Справка самозанятого о доходах и статусе — это два электронных документа ФНС. Справка о постановке на учёт по форме КНД 1122035 подтверждает, что исполнитель зарегистрирован плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), а справка о состоянии расчётов КНД 1122036 показывает его доходы за выбранный период. Исполнитель формирует обе в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете плательщика НПД, справки заверены электронной подписью налогового органа, в инспекции их не выдают. Заказчику справка нужна при заключении договора, но от доначислений защищают статус на дату каждой выплаты и чек, поэтому перед оплатой статус проверяется по ИНН на сайте ФНС. Если исполнитель — физлицо без ИП, при утрате статуса заказчик удерживает НДФЛ и платит страховые взносы; если исполнитель — ИП на НПД, заказчик налоговым агентом не становится, а риск сводится к расходам, которые без чека не учитываются.
Покажем, что именно видно в каждой справке, как запросить её у исполнителя и проверить подпись, какие условия прописать в договоре подряда или оказания услуг. Отдельно разберём ситуации, в которых справка не защищает: выплаты бывшему работнику в течение 2 лет, превышение лимита 2,4 млн рублей, признаки подмены трудовых отношений. Сценарная таблица рисков, порядок проверки перед оплатой, расчёт цены ошибки и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие справки выдаёт самозанятому ФНС и что в них видит заказчик
Обе справки формируются только в электронном виде: в мобильном приложении «Мой налог» или в его веб-версии, личном кабинете плательщика НПД. ФНС в разъяснении о справках для самозанятых в приложении «Мой налог» прямо указывает, что налоговые органы такие документы не выдают, а электронная справка с подписью имеет ту же силу, что и бумажный документ инспекции. Отдельно заверять её у нотариуса или в налоговой не нужно.
Основание для самих справок — Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»». Эксперимент продлён до 31 декабря 2028 года включительно, действующая редакция закона — от 04.08.2026. Режим вправе применять физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, поэтому «самозанятый» и «ИП» не взаимоисключающие статусы: ИП может стоять на НПД, и тогда у него та же справка КНД 1122035.
Заказчику важно понимать, что каждый документ подтверждает только свой факт. Справка, чек и сервис проверки статуса закрывают разные вопросы, и ни один не заменяет другой.
| Документ | Что подтверждает | Где формируется | Чего не подтверждает |
|---|---|---|---|
| Справка о постановке на учёт (снятии с учёта), КНД 1122035 | Постановку физлица на учёт плательщиком НПД и дату постановки | «Мой налог», веб-кабинет плательщика НПД | Статус на дату выплаты, если справка сформирована раньше |
| Справка о состоянии расчётов (доходах), КНД 1122036 | Доходы, учтённые по НПД, на любую дату и за любой период | «Мой налог», веб-кабинет плательщика НПД | Постановку на учёт и право на НПД по конкретной выплате |
| Чек по статье 14 422-ФЗ | Конкретный расчёт: дата, сумма, ИНН исполнителя и заказчика, применение НПД, QR-код записи в системе ФНС | «Мой налог», уполномоченный оператор площадки или банк | Отсутствие иных оснований, по которым доход не облагается НПД |
| Сервис проверки статуса на npd.nalog.ru | Статус плательщика НПД по ИНН на выбранную дату | Сайт ФНС, есть API для учётных систем | Уровень доходов и близость к лимиту |
Справка КНД 1122035 фиксирует факт на момент формирования, поэтому для договора её достаточно, а для оплаты — нет. Справка КНД 1122036 полезна при крупных и регулярных выплатах: по ней видно, сколько исполнитель уже получил в текущем году.
Полезно знать: Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разделил электронный образ (электронную копию бумажного документа) и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Фото или скан распечатанной справки — электронный образ, исходный файл из «Мой налог» — электронный документ.
