«В соответствии с должностной инструкцией» — формулировка, которая защищает работодателя в приказе, акте или служебной записке только вместе с реквизитами: наименование инструкции с должностью по штатному расписанию, дата и номер приказа об утверждении, конкретный пункт и подтверждение, что работник ознакомлен именно с этой редакцией. По части 3 статьи 68 ТК РФ с локальными актами, непосредственно связанными с работой, работника знакомят под роспись до подписания трудового договора. Порядок оформления зависит от того, как существует инструкция: если она приложение к трудовому договору, её подписывают по правилам самого договора, если отдельный документ — её утверждают приказом и подтверждают ознакомление листом или простой электронной подписью в КЭДО.
В материале собраны готовые формулировки ссылки для трудового договора, приказа о дисциплинарном взыскании, приказа о возложении обязанностей директора и служебной записки работника. Покажем, почему общий пункт «с локальными актами ознакомлен» не доказывает ознакомление с конкретной инструкцией, и как проверить комплект документов до того, как на него придётся ссылаться в споре. Разбор исполняющего обязанности директора, требования профстандарта к руководителю школы, пошаговая инструкция, образцы документов и тарифы на электронное ознакомление — во второй половине статьи.
Из чего состоит корректная ссылка на должностную инструкцию
Трудовой кодекс не даёт определения должностной инструкции и не устанавливает порядок её разработки, поэтому доказательную силу ссылке придают реквизиты, по которым документ однозначно находится в кадровом деле. Когда в приказе написано «нарушил должностную инструкцию» без номера пункта и даты утверждения, работнику достаточно заявить, что он не знает, о какой редакции речь. Корректная ссылка содержит четыре элемента:
- Наименование с должностью. «Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству» — должность пишется так же, как в штатном расписании и трудовом договоре. По абзацу 3 части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и расхождение в названии даёт повод спорить, к какой должности относится документ.
- Реквизиты утверждения. Дата и номер приказа, которым инструкция утверждена, а если в неё вносили изменения — реквизиты приказа об утверждении действующей редакции.
- Структурная единица. Раздел, пункт или подпункт, в котором закреплена конкретная обязанность. Ссылка на инструкцию целиком не показывает, какую обязанность работник не исполнил или должен исполнить.
- Факт ознакомления. Дата и способ: лист ознакомления, журнал, подпись на экземпляре инструкции или электронная подпись в системе КЭДО.
Если хотя бы одного элемента нет в самом документе, его придётся подтверждать отдельно, когда работник, инспектор ГИТ или суд запросят основания. Проверьте на одном действующем приказе, находится ли по его тексту нужная редакция инструкции и лист ознакомления без устных пояснений кадровика.
Образцы формулировок для разных документов
Формулировки ниже рассчитаны на отдельную инструкцию, утверждённую приказом. Даты и номера подставляются из кадрового дела конкретного работника.
- Трудовой договор: «Работник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, предусмотренные должностной инструкцией специалиста по кадровому делопроизводству, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___, с которой Работник ознакомлен под роспись до подписания настоящего договора».
- Приказ о дисциплинарном взыскании: «ДД.ММ.ГГГГ работник не исполнил обязанность, предусмотренную пунктом 2.4 должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___ (ознакомлен под роспись ДД.ММ.ГГГГ), а именно: …». После двоеточия описываются конкретные действия или бездействие, дата и последствия.
- Приказ о возложении обязанностей: «На период отпуска директора с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ исполнение его обязанностей возложить на заместителя директора в соответствии с пунктом 1.5 должностной инструкции заместителя директора, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___». Формулировка подходит, только если такой пункт в инструкции есть.
- Служебная записка работника: «Поручение от ДД.ММ.ГГГГ о … не относится к обязанностям, перечисленным в разделе 2 должностной инструкции …, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___, с которой я ознакомлен ДД.ММ.ГГГГ».
