Работать удалённо по трудовому договору можно на любой должности, где трудовая функция выполняется вне офиса через интернет и корпоративные сети: так дистанционную работу определяет статья 312.1 ТК РФ. Закрытого списка профессий в законе нет. Критерий один: можно ли выполнить функцию и сдать результат без физического присутствия у работодателя. Первыми переводят должности с измеримым результатом и электронными документами, не привязанные к оборудованию, товару или клиенту на месте: бухгалтерию, расчёт зарплаты, юристов, аналитиков, ИТ, маркетинг. Постоянная удалёнка оформляется дополнительным соглашением с согласия работника, временная длится не больше 6 месяцев подряд, а без согласия перевести можно только в исключительных случаях по статье 312.9 ТК РФ.
Материал помогает разделить штат на три группы: кого можно перевести полностью, кого только на комбинированный режим и кого оставить в офисе. Показываем критерии очерёдности для пилотной группы, условия, которые нужно прописать в дополнительном соглашении, виды электронной подписи для договора с удалённым сотрудником и обстоятельства, на которых работодатели проигрывают споры. Пошаговая инструкция перевода, образцы документов, риски работы из-за рубежа, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон считает дистанционной работой и в каких формах её оформляют
Дистанционная работа по статье 312.1 ТК РФ — выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства или иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, при условии, что для работы и взаимодействия с работодателем используются информационно-телекоммуникационные сети, включая интернет. Дома, в коворкинге или в другом городе работает сотрудник, закон не различает: значение имеет только то, что офис работодателя для выполнения функции не нужен.
Правила главы 49.1 ТК РФ в действующем виде введены Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ и применяются с 1 января 2021 года: официальный текст закона на портале правовой информации показывает, какие статьи ТК РФ изменены и в какой редакции. На дистанционных работников трудовое законодательство распространяется полностью, с особенностями главы 49.1: отпуск, больничные, оплата труда и гарантии при увольнении у них те же, что у офисных сотрудников.
Форма удалёнки определяет срок, основание и документ, которым её оформляют.
| Форма | Срок | Нужно ли согласие работника | Чем оформляется |
|---|---|---|---|
| Постоянная дистанционная работа | Весь срок действия трудового договора | Да, соглашение сторон | Трудовой договор или дополнительное соглашение с условием о дистанционной работе (статья 312.2 ТК РФ) |
| Временная непрерывная | Не более 6 месяцев подряд | Да, соглашение сторон | Дополнительное соглашение с указанием срока |
| Временная периодическая (комбинированная) | Чередование дистанционных периодов и работы на стационарном рабочем месте | Да, соглашение сторон | Дополнительное соглашение с порядком чередования |
| Временный перевод по инициативе работодателя | На период исключительных обстоятельств: катастрофа, авария, пожар, эпидемия, решение органа власти (статья 312.9 ТК РФ) | Нет | ЛНА, принятый с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, с ознакомлением работника |
Для обычного планового перевода подходят только первые три строки: статья 312.9 ТК РФ не даёт права отправить отдел на удалёнку без согласия ради экономии на аренде. Если функцию работника при таком временном переводе нельзя выполнить дистанционно, время, когда работодатель не может обеспечить его работой, оплачивается как простой по статье 157 ТК РФ.
Дистанционного работника не смешивают с двумя соседними категориями. Надомник по главе 49 ТК РФ работает на дому из материалов и с инструментами работодателя или своими, и сеть для взаимодействия ему не обязательна. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый работником не являются: на них не распространяются глава 49.1, режим рабочего времени, отпуск и компенсация расходов на оборудование. Если вы ищете удалённую работу и вам предлагают договор оказания услуг, это не трудовой договор о дистанционной работе, и гарантий ТК РФ по нему нет. Проверить своё положение просто: в трудовом договоре или дополнительном соглашении должно быть прямо указано, что работа выполняется дистанционно.
