Удаленная работа для студентов оформляется одной из четырех конструкций, и выбор определяет и бюджет, и риск: трудовой договор с условием о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ, срочный трудовой договор по части 2 статьи 59 ТК РФ, ученический договор по главе 32 ТК РФ или договор о практической подготовке с учебным заведением. Слова «стажер» в Трудовом кодексе нет: человек у вас либо работник, либо ученик, либо практикант от вуза. Главное различие такое. Студент выполняет работу и дает результат — нужен трудовой договор, и подписать его дистанционно можно только усиленной подписью: работодатель ставит УКЭП, работник УКЭП или УНЭП. Студент только учится за счет компании и работу не выполняет — подходит ученический договор, но стипендия по нему не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Разберем, как собрать комплект документов на человека, который устраивается впервые и живет в другом городе, как выдать ему электронную подпись без явки в офис и как состыковать график с сессией. Покажем три условия, которые суды снимают из договоров со студентами как незаконные, и объясним, почему испытательный срок после обучения поставить нельзя. Сроки учебных отпусков по формам обучения, порядок оформления за один день, образцы договоров и согласий, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой договор подходит студенту-стажеру на удаленке
Стажировка в трудовом праве существует в двух разных смыслах: как обучение на рабочем месте по охране труда и как бытовое название испытательного периода новичка. Ни то ни другое не дает отдельного вида договора. Поэтому вопрос «как оформить стажера» всегда сводится к выбору из четырех конструкций, у каждой из которых своя цена и свои ограничения.
Дистанционная работа по статье 312.1 ТК РФ — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Она бывает постоянной, временной на срок до шести месяцев и периодической, когда работа в офисе чередуется с работой из дома. Для студента чаще всего подходит вторая или третья форма: под семестр, под проект, под каникулы. Обязанности работодателя по охране труда для дистанционных работников сокращены до ограниченного набора, он перечислен в памятке Роструда об особенностях регулирования труда дистанционных работников.
| Конструкция | Когда подходит студенту | Ключевое ограничение |
|---|---|---|
| Трудовой договор с условием о дистанционной работе, глава 49.1 ТК РФ | Постоянная занятость, студент выполняет трудовую функцию и подчиняется правилам компании | Полный комплект гарантий: оплата не ниже МРОТ при полной норме, отпуск, компенсация за свое оборудование по статье 312.6 |
| Срочный трудовой договор, часть 2 статьи 59 ТК РФ | Занятость на период учебного года, проекта или каникул: норма прямо названа для лиц, обучающихся по очной форме | Заключается по соглашению сторон, срок и основание срочности пишутся в тексте договора |
| Ученический договор с лицом, ищущим работу, статья 198 ТК РФ | Компания обучает студента до приема, работы он не выполняет | Стипендия не ниже МРОТ по статье 204, испытание при последующем приеме запрещено частью 1 статьи 207 |
| Договор о практической подготовке, приказ Минобрнауки и Минпросвещения от 05.08.2020 № 885/390 | Практика по учебному плану, инициатива идет от вуза или колледжа | Договор заключается с образовательной организацией, трудовых отношений со студентом не возникает и оплата не начисляется |
| Договор ГПХ или работа с самозанятым | Разовый результат с приемкой по акту: макет, текст, расчет | При регулярных задачах и подчинении графику это подмена трудового договора, штраф на юрлицо по части 4 статьи 5.27 КоАП составляет от 50 000 до 100 000 рублей |
Первые две строки закрывают большинство случаев: студенту нужны деньги и запись о стаже, компании нужен предсказуемый результат. Ученический договор берут тогда, когда обучение стоит компании реальных денег и эти деньги хочется вернуть, если человек не вышел на работу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ученический договор с кандидатом до 1 сентября 2013 года считался гражданско-правовым, и к нему тянулись нормы Гражданского кодекса: неустойка, штрафы, полное возмещение. Это указание из статьи 198 исключено, и сейчас такой договор живет в трудовом праве со всеми его ограничениями, а споры по нему рассматриваются как трудовые. Проверьте шаблон, который вы скачали: если в нем есть штраф за невыход на работу, он написан по логике, которая не действует больше десяти лет.»
