Где найти людей на удаленную работу и как сократить срок их оформления

Удалённая работа по трудовому договору оформляется по главе 49.1 ТК РФ: договор о дистанционной работе стороны подписывают обменом электронными документами, без визита в офис и без курьера. Работодатель ставит УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП; бесплатную УНЭП работник выпускает в Госключе по учётной записи Госуслуг, а трудовой договор с двух сторон подписывается за 2-3 минуты. Кандидатов ищут на работных сайтах и на государственном портале «Работа России», но срок до выхода чаще теряется на пересылке бумаг и выдаче подписи, а не на поиске. Для штатного дистанционного работника нужны трудовой договор, приказ и ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа; для исполнителя по ГПХ или самозанятого — гражданско-правовой договор и акты, правила КЭДО на них не распространяются.

Покажем, какие документы по статье 65 ТК РФ кандидат присылает электронными образами, какой вид подписи нужен для договора и почему подпись нельзя выдавать в день первого кадрового документа. Отдельно разберём, как компания, выдающая подпись только после испытательного срока, навсегда оставляет приём на бумаге. Пошаговый порядок приёма, сценарная таблица для сотрудников за границей и со стажем до 2022 года, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Где искать людей на удалённую работу и на каком этапе теряется время

Отклик, скрининг резюме, интервью, оффер, выход на работу — при удалённом найме первые четыре ступени воронки проходят онлайн у любой компании. Разница в сроках появляется на пятой: пока документы о приёме едут почтой, кандидат с оффером на руках продолжает получать предложения от других работодателей.

Каналы поиска дистанционных сотрудников различаются трудозатратами рекрутера:

• Работные сайты. Популярных площадок около десятка, и вести одну вакансию на каждой вручную — это повторное размещение, правка и выгрузка резюме по отдельности.
• Системы отслеживания кандидатов (ATS). Публикуют вакансию сразу на нескольких площадках, собирают резюме со всех сайтов в единую базу, фильтруют кандидатов и двигают их по этапам воронки. Первичный отбор резюме в таких системах идёт по ключевым словам, поэтому формат работы и навыки в тексте вакансии называют прямо: «дистанционная работа», стек, график.
• Государственный портал. На портале «Работа России» для работодателей вакансии размещают и резюме ищут бесплатно; там же опубликован «Атлас удалённых профессий», по которому удобно сверить формулировки вакансии.

Удалённый формат расширяет круг кандидатов: многие соискатели, особенно молодые специалисты, называют дистанционную работу одним из основных критериев выбора работодателя. Нагрузка на кадровую службу растёт вместе с географией. В IT-компании на 300 человек сотрудники живут в 12 городах, часть из них по несколько месяцев работает из другого региона или страны, а весь кадровый документооборот вёл один кадровик: ему становилось всё сложнее застать человека, чтобы подписать документ.

Посчитайте, сколько дней у вас проходит от принятого оффера до подписанного трудового договора. Этот интервал сокращается электронным оформлением, поиск кандидатов от него не ускоряется.

Трудовой договор, ГПХ или самозанятый: какую форму выбрать для удалённого сотрудника

Если задача конкретная и разовая, возможен договор гражданско-правового характера. Если человек занимает должность на постоянной основе, по совместительству или временно, заключается трудовой договор, а выбор между ним и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления. Статья 312.1 ТК РФ называет дистанционной работу вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая интернет, и допускает три режима: постоянный, временный и периодический.

Форма отношений определяет комплект документов, вид подписи и то, какие нормы вообще применяются:

Для штатного сотрудника путь самый длинный по составу документов, но каждый из них подписывается электронно. Перевод уже работающего сотрудника на удалёнку оформляется дополнительным соглашением по тем же правилам статьи 312.2.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков. Заявка поступает около 18:00, договор с исполнителем нужен к 8:00 следующего дня, а перевозчик может находиться в 1 200 км от ближайшего филиала. Пока компания выдавала подписи через свой удостоверяющий центр, перевозчику приходилось ехать туда лично, и на выдачу уходил минимум день. После перехода на мобильную подпись выпуск подписи и подписание первого документа занимают 5-10 минут.

Закрепите режим — постоянный, временный или периодический — в тексте трудового договора до отправки кандидату на подпись: от него зависит, понадобится ли потом дополнительное соглашение.

Как проверить удалённого кандидата и установить его личность без встречи

Персональные данные кандидата — ФИО, дату рождения, паспорт — работодатель получает от самого кандидата вместе с согласием на их обработку, и только после этого запускает проверку. Требование согласия вытекает из 152-ФЗ и действует одинаково для штатной службы безопасности и для аутсорсинговой, которая работает как оператор персональных данных.

