Учёт часов рабочего времени — это обязанность работодателя по части 4 статьи 91 ТК РФ вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Факт собирают в табель: унифицированные формы Т-12 и Т-13 с 2013 года необязательны, но табель собственной формы всё равно показывает часы по каждому дню, коды явок и неявок, сверхурочные и ночные часы. Факт сверяют с нормой по производственному календарю: в 2026 году при 40-часовой неделе это 1972 часа за 247 рабочих дней. С 1 сентября 2026 года сверхурочная работа ограничена 4 часами в день и 120 часами в год, а по коллективному договору или отраслевому соглашению — 240 часами. При поденном учёте переработку считают за каждый день, при суммированном — по итогам учётного периода по статье 104 ТК РФ.
Покажем, из каких источников брать фактические часы офисных, сменных и дистанционных работников и совместителей, чем сплошная регистрация явок отличается от регистрации отклонений и где этот выбор приводит к недоучёту переработок. Разберём новые лимиты сверхурочной работы, категории работников с потолком 120 часов и оплату при суммированном учёте. Нормы часов по месяцам и кварталам 2026 года, порядок закрытия месяца, сроки хранения табелей, стоимость электронного учёта и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон требует от учёта рабочего времени каждого работника
Часть 4 статьи 91 ТК РФ формулирует обязанность коротко: работодатель ведёт учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Отдельно часть 10 статьи 99 ТК РФ (до 1 сентября 2026 года это была часть седьмая) требует обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Слова «фактически» и «каждым» исключают учёт по подразделению в целом и табель, скопированный из графика: инспектор сверяет часы конкретного человека с его графиком, приказами о привлечении к сверхурочной работе и начислениями.
Официальная формулировка требования, перечень статей ТК РФ, по которым проверяют учёт, и состав документов, которые запрашивает инспектор, собраны на портале Роструда в разделе обязательных требований к учёту фактически отработанного времени. Там же указано, что нарушения квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ: это и отсутствие учёта, и нарушение порядка его ведения.
Форма табеля и метод регистрации
Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года, после вступления в силу 402-ФЗ о бухгалтерском учёте, коммерческая организация вправе утвердить собственную форму табеля приказом руководителя или в учётной политике. Обязательным остаётся содержание: работник, табельный номер, дни и часы, коды явок и неявок, подписи ответственных лиц.
Указания по заполнению Т-12 и Т-13 допускают два метода: сплошную регистрацию явок и неявок либо регистрацию только отклонений. Выбор метода фиксируют в том же приказе, что и форму.
| Параметр | Сплошная регистрация | Регистрация отклонений |
|---|---|---|
| Что вносится | Часы и код за каждый день месяца | Только неявки, опоздания, сверхурочные, ночные и праздничные часы |
| Кому подходит | Сменный график, суммированный учёт, гибкое время, неполное время, совместители | Пятидневка с фиксированным началом и окончанием работы |
| Риск | Трудоёмкость при ручном заполнении | Незафиксированная задержка после смены не попадает ни в табель, ни в расчёт оплаты |
| Что видит инспектор | Факт по каждому дню | Факт восстанавливается по графику плюс отклонения |
Если у части сотрудников график гибкий или сменный, для них метод отклонений не работает: у них нет постоянной дневной нормы, от которой считать отклонение. Проверьте приказ об учёте: назначен ли ответственный за табель в каждом подразделении, утверждена ли форма и указан ли метод для каждой категории работников.
Норма и баланс рабочего времени на 2026 год
Факт без нормы не показывает ни переработку, ни недоработку. Норму считают по Порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н: продолжительность рабочей недели делят на 5, умножают на число рабочих дней по календарю пятидневки и вычитают часы, на которые сокращены предпраздничные дни. В 2026 году 247 рабочих и 118 выходных и праздничных дней, предпраздничные дни — 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Постановление Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 переносит 2 выходных дня: с субботы 3 января на пятницу 9 января и с воскресенья 4 января на четверг 31 декабря.
