностей по вине работника. Формулировка допустима для руководителя подразделения, если в обязанностях перечислены конкретные действия, которыми он этот результат обеспечивает.
• «Несёт ответственность в соответствии с действующим законодательством». Пункт корректный, но пустой. Рабочий вариант перечисляет виды: дисциплинарная по статьям 192-193 ТК РФ, материальная в пределах, установленных главой 39 ТК РФ.

Раздел прав работает как граница компетенции. Право «подписывать документы в пределах своей компетенции» без перечня документов не даёт ответа, мог ли работник подписать конкретный акт или письмо. Права пишутся так же конкретно, как обязанности: «запрашивает у руководителей подразделений сведения для табеля учёта рабочего времени», «визирует проекты приказов по личному составу». Для действий от имени организации во внешних отношениях нужна доверенность, раздел прав её не заменяет.

Инструкция директора, специалиста и педагога: что отличается

Источник формулировок зависит от категории должности. Для руководителя организации трудовую функцию определяют ТК РФ, устав и трудовой договор (статья 274 ТК РФ), для должностей с льготами и ограничениями — профстандарт или квалификационный справочник, для педагогов — ещё и закон об образовании.

Если должность попадает в третью или четвёртую строку, начните с квалификационных требований, а обязанности пишите после: наименование, не совпадающее со справочником, может лишить работника льгот, например досрочной пенсии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Должностная инструкция специалиста и профстандарт

Копировать профстандарт целиком не нужно. В инструкцию включаются только те трудовые функции, которые работник на этой должности реально выполняет. Остальные функции из стандарта создают обязанности, которые никто не поручал и не контролирует, но по которым с работника формально можно спросить. Для специалиста по кадрам это, например, функции по оргструктуре и штатному расписанию, если в компании ими занимается отдельный работник.

Должностные инструкции в школе после изменений статьи 47

С 1 марта 2025 года действует часть 6.2 статьи 47 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», введённая Федеральным законом от 08.08.2024 № 328-ФЗ. Она запрещает возлагать на педагогических работников работу, не предусмотренную частями 6 и 9 статьи 47, в том числе подготовку документов, не включённых в перечни, указанные в части 6.1. Перечни утверждает Минпросвещения России. Для инструкций учителей это означает ревизию пунктов вида «готовит отчёты по запросам», «ведёт документацию по поручению администрации»: любой документ из инструкции педагога должен находиться в утверждённом перечне. Наименование должностей и квалификационные требования педагогов берутся из раздела ЕКС о должностях работников образования, утверждённого приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н, или из профстандарта.

Утверждение, ознакомление и изменение должностной инструкции

Инструкция без подписи работника в споре почти ничего не доказывает. Часть 3 статьи 68 ТК РФ обязывает до подписания трудового договора ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Статья 22 ТК РФ распространяет обязанность знакомить под подпись на все принимаемые ЛНА, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника. Подпись ставится на самой инструкции, в листе ознакомления или в журнале, с датой.

Когда новая редакция требует согласия работника

Если инструкция оформлена приложением к трудовому договору, любые изменения вносятся дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Если инструкция — самостоятельный документ, работодатель утверждает новую редакцию приказом и знакомит с ней работника. Но и в этом случае, как разъясняет Роструд, изменить перечень должностных обязанностей работодатель вправе только с письменного согласия работника: переутверждение инструкции без согласия не обязывает выполнять обязанности сверх первоначальных, даже если название должности осталось прежним.

Статья 74 ТК РФ позволяет менять условия трудового договора в одностороннем порядке по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, с уведомлением не позднее чем за 2 месяца. Трудовую функцию этот механизм не затрагивает. Уточнить формулировку, не меняя объёма работы, можно приказом; добавить новый участок работы — только с согласия.