Базовая проверка кандидата включает судимость, административные правонарушения, задолженности по налогам и перед банками, розыск, действительность паспорта и аффилированность с другими бизнесами, в том числе через родственников. Детализированный отчёт по одному человеку специалист собирает в среднем за час. Личная встреча на этом этапе не нужна: собеседование с сотрудником службы безопасности проводится выборочно, когда онлайн-проверка оставила спорные вопросы.

Личность при удалённом приёме устанавливают до выдачи электронной подписи. Схема, которую применяют сервисы для дистанционного найма, состоит из трёх шагов: тест на «живость» по видео с фронтальной камеры, фотография паспорта со сверкой лица на видео и в документе, проверка паспорта по базе действительных. Подпись выпускается только после всех трёх.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для спора мало доказать, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно выясняет, был ли у работодателя порядок идентификации и где он закреплён. Откройте своё положение о КЭДО и найдите в нём, как вы устанавливаете личность подписанта: если этого раздела нет, при технически исправной подписи спор можно проиграть.»

Оформите согласие кандидата на обработку персональных данных до проверки

Согласие оформляется до того, как вы попросите у кандидата сканы документов: так данные с первого же сообщения обрабатываются на законном основании.

Документы и электронная подпись для приёма без визита в офис

Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключать трудовой договор и дополнительное соглашение о дистанционной работе обменом электронными документами. Документы по статье 65 кандидат вправе предъявить в электронной форме; по требованию работодателя он обязан прислать нотариально заверенные копии. Ознакомление с локальными нормативными актами тоже проходит обменом электронными документами, а подтверждение получения каждого документа направляет принявшая сторона.

Перечень статьи 65 закрытый. Обязательны для всех:

1. Паспорт с отметкой о регистрации, а при её отсутствии — справка из МВД.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме тех, кто устраивается впервые или по совместительству.
3. СНИЛС; кандидат, который впервые заключает трудовой договор, регистрируется в системе персонифицированного учёта самостоятельно.
4. Документы воинского учёта для военнообязанных и призывников.
5. Документы об образовании, если должность требует квалификации.
6. Медицинская книжка — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Иностранный кандидат дополнительно предъявляет патент или разрешение на работу, постоянно проживающий в России — вид на жительство. ИНН требовать нельзя: налоговая не отказывает в приёме отчётов, где ИНН физического лица не указан.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан паспорта с отметками и фотография диплома — это электронные образы бумажных документов, а трудовой договор, подписанный в системе, — электронный документ. Требования к подписи у них разные, и путать режимы не стоит. Посмотрите на файл: если в нём есть изображение подписи от руки, перед вами образ, а не электронный документ.»

Для самого трудового договора статья 312.2 предусматривает УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. ПЭП для него не предусмотрена; её оставляют для заявлений на отпуск, командировку и ознакомления с локальными актами. Сроки получения подписи у разных способов различаются на порядки:

Из пяти вариантов только два дают подписанный трудовой договор в день принятия оффера и без выезда кандидата: УНЭП в Госключе и мобильная УНЭП сервиса КЭДО. Бумага и УКЭП в удостоверяющем центре добавляют к сроку от дня до недели.

УНЭП Госключа выпускается за 6 шагов: скачать приложение «Госуслуги» или «Госключ», пройти аутентификацию в ЕСИА, принять условия лицензионного соглашения, установить пароль и согласиться на вход по Touch ID или Face ID, выпустить сертификат, подписывать документы. Инструкции и ответы на вопросы по выпуску собраны на странице Госключа на портале Госуслуг; её удобно отправить кандидату вместе с оффером.

Факт: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может подписывать документы УНЭП, созданной в инфраструктуре ЕСИА, то есть Госключом, и отдельное соглашение об использовании УНЭП с ним тогда не подписывается. Правила такой подписи утверждены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

На 15 апреля 2026 года в Госключе было больше 41,2 млн активаций с выпущенными сертификатами, а в КЭДО его используют больше 1 000 компаний. У большинства кандидатов учётная запись Госуслуг уже есть, и выпускать подпись с нуля не приходится.

Сведения о приёме по форме ЕФС-1 подаются в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, на дистанционных работников так же, как на офисных. Если работник письменно попросит бумажный экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения, работодатель направляет его не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления. В бумажную трудовую книжку запись вносится, когда работник её предоставит.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах, поэтому выпуск подписи для нового удалённого сотрудника не требует отдельного бюджета.

Шаблоны дополнительного соглашения, согласия на КЭДО и приказа о приёме

Комплект закрывает электронный приём дистанционного сотрудника; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, если работник подписывает не через Госключ.

