Сотрудники на удаленке как выстроить учет задач и кадровые процессы компании

Удалённая работа по трудовому договору регулируется главой 49.1 ТК РФ, а порядок постановки задач, отчётов и сроков ответа работодатель закрепляет сам: в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Пока порядок не закреплён, требовать подробные отчёты неправомерно, а срок ответа на запрос по умолчанию составляет 2 рабочих дня: молчание дольше без уважительной причины позволяет уволить по статье 312.8 ТК РФ. В электронном виде трудовой договор подписывается УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. При постоянной удалёнке отпуска идут по правилам коллективного договора, ЛНА или трудового договора, при временной (до 6 месяцев подряд или с чередованием офиса) — по главе 19 ТК РФ.

Материал помогает собрать положение о дистанционной работе, вести табель и учёт поручений и выбрать, по какой норме оформлять электронное взаимодействие: по статье 312.3 или по правилам КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ, где для части сотрудников нужно письменное согласие. Отдельно разобраны оборудование, компенсация расходов, охрана труда и график отпусков. Порядок увольнения за молчание, судебный спор о подписи в КЭДО, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Постоянная, временная или комбинированная удалёнка: какой режим закрепить

Статья 312.1 ТК РФ считает дистанционной работу вне места нахождения работодателя, его филиалов и вне стационарного рабочего места под его контролем, если для самой работы и для связи с работодателем используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе интернет. Удалённая работа на дому без использования сетей под это определение не подпадает. Подработка на удалёнке по договору ГПХ тоже остаётся за рамками главы 49.1: её нормы касаются работника, который заключил трудовой договор или допсоглашение о дистанционной работе либо переведён на удалёнку по статье 312.9.

Вид удалёнки фиксируется в трудовом договоре или допсоглашении, и от него зависят срок, порядок отпусков и дополнительные основания для увольнения.

Сотрудник, который часть недели работает из дома, а часть в офисе, трудится временно с чередованием периодов, и периодичность удалённой работы прописывают прямо в допсоглашении. Статья 312.9 для планового перехода не подходит: она применяется при катастрофах, авариях, эпидемиях и других исключительных случаях либо по решению органа государственной власти или местного самоуправления и только на время их действия. Перед подписанием допсоглашения проверьте, что в нём назван вид удалёнки, а для временной указаны срок или периодичность.

Когда удалённый режим и электронный документооборот не подходят

Даже в исключительных обстоятельствах статья 312.9 не позволяет перевести на удалёнку сотрудника, если этого не допускает специфика работы на стационарном месте или работодатель не может обеспечить его оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Время, пока такой сотрудник не работает, считается простоем по причинам, не зависящим от работодателя и работника, и оплачивается по части 2 статьи 157 ТК РФ, если коллективный договор, соглашение или ЛНА не устанавливают больший размер.

Электронный документооборот тоже подходит не всем. Если компания распространила на удалённых сотрудников правила КЭДО, тот, кто не дал письменное согласие, остаётся вне этого документооборота: отказ не повод для санкций, а согласие сотрудник вправе дать позже. Для работающих пенсионеров без смартфона и электронной почты документы продолжают вести на бумаге. У части удалённых и линейных сотрудников нет компьютера, только смартфон, поэтому до перехода проверьте, что подписание работает с телефона.

Положение о дистанционной работе: как закрепить учёт задач, отчёты и сроки ответа

Часть 9 статьи 312.3 ТК РФ оставляет работодателю право самому установить порядок взаимодействия с удалённым сотрудником, включая передачу результатов работы и отчётов по запросу. Его закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре или допсоглашении. Удобнее вынести порядок в отдельное положение о дистанционной работе и сослаться на него в трудовом договоре.

Что об этом думает ГИТ: в обращении на портал Роструда удалённая сотрудница спрашивала, обязана ли она расписывать работу поминутно, если в её трудовом договоре есть только общая обязанность отчитываться по требованию, а форма отчёта нигде не закреплена. Инспектор ответил, что при неустановленном порядке оформления отчёта такие требования неправомерны, а при порядке, закреплённом в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА, правомерны. Правовое обоснование со ссылкой на часть 9 статьи 312.3 приведено в ответе инспектора о контроле дистанционного работника на онлайнинспекция.рф.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форму отчёта, его периодичность и детализацию записывают в документ, с которым сотрудник ознакомлен, до того как их требовать.