Для инструкции-приложения к трудовому договору вместо приказа об утверждении указывается номер приложения и реквизиты договора: «приложение № 1 к трудовому договору от ДД.ММ.ГГГГ № ___».
Запятая и падеж в обороте «в соответствии с»
Обороты с предлогом «в соответствии с» могут обособляться, но обязательного правила нет: по разъяснению справочной службы Грамоты запятая уместна, чтобы обозначить границы оборота, особенно при длинных названиях документов, а её отсутствие ошибкой не считается. В кадровом документе с полными реквизитами запятая после оборота облегчает чтение: «В соответствии с пунктом 2.4 должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___, работник обязан…». Короткий оборот в середине предложения запятыми не выделяют: «Работник действует в соответствии с должностной инструкцией».
Предлог «в соответствии с» требует творительного падежа («с должностной инструкцией»), предлог «согласно» — дательного («согласно должностной инструкции»). Смешение двух конструкций, например «согласно должностной инструкцией», в приказе выглядит небрежно, хотя юридической силы документа не лишает.
Где ссылка на должностную инструкцию работает, а где её недостаточно
Одна и та же фраза «в соответствии с должностной инструкцией» несёт разную юридическую нагрузку в зависимости от документа, и в каждом случае к ней добавляется своё обязательное условие из ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Что добавить к ссылке | Норма | Где чаще всего ошибаются |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Трудовую функцию по штатному расписанию; конкретные обязанности закрепляются в договоре или в инструкции, на которую он ссылается | Статья 57 ТК РФ | Общий пункт об ознакомлении с локальными актами без названия инструкции |
| Лист ознакомления | Наименование инструкции, реквизиты приказа, дату и подпись работника | Часть 3 статьи 68 ТК РФ | Лист без перечня актов, с которыми знакомили |
| Ознакомление в КЭДО | Для отдельной инструкции — ПЭП работника при согласованных правилах идентификации и конфиденциальности ключа; для инструкции-приложения — правила подписания трудового договора | Статья 22.3 ТК РФ | Приложение к договору подписано так же, как отдельный ЛНА |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | Описание виновного неисполнения обязанности и соблюдение процедуры | Статьи 192 и 193 ТК РФ | В приказе есть только номер пункта инструкции |
| Приказ о возложении обязанностей директора | Если замещение не входит в трудовую функцию: письменное согласие, срок, содержание и объём работы, доплата | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ | Ссылка на инструкцию заместителя, в которой замещение не предусмотрено |
| Новая редакция инструкции | Если меняются условия трудового договора — письменное соглашение сторон | Статья 72 ТК РФ | Новые обязанности введены приказом без дополнительного соглашения |
Ссылка на инструкцию самостоятельна только в трудовом договоре и листе ознакомления. В приказах о взыскании и о возложении обязанностей она лишь указывает на источник обязанности, а основание для решения дают проступок, согласие работника или процедура, которые оформляются отдельно.
Внимание: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025 вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а должностные инструкции и ссылки на них приводятся в соответствие с новым наименованием.
Должностная инструкция: приложение к трудовому договору или отдельный документ
Минтруд разъясняет, что конкретные обязанности работника можно закрепить либо в самом трудовом договоре, либо в должностной инструкции, на которую договор ссылается, а инструкция может быть приложением к договору или самостоятельным документом. Обязательным документом должностная инструкция не является: если её нет, обязанности расписываются в трудовом договоре, и ссылаться в приказах придётся на его пункты.
Форма инструкции определяет две вещи: как её менять и какой подписью её подписывать. Приложение к трудовому договору — часть договора, поэтому его изменение оформляется так же, как изменение самого договора: письменным соглашением сторон по статье 72 ТК РФ. Отдельная инструкция утверждается приказом как локальный акт, новая редакция тоже утверждается приказом, а работника знакомят с ней под роспись. Если новая редакция затрагивает трудовую функцию, закреплённую в договоре, одного приказа мало и нужно дополнительное соглашение.
