Удаленная работа работников как оформить массовый перевод на дистанционку

Удалённая работа работников при массовом переводе оформляется одним из двух способов. Первый — соглашение сторон: с каждым сотрудником подписывается дополнительное соглашение по статьям 312.1-312.3 ТК РФ. Второй — временный перевод по статье 312.9 ТК РФ на основании локального нормативного акта, и согласие работника на него не требуется. Второй способ открыт только при исключительных обстоятельствах (эпидемия, авария, пожар, наводнение, решение органа власти), а срок перевода не превышает срок этих обстоятельств. Электронное допсоглашение работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Для планового перехода нужна подпись каждого работника. Для перевода по статье 312.9 нужен ЛНА, принятый с учётом мнения профсоюза, и подтверждённое ознакомление каждого работника с этим актом.

Материал помогает выбрать основание перевода и собрать ЛНА по статье 312.9 без пропущенных реквизитов. Он также показывает, как составить допсоглашение, где закреплены режим, порядок взаимодействия и компенсация за оборудование. Отдельно разобраны организация подписания с большим числом работников, при которой подпись не становится предметом спора, и изменения в ЕФС-1 с 1 января 2026 года. Работник найдёт ответ, когда его согласие нужно, а когда нет. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, налоги при работе из-за рубежа, тарифы КЭДО на октябрь 2026 года, шаблоны документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соглашение сторон или статья 312.9 ТК РФ: как выбрать основание массового перевода

Основание определяется причиной перевода. Статья 312.9 ТК РФ позволяет работодателю временно перевести работников на дистанционную работу по своей инициативе только в исключительных случаях. К ним относятся катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, а также решение органа государственной власти или органа местного самоуправления. Если ни одного из этих обстоятельств нет, массовый перевод оформляется по соглашению сторон: трудовым договором или дополнительным соглашением с каждым работником.

Статья 312.1 ТК РФ в редакции Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ действует с 01.01.2021. Она различает три вида дистанционной работы. Постоянная работа выполняется дистанционно без ограничения срока. Временная идёт непрерывно в течение определённого договором срока, не превышающего шести месяцев. Периодическая чередует дистанционную работу с работой на стационарном рабочем месте. Вид выбирается до подготовки документов, потому что от него зависит текст допсоглашения.

Два основания различаются по шести параметрам, которые определяют объём работы кадровой службы:

Для работника различие сводится к согласию. От планового перевода по соглашению сторон он вправе отказаться. При временном переводе по статье 312.9, если исключительный случай подтверждён, его согласие не спрашивают. Работодатель, который ссылается на статью 312.9 при отсутствии исключительного случая, получает перевод без законного основания. Перед стартом сверьте причину перевода с перечнем статьи 312.9 и определите, какой вид дистанционной работы получит каждая группа должностей.

ЕФС-1 при переводе на дистанционную работу: что изменилось с 2026 года

До 31.12.2025 перевод на дистанционную работу отражали в подразделе 1.1 ЕФС-1 мероприятием «ПЕРЕВОД» с кодом «ДИСТ». Срок подачи — не позднее 25-го числа следующего месяца. С 01.01.2026 действует приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 под № 84665. Текущая редакция учитывает приказ СФР от 15.04.2026 № 389. Новый приказ заменил приказ № 2281. Обязанность представлять подраздел 1.1 при приёме или переводе сотрудника на дистанционную работу отменена, код «ДИСТ» не используется. Основание — приложение 2, пункт 46 приказа № 1462.

Если меняется только режим работы, а должность, подразделение и другие отражаемые сведения остаются прежними, отдельное мероприятие в ЕФС-1 не подаётся. Это правило не зависит от числа переводимых работников. Если одновременно оформляется самостоятельное кадровое событие, например перевод на другую должность, оно отражается по общим правилам. Новый порядок Социальный фонд России разъяснил в июле 2026 года. Перед первой сдачей ЕФС-1 после массового перевода сверьте, у кого из работников кроме режима изменились другие сведения.

