Удаленка в крупных технологических компаниях как устроены кадровые процессы

Удалёнка в крупных технологических компаниях юридически оформляется как дистанционная работа по главе 49.1 ТК РФ. Это трудовой договор или допсоглашение, в которых закреплены условие о дистанционной работе, порядок взаимодействия, режим времени и компенсация расходов на оборудование. Документы подписывают электронно: работодатель применяет УКЭП, работник для договора и допсоглашения — УКЭП или УНЭП. Бумажный экземпляр договора работодатель направляет по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней. С 30 декабря 2025 года о переводе на удалёнку в СФР отдельно не сообщают: коды ДИСТ и НДОМ из ЕФС-1 убраны. Порядок зависит от формы: постоянная, временная и периодическая удалёнка оформляются соглашением сторон, а перевод при эпидемии или аварии по статье 312.9 ТК РФ — локальным актом, без согласия работника и без изменения договора.

Материал собран для HR-специалиста, который переносит в свою компанию процессы IT- и телеком-компаний: удалённый приём и онбординг, перевод на КЭДО, учёт времени, отпуска, увольнение по статье 312.8 ТК РФ. Покажем, какие документы закон оставляет на бумаге даже для дистанционных сотрудников, где проходит граница с работой из-за рубежа и как изменился НДФЛ для нерезидентов. Чек-лист того, что суд проверяет в электронных кадровых документах, типичные ошибки с их ценой, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Формы дистанционной работы по ТК РФ: постоянная, временная и периодическая

Слово «удалёнка» в Трудовом кодексе не встречается: закон говорит о дистанционной работе. Правила действуют с 1 января 2021 года, их ввёл Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, а статья 312.1 ТК РФ различает три формы: постоянную, временную непрерывную сроком не более 6 месяцев и периодическую, когда периоды удалённой работы чередуются с работой на стационарном рабочем месте. Описание форм и действующие нормы Минтруд собрал в разделе о регулировании дистанционной и удалённой работы, туда удобно отправлять руководителей, которые спорят о терминах.

Гибридный график IT-компании, где сотрудник неделю работает из дома, а неделю в офисе, по ТК РФ является периодической дистанционной работой. Если чередование не закреплено в договоре или допсоглашении, сотрудник формально числится офисным, и у работодателя нет оснований применять к нему статьи 312.3-312.8: обмен документами без бумаги, особый порядок взаимодействия, дополнительные основания увольнения.

Сравнение форм с порядком оформления:

Перевод по статье 312.9 — единственный случай, когда работодатель решает сам. По окончании перевода он обязан предоставить прежнюю работу, а работник — приступить к ней. С ЛНА о переводе знакомят способом, который достоверно подтверждает получение.

Глава 49.1 работает только для трудового договора. Исполнитель по ГПХ и самозанятый, которые выполняют заказ из дома, дистанционными работниками не являются: на них не распространяются ни компенсация за оборудование, ни увольнение по статье 312.8, ни правила КЭДО. Сверьте, какая форма записана у ваших удалённых сотрудников в договорах и совпадает ли она с тем, как они фактически работают.

Что изменилось для удалёнки в 2025-2026 годах: ЕФС-1, НДФЛ и работа из-за рубежа

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 с 30 декабря 2025 года отменил коды «ДИСТ» и «НДОМ» в подразделе 1.1 ЕФС-1. Отдельно сообщать в Социальный фонд России о том, что сотрудника перевели на дистанционную или надомную работу, больше не требуется. В регламентах кадровых служб, которые писали в 2021-2024 годах, этот шаг часто остаётся: его стоит убрать, чтобы кадровик не сдавал лишние сведения. Приём и увольнение дистанционного сотрудника отражаются в ЕФС-1 в обычном порядке.