Кем можно работать удалённо: должности по типу трудовой функции
Должность переводится на удалёнку, если выполняются три условия: результат передаётся в электронном виде, для работы не нужны помещение, оборудование или материальные ценности работодателя, а взаимодействие с коллегами и клиентами идёт по сети. Название должности вторично: один и тот же менеджер по продажам в B2B работает из дома, а в розничном магазине стоит за прилавком.
| Тип функции | Примеры должностей | Режим | Что проверить до перевода |
|---|---|---|---|
| Документы, учёт, расчёты | Бухгалтер, специалист по расчёту зарплаты, специалист по кадрам, юрист, экономист | Полностью дистанционно | Удалённый доступ к учётной системе, электронная подпись для отчётности, защита персональных данных по 152-ФЗ |
| Цифровой продукт | Программист, тестировщик, аналитик, дизайнер, маркетолог, копирайтер | Полностью дистанционно | Доступ к репозиториям и рабочим системам, условие о правах на результат работы |
| Коммуникации по телефону и в мессенджерах | Оператор контакт-центра, специалист поддержки, менеджер по продажам B2B, рекрутер | Полностью или комбинированно | Время взаимодействия в графике, телефония и CRM с внешним доступом |
| Управление и координация | Руководитель отдела, проектный менеджер, HR-бизнес-партнёр | Комбинированно | Какие функции требуют очного присутствия: наставничество, приёмка работ, встречи |
| Работа с оборудованием и материальными ценностями | Кладовщик, продавец, кассир, водитель, оператор станка, повар | Не переводится | Функция невозможна вне места нахождения работодателя |
| Работа с людьми на месте | Медицинская сестра, воспитатель, охранник, уборщик | Не переводится | Отдельные функции, например ведение документации, выносятся на удалёнку только частично |
Самая частая ошибка при выборе — переводить по названию должности, не разбирая функции. У руководителя отдела продаж часть задач переносится в сеть без потерь, а приёмка работы новичков и разбор сложных сделок требуют встреч, поэтому ему подходит периодическая форма с порядком чередования в дополнительном соглашении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если вы ищете удалённую работу без опыта, смотрите на функции с заданным стандартом и измеримым результатом: оператор контакт-центра, специалист поддержки, модератор контента, ассистент. Удалённая подработка оформляется как совместительство: глава 49.1 ТК РФ действует и для него, поэтому по второму месту работы тоже заключают трудовой договор с условием о дистанционной работе, а не договор ГПХ. Перед выходом проверьте, указано ли в договоре, как и через какие каналы вы получаете задания и в какой срок подтверждаете получение документов.
Если вы работодатель и выбираете, с кого начать, очередь задаёт не список подходящих должностей, а готовность процессов: где документы уже электронные, где результат измеряется без наблюдения за сотрудником, где сотрудник сам работает в системах.
Какие должности перевести на удалёнку первыми: критерии очерёдности
Для первой волны перевода подходит функция, которая одновременно проходит пять проверок. Чем больше проверок провалено, тем позже должность идёт в очередь или тем вероятнее для неё комбинированная форма.
- Результат измеряется без наблюдения за процессом. Закрытые обращения, сданные отчёты, выполненные задачи в трекере. Если руководитель оценивает работу по присутствию на месте, перевод начнётся с конфликта о контроле.
- Документы по функции уже электронные. Первичка, договоры, кадровые документы проходят через учётную систему или КЭДО, а не через папку на столе. Бумажный маршрут согласования для удалённого сотрудника превращается в курьерскую доставку.
- Удалённый доступ настраивается без исключений. Работа идёт через защищённое подключение к корпоративным системам или удалённый рабочий стол, а не через копирование файлов на личный компьютер. Для функций с персональными данными это требование 152-ФЗ к защите данных, а не только вопрос удобства.
- Сотрудник сам работает в системах и с электронной подписью. Навык проверяется до перевода, а не записывается со слов работника.
- Сбой связи на рабочий день не останавливает процесс. Бухгалтер по первичке переносит задачу на завтра, а диспетчер, от которого зависит отгрузка, — нет.