Приказ о переводе, если вместе с режимом меняется должность или оклад

Конструктор формирует приказ в формате .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. Условия дистанционной работы в этот приказ не входят: вид работы, режим и порядок взаимодействия закрепляются в дополнительном соглашении.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Временный перевод по статье 312.9 ТК РФ: что указать в ЛНА

Согласие работника на временный перевод по инициативе работодателя не требуется. Перевод оформляется ЛНА, который работодатель принимает с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Статья 312.9 требует указать в акте:

• указание на исключительный случай, послуживший основанием для перевода;
• список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
• срок перевода, не превышающий срок наличия обстоятельств;
• порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
• порядок выплаты компенсаций за использование оборудования и возмещения расходов;
• порядок организации труда: режим рабочего времени, периоды взаимодействия с работодателем, способ взаимодействия, порядок и сроки представления отчётов;
• иные положения, связанные с организацией труда переведённых работников.

С ЛНА знакомят способом, позволяющим достоверно подтвердить, что работник его получил. При массовом переводе получение фиксируется по каждой фамилии из списка. Подойдёт лист ознакомления или подпись в системе КЭДО, если работник подключён к ней.

Размер компании от обязанности принять акт не освобождает. ГИТ в Ростовской области разъясняла, что ЛНА о временном переводе на дистанционную работу исключён из перечня актов, от которых может отказаться микропредприятие.

Должность может не допускать дистанционного выполнения. Работодатель также может быть не в состоянии обеспечить работника необходимыми средствами. В обоих случаях время невыполнения трудовой функции считается простоем по причинам, не зависящим от работодателя и работника, и оплачивается по части 2 статьи 157 ТК РФ. Поэтому в список ЛНА включаются только те, чью работу можно выполнять вне офиса и кого можно обеспечить оборудованием и удалённым доступом. Для остальных период перевода оформляется как простой.

Когда статья 312.9 не подходит

Плановый переход на работу на удалёнке по решению руководства не попадает под статью 312.9, если исключительного случая нет. Такой перевод возможен только с согласия каждого работника. Срок временного перевода ограничен сроком обстоятельств, и после их окончания основание отпадает. Если компания решает оставить людей работать удалённо и дальше, с каждым подписывается допсоглашение о постоянной, временной или периодической дистанционной работе. Проверьте в своём ЛНА, на какой срок и на какое основание он ссылается. Документ, который продлевают без нового основания, перестаёт работать.

Перевод по соглашению сторон: что закрепить в допсоглашении

Статья 312.3 ТК РФ позволяет установить порядок взаимодействия, передачи результатов работы и отчётов в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА. При массовом переводе один ЛНА удобнее: если порядок изменится, переподписывать соглашения с каждым работником не придётся. В самом допсоглашении фиксируются:

• вид дистанционной работы; для временной — срок не более 6 месяцев, для периодической — порядок чередования с работой на стационарном месте;
• место работы как общий обязательный реквизит трудового договора по статье 57 ТК РФ (в статьях 312.2-312.4 отдельным реквизитом оно не названо);
• режим рабочего времени по статье 312.4 ТК РФ;
• порядок взаимодействия или отсылка к ЛНА; срок ответа на обращения работодателя можно предусмотреть, но обязательным реквизитом закон его не делает;
• порядок выплаты компенсации за использование личного или арендованного оборудования и возмещения расходов по статье 312.6 ТК РФ.

Компенсация по статье 312.6 распространяется и на технику для удалённого доступа. Если работник подключается к корпоративным системам или удалённому рабочему столу со своего компьютера, порядок выплаты закрепляется документально. Для определённых информационных систем и организаций методический документ ФСТЭК от 12.04.2026 предусматривает идентификацию и аутентификацию, контроль доступа, журналирование событий, защиту передачи сведений через интернет и антивирусную защиту подключаемых устройств. Эти требования касаются только определённых систем и организаций, поэтому проверьте, относится ли к ним ваша.

Статья 312.8 ТК РФ даёт работодателю дополнительное основание увольнения. Оно применяется, если дистанционный работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Чтобы этот день можно было установить, способ направления запросов закрепляется в порядке взаимодействия.

