Удалённая работа оформляется трудовым договором о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ, и подписать его можно обменом электронными документами, не вызывая кандидата в офис. Минимальный комплект на день выхода: трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных и подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, кандидат — УКЭП или УНЭП, простая подпись для этого документа не подходит. Главное различие, от которого зависит срок: если у человека на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, согласие на КЭДО с него не требуется и оформление укладывается в несколько часов; если стаж есть, сначала идут уведомление и письменное согласие, и это отдельный шаг с отдельным сроком.
Разберём оба маршрута и покажем, какой подписью подписывается каждый документ, что собрать до отправки оффера и какие бумаги требовать с кандидата нельзя. Покажем, из-за чего кассация отменяет решения при технически исправной электронной подписи, и как этого избежать в первый же день. Сценарная таблица по типам кандидатов, реальные сроки по этапам, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Подписать документ электронной подписью и проверить, как выглядит готовый файл с подписью, можно прямо здесь — загрузите файл и сертификат, результат вернётся в браузер.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Два разных режима, которые постоянно путают
Оформить дистанционного кандидата можно в двух разных правовых режимах, и они не взаимозаменяемы. Первый — обмен электронными документами при заключении трудового договора о дистанционной работе по статье 312.2 ТК РФ. Он работает даже без внедрённого КЭДО: стороны обмениваются подписанными файлами, и договор считается заключённым. Второй — полноценный кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, когда все кадровые документы живут в информационной системе и на бумаге не дублируются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Разница видна на второй неделе работы. В первом режиме вы подписали договор файлами, а дальше каждое заявление на отпуск, каждый приказ и каждый лист ознакомления снова едут курьером или ждут визита сотрудника. Во втором режиме в системе идёт весь цикл. Есть и обязанность, про которую забывают: по статье 312.2 ТК РФ, если дистанционный работник письменно попросит бумажный экземпляр трудового договора, работодатель обязан направить его заказным письмом с уведомлением не позднее трёх рабочих дней со дня получения такого заявления.
Ещё одна норма из главы 49.1, которую стоит закрыть в первый же день: при взаимодействии путём обмена электронными документами сторона, направившая документ, должна получить подтверждение его получения, а срок этого подтверждения определяется ЛНА или трудовым договором. Если срок нигде не записан, любой спор о том, получил ли работник уведомление, разваливается. В сервисе Добыто этот срок задаётся настройкой маршрута, и отметка о получении фиксируется системой автоматически.
Факт: в электронный вид нельзя перевести четыре вида документов: трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут существовать только электронно, без дублирования на бумаге.
Что подготовить до того, как кандидат скажет «да»
Скорость оформления определяется не в день выхода, а за две-три недели до него. Если ЛНА не приняты, а подписи сотрудникам не выпускаются, никакой сервис не оформит человека за день: вы будете догонять документы задним числом.
Проверьте семь позиций до того, как отправлять оффер:
- ЛНА о переходе на электронный документооборот. В нём фиксируются сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления и дата введения.
- ЛНА о порядке осуществления КЭДО. Сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа, исключительные случаи бумажного оформления, процедуры взаимодействия с работником.
- Порядок идентификации подписанта. Отдельный пункт локального акта: как именно система устанавливает, что документ подписал конкретный человек.
- УКЭП организации. Без неё трудовой договор подписать нельзя, а срок выпуска в удостоверяющем центре зависит не от вас.
- Схема выдачи подписи работнику. Через сервис КЭДО, через Госключ или через удостоверяющий центр. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель, это прямо записано в статье 22.2 ТК РФ.
- Шаблоны комплекта. Трудовой договор с условием о дистанционной работе, приказ о приёме, лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных.
- Маршрут согласования. Кто подписывает первым, кто последним, что происходит при отсутствии руководителя.
В практике Добыто половина срывов «оформления за день» приходится не на подпись, а на шестой и седьмой пункты: шаблон договора не адаптирован под дистанционку, а маршрут согласования упирается в одного руководителя без замещающего.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают».