В КЭДО различие проявляется в виде подписи. Отдельную инструкцию работник подписывает в системе работодателя простой электронной подписью, если в компании согласованы правила идентификации и конфиденциальности ключа. Инструкция-приложение подписывается по правилам, установленным для трудового договора, — ПЭП здесь не подменяет более строгих требований к подписи договора. Прежде чем выбрать форму, посмотрите, как у вас подписываются трудовые договоры: если в электронном виде, приложение пойдёт по тому же маршруту.
Отдельный вопрос — в какой форме хранится подписанная инструкция. Бумажный экземпляр со сканом в кадровой системе и инструкция, изначально подписанная электронно, подтверждаются в споре по-разному.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда возникает спор о подписи, я первым делом выясняю, в каком режиме создан документ. Скан листа ознакомления, подписанного от руки, и файл инструкции, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ.»
Образцы должностной инструкции, приказа и листа ознакомления
Комплект покрывает всю цепочку ссылки: начните с приказа об утверждении, потому что его реквизиты затем указываются и в листе ознакомления, и в трудовом договоре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
Ознакомление с должностной инструкцией: срок и доказательства
До подписания трудового договора работодатель знакомит работника под роспись с локальными актами, непосредственно связанными с его работой, — это часть 3 статьи 68 ТК РФ. Должностная инструкция в этот круг входит в первую очередь: именно на неё потом ссылаются, когда спрашивают с работника результат. Способ фиксации работодатель выбирает сам — подпись на экземпляре инструкции, лист ознакомления, журнал, электронная подпись, — но из документа должно следовать, с каким именно актом и в какой редакции работник ознакомлен.
Кейс из практики: в решении от 16.10.2024 по делу № 2-2075/2024 суд оценивал ознакомление работника с должностной инструкцией. Работодатель представил общий пункт трудового договора об ознакомлении с локальными актами и лист ознакомления без перечня актов. Суд признал, что эти документы ознакомление с инструкцией не доказывают. Взыскание устояло по другой причине: работодатель подтвердил нарушение трудовых обязанностей и соблюдение процедуры иными доказательствами. Если ваш лист ознакомления не называет инструкцию и реквизиты приказа, дополните его сейчас, пока работник на месте и спора нет.
Электронное ознакомление в КЭДО: какая подпись подходит
По статье 22.3 ТК РФ при кадровом электронном документообороте работник может ознакомиться с отдельной должностной инструкцией в системе работодателя и подписать лист ознакомления простой электронной подписью. Условие — в компании согласованы правила идентификации работника и обязанность сохранять ключ в тайне. Без этих правил ПЭП превращается в отметку, которую работник вправе оспорить.
Полезно знать: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками электронного взаимодействия, без него равнозначности нет.
Важный нюанс из практики: в одном из трудовых споров работник утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об электронном документообороте, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Та же связка работает для должностной инструкции: соглашение о подписи и ознакомление с положением о КЭДО оформляются до того, как работнику направят инструкцию.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а в практике внедрения мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи ключа и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Доказать, что документ подписан в системе от имени работника, для победы в споре мало. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, технически исправная подпись спор не выиграет, поэтому сначала откройте положение о КЭДО и найдите в нём раздел об идентификации.»
Как сослаться на должностную инструкцию и подтвердить ознакомление: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте наименование должности в инструкции со штатным расписанием и трудовым договором. После перехода на ОК 016-2025 проверьте, не изменились ли наименование и код должности.
- Шаг 2. Утвердите инструкцию приказом и запишите его дату и номер: эти реквизиты войдут во все последующие ссылки. Для инструкции-приложения зафиксируйте номер приложения и реквизиты трудового договора.
- Шаг 3. Впишите в трудовой договор ссылку на инструкцию с полным наименованием и реквизитами утверждения вместо общего пункта о локальных актах.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с инструкцией до подписания трудового договора. На бумаге — лист ознакомления с названием инструкции и реквизитами приказа. В КЭДО — подпись работника в системе при заключённом соглашении об электронной подписи и описанном порядке идентификации.