Зачем заказчику справка: что происходит при оплате исполнителю без статуса
Выплаты самозанятому физлицу не облагаются страховыми взносами, если у заказчика есть чек, сформированный по статье 14 422-ФЗ: это часть 1 статьи 15 закона. НДФЛ с таких доходов не удерживается, потому что плательщик НПД освобождён от НДФЛ по доходам, которые облагаются налогом на профессиональный доход (часть 8 статьи 2). Обе льготы работают только пока у исполнителя есть статус и пока доход вообще признаётся объектом НПД.
Статус теряется не с даты, когда ФНС сняла человека с учёта, а раньше. По части 19 статьи 5 422-ФЗ лицо считается утратившим право на НПД со дня возникновения оснований, препятствующих его применению, а налоговая снимает с учёта и по собственной инициативе, без заявления исполнителя (часть 15 статьи 5). Если при постановке на учёт исполнитель уже не соответствовал требованиям, постановка аннулируется целиком (часть 16 статьи 5). Выплата, которую заказчик сделал «самозанятому» в этот промежуток, по общим правилам НК РФ становится доходом обычного физлица по договору ГПХ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сценарии: что проверять в зависимости от исполнителя
Порядок проверки зависит от того, кто перед вами и какие отношения у вас были раньше.
| Сценарий | Что критично проверить | Последствие, если не проверить |
|---|---|---|
| Физлицо без ИП на НПД | Статус на дату каждой выплаты, чек с ИНН заказчика | НДФЛ как налоговый агент, страховые взносы, сведения в ЕФС-1 и РСВ |
| ИП на НПД | Чек или, при утрате статуса, первичные документы по новому режиму ИП | Расходы не учитываются при налоге на прибыль и УСН без чека (части 8 и 9 статьи 15 422-ФЗ) |
| Ваш работник или бывший работник, уволенный менее 2 лет назад | Дату увольнения по кадровым документам, а не справку | Доход не является объектом НПД (пункт 8 части 2 статьи 6), НДФЛ и взносы при любом статусе исполнителя |
| Крупные регулярные выплаты одному исполнителю | Справку КНД 1122036: доход с начала года против лимита 2,4 млн рублей | Право на НПД утрачено с момента превышения (пункт 8 части 2 статьи 4) |
| Исполнитель действует по договору поручения, комиссии или агентскому | Предмет договора до подписания | НПД в этой деятельности не применяется (пункт 5 части 2 статьи 4) |
| Исполнитель привлекает наёмных работников по трудовым договорам | Кто фактически выполняет работу по договору | Право на НПД отсутствует (пункт 4 части 2 статьи 4) |
Две строки из шести — бывший работник и работа через посредника — справкой не проверяются вообще: КНД 1122035 у такого исполнителя будет действующей. Для ИП на НПД заказчик НДФЛ не удерживает и взносы не начисляет при любом режиме исполнителя, поэтому основной риск у него — расходы без чека.
Сколько стоит выплата исполнителю, который утратил статус
Возьмём выплату 100 000 рублей физлицу без ИП, которое на дату оплаты уже не было плательщиком НПД. Заказчик становится налоговым агентом: НДФЛ по базовой ставке 13% составит 13 000 рублей, удержать его нужно из следующих выплат этому исполнителю, а если выплат больше не будет — сообщить в ФНС о невозможности удержания. Страховые взносы начисляются сверх выплаты за счёт заказчика, по единому тарифу это до 30 000 рублей (для МСП действуют пониженные тарифы). За неудержание НДФЛ статья 123 НК РФ предусматривает штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию, плюс пени. Исполнителя придётся отразить в ЕФС-1 и РСВ за период выплаты.
Проверка статуса по ИНН перед платежом занимает меньше минуты. Результат проверки стоит сохранять вместе с договором и чеком: скриншот или выгрузка с датой проверки показывают, что заказчик проявил осмотрительность на дату выплаты.
Как запросить справку у исполнителя и проверить её перед оплатой
Закон не обязывает самозанятого предоставлять справку заказчику, поэтому обязанность появляется только из договора. Самый надёжный способ — прописать её предоставление как условие заключения договора, а проверку статуса перед каждой выплатой вести самостоятельно через сервис ФНС для проверки статуса плательщика НПД: он работает по ИНН и дате, а для учётных систем у него есть API.
