Больничный лист в ЗУП как провести и не ошибиться в расчете

Больничный лист в ЗУП проводится документом «Больничный лист». Его создают на основании сообщения СФР о закрытии электронного листка нетрудоспособности, а затем за 3 рабочих дня отправляют фонду ответ на его входящий запрос. Работодатель оплачивает первые 3 дня болезни или бытовой травмы, остальные дни оплачивает СФР. При уходе за больным членом семьи, карантине и травме на производстве фонд платит с первого дня. Размер пособия зависит от заработка за 2024-2025 годы, делённого на 730, и от страхового стажа: 60, 80 или 100%. В 2026 году средний дневной заработок для расчёта берётся не ниже 890,73 руб. и не выше 6 827,40 руб.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП от загрузки сообщения СЭДО до выплаты. Есть таблица кодов причин нетрудоспособности с указанием, кто платит, и расчёт на числовом примере. Отдельно показаны ошибки, из-за которых СФР возвращает сведения или выставляет штраф 5 000 руб., и случаи, когда больничный совпадает с отпуском или испытательным сроком. Во второй половине статьи — таблица типовых ошибок с порядком проверки, стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы.

Кто платит больничный и что происходит до того, как лист попадает в 1С

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формирует медицинская организация в информационной системе СФР. Бумажный бланк выдаётся только в исключительных случаях, которые перечислены в приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н. Работнику не нужно самому оформлять больничный лист или приносить его в бухгалтерию. Номер ЭЛН и его статус он видит в личном кабинете на Госуслугах, а работодатель получает сведения об открытии, продлении и закрытии листка через СЭДО — систему электронного документооборота с СФР.

С 1 января 2024 года все работодатели работают по проактивной схеме: фонд сам присылает запрос на недостающие сведения, а пособие назначает без заявления работника. Распределение расходов установлено статьёй 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»:

• при заболевании или травме (кроме несчастного случая на производстве и профзаболевания) первые 3 календарных дня оплачивает работодатель за свой счёт, с 4-го дня пособие платит СФР;
• при уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании, долечивании в санатории пособие с первого дня выплачивает СФР;
• при несчастном случае на производстве и профзаболевании пособие с первого дня выплачивает СФР по правилам Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, в размере 100% среднего заработка без учёта стажа.

Сроки для каждой стороны разные. Работодатель назначает пособие за свои 3 дня в течение 10 календарных дней со дня получения сведений о закрытом ЭЛН и выплачивает его в ближайший день выплаты зарплаты (часть 1 статьи 15 255-ФЗ). СФР назначает и выплачивает свою часть в срок не более 10 рабочих дней со дня, когда работодатель передал все недостающие сведения. Порядок и размеры фонд публикует на странице о пособии по временной нетрудоспособности на сайте СФР. Если выплата от фонда задерживается, начинать проверку стоит с того, отправлен ли и принят ли ответ на запрос.

Пособие облагается НДФЛ, страховые взносы на него не начисляются. Налог с части работодателя удерживает работодатель, с части фонда — СФР.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий. Директор, который подписал договор, находясь на больничном, действовал в пределах своих полномочий, и оспорить документ по этому мотиву не получится. Но если человек в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности самого пособия. Подписать несколько документов и выйти на работу с открытым листком — это разные ситуации, и бухгалтеру стоит видеть разницу до того, как он отвечает на запрос фонда.»

Первое, что проверяет бухгалтер: пришло ли в ЗУП сообщение о закрытии ЭЛН и какой код причины нетрудоспособности в нём стоит. От кода зависит, будет ли у работодателя своя часть оплаты.

Коды больничных листов: как причина нетрудоспособности меняет расчёт в ЗУП

Код причины врач ставит в ЭЛН, и 1С:ЗУП подтягивает его в документ «Больничный лист» из сообщения СФР. По коду программа определяет, кто платит первые дни, и применяет процент оплаты. Ошибка в коде или ручная замена причины в документе меняет и сумму, и распределение расходов между работодателем и фондом.