Факт: право заключать ученический договор с лицом, ищущим работу, статья 198 ТК РФ дает работодателю — юридическому лицу. Индивидуальный предприниматель в тексте нормы не назван.
В практике Добыто студентов чаще всего оформляют срочным трудовым договором на семестр с неполным рабочим временем, а ученический договор оставляют для программ, где обучение идет три-четыре недели до допуска к работе. Возврат расходов по статье 207 работает только тогда, когда состав этих расходов описан в договоре заранее и подтвержден документами.
Что проверить и собрать до первого рабочего дня стажера
Комплект документов при приеме определен статьей 65 ТК РФ, и он закрытый: требовать сверх перечня нельзя. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни внутренний регламент компании, ни запрос службы безопасности такого права не дают.
Для студента в этом перечне есть две особенности. Трудовая книжка не требуется, если он устраивается впервые: сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, а работодатель подает их в Социальный фонд России в составе ЕФС-1. СНИЛС нужен, и если его нет, регистрацию в системе персонифицированного учета проводит работодатель. ИНН требовать нельзя вовсе, хотя студент часто приносит его сам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Возрастные пороги проверяются до подписания договора, а не после. С 16 лет договор заключается самостоятельно, если работа не вредит здоровью. С 15 лет — самостоятельно, но только на легкую работу. С 14 лет нужны два документа от двух разных субъектов: письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки. Отдельная ловушка касается сирот: для них разрешение опеки требуется и после 16 лет, а кадровик обычно видит в паспорте шестнадцать и применяет общее правило, не спросив про статус.
Внимание: несовершеннолетнему стажеру предварительный медосмотр оплачивает работодатель и оплачивает до допуска, а не компенсирует потом. Отпуск такому работнику положен 31 календарный день, а условие об испытании в его договоре ставить нельзя.
Параллельно с кадровым комплектом закрываются два документа по обработке данных. Первый — согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, без него проверка кандидата по открытым источникам и передача его данных подрядчикам неправомерны. Второй — документы по электронному документообороту: локальный нормативный акт о введении КЭДО с перечнем документов и перечнем работников, уведомление работника и, если требуется, согласие. Для студентов это как раз упрощает задачу: согласие на переход на КЭДО не нужно тем, кто принят после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Уведомить человека все равно обязаны.
Полезно знать: по процессам, которые вы уже перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ на бумаге обратно не получится. Электронный документооборот меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал.
Образцы договоров, согласий и приказов для оформления стажера
Комплект собран под дистанционный прием студента, начинать стоит с формы трудового договора и дополнительного соглашения о дистанционной работе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Ученический договор | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Приказ о назначении наставника (ст. 351.8 ТК РФ) | Скачать |
Как подписать документы со студентом из другого города
Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключить трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами. Требование к подписям жесткое: работодатель использует УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись для трудового договора не годится. По письменному заявлению работника работодатель не позднее трех рабочих дней направляет ему оформленный на бумаге экземпляр договора.
Тот же набор подписей статья 22.3 ТК РФ требует для договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, а также при внесении в них изменений. Все остальное — заявления, приказы, ознакомление с ЛНА, графики — работник подписывает ПЭП или УНЭП. Это и делает отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами самыми дешевыми процессами для старта: криптография там не нужна.
Студент почти всегда попадает в удобную категорию: у него есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах, а значит, подпись он выпускает в приложении Госключ сам, за несколько минут и без визита в удостоверяющий центр. Расходы на получение работником электронной подписи и ее использование по статье 22.2 ТК РФ несет работодатель, но в этом сценарии они сводятся к нулю.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании часто решают выдавать подписи только после испытательного срока: меньше выданных ключей, меньше отзывов. Следствие такое, что прием — самый документоемкий момент в жизни сотрудника — остается бумажным навсегда. Со студентами эта развилка снимается сама: подпись у человека уже есть в Госключе, выдавать ничего не нужно, и первый рабочий день не упирается в курьера.»
Подпишите трудовой договор со стажером электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как оформить удаленного стажера за один день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите конструкцию по таблице выше и зафиксируйте в проекте договора срок, трудовую функцию и дистанционный характер работы. Место работы для дистанционного работника указывается по адресу работодателя, а не по адресу квартиры студента.
