Расчёт рабочего времени за месяц и квартал: нормы 2026

Расчёт рабочего времени за месяц и квартал строится на одной формуле: норму считают по расчётному графику пятидневки с двумя выходными, умножая продолжительность смены на число рабочих дней периода и вычитая по одному часу за каждый предпраздничный день. Порядок утверждён приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н и применяется одинаково к пятидневке, шестидневке и сменному графику. При 40-часовой неделе в 2026 году норма составляет 440 часов за I квартал, 493 часа за II, 528 часов за III, 511 часов за IV и 1972 часа за год. Главное различие, от которого зависит порядок расчёта: при обычном учёте переработку определяют по итогам месяца, при суммированном учёте по статье 104 ТК РФ — только по итогам учётного периода, и до его окончания сверхурочных часов у работника юридически нет.

Покажем, как из общей нормы получается индивидуальная норма конкретного работника после отпуска, больничного и перевода на неполное время, и почему табель сходится только после вычета исключённых дней. Разберём лимиты сверхурочной работы 120 и 240 часов и порядок оплаты, который изменился с 1 сентября 2026 года. Отдельно посчитаем цену пяти типовых ошибок ручного расчёта в рублях. Таблица нормы по кварталам 2026 года, сценарная таблица по режимам работы, чек-лист закрытия периода, образцы табеля и стоимость автоматизации — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает табель по форме Т-13 на 31 день с готовыми условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.

Норма рабочего времени за месяц и квартал: формула и цифры 2026 года

Норма исчисляется по расчётному графику пятидневной рабочей недели с выходными в субботу и воскресенье. При 40-часовой неделе продолжительность ежедневной работы равна 8 часам, при меньшей неделе установленная продолжительность делится на пять: 36-часовая неделя даёт 7,2 часа в день, 35-часовая — 7 часов, 24-часовая — 4,8 часа. Полученное число умножается на количество рабочих дней периода, после чего из результата вычитается по одному часу за каждый предпраздничный день по статье 95 ТК РФ. В 2026 году таких дней четыре: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября.

Отсюда берётся расхождение, на котором спотыкаются самодельные таблицы в Excel. В апреле 22 рабочих дня, при умножении на 8 получается 176 часов, а норма равна 175: час снимается за 30 апреля. В мае при 19 рабочих днях норма 151 час, в июне при 21 дне — 167 часов, в ноябре при 20 днях — 159 часов. За год 247 рабочих дней дают 1972 часа, на 4 часа меньше простого произведения.

Кварталы 2026 года различаются на 88 часов: 440 в первом против 528 в третьем. При квартальном учётном периоде это означает, что одна и та же смена 2 через 2 даёт переработку летом и недоработку зимой. Сверьте норму своего учётного периода с этой таблицей до того, как считать баланс часов по табелю.

Индивидуальная норма работника: что вычитается из общей

Общая норма из производственного календаря применима к работнику, который отработал весь период. Дальше начинается индивидуальный расчёт: из нормы исключаются часы, которые человек должен был отработать по своему графику в дни отпуска, временной нетрудоспособности, отпуска за свой счёт и исполнения государственных обязанностей. У работника, который ушёл в отпуск на две недели в июле 2026 года, индивидуальная норма равна 184 часам за вычетом часов графика, приходящихся на дни отпуска. Если норму не уменьшить, у человека появится фиктивная недоработка, а при суммированном учёте — искажённый баланс за весь квартал.

Вторая группа корректировок связана с продолжительностью недели. Сокращённое рабочее время по статье 92 ТК РФ уменьшает недельную норму, а не начисляется сверх неё: до 16 лет — не более 24 часов, для работников от 16 до 18 лет — не более 35 часов, для инвалидов I и II группы — не более 35 часов, на работах с вредными условиями труда 3 и 4 степени — не более 36 часов. Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ считается пропорционально: при половине ставки норма III квартала 2026 года составит 264 часа вместо 528.

Внимание: если в трудовом договоре семнадцатилетнего работника стоит 40-часовая неделя, это нарушение прямо сейчас. Сокращённое рабочее время положено всем работникам до 18 лет, и обнаруживается такое расхождение за 30 секунд: инспектор сверяет дату рождения и продолжительность рабочей недели в одном и том же документе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Стоимость часа сотрудника: формула и расчёт на 2026 год

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что я проверяю в компании с сезонным подбором, — список работников младше 18 лет и продолжительность недели в их договорах. Подростков берут курьерами и промоутерами быстро, а режим им ставят общий, как всем. Откройте кадровую базу, отфильтруйте сотрудников по дате рождения и сверьте с условием о рабочем времени в договоре: это занимает минут пять и снимает нарушение, которое видно при первой же проверке.»

