Как выплачивается больничный двумя частями: от работодателя и от СФР

Больничный оплачивается двумя частями: первые 3 дня болезни или бытовой травмы платит работодатель из своих средств, а с 4-го дня и до закрытия листка — Социальный фонд России. Деньги поэтому приходят двумя переводами и в разные даты: свою часть работодатель выдаёт в ближайший зарплатный день, фонд перечисляет в течение 10 рабочих дней после того, как получит сведения от страхователя. НДФЛ каждая сторона удерживает со своей выплаты отдельно. Плательщика определяет код причины нетрудоспособности: при кодах 01 и 02 деление на две части работает, а при уходе за больным членом семьи, карантине, беременности и родах и несчастном случае на производстве фонд платит всю сумму с первого дня.

Разберём, как из электронного листка получается конкретная сумма на карте: какие коды меняют плательщика, как считаются обе части при максимуме 6 827,40 рубля в день и минимуме по МРОТ 27 093 рубля, сколько занимает каждый этап. Покажем, из-за чего выплата останавливается и что проверить в личном кабинете до обращения в фонд. Работодателю материал даёт порядок работы со СЭДО и сроки, за нарушение которых фонд штрафует. Расчёт на примере, сценарная таблица по частным случаям, образцы кадровых документов и стоимость перевода кадровых процессов в электронный вид — во второй половине статьи.

Кто платит больничный: работодатель за первые 3 дня, СФР с четвёртого

Деление закреплено в части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности выплачивается за счёт средств страхователя, то есть работодателя, а за остальной период начиная с 4-го дня — за счёт бюджета Социального фонда России. Правило действует только тогда, когда причина нетрудоспособности — собственное заболевание или травма самого работника. Все остальные страховые случаи фонд оплачивает целиком.

Работодатель назначает свою часть в течение 10 календарных дней со дня получения сведений о закрытом электронном листке и выплачивает её в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы. Отдельного заявления для этого не нужно: основанием служит номер ЭЛН, который автоматически приходит в учётную систему. Фонд действует по проактивной схеме из постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010: он сам запрашивает у работодателя недостающие сведения и назначает пособие без заявления работника.

Две даты и две суммы — обычный, а не ошибочный сценарий. Работник, который ждёт одного перевода, обычно пугается именно здесь: пришло 2 400 рублей вместо ожидаемых 14 000, и кажется, что пособие посчитали неверно. На самом деле это часть работодателя за 3 дня, а вторая часть придёт отдельно, после того как фонд обработает сведения. Проверять расчёт имеет смысл только после того, как поступили оба перевода.

НДФЛ по ставке 13% удерживается с пособия по временной нетрудоспособности, и каждый плательщик делает это самостоятельно со своей выплаты: работодатель — со своих 3 дней, фонд — со своей части. Страховыми взносами пособие не облагается. Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается вовсе, поэтому там сумма на счёте совпадает с расчётной.

Коды больничных листов: от кода зависит, кто платит и с какого дня

Код причины нетрудоспособности проставляет медицинская организация при формировании ЭЛН, и он определяет две вещи сразу: кто финансирует пособие и по какой ставке его считают. Работник видит код в личном кабинете, работодатель — в сведениях, которые приходят по СЭДО. Спор о том, «оплатят ли больничный», в девяти случаях из десяти решается сверкой кода.

Из таблицы следует практический вывод для работника: если в листке стоит код 09 или 05, ждать перевода от работодателя не нужно, весь платёж придёт из фонда одной суммой. Для бухгалтерии обратное: по коду 01 и 02 свою часть надо начислить, даже если сотрудник уже уволился в период болезни.

Отдельная история — травма. Бытовая травма, полученная дома, на даче или по дороге в магазин, идёт под кодом 02 и оплачивается по общей схеме: 3 дня работодатель, остальное фонд, процент по стажу. Травма на производстве идёт под кодом 04, финансируется из взносов по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ и оплачивается в размере 100% среднего заработка с первого дня независимо от стажа. Ограничение здесь другое: размер пособия за полный календарный месяц не может превышать четырёхкратный максимальный размер ежемесячной страховой выплаты, который устанавливается законом о бюджете фонда на соответствующий год. Основанием для кода 04 служит акт о несчастном случае — бумажный документ, который расследованием оформляет комиссия работодателя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Страховое обеспечение от фонда не покрывает моральный вред — его пострадавший или его родственники взыскивают напрямую с работодателя, и тарифом эта сумма не ограничена. Ключевой фактор для размера компенсации — вина работодателя в необеспечении безопасных условий труда. Отсутствие обучения, инструктажа и стажировки попадает в акт о несчастном случае как причина, и дальше акт работает в гражданском деле как готовое доказательство. Поэтому по работам повышенной опасности я советую сверить по каждому работнику даты инструктажа, стажировки и проверки знаний с датой допуска к самостоятельной работе.»