Коды 01 и 02 дают работодателю собственные расходы, остальные основные коды — нет. Поэтому при коде 04 или 09 в документе «Больничный лист» не должно быть начисления за счёт работодателя. Если оно появилось, причина в документе выбрана вручную или неверно. Правило 100% для ребёнка до 8 лет действует с 1 сентября 2023 года. Для детей старше 8 лет процент по-прежнему зависит от стажа родителя, а с 11-го дня лечения составляет 50%.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отметку о нарушении режима врач ставит в ЭЛН, но уважительность причины оценивает работодатель. Если причина уважительная, пособие за дни после нарушения считается в обычном порядке. Если нет, со дня нарушения оно ограничивается суммой исходя из МРОТ (статья 8 255-ФЗ). В документе ЗУП это видно по дате нарушения режима. Сверьте её с ЭЛН до проведения документа.

Как провести электронный больничный в 1С:ЗУП 3.1 по запросу СФР

В ЗУП 3.1 сообщения СФР об электронных листках обрабатываются в разделе «Кадры — Пособия». Каждое сообщение имеет код события: 010 — открытие листка, 020 — продление, 030 — закрытие. По сообщениям 010 и 020 программа создаёт документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Он нужен, чтобы в табеле и расчёте зарплаты сотрудник уже числился отсутствующим, хотя пособие ещё не посчитано. По сообщению 030 создаётся документ «Больничный лист». Начиная с релизов 3.1.23.63 и 3.1.18.586, этот документ появляется автоматически, но остаётся непроведённым: проверять и проводить его должен бухгалтер.

После закрытия листка фонд присылает «Входящий запрос СФР для расчёта пособий» со статусом «Требуется ответ на запрос». На ответ даётся 3 рабочих дня: так установлено Правилами получения фондом сведений, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Ответ собирается из данных документа «Больничный лист», поэтому сначала проверяется и проводится расчёт, и только потом формируется ответ. Параметры ответа (номер ЭЛН, период, сотрудник) должны совпадать с входящим запросом, иначе фонд его не примет.

Как провести больничный лист в ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Загрузите сообщения СЭДО в разделе «Кадры — Пособия» и найдите ЭЛН с кодом события 030 (закрытие). Если документ «Больничный лист» не создался автоматически, создайте его по ссылке «Создать больничный».
2. Шаг 2. Откройте документ и сверьте с ЭЛН номер листка, период нетрудоспособности, код причины и отметки о нарушении режима. Проверьте, что документ «Отсутствие», созданный по сообщению об открытии, не пересекается с периодом больничного.
3. Шаг 3. Проверьте страховой стаж в карточке сотрудника: от него зависит процент оплаты. Проверьте, что в расчётном периоде учтён заработок у прежних работодателей, если сотрудник работал у них в 2024-2025 годах.
4. Шаг 4. Откройте расчёт среднего заработка. Проверьте годы расчётного периода, исключаемые дни и сравнение с минимальным и максимальным значением. Если работник подал заявление о замене лет, отразите её здесь.
5. Шаг 5. Выберите способ выплаты части работодателя: с зарплатой или в межрасчётный период. Срок выплаты — ближайший день выплаты зарплаты после назначения. Проведите документ.
6. Шаг 6. На основании входящего запроса создайте «Ответ на запрос СФР», сверьте его с запросом и отправьте в течение 3 рабочих дней. Дождитесь статуса о том, что ответ отправлен и принят фондом.

Ответ на запрос подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного работника. Если в организации сведения в СФР отправляет главный бухгалтер или специалист по зарплате, на время его отпуска или болезни нужен человек с правом подписи, иначе трёхдневный срок будет пропущен.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на период своего отсутствия: отпуска, командировки, временной нетрудоспособности, выходных и праздничных дней. В приказе, как и в доверенности, указывается конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня создаёт спор о том, был ли заместитель вправе подписывать именно этот документ. Перед сезоном отпусков проверьте, у кого есть такой приказ и что в нём перечислено.»

Важный нюанс из практики: документ «Отсутствие» по коду 010 и документ «Больничный лист» по коду 030 могут пересечься, если ЭЛН продлевали несколько раз или закрыли раньше, чем указано в последнем сообщении о продлении. До проведения больничного откройте табель за месяц и убедитесь, что дни болезни не учтены дважды и не оплачены как рабочие.

