Удалённая работа с телефона без опыта начинается с подписания кадровых документов, и дистанционный работник может оформить их целиком со смартфона. Трудовой договор работодатель подписывает УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Такую подпись бесплатно выпускают в приложении «Госключ» после входа через подтверждённую учётную запись Госуслуг. Для заявлений и ознакомления с ЛНА допускается и простая электронная подпись, если её применение закреплено в локальном акте работодателя. На бумаге остаются трудовая книжка, документы об инструктажах по охране труда и акт о несчастном случае. Порядок зависит от договора: по трудовому договору действуют статьи 312.1-312.9 и 22.1-22.3 ТК РФ, а исполнитель по договору ГПХ или самозанятый под эти правила не попадает.
Ниже — пошаговая инструкция по выпуску подписи и подписанию документа в Госключе, таблица допустимых видов подписи по документам и перечень того, что работодатель обязан прислать на бумаге и в какой срок. Отдельно разобраны признаки, по которым реального работодателя отличают от мошенника до подписания, и действия в первые часы, если код или телефон попали в чужие руки. Судебный спор о подписи, поставленной за работника, критерий систематичности для самозанятых с 1 октября 2026 года, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если документ уже у вас на руках, его можно подписать электронной подписью прямо на этой странице.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Какой электронной подписью дистанционный работник подписывает кадровые документы
Трудовой договор с дистанционным работником можно заключить обменом электронными документами (статья 312.2 ТК РФ). В этом случае работодатель подписывает его УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП: так требует статья 312.3 ТК РФ. Если по письменному запросу работника нужен бумажный экземпляр договора, работодатель обязан прислать его в течение 3 рабочих дней.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Простая электронная подпись (код из SMS, логин и пароль) в кадровом документообороте допустима только для части документов. Трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор к ним не относятся. Для остальных документов работник может подписывать ПЭП, если работодатель закрепил правила идентификации и обеспечения конфиденциальности ключа. Какая подпись нужна для конкретного документа, видно из таблицы.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, заключённый обменом электронными документами | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 312.3 ТК РФ |
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор в системе КЭДО работодателя | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.1-22.3 ТК РФ |
| Иные кадровые документы в системе КЭДО: заявления, ознакомление с ЛНА и приказами | по локальному акту о КЭДО | УКЭП, УНЭП или ПЭП, если работодатель закрепил правила идентификации и конфиденциальности ключа | ст. 22.1-22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении дистанционного работника | ознакомление в электронном виде | бумажную копию работодатель отправляет заказным письмом в течение 3 рабочих дней | ст. 312.8 ТК РФ |
Отсюда первое правило для новичка: если трудовой договор предлагают подтвердить кодом из SMS, нужно уточнить у работодателя, какой подписью оформляется документ. ТК РФ требует от работника для трудового договора УКЭП или УНЭП, и подписанный ПЭП договор этому требованию не соответствует.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Суды признают договоры займа и лизинга, подписанные кодом из SMS, но к кадровым документам эта практика не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ: у них свой перечень документов и свои требования к виду подписи, и простая подпись допустима не для всего. Если вам предлагают подписать трудовой договор кодом из SMS со ссылкой на то, что так подписывают кредиты, попросите показать, какой вид подписи для этого документа закреплён в локальном акте работодателя.»
Разница между видами подписи — в способе выпуска и в том, кто ими пользуется. ПЭП — это набор данных вроде логина и пароля, который подтверждает, что документ подписал определённый человек. УНЭП получается криптографическим преобразованием с ключом подписи и позволяет установить лицо, подписавшее документ. УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр после идентификации владельца. В КЭДО от лица компании документ подписывает генеральный директор или сотрудник по доверенности, работники подписывают ПЭП или УНЭП.
До первого подписания стоит спросить у работодателя две вещи: какой вид подписи предусмотрен для каждого документа из вашего комплекта и через какую систему документы будут приходить на телефон.
Как получить подпись в Госключе и подписать документ с телефона
Госключ — мобильное приложение Минцифры России, в котором работник бесплатно получает УНЭП или УКЭП и подписывает документы со смартфона или планшета. Правила создания и использования сертификата УНЭП в инфраструктуре электронного правительства утверждены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и для такой подписи физическому лицу нужна учётная запись на Госуслугах. УНЭП выпускается дистанционно, без визита в удостоверяющий центр: достаточно подтверждённой учётной записи и номера телефона.