По этим проверкам первая волна обычно складывается из бухгалтерии, расчётной группы, кадрового делопроизводства на КЭДО, юристов, аналитиков и ИТ. Вторая — из продаж, поддержки и рекрутинга, где сначала налаживают телефонию и CRM с внешним доступом. Руководителей переводят на комбинированный режим после того, как их команды уже работают удалённо.
Перевод всего штата одним приказом в практике Добыто не применяется: сначала переводится пилотная группа из одного подразделения, на ней проверяют порядок взаимодействия, выдачу подписей и маршруты документов, и только потом процесс разворачивают на остальных.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника работать в системе, а не его подпись в журнале ознакомления. Если за удалённого сотрудника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому пилотную группу мы закладываем до раскатки на всю компанию: проверьте на ней, что каждый сотрудник подписывает документы сам.»
Когда удалёнка не подходит
Перевод не имеет смысла или создаёт риск в четырёх ситуациях.
- Функция связана с оборудованием, товаром, наличными или клиентом на месте. Такую должность нельзя сделать дистанционной дополнительным соглашением: условие будет неисполнимым, а время без работы при временном переводе по статье 312.9 ТК РФ оплачивается как простой.
- Работник не может обеспечить связь в рабочее время. По статье 312.8 ТК РФ невзаимодействие без уважительной причины более 2 рабочих дней подряд со дня запроса работодателя — основание для увольнения, если порядком взаимодействия не установлен более длинный срок. Сотруднику без стабильного интернета удалёнка создаёт этот риск.
- Защиту персональных данных на удалённом рабочем месте обеспечить нельзя: личный компьютер без средств защиты, общий доступ к устройству с членами семьи.
- Вместо трудового договора с сотрудником хотят заключить договор ГПХ на ту же функцию. Это другая сущность: переквалификация такого договора в трудовой возвращает работодателю все обязанности по ТК РФ за весь период.
Как оформить перевод на удалённую работу
Условие о дистанционной работе включается в трудовой договор или дополнительное соглашение: без него сотрудник, который фактически работает из дома, по документам остаётся офисным, и гарантии главы 49.1 ТК РФ к нему не применяются. Статьи 312.2-312.6 ТК РФ называют, что нужно зафиксировать в договоре, дополнительном соглашении или ЛНА:
- форму удалёнки: постоянная, временная на срок до 6 месяцев или периодическая с порядком чередования;
- порядок взаимодействия: каналы связи, срок, в который каждая сторона подтверждает получение электронного документа (статья 312.3 ТК РФ);
- режим рабочего времени и время взаимодействия с работодателем, которое включается в рабочее время (статья 312.4 ТК РФ); если режим не установлен, работник распределяет время сам;
- оборудование: выдаёт работодатель или работник использует своё, и тогда порядок, сроки и размер компенсации за его использование и возмещения расходов (статья 312.6 ТК РФ);
- местность, где выполняется работа: при её смене работник обязан учитывать статью 312.8 ТК РФ.
Если условия взаимодействия в договоре не прописаны, спор о том, когда работник получил задание и почему не ответил, решается свидетельскими показаниями и перепиской в мессенджерах. Срок подтверждения получения документов и перечень каналов связи снимают этот вопрос заранее.
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи удалённому сотруднику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд прочитал как обстоятельство не в пользу работодателя, хотя Положение о КЭДО и перечень документов в компании были оформлены правильно.
Как перевести сотрудника на дистанционную работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разберите функции должности по таблице типов работы и выберите форму: постоянная, временная до 6 месяцев или периодическая с чередованием.
- Шаг 2. Примите или дополните ЛНА о дистанционной работе: порядок взаимодействия, срок подтверждения получения документов, режим, время взаимодействия, компенсация за оборудование. Если документы будут электронными, утвердите Положение о КЭДО.
- Шаг 3. Получите согласие работника. Перевод на постоянную или временную удалёнку по соглашению сторон без его подписи невозможен. Для перехода на КЭДО работник, принятый до его введения, даёт отдельное письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ; отсутствие согласия приравнивается к отказу, и документы такого сотрудника остаются бумажными.
