Окончание трудового договора: порядок действий кадровика 2026

Окончание трудового договора оформляется по одному из 11 оснований статьи 77 ТК РФ, и каждое задаёт собственный срок предупреждения, собственный документ-основание и собственную запись в трудовой книжке. Базовый набор действий кадровика при этом один: приказ, ознакомление работника под роспись, запись в трудовой книжке или сведения по форме СТД-Р, окончательный расчёт в последний рабочий день по статье 140 ТК РФ и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Главное различие, от которого расходится вся процедура, — срок договора. Срочный прекращается по статье 79 ТК РФ, и работника предупреждают письменно не менее чем за 3 календарных дня. Бессрочный закрывается по заявлению, соглашению сторон или инициативе работодателя, и правило трёх дней к нему не применяется.

Дальше разберём процедуру по шагам: от решения о прекращении до сдачи отчётности в Социальный фонд России. Покажем, в какой момент срочный договор автоматически становится бессрочным, что делать, если последний день срока выпал на выходной, и какие документы при увольнении закон оставляет только на бумаге даже при полностью внедрённом КЭДО. Во второй половине статьи — чек-лист проверки до даты увольнения, сценарная таблица по типам договоров, стоимость КЭДО на 2026 год, скачиваемые образцы заявлений и уведомлений и ответы на частые вопросы.

Прекращение, расторжение, увольнение: чем отличаются термины и почему это влияет на запись

Статья 77 ТК РФ называется «Общие основания прекращения трудового договора» и содержит закрытый перечень из 11 пунктов. Прекращение — родовое понятие: оно охватывает и соглашение сторон, и истечение срока, и обстоятельства, не зависящие от воли сторон. Расторжение — частный случай прекращения по инициативе одной из сторон: статья 80 для работника, статьи 71 и 81 для работодателя. Увольнение — то же событие со стороны работника, термин из кадрового учёта.

В записи трудовой книжки эти слова не взаимозаменяемы. Порядок ведения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: запись формулируется словами «трудовой договор прекращён» или «уволен» со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 ТК РФ либо на статью, которой основание установлено. Расхождение между основанием в приказе и формулировкой в книжке — самостоятельный повод для спора: работник заявляет, что его уволили не по тому основанию, и оспаривает запись отдельно от самого увольнения.

Ниже — основания статьи 77 ТК РФ с привязкой к сроку и документу, который кадровик готовит первым.

Из таблицы видно практическое: по большинству оснований кадровик начинает работу не с приказа, а с документа, который приказ обосновывает. Приказ без такого документа в деле — типовая конструкция, которую в суде разбирают первой.

Срок трудового договора: когда он заканчивается сам, а когда договор становится бессрочным

Срочный трудовой договор по статье 58 ТК РФ заключается на срок не более 5 лет. Если в тексте срок не оговорён, договор считается заключённым на неопределённый срок — независимо от того, что стороны имели в виду при подписании. Период трудового договора указывается либо календарной датой, либо событием: выход основного работника, окончание сезона, завершение конкретной работы.

Прекращение по истечении срока регулирует статья 79 ТК РФ. Работника предупреждают в письменной форме не менее чем за 3 календарных дня до увольнения. Исключение одно: договор, заключённый на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника, и предупреждать за три дня не требуется. Договор на время выполнения определённой работы прекращается по её завершении, сезонный — по окончании сезона.

Дальше начинается место, где кадровые службы теряют срочный характер договора. Если срок истёк, но ни одна из сторон не потребовала прекращения и работник продолжает работать, условие о срочном характере утрачивает силу. Договор считается заключённым на неопределённый срок, и уволить человека «по истечении срока» через неделю уже нельзя: основания больше нет. Восстановить срочность нельзя ни задним числом, ни дополнительным соглашением.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Уведомление за 3 календарных дня — это не формальность ради галочки в чек-листе, а единственное доказательство того, что работодатель потребовал прекращения договора до истечения срока. Вручайте его под роспись или направляйте способом, который фиксирует дату получения. Если уведомление вручено 29-го, а срок истёк 30-го, трёх дней не получилось, и в споре это читается против вас.»

Отдельный сюжет — беременность. По части второй статьи 261 ТК РФ при истечении срочного договора в период беременности работодатель обязан по письменному заявлению женщины и при предоставлении медицинской справки продлить срок договора до окончания беременности, а при предоставлении отпуска по беременности и родам — до окончания такого отпуска. Запрашивать справку работодатель вправе не чаще одного раза в три месяца. Увольнение допускается, если договор заключался на время исполнения обязанностей отсутствующего работника и перевести женщину на другую подходящую работу невозможно.

Дата увольнения тоже считается не интуитивно. Днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, по статье 14 ТК РФ днём окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Договор, истекающий 31 декабря, при выходном закрывается в первый рабочий день января, а не 30 декабря.