Вид дистанционной работы определяется ситуацией, а от вида зависит, какие условия попадут в допсоглашение:

Временная дистанционная работа ограничена шестью месяцами непрерывно. Если перевод планируется дольше, в допсоглашении сразу указывается постоянный или периодический вид.

Как оформить массовый перевод по соглашению сторон: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте список должностей и работников, чью работу можно выполнять дистанционно, и определите для каждой группы вид работы: постоянная, временная или периодическая.
2. Шаг 2. Утвердите или обновите ЛНА о порядке взаимодействия, передачи результатов работы и отчётов, чтобы не прописывать этот порядок в каждом допсоглашении.
3. Шаг 3. Определите способ подписания. Работникам, давшим согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, выпустите УНЭП отдельным этапом, до рассылки допсоглашений. Работники, которые трудились в компании до перехода на КЭДО и согласия не дали, подписывают допсоглашение на бумаге.
4. Шаг 4. Подготовьте допсоглашения по шаблону: вид работы, срок для временной, место работы, режим, отсылка к порядку взаимодействия, порядок компенсации за оборудование.
5. Шаг 5. Направьте документы на подпись. При электронном обмене работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.
6. Шаг 6. Ознакомьте работников с ЛНА о порядке взаимодействия и зафиксируйте получение по каждому.
7. Шаг 7. Проверьте ЕФС-1. При смене только режима мероприятие не подаётся. Если одновременно меняется должность или подразделение, событие отражается по общим правилам.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Шаблоны допсоглашения, согласия на КЭДО и листа ознакомления с ЛНА

Комплект закрывает оба основания перевода. Первым откройте допсоглашение о дистанционной работе и сверьте его с перечнем условий выше.

Подписание допсоглашений электронно: УКЭП, УНЭП и согласие работника на КЭДО

При электронном обмене трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе работодатель подписывает УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП (статья 312.3 ТК РФ). Простая подпись в этот перечень не входит. Для иных способов взаимодействия правила подтверждения получения документов устанавливают в коллективном договоре, ЛНА или соглашении сторон.

Работодатель ведёт кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Для этого нужен установленный порядок и согласие работника, кроме исключений статьи 22.2. Работники, которые трудились в компании на дату перехода и согласия не дали, остаются на бумажном оформлении. Их допсоглашения распечатываются и подписываются собственноручно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Часть документов статья 22.1 ТК РФ оставляет только на бумаге:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в предусмотренной законом части;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Переведённые на дистанционную работу сотрудники продолжают проходить инструктажи с оформлением на бумаге.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Выпуск УНЭП для всех переводимых работников не требует отдельной оплаты.

Важный нюанс из практики: в одном из споров работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях. Он утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу истец заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Соглашение об УНЭП и ознакомление с положением собирают до массовой рассылки допсоглашений, а не после неё.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для выигрыша в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если такого порядка нет, техническая исправность подписи спор не решает. Перед массовой рассылкой откройте локальный акт о КЭДО и проверьте, описана ли в нём идентификация работника при подписании.»

Массовое подписание без споров о подписи: выдача, проверка, пилотная группа

Риск при электронном переводе связан с тем, как подпись выдана и кто ею пользовался. Сама электронная форма документа нарушением не считается.

Кейс из практики: работодатель перешёл на КЭДО по всем формальным правилам. Он разработал Положение о кадровом электронном документообороте, утвердил перечень документов и категорий работников, принял порядок создания личного кабинета и подписания. Работник подал через систему заявление об увольнении, а затем оспорил увольнение. Районный суд и апелляция поддержали работодателя. Кассационный суд общей юрисдикции эти акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. Кроме того, работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении работник выиграл. Суд учёл три обстоятельства. Подпись выдали в день подписания заявления. Работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Система сама зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Совпадение даты выдачи подписи и даты спорного документа суд читает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что дата выпуска УНЭП не совпадает с датой первого кадрового документа, который работник ею подписал.»