- Шаг 2. Запросите комплект по статье 65 ТК РФ. Для тех, кто устраивается впервые, трудовая книжка не нужна, а СНИЛС при отсутствии оформляет работодатель.
- Шаг 3. Направьте уведомление о ведении кадрового документооборота в электронном виде и проверьте, требуется ли согласие. Если стаж студента начался после 31 декабря 2021 года, согласие не нужно.
- Шаг 4. Убедитесь, что у студента есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах, и попросите выпустить подпись в Госключе до дня подписания. Это единственный шаг, который зависит не от вас.
- Шаг 5. Отправьте на подписание пакет: трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с ЛНА и должностной инструкцией, приказ о приеме. Ознакомление с инструкцией фиксируется до начала работы, иначе оценивать результаты испытания будет нечем.
- Шаг 6. Выдайте доступы к рабочим системам в тот же день, что и подписали договор. Отсутствие доступа суды учитывают как обстоятельство, мешавшее работнику выполнять обязанности.
- Шаг 7. Подайте сведения о приеме в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 и при необходимости передайте данные в военкомат.
График стажера и сессии: как совместить работу с учебой
Режим рабочего времени дистанционного работника по статье 312.4 ТК РФ он определяет сам, если иное не установлено коллективным договором, локальным актом или трудовым договором. Для студента это удобно, но управляемость нужна обеим сторонам, поэтому в договоре стоит описать не жесткие часы, а порядок взаимодействия: интервал, в который работник обязан быть на связи, способ вызова и срок ответа. Учет отработанного времени при этом остается обязанностью работодателя.
Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ устанавливается по соглашению сторон и может быть неполным днем, неполной неделей или их сочетанием. Оплата идет пропорционально отработанному времени, продолжительность отпуска не сокращается. Для совершеннолетнего студента это основной инструмент: 20 часов в неделю с оплатой в половину оклада законны и не требуют обоснования.
В практике Добыто график студента чаще всего закрывают неполной неделей с плавающими днями, а не сокращенным днем: под расписание пар это ложится точнее, и табель при этом остается читаемым для проверки.
Для несовершеннолетних действует не соглашение, а норма. Статья 92 ТК РФ ограничивает рабочую неделю 24 часами до 16 лет и 35 часами в возрасте от 16 до 18 лет, а для тех, кто в эти годы получает образование и совмещает учебу с работой, продолжительность не может превышать половины указанных норм. Семнадцатилетний студент колледжа, который учится очно, может работать не более 17,5 часа в неделю, и никакое его согласие на 40 часов эту границу не двигает. Нарушение обнаруживается за тридцать секунд: инспектор сверяет дату рождения и продолжительность недели в одном и том же документе.
Учебные отпуска регулируются статьями 173-177 ТК РФ, и здесь проходит главный водораздел между заочником и очником.
| Форма обучения и повод | Продолжительность | Оплата |
|---|---|---|
| Заочная и очно-заочная, промежуточная аттестация на первом и втором курсах | По 40 календарных дней | С сохранением среднего заработка |
| Заочная и очно-заочная, промежуточная аттестация на каждом последующем курсе | По 50 календарных дней | С сохранением среднего заработка |
| Заочная и очно-заочная, государственная итоговая аттестация | До четырех месяцев по учебному плану | С сохранением среднего заработка |
| Очная, промежуточная аттестация | 15 календарных дней в учебном году | Без сохранения заработной платы |
| Очная, подготовка и защита выпускной работы со сдачей итоговых экзаменов | Четыре месяца | Без сохранения заработной платы |
| Очная, сдача итоговых государственных экзаменов | Один месяц | Без сохранения заработной платы |
| Поступающие на обучение, вступительные испытания | 15 календарных дней | Без сохранения заработной платы |
Очник, которого нанимают на удаленку чаще всего, оплачиваемых учебных отпусков не получает, но отпуск без сохранения зарплаты работодатель обязан предоставить. Гарантии по статьям 173-177 работают при двух условиях: образование соответствующего уровня человек получает впервые и программа имеет государственную аккредитацию. Основание для отпуска — справка-вызов установленной формы, а не устная договоренность с руководителем.
