Оплата рабочего времени: за что платят сверх основных часов

Оплата рабочего времени складывается из трёх разных денег: ставки за фактически отработанные часы, доплат за работу в особых условиях и среднего заработка за периоды, когда человек не работал, но место и деньги за ним сохраняются. С 1 сентября 2026 года сверхурочные считаются по новым правилам: базовый лимит остался 120 часов в год, до 240 часов его поднимает только коллективный договор или отраслевое соглашение, привлечение сверх 120 часов идёт с письменного согласия работника, а каждый час начиная со 121-го оплачивается не менее чем в двойном размере. Различие, от которого зависит весь расчёт: при поденном учёте переработка считается за смену и оплачивается в том же месяце, при суммированном — только по итогам учётного периода, и до его закрытия сверхурочных часов юридически не существует.

Разберём каждый вид оплачиваемого времени отдельно: какой нормой он держится, в каком минимальном размере оплачивается и каким документом подтверждается при проверке. Покажем, чем механика ночных часов отличается от работы в выходной, почему отстранение от работы не всегда бесплатно для компании и какие периоды табель обязан показывать отдельным кодом. Сценарная таблица по режимам учёта, чек-лист проверки перед закрытием табеля, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на перевод табеля в электронный вид — во второй половине статьи.

Соберите табель по форме Т-13 на нужный месяц: конструктор подставит условные обозначения явки, выходного, больничного, отпуска и командировки и отдаст готовый файл .docx.

Из чего складывается оплата рабочего времени

Зарплата за месяц редко равна окладу, даже когда человек отработал норму без отклонений. Внутри неё живут три независимых потока, и каждый считается по своей формуле.

• Оплата отработанных часов. Оклад или тарифная ставка за время, отражённое в табеле как явка. Базовая величина, от которой пляшет всё остальное: часовая ставка при окладе выводится из нормы часов месяца или из среднемесячного числа часов за год, и способ расчёта закрепляется в положении об оплате труда.
• Доплаты за особые условия. Ночные часы, сверхурочная работа, работа в выходной и нерабочий праздничный день, совмещение профессий, расширение зон обслуживания. Это надбавка поверх обычной оплаты того же часа, а не замена ей.
• Сохранённый средний заработок. Командировка, обязательный медосмотр, диспансеризация, обучение с отрывом от работы, донорские дни, простой не по вине работника. Человек в эти часы не выполняет трудовую функцию, а работодатель всё равно платит, потому что этого требует норма ТК РФ.

Третий поток и создаёт основную часть споров с работниками и вопросов инспекторов: доплаты обычно настроены в расчётной программе, а сохранённый заработок зависит от того, издал ли кадровик приказ и поставил ли табельщик правильный код.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда компания разбирается, почему у работника «неправильная» зарплата, в девяти случаях из десяти дело не в бухгалтерии, а в кадровом документе, которого нет. Нет приказа — нет основания для сохранения среднего заработка, и расчётчик ставит обычную явку. Начните проверку не с расчётного листка, а с того, какими приказами закрыт месяц.»

Табель учёта рабочего времени: основание для каждой выплаты

Обязанность вести учёт фактически отработанного каждым работником времени закреплена статьёй 91 ТК РФ. Форма при этом свободная: унифицированные Т-12 и Т-13 обязательны только для организаций бюджетной сферы, остальные вправе утвердить свою форму приказом. На практике почти все остаются на Т-12 или Т-13, потому что под них настроены расчётные программы и к ним привыкли инспекторы.

Табель работает как первичный документ: расчётчик начисляет ровно то, что в нём отмечено. Явка кодом Я оплачивается по ставке, ночные часы кодом Н тянут за собой доплату, работа в выходной кодом РВ — двойную оплату, сверхурочные часы кодом С — полуторный и двойной размер. Если кадровик закрыл месяц одной сплошной явкой, доплат в расчёте не будет, даже когда переработка фактически была и подтверждается пропускной системой.

