Единый квалификационный справочник должностей: какие разделы нужны кадровику

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) существует не одним томом, а более чем тридцатью отраслевыми разделами, каждый из которых утверждён отдельным приказом. Кадровику нужен не весь справочник, а один раздел под отрасль работодателя плюс общеотраслевой блок, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37: из него берут бухгалтера, экономиста, юрисконсульта, инженера, секретаря. Внутри каждой должности характеристика устроена одинаково: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». Различие, которое определяет, куда вообще смотреть: должности служащих описаны в ЕКС, рабочие профессии — в ЕТКС, и электрика или слесаря в справочнике служащих искать бесполезно.

Разберём, как за три шага выйти на нужный раздел, что делать при расхождении справочника с профессиональным стандартом и в каких случаях требования справочника обязательны, а в каких работодатель выбирает формулировки сам. Покажем, какие наименования должностей лишают работника права на досрочную пенсию и отраслевые компенсации. Перечень разделов ЕКС с реквизитами приказов, сценарная таблица под конкретные ситуации, разбор аттестации педагогов и работников опасных производственных объектов, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего состоит ЕКС и чем он отличается от ЕТКС и профстандартов

Порядок разработки справочников задан постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787: Минтруд организует разработку вместе с федеральными органами, отвечающими за конкретные отрасли, и утверждает разделы поэтапно. Поэтому единого документа под названием «ЕКС» не существует — есть постановление Минтруда № 37 для сквозных должностей и три десятка отраслевых приказов, которые выходили с 2002 по 2016 год.

В кадровой практике параллельно живут четыре инструмента, и их путают чаще всего именно на этапе, когда должность вносят в штатное расписание.

• ЕКС — квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих: тех, кто занимает должность, а не профессию.
• ЕТКС — единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Здесь электромонтёр, слесарь-электрик, водитель, стропальщик. Разряд присваивается по ЕТКС, а не по ЕКС.
• Профессиональные стандарты — описание вида профессиональной деятельности через обобщённые трудовые функции и уровни квалификации. Реестр ведёт Минтруд.
• Общероссийские классификаторы — ОК 016-2025 и ОКЗ. Они дают код, а не требования к квалификации.

Запрос «электрик профстандарт» показывает эту путаницу нагляднее всего: человек ищет должность в справочнике служащих, а нужный ему документ лежит в ЕТКС и в реестре профстандартов Минтруда. Если должность в ЕКС не нашлась, первый вопрос не «каким приказом утверждён раздел», а «а это точно служащий».

Три раздела внутри одной квалификационной характеристики

Квалификационная характеристика любой должности в ЕКС разбита на одни и те же три части. Это и есть ответ на вопрос «какие разделы нужны кадровику» на уровне отдельной должности: из них собирается должностная инструкция и проверяется соответствие кандидата.

Третья часть — единственная, которая влияет на законность приёма. Первые две определяют содержание работы и подлежат правке под реальные процессы компании: справочник не обязывает переписывать обязанности дословно.

Разделы ЕКС: перечень по отраслям и чем они утверждены

Разделы утверждались разными органами и в разные годы, поэтому искать их по одному номеру приказа бессмысленно. Ниже основная часть перечня в том виде, в каком он нужен при подборе раздела под работодателя.

Перечень закрыт по факту: новых разделов ЕКС после 2016 года Минтруд не утверждал, развитие ушло в профессиональные стандарты. Практический вывод из таблицы простой: если отрасль работодателя в списке не названа, специального раздела по ней нет и работать нужно с общеотраслевым блоком по постановлению № 37.

Как выбрать раздел под конкретную должность

Порядок действий отличается от того, к которому привыкли: начинать нужно не со справочника, а с вопроса о льготах и ограничениях по должности. Он определяет, обязателен ли справочник вообще, и только потом имеет смысл искать раздел.

Как определить нужный раздел ЕКС: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию: должность служащего или профессия рабочего. Профессия рабочего — в ЕТКС, дальше по этой инструкции идти не нужно.
2. Шаг 2. Проверьте, связаны ли с работой по этой должности компенсации, льготы или ограничения: досрочная пенсия, сокращённый рабочий день, дополнительный отпуск, запрет на допуск лиц с судимостью. От этого зависит обязательность наименования.
3. Шаг 3. Найдите отраслевой раздел ЕКС по таблице выше. Если отрасли в перечне нет, берите общеотраслевой блок по постановлению Минтруда № 37.
4. Шаг 4. Проверьте в реестре Минтруда, есть ли по этому виду деятельности действующий профессиональный стандарт. Если есть, сравните наименование должности и требования к квалификации в обоих документах.
5. Шаг 5. Выберите источник наименования и зафиксируйте выбор: должность в штатном расписании, трудовая функция в трудовом договоре, обязанности и требования в должностной инструкции. Расхождение между этими тремя документами — самая частая претензия при проверке.