- Шаг 4. Выдайте электронную подпись заранее и проверьте, что работник подписывает тестовый документ сам.
- Шаг 5. Подпишите дополнительное соглашение: на бумаге или электронно, УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника по статье 312.3 ТК РФ.
- Шаг 6. Ознакомьте работника с ЛНА, настройте удалённый доступ к рабочим системам и учёт времени взаимодействия.
Образцы документов для перевода сотрудников на удалёнку и КЭДО
Комплект закрывает оформление удалённого сотрудника и электронный документооборот с ним; начните с дополнительного соглашения о дистанционной работе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Какая электронная подпись нужна для документов удалённого сотрудника
Трудовой договор и дополнительное соглашение о дистанционной работе в электронном виде по статье 312.3 ТК РФ подписываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. ПЭП для этих документов не подходит. Остальное взаимодействие — задания, отчёты, служебная переписка — может идти с другими видами подписи или в иной форме, если так установлено трудовым договором или ЛНА. Второй путь даёт статья 312.1 ТК РФ: работодатель вправе вести документы удалённых сотрудников в КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, и тогда вид подписи для каждого документа определяет Положение о КЭДО.
Бумага при удалёнке не исчезает полностью. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления направляет ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе. Копии документов, связанных с работой, в тот же срок направляются на бумаге или электронно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан подписанного от руки соглашения и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Сотрудник, который распечатал допсоглашение, расписался и прислал скан, создал электронный образ бумажного документа, а не электронный документ. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и подлинник на бумаге вам ещё понадобится.»
Новому удалённому сотруднику, у которого нет квалифицированной подписи, её не нужно получать лично в удостоверяющем центре. Через приложение Госключ с подтверждённой учётной записью Госуслуг он выпускает УНЭП или УКЭП и подписывает документ из системы КЭДО с телефона.
Внимание: практика признания договоров, подписанных кодом из SMS, накоплена по займам, лизингу и услугам и к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и ПЭП допустима не для всего.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без доплаты на всех тарифах, УКЭП сотрудник получает через партнёров — удостоверяющие центры, а для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день. Удалённому сотруднику это снимает поездку в офис за подписью, а кадровой службе — ручной перенос документов между системами.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. Решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Риски удалёнки: увольнение, смена местности и работа из-за рубежа
Статья 312.8 ТК РФ добавляет к общим основаниям два своих. Первое — сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам работы более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса, если порядком взаимодействия не установлен более длинный срок. Второе — сотрудник сменил местность, и это не позволяет исполнять обязанности на прежних условиях. Оба основания работают, только если порядок взаимодействия и место выполнения работы зафиксированы в договоре или ЛНА: запрос, отправленный в канал, который нигде не назван, отсчёт 2 рабочих дней не запускает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Цена ошибки при увольнении удалённого сотрудника складывается из восстановления на работе с выплатой среднего заработка за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ, судебных расходов и штрафа по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительное соглашение с условием о каналах связи и сроке ответа обходится дешевле любого из этих сценариев.
Работа из другой страны отдельными нормами главы 49.1 ТК РФ не урегулирована. Место выполнения работы стоит указывать в дополнительном соглашении, а переезд за рубеж согласовывать заранее: он подпадает под правило о смене местности из статьи 312.8 ТК РФ. Налоговая сторона определена с 1 января 2024 года Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ: вознаграждение за дистанционную работу по договору с российской организацией признаётся доходом от источников в РФ, и работодатель удерживает НДФЛ как налоговый агент даже при статусе нерезидента. ФНС разбирает этот порядок в разъяснении о том, что доходы от российских источников при дистанционной работе за границей облагаются НДФЛ; ставку на конкретный год проверяйте по действующей редакции статьи 224 НК РФ.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии, а суд при сомнениях вправе истребовать подлинник и назначить экспертизу.