Что происходит между закрытием ЭЛН и деньгами на карте

Электронный листок нетрудоспособности с 1 января 2022 года стал единственной формой больничного: бумажный бланк сохранился только для отдельных категорий, например для работников со сведениями, составляющими государственную тайну. Медицинская организация формирует ЭЛН и размещает его в информационной системе фонда, а работнику остаётся сообщить работодателю номер листка или просто дождаться, пока сведения дойдут до бухгалтерии автоматически.

Дальше маршрут идёт по четырём точкам. Врач закрывает листок и меняет его статус на «закрыт». Фонд направляет работодателю запрос через систему электронного документооборота СЭДО. Работодатель в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытом ЭЛН размещает в системе фонда сведения для назначения и выплаты пособия, подписав их УКЭП: стаж, средний заработок за расчётный период, районный коэффициент, реквизиты счёта, условия исчисления. Фонд назначает и выплачивает пособие в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения всех сведений — этот срок прямо назван в разделе о пособии по временной нетрудоспособности на сайте Социального фонда России.

Сложите сроки: при исправных данных вся вторая часть занимает до 13 рабочих дней с момента закрытия листка. Первая часть от работодателя может прийти и раньше, и позже — она привязана не к сроку в рабочих днях, а к дате выплаты зарплаты, закреплённой в правилах внутреннего трудового распорядка. Отсюда частая ситуация: деньги от фонда уже пришли, а от работодателя ещё нет, потому что до аванса остаётся неделя.

Сведения для фонда собираются не вручную из головы бухгалтера, а из кадрового и зарплатного учёта. В практике Добыто мы связываем КЭДО с 1С:ЗУП так, чтобы кадровые данные, табель и статусы подписания двигались в одном контуре: к моменту запроса по СЭДО нужные цифры уже лежат в базе, и трёхдневный срок не превращается в аврал.

Период болезни отражается в табеле учёта рабочего времени буквенным кодом «Б» или цифровым 19 по формам Т-12 и Т-13. Табель нужен не только для зарплаты: он подтверждает, что в дни, за которые начислено пособие, человек не работал, и расхождение между табелем и сведениями в фонд — первое, что видно при проверке.

Соберите табель с днями болезни за одну минуту

Конструктор формирует табель по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки — его можно скачать в .docx и доработать под свой период.

Сколько выйдет: расчёт обеих частей в 2026 году

Обе части считаются по одной формуле и из одной базы, различается только количество дней. Средний дневной заработок берётся за 2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случая: для больничного 2026 года это 2024 и 2025 годы. Сумма выплат за два года делится на 730 независимо от числа дней в этих годах.

Заработок каждого года учитывается в пределах предельной базы по страховым взносам: 2 225 000 рублей за 2024 год и 2 759 000 рублей за 2025 год. Отсюда максимальный средний дневной заработок 2026 года — 6 827,40 рубля. Сколько бы человек ни зарабатывал, больше этой суммы за день пособия он не получит, и потолок действует на обе части одинаково.

Нижняя граница привязана к МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля. Пособие за полный календарный месяц не может быть меньше МРОТ, а для работника со страховым стажем менее 6 месяцев оно, наоборот, не может быть больше МРОТ за месяц: в пересчёте на день в 31-дневном месяце это 873,97 рубля. Процент по стажу применяется к среднему дневному заработку: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%.

Как посчитать, сколько придёт от работодателя и сколько от фонда

1. Шаг 1. Сложите выплаты за 2024 и 2025 годы, по которым начислялись страховые взносы, и ограничьте каждый год предельной базой: 2 225 000 и 2 759 000 рублей.
2. Шаг 2. Разделите полученную сумму на 730. Если результат больше 6 827,40 рубля, дальше считайте по этому максимуму.
3. Шаг 3. Сравните результат с минимумом от МРОТ 27 093 рубля за полный месяц и возьмите большее значение.
4. Шаг 4. Умножьте средний дневной заработок на процент по страховому стажу: 60, 80 или 100%.
5. Шаг 5. Умножьте дневное пособие на 3 — это часть работодателя. Умножьте на количество оставшихся дней по листку — это часть фонда.
6. Шаг 6. Вычтите из каждой части НДФЛ 13%: работодатель и фонд удерживают налог со своих выплат отдельно, поэтому на счёт приходят суммы меньше расчётных.