Полезно знать: обучение с отрывом от работы в другой местности отмечается в табеле кодом ПМ, а не К, хотя документально это оформленная командировка. На этом расхождении спотыкаются постоянно: бухгалтерия видит код К и считает период обычной командировкой.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как закрыть табель за месяц: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите данные о фактической явке за период: отметки пропускной системы, графики смен, служебные записки о привлечении к работе за пределами графика.
2. Шаг 2. Сверьте отклонения с приказами. Каждый день, который отмечен не как обычная явка, должен иметь основание: приказ о командировке, направление на медосмотр, листок нетрудоспособности, приказ о простое, согласие на работу в выходной.
3. Шаг 3. Проставьте коды по каждому отклонению и продублируйте количество часов. Часы ночной работы и часы сверхурочной работы показываются отдельной строкой, а не растворяются в общей явке.
4. Шаг 4. Посчитайте норму часов за месяц по производственному календарю и сверьте её с фактом. Расхождение в большую сторону при поденном учёте означает сверхурочные, в меньшую — недоработку, которую надо объяснить документом.
5. Шаг 5. Подпишите табель у ответственного за ведение, руководителя подразделения и кадровой службы, после чего передайте в расчёт. Табель без подписей расчётным документом не является.
6. Шаг 6. Заложите табель на хранение: срок хранения табелей учёта рабочего времени — 5 лет, для вредных и опасных условий труда он длиннее.

В сервисе Добыто отметки рабочего времени и их согласование живут в профиле сотрудника: работник видит свои часы и подтверждает их, руководитель согласует, а график отсутствий показывает командировки, отпуска и больничные разными цветами в одном календаре. Спорных ситуаций вида «я отработал, а мне не поставили» становится заметно меньше, потому что отметка появляется до закрытия месяца, а не после расчётного листка.

Сверхурочная работа: лимиты и оплата по правилам с 1 сентября 2026 года

Сверхурочная работа — это работа за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. Инициатива здесь ключевое слово: если человек задержался сам, без распоряжения и без ведома руководителя, оснований оплачивать эти часы в повышенном размере не возникает.

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ переписал и лимиты, и порядок оплаты. Общий предел остался прежним — 120 часов в год на работника. Поднять его до 240 часов можно, только когда это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, распространяющимся на работодателя, и привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Для отдельных категорий работников лимит остаётся 120 часов независимо от коллективного договора.

Оплата теперь устроена в два этажа. За первые два часа работы полагается не менее чем полуторный размер, за последующие часы — не менее чем двойной. Начиная со 121-го часа переработки за год каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры выше минимума задаются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха, но выбор делает работник, а не работодатель.

Отдельная гарантия появилась у тех, кто перерабатывает много: работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Лимит в 240 часов не включается сам по себе фактом переработки. Он работает только там, где есть коллективный договор или отраслевое соглашение, распространяющееся на работодателя, и письменное согласие работника на часы сверх 120. Проверьте у себя два документа: есть ли коллективный договор с этим условием и собрано ли согласие до привлечения, а не задним числом.»

Как считают часы при суммированном учёте

При сменных графиках, вахте и непрерывном производстве применяется суммированный учёт рабочего времени по статье 104 ТК РФ: норма соблюдается не за неделю, а за учётный период — месяц, квартал или год. Для работ с вредными и опасными условиями труда учётный период ограничен тремя месяцами.

Из этого следует практическое правило, которое ломает привычную логику: переработка внутри отдельной смены сверхурочной работой не является. Сверхурочные часы появляются только при закрытии учётного периода, когда фактически отработанное время сравнивается с нормой этого периода. Если учётный период равен году, посчитать переработку раньше 31 декабря нельзя, и попытка оплатить «сверхурочные» в марте по итогам одной смены создаёт не переплату, а ошибку в учёте.

Обратная ситуация тоже требует документа. Недоработка по итогам периода при суммированном учёте означает, что работодатель не обеспечил норму часов, и это оплачивается по правилам простоя, а не просто уменьшает зарплату.

Ночные часы, выходные и праздники: три разные механики

Эти три вида времени постоянно складывают в одну кучу под названием «повышенная оплата», хотя считаются они по-разному и накладываются друг на друга.