Что прописать в положении до перевода сотрудников на удалёнку

1. Каналы связи и обмена документами. Электронные документы с подписью или иная форма, например электронная почта или мессенджер, если она фиксирует факт получения документов (часть 2 статьи 312.3).
2. Срок подтверждения получения. При обмене электронными документами каждая сторона подтверждает получение документа от другой в срок, который задаёт положение или договор (часть 3 статьи 312.3).
3. Срок ответа на запрос работодателя. Если положение его не называет, действует правило статьи 312.8: молчание без уважительной причины более 2 рабочих дней подряд со дня запроса даёт основание для увольнения. Более длительный срок положение установить может.
4. Периоды взаимодействия в течение дня. Часы, когда сотрудник на связи для созвонов и поручений.
5. Режим рабочего времени. Для временной удалёнки — ещё и продолжительность и периодичность работы вне офиса.
6. Форма, периодичность и сроки отчётов. Что сотрудник сдаёт, в каком виде и куда (часть 9 статьи 312.3).
7. Оборудование и удалённый доступ. Какие ноутбук, программы, средства защиты информации и доступы к корпоративным системам, включая удалённый рабочий стол, выдаёт работодатель, в каком размере и в какие сроки он платит компенсацию за технику сотрудника (статья 312.6).
8. Вызов в офис. Для временной удалёнки — условия и порядок вызова на стационарное рабочее место и выхода туда по инициативе сотрудника (часть 3 статьи 312.4).
9. Порядок ознакомления. Как сотрудник знакомится с ЛНА, приказами, уведомлениями и требованиями: под роспись, электронным документом или в иной форме (часть 5 статьи 312.3).

Подтверждения получения проще собирать в той же системе, через которую идут документы. В Добыто маршрут согласования и уведомление о новом документе система формирует сама, а каждая подпись фиксируется с отметкой времени, поэтому дата получения и подписания видна обеим сторонам.

Учёт задач: как фиксировать поручения удалённой команде

Запросы и поручения удобнее ставить в канале, который назван в положении: так дата поступления запроса, от которой считается срок по статье 312.8, подтверждается документом. У каждой планёрки есть цель. Ежедневная длится до 15 минут, ориентир для еженедельной — 35 минут, ежемесячная и квартальная занимают 1-1,5 часа. По итогам фиксируют поручения: что решили, кто отвечает и к какому сроку.

Разбор ошибок конкретного сотрудника на общей планёрке не проводят. Для этого есть встреча один на один, например раз в месяц с ориентиром 1,5 часа, где обратную связь дают по фактам: ситуация, наблюдаемое действие и его последствия для дела, без оценки личности.

Как выстроить учёт задач удалённых сотрудников: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид удалёнки для каждой должности и оформите допсоглашение: постоянная работа, временная до 6 месяцев или с чередованием.
2. Шаг 2. Утвердите положение о дистанционной работе, при наличии профсоюза — с учётом мнения его выборного органа: каналы связи, срок подтверждения получения, срок ответа на запрос, форма отчётов.
3. Шаг 3. Ознакомьте сотрудников с положением способом, который фиксирует получение: под роспись, электронным документом или в иной форме из положения.
4. Шаг 4. Выдайте оборудование и доступы либо согласуйте работу на технике сотрудника и размер компенсации.
5. Шаг 5. Ставьте задачи в канале из положения и фиксируйте по каждому поручению суть, ответственного и срок.
6. Шаг 6. Принимайте отчёты только в утверждённой форме и отмечайте в табеле фактически отработанное время.
7. Шаг 7. Если сотрудник не отвечает, направьте запрос через установленный канал и сохраните дату его поступления.

Режим рабочего времени и табель удалённого сотрудника

Если коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или допсоглашение режим рабочего времени не определяют, удалённый сотрудник устанавливает его по своему усмотрению (часть 2 статьи 312.4 ТК РФ). Время взаимодействия с работодателем, включая созвоны, планёрки и ответы на запросы, входит в рабочее время (часть 6 той же статьи).

Обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, по статье 91 ТК РФ с удалёнкой не отпадает: на дистанционных работников трудовое законодательство распространяется с особенностями главы 49.1 (часть 4 статьи 312.1). В табеле отмечают явки, выходные, отпуска, больничные и командировки, а при свободном режиме нагрузку контролируют по отчётам и результатам в форме, закреплённой в положении. В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически, и оформленный в КЭДО отпуск попадает в учёт без повторного ввода.

Сверхурочная работа удалённого сотрудника оформляется по общим правилам, которые с 01.09.2026 изменил Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Лимит — 120 часов в год, при коллективном договоре или отраслевом соглашении, распространяющемся на работодателя, — до 240 часов, а привлечение сверх 120 часов возможно только с письменного согласия работника. Первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном.

Составьте табель учёта рабочего времени для удалённых сотрудников

Как принять и перевести сотрудника на удалёнку без визита в офис

Трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе можно заключить обменом электронными документами (часть 1 статьи 312.2 ТК РФ). В этом случае используют УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника; те же требования действуют для договоров о материальной ответственности и ученических договоров, их изменения и расторжения (часть 1 статьи 312.3). Бумажная форма остаётся доступной: закон не обязывает заключать договор с удалённым сотрудником только электронно. Действующего сотрудника переводят на удалёнку допсоглашением, а без его согласия — только по статье 312.9.

При электронном приёме действуют ещё четыре правила статьи 312.2:

• документы по статье 65 ТК РФ кандидат вправе предъявить электронно, но по требованию работодателя обязан представить нотариально заверенные копии на бумаге (часть 3);
• человек, который впервые заключает трудовой договор, сам получает документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в электронном виде (часть 4);
• с документами из части 3 статьи 68 ТК РФ, включая ЛНА и коллективный договор, кандидата знакомят обменом электронными документами (часть 5);
• сведения в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию сотрудника, если он её предоставит, в том числе заказным письмом с уведомлением (часть 6).

Компьютер для подписания не нужен. В Добыто сотрудник читает и подписывает кадровые документы электронной подписью со смартфона, а УНЭП или УКЭП он вправе выпустить и в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг.

Удалённый онбординг: что подготовить до первого рабочего дня

Документы для оформления собирают между оффером и выходом: кандидат заполняет анкету, прикладывает сканы и даёт согласие на обработку персональных данных, а кадровик в день выхода получает предзаполненные сведения. С анкетой и выпуском подписи онлайн, который занимает 10 минут, специалист по кадрам оформляет новичка за 30 минут, а ознакомление с ЛНА укладывается в 20-30 минут первого дня.

К первому дню у удалённого сотрудника должны быть настроенный ноутбук и все доступы по его роли. В первый день проводят установочную встречу с руководителем: договариваются о каналах связи и о том, ждать ли ответа вне рабочего времени, передают план онбординга на 3 месяца с целями, результатами и критериями оценки по итогам испытательного срока. Промежуточную сверку назначают на 10-й рабочий день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выпуск электронной подписи и первые кадровые документы, которые сотрудник ею подписывает, мы разносим по разным дням. В споре об увольнении суд оценил совпадение даты выдачи подписи с датой заявления об увольнении не в пользу работодателя, хотя положение о КЭДО и перечень документов у того были оформлены правильно. Проверьте в своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Электронный документооборот с удалёнными сотрудниками: статья 312.3 или КЭДО

По умолчанию обмен документами с удалённым сотрудником идёт по специальным правилам статьи 312.3 ТК РФ, а форму обмена определяют коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или допсоглашение. Заявления, объяснения и ознакомление с приказами положение может перевести на другие виды подписи, включая ПЭП, или на иную форму, которая фиксирует получение документа (части 2, 5 и 6 статьи 312.3).