С УКЭП порядок строже. Сертификат стоит 0 рублей, но выдаётся только после идентификации по биометрии, по загранпаспорту с NFC-чипом либо очно в МФЦ или банке. Условия выпуска обоих сертификатов описаны на странице о порядке получения подписи в Госключе на сайте ФНС.
Ограничение у Госключа одно, но существенное: кадровый документ попадёт в приложение, только если система КЭДО работодателя подключила Госключ как провайдера подписи. Если работодатель использует облачную УНЭП от аккредитованного удостоверяющего центра, документ подписывается в его системе, и отдельно ставить Госключ не нужно. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП при необходимости оформляется через партнёров — удостоверяющие центры, поэтому работнику подпись покупать не приходится.
Как подписать кадровый документ в Госключе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите Госключ из магазина приложений для iOS, Android или Huawei и войдите через подтверждённую учётную запись Госуслуг.
- Шаг 2. Выпустите сертификат УНЭП в приложении. Если работодатель требует УКЭП, пройдите идентификацию по биометрии, загранпаспорту с NFC или очно в МФЦ либо банке.
- Шаг 3. Дождитесь уведомления от системы КЭДО работодателя (по почте, в SMS или push-сообщением) и перейдите по нему к документу.
- Шаг 4. Откройте документ в разделе «Документы» и прочитайте его полностью до подписания.
- Шаг 5. Подтвердите ознакомление переключателем и нажмите «Подписать». Если с текстом вы не согласны, в приложении есть кнопка отказа от подписи.
- Шаг 6. Проверьте в системе КЭДО статус документа: после подписания он отображается как подписанный обеими сторонами, а копию можно скачать в профиль.
Лайфхак: если Госключ ещё не установлен, при нажатии «Подписать» система КЭДО показывает QR-код и ссылку на установку из нужного магазина приложений. С установленным приложением подписание кадрового документа укладывается в 1 минуту.
Порядок экранов одинаков для трудового договора, приказа и заявления на отпуск: уведомление, просмотр документа, подтверждение ознакомления, подпись. Работник подписывает последним, после того как представитель компании поставил свою подпись, поэтому в приложении документ появляется уже подписанным со стороны работодателя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если дело доходит до спора, оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому первый документ лучше подписать самому, пусть и медленнее, а при затруднении попросить у кадровой службы инструкцию или бумажный экземпляр.»
Перед первым документом проверьте на своём телефоне три вещи: учётная запись Госуслуг подтверждена, сертификат в Госключе выпущен и активен, уведомления от приложения не отключены в настройках.
Что дистанционный работник получает и отправляет на бумаге
Статья 22.1 ТК РФ исключает из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Для дистанционного работника закон делает одно исключение: по статье 312.8 ТК РФ с приказом об увольнении его знакомят электронно, а бумажную копию работодатель отправляет заказным письмом в течение 3 рабочих дней.
При приёме на работу движение бумаги идёт и в обратную сторону. Паспорт и документ о регистрации в системе индивидуального учёта работник, поступающий на дистанционную работу, вправе предъявить в форме электронных документов. Это право работника, а не обязанность. Работодатель при этом может потребовать нотариально заверенные бумажные копии (часть 3 статьи 312.2 ТК РФ), поэтому до отправки сканов стоит уточнить, достаточно ли их.
Для тех, кто устраивается впервые, у статьи 312.2 ТК РФ есть два правила. Документ о регистрации в системе индивидуального учёта работник получает самостоятельно. Сведения о трудовой деятельности вносятся в бумажную трудовую книжку только по желанию работника и при условии, что он её предоставит, в том числе заказным письмом. Отправлять эти сведения в электронном виде статья работника не обязывает.
Важный нюанс из практики: федеральный медицинский центр держит по всей стране кадровый резерв в районе 800 специалистов, которых при чрезвычайной ситуации нужно оформить в экстренном порядке. До внедрения КЭДО приём в районе 200 человек за несколько дней приходилось организовывать через общий документооборот. Теперь у каждого специалиста заранее заведён личный кабинет, и к моменту мобилизации большая часть комплекта документов на приём уже готова. Подготовить документы до первого рабочего дня можно и при единичном найме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: даже в организации, где кадровый документооборот полностью переведён в электронный вид, вводный инструктаж по охране труда проводят вне системы и с личной подписью сотрудника, как требует Трудовой кодекс.
Чтобы бумажная часть не задержала оформление, сообщите кадровой службе почтовый адрес для заказных писем и сразу решите, будете ли вы вести бумажную трудовую книжку.