Налоговая часть касается бухгалтерии, но кадровая служба передаёт ей данные о статусе сотрудника. С 1 января 2025 года выплаты дистанционному работнику по договору с российской организацией облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале от 13% до 22% независимо от того, является ли он налоговым резидентом. С 1 января 2026 года Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ ввёл исключение: эта шкала не применяется к доходам лиц, которые хотя бы один день налогового периода имели статус иностранного агента.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работа из-за рубежа остаётся самой спорной зоной. Минтруд в письме от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 указал, что заключать трудовой договор о дистанционной работе за пределами РФ нельзя, но там же оговорил, что письмо не является разъяснением и нормативным правовым актом. Роструд в ответе 2026 года подтвердил, что позиция актуальна, и добавил: переезд сотрудника сам по себе договор не прекращает, для увольнения нужна невозможность исполнять обязанности на прежних условиях по статье 312.8 ТК РФ. Налоговое правило о ставке НДФЛ не решает вопросов миграционного, трудового и налогового права страны пребывания.

Если в компании есть сотрудники за рубежом, этот вопрос решают отдельно, с юристом и бухгалтерией: ни КЭДО, ни правильно оформленное допсоглашение риск не снимают. Для остальных достаточно проверить два пункта: убран ли из регламента отчёт о переводе в ЕФС-1 и знает ли бухгалтерия, у кого из дистанционных сотрудников сменился налоговый статус.

Как оформить дистанционного работника: договор, допсоглашение и электронные подписи

Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключить трудовой договор о дистанционной работе или допсоглашение о переводе обменом электронными документами, без встречи и без курьера. Бумажный экземпляр работодатель направляет только по письменному заявлению работника, не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления. Сведения о трудовой деятельности по желанию работника вносят в трудовую книжку, если она ведётся и работник её предоставил: книжку можно переслать заказным письмом с уведомлением.

Вид подписи для договора и допсоглашения закон фиксирует в статье 312.3: работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Для остальных документов допускаются другие виды подписи либо согласованная сторонами форма связи, которая фиксирует факт получения. Срок, в который работник подтверждает получение документа, ТК РФ не устанавливает: его задают коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или допсоглашение. Если срок нигде не записан, работодатель потом не докажет, что сотрудник получил документ и промолчал.

В договор с дистанционным работником крупные компании выносят то, что в офисе регулируется устно. Минимальный набор условий, который следует из статей 312.3, 312.4 и 312.6 ТК РФ:

• порядок обмена электронными документами и срок подтверждения их получения;
• режим рабочего времени и время, когда сотрудник должен быть на связи;
• порядок и сроки передачи результатов работы и отчётов;
• обеспечение оборудованием или порядок, сроки и размер компенсации за личное оборудование и интернет;
• срок ответа на запрос работодателя, если он длиннее 2 рабочих дней, которые использует статья 312.8.

С ЛНА, приказами и уведомлениями дистанционного работника знакомят письменно, обменом электронными документами или другим согласованным способом. Копии документов, связанных с работой, по его заявлению выдают в течение 3 рабочих дней.

Отдельный риск удалённого оформления — установление личности. Подпись выдают человеку, которого кадровик ни разу не видел, и через полгода сотрудник может заявить, что документ подписывал не он.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Номер телефона и СНИЛС не доказывают, что документ подписал именно работник: телефоном может пользоваться кто-то из семьи, а в СНИЛС нет ни фото, ни видео. При выборе системы для удалённого найма спрашивайте, как она устанавливает личность до выдачи подписи. Рабочая схема из трёх шагов: проверка, что перед камерой живой человек, сверка лица с фотографией паспорта и проверка паспорта на действительность. Подпись выдают только после всех трёх.»

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Для договора с удалённым сотрудником это закрывает требование статьи 312.3 без покупки подписей каждому.

Соберите допсоглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу

В новой редакции пункта укажите форму удалёнки из статьи 312.1, порядок взаимодействия и компенсацию: без этих условий допсоглашение формально переводит сотрудника, но не даёт работодателю инструментов главы 49.1.

КЭДО для удалённых сотрудников: что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге

Обмен документами с дистанционным работником регулирует статья 312.3 ТК РФ, а общий электронный документооборот компании — статьи 22.1-22.3, которые ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Вести КЭДО можно на платформе «Работа в России» или в информационной системе работодателя. Минтруд держит описание обоих вариантов на странице об электронном кадровом документообороте.

Четыре вида документов в КЭДО без бумажного дублирования не включаются (часть 3 статьи 22.1): трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Всё остальное, от трудового договора и приказов до графиков отпусков и табелей, переводится в электронный вид.