Годовая норма в 2026 году: 1972 часа при 40-часовой неделе, 1774,4 часа при 36-часовой, 1181,6 часа при 24-часовой. Календарь рабочего времени по кварталам и месяцам для 40-часовой недели:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Период 2026 года | Рабочих дней | Норма, часов | По месяцам, часов |
|---|---|---|---|
| I квартал | 55 | 440 | январь 120, февраль 152, март 168 |
| II квартал | 62 | 493 | апрель 175, май 151, июнь 167 |
| III квартал | 66 | 528 | июль 184, август 168, сентябрь 176 |
| IV квартал | 64 | 511 | октябрь 176, ноябрь 159, декабрь 176 |
| Год | 247 | 1972 | I полугодие 933, II полугодие 1039 |
Разброс по месяцам 2026 года — от 120 часов в январе до 184 в июле. Поэтому при суммированном учёте с квартальным периодом одна и та же схема смен даёт переработку в одном квартале и недоработку в другом, и сравнивать факт нужно с нормой именно своего учётного периода.
Как считать баланс рабочего времени
Баланс рабочего времени — это разница между фактически отработанными часами и нормой за период. Положительный баланс означает переработку, отрицательный — недоработку. При поденном учёте норма — продолжительность рабочего дня по трудовому договору или графику, и каждый час сверх неё по инициативе работодателя становится сверхурочным в тот же день. При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ сверхурочными становятся часы сверх нормы учётного периода. Учётный период не может превышать 1 год, а для работников с вредными или опасными условиями труда — 3 месяца.
Индивидуальную норму работника за учётный период уменьшают на часы отпуска, больничного и других периодов, когда он освобождён от работы. Если этого не сделать, сотрудник, который вернулся из отпуска и отработал все смены по графику, формально окажется в недоработке, а его реальная переработка пропадёт из расчёта.
Проверьте в своей учётной системе, что норма для суммированного учёта берётся по производственному календарю 2026 года с поправкой на отсутствия конкретного работника, а не одной цифрой на всё подразделение.
Откуда брать фактические часы по каждой категории сотрудников
У офисного работника на пятидневке, у сменного оператора и у дистанционного специалиста факт возникает в разных местах, и один источник на всю компанию даёт пробелы. График работы задаёт план, а табель должен отражать то, что произошло: задержку по распоряжению руководителя, выход в выходной, неявку без документа. Ниже — какой источник факта опорный для каждой категории и что в нём легче всего упустить.
| Категория | Опорный источник факта | Что критично в учёте |
|---|---|---|
| Пятидневка с фиксированным временем | Правила внутреннего трудового распорядка плюс отметки отклонений от руководителя | Задержки по распоряжению руководителя отражать как сверхурочные в тот же день |
| Сменный график, суммированный учёт | График сменности и фактические отметки о начале и окончании смены | График доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до введения (статья 103 ТК РФ); часы по сменам копятся до конца учётного периода |
| Дистанционные работники | Режим из трудового договора или ЛНА, отметки или отчёты в системе взаимодействия | Если режим не установлен, по статье 312.4 ТК РФ работник определяет его сам; время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время |
| Неполное рабочее время | Режим из дополнительного соглашения | Норма считается от сокращённого режима, оплата пропорциональна отработанному времени (статья 93 ТК РФ) |
| Совместители | Отдельная строка в табеле по трудовому договору о совместительстве | Не более 4 часов в день, в дни, свободные от основной работы, — полный рабочий день; за месяц не более половины месячной нормы (статья 284 ТК РФ) |
| Ненормированный рабочий день | Отметки о работе за пределами установленного времени по распоряжению работодателя | Эпизодическая работа сверх времени по статье 101 ТК РФ сверхурочной не считается, компенсация — дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней (статья 119 ТК РФ) |
Из таблицы следует рабочее правило: сотрудники на гибком, сменном и неполном режиме всегда ведутся сплошной регистрацией, даже если остальная компания работает по методу отклонений.