- Шаг 5. В приказах, актах и уведомлениях указывайте пункт инструкции, реквизиты приказа об утверждении и дату ознакомления работника.
- Шаг 6. При изменении обязанностей утвердите новую редакцию приказом и повторно ознакомьте работника. Если меняется трудовая функция из договора, оформите дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ.
Ссылка на должностную инструкцию в приказе о дисциплинарном взыскании
Статья 192 ТК РФ называет дисциплинарным проступком неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Пункт должностной инструкции в приказе отвечает только на вопрос, какая обязанность была возложена. Что именно работник сделал или не сделал, когда, почему это произошло по его вине, работодатель устанавливает отдельно, по процедуре статьи 193 ТК РФ: с запросом письменного объяснения и в сроки, которые она устанавливает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Слабая формулировка приказа: «За нарушение должностной инструкции объявить выговор». Рабочая формулировка содержит дату, пункт с реквизитами инструкции, дату ознакомления, описание нарушения и ссылку на объяснение работника или акт об отказе его дать. Каждый из этих элементов должен подтверждаться приложенным документом: инструкцией, листом ознакомления, служебной запиской или актом, объяснением.
Цена ошибки в ссылке проявляется в споре. Если ознакомление не доказано, обязанность из инструкции работнику не предъявишь, и работодателю остаётся доказывать нарушение другими документами, как в деле 2024 года, где взыскание устояло только благодаря им. Перед подписанием приказа о взыскании проверьте, лежит ли в личном деле лист ознакомления именно с той редакцией инструкции, пункт которой указан в приказе.
Факт: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо сама организация с отметкой о верности копии.
Когда инструкция и лист ознакомления подписаны только в КЭДО, суд рассматривает электронный документ как письменное доказательство, но сохраняет право запросить подлинник.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, выясните, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Исполняющий обязанности директора и должностные инструкции в школе
Приказ о возложении обязанностей отсутствующего директора ссылается на должностную инструкцию только в одном случае: если замещение директора уже включено в трудовую функцию работника, например отдельным пунктом инструкции заместителя. Тогда достаточно приказа с реквизитами этого пункта и периодом замещения.
Если такого пункта нет, исполнение обязанностей директора — дополнительная работа. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника, а в документе определяются срок, содержание и объём этой работы. Статья 151 ТК РФ предусматривает за неё доплату. Ссылка «в соответствии с должностной инструкцией» в таком приказе не заменяет согласия: она указывает на документ, в котором нужной обязанности нет. Откройте инструкцию заместителя и найдите пункт о замещении до того, как готовить приказ, — от этого зависит, какой комплект документов вам нужен.
Для руководителя школы и другой образовательной организации требования к квалификации и трудовым функциям удобно сверять с профессиональным стандартом «Руководитель образовательной организации». Его утвердил приказ Минтруда России от 19.04.2021 № 250н, стандарт действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. Должностная инструкция директора, составленная с опорой на стандарт, даёт ссылкам в приказах учредителя и в трудовом договоре проверяемое содержание. Поскольку срок действия стандарта ограничен 01.09.2027, при плановом пересмотре инструкций в 2027 году проверьте, какой документ его заменит.
Как работнику ссылаться на должностную инструкцию в свою защиту
Работник ссылается на инструкцию теми же реквизитами, что и работодатель, но с другой целью: показать границы своих обязанностей. На портале Роструда есть разъяснение Онлайнинспекции о должностной инструкции к трудовому договору: ознакомление с инструкцией не означает согласия с ней, и если перечисленные в ней обязанности отличаются от обязанностей по трудовому договору, работник вправе указать на это при ознакомлении и отказаться их исполнять, если не согласен. Основание — статья 72 ТК РФ: условия трудового договора меняются только письменным соглашением сторон.