Наставник для удаленного стажера
С 1 марта 2025 года наставничество урегулировано статьей 351.8 ТК РФ, и ее появление закрыло старую практику, когда опытного сотрудника нагружали новичком просто по поручению. Теперь работа по наставничеству выполняется на основании письменного согласия работника, подлежит дополнительной оплате, а содержание, сроки, форма, размеры и условия выплат фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Досрочно отказаться может и наставник, и работодатель, предупредив другую сторону не менее чем за три рабочих дня.
Для удаленного стажера наставник важнее, чем для офисного: новичок, оставленный без сопровождения, тратит кратно больше времени на освоение, а спросить ему буквально некого. Схема работы простая и проверенная: сначала студент наблюдает за тем, как наставник делает задачу, затем работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности. Наставником назначают успешного действующего сотрудника, а не стороннего тренера, и руководитель это наставничество делегирует, а не ведет лично.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Наставничество надо строить как систему: кто, кого и по какому плану ведет. Если оставить это на случай, наставником станет тот, кто сидит ближе, а на удаленке ближе не сидит никто. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и на стажерах это работает особенно хорошо: первые три-четыре человека показывают, где план адаптации написан для офиса, а не для дома.»
В практике Добыто маршрут согласования для стажера собирают отдельно от общего: план адаптации, промежуточная обратная связь и отчет по итогам периода идут одним потоком документов, которые студент подписывает ПЭП со смартфона.
Ошибки, которые дорого обходятся
Испытательный срок после успешного ученичества. Часть 1 статьи 207 ТК РФ прямо запрещает устанавливать испытание лицам, завершившим ученичество у того же работодателя. Компания обучает студента три недели, принимает его и ставит три месяца испытания по привычке. Условие применению не подлежит, а увольнение как не прошедшего испытание будет признано незаконным со всеми последствиями: восстановление, средний заработок за время вынужденного прогула, компенсация морального вреда.
Повторное испытание по новому договору. Практика, когда со студентом каждое лето заключают новый срочный договор на ту же должность и каждый раз ставят испытание, Верховный Суд квалифицировал как злоупотребление правом со стороны работодателя, направленное на обход гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ. Формально каждый договор законен, незаконной признается схема целиком.
Испытание без предмета проверки. Кассационные суды отменяют увольнения по итогам испытания, когда работника не ознакомили с должностной инструкцией, а обязанности не описаны ни в договоре, ни в других локальных актах. В одном из дел суд отдельно учел, что у работника не было доступа к удаленному рабочему столу: оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы и которые человек технически не мог выполнить, нельзя.
Лайфхак: опишите порядок оценки результатов испытания в локальном акте заранее, до конфликта. Служебная записка руководителя — это форма фиксации, а доказательством ее делают приложения: переписка, выгрузки из систем учета задач, данные о невыполненных заявках.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дисциплина и результат испытания — разные предметы. Опоздания сами по себе не обосновывают неудовлетворительный итог испытания, а отсутствие взысканий не доказывает, что человек его прошел. При увольнении по части 1 статьи 71 доказывать неудовлетворительную работу обязан работодатель, поэтому задачи на период испытания надо доводить письменно и фиксировать результат по каждой.»
Договор ГПХ вместо трудового. Самая дорогая ошибка в работе со студентами: человеку дают график, доступы, руководителя и регулярные задачи, а оформляют исполнителем по договору оказания услуг. Часть 4 статьи 5.27 КоАП за уклонение от оформления трудового договора или за подмену его гражданско-правовым предусматривает штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. К штрафу добавляются доначисление страховых взносов и НДФЛ за весь период, оплата отпусков и переоформление отношений задним числом.
Ученический договор без стипендии. Статья 204 ТК РФ требует выплачивать ученику стипендию не ниже минимального размера оплаты труда, а работу на практических занятиях оплачивать по установленным расценкам. Бесплатного ученичества в этой конструкции не бывает, и попытка оформить неоплачиваемую стажировку ученическим договором превращает ее в обычные трудовые отношения со всеми доначислениями.
Когда оформлять стажера не нужно
Практика по учебному плану. Если студента направил вуз или колледж в рамках практической подготовки, договор заключается между образовательной организацией и вашей компанией по форме из приказа № 885/390. Трудовых отношений со студентом не возникает, зарплата не начисляется, а обязанности работодателя ограничены условиями этого договора. Оформлять такого практиканта еще и трудовым договором нужно только тогда, когда вы хотите поручить ему самостоятельную работу и платить за нее.