Порядок приёма удалённого сотрудника без бумаги

Трудовой договор с двух сторон подписывается за 2-3 минуты: работодатель ставит УКЭП на компьютере, документ приходит в приложение сотрудника, тот проверяет условия и подписывает одним нажатием. Остальное время уходит на подготовку, которую компания делает один раз, до первого удалённого приёма.

Что проверить до первого удалённого приёма

1. Утверждено положение о КЭДО: информационная система, категории работников, перечень документов, виды подписи для каждого из них и порядок идентификации подписанта.
2. Для каждого документа приёма определён маршрут: кто подписывает и в каком порядке — кандидат, руководитель, директор или уполномоченное лицо.
3. Принято решение, когда новичок получает подпись: при приёме или после испытательного срока.
4. Известно, сколько кандидатов и работников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года: они вправе отказаться от КЭДО, и для них нужен бумажный порядок параллельно.
5. Настроена связка с учётной системой, чтобы данные нового сотрудника не вносить дважды.

Сама компания переходит на КЭДО дольше, чем идёт один приём. IT-компании на 300 человек понадобилось не меньше 3 месяцев, прежде чем кадровиков перестали каждый день спрашивать о подписании. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: основная часть ошибок настройки снимается на ней, а не на новых сотрудниках.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если работник согласился на электронный документооборот, документы по переведённым процессам в бумаге вы уже не оформите. Вы меняете способ, а не добавляете запасной канал, и откатиться по конкретному документу нельзя. Поэтому сначала выпишите процессы приёма и виды подписи по каждому документу, и только потом выбирайте систему.»

Как принять удалённого сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений: постоянная работа, совместительство или временная задача; для трудового договора — режим дистанционной работы по статье 312.1 ТК РФ.
2. Шаг 2. Получите согласие кандидата на обработку персональных данных и только после этого запрашивайте документы и запускайте проверку.
3. Шаг 3. Установите личность кандидата: видео, фото паспорта, проверка паспорта по базе действительных.
4. Шаг 4. Попросите кандидата выпустить УНЭП в Госключе по учётной записи Госуслуг или выпустите мобильную УНЭП в системе КЭДО после идентификации.
5. Шаг 5. Примите электронные образы документов по статье 65 ТК РФ; для кандидата со стажем до 1 января 2022 года добавьте в комплект согласие на КЭДО.
6. Шаг 6. Сформируйте трудовой договор о дистанционной работе, подпишите его УКЭП работодателя и отправьте работнику на подпись УНЭП или УКЭП.
7. Шаг 7. Отправьте на электронное ознакомление локальные нормативные акты и приказ о приёме.
8. Шаг 8. Подайте ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
9. Шаг 9. Если работник подал письменное заявление, направьте бумажный экземпляр договора в течение 3 рабочих дней.

Порядок меняется в зависимости от того, где находится работник и какой у него стаж:

Для сотрудника за границей вопрос подписи решается одним выбором: если в вашем перечне документов есть такие, где работник обязан ставить УКЭП, удалённо из другой страны он их не подпишет.

Кейс из практики: компания с региональными подразделениями перевела на КЭДО 1 100 сотрудников. Документооборот по одному кадровому процессу раньше мог занимать несколько недель, после перехода — 15-30 минут; экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год.

В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически: данные удалённого новичка из 1С попадают в шаблоны договора и приказа без ручного переноса.

Ошибки, из-за которых электронный приём затягивается или не выдерживает спора

Выдавать подпись только после испытательного срока — решение, понятное с точки зрения безопасности: меньше выданных ключей, меньше отзывов. Следствие у него одно: трудовой договор и весь комплект приёма подписываются на бумаге, и самый документоёмкий момент в жизни сотрудника остаётся вне электронного оборота. Для удалённого работника это возвращает почту, курьера и неделю ожидания.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Момент выдачи подписи должен быть решением, а не тем, что сложилось само. Для компаний с низкой текучестью я склоняюсь к выдаче подписи при приёме, для тех, где испытание не проходит заметная часть людей, — после испытания. Есть и третий вариант: государственная подпись через Госуслуги, тогда выдавать ничего не нужно. Выберите один из трёх и запишите его в положении о КЭДО.»

Вторая ошибка стоит дороже. Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа: районный суд в 2022 году отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, и при новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие у работодателя были. Суд учёл три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система сама зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек способен пользоваться системой. Для удалённого приёма это означает: подпись выпускается на этапе оффера, а трудовой договор приходит на подпись после того, как кандидат вошёл в систему и открыл первый документ.