Расчёт больничного в 2026 году: средний заработок, стаж и лимиты

Пособие за каждый календарный день болезни считается так: средний дневной заработок × процент по стажу. Средний дневной заработок = заработок за 2 календарных года до года болезни / 730. Для больничных, открытых в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы. В базу входят выплаты, на которые начислялись взносы на случай временной нетрудоспособности, в том числе у других работодателей. Порядок учёта выплат и совместительства уточняет Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540.

Заработок за каждый год учитывается не выше предельной базы для взносов этого года. Средний дневной заработок сравнивается с минимальным значением, которое считается из МРОТ на дату начала болезни.

Если ЗУП показывает средний дневной заработок выше 6 827,40 руб. для больничного 2026 года, в расчёт попал заработок сверх предельной базы или неверные годы. Если ниже 890,73 руб., программа должна подставить минимальное значение. Когда этого не произошло, проверьте дату начала болезни и настройки МРОТ в программе.

Пример расчёта больничного на 7 дней

Сотрудник со страховым стажем 6 лет болел 7 календарных дней с кодом 01. Его заработок за 2024 год — 900 000 руб., за 2025 год — 1 020 000 руб., обе суммы ниже предельной базы.

• Средний дневной заработок: (900 000 + 1 020 000) / 730 = 2 630,14 руб. Это значение находится в пределах от 890,73 до 6 827,40 руб.
• Стаж 6 лет даёт 80%: 2 630,14 × 80% = 2 104,11 руб. в день.
• Первые 3 дня за счёт работодателя: 2 104,11 × 3 = 6 312,33 руб.
• 4 дня за счёт СФР: 2 104,11 × 4 = 8 416,44 руб.

С обеих сумм удерживается НДФЛ. Работодатель выплачивает 6 312,33 руб. минус налог в ближайший день выплаты зарплаты. Остальное перечисляет фонд после получения ответа на запрос.

Когда средний заработок считается по особым правилам

Если страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный календарный месяц не может быть выше МРОТ. Если в 2024 или 2025 году работник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, он вправе подать заявление о замене одного или обоих лет предшествующими годами. Замена делается, только если она увеличивает пособие. Без заявления ЗУП замену не применяет. Если у работника в расчётном периоде не было заработка или средний заработок ниже минимального, расчёт идёт из МРОТ.

Совместители получают пособие у каждого работодателя, если в 2024 и 2025 годах работали у тех же страхователей. Если места работы в расчётном периоде менялись, пособие назначается по одному из текущих мест с учётом заработка у всех страхователей. Это правило из Положения № 1540. В ответе на запрос СФР заработок указывается по всем страхователям, данные о которых есть у работодателя.

Пособие назначается, если работник обратился за ним не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности (статья 12 255-ФЗ). При проактивной схеме обращаться ему не нужно, но срок имеет значение, если ЭЛН был закрыт давно, а запрос по нему поступил только сейчас.

Ошибки в расчёте больничного в ЗУП и как их проверить до отправки в СФР

Большинство ошибок возникает не в формуле, а во входных данных. Программа считает правильно по тем сведениям, которые ей дали, а ответ на запрос уходит в фонд с тем же средним заработком и стажем, что и в документе. В таблице собраны типовые расхождения и способ поймать каждое до отправки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Первые 3 строки дают расхождение сразу в двух суммах: у работодателя и у фонда. Если ошибку нашли после выплаты, в ЗУП делается исправление документа «Больничный лист», и в СФР отправляются скорректированные сведения.

Во что обходится ошибка в сведениях для СФР

Ответственность страхователя установлена статьёй 15.2 255-ФЗ. За нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения пособия, штраф составляет 5 000 руб. За недостоверные сведения — 20% от суммы излишне понесённых фондом расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб. Переплату при этом тоже придётся вернуть. За непредставление документов для проверки взыскивается 200 руб. за каждый документ. Должностное лицо может получить административный штраф от 300 до 500 руб. Полный перечень санкций фонд приводит на странице об ответственности страхователя.