Факт: с 1 сентября 2026 года работодатель обязан принять решение о неполном рабочем времени не позднее 5 рабочих дней с даты письменного заявления работника. С даты, указанной в дополнительном соглашении, табель ведётся по новому режиму.
СКУД, отметки в системе и отчёты: что они доказывают
Система контроля и управления доступом фиксирует время прохода через турникет, а время работы — нет: обеденный перерыв, выход на склад соседнего здания, ожидание в вестибюле в ней неразличимы. Данные СКУД годятся как контрольный источник для сверки с табелем, но расхождение больше пары часов в день требует объяснения руководителя, а не автоматической записи в сверхурочные. Если доступ организован по биометрии, по статье 11 152-ФЗ на её обработку нужно письменное согласие работника.
Отметки работника в кадровой системе сильнее турникета: сотрудник сам фиксирует начало и окончание работы, а руководитель согласует или корректирует запись. В профиле сотрудника в сервисе Добыто блок учёта рабочего времени стоит рядом со сведениями о выплатах и отсутствиях, а запись уходит руководителю на согласование, поэтому отпуск, больничный и отработанные часы видны в одной карточке.
Отметка в системе доказывает что-то только тогда, когда её ставит сам работник. Если за сотрудника, который не освоил интерфейс, отметки ставит коллега, запись теряет доказательственную силу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Когда документы в системе за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: проверьте на ней, что каждый сотрудник сам входит в кабинет и сам подписывает.»
Сформируйте табель Т-13 на месяц по своим отметкам
Для заполнения понадобятся список работников с табельными номерами и коды за каждый день: явка, выходной, больничный, отпуск, командировка.
Как собрать фактические часы за месяц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите плановый график работы на месяц. Для сменных работников график сменности доводится до их сведения не позднее чем за 1 месяц до введения в действие.
- Шаг 2. Закрепите за каждой категорией сотрудников источник факта: отметки в системе, отметки руководителя, отчёты дистанционного работника. Данные СКУД используйте как контроль, а не как единственный источник.
- Шаг 3. По ходу месяца вносите отклонения с кодами: Я (01) — явка, Н (02) — ночные часы, РВ (03) — работа в выходные и праздники, С (04) — сверхурочная работа, К (06) — командировка, ОТ (09) — ежегодный отпуск, Б (19) — больничный, ПР (24) — прогул, В (26) — выходной, НВ (28) — дополнительный выходной без сохранения оплаты, НН (30) — неявка по невыясненным причинам.
- Шаг 4. Сверьте неявки с документами: электронными листками нетрудоспособности, приказами об отпуске и командировке. Неявку без документа держите под кодом НН до выяснения причины и не меняйте на прогул без объяснительной и акта.
- Шаг 5. По каждому часу с кодом С проверьте основание: распоряжение о привлечении, письменное согласие работника там, где оно требуется, лимит 4 часа в день и накопленный с начала года итог.
- Шаг 6. Посчитайте баланс по каждому сотруднику: факт минус индивидуальная норма месяца или учётного периода, уменьшенная на часы отсутствий.
- Шаг 7. Подпишите табель ответственным лицом, руководителем подразделения и работником кадровой службы и передайте в расчёт заработной платы до даты окончательной выплаты за месяц.
Сверхурочная работа в 2026 году: лимит в день, в год и порядок учёта
Сверхурочная работа по части 1 статьи 99 ТК РФ — работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Работа по собственной инициативе работника без распоряжения работодателя под это определение не подпадает, поэтому в табеле код С ставится только при наличии распоряжения.