Подписи в системе работодателя распределены по статье 22.3. Трудовые договоры, изменения к ним, приказы о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий договора работодатель подписывает УКЭП. Работник для этих документов применяет УКЭП или УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства, то есть через Госключ. ПЭП работника допустима для остальных документов, если в ЛНА согласованы правила идентификации и защиты ключа. Формула «работник подписывает трудовой договор ПЭП через Госуслуги» неверна.

Перед запуском работодатель уведомляет каждого работника о переходе и о праве дать согласие, в срок, установленный ЛНА. Отказ от КЭДО или отсутствие электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме или для увольнения, а тем, кто не дал согласие, документы выдают на бумаге бесплатно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как перевести удалённых сотрудников на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте перечень документов, которые компания подписывает с сотрудниками, и отметьте, какие из них переводите в электронный вид. Отдельно выпишите четыре вида документов из части 3 статьи 22.1, которые остаются на бумаге.
2. Шаг 2. Определите участников и маршрут подписания каждого документа: сотрудник, непосредственный руководитель, директор или главный бухгалтер, специалист по кадрам. Заявление на отпуск, приказ о переводе и допсоглашение обычно идут разными маршрутами.
3. Шаг 3. Утвердите ЛНА о введении КЭДО: информационная система, категории работников, виды документов, срок уведомления. Вторым актом закрепите порядок ведения: когда документ считается полученным и подписанным, в каких случаях допускается бумага.
4. Шаг 4. Уведомите каждого работника о переходе и соберите письменные согласия от тех, от кого их требует статья 22.2.
5. Шаг 5. Заключите с работниками соглашения об использовании ПЭП и УНЭП и выдайте подписи. Выдачу подписи и первый кадровый документ с ней разведите по времени и убедитесь, что сотрудник умеет работать в системе.
6. Шаг 6. Настройте хранение с разграничением прав доступа и резервным копированием, а также интеграцию с учётной системой, где кадровик ведёт сотрудников.
7. Шаг 7. Проведите обучение для кадровиков и отдельно для сотрудников, подготовьте короткие инструкции и назначьте, кто отвечает на вопросы в первые месяцы.

Первые три шага обычно проходят быстро, хранение и интеграция с внутренними системами требуют больше времени, а обучение растягивается на месяцы: вопросы сотрудников не заканчиваются после первого вебинара.

Шаблоны допсоглашения, согласия и ЛНА для дистанционной работы и КЭДО

Комплект закрывает оформление удалённого сотрудника и запуск КЭДО, начинать стоит с допсоглашения о дистанционной работе.

Удалённый найм и онбординг: как IT-компании готовят первый день сотрудника

В распределённых командах оформление начинается до выхода сотрудника: между принятым оффером и первым рабочим днём обычно проходит неделя-две. За это время кандидат заполняет анкету из дома, а IT-отдел готовит ноутбук и доступы. Порядок в анкете фиксированный: сначала согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, потом паспортные данные и сканы документов. Без согласия собирать документы кандидата нельзя.

Кейс из практики: IT-компания на 450 с лишним человек с офисом в Екатеринбурге, часть сотрудников работает полностью удалённо из 16 городов России, в месяц закрывается от 15 до 25 вакансий. Раньше новичок в первый день подписывал бумаги в двух-трёх экземплярах, ошибался в местах подписи, и кадровик перепечатывал комплект. После перехода на анкету кандидата и выпуск подписи онлайн, который занимает 10 минут, кадровик оформляет новичка за 30 минут, а ознакомление с ЛНА укладывается в 20-30 минут первого рабочего дня. Удалённый сотрудник подписывает тот же пакет со смартфона, не приезжая в офис.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Первый день удалённого сотрудника съедают бытовые и организационные вопросы, если их не закрыли заранее. Решение о том, оставаться ли в компании, человек принимает в первые дни, и неделя без доступов работает против вас. До выхода проверьте три вещи: ноутбук настроен, доступы выданы по роли, документы подписаны или готовы к подписи. Встречу с руководителем и план онбординга с критериями испытательного срока назначайте на первый день.»