Разовая задача с измеримым результатом. Перевод текста, верстка макета, расчет сметы с приемкой по акту — это законное поле для договора ГПХ или работы с самозанятым. Признак законности простой: вы принимаете результат, а не контролируете процесс, графика нет, подчинения правилам внутреннего распорядка нет.
Ученический договор, если обучение ничего не стоит компании. Вся конструкция главы 32 ТК РФ построена вокруг возврата расходов на подготовку. Если реальных расходов нет и предъявить к возмещению нечего, вы получаете обязанность платить стипендию не ниже МРОТ и запрет на испытание при последующем приеме, не получая взамен ничего.
Стоимость подключения КЭДО для оформления удаленных стажеров
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учетной системой, кастомных шаблонов и электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| Получение УКЭП | через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Для сезонного найма студентов считать стоит не месячную ставку, а годовую: при тарифе «Бизнес» минимальный платеж рассчитан на 50 сотрудников, и компании с меньшей численностью выгоднее смотреть в сторону «Старта». Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Оформление студента на удаленную работу упирается не в сложность закона, а в выбор конструкции: трудовой договор по главе 49.1, срочный договор по части 2 статьи 59, ученический договор по главе 32 или практика по договору с вузом. Дальше все определяется двумя вещами — видом электронной подписи, которая нужна для конкретного документа, и возрастом студента, от которого зависят норма рабочего времени, медосмотр и запрет на испытание. Учебные отпуска очника не оплачиваются, но предоставить их обязаны; заочнику положены 40 и 50 календарных дней с сохранением среднего заработка.
Мы в Добыто ежедневно закрываем этот сценарий: прием на работу человека, которого невозможно вызвать в офис, с подписанием договора подписью из Госключа и выгрузкой комплекта для проверяющих. Для сезонных программ со студентами это снимает основную часть работы кадровой службы, потому что комплект документов на всю группу собирается и подписывается в один день.
Частые вопросы
Нужна ли трудовая книжка студенту, который устраивается впервые
Бумажная трудовая книжка не заводится: с 2021 года на тех, кто трудоустраивается впервые, ведутся только электронные сведения о трудовой деятельности. От студента нужен СНИЛС, а если регистрации в системе персонифицированного учета нет, ее оформляет работодатель. Сведения о приеме подаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1.
Можно ли принять студента-очника по совместительству
Совместительство по статье 282 ТК РФ — это работа в свободное от основной работы время на условиях отдельного трудового договора. Учеба основной работой не является, поэтому если другой работы у студента нет, вы принимаете его по основному месту работы, даже когда он занят 15-20 часов в неделю. Ошибка в этом пункте искажает записи о стаже и расчет гарантий.
Обязан ли работодатель компенсировать ноутбук и интернет стажера
Статья 312.6 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить дистанционного работника необходимым оборудованием и программно-техническими средствами. Если по согласованию работник использует свое, ему выплачивается компенсация за использование и возмещаются расходы, связанные с работой. Размер, порядок и сроки выплаты определяются коллективным договором, локальным актом или трудовым договором, конкретной суммы в кодексе нет.
Что делать, если стажер перестал выходить на связь
Статья 312.8 ТК РФ дает самостоятельное основание для расторжения договора: работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Порядок и способ взаимодействия должны быть заранее описаны в трудовом договоре или локальном акте, иначе доказать факт запроса и молчания не получится. Более длительный срок можно установить своими документами.
Можно ли заключить ученический договор дистанционно
Да. Ученический договор входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ наравне с трудовым договором и договором о материальной ответственности: работодатель подписывает его УКЭП, ученик — УКЭП или УНЭП. Заключается он в письменной форме в двух экземплярах на срок, необходимый для получения квалификации, а обязательный состав условий перечислен в статье 199 ТК РФ.
Нужно ли согласие студента на переход на электронный документооборот
Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Под это описание попадает большинство студентов. Уведомить работника о ведении документооборота в электронном виде и ознакомить с локальным актом о КЭДО нужно в любом случае.