Согласие на КЭДО: что подписывает работник и можно ли отказаться
По статьям 22.2-22.3 ТК РФ работодатель вводит КЭДО локальным актом. В нём перечислены документы, которые переводятся в электронный вид, категории работников и сроки уведомления. Для большинства работников переход требует письменного согласия. Отказ от КЭДО не может быть причиной отказа в приёме на работу или увольнения, и работнику, который отказался, документы на бумаге выдаются бесплатно.
Работнику при переходе обычно присылают три документа: приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте и уведомление о переходе. В положении указано, в какой системе ведётся КЭДО, какие документы в нём оформляются и какими видами подписи их подписывают. Компания может разрешить один вид подписи или несколько, но на практике сотрудникам проще работать с одним.
У дистанционного работника есть и второй путь, без перехода на КЭДО. Часть 5 статьи 312.3 ТК РФ разрешает знакомить его с ЛНА, приказами и другими документами, непосредственно связанными с работой, путём обмена электронными документами между работодателем и работником.
Прежде чем подписывать согласие, прочитайте в положении о КЭДО перечень документов и виды подписи: так вы заранее увидите, что будете подписывать с телефона и чем.
Образцы документов для дистанционного приёма и перехода на КЭДО
Комплект покрывает оформление дистанционного работника и его согласие на электронный документооборот: работнику первым стоит открыть заявление о согласии на переход на КЭДО, работодателю — дополнительное соглашение о дистанционной работе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Трудовой договор, ГПХ или самозанятость: когда правила ТК РФ о подписи не действуют
Требования к УКЭП и УНЭП, согласие на КЭДО, бумажный экземпляр договора за 3 рабочих дня и заказное письмо с приказом об увольнении относятся только к работнику по трудовому договору. На исполнителя по договору ГПХ и на самозанятого статьи 22.1-22.3 и 312.1-312.9 ТК РФ не распространяются. Поэтому до первой подписи с телефона полезно выяснить, какой договор вам прислали. Название документа и формулировка «работник» или «исполнитель» в его тексте дают ответ раньше, чем кадровая служба.
Удалённая подработка часто оформляется через самозанятость, и ФНС регулярно разбирает, где такая схема подменяет трудовые отношения. В разъяснении от 12.05.2026 налоговая называет признаки подмены: контроль со стороны работодателя, подчинение графику, устойчивые отношения и регулярные выплаты. Действующий или бывший работодатель не вправе привлекать человека как самозанятого, пока после увольнения не прошло 2 года.
С 1 октября 2026 года действует постановление Правительства РФ от 19.06.2026 № 760. Для работы через посреднические цифровые платформы оно вводит критерий систематической занятости: более 60 часов в месяц на одного заказчика шесть месяцев подряд. Критерий распространяется в том числе на отдельные IT-услуги и подбор персонала — направления, где удалённая работа без опыта встречается чаще всего.
Факт: при подготовке Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ обсуждались новые признаки трудовых отношений и право Роструда обращаться в суд, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст закона эти поправки не вошли, и ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Если в договоре ГПХ описаны фиксированный график, подчинение руководителю и ежемесячная оплата, можно до подписания попросить оформить трудовой договор с дистанционным работником. Только он даёт право на бумажные экземпляры документов и на отказ от КЭДО без последствий.
Как отличить реального работодателя от мошенника до подписания
Банк России описывает схему с фиктивными вакансиями: соискателя просят внести вступительный взнос или сообщить код из SMS. Подробности — в предупреждении Банка России о мошенниках, которые представляются работодателями. В декабре 2024 года регулятор отдельно предупредил о фальшивых удалённых собеседованиях, после которых требуют оплатить обучение, медосмотр или спецодежду, и рекомендовал отказываться от любой оплаты.
Схемы с кодами меняются, но механика у них одна. В сентябре 2026 года Банк России описал рассылку о «переоформлении цифровой доверенности», после которой у человека запрашивают коды из SMS или уговаривают перевести деньги. МВД в феврале 2026 года напомнило, что код из сообщения от Госуслуг позволяет сменить пароль для входа на портал. Учётная запись Госуслуг и есть ключ к Госключу: через неё выпускается УНЭП.
У настоящего работодателя документ приходит через его систему КЭДО или в Госключ, вы видите полный текст до подписания и сами подтверждаете подпись в приложении. Диктовать код кадровику, «службе поддержки» или руководителю в мессенджере в этой схеме не требуется.