Подпись удалённому новичку выпускают через Госключ: установка приложения, вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпуск УНЭП или УКЭП, подписание документа из системы КЭДО.

Мы в Добыто отдельно проверяем, умеет ли новый сотрудник работать в системе, и не совмещаем выдачу подписи с первым кадровым документом. Для удалённого найма это защита на случай, если сотрудник потом оспорит подписание. Удалённый доступ к рабочим системам и удалённый рабочий стол ТК РФ не регулирует: требования информационной безопасности зависят от категории данных и систем компании, и их согласуют с IT до выхода сотрудника.

Режим работы, учёт времени, отпуска и компенсации на удалёнке

Режим рабочего времени дистанционного работника по статье 312.4 ТК РФ устанавливают трудовой договор, допсоглашение, коллективный договор или ЛНА. Если режим нигде не записан, работник определяет его сам. Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время, поэтому созвоны и дежурство в мессенджере после окончания смены учитываются как работа. Крупные компании фиксируют в ЛНА окна, когда сотрудник обязан быть на связи, и отражают их в табеле Т-13.

Отпуск удалённого сотрудника проходит тот же маршрут, что и в офисе, только без бумаги. Сотрудник создаёт заявление, его согласует непосредственный руководитель, затем подписывает директор, кадровик проводит отпуск в 1С, формирует приказ и отправляет его сотруднику на подпись. Если сотрудник формально работает в одном юрлице, а по проекту подчиняется руководителю из другого, в маршрут добавляют обоих. Даже при утверждённом графике отпусков сотрудника уведомляют о начале отпуска, и уведомление тоже подписывается в системе.

Оборудование и интернет регулирует статья 312.6 ТК РФ. Работодатель обеспечивает дистанционного работника всем необходимым для работы либо, если тот использует личное или арендованное оборудование с согласия или ведома работодателя, выплачивает компенсацию и возмещает связанные расходы. Порядок, сроки и размеры выплат закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении.

С 1 января 2024 года компенсация за использование личного или арендованного оборудования не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах 35 рублей за день дистанционной работы либо в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов. При периодической удалёнке лимит 35 рублей считают только за дни работы из дома, поэтому эти дни должны быть видны в табеле.

Увольнение дистанционного работника и доказательства в трудовом споре

Статья 312.8 ТК РФ добавляет два основания увольнения. Первое: сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса, если согласованный порядок взаимодействия не устанавливает более длительный срок. Второе касается только постоянно дистанционного работника: он сменил местность так, что не может исполнять обязанности на прежних условиях. Для временной и периодической удалёнки второе основание не применяется.

Приказ об увольнении выведен из обычного КЭДО частью 3 статьи 22.1. Для дистанционного работника действует специальное правило части 3 статьи 312.8: ознакомить с приказом электронно можно, но оформленную на бумаге копию приказа работодатель направляет заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания. Без письма увольнение оспаривают по процедурным основаниям.

Важный нюанс из практики: работодатель внедрил КЭДО с 01.02.2022, работник был уведомлён 31.01.2022 и в тот же день дал письменное согласие, а 23.03.2022 через систему поступило заявление об увольнении. Районный суд 03.06.2022 в иске о восстановлении отказал, апелляция жалобу отклонила, но кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и система сама зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Положение о КЭДО и согласие, оформленные без ошибок, работодателя не защитили.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Правильно оформленный КЭДО защищает, пока спор идёт о документах. Когда суд доходит до вопроса, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень документов уже не помогают: суд оценивает фактическую способность работать в системе, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте у себя, описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и есть ли регламент на случай электронного заявления об увольнении. При поступлении такого заявления кассация ждёт от работодателя, что он выяснит причины увольнения.»

Прежде чем увольнять по статье 312.8, сохраните запрос работодателя с датой отправки и подтверждение, что сотрудник его получил или должен был получить по согласованному порядку. Без этих двух документов срок в 2 рабочих дня не с чего отсчитывать.