Стоимость КЭДО для перевода сотрудников на удалённую работу в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, которых переводят на электронные документы, и от нужных видов подписи: для удалённого договора нужна УНЭП или УКЭП работника, а для обмена с 1С — интеграция.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | помесячно |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно, входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП для сотрудника через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для компании до 25 сотрудников, где удалённо работают бухгалтерия и офисные специалисты, хватает тарифа «Старт». Если удалённым сотрудникам нужна УКЭП, а документы должны синхронизироваться с 1С, итоговая сумма считается по тарифу «Бизнес»; условия и состав каждого тарифа на дату публикации опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Удалённая должность определяется функцией, а не названием: если результат передаётся по сети, работа не привязана к оборудованию и ценностям работодателя, а сотрудник сам работает в системах и с подписью, её можно вывести из офиса полностью или в комбинированном режиме. Начинать разумно с пилотной группы из учётных, юридических, аналитических и ИТ-функций, а риски снимаются заранее: условием о дистанционной работе, порядком взаимодействия со сроками подтверждения, местом выполнения работы, правильным видом подписи и порядком идентификации сотрудника.
Сервис Добыто закрывает документную часть перевода: выпускает сотрудникам подписи, ведёт маршруты кадровых документов и фиксирует выдачу подписи и подписание в журнале, поэтому удалённый сотрудник оформляется и подписывает документы без визита в офис.
Частые вопросы
Нужна ли специальная оценка условий труда для рабочего места удалённого сотрудника?
Нет. По части 3 статьи 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка условий труда не проводится в отношении дистанционных работников, надомников и работников у работодателей — физических лиц. Обязанности по охране труда при этом сохраняются в объёме, установленном ТК РФ для дистанционной работы: работодатель знакомит сотрудника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, которое он предоставил или рекомендовал, и расследует несчастные случаи.
Может ли работодатель снизить зарплату при переводе на удалёнку?
Условие об оплате труда меняется только по соглашению сторон по статье 72 ТК РФ либо в порядке статьи 74 ТК РФ: при изменении организационных или технологических условий труда и с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца. Роструд разъясняет, что при прежнем объёме задач перевод на дистанционную работу сам по себе не основание снижать зарплату. Компенсация за использование личного оборудования в зарплату не входит и выплачивается отдельно по статье 312.6 ТК РФ.
Можно ли отказаться от перевода на удалённую работу?
Да, если перевод плановый: постоянная, временная и периодическая удалёнка оформляются только соглашением сторон, и без подписи работника под дополнительным соглашением он остаётся на прежних условиях. Исключение — временный перевод по статье 312.9 ТК РФ при катастрофе, аварии, пожаре, эпидемии или решении органа власти: согласие работника для него не требуется, а по окончании обстоятельств работодатель обязан предоставить прежнюю работу.
Как учитывать рабочее время дистанционного сотрудника?
Табель учёта рабочего времени ведётся и для удалённых сотрудников. Режим устанавливают коллективный договор, ЛНА или трудовой договор; если он не установлен, работник распределяет время сам по статье 312.4 ТК РФ. Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время, поэтому интервалы, когда сотрудник обязан быть на связи, прописываются в договоре или ЛНА конкретными часами, а не формулой «в течение рабочего дня».
Как вернуть удалённого сотрудника в офис?
Зависит от формы удалёнки. Временная непрерывная заканчивается по сроку, указанному в дополнительном соглашении, но не позднее 6 месяцев, и сотрудник выходит на стационарное рабочее место без нового соглашения. Постоянная меняется только новым соглашением сторон по статье 72 ТК РФ или в порядке статьи 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца и сохранением трудовой функции.
Какие документы предъявляет удалённый сотрудник при приёме на работу?
Документы по статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора о дистанционной работе путём обмена электронными документами можно предъявить в электронной форме. По требованию работодателя сотрудник направляет нотариально заверенные копии этих документов на бумаге заказным письмом с уведомлением. Сведения о трудовой деятельности работодатель получает в электронном виде, а трудовую книжку сотрудник, выбравший бумажную форму, может отправить по почте.