Режим работы определяет и то, за какой период вообще сводится баланс. Сценарии ниже закрывают четыре самых частых ситуации.

Строка про неполное рабочее время закрывает частый спор о датах. Работодателю даётся пять рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ; норма пересчитывается с даты, указанной в соглашении, а не с даты заявления.

Табель учёта рабочего времени: как перейти от графика к факту

Обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в статье 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций: форму первичного документа утверждает руководитель, обычно приложением к учётной политике или к ПВТР. Государственные и муниципальные учреждения применяют форму 0504421 по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н. Организация вправе вести табель и в собственной электронной форме, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа.

Заполняют табель одним из двух способов: сплошной регистрацией, когда отмечается каждый день каждого работника, или методом отклонений, когда фиксируются только неявки, переработки и работа в выходные. Метод отклонений экономит время, но в споре именно он даёт слабую позицию: пустая клетка не доказывает, что человек работал по графику. Условные обозначения берутся из формы Т-12: Я — явка, Н — ночные часы, С — сверхурочная работа, РВ — работа в выходные и нерабочие праздничные дни, К — командировка, ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск, Б — временная нетрудоспособность, НН — неявка по невыясненным причинам.

Ответственного за табель назначают приказом, чаще всего это руководитель подразделения или отдельный табельщик с должностной инструкцией. Хранить табели нужно 5 лет по статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50 лет для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003.

Образцы табеля и кадровых документов по учёту рабочего времени

Комплект собран под закрытие периода: начните с бланка Т-12, если форму в организации ещё не утверждали.

Как закрыть табель за месяц: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите норму периода из производственного календаря по продолжительности недели каждого работника и зафиксируйте её в шапке расчёта.
2. Шаг 2. Уменьшите норму на часы графика, приходящиеся на отпуск, больничный, отпуск без сохранения заработка и дни исполнения государственных обязанностей.
3. Шаг 3. Перенесите фактические часы из графика смен, пропусков и заявок, проставив отдельно ночные, работу в выходные и часы за пределами графика.
4. Шаг 4. Сверьте отметки отсутствий с приказами и листками нетрудоспособности: каждая буква в табеле должна иметь документ-основание с той же датой.
5. Шаг 5. Выделите часы, отработанные в выходные и праздники и оплаченные в повышенном размере: в подсчёт сверхурочных они не идут.
6. Шаг 6. Сведите баланс: факт минус индивидуальная норма. Положительная разница требует приказа и письменного согласия, отрицательная — выяснения причины недоработки.
7. Шаг 7. Подпишите табель у ответственного и руководителя подразделения и передайте в расчёт не позднее срока, установленного в ЛНА.

В практике Добыто расхождения чаще всего появляются между тремя источниками: графиком смен, заявками на отсутствие и табелем. Когда график, согласование отсутствия и подпись работника живут в одной системе, сверка идёт по одному журналу с историей изменений.

Суммированный учёт и квартальный учётный период по статье 104 ТК РФ

Суммированный учёт вводится, когда по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени: сменный график, вахта, круглосуточные посты. Порядок устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, учётный период не может превышать один год, а на работах с вредными и опасными условиями труда — три месяца. Удлинить период для вредных условий до года можно только коллективным договором или отраслевым соглашением и только при сезонных или технологических причинах.

Квартал стал самым распространённым выбором по практической причине. Месячный период превращает любую длинную смену в конце месяца в сверхурочные часы, а годовой откладывает выплату за переработку до января следующего года и удерживает деньги работника весь год. Квартал уравновешивает недоработку января переработкой марта и закрывает расчёт четыре раза в год.

Внутри учётного периода сверхурочных часов не существует до его окончания. Работник может отработать в июле 200 часов при норме 184, но переработкой это станет только 30 сентября и только если суммарный факт за квартал превысит 528 часов. Это же правило действует в обратную сторону: недоработка по вине работодателя оплачивается по статье 155 ТК РФ не ниже средней заработной платы, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что учётный период в компании нигде не закреплён, начинать стоит с ПВТР: сначала правится локальный акт, и только потом настраивается расчёт. В Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения со сменным графиком и проверяем на ней сходимость баланса за первый закрытый квартал, прежде чем разворачивать учёт на всю компанию.

Сверхурочная работа по итогам периода: лимиты 120 и 240 часов и оплата

Сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, и она не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд. Годовой лимит с 1 сентября 2026 года устроен двухуровнево: общее ограничение осталось 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника, и для отдельных категорий работников лимит остаётся прежним — 120 часов.