Для приёма это означает практическую развилку: подпись кандидату выпускается на этапе оффера, а не утром дня подписания договора. Один день разницы стоит дёшево, а в споре он играет на вашей стороне.
Какой подписью подписывается каждый документ
Статья 22.3 ТК РФ делит все кадровые документы на две группы, и для приёма дистанционного сотрудника это самая частая точка ошибки. Ниже — распределение по видам подписи для обеих сторон.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор о дистанционной работе | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о приёме, заявления, ЛНА, согласия, графики | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует неочевидное для многих: ПЭП работника закрывает большую часть кадрового потока, но не закрывает сам трудовой договор. Компания, которая выдала новичкам только простую подпись и подписала ею договоры, юридически не оформила приём и получает риск по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо за ненадлежащее оформление трудового договора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации не описан, спор проигрывается при технически исправной подписи».
Документы кандидата: что запрашивать и что требовать нельзя
Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и уж точно не внутренний регламент компании.
Обязательный комплект при дистанционном приёме состоит из шести позиций: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев первого трудоустройства и совместительства; СНИЛС; документы воинского учёта для военнообязанных; документ об образовании, если должность требует квалификации; медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Для кандидата, впервые заключающего трудовой договор путём обмена электронными документами, действует отдельное правило статьи 312.2 ТК РФ: документ о регистрации в системе персонифицированного учёта он получает самостоятельно.
Полезно знать: ИНН и свидетельства о рождении детей работодатель требовать не вправе. Налоговая не может отказать в приёме отчётности из-за отсутствия ИНН, а свидетельства о рождении — документ для вычета, его место в бухгалтерии, а не в личном деле.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Перед тем как отправлять кандидату список документов, сверьте его со статьёй 65 и вычеркните всё, чего там нет».
Если вы читаете это как кандидат, порядок такой же: работодатель вправе запросить шесть обязательных позиций и то, что предусмотрено для вашей категории. Требование прислать сканы банковских выписок, характеристики или справки о доходах с прошлого места законным основанием для отказа не является.
Шаблоны для дистанционного оформления и перехода на КЭДО
Комплект собран под сценарий «кандидат на удалёнке, подписание без визита»; начинать стоит с дополнительного соглашения о дистанционной работе, если человек уже в штате.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Порядок оформления за один рабочий день
Ознакомление с локальными актами проводится до подписания трудового договора — этого требует статья 68 ТК РФ. В электронном виде очерёдность фиксируется меткой времени в системе, и именно поэтому шаг с ЛНА стоит раньше шага с договором, а не наоборот.
Как оформить дистанционного сотрудника без визита в офис: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите сканы документов по статье 65 ТК РФ и проверьте, есть ли у кандидата трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. От ответа зависит, нужно ли согласие на КЭДО.
- Шаг 2. Заведите кандидата в систему и выпустите ему подпись. Для трудового договора нужна УНЭП или УКЭП, простая подпись не подойдёт. Расходы на выпуск несёт работодатель.
- Шаг 3. Если стаж на 31 декабря 2021 года есть, направьте уведомление о переходе на КЭДО и получите письменное согласие. Отказ работника не является основанием для отказа в приёме.
- Шаг 4. Отправьте на ознакомление комплект ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, локальные акты о КЭДО. Дождитесь отметок об ознакомлении.
- Шаг 5. Направьте трудовой договор с условием о дистанционной работе. Работодатель подписывает УКЭП, кандидат — УКЭП или УНЭП. Проверьте, что в договоре указаны место работы, режим рабочего времени и порядок компенсации за использование оборудования.
- Шаг 6. Издайте приказ о приёме и отправьте его на подписание. Для приказа достаточно УНЭП со стороны работодателя.
- Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Для иностранного работника отдельно уведомьте территориальный орган МВД в течение трёх рабочих дней со дня заключения договора.