Пилотная группа перед переводом всего штата

Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Отдельно мы проверяем, что работники действительно способны пользоваться системой: суд оценивает фактическую способность, а подпись в журнале ознакомления этого не доказывает. На пилоте выявляются сотрудники, которым нужна помощь с подписанием. Для них порядок подписания согласуется заранее, до общей рассылки допсоглашений.

Подписи для сотрудников, которые уже работают удалённо

Сотрудник, который уже работает удалённо из другого города, может выпустить УНЭП или УКЭП в мобильном приложении Госключ. Для этого нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг. Документ приходит из системы КЭДО, работник подтверждает подпись в приложении, и документ возвращается в систему. Проверьте, у всех ли переводимых сотрудников учётная запись Госуслуг подтверждена: без этого выпуск подписи через Госключ не начнётся.

Удалённая работа из-за рубежа: налоги и риски для работодателя

С 01.01.2024 вознаграждение дистанционного работника по трудовому договору с российской организацией относится к доходам от источников в РФ независимо от налогового резидентства. То же правило действует для договора с зарегистрированным в РФ подразделением иностранной организации. Норму ввёл Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ (подпункт 6.2 пункта 1 статьи 208 НК РФ). За 2024 год ставка составляла 13% с дохода до 5 млн руб. и 15% с суммы сверх этого порога.

С 01.01.2025 по Федеральному закону от 12.07.2024 № 176-ФЗ такие выплаты нерезидентам облагаются по шкале пункта 3.1 статьи 224 НК РФ. Ставка 13% применяется к доходу до 2,4 млн руб., далее действуют прогрессивные ставки до 22%. Общая ставка 30% для нерезидентов к этим выплатам не применяется. Порядок подробно описан в разъяснении ФНС о налогообложении доходов дистанционных работников.

Кроме налогов, на работу из-за рубежа влияют отраслевые ограничения, режим доступа к сведениям и условия работодателя. Апелляционным определением от 29.03.2026 № 33-3964/2026 суд признал обоснованным увольнение дистанционного работника, который отказался вернуться из КНДР в Россию. Суд учёл страну работы, налоговые последствия и возможность обеспечить безопасность труда. Место работы закрепляется в допсоглашении по статье 57 ТК РФ. Работник, который планирует работать удалённо из другой страны, сверяет это условие с работодателем до отъезда, а не после.

Ошибки массового перевода на дистанционную работу и их цена

Нарушения при оформлении перевода квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ (редакция на 04.08.2026). Часть 1 предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. Часть 4 касается уклонения от оформления или ненадлежащего оформления трудового договора. Штраф по ней составляет от 10 000 до 20 000 руб. для должностных лиц, от 5 000 до 10 000 руб. для ИП и от 50 000 до 100 000 руб. для юрлиц. При массовом переводе пять ошибок встречаются чаще других:

1. Перевод по статье 312.9 без исключительного случая. Этот путь выбирают, чтобы не собирать подписи под допсоглашениями. Без обстоятельств из перечня статьи основания для перевода без согласия нет, и оформление придётся повторять через допсоглашения с каждым работником.
2. Работа на удалёнке после окончания обстоятельств без допсоглашения. Людей оставляют дома по инерции. Перевод по статье 312.9 не может длиться дольше обстоятельств. После их окончания работники трудятся дистанционно без оформленного условия.
3. Подпись, которую не называет статья 312.3. Простую подпись выбирают, потому что её легче выдать всем сразу. Допсоглашение о дистанционной работе требует УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, поэтому документ с другой подписью придётся переподписывать.
4. Выпуск УНЭП в день подписания. Подписи выпускают в момент рассылки, чтобы закрыть перевод за один день. В споре совпадение дат и неспособность работника пользоваться системой суд учитывает против работодателя.
5. Незакреплённый порядок взаимодействия. Его откладывают как формальность. Без закреплённого способа запросов трудно подтвердить день поступления запроса, от которого считаются два рабочих дня по статье 312.8 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Подлинник истребуют, если его прямо запросил суд или если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Составьте перечень документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Перед закрытием проекта сверьте по каждому работнику четыре позиции: основание перевода, подписанный документ, вид подписи и дату её выдачи.