Практически это оформляется записью на листе ознакомления или служебной запиской с реквизитами: «С должностной инструкцией …, утверждённой приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___, ознакомлен. Обязанности пунктов 2.7 и 2.8 не предусмотрены трудовым договором от ДД.ММ.ГГГГ № ___». Сохраните у себя копию записки с отметкой о получении или её электронную версию с датой отправки.
Для электронного ознакомления у работника есть свой довод. В споре об увольнении через систему КЭДО, который прошёл районный суд, апелляцию, кассацию и новое рассмотрение, работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, сам он не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек, а система это зафиксировала. Если документ в КЭДО подписан не вами, укажите это письменно и сразу.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас инструкции подписывает кадровик за сотрудников, это устраняется настройкой процесса, а не дополнительным штатом. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию, чтобы проверить, что каждый работник подписывает документы сам, а модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, и реквизиты приказов об утверждении инструкций не приходится переносить вручную.
Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, которых подключают к КЭДО, и от набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итог по компании складывается из тарифа, числа подключённых сотрудников и того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены приведены на дату публикации.
Выводы
Фраза «в соответствии с должностной инструкцией» становится доказательством только тогда, когда из документа видно, какая инструкция, в какой редакции, каким приказом утверждена, какой пункт применяется и когда работник с ней ознакомился. Форма инструкции задаёт порядок её изменения и вид подписи в КЭДО, а в приказах о взыскании и о возложении обязанностей ссылка лишь указывает на источник обязанности и не заменяет процедуру, согласие работника или доплату.
Добыто ведёт этот контур в электронном виде: инструкция уходит сотруднику по маршруту, подпись и дата ознакомления фиксируются в системе, а сама процедура настраивается с учётом того, что суды проверяют в спорах по КЭДО, — идентификацию и момент выдачи подписи.
Частые вопросы
Что делать, если работник отказывается подписать должностную инструкцию?
Работник вправе не расписываться в инструкции. В этом случае работодатель знакомит его с текстом фактически и составляет акт об отказе от подписи: после фактического ознакомления и составления такого акта работник считается ознакомленным. В акте указывают наименование инструкции, реквизиты приказа об утверждении, дату и присутствовавших лиц, чтобы в дальнейшем ссылаться на него так же, как на лист ознакомления.
Можно ли знакомить с должностной инструкцией кодом из SMS, как при оформлении займа?
Практика по займам, лизингу и услугам, где суды признают документы, подписанные кодом из SMS, опирается на часть 2 статьи 5 63-ФЗ и к кадровым документам не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Ознакомление через ПЭП допустимо в рамках КЭДО при согласованных правилах идентификации, а не по аналогии с финансовыми договорами.
Действует ли должностная инструкция для исполнителя по договору ГПХ или самозанятого?
Нет. Должностная инструкция конкретизирует трудовую функцию работника по трудовому договору, а требования к работникам не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых. Объём и результат работ исполнителя определяются самим гражданско-правовым договором, и ссылаться в документах по нему нужно на пункты договора.
Примет ли суд должностную инструкцию, подписанную только в КЭДО?
Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ, поэтому сама электронная форма нарушением не является. Документы проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, вида подписи, не подходящего для конкретного документа. При сомнениях в подлинности суд может назначить экспертизу документа, его реквизитов или подписи.
Можно ли ссылаться на новую редакцию инструкции, если работник с ней ещё не ознакомлен?
Ссылка на редакцию, с которой работник не ознакомлен под роспись, не подтверждает, что эти обязанности на него возложены: часть 3 статьи 68 ТК РФ связывает применение локального акта к работнику с ознакомлением. До ознакомления в приказах указывается редакция, которую работник подписал, а если новые обязанности меняют трудовую функцию из договора, кроме ознакомления нужно дополнительное соглашение.
Есть ли разъяснения Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью?
На дату публикации разъяснений Верховного Суда именно по трудовым спорам с электронной подписью нет. Практика по КЭДО складывается на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции. Общие правила об электронных документах и электронных образах в процессе даны в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57.