Порядок действий кадровика: 8 шагов от основания до отчётности

Последовательность шагов одинакова для любого основания, меняется только содержание первого и второго. Порядок нарушать нельзя: приказ, изданный раньше документа-основания, и запись в трудовой книжке, внесённая раньше приказа, создают расхождение дат, которое видно в любой проверке.

Как закрыть трудовой договор: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте основание документом. Заявление работника, соглашение сторон, уведомление о прекращении срочного договора, медицинское заключение, приговор суда. Проверьте, что основание попадает в закрытый перечень статьи 77 ТК РФ и что формулировка в документе совпадает с пунктом, который пойдёт в приказ.
2. Шаг 2. Отсчитайте срок. 2 недели по заявлению работника, 3 календарных дня при истечении срока договора и при увольнении на испытании, 2 месяца при сокращении численности или штата. Срок предупреждения по статье 80 ТК РФ течёт со следующего дня после получения заявления работодателем.
3. Шаг 3. Проверьте запреты и льготные категории. Беременность при срочном договоре, период временной нетрудоспособности и отпуска при увольнении по инициативе работодателя, преимущественное право на оставление на работе по статье 179 ТК РФ при сокращении.
4. Шаг 4. Издайте приказ о прекращении трудового договора. Форма Т-8 или собственная форма организации. В приказе — основание со ссылкой на пункт части первой статьи 77 ТК РФ, дата увольнения и реквизиты документа-основания.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с приказом под роспись. Если работник отсутствует или отказался ознакомиться, на приказе делается соответствующая запись. По требованию работника выдаётся заверенная копия приказа.
6. Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку или сформируйте СТД-Р. Бумажная книжка выдаётся на руки в день прекращения договора, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — тем, кто отказался от бумажной книжки.
7. Шаг 7. Проведите окончательный расчёт. Зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск по статье 127 ТК РФ, выходное пособие, если оно положено по основанию увольнения, удержания за неотработанные дни отпуска в пределах ограничений статьи 138 ТК РФ.
8. Шаг 8. Сдайте отчётность и закройте доступы. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Параллельно отзываются машиночитаемая доверенность и сертификат электронной подписи, если они выдавались работнику.

Соберите приказ об увольнении по форме Т-8

Важный нюанс из практики: работник вправе отозвать заявление об увольнении до истечения срока предупреждения. Отказать можно только в одном случае — если на его место в письменной форме приглашён другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Устная договорённость с кандидатом таким приглашением не является, поэтому приглашение оформляется письмом с датой до отзыва заявления.

Что выдать работнику в последний рабочий день

Состав комплекта задаёт статья 84.1 ТК РФ, срок выплат — статья 140 ТК РФ. Расчёт производится в день увольнения. Если работник в этот день не работал, суммы выплачиваются не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте. При споре о размере выплачивается неоспариваемая часть, остальное — по результатам разрешения спора.

В день прекращения договора работник получает: трудовую книжку или форму СТД-Р, расчётный листок, выписку из подраздела 1.2 и раздела 2 формы ЕФС-1, выписку из персонифицированных сведений о физических лицах за текущий месяц. По письменному заявлению дополнительно выдаются заверенные копии документов, связанных с работой, и справка о доходах и суммах налога физического лица.

Если выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно — работник отсутствует или отказался её получить, — работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Уведомление без подтверждения отправки эту функцию не выполняет, поэтому оно идёт заказным письмом с описью вложения.

Компенсация за неиспользованный отпуск считается за все неиспользованные дни, включая дни отпусков за прошлые годы. Обратная ситуация — отпуск отгулян авансом: удержание за неотработанные дни производится из выплат при увольнении, но общий размер всех удержаний ограничен 20% от суммы к выплате. Если начисленных сумм не хватает, взыскать разницу с уволенного работника в судебном порядке в общем случае не получится.

Образцы документов для оформления увольнения и перехода на КЭДО

Комплект собран под последний рабочий день: начните с уведомления о явке за трудовой книжкой, оно нужно раньше всего, если работник не пришёл.

Электронная часть увольнения: что уходит в КЭДО, а что остаётся на бумаге

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для перехода нужны локальный нормативный акт о введении КЭДО, положение о КЭДО, уведомление работников и их письменное согласие. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату: для них КЭДО применяется по умолчанию. Работники со стажем, начатым раньше, вправе отказаться, и их придётся вести в бумажном режиме параллельно.