Стоимость КЭДО для массового перевода на дистанционную работу

Стоимость зависит от численности работников, видов подписи и нужных интеграций. Данные приведены по странице тарифов на октябрь 2026 года.

Итоговая сумма считается по числу работников и выбранному тарифу. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а при переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.

В описании тарифа «Старт» перечислены ПЭП и УНЭП, а УКЭП указана в составе тарифа «Бизнес». Статья 312.3 ТК РФ требует от работодателя подписывать допсоглашение о дистанционной работе УКЭП. Поэтому при выборе тарифа сразу уточните, как в нём будет подписываться документ со стороны работодателя.

Выводы

Массовый перевод на дистанционную работу начинается с причины. Исключительный случай из статьи 312.9 позволяет перевести людей по ЛНА без их согласия и только на время действия обстоятельств. Во всех остальных ситуациях нужен подписанный каждым работником документ, где указаны вид работы, режим, порядок взаимодействия и компенсация за оборудование. При электронном оформлении исход возможного спора определяют процедурные детали: вид подписи по статье 312.3, соглашение об УНЭП, порядок идентификации и выпуск подписи заранее. С 2026 года смена одного лишь режима не требует отдельного отчёта в СФР.

Добыто ведёт такие переводы в КЭДО. Сотрудники получают УНЭП без отдельной оплаты, допсоглашения подписываются в системе, а пилотную группу мы закладываем до перевода всего штата.

Частые вопросы о переводе на дистанционную работу

Кто устанавливает режим работы, если в допсоглашении он не указан?

Режим рабочего времени дистанционного работника определяется трудовым договором, дополнительным соглашением или ЛНА. Если ни один из этих документов режим не устанавливает, по статье 312.4 ТК РФ работник определяет его сам. При массовом переводе режим закрепляется в ЛНА о порядке взаимодействия или прямо в допсоглашении. Иначе периоды взаимодействия с работодателем каждый работник выбирает по своему усмотрению.

Распространяются ли эти правила на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Статьи 312.1-312.9 ТК РФ регулируют только труд работников по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый работниками не считаются. Допсоглашение о дистанционной работе, ЛНА по статье 312.9 и компенсация по статье 312.6 к ним не применяются. Условия выполнения работ определяет гражданско-правовой договор.

Можно ли ознакомить работников с ЛНА о временном переводе по электронной почте?

Статья 312.9 ТК РФ требует знакомить работника с ЛНА способом, позволяющим достоверно подтвердить получение. Конкретный канал закон не называет. В практике есть решение городского суда, где уведомление работника о переводе по электронной почте признано соответствующим закону. Правила подтверждения получения документов статья 312.3 ТК РФ предлагает закреплять в коллективном договоре, ЛНА или соглашении сторон. Если адреса работников и порядок подтверждения прочтения закреплены заранее, почтовое уведомление проще доказать.

Можно ли продлить временную дистанционную работу сверх шести месяцев?

Временная дистанционная работа по статье 312.1 ТК РФ выполняется непрерывно в течение срока, который не превышает шести месяцев. Если работа вне офиса продолжится дольше, стороны подписывают новое допсоглашение и меняют вид работы на постоянную или периодическую с порядком чередования. Временный перевод по статье 312.9 этим сроком не ограничен, но действует только пока сохраняются обстоятельства, указанные в ЛНА.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе?

Обязательной отметки о дистанционном характере работы в трудовой книжке закон не устанавливает. По части 6 статьи 312.2 ТК РФ сведения о трудовой деятельности вносятся в бумажную трудовую книжку по желанию дистанционного работника, если он её предоставит. Сама трудовая книжка относится к документам, которые статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге.

Можно ли уволить постоянного дистанционного работника, который переехал?

Статья 312.8 ТК РФ содержит отдельное основание для постоянно дистанционного работника. Это изменение местности выполнения трудовой функции, если из-за него исполнение трудового договора на прежних условиях невозможно. Сам переезд основанием для увольнения не служит. Работодатель должен показать, почему прежние условия выполнить нельзя: налоговые последствия, безопасность труда, ограничения доступа. На временных и периодических дистанционных работников это основание не распространяется.