Пример на цифрах. Заработок 1 200 000 рублей за 2024 год и 1 400 000 рублей за 2025 год, стаж 9 лет, больничный по коду 01 на 10 календарных дней. Средний дневной заработок: 2 600 000 / 730 = 3 561,64 рубля, стаж 9 лет даёт 100%. Работодатель начисляет за 3 дня 10 684,92 рубля и выплатит 9 296 рублей после удержания НДФЛ. Фонд начисляет за 7 дней 24 931,48 рубля и перечислит 21 690 рублей. Общая сумма на руки — около 30 986 рублей, но двумя переводами и, как правило, в разные недели.

Почему деньги не пришли или пришли не полностью

Первое действие при задержке — посмотреть статус листка, а не звонить в бухгалтерию. Электронный больничный лист и стадия его обработки видны в личном кабинете получателя услуг на сайте фонда, а пользователи с подтверждённой учётной записью получают уведомления о формировании и оплате ЭЛН на Госуслугах. Статус показывает, где остановился маршрут: листок ещё открыт, сведения от работодателя не поступили, пособие назначено, выплата перечислена.

Дальше причины делятся на пять групп, и три из них устраняет сам работник.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Листок не закрыт. Пока врач не закрыл ЭЛН, фонд не формирует запрос, а работодатель не начинает отсчёт своих 3 рабочих дней. Продлённый листок оплачивается после закрытия целиком.
• Нет актуальных реквизитов. Пособие перечисляется на карту платёжной системы «Мир», на счёт без привязки к карте или почтовым переводом. Реквизиты работник сообщает работодателю в сведениях о застрахованном лице, и при смене банка их нужно обновить — иначе фонд назначит пособие, а перевод вернётся.
• Работодатель не ответил на запрос по СЭДО. Срок в 3 рабочих дня установлен постановлением Правительства РФ № 2010, и просрочка сдвигает выплату целиком.
• В листке стоит отметка о нарушении режима. Коды 24-28 означают несвоевременную явку к врачу, выход на работу без выписки, отказ от направления на медико-социальную экспертизу и другие нарушения. По статье 8 закона 255-ФЗ пособие со дня нарушения снижается до размера, рассчитанного из МРОТ. Та же логика при отметке о заболевании или травме вследствие опьянения — тогда снижение действует на весь период.
• Нет права на пособие в полном объёме. Стаж менее 6 месяцев ограничивает выплату размером МРОТ за месяц, а исполнитель по договору ГПХ получает пособие в 2026 году только при условии, что за 2025 год заказчики уплатили за него взносов не менее 7 809,12 рубля.

Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности. Пропуск этого срока восстанавливается только при уважительных причинах, и спор об этом почти всегда заканчивается перепиской с фондом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Закон не запрещает человеку с открытым листком нетрудоспособности находиться на работе, и отдельные документы он подписать может. Но если в эти дни он работал полноценно, возникает вопрос к обоснованности пособия за них, и отвечать на него придётся и работнику, и работодателю. Подписать несколько документов — одно, выйти на работу с больничного — совсем другое. Если выход был, честнее закрыть листок датой фактического выхода, чем потом объяснять расхождение между табелем и сведениями, поданными в фонд.»

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас такие запросы теряются между кадрами и бухгалтерией, отдельный сотрудник для этого не нужен: в КЭДО запрос по СЭДО, табель и подписание сведений живут в одном маршруте со сроком и ответственным.

Когда деления на две части нет вовсе

Схема «3 дня плюс остальное» работает только для собственного заболевания и бытовой травмы работника по трудовому договору. Остальные случаи фонд финансирует с первого дня: карантин, протезирование в стационаре, долечивание в санатории, уход за больным членом семьи, отпуск по беременности и родам, несчастный случай на производстве и профессиональное заболевание. Работодатель здесь только передаёт сведения и в расчётах не участвует.

Уход за больным ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа и формы лечения. Родителю, который привык к 60% по стажу, это меняет сумму заметно, а работодателю — напоминает, что удерживать из зарплаты «свои три дня» в этом случае не из чего: их просто нет.

У самозанятых деления нет по другой причине. С 1 января 2026 года по Федеральному закону от 15.12.2025 № 456-ФЗ действует эксперимент по добровольному страхованию плательщиков налога на профессиональный доход на случай временной нетрудоспособности, рассчитанный до 31 декабря 2028 года. Страховую сумму участник выбирает сам: 35 000 или 50 000 рублей в расчёте за полный месяц нетрудоспособности, при сумме 50 000 рублей ежемесячный взнос составляет 1 920 рублей. Право на выплату появляется не сразу, а после периода уплаты взносов, и платит её только фонд: страхователя-работодателя в этой конструкции нет.