При увольнении через КЭДО проходят заявление работника, соглашение о расторжении договора, уведомление о прекращении срочного договора, расчётный листок, справки по запросу работника. Приказ об увольнении, трудовая книжка, документы об инструктажах по охране труда и акт о несчастном случае остаются на бумаге.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение держит кадровый резерв около 800 специалистов по всей стране и обязано оформлять людей в экстренном режиме. До внедрения КЭДО срочный набор около 200 человек для выезда на чрезвычайную ситуацию за рубежом проходил через общий документооборот с ручными обходными решениями и занимал несколько дней. После перевода приёма в личные кабинеты основная часть комплекта документов готовится заранее, и мобилизация специалиста не упирается в бумагу.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронный документооборот по конкретному процессу необратим: если вы перевели процесс и работник дал согласие, в бумаге эти документы вы больше не оформите. Поэтому сначала описывают свои процессы и виды подписи по каждому документу, а систему выбирают после. Систему поменять можно, способ оформления по уже переведённому процессу — нет.»

Какой подписью подписывают документы при прекращении договора

Виды подписи разделяет 63-ФЗ: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками обмена, где описан порядок проверки подписи. Заявление об увольнении работник вправе подписать простой электронной подписью, если такой порядок закреплён в локальном акте и соглашении. Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП, а при подписании уполномоченным работником по доверенности в комплект документа входит машиночитаемая доверенность.

Отдельная задача последнего дня — снять полномочия. Если работнику выдавалась машиночитаемая доверенность, она отзывается первой, до сертификата: человек вправе получить новый сертификат электронной подписи на себя как на физическое лицо, и с действующей доверенностью он продолжит подписывать документы от имени компании. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно. Сертификат прекращает действие с момента внесения записи в реестр удостоверяющего центра, и по статье 14 63-ФЗ у центра есть на это 12 часов.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При увольнении вопрос звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, который подписывал отчётность ключом директора, отзывать надо ключ директора. Заявление на отзыв сертификата подписывайте, пока человек ещё на месте, а статус доверенностей и сертификата проверьте в течение суток после увольнения.»

Отчётность закрывает процедуру. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Это единственный отчёт с таким коротким сроком, и он считается от даты приказа, а не от даты увольнения: приказ, изданный заранее, сдвигает срок отчёта вперёд. Проверить, как оформлено конкретное увольнение, и задать вопрос инспектору труда можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где ведомство публикует ответы по типовым кадровым ситуациям.

Ошибки при закрытии договора и во что они обходятся

Нарушение трудового законодательства влечёт ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на юридическое лицо и дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет. Задержка выплат при увольнении квалифицируется отдельно по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ, а сверх штрафа работодатель платит работнику компенсацию по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.

Три ошибки дают основную часть споров.

• Пропущенное уведомление по срочному договору. Работник продолжает работать после истечения срока, и договор становится бессрочным. Увольнение «по истечении срока» после этой даты суд признаёт незаконным, работника восстанавливают с оплатой вынужденного прогула.
• Приказ раньше основания. Дата приказа предшествует дате заявления или уведомления. В деле это видно сразу и работает как признак того, что решение принято до волеизъявления работника.
• Выдача электронной подписи в день подписания заявления об увольнении. Совпадение дат суд оценивает как обстоятельство не в пользу работодателя даже при корректно внедрённом КЭДО.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и своевременное согласие работника, и в первой инстанции он выиграл. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации подписанта, а при новом рассмотрении 20 января 2023 года работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании.»

Что об этом думает ГИТ: инспектор смотрит не на формат документа, а на процедуру. При проверке по электронным кадровым документам запрашивают приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов неквалифицированной подписью и архив документов комплектом: файл PDF и отдельные файлы подписи. Система, которая показывает документ на экране, но не выгружает комплект в требуемом формате, на проверке не помогает.

Когда переводить увольнение в электронный вид не нужно

КЭДО не решает задачу, если в компании до 10 человек, все работают в одном офисе и кадровых документов за месяц десяток: расходы на локальные акты, согласия и настройку не окупятся скоростью подписания. Не имеет смысла начинать внедрение с процесса увольнения: приказ всё равно останется бумажным, и экономии на самом документоёмком шаге не будет. В практике Добыто мы начинаем с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами — там работнику достаточно простой подписи, выдавать ключи не нужно, и через квартал в компании не остаётся людей, для которых электронное подписание — неизвестность.

Что проверить до даты увольнения: чек-лист кадровика

Проверка занимает 20 минут и делается за 2-3 дня до даты прекращения договора, пока ошибки ещё исправимы. После издания приказа часть из них исправляется только отменой приказа.