С 1 сентября 2026 года действует новая редакция части 6 статьи 99, введённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ: сверхурочная работа не должна превышать для каждого работника 4 часов в день и 120 часов в год. Прежняя формулировка ограничивала 4 часа в течение двух дней подряд. Годовой лимит можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя.
| Категория работников | Лимит в год | Условие привлечения сверх 120 часов |
|---|---|---|
| Общий случай | 120 часов, до 240 часов | Коллективный договор или отраслевое соглашение, письменное согласие работника, правила допуска с направлением на медосмотр или диспансеризацию по заявлению работника |
| Работники государственных и муниципальных учреждений с внутренним совместительством больше 1/4 месячной нормы | 120 часов | Привлечение сверх 120 часов не допускается |
| Вредные условия труда подклассов 3.3 и 3.4 по СОУТ | 120 часов | Привлечение сверх 120 часов не допускается |
| Лица пенсионного и предпенсионного возраста, вредные условия подклассов 3.1 и 3.2 | до 240 часов | Письменное согласие, отсутствие запрета по медицинскому заключению, письменное ознакомление с правом отказаться |
Для учёта это означает, что годовой счётчик сверхурочных ведётся по каждому работнику нарастающим итогом с начала календарного года, а категория работника (СОУТ, возраст, совместительство) должна быть видна в той же системе, где считают часы. Иначе превышение 120 часов обнаружится только при годовой сверке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: лимит 240 часов не включается приказом работодателя: основание — только коллективный договор или отраслевое (межотраслевое) соглашение, распространяющееся на работодателя. Даже при таком основании привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника.
Оплата и компенсация сверхурочных часов
Новая часть 1 статьи 152 ТК РФ считает оплату от заработной платы по действующей системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. В пределах 120 часов в год первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном; начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. При суммированном учёте коэффициенты применяются к сверхурочному времени, приходящемуся на конкретный день (смену). Это требует хранить в табеле часы по дням, а не только итог за квартал: без дневной разбивки нельзя определить, какие часы идут в полуторном размере.
По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха не менее отработанного сверхурочно. Инициатива здесь принадлежит работнику, поэтому основанием служит его заявление. Работники, отработавшие сверхурочно больше 120 часов в год, по статье 185.1 ТК РФ получают право на освобождение от работы на 1 рабочий день в год для диспансеризации с сохранением места работы и среднего заработка.
Важный нюанс из практики: значительная часть материалов о сверхурочной работе в открытых источниках написана до 1 сентября 2026 года и описывает поправки в будущем времени, а в шаблонах локальных актов и настройках учётных программ ещё встречается прежний лимит «4 часа в течение двух дней подряд». Проверьте формулировку в своём положении об оплате труда и в правилах внутреннего трудового распорядка.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разграничение действующего и проектного — первое, что я проверяю в любом кадровом документе после пакета поправок. Статьи, написанные до вступления закона в силу, говорят о нём как о будущем, а инициативы Минтруда, наоборот, часто подают как уже действующие. Сверяйте норму с действующей редакцией ТК РФ на дату, когда вы оформляете документ, и переводите формулировки старых шаблонов в настоящее время.»
Если согласие на сверхурочную работу работник подписывает в электронной системе, её доказательственная сила зависит от того, как оформлена процедура подписания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовых спорах проигрывают не из-за электронной формы, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте, описан ли этот порядок в вашем локальном акте о КЭДО.»
Табель, график работы и приказы: какие документы подтверждают часы
Табель учёта рабочего времени фиксирует факт, но сам по себе не доказывает, что сверхурочная работа была по инициативе работодателя. Полный комплект по спорному часу выглядит так: график работы или график сменности с отметкой об ознакомлении, распоряжение о привлечении к сверхурочной работе, согласие работника там, где оно требуется, табель с кодом С и расчётный листок с повышенной оплатой. Если одно звено отсутствует, работник в споре о неоплаченной переработке опирается на косвенные доказательства: переписку, данные СКУД, журналы входа в систему.