Частные случаи: отпуск, увольнение, совместительство

Три ситуации дают больше всего вопросов, потому что в каждой меняется либо плательщик, либо размер, либо кадровые последствия.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если работник заболел сам и оформил листок по коду 01 или 02, отпуск продлевается на дни болезни автоматически или переносится на другой срок по согласованию — правило закреплено в статье 124 ТК РФ. Пособие при этом начисляется по обычной схеме: 3 дня работодатель, остальное фонд. Если же листок открыт по уходу за ребёнком, отпуск не продлевается и не переносится, а пособие за дни отпуска не назначается.

Как оформить перенос дней отпуска

Перенос оформляется тремя документами: заявление работника с новыми датами, приказ и уведомление об изменённых датах, после чего правки вносятся в график отпусков по форме Т-7. В учётной системе это отдельный документ-исправление, где старый и новый периоды видны одновременно.

Больничный после увольнения

Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения и человек не устроился на новое место, пособие назначается по прежнему месту работы. Размер фиксированный — 60% среднего заработка независимо от стажа, а деление сохраняется: первые 3 дня оплачивает бывший работодатель, остальное фонд. Для бухгалтерии это означает, что закрытый расчёт при увольнении не отменяет обязанности начислить пособие.

Совместители

Работник, занятый у нескольких работодателей, получает пособие по правилам, которые зависят от того, где он работал в расчётном периоде. Врач формирует один ЭЛН, а сведения в фонд подают те страхователи, у которых человек трудоустроен на момент болезни. Каждый из них оплачивает свои 3 дня по коду 01 или 02, поэтому переводов на карту может оказаться три и больше.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Прямого ответа на вопрос, можно ли подписывать кадровые документы с работником на больничном, в законе нет, поэтому я предлагаю различать документы не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами — подписываем спокойно, работник ничего не теряет. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но в споре человек скажет, что лежал с температурой и не читал, и опровергать это будете вы. И не ставьте людей перед фактом в день выхода с больничного: эта схема читается судом ровно так, как выглядит.»

Сводка по сценариям помогает понять, что в каждом из них критично, а что вторично.

Образцы кадровых документов по периоду нетрудоспособности

Комплект закрывает оформление дней болезни и последствий для отпуска; начните с табеля, в котором проставляются коды «Б» или 19.

Цена ошибки работодателя при передаче сведений в фонд

Просрочка ответа на запрос по СЭДО стоит 5 000 рублей штрафа по статье 15.2 закона 255-ФЗ. Отказ представить документы и сведения или представление их в неполном объёме — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Недостоверные сведения, из-за которых фонд понёс излишние расходы, обходятся в 20% излишне понесённых расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей. На должностное лицо дополнительно накладывается штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33 КоАП.

Сумма штрафа — самая дешёвая часть последствий. Излишне выплаченное пособие фонд взыскивает со страхователя, и вернуть эти деньги из зарплаты работника можно далеко не всегда: удержание возможно только при счётной ошибке или недобросовестности работника. Дороже всего обходится не штраф, а спор с человеком, который не получил деньги вовремя: сотрудник идёт в государственную инспекцию труда, инспектор запрашивает табель, сведения по СЭДО и расчёт, и проверка редко ограничивается одним эпизодом.

Важный нюанс из практики: когда разбирают, кто именно не исполнил обязанность в период чужого отсутствия, решающим документом оказывается приказ о возложении обязанностей. Если приказа нет, а человек отсутствовал, работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены, и претензия остаётся на организации целиком.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Приказ о возложении обязанностей на время отсутствия — не кадровая формальность, а распределение персонального риска. Подписывать его стоит с тем же вниманием, что и договор о полной материальной ответственности, и обязательно проверять, чем именно назначенный человек вправе распоряжаться. В приказе, как и в доверенности, нужен конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает ровно тот спор, который этим приказом пытались предотвратить.»

Что проверить до того, как придёт запрос по СЭДО

Три рабочих дня — срок короткий, и собирать данные с нуля в нём неудобно. Проверьте заранее:

1. Сведения о застрахованных лицах. Реквизиты счёта, паспортные данные и СНИЛС собраны по всем работникам и обновляются при смене банка.
2. Подключение к СЭДО. Проверьте, что запросы фонда приходят в рабочую учётную запись, а не на давно забытый почтовый ящик бывшего бухгалтера.
3. Кто подписывает сведения. УКЭП действующая, а на период отсутствия подписанта есть приказ с конкретным перечнем полномочий.
4. Табель. Дни болезни закрыты кодом «Б» или 19, и данные совпадают с периодом по листку.
5. Расчётный период. Справки о заработке с прежних мест работы получены, иначе средний заработок считается только по своим данным и сумма выходит ниже.
6. Порядок информирования работника. Понятно, где человек увидит начисление: расчётный листок в электронном виде избавляет от половины вопросов о том, почему пришло две суммы.