Третья ошибка — перенос логики гражданских споров на кадровые документы. Суды признают договоры займа и лизинга, подписанные кодом из SMS, со ссылкой на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Для трудовых отношений действуют статьи 22.1-22.3 и 312.2 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи, и трудовой договор с удалённым сотрудником кодом из SMS не подписывается.

Если приём остался бумажным, каждый комплект документов для сотрудника за границей обходится примерно в 4 000 рублей курьерской доставки туда и обратно, а к работе человек приступает через неделю после договорённости. Проверьте по своей системе три вещи: описан ли порядок идентификации в локальном акте, фиксируется ли дата и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Когда электронное оформление удалённого сотрудника не подходит

• Работник со стажем, начатым до 1 января 2022 года, отказался от КЭДО. Отказ не повод для увольнения или санкций: его документы ведутся на бумаге.
• У работника нет смартфона или доступа к интернету. Для таких сотрудников кадровые документы продолжают вести на бумажных носителях.
• Работник находится за границей, а документ по вашему перечню требует УКЭП работника.
• Документ относится к тем, что в электронный вид не переводятся: трудовые книжки и акты о несчастных случаях на производстве.
• Отношения гражданско-правовые: правила КЭДО из ТК РФ к исполнителю по ГПХ и самозанятому не применяются, договор и акты подписываются по договорённости сторон.

Отметьте в штатном расписании должности, где хотя бы один из этих случаев вероятен, и заранее определите для них бумажный порядок, чтобы кадровая служба не выбирала его в день приёма.

Стоимость КЭДО для приёма удалённых сотрудников в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С.

Итоговая сумма определяется числом сотрудников на КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Поиск удалённых сотрудников через работные сайты, системы отслеживания кандидатов и портал «Работа России» почти не влияет на срок выхода человека; срок определяется оформлением. Глава 49.1 ТК РФ позволяет подписать трудовой договор о дистанционной работе электронно, а Госключ даёт работнику бесплатную УНЭП без отдельного соглашения. Оформление выдерживает проверку и спор, когда форма отношений выбрана по существу, личность подписанта устанавливается по описанному в положении о КЭДО порядку, а подпись выдаётся не в день первого кадрового документа.

Добыто выстраивает электронный приём дистанционных сотрудников с учётом этих требований: подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно, данные из 1С попадают в шаблоны документов автоматически, а запуск начинается с пилотной группы.

Частые вопросы об оформлении удалённых сотрудников

Можно ли принять на дистанционную работу человека, который живёт за границей?

С точки зрения подписания документов — да, если в перечне документов вашего положения о КЭДО работник подписывает их УНЭП. Мобильную УНЭП можно выпустить в любой стране по паспорту и смартфону. УКЭП работнику за границей недоступна: удостоверяющие центры, выпускающие её очно, находятся только в России. Бумажный обмен в этом сценарии обходится примерно в 2 000 рублей курьерской доставки в каждую сторону.

Какие документы нельзя требовать у удалённого кандидата?

Всё, что выходит за перечень статьи 65 ТК РФ и не предусмотрено указом Президента или постановлением Правительства. ИНН требовать нельзя, свидетельства о рождении детей работник передаёт в бухгалтерию сам, если хочет получить налоговый вычет. Справка о доходах с прошлого места работы или характеристика по запросу службы безопасности законного основания не имеют, и отказать кандидату в приёме за отказ их предоставить нельзя.

Нужно ли согласие на КЭДО от нового удалённого сотрудника?

Зависит от стажа. Работник, начавший трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от КЭДО, поэтому его согласие нужно получить, лучше в письменном виде. От лиц, у которых трудового стажа на эту дату не было, отдельное согласие не требуется: их достаточно уведомить. Если сотрудник согласие не дал, его кадровые документы ведутся на бумаге, увольнять или наказывать за отказ нельзя.

Обязательно ли отправлять удалённому работнику бумажный экземпляр трудового договора?

Только по его письменному заявлению. В этом случае работодатель направляет оформленный экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления. Без заявления договор, подписанный обменом электронными документами, остаётся в электронном виде.

Что делать, если кандидат впервые устраивается на работу и у него нет СНИЛС?

Лицо, которое впервые заключает трудовой договор о дистанционной работе, регистрируется в системе индивидуального (персонифицированного) учёта самостоятельно. Трудовую книжку такому работнику не заводят: сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде, а работодатель подаёт на него ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

Что происходит с подписью, если удалённый сотрудник потерял или сменил телефон?

Мобильная подпись хранится только на устройстве и защищена ПИН-кодом, поэтому при утере телефона её блокируют через поддержку оператора КЭДО после подтверждения личности. При смене телефона подпись удаляется вместе с приложением и выпускается заново. Уже подписанные документы остаются в учётной записи и доступны с компьютера.