Ночное время — с 22:00 до 06:00. Доплата за каждый час работы в этот промежуток составляет не менее 20% часовой тарифной ставки или части оклада за час работы. Заменить её отгулом нельзя: это надбавка за условия, а не компенсация за лишние часы.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника вместо повышенной оплаты предоставляется другой день отдыха, и тогда работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Обратите внимание на порядок: выбор между деньгами и отгулом принадлежит работнику.

Ночная смена в праздник даёт обе доплаты одновременно: двойной размер за праздничный день и 20% за каждый ночной час сверх этого. Смена с 20:00 31 декабря до 08:00 1 января распадается на несколько тарифицируемых кусков, и именно такие смены чаще всего считают неверно.

Ниже — минимальные размеры, ниже которых опускаться нельзя ни локальным актом, ни трудовым договором.

Из таблицы видно, где у работодателя есть свобода, а где её нет: размеры доплат можно поднять локальным актом, но нельзя опустить, а выбор между деньгами и отгулом закон отдаёт работнику в трёх позициях из восьми. Официальные разъяснения по спорным случаям привлечения к сверхурочной работе публикует Роструд в разделе общественной приёмной, там же принимаются обращения по невыплаченным доплатам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда работник не работает, а деньги идут

Самая недооценённая часть фонда оплаты труда. Эти периоды не создают продукта, их сложно планировать, и именно по ним компании чаще всего недоплачивают — не из жадности, а потому что не оформили документ.

Средний заработок для всех этих случаев с 1 сентября 2025 года считается по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Прежнее постановление от 24.12.2007 № 922 утратило силу.

Последние две строки стоят дороже остальных вместе взятых, потому что срабатывают массово: один приказ об отстранении целой смены или одна задержка зарплаты по всей компании превращаются в оплату сотен нерабочих часов.

Логика отстранения устроена тоньше, чем принято думать. Неоплачиваемым оно становится только тогда, когда работодатель может показать вину работника: тот был направлен на обучение или медосмотр, уведомлён и не явился. След этого должен быть на бумаге или в системе.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Нет приказа о направлении и фиксации неявки — нет доказательства, что меры вы приняли, а работник уклонился. В этой конструкции вина работника не доказана, и время отстранения придётся оплачивать как простой. Проверьте по своим документам: под каждым отстранением должен лежать не только приказ об отстранении, но и более ранний документ о направлении с датой.»

Отдельная категория, которая почти всегда оплачивается неверно, — перерывы, включаемые в рабочее время. Перерывы для кормления ребёнка по статье 258 ТК РФ предоставляются не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 минут, включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка. Специальные перерывы для обогревания и отдыха по статье 109 ТК РФ тоже входят в рабочее время. Обеденный перерыв по статье 108 в рабочее время не включается и не оплачивается, но если по условиям производства предоставить его невозможно, работнику обеспечивается возможность приёма пищи в рабочее время — и этот промежуток уже оплачивается.

Образцы кадровых документов для учёта и оплаты рабочего времени

Комплект закрывает связку «основание — табель — расчёт»; начинать стоит с табеля Т-12, к которому подтягиваются все остальные документы.

Режим учёта определяет, что критично, а что второстепенно

Универсальных рекомендаций по учёту рабочего времени не существует: при пятидневке и при сменном графике опасны совершенно разные вещи. Таблица ниже собрана по режимам, которые встречаются чаще всего.

Последняя строка требует пояснения, потому что её пропускают чаще всего. Сокращённое рабочее время теперь предоставляется всем работникам до 18 лет, а не только тем, кому нет 15. Семнадцатилетний с сорокачасовой неделей в трудовом договоре — это нарушение, которое инспектор обнаруживает за полминуты: дата рождения и продолжительность рабочей недели стоят в одном документе.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Схема «хочешь зарабатывать — работай как все» с подростками не работает ни при каких условиях, и подписанное ими согласие защиты не даёт. Жаловаться придут не они, а родители, и по несовершеннолетним инспекция и прокуратура реагируют заметно живее, чем по обычным обращениям. Проверьте продолжительность рабочей недели у всех работников младше 18 лет до ближайшего закрытия табеля.»

Что сверх основных часов не оплачивается отдельно

Блок, из-за отсутствия которого возникает половина конфликтов: работник уверен, что ему должны, а оснований для доплаты нет.