Сценарии ниже собраны из ситуаций, в которых кадровик чаще всего останавливается на втором шаге.

Строка про социальных работников закрывает частое заблуждение: единого квалификационного справочника должностей социальных работников как отдельного раздела не существует, и поиск по нему ведёт либо к профстандартам, либо к общеотраслевому блоку для административных должностей учреждения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов, в которые переносятся требования справочника

Начните со штатного расписания: пока наименование должности в нём не закреплено, инструкция и приказ об аттестации опираются на пустоту.

Когда справочник обязателен, а когда носит рекомендательный характер

Статья 57 ТК РФ формулирует правило узко: наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать справочникам или положениям профстандартов, если с выполнением работ по этой должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений. Во всех остальных случаях работодатель свободен: должность может называться как угодно, от «руководителя направления» до «евангелиста продукта».

Требования к квалификации из профстандарта обязательны, когда они установлены Трудовым кодексом, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами — это статья 195.3 ТК РФ. Такую же логику даёт руководство Роструда по применению профессиональных стандартов: в остальных ситуациях требования рекомендательные и работодатель сам решает, опираться на стандарт или на квалификационный справочник.

Это разграничение снимает и обратный вопрос: кандидат, который не дотягивает до требований справочника формально, не обязательно непригоден. Справочник допускает назначение на должность лица, не имеющего специальной подготовки или стажа, если он справляется с обязанностями качественно и в полном объёме, — решение принимает аттестационная комиссия.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самый недооценённый случай — внешний совместитель на вредные работы. Закон требует справку с основного места работы, потому что нельзя работать во вредных условиях и там, и здесь: организм у человека один. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будет работодатель, а не он. Перед оформлением сверяйте условия труда по основному месту, а не только диплом и стаж».

ЕКС и профстандарт: что применять при расхождении

Расхождения неизбежны: разделы ЕКС писались в 1998-2016 годах, профстандарты обновляются постоянно. Минтруд в письме от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253 прямо указал, что справочники и профстандарты применяются параллельно и в перспективе ЕТКС и ЕКС будут заменены профессиональными стандартами. До этого момента работодатель выбирает один источник наименования должности и придерживается его во всех кадровых документах.

Порядок разрешения конфликта на практике такой. Если по должности есть ограничение или льгота, смотрите, какой документ на неё ссылается: если право на досрочную пенсию привязано к наименованию из списков производств, побеждает наименование, совпадающее со списком. Если ограничение задано отраслевым законом, читайте, к чему он отсылает — к справочнику или к профстандарту. Когда прямой отсылки нет, выбор за работодателем, и его достаточно зафиксировать в локальном нормативном акте о порядке разработки должностных инструкций.

Что об этом думает ГИТ: введение профессионального стандарта само по себе не меняет должностные обязанности работника и не даёт основания требовать от него переквалификации. Уволить за несоответствие квалификации можно только по результатам аттестации, а практический опыт работника при этом может признаваться эквивалентом формальной подготовки.

Когда справочник не поможет

Есть три ситуации, в которых обращение к ЕКС — потерянное время. Первая: должность появилась после 2016 года и в справочнике физически отсутствует, здесь работают только профстандарты и внутреннее описание роли. Вторая: речь о рабочей профессии с разрядом, вся тарификация идёт по ЕТКС. Третья: допуск к работе определяется не квалификацией, а отдельной процедурой — как аттестация в области промышленной безопасности по постановлению Правительства РФ № 1365 или медицинский осмотр. Наличие должности в справочнике в этих случаях ничего не решает.

Образование, социальное обслуживание и промышленная безопасность

Три отрасли дают больше всего вопросов, и по каждой действует своя связка документов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образование. Раздел ЕКС утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н, для вузов и дополнительного профобразования — приказом от 11.01.2011 № 1н. Аттестация педагогов идёт по отдельному документу: Порядок, утверждённый приказом Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196, действует с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2029 года. Первая и высшая квалификационные категории по этому порядку устанавливаются бессрочно — это и есть ответ на запрос про бессрочную аттестацию. Категории «педагог-методист» и «педагог-наставник» устанавливаются на 5 лет. Аттестация на соответствие занимаемой должности проводится аттестационной комиссией самой организации не реже одного раза в 5 лет. Региональные особенности касаются состава аттестационных комиссий и форм заявлений: в Республике Марий Эл, как и в других субъектах, порядок работы комиссии утверждает региональный орган управления образованием, но сроки и категории берутся из федерального приказа № 196.