Как получить и проверить справку самозанятого: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Попросите исполнителя сформировать справку КНД 1122035 и, если выплаты регулярные или крупные, справку КНД 1122036 за текущий год. Уточните, что нужен исходный PDF-файл из приложения, а не скан или фото распечатки.
- Шаг 2. Сверьте ФИО и ИНН в справке с данными в договоре и реквизитами для оплаты. Расхождение в ИНН означает, что проверять статус вы будете не у того лица.
- Шаг 3. Проверьте дату постановки на учёт: она должна быть не позже даты, с которой исполнитель начинает работу по договору.
- Шаг 4. Проверьте, не работал ли исполнитель у вас по трудовому договору последние 2 года. Этого в справке нет, ответ даёт только ваш кадровый учёт.
- Шаг 5. В день оплаты проверьте статус по ИНН в сервисе ФНС на дату платежа и сохраните результат.
- Шаг 6. После оплаты получите чек с ИНН вашей организации. При безналичной оплате исполнитель обязан передать его не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта (часть 3 статьи 14 422-ФЗ).
Шаги 4 и 5 не заменяются справкой ни при каких условиях: справка отражает состояние на дату её формирования, а бывших работников ФНС в ней не помечает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда исполнитель присылает документ, я сначала выясняю, в каком режиме он создан. Скан бумажного документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте полученный файл: если в нём изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
В сервисе Добыто.Подпись проверка подписи идёт из браузера: в форме выбирается присоединённая или откреплённая подпись, загружаются документ и файл подписи, после чего запускается проверка.
Если справку запросили у вас: как сформировать её в «Мой налог»
В приложении откройте раздел «Прочее», затем «Справки», выберите тип справки и период и нажмите «Сформировать справку». Готовый документ скачивается в PDF, его отправляют заказчику файлом, без печати и сканирования. В веб-кабинете плательщика НПД порядок тот же. Для справки о доходах период выбирается любой, поэтому заказчику, которого интересует лимит, обычно отправляют справку с 1 января текущего года.
Проверьте электронную подпись на справке исполнителя
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для проверки понадобится файл справки в том виде, в каком его выгрузил исполнитель, и, если подпись откреплённая, файл подписи.
Когда справка не защищает заказчика: признаки подмены трудовых отношений
Действующая справка КНД 1122035 и чек на каждую выплату не спасают, если по существу отношения с исполнителем трудовые. Доход, полученный в рамках трудовых отношений, не является объектом НПД (пункт 1 части 2 статьи 6 422-ФЗ), а профессиональный доход по определению закона — это доход от деятельности, при которой у человека нет работодателя (часть 7 статьи 2). При переквалификации договора налоговая доначисляет НДФЛ и страховые взносы за весь период выплат, а отношения оцениваются по фактическим обстоятельствам, а не по названию договора.
ФНС в письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ описала признаки, по которым инспекции выявляют подмену трудовых отношений договорами с самозанятыми. Их можно свести в 3 группы.
- Организационная зависимость. Регистрация в качестве плательщика НПД — обязательное условие заказчика; заказчик распределяет исполнителей по объектам и маршрутам, определяет режим работы, продолжительность дня и время отдыха; работой непосредственно руководят и контролируют её администраторы заказчика.
- Инфраструктурная зависимость. Исполнитель выполняет работу полностью материалами, инструментами и оборудованием заказчика.
- Порядок оплаты. Способ оплаты и учёт услуг аналогичны установленному Трудовым кодексом РФ для заработной платы.
Отдельный признак риска — переход бывших работников в самозанятые. Пункт 8 части 2 статьи 6 закрывает эту схему напрямую: доходы по договорам ГПХ с работодателем или лицом, которое было работодателем менее 2 лет назад, не облагаются НПД независимо от наличия статуса и чеков. Если в вашей базе исполнителей есть люди, уволенные в течение последних 2 лет, выплаты им облагаются НДФЛ и взносами по общим правилам.