Ошибка в стаже или заработке не в пользу работника обычно проявляется позже: сотрудник видит сумму пособия в личном кабинете, сравнивает с расчётом и пишет в бухгалтерию. Перерасчёт за прошедшее время возможен не более чем за 3 года, предшествующих обращению (часть 2.1 статьи 15 255-ФЗ). Поэтому справку о заработке, которую работник принёс через полгода, по-прежнему нужно учесть и отправить в СФР скорректированные сведения.

Больничный во время отпуска, испытательного срока и перед увольнением

В этих ситуациях расчёт пособия не меняется, а меняются кадровые последствия. Ошибка здесь стоит дороже, чем неверный процент: неправомерное увольнение, спорный документ, неперенесённый отпуск.

Больничный в ежегодном отпуске

Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск продлевается на дни болезни или переносится на другой срок по статье 124 ТК РФ. Больничный в отпуске оплачивается в обычном порядке. Работодатель платит первые 3 дня только при коде 01 или 02. Если в отпуске работник ухаживал за больным ребёнком, отпуск не продлевается и пособие не выплачивается: код 09 в период ежегодного отпуска не даёт права на пособие.

Как отразить перенос или продление отпуска в 1С:ЗУП

В ЗУП изменения отпуска из-за больничного оформляются исправлением документа «Отпуск». На вкладке продлений, переносов и отзывов указывается период болезни и новые даты. Отпускные за дни, попавшие на больничный, программа сторнирует. Если отпуск переносится на даты, ещё не согласованные с работником, сначала получите его заявление с желаемым периодом.

Больничный на испытательном сроке и перед увольнением

Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон в период болезни не запрещено. Если работник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие ему выплачивает СФР в размере 60% среднего заработка независимо от стажа (часть 2 статьи 7 255-ФЗ). Запрос по такому ЭЛН приходит бывшему работодателю, и ответить на него нужно в те же 3 рабочих дня.

Отдельный вопрос — подписание кадровых документов работником, который находится на больничном. Прямого запрета в ТК РФ нет, но и прямого разрешения тоже нет.

Мария Ж, HR-эксперт, занимается наймом персонала более 13 лет: «Документы, которые работник подписывает на больничном, я делю по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА можно подписывать спокойно: работник ничего не теряет, и спора не будет. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но лучше подождать неделю. Если ждать нельзя, зафиксируйте, как передали документ, что у работника было время ознакомиться и что он подписал добровольно, лучше всего перепиской.»

Важный нюанс из практики: материалы по подписанию документов во время болезни, которые попадаются в поиске, в основном датированы 2013-2014 годами, а разъяснения ведомства по этому вопросу нет. Подписать документ в КЭДО с больничного технически проще, чем бумажный. Поэтому схема «выздоровел, пришёл, а на столе документы, подписывай сегодня» в электронном виде превращается в «документы пришли в личный кабинет на третий день болезни». Для документов, которые ухудшают положение работника, правило то же: не отправлять их на подпись, пока открыт ЭЛН.

Какие документы по больничному можно оформлять в КЭДО

Сам электронный листок нетрудоспособности не относится к КЭДО: его формирует медицинская организация, а работодатель получает сведения через СЭДО с СФР. Все документы вокруг больничного — это обычные кадровые документы, и их можно вести электронно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Это заявление о замене лет расчётного периода, заявление о продлении или переносе отпуска, приказ о переносе отпуска, уведомления, табель учёта рабочего времени.

Как документы по больничному проходят через КЭДО и 1С:ЗУП

Кадровый документ создаётся в 1С:ЗУП, передаётся в систему КЭДО на подпись по маршруту и возвращается в 1С подписанным, со статусом. Бухгалтеру не нужно собирать бумажное заявление о замене лет у работника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Со стороны работодателя кадровые документы подписываются УКЭП, со стороны работника обычно используется УНЭП. Для УНЭП работника с ним заключается соглашение, где описан порядок проверки подписи. В Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп на документе — только визуализация электронной подписи. Его можно скопировать в любой PDF, поэтому по нему нельзя судить, подписан ли документ. Подпись проверяется программой: в карточке электронного документа есть проверка подписи, у контролирующих органов — своё программное обеспечение. Если ГИТ или СФР запросят документы, готовьте приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив, где рядом с PDF лежат файлы подписи.»