Социальное обслуживание. Отдельного раздела ЕКС по отрасли Минтруд не утверждал. Должности социального работника и специалиста по социальной работе описаны профессиональными стандартами, реестр которых ведёт Минтруд, а бухгалтер, юрисконсульт и специалист по кадрам социального учреждения берутся из общеотраслевого блока по постановлению № 37.

Промышленная безопасность. Аттестация проводится по постановлению Правительства РФ от 25.10.2019 № 1365 не реже одного раза в 5 лет и охватывает руководителей и специалистов организаций, эксплуатирующих опасные производственные объекты. Области аттестации определяет Ростехнадзор. Со справочником это не связано: должность может полностью соответствовать ЕКС, а работник без действующей аттестации к работе не допускается.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Матрицу компетенций и квалификационные требования справочника постоянно смешивают, хотя измеряют они разное. Требования из ЕКС — это порог допуска: образование и стаж. Матрица показывает наличие навыка, но не результат его применения. Для аттестации на соответствие должности нужен именно результат, поэтому в положение об аттестации мы закладываем оценку выполненных задач, а не только уровень владения».

Ошибки при работе со справочником и во что они обходятся

Первая ошибка — придумать красивое наименование должности там, где с ней связаны льготы. Работник оформлен «специалистом по работе с оборудованием» вместо профессии из списка, и через пятнадцать лет Социальный фонд России не засчитывает период в стаж на досрочную пенсию. Исправлять придётся через суд, а восстанавливать наименование в документах — за весь период.

Вторая — переписать квалификационную характеристику в должностную инструкцию дословно, включая обязанности, которых в компании нет. Инструкция перестаёт отражать реальную работу, и в трудовом споре работодатель не может сослаться на неисполнение обязанностей: обязанности формально есть, а поручений по ним никогда не было.

Третья — применить профстандарт как обязательный там, где он рекомендательный, и отказать кандидату без профильного диплома. Отказ по основанию, не связанному с деловыми качествами, работник вправе оспорить, потребовав письменного объяснения причин.

Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи обходится организации уже в 50 000-100 000 рублей, а при повторном нарушении к руководителю применяется дисквалификация. К этому добавляются восстановление работника, оплата вынужденного прогула и пересмотр стажа.

Важный нюанс из практики: журнал ознакомления с должностными инструкциями мы сверяем до проверки, а не после. Расхождение обычно одно и то же: должность в штатном расписании переименовали, инструкцию обновили, а подписи работников собрали только у части подразделения. В электронном виде такая дыра видна за минуту по выгрузке, на бумаге её находят уже инспекторы.

Классификатор ОК 016-2025 и переименование должностей в штатном расписании

С 1 января 2026 года действует новый общероссийский классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Классификатор связан с ОКЗ, а код по ОКЗ используется для трудовой функции в отчёте ЕФС-1, поэтому изменение затрагивает не только штатное расписание, но и отчётность в Социальный фонд России.

Объём работы зависит от численности: на 200 сотрудников это 200 дополнительных соглашений, которые нужно подготовить, подписать с двух сторон и сохранить. В практике Добыто такие кампании мы запускаем через маршрут массового подписания: комплект формируется из шаблона по данным штатного расписания, сотрудник подписывает в личном кабинете, статус по каждому документу виден в реестре.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на новый классификатор упирается не в юридическую часть, а в объём. Приказ по штатному расписанию пишется за час, а дальше идут сотни дополнительных соглашений и сверка кодов в кадровой программе. Начинайте с выгрузки действующего штатного расписания и сопоставления каждой позиции с новым классификатором: список позиций, которые реально меняются, обычно оказывается короче, чем ожидают».

Ознакомление с должностной инструкцией: бумага и электронный вид

Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, поэтому работника знакомят с ней под подпись до подписания трудового договора. Электронный формат допустим, если в компании введён кадровый электронный документооборот по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ: принят локальный нормативный акт о КЭДО, работники уведомлены и дали письменное согласие, выданы электронные подписи.