Перед подписанием договора с исполнителем, который будет работать регулярно, сверьте условия с тремя группами признаков: у кого материалы и оборудование, кто определяет график, совпадают ли даты выплат с днями выплаты зарплаты. Если ответы указывают на заказчика, человека правильнее оформить по трудовому договору.
Договор с самозанятым: условия о справке, чеке и электронном подписании
Для работы с самозанятым используется договор подряда, если результат — вещь или работа, либо договор возмездного оказания услуг. Оба договора гражданско-правовые, трудовой договор и договор ГПХ не взаимозаменяемы, и на исполнителя не распространяются правила ТК РФ о кадровых документах. В договор стоит включить четыре условия, которые переводят проверку статуса из добросовестности исполнителя в его обязанность:
- Предоставление справки КНД 1122035 при заключении договора, а при крупных выплатах — справки КНД 1122036 за текущий год.
- Обязанность уведомить заказчика о снятии с учёта или утрате права на НПД в срок, установленный договором, с указанием даты.
- Передача чека с ИНН заказчика по каждой выплате. По статье 14 422-ФЗ сообщить ИНН исполнителю обязан сам заказчик.
- Возмещение исполнителем расходов заказчика, возникших из-за несообщения об утрате статуса.
Последнее условие не отменяет обязанностей налогового агента перед ФНС, но даёт основание взыскать потери с исполнителя.
Как подписать договор и акт с исполнителем в другом городе
Гражданско-правовой договор с самозанятым можно подписать электронной подписью, включая простую. Для исполнителя, который находится далеко, это единственный способ оформить документы до начала работы. Бумажный обмен с удалённым исполнителем стоит денег: курьерская доставка комплекта в другую страну и обратно обходилась в 2 000 рублей за каждое направление, то есть 4 000 рублей за один подписанный комплект, потому что второй экземпляр нужно вернуть.
Факт: по займам, лизингу и договорам оказания услуг, подписанным простой электронной подписью через код из SMS, суды признают документы, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Довод «этот номер телефона не мой» не проходит, если лицо само указало номер в заявлении о присоединении и в анкете.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков и выполняет в месяц около 5 000 рейсов. По каждому рейсу нужны договор, заявка и закрывающий акт, причём подписанные до начала перевозки: заявка поступает в 18:00, договор нужен к 8:00 следующего дня, а перевозчик может находиться в 1 200 км от ближайшего филиала. Сначала компания использовала квалифицированную подпись: на её выдачу уходил минимум день, перевозчику нужно было приехать в удостоверяющий центр, и документы не успевали подписать. После перехода на мобильную усиленную подпись путь от выпуска подписи до подписанного документа занимает 5-10 минут, а обучение всех перевозчиков работе с системой заняло месяц.
В сервисе Добыто договор подписывают обе стороны, а на документе появляются штампы подписантов с отметкой о цифровой подписи и датой подписания. По этим штампам видно, кто и когда подписал документ, без отдельного журнала.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Практика, где суды признают договоры оказания услуг, подписанные кодом из SMS, к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая подпись допустима там не для всего. Если договоры с исполнителями и кадровые документы у вас оформляются по одной логике, проверьте, разведены ли в компании перечень документов и виды подписи.»
В практике Добыто смешение этих двух потоков — первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ касается работников, договор с самозанятым в него не входит и подписывается по правилам 63-ФЗ и гражданского законодательства.
Как хранить справки, чеки и договоры с самозанятыми
Справка, результат проверки статуса, договор, акт и чек по каждой выплате — это один комплект доказательств на случай налоговой проверки. Хранить их удобнее вместе, привязав к договору: при запросе инспекции собирать документы из почты, мессенджера и бухгалтерской программы по отдельности дольше, а дата проверки статуса без привязки к платежу ничего не доказывает.