• Ненормированный рабочий день. Эпизодическое привлечение к работе за пределами графика при таком режиме не оплачивается как сверхурочная работа. Компенсация здесь другая — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней. Подмена одного другим незаконна в обе стороны: нельзя ни платить вместо отпуска, ни лишать отпуска, ссылаясь на доплату.
• Обеденный перерыв. В рабочее время не включается и не оплачивается, если работник в это время свободен и вправе покидать рабочее место.
• Дорога от дома до работы и обратно. Рабочим временем не является независимо от длительности. Оплачивается только время в пути при разъездном характере работы и при командировке, и то по своим правилам.
• Задержка по личной инициативе. Если человек остался доделать задачу сам, без распоряжения и без ведома руководителя, сверхурочной работы не возникает. Отсюда практический вывод для обеих сторон: работнику стоит добиваться письменного распоряжения до того, как остаться, а работодателю — реагировать на систематические задержки, потому что молчаливое одобрение суды читают как согласие на привлечение.
• Обучение в нерабочее время по инициативе самого работника. Закон этот случай прямо не описывает, и оплата определяется договорённостью сторон. Если инициатива работодателя, договариваться придётся, и договорённость фиксируется до начала обучения, а не после.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что споры такого рода у вас решаются устно, отдельный кадровый штат для их фиксации не нужен: распоряжение о привлечении к работе, согласие работника и его подтверждение часов проходят в КЭДО тем же маршрутом, что и любой другой документ, и дата каждого действия остаётся в системе.

Сколько стоит ошибка в учёте рабочего времени

Цена считается не по сумме недоплаченных часов, а по трём слагаемым, которые складываются.

Первое — сама недоплата с процентами. При нарушении срока выплаты работодатель обязан выплатить сумму с процентами в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченного в срок за каждый день задержки. Компенсация начисляется независимо от вины работодателя, то есть довод «расчётчик не увидел приказ» её не снимает.

Второе — административный штраф. Неполная выплата в установленный срок по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей, индивидуальному предпринимателю в 1000-5000, организации в 30 000-50 000 рублей. Повторное нарушение по части 7 поднимает планку: для организации 50 000-100 000 рублей, для должностного лица 20 000-30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Третье — масштаб. Ошибка в учёте рабочего времени почти никогда не бывает единичной. Неверно настроенный учётный период, неправильный порядок расчёта часовой ставки или пропущенный код в табеле действуют на всех, кто работает в этом режиме. Инспектор, обнаружив расхождение у одного работника, запрашивает табели по подразделению за период, и предписание выносится по всем.

Что проверить до закрытия табеля: чек-лист

Проверка занимает около часа на подразделение и снимает основную часть замечаний.

1. Норма часов за период взята из производственного календаря на 2026 год и совпадает с режимом, который указан в трудовом договоре конкретного работника.
2. Способ расчёта часовой тарифной ставки при окладе закреплён в положении об оплате труда, а не выбирается расчётчиком каждый месяц по-разному.
3. Длина учётного периода при суммированном учёте прописана в ЛНА и не превышает трёх месяцев для работ с вредными и опасными условиями труда.
4. Каждое отклонение от обычной явки закрыто приказом или иным основанием, а дата основания раньше даты самого отклонения.
5. Ночные часы и сверхурочные часы показаны в табеле отдельными строками с количеством часов, а не свёрнуты в общую явку.
6. Для привлечения к сверхурочной работе сверх 120 часов в год есть коллективный договор или отраслевое соглашение и письменное согласие работника.
7. Ссылки на порядок расчёта среднего заработка в ЛНА ведут на постановление № 540, а не на утратившее силу № 922.
8. Продолжительность рабочей недели у работников младше 18 лет сокращённая, привлечение их к сверхурочной работе исключено.
9. Табель подписан ответственным за ведение и руководителем подразделения до передачи в расчёт, а не задним числом.

В практике Добыто пилотную группу перед раскаткой на всю компанию мы закладываем именно ради таких мелочей: на одном подразделении расхождения между графиком, табелем и расчётом видны за месяц, а на всей численности их приходится вылавливать поштучно.