Как перенять кадровые процессы удалёнки: этапы внедрения, ошибки и границы КЭДО

Крупные компании переводили кадровые процессы в электронный вид годами и начинали с простого. Кейс из практики: крупный телеком-оператор вошёл в пилотный проект Минтруда в 2017 году и сначала перевёл односторонние документы и документы, для которых достаточно ПЭП. Затем появились система автоматизации подбора, личные кабинеты кандидата и сотрудника, а с августа 2022 года компания впервые применила для подписания кадровых документов сертификаты из Госключа. Аутентификация идёт через ЕСИА, Госуслуги и Госключ, документы передаются по зашифрованному каналу. Результат на I квартал 2026 года: 64% кандидатов трудоустроены с использованием электронной подписи, 72% сотрудников перешли на КЭДО, с кандидатами и сотрудниками подписан 301 244 документ.

Кейс из практики: IT-компания на 300 человек в 12 городах, сотрудники уезжают поработать из другого города на несколько месяцев. За год штат вырос на 30%, а специалист по кадрам остался один, и застать сотрудника для подписи становилось всё сложнее. Компания прошла шесть шагов: перечень документов, участники, маршруты, хранение с разграничением прав и резервным копированием, интеграция с четырьмя внутренними системами, обучение. Перевод всех сотрудников сразу дал гору вопросов, и нагрузка на кадровика заметно снизилась только через 3 месяца. Приказ об увольнении остался на бумаге.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переводить всю компанию в один день не стоит, и закон этого не требует: КЭДО можно вводить по категориям сотрудников, подразделениям или видам документов. Начинайте с пилотной группы, затем подключайте остальных, а тех, кто сомневается, последними: когда большинство коллег подписывает документы со смартфона, сомневающиеся подтягиваются сами. Закладывайте не меньше 3 месяцев плотной работы, срок зависит от численности и от того, насколько сотрудники доверяют нововведениям.»

Кадровик в большинстве компаний ведёт сотрудников в 1С, поэтому система КЭДО должна забирать оттуда данные и возвращать подписанные документы со статусом. Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Чек-лист: что суд проверяет в электронных кадровых документах

Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования 63-ФЗ об электронной подписи. Перед запуском и перед любым увольнением удалённого сотрудника проверьте:

1. Утверждено ли положение о кадровом электронном документообороте.
2. Есть ли утверждённый перечень документов и категорий работников.
3. Заключено ли с работником соглашение об использовании УНЭП и ознакомлен ли он с положением об ЭДО.
4. Зафиксированы ли порядок и дата выдачи подписи.
5. Как идентифицируют работника при подписании.
6. Кто контролирует систему и что она фиксирует.
7. Способен ли работник фактически пользоваться системой.

Ошибки, которые обходятся дороже всего

• Сотрудник работает из дома, а в договоре записано офисное рабочее место. Так делают, чтобы не переоформлять документы. У работодателя нет оснований применять статьи 312.3-312.8, а нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит юрлицу предупреждения или штрафа от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении санкция по части 2 выше.
• Подписи выдали, а соглашение об использовании ПЭП и УНЭП не заключили. Экономят время на запуске. Без соглашения такие подписи не равнозначны собственноручной, и каждый подписанный ими документ в споре придётся доказывать заново.
• Подпись выдали в день первого кадрового действия. Мотив — быстрее оформить. В разобранном выше деле именно это обстоятельство вместе с неумением работника пользоваться системой привело к тому, что спор об увольнении выиграл работник.
• Не записали порядок взаимодействия и срок ответа. Кажется, что хватит мессенджера. Тогда отсутствие сотрудника на связи нельзя доказуемо связать с основанием увольнения по статье 312.8.
• Уволили только электронно. Бумажную копию приказа не отправили заказным письмом в течение 3 рабочих дней, и процедура увольнения нарушена.

Когда полный перевод на КЭДО избыточен

Закон не обязывает вводить КЭДО и не требует переводить всех: его вводят частями, по категориям, подразделениям или видам документов. Если удалённых сотрудников несколько, а кадровые события редки, хватает обмена документами по статье 312.3 ТК РФ, где для договора и допсоглашений работодатель подписывает УКЭП, а работник УНЭП или УКЭП. Подразделения с инструктажами по охране труда и риском несчастных случаев в любом случае сохраняют часть документов на бумаге. Сотрудника, который отказался от КЭДО, нельзя уволить или не принять за это, и документы ему выдают на бумаге. Вопрос легальности работы из-за рубежа КЭДО не решает. Определите, какая из этих ситуаций ваша, до выбора системы.