Организацию можно проверить до отклика. Через электронные сервисы ФНС «Прозрачный бизнес» и выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП видно, существует ли юрлицо или ИП, кто им руководит, какой у него адрес и нет ли отметки о недостоверности сведений.
Чек-лист перед первым подписанием документа с телефона
- Организация есть в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, статус действующий, отметки о недостоверности сведений нет.
- Вы понимаете, какой договор вам прислали: трудовой договор с дистанционным работником, договор ГПХ или договор с самозанятым.
- Никто не просит оплатить обучение, медосмотр, спецодежду или вступительный взнос.
- Никто не просит продиктовать код из SMS, код от Госуслуг или пароль.
- Документ пришёл через систему КЭДО работодателя или в Госключ, и его текст открывается до подписания.
- Если работодатель переводит вас на КЭДО, вы получили уведомление о переходе, и вас попросили дать письменное согласие.
- Для трудового договора предусмотрена УНЭП или УКЭП, а не код из SMS.
Когда документ с телефона подписывать не стоит
Подпись лучше отложить, если за оформление просят деньги, если подтвердить её предлагают кодом, который нужно кому-то продиктовать, и если текст документа не открывается и предлагают подписать вслепую. То же относится к ситуации, когда кто-то предлагает подписать документ за вас, «чтобы не разбираться». Отдельный повод остановиться — договор ГПХ или договор с самозанятым, в котором описана работа по графику с подчинением руководителю. В этих случаях сначала выясняют, кто и что прислал, и только потом нажимают «Подписать».
Если код, ключ или телефон попали в чужие руки
Удостоверяющие центры считают ключ скомпрометированным в шести ситуациях. Это хищение или утрата носителя, передача носителя третьим лицам, утрата или компрометация пароля либо пин-кода, увольнение сотрудников, имевших доступ к ключевой информации, подозрение на утечку или искажение информации, а также подмена подписываемого документа вредоносной программой на компьютере или мобильном устройстве. Для работника с подписью в телефоне на практике это потерянный или украденный смартфон, сообщённый кому-то пин-код и установленное по чужой ссылке приложение.
Посторонний, у которого есть ваш ключ, может подписывать от вашего имени любые документы, и вы можете об этом не узнать. Подпись не оставляет следов на стороне владельца: о том, что ею воспользовались, становится известно только по реакции получателя документа. В одном разобранном деле девять «нулевых» уточнённых деклараций подали за один день, а компания узнала о них из требования налогового органа почти через месяц.
Внимание: по части 7 статьи 14 63-ФЗ удостоверяющий центр вносит запись о прекращении действия сертификата в реестр в течение 12 часов, и действие сертификата прекращается с момента внесения записи, а не с момента вашего обращения. В этот промежуток документы, подписанные ключом, считаются подписанными вами.
Порядок действий в первые сутки такой. Сначала прекратите пользоваться ключом и подайте в удостоверяющий центр, выдавший сертификат, заявление об отзыве: только отзыв делает подпись недействительной. Затем сообщите о нарушении конфиденциальности работодателю. Статья 10 63-ФЗ даёт на это не более одного рабочего дня со дня, когда вы узнали о нарушении. После этого смените пароли там, где подпись использовалась, начиная с Госуслуг, и запишите, когда и по какому признаку вы обнаружили проблему: в споре этот момент будет иметь значение. Если подозрение не подтверждено, некоторые удостоверяющие центры позволяют приостановить действие сертификата и потом возобновить его без перевыпуска.
Важный нюанс из практики: подмена документа вредоносной программой внешне не выглядит как инцидент. Телефон у владельца, пин-код никто не узнавал, но подписан оказался другой документ, не тот, что человек видел на экране. Приложения, через которые проходят кадровые документы, безопаснее ставить только из официальных магазинов, а не по ссылкам из переписки с «работодателем».
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Запрет передавать ключ без объяснения, чем это опасно лично для работника, не соблюдается: человек искренне считает, что помогает коллеге. Электронная подпись юридически приравнена к собственноручной, и всё, что подписано вашим ключом, считается подписанным вами. Если пин-код от подписи уже кому-то известен, заявление об отзыве сертификата стоит подать сразу, не дожидаясь последствий.»
Что проверяет суд, если за работника подписал другой человек
Разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет, практика по КЭДО складывается в районных судах и кассационных судах общей юрисдикции. Самое показательное дело касается работника, который стал удалённо работать в системе, не умея ею пользоваться.