Какие документы учёта рабочего времени переводятся в КЭДО
Табели, графики работы и графики отпусков относятся к документам, которые можно вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для графика сменности ознакомление работника обязательно, и в КЭДО дата и факт ознакомления фиксируются автоматически, что закрывает требование статьи 103 ТК РФ о сроке в 1 месяц. Табель — внутренний документ работодателя, подписи работника на нём закон не требует.
В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически: табель и график, подписанные в кабинете, попадают в расчёт зарплаты без повторного ввода. Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, чтобы дата выпуска подписи не совпадала с подписанием согласий и заявлений.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажных табелей, посмотрите, какие документы учёта у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Сколько хранить табели и графики работы
Документы учёта рабочего времени (табели, графики, журналы) по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранятся 5 лет. При тяжёлых, вредных и опасных условиях труда срок составляет 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет — для более ранних. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно.
Полезно знать: электронный архив в КЭДО не сокращает сроки хранения. Табель, подписанный электронной подписью, хранится те же 5 лет, что и бумажный, и должен выгружаться для проверки в течение всего срока.
Бланк и образец табеля учёта рабочего времени
Начните с бланка Т-12, если учёт ведётся вручную вместе с расчётом зарплаты, а образец покажет, как выглядит заполненный табель с кодами.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (бланк, .xlsx) | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени (.xls) | Скачать |
Ошибки в учёте часов и сколько они стоят работодателю
Большинство ошибок возникает из желания закрыть табель быстрее: в конце месяца проще скопировать план, чем собирать отклонения по каждому сотруднику. Ниже — ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке ГИТ и в спорах о неоплаченной переработке.
- Табель копирует график. Кадровая служба переносит плановые часы в табель без отметок руководителей. Задержки по распоряжению остаются неучтёнными, а у работника появляется основание требовать оплату сверхурочных по переписке и данным СКУД.
- Метод отклонений для сменного и гибкого режима. Выбирают, потому что так заполняют табель для остальной компании. У сменного работника нет постоянной дневной нормы, и переработка за учётный период не видна до его окончания.
- Норма периода без поправки на отсутствия. Экономит время расчёта, но работник после отпуска или больничного получает формальную недоработку вместо фактической переработки.
- Годовой счётчик сверхурочных не ведётся. Лимит 120 часов контролируют по месяцам, и превышение, в том числе у работников на вредных условиях подклассов 3.3 и 3.4, обнаруживается уже после факта.
- Отгул вместо оплаты без заявления. Работодатель сам решает компенсировать сверхурочные отдыхом, хотя статья 152 ТК РФ отдаёт этот выбор работнику.
Цена ошибки: штрафы и доплаты
Нарушение порядка учёта рабочего времени квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.
Неоплаченные сверхурочные — это ещё и неполная выплата заработной платы: по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на юридическое лицо составляет от 30 000 до 50 000 рублей. Сверх штрафа работодатель доплачивает сами часы в полуторном или двойном размере и проценты по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Работник вправе обратиться в суд за невыплаченной заработной платой в течение 1 года со дня установленного срока выплаты (статья 392 ТК РФ), поэтому ошибка в табеле одного месяца может вернуться через год целым рядом доплат.
Когда регистрация только отклонений не подходит
Метод отклонений работает только там, где у каждого дня есть заранее известная норма: пятидневка, фиксированное начало и окончание работы, редкие сверхурочные. Он не подходит для суммированного учёта, гибкого рабочего времени, сменных графиков с разной длиной смен, неполного рабочего времени и совместителей. Для этих категорий табель ведут сплошной регистрацией, даже если это добавляет работы руководителям подразделений. Проверьте список сотрудников на таких режимах и отдельно укажите для них метод в приказе об учёте.