Кейс из практики: ИТ-компания на 250 сотрудников держала одновременно 50 открытых вакансий и искала людей по всей стране, отправляя комплекты курьерской доставкой. После перевода кадрового обмена в электронный вид оформление перестало зависеть от логистики: сотрудник, экстренно переехавший в другую страну, выпустил подпись в мобильном приложении и подписал документы за несколько часов, без пересылки оригиналов.
Лайфхак: начинайте раскатку не с трудовых договоров, а с заявлений на отпуск и отгул. Сотрудники осваивают систему за неделю сами, потому что это нужно им, и к моменту первого дистанционного приёма маршруты уже обкатаны.
Где теряются часы: реальные сроки по этапам
Один рабочий день — это срок для компании, у которой ЛНА приняты, а УКЭП организации выпущена. Если хотя бы одного условия нет, срок считается по самому долгому элементу. Сценарии ниже показывают, что критично, а что можно отложить.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство, стажа на 31.12.2021 нет | Кандидат сам получает документ о регистрации в персонифицированном учёте; заводится электронная трудовая книжка | Согласие на КЭДО не требуется |
| Есть стаж, кандидат согласен на КЭДО | Уведомление и письменное согласие до первого электронного документа | Вид подписи для заявлений: достаточно ПЭП |
| Есть стаж, кандидат отказался от КЭДО | Бумажный контур и доставка оригиналов; отказ не основание для отказа в приёме | Настройка маршрутов в системе |
| Внешний совместитель на удалёнке | Справка с основного места работы, если должность связана с вредными или опасными условиями | Трудовая книжка не предъявляется |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Отсутствие признаков трудовых отношений; акты и оплата по договору | Нормы главы 49.1 ТК РФ к нему не применяются |
Самый длинный элемент в таблице — не подпись, а согласие работника со стажем и доставка оригиналов при отказе от КЭДО. Проверить действующие требования к оформлению трудовых отношений и задать вопрос инспектору можно через сервисы Федеральной службы по труду и занятости, где публикуются разъяснения по электронному кадровому документообороту.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию. Пилот снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает, кто из сотрудников физически не может работать в системе.
Когда быстрое дистанционное оформление не работает
Есть ситуации, где попытка уложиться в день создаёт больше проблем, чем решает.
Кандидат физически не может пользоваться системой. Старое устройство, отсутствие смартфона, низкая цифровая грамотность. Формальное ознакомление под подпись здесь не спасает: суд оценивает фактическую способность работать в системе, а не отметку в журнале. Для таких сотрудников бумажный контур остаётся рабочим вариантом, и это законно.
Кандидат находится за пределами России. По трудовому договору работодатель обязан обеспечивать условия труда и охрану труда, а на территории другого государства действует другое законодательство. На практике отношения с такими исполнителями оформляются договором гражданско-правового характера или сотрудничеством с самозанятым, и нормы главы 49.1 ТК РФ к ним не применяются.
Должность с обязательным предварительным медосмотром или допуском. Пока не получено заключение, приём оформлять нельзя, и скорость подписания здесь ничего не меняет.
Сколько стоит ошибка в первый день
Неверный вид подписи на трудовом договоре обходится не переоформлением файла. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ ненадлежащее оформление трудового договора влечёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей. Нарушение порядка ознакомления с ЛНА идёт по части 1 той же статьи: для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей.
Дороже штрафа обходится проигранный спор. Показательный сюжет: работодатель имел Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника, районный суд и апелляция встали на его сторону, но кассация акты отменила. Не хватило сведений о порядке идентификации, подпись работнику выдали в день подписания заявления, а фактически в системе за него действовал другой человек. При новом рассмотрении работник выиграл. Система, которую внедряли ради доказательности, зафиксировала обстоятельства против работодателя.
Внимание: проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении от работника значимого заявления. Отсутствие любой из них — будущий проигрыш в споре, а не техническая мелочь.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Стоимость подключения КЭДО для дистанционного найма
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудника | через партнёров-удостоверяющие центры | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в обе стороны в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компании, которая нанимает волнами, это означает, что платить за пиковую численность круглый год не нужно.