Когда КЭДО не поможет с больничными

КЭДО не заменяет СЭДО. Получение ЭЛН, входящие запросы фонда и ответы на них идут только по каналу обмена с СФР из 1С:ЗУП или другой учётной программы. Если в компании проблема в неверных расчётах, пропущенных запросах или несвёрнутом стаже, подключение КЭДО её не решит: нужно наводить порядок в данных ЗУП и в регламенте ответа на запросы. КЭДО сокращает время там, где больничный требует подписи работника: заявления о замене лет, о переносе отпуска, ознакомление с приказом. Для компании, где за год таких документов единицы, отдельный сервис ради больничных не нужен. В практике Добыто КЭДО подключают ради всего кадрового контура, а документы по больничным идут в нём попутно.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП для документов по больничным

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужного вида подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из тарифа и числа подключённых сотрудников. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и ответы на вопросы об интеграции собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Правильная сумма больничного в 1С:ЗУП складывается из трёх проверок: кода причины в ЭЛН, страхового стажа и заработка за 2024-2025 годы с учётом лимитов 890,73 и 6 827,40 руб. Работодатель отвечает за свои 3 дня и за точность сведений, по которым платит фонд. Ответ на запрос СФР уходит в течение 3 рабочих дней, а любое расхождение с ЭЛН оборачивается либо недоплатой работнику, либо штрафом и возвратом переплаты. Отпуск, испытательный срок и увольнение в период болезни требуют отдельных кадровых действий, которые не видны в расчёте.

Добыто закрывает кадровую часть этой работы: заявления и приказы вокруг больничного подписываются электронно и возвращаются в 1С:ЗУП без бумажного оборота, а расчёт и обмен с СФР остаются в привычной программе.

Частые вопросы о больничных листах

Нужно ли работнику писать заявление, чтобы получить пособие по больничному?

Нет. С 2024 года пособие назначается в проактивном порядке: СФР получает сведения о закрытом ЭЛН от медицинской организации, запрашивает недостающие данные у работодателя и выплачивает деньги без заявления. Заявление от работника понадобится, только если он хочет заменить годы расчётного периода или получать выплату на другие реквизиты.

Оплачивается ли больничный исполнителю по договору ГПХ?

С 2023 года исполнители по ГПХ застрахованы на случай временной нетрудоспособности, но право на пособие у них возникает, только если за них уплачены взносы в предшествующем календарном году. Первые 3 дня заказчик не оплачивает: пособие исполнителю по ГПХ целиком выплачивает СФР. Правила для работников по трудовому договору на исполнителей не переносятся.

Сколько дней в году оплачивается больничный по уходу за ребёнком?

За ребёнка до 7 лет оплачивается не более 60 календарных дней в году, а при заболеваниях из специального перечня — до 90 дней. За ребёнка от 7 до 15 лет — до 15 дней по каждому случаю, но не более 45 дней в году. За ребёнка-инвалида до 18 лет — не более 120 дней в году. Все дни оплачивает СФР с первого дня.

Что делать, если работник говорит, что больничный закрыт, а сообщение в ЗУП не пришло?

Попросите у работника номер ЭЛН из личного кабинета на Госуслугах и проверьте, указан ли в листке ваш работодатель и правильный ИНН. Затем загрузите сообщения СЭДО заново. Если листок оформлен на другого страхователя или с ошибкой в реквизитах, работнику нужно обратиться в медицинскую организацию за исправлением.

Оплатят ли больничный, если работник в эти дни фактически работал?

Пособие компенсирует утраченный заработок, поэтому за дни, когда работник работал и получил зарплату, пособие не положено. Если ЭЛН открыт, а работник вышел на работу, эти дни в ЗУП оплачиваются как рабочие, а в ответе на запрос СФР период оплаты пособия уменьшается. Иначе фонд квалифицирует выплату как излишнюю и потребует её вернуть.