Важный нюанс из практики: если кадровый документ нужно подписать срочно, а работник на больничном, фиксируйте три вещи: как документ был передан, что у человека была возможность ознакомиться и время на это, и что подписание добровольное. Проще всего это делается перепиской, где работник сам подтверждает готовность подписать сейчас, — в КЭДО такая переписка и отметки времени остаются в карточке документа.

Стоимость перевода кадровых документов по больничным в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: подписи для работников входят в тариф, отдельно докупать их не нужно.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно считают по «Старту». Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Две выплаты вместо одной — следствие того, как устроено финансирование пособия: 3 дня собственного заболевания или бытовой травмы оплачивает работодатель, остальной период — Социальный фонд России, а при уходе за родственником, карантине, беременности и родах и производственной травме работодатель из схемы выпадает совсем. Размер обеих частей считается из одного среднего дневного заработка с потолком 6 827,40 рубля и нижней границей по МРОТ 27 093 рубля, а разница в датах поступления объясняется тем, что работодатель платит в зарплатный день, а фонд — в течение 10 рабочих дней после получения сведений. Когда деньги задерживаются, смотреть нужно на статус ЭЛН и на то, ответил ли страхователь на запрос по СЭДО в свои 3 рабочих дня.

Мы в Добыто видим, что большая часть задержек возникает не в фонде, а на стыке кадров и бухгалтерии: запрос пришёл, а табель не закрыт, подписант в отпуске, реквизиты устарели. Когда кадровые документы, подписание и обмен данными с учётной системой собраны в одном контуре, трёхдневный срок перестаёт быть проблемой, а работник получает обе части пособия без напоминаний.

Частые вопросы

Входят ли дни больничного в стаж для ежегодного отпуска?

Да. По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, и период временной нетрудоспособности сюда относится. На количество дней отпуска болезнь не влияет, а вот сам отпуск, если человек заболел во время него, продлевается или переносится.

Кто выплатит пособие, если работодатель ликвидирован или не платит?

При прекращении деятельности страхователя, а также когда его местонахождение установить невозможно, пособие назначает и выплачивает территориальный орган Социального фонда России напрямую по обращению работника. Если организация работает, но сведения в фонд не передаёт, сначала имеет смысл письменно запросить у неё причину, а затем обращаться в территориальный орган фонда и в государственную инспекцию труда: за нарушение срока передачи сведений предусмотрен штраф 5 000 рублей.

Сколько дней больничного по уходу за ребёнком оплатят за год?

Лимиты зависят от возраста ребёнка. По уходу за ребёнком до 7 лет оплачивается не более 60 календарных дней в году, а при заболевании из специального перечня — до 90 дней. По ребёнку от 7 до 15 лет — до 15 дней по каждому случаю и не более 45 дней в году. По ребёнку-инвалиду до 18 лет — до 120 дней в году. Сверх лимита листок выдадут, но пособие за эти дни не назначат.

Как считают больничный, который начался в одном году, а закончился в другом?

Расчётный период определяется по дате наступления страхового случая, то есть по дате открытия листка. Листок, открытый в декабре 2025 года и закрытый в январе 2026-го, считается целиком по правилам 2025 года: с прежним расчётным периодом, прежним МРОТ и прежним максимумом среднего дневного заработка. Пересчитывать его по новым лимитам не нужно.

Любая ли клиника может оформить электронный больничный?

Листок формирует медицинская организация, у которой есть лицензия на проведение экспертизы временной нетрудоспособности, и частная клиника с такой лицензией оформляет ЭЛН наравне с государственной. Не выдают листки станции скорой помощи, станции переливания крови, приёмные отделения, центры медицинской профилактики и учреждения медико-социальной экспертизы.

Можно ли работать во время больничного и получить и зарплату, и пособие?

Одновременно получить заработок и пособие за один и тот же день нельзя: пособие возмещает утраченный заработок. Если человек фактически выходил на работу, дни выхода табелируются как рабочие и оплачиваются как работа, а пособие за них не начисляется. Расхождение между табелем и сведениями, поданными в фонд, при проверке приводит к требованию вернуть излишне выплаченное.