Выводы
Дистанционное оформление упирается не в скорость подписания, а в подготовку: принятые локальные акты, выпущенную УКЭП организации, описанный порядок идентификации и разведённые во времени выдачу подписи и первое кадровое действие. Вид подписи подбирается под конкретный документ: трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а простая подпись закрывает заявления, но не договор. Комплект документов кандидата ограничен статьёй 65 ТК РФ, и требовать сверх перечня нельзя. Сроки по государственным отчётам при этом никто не отменял: подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Мы в Добыто настраиваем шаблоны и маршруты под конкретную схему найма, выпускаем сотрудникам ПЭП и УНЭП в рамках тарифа и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы первый дистанционный приём не стал одновременно первым тестом системы.
Частые вопросы
Можно ли оформить приём, если кандидат живёт в другом часовом поясе и не выходит на связь в рабочее время компании?
Да, электронный обмен не требует одновременного присутствия сторон. Но режим рабочего времени дистанционного работника нужно закрепить в трудовом договоре или ЛНА, иначе позже возникнет спор о переработках. Отдельно пропишите срок подтверждения получения электронных документов: без него вы не докажете, что уведомление дошло. И учитывайте статью 312.8 ТК РФ: невыход на связь без уважительной причины более двух рабочих дней подряд — самостоятельное основание для расторжения договора, если ЛНА не установил более длительный срок.
Что делать, если кандидат подписал договор, но так и не вышел на работу?
Трудовой договор, заключённый обменом электронными документами, действует так же, как бумажный. Если работник не приступил к работе в день начала работы, работодатель вправе аннулировать договор по статье 61 ТК РФ. Аннулированный договор считается незаключённым, но сведения о приёме, если они уже ушли в составе ЕФС-1, нужно скорректировать отменяющей формой.
Обязательно ли выдавать кандидату УКЭП или достаточно УНЭП из сервиса?
Для трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности и ученического договора со стороны работника достаточно УНЭП. УКЭП нужна, если работник планирует использовать подпись за пределами кадрового контура: подавать документы в государственные органы, подписывать сделки. Расходы на получение и использование подписи в любом случае несёт работодатель.
Как быть, если сотрудник уже принят на бумаге, а теперь переводится на удалёнку?
Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором меняются условие о месте работы, режим рабочего времени и порядок обеспечения оборудованием с компенсацией за использование личного. Подпись та же, что и для самого договора: работодатель УКЭП, работник УКЭП или УНЭП. Перевод оформляется до фактического начала работы из дома, а не задним числом.
Нужно ли проводить инструктаж по охране труда дистанционному работнику?
Объём обязанностей работодателя по охране труда для дистанционных работников сокращён, но документы, подтверждающие прохождение инструктажей, в электронный вид перевести нельзя в любом случае — это прямое исключение из кадрового электронного документооборота. Если по должности инструктаж обязателен, планируйте бумажный журнал заранее, иначе безбумажный контур придётся ломать на второй неделе.
Можно ли принять человека по договору ГПХ, а через месяц перевести в штат на дистанционку?
Можно, но переход должен выглядеть как заключение нового трудового договора, а не как продолжение прежних отношений. Риск в том, что при проверке отношения по ГПХ признают трудовыми с даты фактического начала работы: тогда к вам придут доначисления и штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Если задача разовая и результат измерим актом — это ГПХ; если человек встроен в график, подчиняется правилам распорядка и выполняет трудовую функцию — это трудовой договор с первого дня.
Что предъявлять инспектору, если все кадровые документы только в электронном виде?
Из системы выгружаются сам документ, файл электронной подписи и печатная форма с отметкой о подписании. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом, поэтому её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Проверьте заранее, что выгрузка комплекта по одному сотруднику собирается в один файл, а не десятком отдельных скачиваний.