1. Основание и его документ. Пункт статьи 77 ТК РФ в приказе совпадает с формулировкой в заявлении, соглашении или уведомлении.
2. Даты. Дата документа-основания предшествует дате приказа; срок предупреждения выдержан; последний день не выпадает на выходной.
3. Остаток отпуска и авансовые дни. Посчитана компенсация по статье 127 ТК РФ либо сумма удержания с учётом лимита в 20%.
4. Обязательства по обучению. Если работник обучался за счёт работодателя, проверено, есть ли в соглашении перечень уважительных причин увольнения без отработки срока.
5. Материальная ответственность и имущество. Проведена инвентаризация по материально ответственным лицам, оформлена передача дел.
6. Электронные полномочия. Определено, какие машиночитаемые доверенности выданы работнику, кто продолжает работать вместо него и какие ключи он мог знать.
7. Комплект на выдачу. Подготовлены трудовая книжка или СТД-Р, расчётный листок, выписки из ЕФС-1, копии документов по письменному заявлению.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Статья 249 ТК РФ позволяет взыскать затраты на обучение при увольнении без уважительных причин, но перечня уважительных причин закон не содержит. Если вы не прописали его в соглашении об обучении, неопределённость истолкуют против вас как против составителя текста. Перечень уважительных причин делайте открытым, перечень неуважительных — закрытым и коротким, и обязательно впишите обязанность подтвердить обстоятельство документами.»

Что критично, а что второстепенно, зависит от типа договора и категории работника.

Строка про дистанционных работников объясняет, почему у распределённых команд увольнение проходит быстрее: порядок электронного взаимодействия регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе, отдельное согласие на КЭДО с такими работниками не собирается. В практике Добыто это первый сегмент, который переводят в электронный вид полностью.

Стоимость КЭДО для оформления приёма и увольнения

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого тарифа собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Закрытие трудового договора держится на трёх точках: правильно зафиксированное основание из закрытого перечня статьи 77 ТК РФ, выдержанный срок предупреждения и полный комплект документов с расчётом в последний рабочий день. Срочный договор требует письменного уведомления за 3 календарных дня, иначе он автоматически становится бессрочным. Отчётность по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 считается от даты приказа, а не от даты увольнения, и на неё остаётся один рабочий день.

Мы в Добыто выстраиваем кадровые процессы так, чтобы к дате увольнения комплект документов собирался автоматически, а бумажными оставались только те четыре документа, которые закон запрещает подписывать электронно. Отдельно закладываем в процедуру отзыв доверенностей и сертификатов, потому что в типовых чек-листах увольнения этот пункт обычно отсутствует.

Частые вопросы

Можно ли уволить работника в день подачи заявления, не отрабатывая 2 недели

Да, если стороны договорились о более ранней дате: статья 80 ТК РФ позволяет расторгнуть договор до истечения срока предупреждения по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан уволить в указанный работником срок, когда заявление связано с невозможностью продолжать работу: зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию, установленное нарушение трудового законодательства со стороны работодателя. Во всех остальных случаях сокращение срока — право, а не обязанность работодателя.

Что делать, если работник заболел в день увольнения по срочному договору

Истечение срока договора — основание, не зависящее от инициативы работодателя, поэтому запрет увольнять в период временной нетрудоспособности по части 6 статьи 81 ТК РФ здесь не действует. Договор прекращается в дату истечения срока, а больничный оплачивается по общим правилам. Трудовая книжка при отсутствии работника не выдаётся на руки: направляется уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку по почте.

Нужно ли согласие работника на КЭДО, если он устроился в 2024 году

Нет, если на 31 декабря 2021 года у него не было трудового стажа. Для таких работников КЭДО применяется по умолчанию, отдельное письменное согласие не собирается. Работники, чей стаж начался до этой даты, вправе отказаться от перехода, и вести их документы придётся в бумажном виде параллельно с электронным оборотом по остальному коллективу.

Можно ли подписать соглашение о расторжении договора электронной подписью

Да, соглашение о расторжении в перечень бумажных исключений не входит. Работодатель подписывает его УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, при этом для УНЭП нужно соглашение об использовании подписи с описанным порядком её проверки. Приказ, изданный на основании такого соглашения, всё равно оформляется на бумаге и подписывается собственноручно.

Как считать срок предупреждения, если уведомление отправлено почтой

Срок в 3 календарных дня по статье 79 ТК РФ отсчитывается от даты получения уведомления работником, а не от даты отправки. Доказательством служит уведомление о вручении заказного письма или отметка работника о получении. При отправке почтой закладывайте срок доставки: уведомление, отправленное за 3 дня до окончания договора, гарантированно опоздает.

Обязан ли работодатель выдавать справку о доходах при увольнении без заявления

Справка о доходах и суммах налога физического лица выдаётся по письменному заявлению работника. Без заявления в обязательный комплект последнего дня входят трудовая книжка или СТД-Р, расчётный листок, выписка из подраздела 1.2 и раздела 2 формы ЕФС-1 и выписка из персонифицированных сведений о физических лицах за текущий месяц.