Работодатель вправе распространить на удалённых сотрудников правила КЭДО из статей 22.1-22.3, введённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ (часть 5 статьи 312.1). Тогда действует общий порядок: ЛНА о введении электронного документооборота с перечнем документов и категорий работников, уведомление каждого сотрудника и его письменное согласие. Отсутствие согласия считается отказом, но дать его сотрудник может и позже. Согласие не требуется от тех, кого приняли после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа (часть 7 статьи 22.2 ТК РФ). Платформа Добыто соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Практика по займам, где суды признают подпись кодом из SMS по части 2 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», на кадровые документы не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и ПЭП допустима не для всего.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а то, может ли он фактически работать в системе. Если документы за сотрудника подписывает коллега, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет доказательства целиком. Поэтому перед подключением всей компании мы запускаем пилотную группу и отдельно проверяем, что люди подписывают сами.»

Шаблоны допсоглашения, положения о КЭДО и учётных форм для удалённой команды

Комплект закрывает перевод на удалёнку, электронное взаимодействие и учёт времени; начните с допсоглашения о дистанционной работе.

Отпуска, оборудование и охрана труда удалённых сотрудников

Удалённых сотрудников включают в график отпусков наравне с офисными, как и работников по срочному договору. График утверждают не позднее чем за 2 недели до конца календарного года, после чего сотрудников знакомят с ним под подпись: на этом настаивает Роструд. Удалённому сотруднику удобнее ознакомиться электронным документом в порядке из положения. Корректируют график по заявлению сотрудника и приказу руководителя, а алгоритма изменений закон не содержит.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «С ключевыми специалистами сценарий типовой: отпуск переносят, потом переносят ещё раз, и выясняется, что человек не отдыхал два года подряд. Это уже нарушение, и обнаруживается оно обычно при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Опишите порядок корректировки графика в локальном акте: кто подаёт заявление, в какой срок и кто согласует.»

Работодатель обеспечивает удалённого сотрудника оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации (часть 1 статьи 312.6 ТК РФ). Работать на своей или арендованной технике сотрудник вправе с согласия или ведома работодателя, и тогда ему положены компенсация за её использование и возмещение связанных расходов. Порядок, сроки и размеры выплат закон оставляет коллективному договору, ЛНА, трудовому договору или допсоглашению (часть 2), поэтому проверьте, что сумма и срок компенсации записаны хотя бы в одном из этих документов.

Обязанности по охране труда на период удалённой работы ограничены статьёй 312.7: работодатель исполняет обязанности из абзацев 18, 21 и 22 части 3 статьи 214 ТК РФ и знакомит сотрудника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые сам рекомендовал или предоставил. Остальные обязанности на удалённого сотрудника не распространяются, если коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или допсоглашение не устанавливают иное.

Удалённый сотрудник не выходит на связь: увольнение по статье 312.8 ТК РФ

Трудовой договор с удалённым сотрудником можно расторгнуть по инициативе работодателя, если тот без уважительной причины не взаимодействует по рабочим вопросам более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса (часть 1 статьи 312.8 ТК РФ). Если порядок взаимодействия устанавливает более длительный срок, считают по нему.

Инспектор на портале Роструда относит такое увольнение к дисциплинарным взысканиям, поскольку перечень в статье 192 ТК РФ не закрытый. Процедура тогда идёт по статье 193: запрос объяснений и месячный срок со дня обнаружения проступка, а основание для увольнения, по разъяснению инспектора об увольнении по статье 312.8, возникает на 4-й день отсутствия связи. Объяснения удалённый сотрудник даёт электронным документом или в иной форме из положения (часть 6 статьи 312.3).

Второе основание есть только у постоянной удалёнки: договор прекращают, если сотрудник сменил местность работы и из-за этого не может исполнять обязанности на прежних условиях (часть 2 статьи 312.8). Приказ об увольнении выведен из-под правил КЭДО частью 3 статьи 22.1, но для удалённого сотрудника глава 49.1 допускает ознакомление с ним электронным документом. В этом случае в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа работодатель отправляет сотруднику заверенную копию на бумаге заказным письмом с уведомлением (часть 3 статьи 312.8).

Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания, а согласие работник дал в день уведомления. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: заявление сформировал сам истец, но в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника, который не умел пользоваться системой, подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление создано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО: если идентификация там не описана, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»

Во что обходятся ошибки в процессах с удалёнными сотрудниками

• Требовать отчёты, форма которых нигде не закреплена. Положение откладывают, чтобы не тратить время на ЛНА и учёт мнения профсоюза. В итоге требования неправомерны, и сотрудник вправе не составлять отчёт в той форме, которую руководитель требует устно или в письмах.
• Увольнять по статье 312.8 без запроса объяснений. Процедуру пропускают, потому что статья 192 не называет это основание среди дисциплинарных. Если увольнение считать дисциплинарным взысканием, нарушение статьи 193 даёт сотруднику основание оспорить приказ.
• Выдавать подпись в день первого кадрового действия с ней и не проверять, кто подписывает. Так экономят время при подключении. В споре о заявлении, поданном через КЭДО, именно эти обстоятельства после 4 судебных этапов решили дело в пользу работника.

Стоимость КЭДО для удалённых сотрудников: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и нужных интеграций.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, поэтому отдельно платить за их выпуск удалённой команде не нужно. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; состав тарифов и действующие условия опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Удалённая команда управляется через документы, которые работодатель составляет сам: вид удалёнки в допсоглашении, положение с каналами связи, сроками ответа и формой отчётов, условия компенсации за технику. Без закреплённого порядка требовать отчёты неправомерно, увольнение за молчание дольше 2 рабочих дней идёт по процедуре дисциплинарного взыскания, а электронная подпись защищает компанию, только если подтверждены идентификация подписанта, дата выдачи ключа и умение сотрудника работать в системе.

Добыто закрывает электронную часть этой схемы: подписание кадровых документов со смартфона, маршруты согласования, электронный архив и синхронизацию с 1С:ЗУП. Перед подключением всей компании мы запускаем пилотную группу, чтобы удалённые сотрудники подписывали документы сами.

Частые вопросы об удалённой работе сотрудников

Можно ли снизить зарплату сотруднику при переводе на удалёнку?

Нет. По статье 312.5 ТК РФ выполнение работы дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы. Изменить оклад можно только по общим правилам статьи 72 ТК РФ, то есть письменным соглашением сторон, и сам переход на удалёнку поводом для такого изменения не служит.

Как удалённый сотрудник передаёт больничный?

По части 8 статьи 312.3 ТК РФ сотрудник сообщает работодателю серию и номер электронного листка нетрудоспособности, если медицинская организация и работодатель участвуют в системе обмена сведениями для электронных больничных. Если нет, оригиналы документов для пособия он отправляет заказным письмом с уведомлением. С 01.01.2022 бумажные больничные выдают только лицам, сведения о которых составляют государственную или иную охраняемую законом тайну, и лицам под государственной защитой.

Обязан ли работодатель выдать удалённому сотруднику бумажный экземпляр трудового договора?

Только по письменному заявлению сотрудника. Получив его, работодатель не позднее 3 рабочих дней обязан направить оформленный экземпляр трудового договора или допсоглашения на бумаге (часть 2 статьи 312.2 ТК РФ). Без заявления достаточно электронного экземпляра, подписанного УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.

Как удалённому сотруднику получить справку или копии документов о работе?

Сотрудник подаёт заявление по статье 62 ТК РФ, и работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи направляет заверенные копии: на бумаге заказным письмом с уведомлением или электронным документом, если так указано в заявлении (часть 7 статьи 312.3 ТК РФ). Электронный способ получения нужно прямо указать в заявлении, иначе копии отправят на бумаге.

Положены ли удалённому сотруднику командировочные?

Да, если работодатель направляет его выполнять служебное поручение в местность, отличную от той, где он работает. На такую поездку распространяются статьи 166-168 ТК РФ о служебных командировках, включая возмещение расходов (часть 3 статьи 312.6 ТК РФ). Под это правило попадает и поездка сотрудника из другого региона в центральный офис по вызову работодателя.

Как вернуть удалённого сотрудника в офис?

Порядок зависит от основания. При временной удалёнке сотрудник возвращается на стационарное рабочее место по окончании срока из договора или допсоглашения. После перевода по статье 312.9 работодатель обязан предоставить прежнюю работу по окончании срока перевода, но не позже окончания обстоятельства, которое стало основанием, а работник обязан к ней приступить. Постоянную удалёнку меняют на работу в офисе только изменением условий трудового договора по письменному соглашению сторон (статья 72 ТК РФ).