В спорах об ознакомлении суд последовательно проверяет одно и то же: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли документ. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что подписи собираются по кабинетам вручную, отдельный сотрудник для этого не нужен: маршрут ознакомления настраивается один раз и запускается по всей должности сразу.

Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в КЭДО. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но порядок нигде не описан, оказывается самым уязвимым при проверке.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому комплект по КЭДО — положение, уведомления, согласия — проверяйте раньше, чем маршруты ознакомления с инструкциями».

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к серверу.

Итоговая сумма складывается из численности, набора подписей и потребности в интеграции: компании до 25 человек укладываются в «Старт», при переименовании должностей по новому классификатору обычно нужен «Бизнес» из-за кастомных шаблонов дополнительных соглашений. Полные условия и состав каждого пакета перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с минимального пакета и расширять его под задачу.

Выводы

Справочник выбирается не по названию должности, а по двум признакам: категория работника (служащий или рабочий) и наличие льгот, компенсаций либо ограничений по работе. Отраслевой раздел ЕКС берут по приказу из перечня, а если отрасли в перечне нет, работают с общеотраслевым блоком по постановлению Минтруда № 37. Требования справочника обязательны только там, где на них ссылается закон; в остальных случаях наименование и обязанности формулирует работодатель. Аттестация педагогов и работников опасных производственных объектов идёт по собственным нормативным актам и от справочника не зависит.

Дальше начинается техническая часть: перенести формулировки в штатное расписание, инструкции и дополнительные соглашения, собрать подписи и сохранить подтверждение ознакомления. В Добыто эта часть закрывается маршрутами массового подписания и выгрузкой журнала действий по каждому документу, так что переименование сотни должностей перестаёт быть отдельным проектом на месяц.

Частые вопросы

Можно ли назвать должность в штатном расписании не так, как в справочнике?

Да, если с работой по этой должности не связаны компенсации, льготы или ограничения. Статья 57 ТК РФ требует соответствия наименования справочнику или профстандарту только в этом случае. Ограничение действует и в обратную сторону: назвав должность «менеджером по клиентскому сервису» вместо профессии из списка на досрочную пенсию, работодатель лишает работника стажа, и восстанавливать его придётся через суд.

Отменили ли ЕКС в 2026 году?

Нет. Разделы ЕКС и постановление Минтруда № 37 действуют. Минтруд в письме от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253 обозначил перспективу замены ЕТКС и ЕКС профессиональными стандартами, но отменяющего акта не издавал. Новых разделов ЕКС после 2016 года не утверждалось, поэтому по новым видам деятельности ориентиром служат профстандарты.

Нужно ли переписывать должностные инструкции, когда выходит новый профстандарт?

Только если требования этого стандарта обязательны для работодателя по закону. Само по себе появление профстандарта должностные обязанности работника не меняет и не даёт права требовать переквалификации. Если стандарт рекомендательный, инструкцию обновляют по решению работодателя, а изменение трудовой функции оформляют дополнительным соглашением.

Что делать, если кандидат не дотягивает до требований по стажу?

Квалификационные характеристики допускают назначение на должность лица, не имеющего специальной подготовки или требуемого стажа, если оно выполняет обязанности качественно и в полном объёме. Решение принимает аттестационная комиссия и фиксирует в протоколе. Исключение — должности, по которым требования к образованию установлены федеральным законом: здесь отступать нельзя.

Связана ли аттестация по промышленной безопасности с квалификационным справочником?

Нет. Аттестация проводится по постановлению Правительства РФ от 25.10.2019 № 1365 не реже одного раза в 5 лет, области аттестации определяет Ростехнадзор. Работник может полностью соответствовать характеристике из ЕКС и при этом не иметь права работать на опасном производственном объекте без действующей аттестации.

Сохранится ли квалификационная категория педагога при переходе в другую школу?

Да. Первая и высшая категории, установленные по Порядку из приказа Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196, действуют бессрочно и сохраняются при смене места работы. Категории «педагог-методист» и «педагог-наставник» устанавливаются на 5 лет, и их подтверждение проходит заново. Категории, полученные до 1 сентября 2023 года, действуют до окончания срока, на который были установлены.

Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом?

Инструкция относится к актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, и знакомить с ней работника под подпись нужно до подписания трудового договора. Хранится она вместе с локальными нормативными актами, то есть постоянно. Форму инструкции закон не устанавливает: она может быть приложением к трудовому договору или отдельным документом, утверждённым приказом.