Стоимость КЭДО для компании с удалёнными сотрудниками

Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли интеграция с 1С и выделенная инфраструктура. Данные актуальны на дату публикации.

Итог для компании с удалёнными сотрудниками складывается из численности и набора функций: если нужны УКЭП для сотрудников и интеграция с 1С, считать стоит от тарифа «Бизнес». Условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Удалёнка в технологической компании держится на трёх документах: договоре или допсоглашении с правильной формой дистанционной работы, ЛНА о порядке взаимодействия и компенсаций, соглашении об электронных подписях. В 2026 году кадровику не нужно сообщать в СФР о переводе на удалёнку, зато нужно следить за налоговым статусом сотрудников и не заключать договоры о работе из-за рубежа. Приказ об увольнении и документы по охране труда остаются на бумаге, а электронные документы выдерживают суд, если доказуемы выдача подписи и идентификация подписанта.

Добыто ведёт эти процессы в одной системе: от выпуска подписи удалённому новичку и подписания допсоглашения до маршрута отпуска и архива, с интеграцией в 1С:ЗУП. Компании, которые переносят у себя практику крупных IT-команд, начинают с пилотной группы и расширяют КЭДО по мере готовности сотрудников.

Частые вопросы о дистанционной работе

Нужно ли проводить инструктаж по охране труда с дистанционным работником?

Статья 312.7 ТК РФ обязывает работодателя знакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые работодатель рекомендовал или предоставил. Остальные обязанности по охране труда во время дистанционной работы действуют, только если их закрепили в трудовом договоре, ЛНА или коллективном договоре. Документы о прохождении инструктажей не включаются в КЭДО по части 3 статьи 22.1 и оформляются на бумаге.

Можно ли уведомить работника о переводе по электронной почте?

Можно, если такой способ согласован. Статья 312.3 ТК РФ допускает взаимодействие в форме, которую стороны согласовали и которая фиксирует получение документа. Городской суд в одном из споров признал, что работодатель уведомил работника о переводе по электронной почте в соответствии с законом. Адрес и способ связи стоит закрепить в договоре или ЛНА, а подтверждение отправки сохранить.

Может ли суд потребовать бумажный оригинал электронного кадрового документа?

Электронный документ является письменным доказательством и в гражданском, и в арбитражном процессе. По части 8 статьи 75 АПК РФ при представлении копий в электронном виде суд может потребовать оригиналы: подлинник обязателен, если суд его затребовал или только он подтверждает обстоятельство дела. При сомнениях назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Достоверность повышают пояснения свидетеля, в том числе письменные, а арбитражный суд вправе вызвать его по своей инициативе на основании статьи 88 АПК РФ.

Можно ли по одному сотруднику оформлять часть документов электронно, а часть на бумаге?

Можно, нарушением это не считается. Если сотрудник не смог подписать приказ на отпуск электронно, например из-за отсутствия связи, бумажный экземпляр того же документа допустим. Случаи бумажного оформления лучше заранее перечислить в порядке ведения КЭДО. Сотрудникам, которые не дали согласие на КЭДО, документы выдают на бумаге бесплатно по статье 22.2 ТК РФ.

Что делать, если удалённый сотрудник потерял телефон с электронной подписью?

Сотрудник сообщает оператору системы, и подпись деактивируют. Доступ к приложению защищён ПИН-кодом, как в банковском приложении, а перенести подпись на другое устройство нельзя. Подписанные документы хранятся в аккаунте и архиве системы, а не в телефоне, поэтому они не пропадают. После смены телефона сотруднику выпускают новую подпись.

Нужно ли согласие на КЭДО от сотрудника, нанятого в 2026 году?

Зависит от стажа. По статье 22.2 ТК РФ согласие не требуется от лиц, принятых после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа. Если стаж на 31.12.2021 был, нужно письменное согласие, а отказ не лишает права согласиться позже. Отказ от КЭДО не может быть основанием для отказа в приёме на работу.