Электронное ознакомление через КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют утверждать инструкцию и знакомить с ней в электронном виде, если в компании введён кадровый электронный документооборот. Согласие на КЭДО не требуется от работников, принятых после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа; остальные работники переходят на электронный формат по письменному согласию. В Добыто кадровик загружает или создаёт инструкцию, система строит маршрут ознакомления и отправляет уведомление, работник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, а подписанный документ уходит в электронный архив.

Какой подписью работник подтверждает ознакомление

Вид электронной подписи для ознакомления с ЛНА закрепляется в положении о КЭДО в пределах статьи 22.2 ТК РФ. ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются способом формирования и юридической силой и не взаимозаменяемы: подпись, допустимая для листа ознакомления, не обязательно подходит для трудового договора или дополнительного соглашения, которым меняются обязанности. В тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, УКЭП работник получает через удостоверяющий центр.

Как утвердить и довести должностную инструкцию до работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте наименование должности в штатном расписании, трудовом договоре и проекте инструкции; для должностей с льготами и ограничениями — ещё и с квалификационным справочником или профстандартом.
2. Шаг 2. Решите, будет ли инструкция приложением к трудовому договору или самостоятельным документом, и отразите это в договоре.
3. Шаг 3. Проверьте каждый пункт обязанностей по формуле «действие, объект, срок, результат, адресат» и удалите открытые перечни, штрафы и пункты о полной материальной ответственности.
4. Шаг 4. Утвердите инструкцию приказом руководителя или грифом утверждения с датой и подписью.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись с датой: новичка — до подписания трудового договора, действующего работника — при утверждении новой редакции.
6. Шаг 6. Если новая редакция добавляет обязанности, оформите письменное согласие работника или дополнительное соглашение до того, как требовать их исполнения.

Когда инструкция не поможет в споре о дисциплинарном взыскании

Дисциплинарный проступок по статье 192 ТК РФ — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Пленум Верховного Суда РФ в пункте 35 постановления от 17.03.2004 № 2 прямо относит к таким обязанностям требования должностной инструкции, а в пункте 53 возлагает на работодателя доказывание того, что проступок действительно был совершён. Если пункт инструкции размыт, суд не видит обязанности, которую работник нарушил, и взыскание отменяется независимо от реального качества работы.

Цена ошибки складывается из нескольких частей. Незаконно уволенного работника суд восстанавливает на работе по статье 394 ТК РФ, взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Отдельно ГИТ может оштрафовать работодателя по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: юрлицо — от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей. Размытый пункт инструкции обходится дороже, чем его переписывание до утверждения.

Даже точная формулировка не защищает взыскание, если нарушен порядок статьи 193 ТК РФ:

• письменное объяснение запрашивается до взыскания; если работник не дал его за 2 рабочих дня, составляется акт;
• взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни, отпуска и учёта мнения представительного органа работников;
• взыскание нельзя применить позднее 6 месяцев со дня совершения проступка;
• приказ объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Чек-лист проверки инструкции перед утверждением

• Наименование должности совпадает в штатном расписании, трудовом договоре и инструкции.
• Для должности с льготами, компенсациями или ограничениями наименование и требования соответствуют справочнику или профстандарту.
• Каждая обязанность содержит действие, объект и срок или периодичность; по каждой можно назвать документ, который подтверждает исполнение.
• В перечне обязанностей нет открытых хвостов: «и другие», «и т.п.», «иные поручения» без привязки к разделу обязанностей.
• Требования «знать» перенесены в раздел о квалификации.
• В разделе ответственности нет штрафов, полной материальной ответственности и лишения премии как взыскания.
• Нет пунктов о сверхурочной работе и работе в выходные без согласия работника.
• Замещение отсутствующих работников либо описано конкретно как часть трудовой функции, либо оформляется поручением по статье 60.2 ТК РФ.
• Для педагогов: каждый документ, который учитель обязан готовить, есть в перечнях Минпросвещения России.
• Определено, приложение ли это к трудовому договору, и предусмотрен способ ознакомления под подпись с датой.