Конкретные размеры доплаты определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором, и по желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Особенности оплаты при суммированном учёте рабочего времени закон теперь регулирует отдельно, поэтому формулу распределения полуторного и двойного тарифа внутри учётного периода стоит закрепить в положении об оплате труда, а не оставлять на усмотрение расчётчика.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная норма статьи 152 ТК РФ снимает двойной счёт: работа сверх нормы в выходные и нерабочие праздничные дни, уже оплаченная в повышенном размере или компенсированная другим днём отдыха, при определении продолжительности сверхурочной работы не учитывается. Практику применения этих правил в спорных случаях Роструд разбирает в сервисе «Дежурный инспектор» на портале онлайнинспекция.рф, где ответы даются по конкретным ситуациям с графиками и учётными периодами.

Вместе с лимитами появилась новая гарантия: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Эти дни планируются в графике заранее и уменьшают индивидуальную норму того периода, в котором они использованы.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Компании, которые рассчитывают на лимит 240 часов, часто забывают проверить основание. Лимит поднимается не решением директора, а коллективным договором или отраслевым соглашением, которое на вас распространяется. Откройте свои документы и ответьте на два вопроса: есть ли такое основание и собрано ли письменное согласие у тех, кто перешагнул 120 часов. Если хотя бы один ответ отрицательный, часы сверх 120 оформлены с нарушением.»

Пять ошибок ручного расчёта и сколько они стоят

Ошибки в расчёте рабочего времени превращаются в деньги: из часов считается зарплата, а из зарплаты — взносы и отчётность. Пять типовых сценариев с ценой каждого.

• Норму считают как 8 часов на число рабочих дней. Мотив понятный: так быстрее. В 2026 году это завышение нормы на 1 час в апреле, мае, июне и ноябре, то есть скрытая недоплата четырёх часов за год каждому работнику на пятидневке.
• Сверхурочные считают помесячно при квартальном учётном периоде. Так делают, потому что расчёт зарплаты идёт каждый месяц. Результат: переработка июля оплачена, а недоработка сентября удержана быть не может, и компания платит дважды.
• В сверхурочные включают часы работы в праздники. Часы уже оплачены в двойном размере по статье 153 ТК РФ, повторный учёт прямо запрещён статьёй 152 ТК РФ. Переплата всплывает при аудите и возвращается через спор с работником.
• Норму не уменьшают на дни отпуска и больничного. У работника появляется недоработка, которой не было, и расчётчик снимает часть оклада. Это уже неполная выплата заработной платы.
• Табель заполняют в конце месяца по графику, а не по факту. Мотив — экономия времени табельщика. Цена проявляется в суде: документ, составленный по плану, не доказывает фактическое время работы, и суд принимает расчёт работника.

Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — административный штраф: невыплата или неполная выплата заработной платы по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Вторая — проценты по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки, они начисляются на сумму недоплаты автоматически, независимо от вины работодателя. Третья — перерасчёт за весь учётный период по всем работникам с одинаковым графиком: ошибка в формуле никогда не бывает единичной.

Важный нюанс из практики: согласие работника не превращает незаконное условие в законное. Подпись под переработкой сверх лимита или под 40-часовой неделей для несовершеннолетнего не даёт работодателю защиты и при этом фиксирует нарушение письменно, его же рукой.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по рабочему времени работодатель проигрывает не из-за сложности расчёта, а из-за отсутствия первички. Есть приказ о привлечении к сверхурочной работе, письменное согласие и табель с отметкой С — позиция устойчивая. Нет ничего, кроме таблицы в Excel, которую вёл уволившийся сотрудник, — суд считает часы по расчёту работника. Проверьте, к каждой ли переработке за квартал приложен приказ.»

Что проверить перед закрытием месяца и квартала

Качество расчёта определяется данными, которые в него заходят. Пройдите чек-лист до того, как сводить баланс часов.

1. Учётный период в ПВТР совпадает с периодом, по которому вы считаете сверхурочные.
2. График смен на период утверждён и доведён до работников не позднее чем за месяц до введения в действие.
3. Продолжительность недели по каждому работнику соответствует его категории: до 18 лет, инвалидность I и II группы, вредные условия 3 и 4 степени.
4. Все дополнительные соглашения о неполном рабочем времени подписаны и даты в них совпадают с датами в табеле.
5. На каждый отпуск, больничный и командировку в табеле есть документ-основание.
6. Привлечение к сверхурочной работе оформлено приказом, письменное согласие получено там, где оно обязательно.
7. Накопленный за год объём сверхурочных проверен по каждому работнику на приближение к 120 часам.
8. Часы работы в выходные и праздники отделены от сверхурочных и не учитываются в них повторно.