Стоимость электронного учёта рабочего времени в КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Смена тарифа с пропорциональным пересчётом разницы | разница за оставшийся период | в любое время |
Для учёта часов в компании со сменными графиками и расчётом зарплаты в 1С:ЗУП обычно нужен тариф с интеграцией, а для небольшой команды на пятидневке хватает базового набора подписей и шаблонов. Состав каждого тарифа и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП для сотрудников можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Выводы
Факт рабочего времени собирается по каждому сотруднику и по каждому дню, а сравнивается с индивидуальной нормой: по производственному календарю 2026 года за вычетом отсутствий. Сменные, гибкие, неполные режимы и совместительство требуют сплошной регистрации, а сверхурочные — нарастающего годового итога с учётом новых лимитов 144-ФЗ: 4 часа в день, 120 часов в год и 240 часов только при коллективном договоре или отраслевом соглашении. Табель без графика, распоряжения и согласия не закрывает спор о переработке, поэтому документы учёта нужно собирать комплектом и хранить не меньше 5 лет.
В Добыто графики, согласия на сверхурочную работу и табели подписываются в электронном кабинете, а отметки о часах согласует руководитель и передаёт в 1С:ЗУП. Так учёт по каждому сотруднику собирается в одной системе, без ручного переноса между таблицами.
Частые вопросы об учёте рабочего времени
Должен ли работник подписывать табель учёта рабочего времени?
Нет. Табель — внутренний первичный документ работодателя, его подписывают ответственное за учёт лицо, руководитель подразделения и работник кадровой службы. Работник вправе получить копию табеля или выписку из него как документ, связанный с работой: по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт такие копии не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления.
Как учитывать часы внутреннего совместителя?
Совместительство оформляется отдельным трудовым договором, поэтому часы учитываются отдельной строкой табеля с отдельным табельным номером. По статье 284 ТК РФ совместитель работает не более 4 часов в день, в дни, свободные от основной работы, — полный рабочий день, а за месяц не более половины месячной нормы. У работников государственных и муниципальных учреждений, чьё внутреннее совместительство превышает 1/4 месячной нормы, сверхурочная работа с 1 сентября 2026 года ограничена 120 часами в год без возможности увеличения.
Считается ли сверхурочной работой задержка при ненормированном рабочем дне?
Нет, если работник эпизодически по распоряжению работодателя работает за пределами установленного времени и эта должность включена в перечень должностей с ненормированным днём в коллективном договоре или ЛНА. Такие часы по статье 97 ТК РФ сверхурочными не считаются и в годовой лимит 120 часов не идут. Компенсацией служит ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ. Работа в выходной или праздничный день при ненормированном дне оплачивается по статье 153 ТК РФ.
Как отразить в табеле отдых вместо оплаты сверхурочных?
Сверхурочные часы отражаются кодом С (04) в тот день, когда работа выполнена, а день отдыха, предоставленный по заявлению работника вместо повышенной оплаты, — кодом НВ (28). Продолжительность отдыха не может быть меньше времени, отработанного сверхурочно. Без письменного заявления работника заменить оплату отдыхом нельзя: выбор по статье 152 ТК РФ принадлежит ему.
Можно ли вести табель только в электронном виде?
Да. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 необязательны с 2013 года, и табель можно утвердить в собственной электронной форме с подписями ответственных лиц электронной подписью. Сроки хранения от этого не меняются: 5 лет для обычных условий труда и 50 или 75 лет при тяжёлых, вредных и опасных условиях. Электронный табель должен выгружаться в читаемом виде по запросу ГИТ в течение всего срока хранения.
Что делать с отрицательным балансом при суммированном учёте?
Сначала проверьте, уменьшена ли норма работника на часы отпуска, больничного и других периодов освобождения от работы: чаще всего недоработка возникает из-за этого. Если недоработка возникла потому, что работодатель не обеспечил работника сменами по графику, эти часы оплачиваются как время простоя по вине работодателя по статье 157 ТК РФ — не менее 2/3 средней заработной платы. Удерживать недоработку из зарплаты в таком случае нельзя.