Стоимость перевода учёта рабочего времени в электронный вид

Итоговая сумма зависит от численности, набора нужных модулей и необходимости интеграции с учётной системой.

Тариф считается по числу подключённых сотрудников, а не по количеству документов, поэтому при сменном производстве с большим потоком приказов о привлечении к работе стоимость от объёма кадрового оборота не растёт. Актуальные условия, состав функций каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Деньги за рабочее время идут по трём независимым каналам, и каждый требует своего документа: ставка за отработанные часы опирается на табель, доплаты за ночные, сверхурочные и выходные — на распоряжение о привлечении и отдельный код в табеле, сохранённый средний заработок — на приказ, изданный до начала периода. С 1 сентября 2026 года к этому добавился новый порядок оплаты переработок и лимит в 240 часов, который включается только при коллективном договоре или отраслевом соглашении. Средний заработок с 1 сентября 2025 года считается по постановлению № 540, и ссылки на прежнее постановление № 922 в локальных актах пора заменить.

В сервисе Добыто отметки рабочего времени, приказы-основания и согласования собраны в одном контуре: отметка появляется до закрытия месяца, маршрут документа фиксирует дату каждого действия, а график отсутствий показывает командировки, отпуска и больничные одним календарём. Это снимает главную причину недоплат — разрыв между тем, что произошло фактически, и тем, что успело дойти до расчёта.

Частые вопросы

Оплачивается ли время в пути к месту командировки, если оно выпало на выходной день

Да. День отъезда или приезда, пришедшийся на выходной по графику работника, оплачивается по правилам статьи 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха по выбору работника. Средний заработок по статье 167 сохраняется за рабочие дни по графику, а выходные в пути считаются отдельно. В табеле такой день показывается кодом К с отметкой о работе в выходной, основание — приказ о направлении и проездные документы.

Что делать, если работник просит отгул за работу в выходной, а через месяц передумал и требует деньги

Выбор между повышенной оплатой и днём отдыха работник делает один раз, и зафиксировать его нужно письменно: в заявлении или в согласии на привлечение к работе. Если работа уже оплачена в одинарном размере и день отдыха предоставлен, повторное требование доплаты оснований не имеет. Если день отдыха не использован до увольнения, работа в выходной оплачивается в двойном размере при окончательном расчёте.

Обязан ли работодатель оплачивать время медосмотра, если работник его не прошёл и не допущен к работе

Ответ зависит от того, чья вина. Если работник был направлен на осмотр приказом, уведомлён и не явился без уважительной причины, отстранение по статье 76 ТК РФ не оплачивается. Если направления не было или работник не прошёл осмотр не по своей вине, период отстранения оплачивается как простой — не менее 2/3 средней заработной платы. Разница целиком держится на наличии более раннего документа о направлении с датой.

Считается ли сверхурочной работой задержка на 20-30 минут после смены

Считается, если работник остался по распоряжению работодателя. Минимальной продолжительности, с которой начинается сверхурочная работа, закон не устанавливает: оплате подлежит каждый час и каждая его часть. Задержка по личной инициативе, без распоряжения и без ведома руководителя, сверхурочной работой не является. Систематические задержки без оформления опасны для работодателя: молчаливое одобрение суды расценивают как согласие на привлечение.

Можно ли вести табель только в электронном виде и что предъявлять при проверке

Можно. Табель входит в число документов, которые статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести в электронной форме без дублирования на бумаге. При проверке предъявляется выгрузка из системы с электронными подписями подписантов и сведениями о дате подписания. Срок хранения тот же, что и у бумажного, — 5 лет, и его нужно обеспечить именно в электронном архиве, а не в почте или папке на диске.

Как оплачивается время простоя, если работник в этот период находился дома

Обязанность присутствовать на рабочем месте во время простоя закон не устанавливает, и порядок определяет приказ о простое: работодатель вправе разрешить не выходить на работу. На размер оплаты это не влияет — простой не по вине работника оплачивается не менее 2/3 среднего заработка или оклада в зависимости от причины. Без приказа с указанием причины, периода и порядка нахождения работников период почти всегда переквалифицируется инспекцией в простой по вине работодателя с оплатой по более высокой ставке.