Когда отдельная система расчёта рабочего времени не нужна

Компании до 15 человек на пятидневке, где все сидят на окладе, нет ночных смен и переработок, хватает производственного календаря и таблицы: расчёт занимает 20 минут в месяц, а внедрение системы окупаться будет годами. Суммированный учёт таким компаниям вводить не нужно вовсе, он усложнит расчёт без выигрыша.

Второй случай — дистанционные работники на окладе с ненормированным характером задач: детальный хронометраж их времени не влияет ни на оплату, ни на отчётность, а фиксация часов создаёт видимость контроля, за которую потом придётся отвечать в споре. Автоматизация даёт эффект там, где есть сменный график, суммированный учёт, ночные часы или численность выше 50 человек: именно там ручной расчёт начинает расходиться с фактом.

Стоимость автоматизации учёта рабочего времени в КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронные подписи для работников входят в тариф, отдельно их покупать не нужно.

Итоговая сумма зависит от численности и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны с тарифа «Бизнес», а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Норма периода одинакова для всех режимов и берётся из расчётного графика пятидневки, а вот индивидуальная норма у каждого работника своя: её уменьшают отпуск, болезнь, сокращённая продолжительность недели и неполное время. При суммированном учёте баланс сводится только на конец учётного периода, и до этой даты переработки юридически нет. Лимиты сверхурочной работы в 2026 году различаются в два раза в зависимости от наличия коллективного договора или отраслевого соглашения, а порядок оплаты со 121-го часа изменился с 1 сентября.

Основная трудоёмкость ручного расчёта приходится на сверку трёх источников: графика смен, отсутствий и табеля. В Добыто график отсутствий, согласование рабочего времени работником и обмен с 1С:ЗУП собраны в одном контуре, поэтому кадровик закрывает период по одному журналу с историей правок.

Частые вопросы

Как считать норму, если работник принят или уволен в середине месяца?

Норма определяется за фактически отработанную часть месяца: берутся рабочие дни по календарю пятидневки с даты приёма по последний день месяца и умножаются на продолжительность ежедневной работы, с вычетом часа за предпраздничный день, если он попал в этот отрезок. За январь 2026 года работник, принятый 19 января, получает норму по 10 рабочим дням, то есть 80 часов при 40-часовой неделе. При суммированном учёте норма учётного периода считается так же, по отработанной части периода.

Уменьшается ли норма на дни командировки?

Дни командировки отмечают в табеле кодом К, часы по основному графику в них не проставляют, а норму учётного периода уменьшают на часы, которые работник отработал бы по графику в эти дни. Оплата за командировку идёт по среднему заработку, поэтому фактическая продолжительность рабочего дня в поездке на баланс часов не влияет. Работа в командировке в выходной день оплачивается отдельно по статье 153 ТК РФ, если она выполнялась по распоряжению работодателя.

Что делать с недоработкой по итогам квартала?

Сначала определяется причина. Недоработка из-за графика, составленного работодателем ниже нормы, оплачивается по статье 155 ТК РФ не ниже средней заработной платы работника пропорционально фактически отработанному времени. Недоработка по вине работника оплачивается по фактически выполненной норме. Переносить минус часов на следующий учётный период нельзя: баланс закрывается внутри периода, установленного ПВТР.

Включается ли обеденный перерыв в рабочее время?

Перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ в рабочее время не включается и не оплачивается, его продолжительность от 30 минут до 2 часов. Исключение — работы, где по условиям производства предоставить перерыв невозможно: тогда работнику обеспечивается возможность приёма пищи в рабочее время, и этот период входит в отработанные часы. Перечень таких работ закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка.

Как считать норму при переходе с пятидневки на сменный график в середине квартала?

Учётный период делится на два отрезка. За время работы по пятидневке норма берётся из производственного календаря по календарным рабочим дням этого отрезка, за время работы по сменному графику — по норме оставшейся части периода. Основание для смены режима — дополнительное соглашение к трудовому договору с конкретной датой; именно эта дата разделяет расчёт. Если режим меняется по инициативе работодателя по статье 74 ТК РФ, работника предупреждают за два месяца.

Обязательно ли хранить бумажный табель, если учёт ведётся в электронной системе?

Табель можно вести и хранить в электронном виде, если форма содержит обязательные реквизиты первичного документа и подписана уполномоченными лицами. Срок хранения от этого не меняется: 5 лет по статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и 50 лет при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда для документов после 01.01.2003. По запросу инспекции электронный табель выгружается за любой период вместе с отметками об отсутствиях.