Если хотя бы один пункт не проходит проверку, исправьте его до утверждения: после ознакомления работника изменение обязанностей потребует его согласия.

Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в Добыто

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании до 25 человек, которой нужно только знакомить работников с инструкциями и приказами, достаточно тарифа «Старт»; если инструкции утверждаются в 1С:ЗУП или обязанности меняются дополнительными соглашениями с УКЭП, подходит «Бизнес». Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.

Выводы

Пункт инструкции работает, когда по нему можно назвать действие, срок и документ, подтверждающий исполнение, и когда он не выходит за пределы трудовой функции из договора. Открытые перечни, обязанность «знать», штрафы и полная материальная ответственность в инструкции не действуют, а новые обязанности вводятся только с письменного согласия работника. Для директоров, должностей с льготами и педагогов формулировки дополнительно сверяются с уставом, справочниками, профстандартами и статьёй 47 закона об образовании.

В Добыто инструкции, приказы о совмещении и дополнительные соглашения проходят маршрут ознакомления в электронном виде, а подпись работника с датой сохраняется в архиве: это закрывает ту часть спора, где работодателю нужно доказать, что работник знал свои обязанности.

Частые вопросы о должностных инструкциях

Можно ли наказать работника за отказ подписать должностную инструкцию?

Сам по себе отказ поставить подпись дисциплинарным проступком по статье 192 ТК РФ обычно не считается: подпись подтверждает ознакомление, а не согласие. Работодатель зачитывает инструкцию вслух или вручает копию и составляет акт об отказе с подписями двух-трёх свидетелей. Если обязанности в инструкции не выходят за трудовую функцию из договора, работник обязан их исполнять и без подписи. Если инструкция добавляет новые обязанности, отказ от подписи означает, что согласия по статье 72 ТК РФ нет.

Нужна ли отдельная инструкция для внутреннего совместителя?

Да. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором по статье 282 ТК РФ, и у каждой должности своя трудовая функция. Работник знакомится с инструкцией по должности совместителя отдельно. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — другой режим: второго трудового договора нет, объём дополнительной работы определяется поручением, а не инструкцией.

Что делать, если инструкции нет, а работник не выполняет работу?

Трудовую функцию тогда определяют трудовой договор, приказы и распоряжения, с которыми работник ознакомлен под подпись. Взыскание возможно, но работодателю сложнее доказать, что конкретная операция входила в обязанности. Прежде чем применять взыскание, дайте письменное распоряжение с перечнем действий и сроком: неисполнение такого распоряжения доказывается проще.

Можно ли записать в инструкцию обязанность ездить в командировки и выходить в выходные?

Командировка по статье 166 ТК РФ — поездка по распоряжению работодателя, отдельный пункт в инструкции для неё не нужен. Работа с постоянными разъездами командировкой не считается, такой характер работы указывается в трудовом договоре. Беременных направлять в командировки запрещено, работников с детьми до 3 лет — только с письменного согласия по статье 259 ТК РФ. Работа в выходные по статье 113 ТК РФ требует письменного согласия работника за исключением прямо указанных в ней случаев, поэтому пункт «выходит на работу в выходные по распоряжению» не действует.

Нужно ли переутверждать инструкции при смене директора или названия компании?

Нет. Инструкция утверждается от имени работодателя, и смена руководителя не лишает её силы. При смене наименования организации достаточно приказа о применении ранее утверждённых документов; переутверждение требуется, только если меняется содержание обязанностей, и тогда действуют правила статьи 72 ТК РФ.

Можно ли одну инструкцию утвердить для нескольких работников одной должности?

Можно, если их обязанности совпадают. Когда работники с одинаковым наименованием должности ведут разные участки, например один кадровик отвечает за приём, а другой за отпуска и табель, общая инструкция со всеми участками делает каждого формально ответственным за чужую работу. В таком случае утвердите разные инструкции или распределите участки приказом о распределении обязанностей, с которым каждый ознакомлен под подпись.