Кейс из практики: работника уволили по заявлению, поданному через систему кадрового электронного документооборота. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) эти акты отменил: в материалах не было сведений о порядке идентификации, а работодателю при поступлении электронного заявления надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, сам он системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек, а система работодателя зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Работнику это дело показывает, что подпись, поставленную за него другим человеком, можно оспорить, но только после четырёх этапов рассмотрения. Проще не допускать такой ситуации: подписывать самому и не передавать телефон с открытым Госключом коллеге, даже если он предлагает помочь.
Если вы работодатель и оформляете дистанционных сотрудников через КЭДО, проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении. В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой, и закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, а порядок идентификации прописан в локальном акте.»
Отзыв подписи при увольнении сотрудника мы в Добыто вписываем в чек-лист увольнения наравне с закрытием доступов к системам. Если сотрудник знал пин-коды от чужих ключей, например ключа директора, отзывать приходится и их.
Стоимость КЭДО для работодателя, который оформляет дистанционных сотрудников
Цена зависит от численности персонала, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Для работника подписание бесплатно: электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Ниже указаны тарифы Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа подключённых сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Техническое подключение не заменяет кадровую подготовку. Локальный акт о КЭДО, уведомления и письменные согласия работников оформляются отдельно, и сроки этой работы зависят от численности сотрудников.
Выводы
Дистанционный работник по трудовому договору может подписать почти весь кадровый комплект со смартфона. Для трудового договора нужна УНЭП или УКЭП, которую бесплатно выпускают в Госключе через подтверждённую учётную запись Госуслуг, а простая подпись подходит только для остальных документов и только по правилам локального акта работодателя. Трудовая книжка, инструктажи по охране труда и акт о несчастном случае остаются бумажными, приказ об увольнении дистанционному работнику дублируют заказным письмом. Исполнителя по ГПХ и самозанятого эти правила не защищают. Реальный работодатель не просит денег и не просит продиктовать код. Если ключ скомпрометирован, сертификат отзывают сразу, а работодателя уведомляют в течение одного рабочего дня.
Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с дистанционными сотрудниками: выпускает им ПЭП и УНЭП без отдельной оплаты и выстраивает выдачу подписи так, чтобы каждый документ работник подписывал сам и это было подтверждено в системе.
Частые вопросы о подписании документов с телефона
С какого возраста можно получить электронную подпись и подписывать кадровые документы?
По разъяснению ФНС, физическое лицо может получить квалифицированный сертификат с 14 лет. Пользоваться Госключом также могут граждане от 14 лет с подтверждённой учётной записью Госуслуг. Для несовершеннолетнего работника при этом сохраняются особенности приёма на работу по ТК РФ, поэтому порядок оформления стоит заранее уточнить у работодателя.
Сколько действует сертификат в Госключе и что делать после перевыпуска?
Срок действия сертификата — 1 год, после этого подпись выпускают заново в приложении. После любого перевыпуска проверьте статус нового сертификата и не считайте процедуру завершённой в момент получения. Старый сертификат при удалённом перевыпуске может аннулироваться сразу, и документы, отправленные на подпись в этот момент, придётся подписывать новым ключом.
Нужно ли подтверждать получение каждого документа от работодателя?
Да, при обмене электронными документами с дистанционным работником каждая сторона обязана направлять подтверждение получения документа (часть 3 статьи 312.3 ТК РФ). Срок подтверждения закон не фиксирует: его устанавливают коллективный договор, локальный нормативный акт или трудовой договор. Найдите этот срок в своём договоре, чтобы не пропустить его.
Можно ли пользоваться подписью из Госключа у следующего работодателя?
Да. Госключ выпускает подпись на физическое лицо, и одну и ту же подпись можно использовать в разных системах, интегрированных с приложением, в том числе для договоров вне трудовых отношений. Новый работодатель должен подключить Госключ как провайдера подписи в своей системе КЭДО. Если он работает с облачной подписью удостоверяющего центра, подпись выпустят в его системе.
Будут ли кадровые документы приходить в мессенджер MAX?
На дату публикации это законопроект Минтруда. Он допускает использование мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем с интеграцией с платформой «Работа в России». В нём же обсуждается заключение трудовых договоров с дистанционными работниками через неквалифицированную подпись. Закон не принят, поэтому вид подписи для каждого документа по-прежнему определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Будет ли распечатка подписанного в приложении документа оригиналом?
Нет, распечатанный электронный документ остаётся копией. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи.