Справка и чек из «Мой налог» существуют только в электронном виде. Исходные файлы храните в том виде, в каком их выгрузил исполнитель: переименование допустимо, пересохранение через печать в PDF — нет, потому что после него подпись к файлу больше не относится.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Посмотрите, какие документы по исполнителям существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного документооборота с сотрудниками и исполнителями в Добыто
Стоимость зависит от тарифа, численности сотрудников и нужных видов подписи: ПЭП и УНЭП входят во все тарифы, УКЭП и интеграция с 1С — в тарифы для среднего и крупного бизнеса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Тарифы считаются за сотрудника в месяц, отдельной строки для договоров с самозанятыми в тарифной сетке нет, поэтому условия для документооборота с исполнителями уточняются при подключении. Актуальный состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации статьи.
Выводы
Справка о постановке на учёт подтверждает статус на дату формирования, справка о доходах показывает запас до лимита, а от доначислений заказчика защищают статус на дату каждой выплаты и чек с его ИНН. Бывших работников, уволенных менее 2 лет назад, и признаки трудовых отношений справка не выявляет: эти риски закрываются кадровым учётом и условиями договора. Для исполнителя-физлица цена ошибки — НДФЛ, взносы и штраф налогового агента, для ИП на НПД — расходы, которые без чека не учитываются.
Договоры, акты и справки исполнителей, подписанные и сохранённые в электронном виде, собираются в один комплект к каждой выплате. Добыто подключает электронное подписание с проверкой подписей и электронным архивом, чтобы этот комплект не приходилось восстанавливать по почте и мессенджерам к проверке.
Частые вопросы о справках самозанятых
Что делать, если самозанятый отказывается дать справку?
Требовать справку по закону заказчик не может: 422-ФЗ такой обязанности у исполнителя не устанавливает. Статус на нужную дату заказчик проверяет сам по ИНН исполнителя в сервисе ФНС, и для налоговых целей этого достаточно. Если справка нужна как условие работы, её предоставление включают в договор, а отказ от подписания договора с таким условием — повод выбрать другого исполнителя.
Какой срок действия у справки о постановке на учёт?
Срок действия справки КНД 1122035 422-ФЗ не устанавливает. Справка отражает сведения на дату её формирования, и если после этого исполнитель снят с учёта или утратил право на НПД, старая справка этого не покажет. Поэтому при длительном договоре справку используют при заключении, а статус проверяют перед каждой оплатой.
Может ли ИП на НПД нанимать работников?
Нет. По пункту 4 части 2 статьи 4 422-ФЗ лица, у которых есть работники по трудовым договорам, не вправе применять НПД. ИП на НПД при этом не освобождён от обязанностей налогового агента (часть 10 статьи 2) и не платит фиксированные страховые взносы за период применения режима (часть 11 статьи 2).
Может ли самозанятым быть иностранный гражданин?
Да, но не любой. Граждане других государств — членов ЕАЭС и граждане Украины встают на учёт как плательщики НПД через личный кабинет налогоплательщика, а также через уполномоченный банк или Госуслуги (части 3, 5 и 5.1 статьи 5 422-ФЗ). Для граждан других государств этот порядок законом не предусмотрен, и их статус в сервисе ФНС подтвердиться не может.
Что будет, если исполнитель аннулировал чек после оплаты?
Без чека заказчик теряет два основания: выплата физлицу перестаёт быть необлагаемой страховыми взносами по части 1 статьи 15 422-ФЗ, а расходы не учитываются при налоге на прибыль и УСН по частям 8 и 9 статьи 15. Исполнителя просят сформировать новый чек на ту же сумму и дату расчёта. За необоснованное аннулирование чеков самому плательщику НПД грозит налоговая проверка и штраф 20% от суммы неучтённого дохода.
По какой ставке платит налог самозанятый и влияет ли это на заказчика?
Ставка НПД — 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от ИП и организаций (статья 10 422-ФЗ). Налог исчисляет налоговая, исполнитель платит его не позднее 28-го числа следующего месяца. Заказчик ставку не применяет и налог за исполнителя не удерживает, но для расчёта 6% исполнитель должен знать ИНН заказчика, поэтому его сообщают для указания в чеке.
